学校档案分类编号办法

学校档案分类编号办法（精选8篇）

学校档案分类编号办法 第1篇

2015年培训资料

档案分类、排列、编号规则

一、文书档案：

2000年前的文件按“卷”整理，按-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 全宗号：4位，如“0134” 目录号：3位，如“001” 案卷号：4位，如“0001” 顺序号：3位，如“001”

2000年后的文件按“件”整理，按-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30年（D30)、10年（D10)，在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，30年（D30)一个流水号，10年（D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号——保管期限—（组织机构或问题）—件号

全宗号：4位，如“0134” ：4位，如“2013”

保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

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学校档案分类编号办法 第2篇

本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。2引用标准

GB3792.5档案著录规则

3名词术语

3.1 企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2 档案分类是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

3.3 类目标识识别与区分档案类别的符号。

3.4 档号档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

3.5 目录按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。

3.6 档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

4档案分类

4.1 分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

4.2 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

4.3 二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。

4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。

4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。

4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产

设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。

4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。

4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。

4.3.7干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，三级类目按干部、工人个人进行设置。

5、类目标识

5.1 一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。亦可采用阿拉伯数字0～9或01～99标识。

5.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1～9或01～99标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦

可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将号编入分类类目标识中。

5.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“？ ”隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

5.4 标识示意

A党群工作（一级类目）

A02组织工作（二级类目）

A02？04？1988组织结构设置（三级类目）或

01党群工作（一级类目）

01？02组织工作（二级类目）

01？02？04？1988组织结构设置（三级类目）

6、案卷排架

企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。

6.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、、问题排架，即把同一大类的案卷首先按分排，在各内，再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。亦可按大类、、保管期限排架，即在各内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。

6.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。

6.3 会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。

6.4 干部职工档案案卷的编号和排架方法，按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。

7档号编制

7.1 企业档案的档号由分类号、案卷号组成。

7.2 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按编写案卷顺序号，一个一个案卷流水号。

7.3 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。

7.4分类号与案卷号中间用间隔号“-”隔离开。

7.5档号示意如附录B（补充件）所示。

8检索工具

8.1企业要依据本标准设置十个一级类目，结合各类档案管理的特点，对企业档案进行登记著录，建立企业档案检索体系。

8.2企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。

8.2.1企业档案总目录，亦称总登记帐，主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记著录。登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。

8.2.2企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记著录。

产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时，分别在每一最低分类类目后面预留一定空位，以便补充案卷。

8.2.3底图是根据其制成材料和保管利用的要求，对应其蓝图整理顺序，单独平放排列的，应建立一套相应的登记目录。底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记著录。

学校档案实体分类及其管理的分析 第3篇

1 学校档案分类中存在的问题

在以往的学校档案管理中, 一般把档案划分为文书档案和教学档案, 并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加, 实际要进行归档的材料文件越来越多, 事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料, 由于缺乏足够的分类管理理论指导, 以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善, 因此, 各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起;有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等, 这种情况对档案的管理和利用非常不利, 影响了档案管理现代化以及信息化发展, 也影响了档案库的建设。

2 增强学校档案实体分类管理建议

2.1 提高档案管理的重视度

为提高对档案管理的重视度, 学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规, 以及档案管理工作的重要性, 从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传, 不断发展档案信息化建设, 积极收集保管好档案资料, 并转变档案管理的思想观念, 将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。

2.2 判断档案价值, 增强档案管理

在档案管理中的每个管理单元, 对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同, 但是, 有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此, 在确定归档档案时, 要全面掌握文件之间的链接价值, 并从文件特征的所有方面进行全面的分析, 从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑, 全面预测社会对档案的需要。因此, 鉴定档案价值要充分考虑社会的需求, 既要考虑当前的需要, 也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时, 要从效益的角度进行分析, 这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比, 只有确定其价值高于保存成本时, 才能进行保存, 并努力平衡财力和义务。

2.3 增强档案保管工作和利用效率

在考虑如何进行档案分类时, 不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位, 一个全宗档案库, 因此在考虑档案实体分类问题时, 要全方位的考虑档案保管和利用问题:第一, 对于不同载体和形式的档案, 其保管要求是不同的, 虽然其内容上可能会有所关联, 但为了延长实体档案的寿命, 必须分别妥善保管, 将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起, 将其视为一种组合档案。第二, 要尽量节省档案库房存储箱柜, 减少倒架, 提高管理效率。对专业类档案进行分类时, 其类目设置不宜过细, 一定要控制层次, 并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三, 管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求, 所以在分类档案时, 一定要尽可能的方便用户, 充分考虑各种因素。

3 增强学校档案管理的方法

3.1 应用计算机信息档案管理技术

计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学, 更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具, 允许档案馆在进行档案实体分类时, 能够更加注重档案的保管因素, 提高管理水平, 使其稳定有序。简化套装档案的数量, 并建立一个统一的系统参考编号, 并通过检索系统, 将归档的同一主题的档案联系起来, 形成一套完整的文件信息提供给用户, 这样更易保管载体不同的一组文件。

3.2 灵活进行实体档案管理

学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法, 有利于减少归档整理档案时的工作内耗, 以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史, 维护了归档文件来源的真实性, 是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大, 其职能部门也越来越多, 为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度, 在设置“部门”分类时, 可以按组织机构的类别进行划分, 比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类;将学校行政各职能部门划分为行政类;将学校各二级院系统一划分为院系类, 这样的分类号可以由“部门分类+部门代号 (通常为三位数) ”组成, 如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构, 可以按其挂靠部门进行分类, 若是单独行使职能的临时部门, 则应该单独进行分类。

3.3 应用组合管理模式

由于一个学校的所有档案都可以视为是一个档案组合, 一些性质、特征、内容相同相近的档案也可以视为一个档案组合, 所以组合管理模式对于档案管理是非常适用的。但要注意, 所有组合必须是符合某一特征、规律的有序组合, 不能是大杂烩样的组合, 且所有组合之和等同于全宗。这种全宗内档案的组合管理, 能够大大提高档案的活力和价值, 不会因为档案的分别保管而降低使用价值, 也可以大大提高档案排列的稳定和有序性, 防止因档案的分开保管而导致遗失。

参考文献

[1]葛志媛.高校档案实体分类法的改革设想[J].兰台世界, 2011 (22) :367-369.

[2]安娜.高校图书馆档案分类体系及管理模式探究[J].河南图书馆学刊, 2010 (4) :102-103.

对产品档案分类编号问题的认识 第4篇

在产品档案管理工作中，对其编制科技档案号是必不可缺少的程序。科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(以下简称《要求》)5.2.7条规定：“档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案。其全宗号另定：分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号：项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般指分类目录号：案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。”在实际工作中，科技档案的编号主要有分类式科技档案号和累积式科技档案号两种基本形式。分类式科技档案号，是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的编号。其基本的结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。累积式科技档案号，是反映科技档案总量和接收顺序的科技档案号，也称总号或流水号。其基本的结构模式：以阿拉伯数字按库藏排序。

从上文可以看出，该公司产品档案档号设置为“年度号+分类号+案卷号+目录号”的结构，不符合《要求》的有关规定，因此是错误的。建议该公司根据《要求》的有关规定和自己的实际，选择分类式科技档案号和累积式科技档案号中的一种作为产品档案号。按照上述要求，笔者对Vivian提出的问题初步进行分析：

对第一个问题，笔者认为，按照《要求》的有关规定，年度不是科技档案档号的组成部分，因此产品图纸的经常更改，并不影响档案号的编写。

对第二个问题。笔者认为，“是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢”，主要取决于该公司编制的“科技档案分类方案”类目表中采用什么标准设定产品档案一级类目以及类号(累目标识符号)标识的方法。如果Vivian的想法与“科技档案分类方案”中对产品档案一级类目设定及类号标识方法相一致，可采用。如果不一致，通常情况下应该执行“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识的规定。如果通过比较。发现Vi－vian的想法较“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识方法更科学、合理，则应按程序修改“科技档案分类方案”，待正式批准后实施。此外，Vivian举的例子也是不正确的。

对第三个问题。笔者认为，产品型号与产品档案号是有联系的。但两者毕竟不是一回事。不能混为一谈。产品档案号应该包括有产品型号的内容和因素。从Vivian提供的情况看，该公司很可能采用的档案号的结构是分类式科技档案号结构，因此应将产品型号的代码编进档号里面。

对第四个问题，笔者认为，Vivian的想法很好。但问题的关键是。在做好调查研究的基础上。根据产品档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律，遵循分类规律。设计出科学、合理的产品档案类目体系，并将其纳入该公司“科技档案分类方案”中。

需要提醒Vivian和同行的是，科技档案分类方案是指导科技档案归类、组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的依据和标准，档案部门应将其作为一项基础性工作予以重视和加强。

我们公司的产品繁多，有望远镜、脚架、观靶镜、夜视仪、镜头、镜片、MP3、MP5、显微镜等。其中望远镜种类比较多，有双望的、单望的、防水的、数码的、玩具的等。我现在把每种产品都编上号：望远镜12、脚架13等。

档号的设置为：年度号+分类号+案卷号+目录号。如2004年研发的望远镜W18－10X28为第五卷的，档号如下：2004.CP12.5.1。但是如果我这样设置档号的话就出现了一些问题：①产品的图纸经常要更改，年度该怎么设置?②我现在只管理产品的档案，是不是应该把产品的种类编为第一类日用拼音缩写来表示好一点呢?如上提到的双筒望远镜的档号为：2004.SW19.5.1。③产品的型号和档号可以混为一谈的吗?这个问题我跟主管争论过多次。他想把每一产品里面的部件编码也编进档号里面，以为这样做有利于查找；我认为这是两码事来的，根本不可能，唉!非常郁闷。④另外，关于分类的，我这里除了有产品的设计原图外，还有各种客户对产品的包装、产品规格等要求图。我现在打算按照产品种类来分，而产品种类下面又分为产品原设计图纸和各个客户的要求图，这样做好不好呢?请同行就产品档案的分类编号问题帮助我一下吧!

学校固定资产的分类与编号 第5篇

1、固定资产的分类

（1）固定资产：是指中小学校持有的使用期限超过1年（不含1年）、单位价值在规定标准以上（单位价值1000元以上，专用设备单位价值1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但使用年限超过1年（不含1年）的大批同类物资，作为固定资产核算和管理。

⑵、存货：是指中小学校在开展教育教学及其他活动中为耗用而储存的资产，包括各类材料、燃料、消耗物资和低值易耗品等。

中小学校随买随用的零星办公用品，可以在购进时直接列作支出，不通过本科目核算。

固定资产又可分为以下六大类：

①、房屋及构筑物类。是指学校拥有占有权和使用权的房屋、建筑物及其附属设施。其中房屋包括教学楼、办公用房、库房、学生宿舍、食堂等；构筑物包括围墙、水塔等；附属设施包括房屋及构筑物内的电梯、通讯线路、水气管道等。

②、专用设备类。是指学校根据教学和业务工作的实际需要购置的各种具有专门性能和专门用途的设备，如教学仪器、电教设备；炊事机械；医疗器械；音体美劳等教学设备。包括：文体活动设备、舞台与灯光设备、档案馆的专用设备，以及办公现代化微电脑设备等

③、通用设备类。是指中小学用于教学及其辅助活动的通用性设备，如交通工具等。

④、文物和陈列品类。是指学校的各种文物和陈列品，如：古董、字画、纪念品、标本、纪念物品等。

⑤、图书、档案类。是指中小学校图书馆、阅览室等储藏的书籍及文件资料等。下设教师用书；学生用书；期刊杂志、光盘等。

⑥、家具、用具、装具及动植物。指中小学校办公用的家具及在教学活动中使用的工具、包装物，属于非流动资产的动植物。

以上六大类为财产的一级分类，根据需要再设置二级分类、三级分类等科目，同时编上分类号。

具体参见 “--.xls”文档中的“固定资产分类表”。（附件1）

2、财产编号：

学校的财产编号可由15位数字构成，即：由“固定财产一级分类、二级分类、三级分类的分类号+年度号+存放位置号+自然编号+识别号”组成。数字第一位是一级分类号，第二位是二级分类号，第三、四位是三级分类号，第五、六、七、八位是购置年号，第九、十、十一、十二位是存放位置号（楼房号、楼层号和房间号组成），第十三、十四位是自然号，第十五位是识别号。当某项内容无法填写时用“0”代替，如存放位置在操场的用“0000”代替。

另外，所有平房归属为一个“楼房”号，平房幢号为“楼层”号，平房的房间号与楼房中的房间号编法相同，都是从东到西（或从南到北）依次编号，为01、02、03----等。

学校档案分类编号办法 第6篇

关键词：档案分类,保管期限,实践,思考

随着高等教育不断发展,其人才的培养目标、课程体系设置不断变迁,经历了从“ 专才”教育到“ 通才”教育的转变。 由此笔者认为,1993年由国家教育委员会发布的 《 高等学校档案实体分类法》 教办[1993]429号文,在经历了二十多年,作为实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强高等学校档案管理的依据性文件发挥了重要的作用。 但随着时代的发展,新时期档案工作遇到一些新情况、新特点,《 高等学校档案实体分类法》 顺应形势的发展,进行必要的调整改进,补充完善。 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。 新时期如何以高等学校全部档案为对象,按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别;在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系;高校档案工作如何顺应新时代的发展,从实际出发,即突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用, 力求全面准确地反映新时期高等学校职能活动,是我们档案工作者需要认真研究和总结的[1]。

思考一增加一级类目

1.增加学生类档案 。 现行《 高等学校实体分类法》 与教育部2008年发布的27号令《 高等学校档案管理办法》 分类方案标准不一,相互抵触,档案工作人员无法操作。 应按照教育部27号令文件精神《 高等学校管理办法》 修改《 高等学校实体分类法》 。 教育部2008年发布的27号令 《 高等学校档案管理办法》 已将一级类目JX教学类档案中的关于学生档案的内容 , 单独例列一级类目XS学生类档案,学生类中的二级类目设:学生综合类、招生类、学籍管理类、学位类、毕业生类等,主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等文件材料。 保留原教学类中的二级类目:教学综合、学科与实验建设、课堂教学与教学实践、教材等类。 增加教育管理类教育实践类和教学研究类等活动的文件材料。 例如:学生类档案一级类目XD表述在校生;LX表示离校生。 在校学生二级类目XD11表述博士研究生、XD12表述硕士研究生、XD13表述本科生、XD14表述专科生; 离校生二级类目LX11表述博士研究生、LX12表述硕士研究生、LX13表述本科生、LX14表述专科生。 案例如表一[2]。

2.增加实物类档案。 《 高等学校实体分类法》 中没有设实物档案,笔者认为,欠妥。 在高校的日常活动中,产生了大量的实物档案材料,它是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的物品。 实物档案具有形象性、直观性和凭证性等特点,能够真实直观的记录和反映学校的重要活动。 实物档案的归档范围包括题词、绘画、陶瓷、金属、纺织品、皮、竹木器、 书刊及社会活动中捐赠的奖杯、奖牌、学生创作的作品等。 如果我们不将这些实物档案归入学校档案分类的整体方案中归档,就不能全面系统地反映高校的职能活动。

3.增加校史档案。 凡是能够反映学校在教学 、科研及管理活动的重大节日、纪念日中直接形成的凡具有保存价值的文字、图表和声像载体等材料,均属校史档案。 校史档案具有“ 存史、育人、沟通、资政”的价值和功能,记载了学校兴建发展、壮大的历史,须永久保管。 校史档案二级类目可分为:XS11综合;XS12校史;XS13剪报;XS14校友会;XS15校庆等五个二级类目。 案例如表二[3]。

思考二减少二级类目

按照高校档案形成的领域范畴将,形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 国家大部制改革,地方及高校的机构改革并轨,促使档案分类法的改革。( 1) 将现有的党群类中的二级类目DQ13纪检类与行政类中的二级类目XZ13监察、审计合并,设纪检监察类。 ( 2) 将党群类中的二级类目DQ13组织类与行政类中的二级类目XZ12人事类合并,设组织人事类。 ( 3) 将二级类目DQ14宣传教育类和DQ15统战类合并,设统战宣传类。 ( 4) 将行政类的二级类目武装XZ14保卫类与XZ15总务类合并 , 设后勤保卫类。 避免《 高等学校实体分类法》 文件材料内容混合交叉现象。

思考三扩大归档范围

归档范围与保管期限表不是一成不变的,应该并且必须随着对应职能及机构设置的变化调整而进行必要的调整。 防止遗漏重要的文件材料。 《 高等学校实体分类法》 已使用二十多年,随着学校的不断发展,新的办学模式与培养人才模式不断出新,势必会导致新形的文件材料的出现。 这就需要我们档案工作者去善于发现新的文件材料,及时增补《 高等学校实体分类法》 的归档范围。 ( 1) 行政类的二级类目DQ12纪检类 ,增加反腐保廉 ,领导干部收入申报、配偶女子经商、礼品登记等。 ( 2) 行政类中的二级类目监察、XZ13审计类,增加审计合同、招投标审计、领导干部离任审计等。 ( 3) 行政类中的二级类目XZ12人事类,增加教职工培训、考核、聘任等。 ( 4) 在党群类的二级类目DQ13组织类中增加党员民主生活会,党员、领导干部民主评议、普法教育等。

思考四明确保管期限、细化保管期限表

目前我国高校统一的档案保管期限表条款内容粗线条用语抽象含糊、偏重宏观而忽视微观。 而事实上无论是保管期限表编制的如何这直接造成了实际部门鉴定文件与档案的价值。 对档案工作者而言,保管期限表是档案鉴定人员据以确定档案保管期限的重要工具。 ( 1) 保管期限表应条款具体,层次分明,鉴定时能使档案“ 对号入座”。 一个条款一般应包括来源( 形成机关) 、内容、文件类型( 或文种) 。 同时,可将现有的保管期限永久、长期、短期进一步细化,使不同价值的档案有明确的保管期限。( 2) 细分保管期限表,杜绝重复文件材料归档。 各高校综合档案馆( 室) 根据进馆需要协助基层各单位制订进馆保管表。 改进和完善保管期限表, 以文件材料的保存价值为出发点, 改进其接收范围与接收方法, 可以使馆藏档案大量重复问题从源头上得到解决。 ( 3) 取消文件保管期限的模糊的表述。 即《 高等学校实体分类法》 中保管期限表采用的永久、长期、短期的表达方式,笔者认为,长期、短期的表述模糊,在具体操作上不好把握,这必将导致档案人员在整理档案过程中凭经验带有主观臆断。 例如,《 高等学校实体分类法》 在XZ11行政综合类二级类目中规定 ,本校向上级的请示及其批复保管期限是“ 永久或长期”。 这势必导致档案工作者在整理档案中带有主观性。 明确文件材料的保管期限十分必要。 如用永久、30年、 10年、5年、3年等具体的保管期限表来规范档案的保存期 , 有利于科学与规范档案管理[3]。

思考五统一分类规则

学校档案分类编号办法 第7篇

关键词：高等学校档案管理办法,高校档案网站,奖惩,保密工作

《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)于2008 年9 月1 日起正式实施以来,作为指导新时期新阶段、高校档案工作科学发展的法规性、纲领性文献,在深化高校档案工作改革、加快推进高校档案工作制度化建设及提高高校档案工作水平中发挥了巨大的作用。实践是检验认识正确与否的唯一标准。六年来的高校档案工作实践,充分证明了《办法》的前瞻性与科学性,也充分体现出了它与时俱进的品格和人性化的优点,但同时也暴露出了它存在的一些缺憾和不足。

一、对高校档案网站的定位值得商榷

高校档案网站如何定位、其主要功能是什么,这不仅是一个认识问题,也是一个实践问题。因为它不仅关系到网站作用的发挥,还关系到网站的建设。

近年来,高校档案网站建设如火如荼,高校档案网站已成为高校档案事业的重要组成部分。但是纵观全局,建设率低、水平参差不齐且总体水平低等问题依然存在。已有的网站如何改进,其他众多的高校如何建设,首先要考虑的关键问题还是定位问题。

《办法》第三十五条:高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。其中“建设档案网站”是较《普通高等学校档案管理办法》(以下简称6 号令)的新增之处,也是《办法》唯一一处提到高校档案网站建设问题。

以高校实体档案馆为后盾的高校档案网站“不仅是数字校园网的重要节点,服务于电子校务,而且是一个通过网络发布高校档案信息并提供利用服务的专业信息服务网站,以其特有的专业领域在我国档案信息资源网络化建设中发挥着举足轻重的作用”。张照余将档案网站定位为“服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口和交流窗口”,将服务窗口列在第一位,说明提供服务这一档案网站的第一要务已得到了一定程度的认可,甚至可以这样说,后面四个“窗口”的最终目的也是为“服务窗口”这一中心服务的。如果仅将高校档案网站视为宣传工具,未免有些本末倒置[1]。理论是行动的先导,对高校档案网站的定位正确与否,不仅关系到网站建设的水平质量,还关系到网站的利用。笔者发现,真正成熟的高校档案网站无不是以服务为第一要务,然后以此为中心,不断完善其他功能。而以宣传为己任的高校档案网站,无一例外陷入了发展缓慢乃至停滞的危险境地。笔者在调查中发现,一些网站仅列了几条档案法规、档案史话等常识性内容,本馆动态几个月甚至几年都没更新过,这样的网站有什么意义吗?

总之,《办法》在高校档案网站建设方面还显得非常薄弱,其根本问题还是没有得到解决,这不能不说是一种遗憾。笔者以为,《办法》应在明确高校档案网站定位服务至上的前提下,再提宣传等内容较为合适,以免引起误导[2]24。

二、对高校档案工作的奖惩有失偏颇

奖励与惩罚是一种重要的管理手段,具有激励与控制的双重功能,二者相辅相成,结合使用。现代奖惩的基本原则是是非分明,赏罚得当。但是对照这个原则我们不难发现,《办法》中对奖惩条款的设置却有失偏颇,具体表现为三种倾向:

1.弹性太大。如第三十九条规定:做出以下贡献的单位或个人,给予表彰和奖励:(1)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;(2) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;(3) 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;(4) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;(5)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。第四条与档案工作者无关,暂且不提。看看其他四条的限定词———显著、重要、突出,具体实施时,如何量化评价,而且由于档案工作的性质,要达到“显著、重要、突出”的标准何其难也!而相较于惩罚条款———具体明确而又严厉,稍有不当就可能触发红线。许多档案工作者尤其是老同志胆小慎微,墨守成规,不求有功但求无过,恐怕与此不无关系。

2.奖惩不全。徐亮在研究(高校)档案利用工作“金字塔现象”的制度性成因时谈道:多数档案馆对开放档案采取了保守态度,“这一点正是制度造成的,也就是说在法律的框架内,开放档案是在《保密法》、《档案法》等利剑高悬的情况下进行的,而不开放档案却没有任何法律性的后果。从博弈论上讲,开放利用档案是一个不带剑的契约,因而没有实质性的制约”。“在高校,高校档案馆的开放利用要受到学校规定的制约以及子单位之间关系的约束。”“由于档案开放受到了各种因素的制约,因此为了确保档案馆提供利用的结果‘至少不为负’,档案馆的手续自动采取了各种制度性的安全保障措施。这些措施结合起来,形成了一个对利用者来说非常繁琐的过程。”笔者非常赞同徐亮的分析,而且据笔者所知,目前真正实行档案开放的高校档案馆寥寥无几,即便有也是应景之作,开放一些无关痛痒的老档案了事。因此,我觉得在《办法》中增加对该开放却不开放档案的惩罚制约非常有必要[3]26。

3.缺乏文教。古人云“赏必以文而成”,“不教而诛谓之虐”,说的是奖惩必须要注意思想工作的重要性。我们欣喜地发现《办法》融入了许多人性化的要素,这是《办法》的一大亮点。可是对于奖惩条款尤其是惩罚条款的设置却一如既往的干瘪和严厉,这些条款犹如一条条枷锁,不仅一定程度上束缚住了高校档案工作者的进取心和积极性,也禁锢了他们的思想。

三、对档案保密工作的规定过于笼统

随着法制意识的提高,人们对权力和责任的重视程度今非昔比。目前学术界对隐私权、知识产权的探讨方兴未艾。但是,作为指导和规范高校档案工作的《办法》却依然没有彻底解决这一问题。具体体现在以下两个方面:

1.对档案隐私权和知识产权等的规定过于笼统,体现在实际工作中可能会造成手足无措的现象。如《办法》二十七条、二十九条、四十条等相关条款,从开放利用、措施、惩罚等角度对档案保密工作做了规定。但是我们知道在工作中,实际情况是千变万化的,再加上档案本身的情况千差万别,这就为档案的保密工作带来了极大的困难。比如,学生在就业、报考学校、出国深造等情况下利用较多的录取名册,由于每一张录取名册上都有大量其他学生的私人信息,在这种情况下,如果因为某一个人的需要将整张名册复印提供,势必会泄露其他学生的信息;如果不复印提供,又满足不了本人的利用需求,在这种两难境地下,档案馆工作人员只有详细登记利用者的身份、联系信息等。但是,不怕一万,就怕万一,现在社会上造假证的行为如此猖獗,难免会有某些居心叵测的人浑水摸鱼。那么万一案发后,档案馆仅凭登记的那些简单的信息如何能确认责任者呢?

2.对档案密级的设置主体和责任有待明确。纵观《办法》全文未对档案密级设置问题做出明确规定,只是在第二十条中间做了规定:高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。但是笔者以为,单靠高校档案工作人员按图索骥设置密级完全不够,高校档案馆与档案形成单位共同设置也不妥,一方面是因为高校档案工作者对档案的价值和内容的认识不如档案形成单位,二是因为高校档案馆人手本来就不够,再参与其中且不说工作量巨大,而且长此以往光是协调工作就得耗费不少工夫。笔者认为,由于高校档案形成单位是最了解档案内容和价值的主体,也是以后此类档案利用的主体,因此由他们设置档案密级的做法是完全可行的。当然这其中也会产生一些问题,如档案形成单位在某些情况下主观决定。这就需要《办法》做进一步的规定和控制了。据我所知,目前许多高校是采取这种办法的,即高校档案形成单位在移交档案时就按相应规定设置好档案密级,这样一来,档案馆工作人员就可以根据密级决定该档案以后如何处置了。

四、对某些语言措辞的应用不够严谨

作为法规性、纲领性文献,除了准确、言简意赅等基本要求之外,语言措辞还需要遵循高校档案工作实际,充分考虑到国人的文化习惯和文化心理。

1.“应当”一词不应一刀切。纵览《办法》全文,“应当”一词的出现频率竟高达48 次。细查“应当”一词所限定的事项,大致可分为两大类:应为之事和必为之事。应为之事又可细分为两类:一类是条件具备,可以做到的,如第十条:“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”;第十七条:“归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求”等。一类是实行与否以及实行效果要视条件而定的,如第二十一条:“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。”第三十二条:“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件”。必为之事按主体也可细分为两类:一类是对高校和个人而言,如第三条:“学校应当加强管理,将之(注:高校档案工作)纳入学校整体发展规划”;第二十四条:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有”等。一类是对高校档案工作人员和档案机构而言,如第十一条:“高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”第十九条:“高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号”等。据查“应当”一词的基本释义有三:“应该;承当,应付;可以,被允许。法律条文用于时,带有必须的意思”[4]。(1)首先,根据以上分析,所有的这些事项显然是无法用“必须的意思”所能穷尽的,尤其是应为之事;其次,就国人的文化习惯和文化心理而言,在没有确知此特殊语境下的特殊意思时,大多还是按字面意思理解的,尤其对于必为之事而言,在不能准确理解的情况下又何谈严格遵照执行呢?最后,《办法》属于软法范畴,保证实施的强制力相对较弱,在相关问题的措辞上如果还不够强硬的话,实施的效果可想而知。(2)相比较而言,6 号令在此问题的措辞上就比较灵活和到位,分别采用了“应”、“必须”、“须”和“要”等词,某些情况下还采用了不设限定词的做法,但由于是法规性文献,笔者以为还是显得较为准确。(3)因此,笔者认为,《办法》在措辞上采用“应当”一词一刀切的做法还有待斟酌,应该视情况采用不同的限定词或干脆不用限定词,某些特殊语境下的应用还是应该注明为好,否则会引发误导,甚至在追究相关责任时会将高校档案机构和工作人员置于弱势地位。

2.归档时间界定不符合实际。张晓在《对〈高等学校档案管理办法〉的质疑》一文中,谈到《办法》的语言表达问题时,指出《办法》第十八条“高校档案材料归档时间为:(1)学校各部门应当在次学年6 月底前归档;(2)各院系等应当在次学年寒假前回档”的规定不够科学,因为“学校有年度和学年两种计时,不同门类档案产生的周期是不一样的,学校各院系产生的档案有的要按年度归档,有的要按学年归档。所以,对于归档时间的表述,6 号令则更科学,即‘(1)学校各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档;(2)各教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年寒假前归档’”。笔者对此颇为赞同。而且就高校档案馆而言,档案的收集、整理、编目、提供利用等工作都是系统的工作环节,在人力物力都有限的条件下,必然存在此消彼长的关系。只有合理均匀分配工作量和时间,才能保障人、财、物效益的最优化。归档时间一刀切,将会直接导致收集整理工作两头紧中间松的弊端,进而使提供利用等其他工作在6 月和12 月会受到一定程度的影响,甚至停滞。而据实践经验来看,年中和年尾是查档的集中期和高峰期,两项工作交叉重叠在一切,难免会出现档案馆全员上阵,放下其他工作,疲于应付的现象。相比较而言,6 号令的规定就较好地体现了原则性和灵活性的和谐统一,使档案产生部门和档案馆都有较大的灵活性[5]15。

法与时转则治,治与世宜则功。《办法》虽然与六号令相比有了很大的改进,但是不断深入的实践也使其本身的缺陷和不足暴露出来。我们要在以后的工作中,认真贯彻落实《办法》的指导精神,但又不可完全拘泥于法规条文,将其视为万法不一的金科玉律,而走上形而上的道路。

参考文献

[1]秦丽媛.山东省高校档案网站建设研究[D].山东大学,2008.

[2]张照余.档案网站:定位、内容、建站与运行模式[J].北京档案,2001(9).

[3]徐亮.档案利用过程中的“倒立金字塔”现象的发生和克服[J].档案学研究,2009(2).

[4]http://baike.baidu.com/view/586332.htm.

学校档案分类编号办法 第8篇

一、认真学习《办法》内容，充分认识高校档案工作的重要性

《办法》第一章第二条指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的办学历史，全面反映了学校最基本的职能活动，学校的教学、科研、管理，以及校园文化建设和精神文明建设都与档案工作密切相关。档案的凭证、依据和参考作用，无时无刻不在学校的各项重要工作中得到体现。特别是在教育部开展的高校教学工作水平评估中，高校档案是最令评估专家信服的历史证据，如果没有档案做依据，就难以准确地阐明历史事件，难以科学地总结学校发展的历史和规律。只有依靠档案资料，专家才能对被评估单位进行客观、公正、全面的评估。因此，学校档案是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料，是高校师生员工辛勤劳动的智慧和经验的结晶，是高校知识和信息资源的储备，它在学校各项工作中发挥着其他文献无法取代的重要凭证的作用，同时也发挥着不可估量的参考、宣传和教育作用。另外，学校的各种庆典活动、校史的编写、规划的制定等都离不开档案材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分, 它记载着学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。

二、深刻领会《办法》精神，加强对档案工作的领导

《办法》第一章第五条规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是:(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划, 促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作发展创造良好环境。做好档案工作，关键是领导重视和支持，只有领导有了很强的档案工作意识，才能从历史责任感的高度来加强档案工作建设，才能增加对档案工作的投入，才能提高档案工作的地位，才能把档案工作提到领导的重要议事日程和纳入学校发展规划，也只有这样才会引起学校各部门对档案工作的重视，形成有学校领导分管、校办主任主管、专职档案员负责、兼职档案员配合的档案工作网络体系，为高校档案工作的正常开展提供良好的组织保障。

三、规范管理制度，完善学校档案管理机构

学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》第二章明确规定了设立档案馆和综合档案室的具体条件，建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，才能促进学校档案事业科学发展，更好地服务学校。随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，建立和完善档案管理工作规章制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保障。高校应修订适应本校办学水平的档案管理制度，只有依靠强有力的制度保障，努力提高广大教职工的档案责任意识，才能从根本上保证高校档案工作不断向前迈进。档案的权威性在于其真实可靠性，真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理职能部门在工作中要坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇、执行标准不走样、履行程序不变通、遵守纪律不放松，只有这样才能确保档案的质量。

四、广开思路，拓展学校档案资源渠道

《办法》第三章第十五条规定了高等学校档案门类有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类十一大类。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的需要，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》指出，高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式”，这一规定对于高校档案信息资源的全面和完整收集，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。由此可见，《办法》对档案资源建设更加重视。档案资源建设是档案事业赖以生存和发展的基础，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。档案作用的发挥是通过对档案和档案信息的利用来实现的。“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的档案馆藏和档案信息，是很难满足各种档案利用需求的。因此，高校档案部门首先要按照《办法》的要求，努力健全上述各种档案门类，并进行科学、有序、安全的管理。由于形成各类档案的数量各异，还要根据高校实际情况确定学校各类档案的归档范围，把学校不同时期形成的、能反映学校办学特色的各类档案收集齐全，把记录学校历史的档案和反映学校办学水平的教学科研成果、奖状、奖品档案，以及专家教授、知名校友的业绩档案等收集归档。

五、适应新形势需要，推进学校档案信息化管理

《办法》在对高校档案信息化建设提出了新要求：一是应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档;二是高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。在档案管理活动中档案信息化建设应全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用，并实现“三化”：一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，可以在很大程度上方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全有关资料，从而更好地提高学校档案的服务水平。

六、加强人才队伍建设，提高学校档案管理质量

随着档案管理自动化、网络化的发展，档案管理工作迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息技术人员，为此，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要具备档案业务知识，而且要具备相应的科学文化知识及现代化管理技能，档案馆领导应热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历，有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，同时要年富力强，身体健康。这一规定突出了人才兴档、人才强馆的理念。加强档案人才队伍建设，要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。要严把人员入口关，真正将政治素质高和适应档案管理现代化、信息化要求的专业人才选配到档案岗位上来;要为档案工作人员尽可能多地创造学习培训交流的机会，支持他们进修学习档案业务知识，提高业务水平，使其尽快掌握档案信息化、现代化管理技能;要不断提高档案工作人员的待遇，关心他们的生活，努力为他们解决后顾之忧。对专职从事档案工作的人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累经验，只有稳定档案干部队伍，才能逐步完善高校档案管理工作。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际困难，使他们安心本职工作。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，《办法》规定：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。”这充分体现了党和政府对档案工作者的关怀，也进一步激励档案工作者尽职尽责地做好本职工作。

参考文献

[1]韩秋黎.谈修订后的高等学校档案管理办法[J].中国档案, 2008, (12) :31-32.

[2]牟阳春.学习贯彻高等学校档案管理办法促进高等学校档案工作科学发展[N].中国教育报, 2008-09-26.