文书档案, 主要是企业、单位以及机关等团体在社会活动中, 根据自身的需求, 按照相应格式、要求制作的书面文字材料。文书档案管理是档案管理工作不可缺少的一个重要内容, 其管理质量对于文书档案的保密性、完整性有着直接影响。所以, 企业在发展过程中, 应当充分重视文书档案管理工作的规范化、标准化, 发挥文书档案管理工作具备的价值。
一、企业文书档案管理工作规范化的影响因素
对企业文书档案管理工作规范化产生影响的因素, 主要包括以下几个:
(一) 技术因素。
就目前来看, 一些企业还没有充分重视文书档案管理工作的重要性, 因此在档案管理方面依然采取手工管理方式, 在查阅、存储、整理以及收集等多个方面, 手续十分繁杂, 而且保管难度大、差错率高、管理效率低;除此之外, 因为文书档案管理工作信息化程度不高, 因此大部分文书资料不能实现有效共享, 还可能导致文书价值下降。
(二) 人为因素。
现阶段, 一些企业中缺乏专门对文书档案进行管理的工作人员, 大多数都是由秘书兼管文书档案, 这些没有经过专业技能培训与专业背景的兼职人员, 不仅缺乏文书档案管理的基本理论知识, 对于文书档案管理工作的重要性也没有一个清晰的认识。同时, 因为文秘人员的主要工作是对文书进行处理, 虽然于档案管理工作有一定联系, 但是并没有切实的对文书档案进行管理, 因此大多数企业在文书档案管理工作方面仅停留在形式上。
(三) 观念因素。
企业文书档案管理工作, 主要是对文书资料进行收集、整理、分类以及整合, 便于提取应用的一个过程。前期收集、整理文书档案工作十分繁杂, 需要花费大量的精力、时间, 还需要对整个过程进行科学、合理的设计。现阶段, 我国大多数企业在文书档案管理工作方面的“重藏轻用”思想十分严重, 即企业档案管理人员将工作的重点放在文书档案保管、整理上, 没有重视文书档案内在价值的合理挖掘。
二、企业文书档案管理工作规范化的实现方法
(一) 完善文书档案管理工作信息化建设。
就目前来看, 文书档案管理信息化建设已经成为提高企业档案管理工作质量的主要方法。企业文书档案管理人员应当引进合理的计算机系统, 以此分析文书档案管理各个环节中信息化实现的可能性, 推进文书档案管理工作的规范化于标准化。文书档案管理工作的规范化, 是一个系统性工作, 需要重视企业工作人员建档、归档意识的提升, 在此基础上推进文书档案电子化发展。随着计算机技术的广泛应用, 无纸化办公模式已经逐渐取代传统档案管理模式, 因此企业文书档案管理工作人员应当合理利用计算机网络技术, 提升文书档案管理工作的整体效率与质量。
(二) 重视文书档案管理队伍的建设。
企业文书档案管理工作需要依靠人完成, 因此应当充分重视文书档案管理队伍的建设, 这是实现企业文书档案管理工作规范化的重点。主要从以下几个方面出发:1.重视文书档案管理工作人员综合素质的提高。企业领导层可以采取鼓励自学、培训等一系列方式, 提升文书档案管理人员的专业水平, 使管理人员了解与掌握文书档案工作中的每一个环节及其相应的要求, 在此基础上对文书档案管理模式进行合理的创新, 确保文书档案管理工作的实效性。2.重视文书档案管理工作人员思想层面上的建设, 加强文书档案管理人员的服务意识, 在对文书档案管理人员进行筛选的过程中, 应当侧重于责任心强、政治可靠以及行为端正等方面, 同时加强工作人员的教育培训, 关心他们的生活、工作, 以此充分调动文书档案管理人员在工作上的热情与积极性。
(三) 建立一个健全的文书档案管理制度。
文书档案管理制度是文书档案管理工作的行为准则, 是规范化文书档案管理的关键所在。因此, 企业领导应当根据《档案法》《国家行政机关公文处理办法》等相关的法律条文, 结合企业文书档案管理工作的实际状况, 制定一个健全的文书档案管理制度, 其中必须包含文书档案的收集、整理、统计、处理、鉴定、借阅以及销毁等一系列环节, 以此提高企业文书档案管理工作的规范性, 使文书档案管理工作中的各个环节都能够实现规范化、标准化以及统一化, 不再仅仅只重视文书档案保管、整理, 还要重视挖掘文书档案的内在价值。
三、结语
文书档案管理工作, 对于企业的稳定发展具有十分重要的意义, 不仅能够记录企业的发展过程, 还能够预测企业的发展趋势。对于企业文书档案管理工作的规范化, 主要从完善文书档案管理工作信息化建设、重视文书档案管理队伍的建设以及建立健全文书档案管理制度等多个方面着手, 确保企业文书档案管理工作的合理性、规范性, 在此基础上促进企业的快速发展。
摘要：文书档案管理工作, 实质上就是企业档案管理工作中非常重要的一个组成部分, 是企业档案管理中不可缺少的工作事项。企业文书档案管理工作规范化的实现, 能够在很大程度上减少档案管理人员的工作量, 降低劳动强度, 提升档案管理工作效率与质量, 有利于促进企业的稳定发展。本文主要针对文书档案管理工作规范化的影响因素进行深入分析, 探讨实现文书档案管理规范化的方法。
关键词：文书档案,管理,规范化
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