采购合同、付款及发票管理制度

采购合同、付款及发票管理制度（精选5篇）

采购合同、付款及发票管理制度 第1篇

湖北武铁山桥轨道装备有限公司

采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度

目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。

内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。

第一条、财务对合同管理规定

公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下：

（一）、合同的签订及审批

1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。

《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购

2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。

（二）、合同内容填写要求

（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

（三）、合同的报送及执行

（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。

（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。

（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。第二条、付款管理规定

采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→

1、计财部往来会计核实→

2、申请人分管领导签字→

3、财务负责人签字→

4、总经理签批→

5、财务出纳员付款

所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。

1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款

（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。

（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：

货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款

（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。

(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。

（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。

第三条、付款方式及收据的取得要求：

付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：

1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：

（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。

（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。计财部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经总经理批准的除外。

（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以现金打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。

退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：

（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。

（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。

（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

3、承兑汇票付款

（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。

（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。

（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至计财部出纳员处。

4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。

5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经总经理特批处理的，应有总经理在该单据上的亲笔签批说明。

对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。

6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。

7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。

第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定 计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位置的特殊性，车辆紧张，计财部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：

（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“用款申请”，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。

（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，计财部不承担责任。

（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。

（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到计财部的，视同无效申请，计财部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。

（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。

（8）、所有传递到计财部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。

第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：

（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理

1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），计财部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。

2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。

3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，计财部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。

4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理，对同一业务单位非经常性的业务（内业务不超过2万元的）单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转帐处理，在付款时，由收款人（收款人必须是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，总经理批准的业务不受此限。

5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到计财部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。

注：（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；

（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。

（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。

（二）、发票的取得时限管理规定

1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送计财部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交计财部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至计财部。结合公司目前材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。

2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，计财部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以计财部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。

3、对于特殊业务发票的取得时限，如经总经理特批处理的，可按特批时限为准，需由计财部处理的由业务经办人将业务移交计财部处理。

4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。

5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至计财部，并在计财部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。

6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至计财部。

第六条、定期对帐制度

为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，计财部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交计财部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间（10天内）完成对帐手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对帐业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，计财部确认的除外。

第七条、补充规定

（1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。

（2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经计财部验证来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，计财部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。

（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。

（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，计财部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。

（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。

（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。

（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。

（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。

（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

（11）、对经总经理批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按总经理批复处理。

第八条、本制度经总经理签字批准之日起执行 第九条、本制度由计财部负责解释及修订 附件：

附件

1、“用款申请单”使用方法 附件

2、收款信息确认函。

附件

1、“用款申请单”使用方法：

1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。

2、本单的开具：

（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由计财部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。

（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“

1、采购（或劳务）合同”或“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。

3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。

附件

2、收款信息确认函格式

收款信息确认函

*********有限公司： 请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：

户 名：

开户行： 帐 号： 贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！

现金打卡手续费由收款方承担。

谢谢合作！

经办人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采购合同、付款及发票管理制度 第2篇

采购货物（工程劳务）合同、付款及

发票管理制度

**财字2009第[005]号

目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。

适用范围：**公司

内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。

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分管副总批准后实施采购

2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。

（二）、合同

内

容

填

写

要

求

（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

（三）、合同的报送及执行

（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处

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存，同时实施采购。

（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工程设备部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案）。

（3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。

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果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。

1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。

预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款

（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。

（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：

货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款

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（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。

(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。

（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。

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人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：

（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。

（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。财务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司财务部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司财务部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经董事长批准的除外。

（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现

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金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

2、银行电汇付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。

退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：

（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；

（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。

（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理

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汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。

（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

3、承兑汇票付款：

（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。

（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经财务部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。

（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出

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纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至财务部出纳员处。

4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。

5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经董事长特批处理的，应有董事长在该单据上的亲笔签批说明。

对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。

6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经董事长、总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。

7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。

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款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。

（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调财务部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，财务部不承担责任。

（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。

（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。

（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。

（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。

（8）、所有传递到财务部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细

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记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。

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5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联]、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到财务部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。

注：（1）、如制剂材料采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；

（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。

（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。

（二）、发票的取得时限管理规定：

1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交财务部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。结合公司目前制剂产品包装材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。

2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定

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时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报财务部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，财务部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以财务部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。

3、对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长特批处理的，可按特批时限为准，需由财务部处理的由业务经办人将业务移交财务部处理。

4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。

5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务

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发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。

6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至财务部。

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对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，财务部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。

（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。

（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。

（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。

（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误

2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。

（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。

（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。

（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。

（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

（11）、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长批复处理。

2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

********药业有限公司

财务部 2009-01-01

附件

1、“用款申请单”使用方法：

1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。

2、本单的开具：

（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由财务部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。

（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“

1、采购

2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

（或劳务）合同”或“

3、“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。

3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、董事长或总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。

附件

2、收款信息确认函格式

收款信息确认函

*********药业有限公司：

请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：

户 名：

开户行： 帐 号：

贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！

现金打卡手续费由收款方承担。

2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

谢谢合作！

经办人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采购及付款业务流程图：

2009-01-01 药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度

车间、部门

1、物资采购计划单分管领导签批采购部入库已单核第价三的联货3采到、购付用计款款划业申单务请

2、比价单、合同单[采购部实施采购] 保管员将临时收料单第三联报财务部 保 管 员 将 “报验采收购入部库核单价第三联”机务保操，管作货员员物将录入入数库库后单直报第转财二单务联单部附第质二检联单报报财微财务部

5、批准付款核4的、用经款财申务请审分管领导签批3现、采款附购及用业预款务付申款请到货（需质物量）检验的货通知质检检验质量董事长总经理（将不订需货质通量知检单验传的仓货管物）部质检部可采（收购如货及不并分合确管标签领准的导的质，货检经物单批，）准报货物检验合格的质检报告单开具[货物验收入库单] 过磅单或[直转单][临时收料单]质检部出具质检单后保管员参照“临时收料单”开具入库单仓管部 开具质检部不能实时出具质检单时

采购合同、付款及发票管理制度 第3篇

2008年5月, 财政部发布了《企业内部控制基本规范》, 2010年4月26日, 财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合发布《企业内部控制配套指引》, 鼓励非上市大中型企业、单位提前执行, 高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位, 经过1989年以来的连续扩招, 无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示, 高校经过20多年的快速发展, 无论人员数量还是经济总量, 与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来, 在校大学生从208.2万达到2979万, 2009年高校教职工达到211万人, 全国教育经费达到16502.7亿元, 其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息, 会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。

到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。

二、高校采购与付款业务内部控制流程再造

高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程, 业务发生较为频繁, 工作量较大, 容易产生漏洞, 是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为, 防范业务过程中的舞弊或疏漏, 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。

第一, 采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点, 结合高校实际, 可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节:一是采购岗位责任制, 明确职责、权限、不相容岗位分离;二是确定归口管理部门, 明确请购程序;三是明确采购方式, 供货商的确定, 采购过程透明;四是明确付款方式, 按规定流程办理付款手续。

第二, 采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置, 必须保证不相容的职责权限相互分离, 确保相互制约和监督。一般包括:物品需要部门, 不能同时担任采购职务;付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务;采购人不能担任验收人;付款审批人与付款人职务分离;不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。

第三, 请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤, 高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度, 但一般应该包括以下环节, 见图1。

第四, 采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生, 此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。

高校应加大对该环节的内部控制, 成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序, 确保招标环节的公开、公正和透明, 使招标工作在阳光下运作。

第五, 合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商, 签订经济合同, 在权限范围内审批, 合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批, 重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。

第六, 采购验收制度。为达到控制的目的, 验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上, 根据经济合同的数量和质量要求, 独立检验收到的物品, 出具验收单或检验报告, 作为入库、付款的重要依据。

第七, 付款审批制度。付款是采购业务的最后环节, 其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款, 认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款, 暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点, 见图3。

三、高校合同管理内部控制流程再造

高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况, 严格招投标制度, 对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握, 制定合同履行的全面性和责任追究的规定, 加强合同管理的日常管理等。

第一, 合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中, 应把握的关键环节可以概括以下:合同订立授权分级管理;制定合同管理制度, 明确合同订立的程序、形式;合同履行和变更的开展;合同专用章的保管和使用制度。

第二, 合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制, 明确规定相关部门和个人的职责、权限, 保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。

第三, 合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限, 规范合同订立行为, 防范和降低因合同的订立给高校带来的风险, 高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同, 采取不同的审批手续, 一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行, 重大的经济合同必须有法人签批。

第四, 合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险, 加强对合同制定的监督, 规范合同的制定行为, 必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前, 由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节, 是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性, 不能对高校带来不安全的影响。

第五, 合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点, 必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后, 才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用, 不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记, 对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。

参考文献

采购合同、付款及发票管理制度 第4篇

案件背景介绍：

2004年3月至10月间，青岛某包装有限公司（以下简称“包装公司”）与青岛某纸业有限公司（以下简称“纸业公司”）发生业务关系，包装公司为纸业公司加工纸板，双方结算方式是，包装公司在将每笔业务的定作物送至纸业公司后，先开出增值税发票并交给纸业公司，纸业公司收到发票后入帐，然后再安排付款。这只是在加工印刷界约定俗成的做法，但双方没有书面确定下来。在合作期间双方共发生9笔业务，前8笔纸业公司都如约付款，最后一笔共26000元，纸业公司一直拖欠未付，自此双方合作关系中断。对该欠款包装公司多次催要未果，遂于2005年7月在平度法院提起诉讼，要求纸业公司偿还欠款。法院审理过程：

在开庭审理过程中，纸业公司的代理律师答辩，确实与包装公司发生过26000元的加工业务，但款项已经全部以现金付清。对于此答辩意见，其提交了两份证据，一份是包装公司开给纸业公司的增值税发票，另一份是国务院颁布的《中华人民共和国发票管理办法》。对方解释说，按照《中华人民共和国发票管理办法》第三条对发票的定义，“本办法所称发票，是指在购销商品，提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证”，可见发票本身就是付款证明，纸业公司已经收到发票，是在收发票的同时用现金支付的款项。这样，包装公司开给纸业公司的发票该不该作为付款证明，便成为该案争议的焦点问题。

我是作为包装公司的代理人出庭参与诉讼，包装公司所能提供的材料，也只有双方签署的定作合同（还是传真件，双方对发票在付款前先行交付没有约定），再就是送货单，这些材料确实难以对抗对方代理人的答辩。在质证时，代理人拿到对方提供的发票原件审查（申请人对财务略懂一二），该发票确实是包装公司开具的，因为已经入账，该发票是在一整本会计凭证里，于是代理人就查看该张发票的做帐凭证，找到后，发现对方财务在做帐凭证上是这样做的会计分录：“借：原材料； 贷：应付账款”，显然，对方财务将该张发票是做在了“应付账款”科目之下。于是代理人针对该发票在质证及辩论时发表了如下意见：

（一）该发票不能证明纸业公司代理人所说的款已经证明的观点，相反恰恰证明对方并没有支付该款项，因为该发票在财务帐上所体现的会计分录是“借：原材料； 贷：应付账款”，这在财务中所体现的是应付账款，意思就是该款项没有支付；如按照对方代理人的意见所说的以现金在接受发票是付清款项，在财务帐上所体现的会计分录应当是“借：应付账款；贷：现金”，同时请求法院将该发票的“做帐凭证”一快作为证据提交法庭；(二)先交付发票后支付款项，这是在印刷加工界约定俗成的做法，纸业公司提供的“记账凭证”就是证明。法院判决结果：

该案法院最终采纳了代理人的意见，认为通过纸业公司提供的会计凭证看，在帐务上体现的“借：原材料； 贷：应付账款”的会计科目，证明该材料款挂账还没有对外支付，结合包装公司提供的合同、送货单来看，纸业公司拖欠包装公司26000元加工款的事实存在，判令纸业公司与本判决生效后十日内支付包装公司人民币26000元，诉讼费由纸业公司承担。纸业公司收到判决后，没有上诉。办案感悟：

存货及采购与付款管理制度 第5篇

第一条

存货是指公司在生产过程中为销售或耗用而储备的各种资产。存货的范围包括下列三类有形资产。

1、在正常经营过程中储存以备出售的存货；

2、最终出售正处于生产过程中的存货；

3、生产供销售的商品提供服务以备消耗的存货；

第二条

存货的计价方法

存货的计价以实际成本为依据。由于公司取得存货的渠道不同，因此在存货的确定上也不一致，应区别不同情况处理：

1、购入存货，按照买价加上应由公司负担的各项杂费，途中合理损耗，入库前的加工整理和挑选费用以及缴纳的税金等计价（库存入账价值不含买入价中的增值税进项税额）。

2、自制的存货，按照制造过程中发生的各项实际支出计价，包括制造、生产过程中发生的料、工、费等实际支出。

3、委托外单位加工的存货，按照加工的材料或者半成品本身的价值加上支付的委托加工费用以及委托加工所支付的运输费、装卸费、包装费、保险费等费用计价。

4、投资者投入的存货，按照评估确认或者合同，协议约定的价值计价。

5、盘盈的存货按照同类存货的实际成本计价，既重置价值计价。

6、按受捐赠的存货，应按照发票帐单所列金额加上应由公司负担的运输费、保险费、缴纳的税金计价；如果没有发票帐单的，则按同类存货的市价计价。

第三条

存货领用或支出的计价方法

1、原材料的领用或支出按计划成本核算，以加权平均价格和实际领用数量确定总价值。

2、产成品月末结转销售成本时采用加权平均法，结转对外工业性作业成本时，采用费用直接摊销法。

3、低值易耗品出库计入成本采用一次摊稍法。

第四条：存货采购、付款及入库管理

1、公司生产经营耗用的各种原材料，辅助材料以及其它生产资料，由供应管理人员根据生产作业计划、消耗定额、合理库存等确定采购量，并统一组织采购；设备零部件、配件等由设备管理人员根据需求和储备提出计划，由供应管理人员组织采购。

2、物资采购要进行比质比价，实行招标，在保证质量的前提下，降低采购成本。

3、存货入库必须履行正常手续，即单位领导和采购人员在入库验收单上签字，保管员以单验货，查名称、规格、型号、数量是否相符，外观质量是否合格，包装是否完整，验收无误后在验收单上签字划价办理入库手续。

4、材料及备品配件由供应管理人员出据付款通知书（在月度资金平衡会资金使用范围内），财务部门根据资金情况统一调配付款。

5、入库的原材料要按品种、规格分类保管，摆放整齐，账、卡、物三相符，同时要注意防火、防爆、防水、防潮；对大宗原材料做到分类堆放，不混杂、不流失、不损坏。

第五条

存货的发放和调拨

1、大宗材料和专用设备配件等来取送料到现场的制度，互相协同好现场交接，质权两清。

2、各基层单位必须建立本单位的材料领用档案，对所需领用的材料的名称、规格、型号、数量、时间要心中有数，一目了然。

3、按定额发放或控制使用的材料在领用时，必须持有关主管人员批准领用的证明。

4、材料领用必须由材料员或直接使用人员持单到仓库领料，民工或外单位人员禁止领料，领料人员不经允许不得随便进入仓库，更不允许到货架上胡拿乱取。

第六条

存货的合理使用

1、对领回的材料要按照生产、维修、技措及大修工程合理使用，防止流失或挪作他用；在使用过程中要注意节约，并及时回收废旧材料。

2、对按照检修或专项工程项目计划领用的材料，要保证用于上述项目，严禁假借项目名称虚报冒领。

3、车间每个班组、技术工人都要有工器具登记卡片。领用时按规定使用年限以旧换新；属于车间统一使用的工具，要有专人保管，领换要有记录，登记造册，有据可查。

第七条

存货退库及废旧物资回收

1、由于计划报多或当月未使用完的材料，要办理退库或假退料手续。办理假退料的材料，下月初需再开具料单领出，而且要有实物存在。

2、材料使用过程中换下的废旧物资应及时送交仓库，在指定地点整齐堆放，根据实收数量开退料单。

3、车间无权对外处理废旧物资，车间回收的废旧物资必须交到仓库，由公司根据有关程序处理。

第八条

产成品管理

产成品是指公司已经完成全生产过程，经检查合格并已验收入库，合乎标准和技术条件，可以按合同规定的条件送交订货单位或是可以作为商品对处销售的产品。

1、产成品入库要严格执行验收制度，质量、数量不符合标准不入库，自提货物不点清不出库，铁路代运货物不核对清楚不出库。

2、做到四防，即防水、防盗、防损坏、防变质。

3、产成品要按不同产品分类保管，帐目、单据要齐全，每月末要编制出入库表，产成品收发明细表，要求做到帐据一致，帐物一致。

第九条

低值易耗品的管理

1、凡既不属于固定资产，其实物形态又不转移到产品中去的物品，均属低值易耗品。低值易耗品采用一次摊销法。

2、低值易耗品实行归口管理

各使用单位对本部门的办公桌、椅、各类家具、电子计算器、电话等低值易耗品的管理。

3、各使用单位要建立低值易耗品明细台帐，反映低值易耗品的购入、领用、转移、报废等情况，做到帐物相符。各使用单位要责成专人负责、专人保管、未经公司批准，不得转让、转移、销毁。

4、低值易耗品在使用过程中发生的因保管不善或其他因使用人本身的原因而造成的丢失、损坏要进行赔偿，根据其价值及使用年限赔偿原值的10-100%，需要正常报废时要各使用单位提出报告公司领导批准后方可报废。

第十条

存货清查盘点制度

1、存货清查的方法

公司存货的清查采用实地盘点法，即每年的中期期末或终了时，通过盘点确定各种存货的实际库存数，并与帐面结存数相核对。对于帐实不符的存货，核实盘盈、盘亏和毁损的数量，查明原因，按规定程序报请公司有关部门批准。

2、存货清查结果的处理程序

（1）在报经有关部门处理之前，将盘盈或盘亏、毁损的存货的实际成本调整存货的帐面价值，使存货帐实相符。

（2）在报经有关部门批准后，根据存货盘盈或盘亏、毁损的不同原因和处理结果，将待处理的财产损益分别结转到不同的帐户，以落实经济责任。

第五条 存货的取得、验收与入库管理

(一)企业的存货采购业务应归口采购部门负责,不得多头对外采购。采购

部门应根据预算计划按规定的程序进行比价采购。

(二)接受投资者投入存货,应经过评估,其数量及价格应与投资合同或协

议的约定相一致。对抵债存货应经企业有关部门和人员审核批准,其价格和质量

应符合双方的有关协议。对捐赠的存货,其价格应根据捐赠者账面余额或市场价

格确定。

(三)对于自制产品,生产计划部门应根据预算计划安排生产产品、零部件

等,车间应按计划单进行生产。

(四)企业的质检部门和仓储部门对取得的存货在数量、质量等方面进行验

收,验收完毕在验收单上签字后办理入库手续,若有不符合要求的存货应及时退

货。

(五)对于销售退货产品,仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证、质检部门的检验证明办理退库手续。若由于产品质量问题而退货,应查明原因。

(六)企业应采用永续盘存制进行存货的日常核算。财务部根据入库单及其

他凭证对存货及时办理入账手续。企业仓储部门应当设置实物明细账。

第六条 存货的仓储与保管

(一)企业仓库保管员对验收合格入库的存货,分类存放,负责对货物的保

管。对货物的收发必须按物资品名、规格、型号、数量详细记载收发存实物明细

账。存货明细账与实物明细账,要经常核对,做到账账、账实相符。

(二)企业对贵重物品、生产用关键备件、危险品等重要存货,应当采取额

外控制措施,缩小接触范围,确保同一环节有两人或两人以上同时经办。

(三)企业应当按照国家有关法律法规要求,结合存货的具体特征,对仓储

物资应按其所要求的储存条件贮存,建立、建全存货的防火、防潮、防鼠、防盗

和防变质等措施,并建立相应的岗位责任制。

第七条 存货的清查盘点

(一)公司应每年至少一次对各类存货进行全面实地清查和盘点。盘点之前

制定详细的盘点计划,盘点完成后,编制盘点报告。

对于盘点过程中发现的盘盈及盘亏,应及时查明原因,报相关部门批准后，进行账面的调整。

(二)存货盘点,不应由仓库保管员、实物记账员自行盘点,应与独立于这

些人员的其他人员共同进行。

第八条 存货的领用

(一)产品发运,必须凭销售发货通知单,经有关部门主管核准签字后办理

发货。

(二)企业内部各部门领用材料时,须填制领料申请单,经授权负责人批准

后,方可领用。对主要材料须实行限额领料。

(三)对贵重物品、危险品等重要存货,领用时需经过严格授权批准,且有

两人或两人以上同时经办。

(四)企业利用存货对外投资、捐赠、清偿债务时,应履行审批手续,并与

投资、捐赠合同或债务清偿协议核对一致。

第九条 存货的处置

(一)所属企业处置残、次、冷、背存货,由存货管理部门提出处置方案，由质检、生产和财务等部门审核会签后上报,经总经理批准后再进行账务处理。

(二)对在生产过程中出现的边角余料及废料等,应重新办理入库手续。任

何个人不得私自出售废料,严禁以废料收入私设“小金库”。

第十条 存货的会计核算

(一)企业应根据自身生产工艺特点及经营模式制定并健全内部存货核算流

程和账务处理程序。并依据实际情况建立存货核算内部控制制度。严格按照《企

业会计准则》要求进行存货的核算,不得随意少转或不转成本以此作为调节利润

的手段。

(二)企业应定期(至少一年一次)将可能引起跌价的存货进行汇总分析，据以计提存货跌价准备。

第十一条 企业进行存货业务时要参照《关联交易的内部会计控制》判断是否

属于关联交易,如属于关联交易,还要履行关联交易的内部会计控制程序

存货管理的流程主要分为采购、验收、保管、出库和盘点等五个部分。加强存货的日常管理可以有效降低存货管理风险，保证存货信息的账实相符。

1.存货采购环节。首先，要做好存货规划，合理制定经济订货批量和存货资金的占用额。其次，严格采购纪律，建立采购体系的反舞弊机制，对关键岗位的采购人员实行不定期强制轮岗或休假的制度，加强对存货采购人员的监督和检查。再次，建立存货请购、询价与审批机制。此外，建立大额采购的招投标管理制度和批量订货制度，提高存货采购环节的议价能力，以获取较低的采购价格，降低采购成本。

2.验收入库环节。企业外购存货和自己生产的存货，都必须经过验收质检环节，以保证存货的数量和质量符合合同规定及产品质量要求。验收程序不规范、验收标准不明确，可能导致存货数量克扣、以次充好、账实不符。存货验收入库环节，应着力做好以下工作：（1）验收质检部门同采购部门职责分离，建立严格的质量控制标准，健全验收流程；（2）外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致，存货是否有残次损坏；（3）自制存货的验收，应当重点关注产品质量，检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报批处理。

3.存货仓储保管环节。企业需建立完善的存货仓储保管制度，加强存货的日常保管和检查工作，严格限制未经授权的人员接触存货，这一环节应做好以下工作：存货在不同仓库之间流动时，应当及时办理出入库及调拨手续；存货要按照物资所要求的储存条件妥善保管，做好防火、防水、防盗、防变质等保管工作；不同批次、型号和用途的存货分类存放，防止周转成本的浪费。

4.存货出库环节。存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。因此，企业应当明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续。仓储 部门应核对经过审批的领料单或销售发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确，符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付、签字确认，单据及时转财务进行账务处理。对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，应当实行特别授权。