OA办公系统中的协同功能无处不在

OA办公系统中的协同功能无处不在（精选7篇）

OA办公系统中的协同功能无处不在 第1篇

很多OA办公系统的厂家都是这样的自我评价的，比如，销售人员，而这样的功能最典型的软件就是OA办公系统。每天也有各种各样的协同来处理，做一个提示。需要安排拜访客户，只能说是拥有协同的功能，空间上，无数的协同围绕着我们。那么现在就由软件的专家先生，或者出差，自己有没有思考一下，其中遇到问题的解决等等。

但是，作为企业的CIO，领导的审批，正版office任何一款软件本身都不能算作是协同，而随着OA办公系统对于协同的引入，我们是协同OA办公系统，使传统我们在协同的时候浪费的时间成本，都降到了最低，也相信各个领导都是这么认为的。精力成本，才能在竞争力如此激烈的市场上更有生存能力，节省了大量的纸张，等等。资金成本等，你说是就是吗?通过电话通知某某事情，空间成本，一个简单的报销流程，其中就需要财务的报销，什么是协同，各个人员之间的协同不需要在跑来跑去的当面沟通问题，通过这些细节上的注重，这样节省了电话费;这样节省了空间上的成本和时间上的成本。

OA办公系统中的协同功能无处不在，不论是在工作中还是在生活中，都离不开协同，无论是传统的协同还是现代化的协同，最终的目的都是一样的，所以说是无处不在的，那么他的无所不能主要是表现在，通过协同功能任何的问题都可以解决，和专家协同，和电脑网络协同等等的方式来解决各种各样的问题，所以说他也是无所不能的，通过OA办公系统相信企业管理一定会空前的高效。

OA办公系统中的协同功能无处不在 第2篇

协同OA实质上就是OA办公系统

我们说“协同商务”是一种商业模式，支持这种商业模式的软件是“协同商务软件”。而前面提到的“协同软件”是一类软件，是实现多人异地协同工作的软件工具，“协同软件”不是“协同商务软件”，支持不了协同商务的商业模式。

还有一个与协同相关的很时髦的术语是“协同OA”，关于“协同OA”没有权威专业机构给出的定义，也没有业界达成共识的内涵，但它却是近几年软件市场上热炒的概念和产品。“协同OA”市场炒作的逻辑和给人们的印象是：OA发展到协同了，协同软件是比ERP更先进，协同是信息化的发展趋势。

这个逻辑混淆和借用了协同商务的概念，一方面具有很大的影响力和诱惑力，另一方面也给企业进行信息化建设造成了很大的困惑。“协同OA?还有不协同的OA吗?”，“我们的ERP、CRM系统本身就有协同企业相关资源的功能，上协同软件会不会功能重复?”，“协同和ERP有什么区别?能代替ERP吗?”。

OA办公系统中的协同功能无处不在 第3篇

一、协同OA办公系统概述

协同OA办公系统它是采用Internet/Intranet技术, 使企业内部人员方便快捷地实现共享全方位的信息采集、信息处理, 进而高效地工作, 为企业的管理和决策提供科学依据。它的管理核心是互相配合, 完成管理事务。它的基本功能如下所述:办公自动化系统、知识管理系统、档案管理系统、信息交换系统等五大部分组成。具体如图所示:

从图示中我们可以清楚地看到, 办公自动化系统一般地又分为公文管理、公文查询、统计等, 而档案管理系统是提供网络环境的企业档案业务管理, 进一步实现文件的输入、整理等, 知识管理系统是实现快速搜素, 包括公司的大事记, 政策法规库等。信息交换系统是全文检索与智能联想功能, 它对于检索到的关键字提供到数据中心实现联想链接。

二、电力企业协同OA办公系统工作内容

对电力企业来说, 协同OA办公系统的工作内容主要体现在以下几个方面:建立信息发布平台、实现文档管理的自动化、辅助办公、建立内部的通信平台等。

所谓的信息发布平台是指为电力企业的信息发布、交流提供一个有效的场所, 包括电子公告、电子刊物, 使内部的规章制度、新闻简报等。文档管理自动化是对于企业大量的文档, 在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里, 文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的情况下使各类文档能够按权限进行保存、共享, 能够非常方便地查找和使用。辅助办公方面是包括会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。内部通信平台它是保障组织内部的通信和信息交流快捷通畅, 并且与Internet邮件互通。

三、电力企业协同OA办公系统应用的实现

我们知道, 电力企业需要建立规范的现代企业制度, 加强信息反馈, 提高决策的科学性和准确性, 最终实现提高劳动生产率, 提高管理水平。那么作为电力企业的办公室如何实现OA系统的建设与应用, 已成为现在最为重要的一个任务。文章结合实际, 不谈协同OA办公系统技术层面的设计与应用, 只从办公室业务管理理论层面对应用措施做一重点分析论述。

1.完善办公室管理制度

要想正确使用协同OA办公系统, 电力企业办公室就要制定一套完整的管理制度, 这个制度的制定是要为企业各个部门, 每个工作人员服务, 要实行综合管理, 在目前办公人员不足的情况下, 做好科学合理管理。除此之外, 还要有良好的工作作风, 主要是要有专业的操作水平和能力, 信息化的培训不应该是就事论事, 要增强员工信息化意识和能力才是最为主要的。所以电力企业每一个员工都要从日常的软件应用、网络安全等内容全面掌握, 当遇到棘手的问题要第一时间协调处理, 最起码要做到这一点。

2.要重视信息化建设

对于本文来说, 那就是要重视协同OA办公系统的建设。要从全局的角度, 整体规划, 分步实施, 有电力企业主要负责人督促实施。同时在信息化建设中电力企业要避免业务上的不统一, 功能上不能重复, 一定避免信息上出现孤岛现象。现在的信息化建设随着基础环境的变化在变化, 为了适应新的发展的需要, 我们要有针对性和可操作性地进行整体规划, 不能盲目地跟从。

3.做好安全保障工作

作为电力企业办公室来说, 还要做好安全保障工作, 主要从安全保障体系、安全管理等方面入手, 解决信息化建设的安全问题, 为企业的信息化管理提供基本保障。从完善有关安全法律和规范入手, 尽量减少人为破坏、误操作等行为的出现。同时还要设立专门人员负责专门的信息输入、储蓄和发布, 完善内外网系统的隔离和重要文件的储备工作。

四、总结

随着社会经济的发展, 电力企业为了紧跟市场的变化, 传统的粗放式管理模式已不再适应现在企业的发展。而是以一种系统化、科学化、规范化的管理方式代替企业的管理。文章提到的协同OA办公系统在电力企业中的管理应用在一定程度上提升了企业生产管理效益, 提高员工工作效率, 推进了企业信息化建设顺利的进行。

参考文献

[1]王春晖.浅论如何做好电力企业办公室管理工作[J].科技与企业, 2012, (22) :91-91.

[2]李浩.浅析如何加强电力企业办公室改革的信息化建设[J].广东科技, 2012, (21) :118.

协同oa办公系统 第4篇

协同OA办公自动化系统吸收了EAI（单位应用集成）和EIP（单位信息门户）的主要思想，着力为用户实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公体系。

协同OA办公自动化系统吸整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，建立群体竞争优势，提升管理水平和办公效率，创造企业发展的最优环境。在协同OA办公自动化系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，完全实现电子化协同工作与知识管理。

协同OA办公自动化系统最终会为用户提供一个协同办公平台，整合工作流，真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。

整合企业资源

1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。

2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。

3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。

4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

加快信息流通

1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。

4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。

5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。

6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。

7、工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。

规范办公流程

1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企

业持续发展。

2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。

3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。

10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

提高办事效率

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。

4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

办公协同OA系统问题汇总 第5篇

问题：

新OA系统适用范围？ 回复：

新OA系统适用于公司内部及公司外部，只要可以上INTERNET（互联网）的地方均可以通过IE浏览器及移动设备（IPAD或者IPHONE）访问，其中移动设备仅支持APP模式访问，即不支持通过SAFARI访问，必须要到APP STORE中搜索“泛微”下载安装OA应用后才可以使用。

问题：

新OA支持哪些浏览器？ 回复：

新OA仅支持微软操作系统自带的浏览器（IE8，IE9，IE10），当前暂不支持IE11，也不支持SAFARI浏览器。

问题：

部分功能发现无法使用？ 回复：

采用IE10.0以上的浏览器需要进行兼容性视图的设置，如下图所示：

问题：

新OA系统使用哪一个账号登录？ 回复：

新OA系统使用的是集团新下发的AD账号及密码，AD账号及密码由账号管理员负责创建，事业部及产业公司均设置了账号管理员来负责创建、修改及重置工作，同时账号管理员还负责开通OA权限，对于未开通OA账号的员工则无法使用AD账号及密码登录OA系统，同样联系账号管理员进行开通申请。

问题：

访问新OA系统，我需要对浏览器做哪些配置呢？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统中没有找到一些常用按钮，如在预订会议室时，没有找到“提交”按钮，在查询页时，没有找到“查询”按钮？ 回复：

新OA系统中，所有按钮可以在页面任何位置通过鼠标右键展示，如在预订会议室页中，如下图所示，点击右键后出现菜单，菜单中有“提交按钮”：

问题：

如何通过移动设备安装及使用OA的APP？ 回复：

请在新OA系统的首页，下载使用手册，下载后请参阅文档中的说明完成配置，在完成配置后仍有访问问题，请联系账号管理员。

问题：

我在新OA操作过程中有问题，可以联系谁获得帮助？ 回复：

在新OA操作过程中有问题，请优先下载使用手册，从使用手册中获得帮助，如使用手册中未提及到，则请联系账号管理员。

问题：

为什么在新OA系统首页上，无法查看到“集团发文”，“通讯录”等内容？ 回复：

OA协同办公系统应用细则 第6篇

OA协同办公系统应用细则：

1、总则：近期公司引入OA协同办公系统，旨在支持整个集团内总公司和各级分公司之间

协同办公，变手工审批为电子审批，降低行政成本；优化和规范流程、提高办公效率，提升管理的执行力。

2、适用范围：集团所有办公人员。

3、日常应用细则：

a)关于工作周报：

 每周六之前在我的知识-新建文档-工作计划与总结中提交本周工作周报及下．．．．．．．．．．．．．．．

周工作计划；

 工作周报默认会提交给用户的直接上级、总经办主任及总经理，用户也可以共

享给其他人查看；

 在个人工作门户中的最新文档中或我的知识-文档目录-工作计划与总结中查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

看下级提交的工作周报；

 每天下班前在我的知识-我的文档中更新本周工作进展情况； ．．．．．．．．

b)关于日程：

 每天将自己的工作安排录入到我的日程中，方便自己和上司查看；注意维护日．．．．

程的状态，在日程完成时在我的日程中点击日程结束按钮； ．．．．

用户也可以在我的日程中给下级安排工作或与同事进行工作协作； ．．．．

用户也可以将自己的日程共享给其他同事查看。．． 

c)关于行政类流程：

 办公用品领用：用户通过我的流程-新建流程-办公用品领用流程发起办公用品、．．．．．．．．．．．．．．．．

IT设备和特殊用品的领用审批流程，用户注意选择正确的物料类型（低值易

耗品、其他办公用品和特殊用品），不同的物料类型会走不同的审批流程；办

公用品管理员确认领用的办公用品类型是否正确。若领用物品时发现办公用品

目录中无领用的物品，请联系办公用品管理员添加该办公用品。

 办公用品请购：办公用品管理员根据库存和领用情况通过我的流程-新建流程-．．．．．．．．

办公用品请购流程进行办公用品、后勤用品、IT设备和特殊用品的请购审批．．．．．．．．

流程，注意选择正确的预算科目，系统根据是否有可用预算走不同的审批流程。

 办公用品入库：办公用品管理员通过我的流程-新建流程-办公用品入库流程办．．．．．．．．．．．．．．．．

理物品入库，并通知相关领用人领用。

 派车流程：用户通过我的流程-新建流程-派车流程发起派车审批流程，注意选．．．．．．．．．．．．

择“华士江阴张家港、其他地区”，华士江阴张家港部门经理审批，其他地区需要条线负责人审批，部门经理和条线负责人审批通过后需要行政部确认和安排，行政部审核后用户可打印该派车单用于派车。

 订餐流程：用户通过我的流程-新建流程-订餐流程发起订餐审批流程，注意选．．．．．．．．．．．．

择用餐类型（商务、便饭、工作餐），工作餐部门经理审批，部门经理审批通过后打印订餐申请单到食堂就餐；商务餐和便饭需要条线负责人审批，审批通过后需要后勤主任确认和安排包厢，后勤主任确认后申请人可打印订餐申请单到小食堂就餐，就餐结束后申请人签字，后勤主任填写实际消费金额。

 酒店住宿申请：用户通过我的流程-新建流程-酒店住宿申请流程发起酒店住宿．．．．．．．．．．．．．．．．

申请审批流程，酒店住宿申请均需条线负责人审批，条线负责人审批通过后需要总经办主任审核，用户在报销酒店住宿费用时需在相关流程中关联酒店住宿申请单作为财务审核依据。

 话费补贴申请：用户通过我的流程-新建流程-话费补贴申请流程发起话费补贴．．．．．．．．．．．．．．．．

申请审批流程，填写电话号码、归属地、申请金额和申请理由，行政部经理审批时确定是否制度内，若为制度外需总经理审批。

 会议室使用申请：用户通过我的流程-新建流程-会议室使用申请流程发起会议．．．．．．．．．．．．．．．．．

室使用申请流程，申请时可以图形化查看会议室使用情况。

 联络票：用户通过我的流程-新建流程-联络票流程发起工作联系，受入部门反．．．．．．．．．．．．．

馈联络情况，归档在发起部门、受入部门和行政部。

 内部邮件：用户通过我的流程-新建流程-内部邮件发起公司内部留言，通过我．．．．．．．．．．．．．的流程-我的请求-内部邮件的流程状态关注哪些人已经看过留言。．．．．．．．．．．．．．．．

d)关于总经办流程：

 收文流程：总经办相关人员接收外部单位公文，通过我的流程-新建流程-收文．．．．．．．．．．

流程记录公文，并对收文进行编号，总经办主任填写拟办意见并确认是否需总．．

经理审批，并抄送相关人员会签，会签的相关人员在个人工作门户的待办请求．．．．中查看并反馈办理情况。

 发文流程：发文部门经理通过我的流程-新建流程-发文流程进行拟稿，条线负．．．．．．．．．．．．

责人审核；若发文与其它条线有关，需要相关条线负责人会签；再由总经办主任审核，若为红头文件还需总经理审核；审核通过后由档案管理员编号和套红，并分发给相关部门；相关人员在待办请求中查看发文。．．．．

 办公会议管理流程：总经办主任通过我的流程-新建流程-办公会议管理流程发．．．．．．．．．．．．．．．．

起公司级办公管理会议，由总经理审核；与会人员会在个人工作门户的待办请．．．求中查看到会议通知并可进行反馈或请假；会议结束后，由总经办主任整理会．

议纪要，与会人员和抄送人员在个人工作门户的待办请求中收到查看会议纪要．．．．

提醒；总经办主任督办并反馈相关议题办理情况。



 用印申请：用户通过用印申请流程发起用印申请审批流程。．．．．．．印章、证件外借申请：相关用户通过印章、证件外借申请流程发起印章、证件．．．．．．．．．．．

外借审批流程。

e)关于人力资源相关流程：

 请假申请：用户通过我的流程-新建流程-请假申请流程发起请假申请，用户提．．．．．．．．．．．．．．

交请假期间和请假事由，并填写请假天数，根据请假天数走不同的审批流程（两天以下部门经理审批，四天以下条线负责人，其他需人力资源总监审批），部门经理审核请假天数。

 销假流程：用户通过我的流程-新建流程-销假流程发起销假申请，用户填写原．．．．．．．．．．．．

请假期间和现销假期间，由考勤专员和用人部门经理审核确认。

 招聘申请流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-招聘申请流程填写《人．．．．．．．．．．．．．．

力需求申请表》发起招聘申请流程。

 普工录用审批流程：用人部门负责人通过我的流程-新建流程-普工面试流程发．．．．．．．．．．．．．．

起普工录用审批流程。

 管理人员录用审批流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-管理人员面试．．．．．．．．．．．．．．

流程发起管理人员录用审批流程。．．

 培训申请流程：用户通过我的流程-新建流程-培训申请流程填写《培训申请表》．．．．．．．．．．．．．．

发起培训申请审批流程，培训专员审核并选择相关课程和是否在培训计划内。

 培训计划：年底时各部门经理通过我的流程-新建流程-培训计划流程发起．．．．．．．．．．．．．．

培训计划上报流程。

 离职流程：用户通过我的流程-新建流程-离职流程填写《离职申请表》发起离．．．．．．．．．．．．

职申请流程。

 辞退流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-辞退流程填写《辞退申请表》．．．．．．．．．．．．

发起辞退申请流程。

 人员调动流程：用户通过我的流程-新建流程-人员调动申请流程填写《人员调．．．．．．．．．．．．．．．．

动审批表》发起人员调动审批流程，发起人需填写员工意见，并由转出部门、人力资源部经理和转入部门经理会签。

 普工转正流程：人资部相关人员通过我的流程-新建流程-转正流程（普通员工）．．．．．．．．．．．．．．．．．．

发起普通员工转正流程。

 管理人员转正流程：人资部相关人员通过我的流程-新建流程-转正流程（管理．．．．．．．．．．．．．．．

人员）发起管理人员转正流程。．．．

 加班流程：用户通过我的流程-新建流程-加班申请流程填写《加班申请单》发．．．．．．．．．．．．．．

起加班申请审批流程。

f)关于销售相关流程：

 客户审核流程：销售人员通过在我的流程-新建流程-客户审核流程填写《客户．．．．．．．．．．．．．．

审核申请单》发起客户审核流程，需要发起人填写客户代码及注意事项，由销售部长审核通过后，由品质中心牵头各相关部门对客户审核事项进行预审和相关准备，最后由品保部汇总各部门完成情况，品质总监审核。

 技术评审流程：由销售人员通过技术评审流程填写《技术评审单》发起技术评．．．．．．

审流程，填写相关事项，由技术部门牵头和各相关部门就评审内容进行会签，会签后由销售员与客户进行确认。

 样品申请及试制流程：由销售人员通过样品申请及试制流程填写《样品申请单》．．．．．．．．．

发起样品申请流程，由发起人直接上级审核，其中免费样品需销售部长审批；由技术部牵头各相关部门开会反馈业务员交期，业务员与客户确认交期；交期确定后由各相关部门在各自期限内反映完成情况，样品试制完成后，由业务员同客户确认样品使用情况。

 长期合同评审流程：由销售人员通过长期合同评审流程填写《长期合同评审单》．．．．．．．．

发起长期合同评审流程，由区域经理、销售部长、销售总监审批后，需经过风控会签和总经理审批。

 销售报价流程：由销售人员通过销售报价流程《销售报价单》发起销售报价流．．．．．．

程，因各分厂产品差异比较大，具体的销售报价信息以附件形式上传，由区域经理、销售部长、财务成本主管（或分厂厂长）和财务总监审批，财务总监最终确定报价标准，若低于标准由营销总监审批。

 销售订单评审流程：由销售人员通过销售订单评审流程填写《订单评审表》发．．．．．．．．

起销售订单评审流程，由区域经理和销售部长审批，若提前期小于21天，需要生产计划部经理审批。

 销售订单取消流程：由销售人员通过销售订单取消流程填写《销售订单取消申．．．．．．．．

请表》发起销售订单取消流程，业务员提交取消数量等相关信息，由采购计划部统计库存，分厂生产部统计生产费用，由财务部核算损失，营销总监和运营总监会签，若预计损失大于一定标准，需总经理审批。

 月度销售预测：由各级销售人员通过月度销售预测流程填写《销售预测表》，．．．．．．．．

由区域经理、销售部长和营销总监审批。

 延期付款客户发货申请流程：用户通过延期付款客户发货申请流程填写《延期．．．．．．．．．．．．

付款客户发货申请表》发起延期付款客户发货申请流程，业务员填写客户代码、延期期间和延期付款金额，根据延期期间和延期付款金额的不同有不同的审批流程。

 工程变更控制流程：由工程变更部门相关人通过工程变更控制流程填写《工程．．．．．．．．

变更申请单》发起工程变更控制流程，直接上级审批后，由分厂技术部组织评审会，技术部和相关部门会签形成会议决议，由业务员与客户沟通并反馈客户

意见，相关人员落实并由申请人最终验证。

g)关于客服流程：

 客户投诉处理流程：由销售人员通过我的流程-新建流程-客户投诉处理流程填．．．．．．．．．．．．．．．．

写《客户投诉处理申请表》，注明客户信息及投诉相关信息，并选择对应的客服工程师，客服工程师填写处理意见，客户质量部经理审核，由品质总监、销售部长和营销总监会签；若需要退货，通知物流部经理处理；退货后由生产计划部经理安排相关事宜，若需返工由分厂相关部门填写退货处理结果。

h)关于财务相关流程：

 差旅申请流程：用户通过我的流程-新建流程-差旅申请流程填写《差旅申请单》，．．．．．．．．．．．．．．

注明出差类型、出差时间、出差事由、往返交通方式、费用承担部门和工作代理人等信息，并选择是否需要订票及是否需要借款。若需要订票，填写订票详细信息，审批通过后行政部会接收到订票信息；若需要借款，填写借款明细。由部门经理和条线负责人审批，若涉及借款，由费用报销会计审核，财务总监审批；若借款超限或条线负责人出差，需总经理审批，审批通过后出纳通知申请人领取借款。

 备用金申请流程：用户通过备用金申请流程填写《备用金申请单》申请备用金，．．．．．．．

由部门经理和条线负责人审批，费用报销会计审核，财务总监审批，若借款超限或条线负责人借款，需总经理审批。

 出差费用报销流程：用户通过出差费用报销流程填写《出差费用报销申请单》．．．．．．．．

发起出差报销申请流程，填写相关信息，并关联出差申请流程，若与项目相关，选择相关项目；由部门经理和条线负责人审批；用户将发票粘贴在发票粘贴单上递交到财务费用报销会计处，费用报销会计对报销明细进行审核，财务总监审批；若出差费用超限或条线负责人报销，需总经理审批；审批通过后，出纳通知报销人报销。

 其他费用报销流程：用户通过其他费用报销流程填写《其他费用报销申请单》．．．．．．．．

发起除出差费用报销外的其他费用报销流程，若与项目相关，选择相关项目；由部门经理和条线负责人审批，用户将发票粘贴在发票粘贴单上递交到财务费用报销会计处，费用报销会计对报销明细进行审核，财务总监审批；若报销费用超限或条线负责人报销，需总经理审批；审批通过后，出纳通知报销人报销。 资金计划：各条线负责人通过资金计划流程填写《部门资金使用计划表》提交．．．．．．

本部门的月度资金使用计划给资金部和财务部会签，并由总经理审批，注意填写月度资金计划支出项目编号，编号规则为-月度-3位流水号（如1006001），在付款请求时需关联资金计划并填写对应的月度资金计划支出项目编号。 付款流程：用户通过付款申请流程填写《用款申请单》发起对供应商的付款申．．．．．．

请流程，若与项目相关，选择相关项目；注意选择“费用类型”，不同的费用类型财务审批节点不同；付款时需填写正确的支出项目编号，若本月未做资金计划，需进行预算外支付申请，在付款时关联预算外支付申请。

 预算外支付申请：部门经理通过预算外支付申请流程填写《预算外支付申请单》．．．．．．．．．

发起预算外支付申请流程，说明开支事项、开支原因、开支金额和未列入预算管理的原因，报条线领导审批和财务副总审批，由总经理核准。

 预算追加审批流程：若预算需追加，追加预算部门经理通过预算追加审批流程．．．．．．．．

填写《预算追加审批表》，说明预算追加原因和需追加的预算项目，报条线领导审批和财务副总审批，由总经理核准。

 客户信用管理流程：由销售人员通过客户信用管理流程填写《客户信用管理申．．．．．．．．

请单》，填写客户相关信息及调查重点，信保员审核并提交外部单位进行信息调查，并填写审核结果，财务总监决定客户的收款条件及信用额度。

i)关于运营相关流程：

 供应商开发评审流程：资源采购通过供应商开发评审流程填写《供应商开发申．．．．．．．．．

请单》，由供应商资源开发部经理批准后，由分厂技术部经理和供应商品质管理部经理会签后，由品质总监和运营总监会签。

 采购调价审批流程：供应商资源开发部尽量通过采购调价审批流程填写《采购．．．．．．．．

调价申请单》，报运营总监审批，由材料会计审核，财务总监审批后报总经理审批。

 货运申请流程：用户通过货运申请管理流程填写《用车申请单》发起货运用车．．．．．．．．

流程，由物流部经理审批。

 额外运费费用申请：用户通过额外运费费用申请流程填写《额外运费申请单》，．．．．．．．．．．

注明原因，由部门经理和条线负责人审批，审批通过后由运营总监审核，并报总经理审批，审批通过后后物流部经理确认。

 发货联络及出门证管理流程：物流部用户通过发货联络及出门证管理流程填写．．．．．．．．．．．．

OA办公系统中的协同功能无处不在 第7篇

关键词：OA协同办公系统,内部控制

一、绪论

为了更好地“指导、协调、监督、服务”子公司,提升集团公司本部的工作效率、服务能力、管控能力以及强化内控建设等,集团公司本部计划上线协同办公系统,作为集团公司本部“十三五”信息化建设的重点项目。从国内外多家集团公司实施OA协同办公系统的绩效来看,该系统对于集团企业内部控制制度的贯彻和实施以及内部控制能力的提高确实起着不可忽视的作用,因此,如何利用OA协同办公系统提高集团企业内部控制绩效进行分析和研究显得尤为重要和必要。

二、现阶段集团企业内部控制工作中存在的问题和不足

(一)对内部控制的手段比较落后

内部控制是对人、财、物、事的管控,在建立和完善内控机制时,必须在单位的岗位设置、权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的制衡机制,在具体操作上往往以签发纸质文件的方式执行业务审批流程,执行过程受人为因素影响较大,特别是对人的行为控制难以把握。同时,内控审计部门往往受到组织架构、职能设置、人员编制、时间和地域等方面的限制,事后监督多于事前事中监督,定期监督多于实时监控,稽核覆盖面也不可能很大。

(二)内控制度的执行力度不够

首先,内控制度的制定、修订和评价存在滞后性。这种滞后使内控制度往往无法与业务发展变化同步。通常内控制度是在总结以往经济业务的基础上加以制定与修订,并且还必须履行一定内部程序才能发布实施。内控评价检查往往定期进行,显然出现问题也只能事后发现和纠正。

其次,很多企业的内控制度在文字表述上概念性和抽象内容较多,缺乏明确的关键风险点和控制点,造成执行者自由量裁空间较大,影响制度的执行效果。

此外,内控制度体系和相关内容非常庞大,执行者不易掌握,往往遇事才查找相关制度,平时束之高阁,久而久之被逐渐淡忘甚至废弛,使得执行力度逐步弱化。

(三)缺乏配套的监督机制

部分集团企业缺乏配套的监督机制也是现阶段单位内部控制工作中存在的主要问题之一,一方面,集团企业内部缺乏有效的监督审计规范,即便有,相关制度规范的指标和标准也不够严谨,实际执行效果不佳;另一方面,受传统思想的影响,监督审计机构职能被弱化,价值得不到切实的发挥。此外,监督审计人员的综合素质、专业知识和专业技能以及责任意识也有待提高。

三、OA协同办公系统在企业内部控制中的应用与实施

(一)利用OA协同办公系统的工作流技术完善集团企业的内控流程

传统的内控审批管理方式需要通过手工传递纸质文档的方式,逐级的审批签字才能完成,这样的内控审批过程工作效率比较低,特别是在涉及跨单位、跨地域时,文件流转的时间更长,不但会产生文件传递费用,而且容易发生文件传递错误。

利用OA平台把一系列与特定业务相关的人员组织在一起协同工作,使业务在信息系统中自动流转。具体地讲,就是通过在OA系统中预先定义业务内涵,将既定的内部控制规章制度和工作流程嵌入系统中,业务发起者只需要在系统里填写相关表单点击“提交”,审批表就自动流转到下一个审批节点,直到流程结束。这样一来既大大地提高集团内部控制管理的效率,减少了文件传递时间和费用,也避免人为因素造成的风险和失误。

(二)利用OA协同办公系统打破内部控制在时间和空间上的限制,构建完善的集中式管理框架

“互联网+”逐步落地,云计算、大数据、移动应用等新技术和新应用频繁活跃于企业级视野。OA协同办公系统作为一种成熟的ERP系统能够有效地改变集团企业分散式办公的内部控制管理结构,即通过利用OA协同办公系统定义的组织架构和业务流程便能够有效地联接集团公司在各个地区的分支机构,进而使得集团不同层次、不同地区的分支机构之间能够实现信息的流转和协同审批。另外,OA协同办公系统的短信提醒模块可通过手机短信的方式将系统里的业务信息及时发到用户,这样用户即使不在线也能立即获知需要处理的相关事项。

随着近几年移动互联网技术的成熟,手机端应用的普及和兴起,用户只要在手机下载相应的OA应用程序,就可随时随地处理相关业务,彻底打破了时间和空间上的限制。

(三)利用OA协同办公系统的数据库加强集团企业对文档的内控管理力度

集团企业在经营的过程中会涉及较多的文档资料,例如财务报表、格式化文本、Web页面、图形或扫描的图片以及传真件、声频或视频等,而完善的内部控制工作有义务对这些文档资料进行管理、审查和跟踪监控。传统的人工管理方法不仅工作量大,而且会由于每个人员的专业知识、职业素养、工作习惯等不同出现不必要的失误和错误。

利用OA协同办公系统建立的文档数据库,可以对嵌入系统的各类文档从创建、收集、检索、查询以及归档等各个层面实现全程的自动化管理和控制,既方便检索与查询,也避免人工管理出现的错误,进而提高了集团企业对文档的内控管理力度。

(四)利用OA协同办公系统与其他系统整合,实现集团企业内部控制体系无缝衔接

通过OA协同办公系统与其他信息子系统(如预算管理模块、总账和报表等)的联用和对接,实现对业务的全流程控制。例如按月分解的预算直接和OA协同办公系统中报销费用的审批和分析功能挂钩,达到了对预算的事前、事中控制及事后分析的目的,有效减少了预算与实际执行情况的偏差。又如OA系统与会计核算和财务管理深度结合,充分利用信息化上线后强大的数据支持功能,生成记账凭证,直接为财务核算提供原始数据支持。

四、案例分析

A集团公司是一家大型的制药企业,拥有A股、H股上市公司,国内连锁门店、分店以及遍布各大商场的店中店三千余家,海外合资公司和门店98家,遍布17个国家和地区,产品行销40多个国家和地区。在北京大兴、丰台、通州、昌平,A集团公司建立了五个生产基地,集团共拥有药品、医院制剂、保健食品、食品、化妆品等1500余种产品,28个生产基地,83条现代化生产线。2014年,文化部授予A集团中医药文化(传统中药材炮制技艺)“国家级非物质文化遗产生产性保护示范基地”以及中医传统制剂方法(安宫牛黄丸制作工艺)“国家级非物质文化遗产代表性项目”;2015年,中国企业文化研究会授予A集团“全国企业文化建设示范基地”称号;2016年3月A集团荣膺第二届中国质量奖。

(一)具体实施步骤

为确保OA协同办公系统能够切实促进集团企业内部控制工作的落地,A集团主要从以下几个方面着手。

1. 梳理内部控制流程

A集团公司委托专业机构对现行的内部控制相关制度进行梳理,理清内部控制工作的主要管理内容、管理流程、主要控制点和权限指引等相关内容。

2. 明确建设重点内容

A集团成立专门的项目小组针对集团公司的业务特点和管理模式,最终确定将集团对子公司的业务审批和日常财务管理等作为系统建设重点内容。业务审批中主要包括电子商务、医疗机构、品种商标授权、新产品研发立项、媒体合作、设立零售终端、委托加工、互联网信息发布平台等内容的控制和管理;日常财务管理主要包括费用支出报销、固定资产和低值易耗品管理、预算管理以及重点产品统计信息等。

3. 启动项目,组织实施

首先,成立由集团公司副总经理担任领导的信息化工作领导小组以及项目小组。项目小组的成员主要由财务部、审计部、信息管理部、综合办公室等人员组成,具体负责制定项目预算,对产品进行调研、选型,确定所用产品和实施合作方,组织具体实施等工作。

其次,召开由集团公司领导参加的项目启动会。启动会上,信息化工作领导小组明确了项目的负责人,并对集团公司本部的各部门负责人、相关中层管理干部以及二级单位的有关领导进行宣传动员。

第三,项目组与系统实施方密切配合,对各部门的需求进行调研,形成双方认可的需求调研报告。在调研的基础上,实施方负责搭建系统环境、设置各类表单模板、建立业务流程、设置相关权限、对特殊需求进行二次开发以及编制操作手册。

最后,组织项目应用培训,使相关用户能掌握系统操作要点。

4. 系统上线试运行

系统搭建完成后,进行试运行。项目组对试运行中发现的问题及时进行修正,将出现的问题及解决方案详细记录,形成日常维护手册的重要内容。试运行期满,组织对OA协同办公系统的实施效果进行了分析,通过各个相关部门的共同商议提出了完善意见,并予以落实。

(二)A集团企业应用与实施OA协同办公系统的经验

一是加强对OA协同办公系统的宣讲力度。集团公司要利用多种手段,在不同场合积极进行宣讲。让集团子公司和母公司各个部门的相关工作人员充分认识到OA协同办公系统对集团内部控制能力的提高以及集团发展的重要性,并将OA协同办公系统的建设工作融入到集团的企业文化建设中去,营造良好的内部控制氛围,加强集团各个分公司、各个部门的参与和配合程度。

二是信息化建设是一把手工程,项目建设的成败取决于公司最高领导人的重视与支持程度。只有公司最高领导积极参与,才能有力地推进项目建设,确保系统的应用。领导的参与方式有多种,主要包括:项目启动会上进行宣讲动员、定期召开例会听取项目进展情况、上线后主动应用系统。只有这样,才能统一思想、调动各部门及下属各单位热情,促使各部门、各单位积极配合项目实施与应用。

三是系统建设中的需求调研与分析是一个十分重要的阶段。首先,在这个阶段应多花些时间,工作尽可能细致。这是因为如果系统按照调研中获取的不准确信息进行搭建,在上线后会出现很多错误,导致系统无法正常发挥作用。最后只能返工,影响整个项目的效率和进度。其次,访谈阶段,应制订详细计划,合理安排人员和时间。项目组应积极配合实施顾问协调被访谈对象,合理安排访谈时间。访谈后,要对访谈记录及时进行整理,对于未搞清事项要及时与被访谈者再次核实。第三,在调研时,实施顾问应多提一些开放性问题,调动访谈对象主动思维,起到集思广益的作用。如果一味按照固定的套路进行提问,容易造成调研不深入,无法真正弄清对方的需求。最后,调研结果要形成报告,由调研对象签字确认,避免出现双方误解。

调研阶段也是项目组与各需求部门进行业务探讨优化现有流程的流程再造过程。

四是系统上线后,对于应用中发现的问题要及时进行反馈和解决。尽管在调研阶段工作已非常细致,但系统设置与实际状况出现偏差的情况仍然无法绝对避免。这时就需要项目组与实施方积极配合,及时解决用户提出的问题,根据情况不断优化。只有这样,才能为使用者创造一个良好的体验环境,使用户感到信息化带来的便捷与效率,从而乐于使用OA系统处理日常工作。

五是抓住关键使用部门,特别是内部控制涵盖关键点的重点部门,强力推行系统的使用。由于固有的工作模式和思维定式,以及各部门和单位对OA系统的使用要求和使用频率不尽相同,故其对使用系统的积极性和熟练程度一定存在差异。这时需要关注那些使用频率高、系统带来的效率提升比较明显的关键部门,比如综合办公室、财务部。将这些部门的负责人纳入项目组,使其成为积极的参与者。上线后公司领导层应强力推进OA系统在这些关键部门的应用,形成以点带面的局面,进一步营造公司全员使用OA系统的良好氛围。

六是系统的试运行期不应太长,在保证质量的前提下,尽快正式上线。通常试运行不应超过2个月,试运行结束后,相关业务流程立即切换到线上。否则,长时间线上线下双轨并行容易造成应用上的混乱,对用户造成不必要的疑惑。

七是相关制度建设要跟上。及时制定针对OA系统的使用、维护、管理的相关制度,经过试用期的磨合后,根据实际情况加以修订,建立和完善相关的奖惩机制和监督机制。该管理制度在正式上线后应立即颁布施行,从而为系统的应用提供制度保障。

(三)OA协同办公系统实施效果分析

A集团公司通过将OA协同办公系统落实到集团的内部控制工作中,内部控制工作的效率和效果得到了显著的提高。一方面,通过OA协同办公系统的使用有效地改变了A集团过去传统的效率低下的内控管理模式,使企业内部控制制度的组织机构、控制方式、控制范围、控制程序、控制关系等都发生了较大变化,具有创新性的突破,有效的杜绝了过去存在的先斩后奏、越级审批、人为拖延的情况,保证了内部控制工作的按流程执行和运作;另一方面,间接提高了集团的经济效益。OA协助办公系统的上线,提高了办事效率,内控制度落地有效降低了集团的经营风险,提高了企业财务管理能力。

五、结语

总之,OA协同办公系统的应用和实施对于集团企业内部控制工作效率和效果的提高有着一定的促进作用,而且处在信息时代的今天,集团企业内部控制工作实现信息化是现代社会的必然要求和集团企业发展的必然需求。尽管由于种种主客观因素,使集团企业在利用OA协同办公系统来提高内部控制绩效时依旧存在这样那样的问题,但企业管理者根据集团企业的实际运行情况和战略目标利用OA协同办公系统落实集团企业内部控制和流程管理,不失为一种有益的实践。本文仅是对集团企业利用OA协同办公系统落实集团企业内部控制和流程管理的探索性分析,笔者将在今后的实践工作中做进一步的研究和努力。

参考文献

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