一、何谓艺术档案
艺术档案是档案科学中的一门新学科, 如何对其进行有效的管理与利用, 是一个值得探讨的问题。“艺术档案”作为一种专用名词, 其正式提出和使用是在1978年前后由上海先行使用的。“艺术档案”这个概念的提出并不是偶然的, 而是我国专业档案种类不断丰富、档案事业不断发展的必然结果。
所谓艺术档案, 在文化部、国家档案局颁布的《艺术档案管理办法》中将其定义为:文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的, 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录, 是宝贵的文化遗产。
二、上海艺术档案的管理和利用现状
上海地区的艺术档案工作起步较早。作为历史文化名城的上海, 是文化艺术荟萃的地方, 不仅培养出了众多有成就、有影响力的文化名人, 还开创了多种艺术门类和剧种, 如沪剧、滑稽剧, 形成了独特的“海派文化”。同时又融合汇聚了外来文化的精髓, 成为兼容并蓄的文化都市。正是如此, 上海留下了许多珍贵的艺术档案。如何有效地管理和利用这些艺术资料, 使它们融入到艺术创作生产过程中去, 为艺术再创作提供更深更广的创作基础, 为上海的文化事业服务, 是伴随着艺术档案的产生而客观存在的问题。
(一) 宏观管理。宏观管理包括以下两个方面:
1. 机构设置和人员配备。
首先, 在机构设置上, 包括文艺院团、区县文化馆、美术单位、艺术学校在内的45家单位都建立了艺术档案室, 并以上海市文化艺术档案馆为中心形成艺术档案工作网络。其次, 落实人员。各艺术档案室都配备了专 (兼) 职艺术档案人员从事艺术档案工作。特别是近年来, 随着文化体制改革的不断深入, 各文化艺术单位基本上做到精减部门而不减艺术档案室, 并强化艺术档案室职能。
2. 规范化管理。
上海市文化艺术档案馆按文化部、国家档案局颁发的《艺术档案工作暂行办法》并结合上海地区的文化艺术工作实际情况, 在1980年就制定了《上海市艺术档案管理办法》;其后, 又与上海市档案局联合制订颁发了《上海市文化艺术档案归档范围》和《上海市文化艺术档案整理工作实施细则》, 使整个上海地区的艺术档案管理工作真正做到有章可循、有法可依。2002年文化部、国家档案局颁布《艺术档案管理办法》, 2008年文化部办公厅又出版了《艺术档案管理读本》, 上海地区积极组织学习并严格实行。
(二) 利用情况。
艺术档案的管理与利用是相辅相成的, 前者是基础, 没有妥善的管理就不可能开发利用艺术档案;如果不利用艺术档案则档案的管理也就失去了意义, 艺术档案的价值只有通过利用才能发挥出来, 管理的意义也要靠做好利用工作来体现。上海在利用艺术档案、展现艺术档案成果、推动艺术档案建设方面取得了一定的成就。早在1991年就举办了《前进中的上海文化艺术——暨革命文化史料和艺术档案成果展》, 从不同的角度反映改革开放后的上海文艺界艺术档案工作面貌, 开启了对艺术档案工作的宣传;1994年在“上海档案珍品展”上, 上海市文化艺术档案馆又展示了我国现存唯一齐全的大型史诗《东方红》的全套资料以及我国演出历史上保存最早的节目单《交响乐节目单》和标志我国十年戏曲达到新高度的京剧《曹操与杨修》的文字及照片等一系列珍贵的艺术档案;在2004年至2015年间, 上海市文化艺术档案馆利用艺术档案举办了多场大型的极具社会影响力的展览, 如:《上海舞台艺术精华展 (赴台湾展出) 》荣获了2012年上海市档案局“优秀档案文化传播项目”, 《纪念建国六十五周年<东方红·中国梦>艺术档案展》荣获了2014年度上海市文化广播影视管理局的“文化创新奖”和2015年上海市档案局“优秀档案文化传播项目”, 《京剧四大行当艺术档案展》被评为“2015年上海市文化广播影视管理局创新发展取得实效项目”, 充分发挥了艺术档案的价值, 弘扬了中华优秀传统文化。
开发利用艺术档案是整个艺术档案管理工作的根本目标, 但这项工作必须建立在高效、高质、有序、规范的艺术档案管理的基础之上。如果离开了这个前提, 有效利用艺术档案就得不到保证, 艺术创作质的提高和量的扩展也会受到直接影响。
(三) 存在的问题。存在的问题是多方面的:
1. 检索手段落后。
目前, 虽然上海各文艺院团的艺术档案室都采用了计算机管理艺术档案, 但大多是对库存艺术档案的案卷目录进行管理, 还没有实现全文检索。传统的检索利用手段既费时费力, 又可能会因档案数量的限制而难以保证满足每个利用者的需求。
2. 收集不全。由于艺术档案具有广泛性、多样性的特点, 艺档人员只要在任何一个细节上有忽略, 就会影响到艺术档案材料的完整性。收集不全主要表现在: (1) 没有建立有效的材料上交制度, 没有完善的艺术档案归档范围, 这是最直接导致艺术档案收集不全的根本原因。 (2) 有些艺术创作或活动环节较多, 产生的档案多而分散, 由于单位内部组织体制和职能划分不明确, 使许多重要资料无法收集起来。 (3) 因为版权问题, 有些创作人员不愿交出部分资料而是作为个人所有。 (4) 有些剧节目的创作程序逐步简化, 缺少中间环节, 从而相应地减少了部分应该形成的艺术资料的产生, 导致最后归档的艺术档案不齐全, 无法全面反映艺术创作的整个面貌。
3. 保管不当。
艺术档案的载体有纸张、照片、光盘、磁性材料等, 这些档案载体都有一定的保管条件。有些艺档室的库房条件比较差, 库房不通风、潮湿、空气污染、室温不适宜等, 从而造成纸质艺术档案变黄发脆、字迹褪色模糊, 录音 (像) 带弯曲变形、发霉、磁性减弱, 照片泛黄褪色;光盘变形、信噪比下降等。在艺术档案利用过程中不注意对档案的保护, 或者没有及时归档、登记利用手续不完善, 造成档案材料的遗失。由于以上原因, 造成部分珍贵的艺术档案都没能很好地留存下来。
三、上海文化艺术档案管理和利用的新举措
信息化是当今世界经济发展的大趋势, 信息化建设已成为信息资源共享的重中之重。档案作为重要的信息资源之一, 同样面临着全球信息化趋势的巨大冲击, 档案信息化建设已经提到了议事日程。艺术档案作为文化艺术发展的产物和文化历史遗产, 其信息化建设则是整个社会文化艺术事业发展的迫切需要。
在数字化、网络化、信息化的大环境下, 为配合信息化建设整体步伐, 2002年上海市文化艺术档案馆首推开发了“上海舞台艺术档案数据库管理系统”, 2008年又开发了“上海社会文化艺术档案数据库管理系统”, 使上海文艺院团和区县文化馆的艺术档案管理从传统的工作方式过渡到现代化的数字化管理, 可以说它是上海文化系统艺术档案管理工作一次质的飞跃, 是上海文化艺术档案管理工作迈向新阶段的开端。
(一) 数据库管理系统简介。
“上海舞台艺术档案数据库管理系统”和“上海社会文化艺术档案数据库” (以下简称“两库”) 都采用微软新技术NET平台, 是一个以数据库为核心, 浏览器为动态交互界面, 多层次、分布式的Browser/Server结构的计算机网络应用系统。在有网络的条件下, 不用安装任何软件, 只需将电脑连接到艺术数据库系统服务器所在的网络上, 就能以互联网访问的方式访问艺术数据库中的资料。两库系统都有前、后台两部分, 前台面向利用者提供检索查询, 后台面向艺术档案管理人员进行数据管理。
(二) 数据库管理系统的优势。优势包括4个方面内容:
1. 检索利用便捷直观。
数据检索形式灵活多样, 可方便地将各类艺术档案及其相关资料通过简便的渠道将全文内容检索出来, 保持了浏览艺术档案资料时的整体性、连续性、成套性。任何上传文件或图片在录入时, 自动附带文件的“归档号”, 这可为需要查看实物的用户提供该档案的归档号, 方便用户找到档案实物。体现了数字化管理与实体管理之间的紧密联系。
2. 实现艺术档案信息资源共享。
在解决好版权问题的前提下, 数据库管理系统省略了对客户端的软件管理, 用户无论身在何方, 也不用安装任何软件, 只需将电脑连接到艺术数据库系统服务器所在网络上, 就能以互联网访问的方式访问艺术数据库中的资料。
3. 菜单类目设置合理。
两库管理系统严格按文化部、国家档案局颁布的第21号令《艺术档案管理办法》中规定的艺术档案分类标准和归档范围进行开发。基本上覆盖了上海文艺院团和区县文化馆业务活动中形成的各类型的艺术档案资料, 为规范艺术档案收集工作提供了依据。
4. 有效保护档案。
数据库实现了艺术档案信息全文数字化, 而不是简单的档案目录罗列, 所以通过数据库可以查找到完整的档案内容, 可以直接阅读或打印出来, 而不与档案原件直接接触, 从而利于保护档案原件。
(三) 数据库管理系统的局限性。
利用数据库管理艺术档案固然有其独特优势, 但任何事物都是有利有弊的, 依笔者个人的看法, 利用数据库管理艺术档案还是存在着一些不足:
1. 不具备原始凭证性。
我们知道原始性、凭证性是档案的根本属性, 艺术档案也不例外。通过数据库浏览所需的艺术档案并将之打印出来, 打印件只能作为一般性参考的资料, 而不具备原始性和法律效力。
2. 对传统管理有依赖性。
数据库要实现快速检索、全文查阅、内容链接等功能, 必须以实体档案基础管理工作为保障, 所以做好实物艺档材料的立卷、归档、编目工作仍然是相当重要的。艺术档案的现代化管理与传统管理的共存, 在相当长的一段时间内是一种客观现象。
3. 数据不完善。
目前, 数据库内已录入的艺术档案资料是很少的, 和已积累的艺术档案数量相比而言, 只进行了极少部分艺术档案的入库工作, 而且是根据由现在往前推、重当前数据的原则进行数字化录入。所以, 艺术档案资料数字化转录及后续录入工作不可懈怠, 从而逐步实现资料数据库定期扩充、完善。这是一个长期性的工作。
4. 有一定的风险性。
由于数据库是高新技术的产物, 是实现艺术档案计算机管理的一种模式, 计算机存在的一些弊病不可避免地会影响到数据库的安全。如病毒攻击、硬件故障等意外情况会对数据造成破坏。要使风险性降到最小, 必须做好数据备份工作, 有条件的可以做异地备份。
(四) 推广应用前景。
早在2002年文化部、财政部就颁布了《关于实施全国文化信息资源共享工程的通知》要求全国各级各类文化单位采用现代信息技术, 利用现有的网络和软硬件环境, 对中华民族几千年来积淀的各种类型的文化艺术信息资源以及贴近大众生活的现代社会文化信息资源, 进行数字化加工和整合, 建成互联网上的中华信息中心和网络中心, 通过网络最大限度地为社会公众享用, 实现全国范围内的资源共建共享。两库系统是按文化部艺术档案分类标准开发研制的, 具有良好的规范性、通用性、兼容性, 可为国内兄弟省市各级艺术档案馆 (室) 进行文化艺术档案资料数字化管理, 实施“共享工程”所借鉴。
摘要：艺术档案是我国宝贵的文化艺术财富, 是国家全部档案的重要组成部分。在历史发展的长河中, 中华民族的祖先创造了丰富多采的戏曲、舞蹈、杂技、音乐、绘画等艺术, 并积淀下了极其宝贵的艺术遗产。新中国成立以来, 文化部门和广大艺术工作者, 在对传统艺术传承、创新的过程中形成了许多珍贵的艺术档案资料。如何把这些艺术档案管理好、利用好, 使它为发展和繁荣社会主义文化艺术事业服务, 是艺术工作者和档案工作者共同的历史责任。
关键词：艺术档案,档案管理,数字化管理