体系文件修订审查管理

体系文件修订审查管理（精选8篇）

体系文件修订审查管理 第1篇

山西黎城粉末冶金有限责任公司

安全生产标准化体系文件修订格式

为规范山西黎城粉末冶金有限责任公司安全生产标准化体系文件的修订工作，使体系文件格式进一步规范化，特要求按照下列格式进行修订：

1.目的

编制目的时要简明扼要，不得存在拖拉现象

2.适用范围

例如：本制度适用于山西黎城粉末冶金有限责任公司所属各分公司的安全生产责任制制定和管理。

3.术语和定义

存在单一术语和定义时不加数字码，存在多项术语和定义按照1、2的顺序进行排列

4.职

责

在编制职责时按照小序号编写的顺序进行如： 3.1 3.2

...............5.工作内容及要求

在编制工作内容及要求时按照小序号编写的顺序进行如： 4.1（此项做为内容的小分项标题）4.1.1 4.2 4.2.1

6.相关文件

指的是与该制度所涉及的其他相关制度

7.相关记录

指的是与该制度所涉及的相关性记录

修订事项及要求：

1、修订时将原体系文件中公司没有的部门进行归口，如安全技术部等部门；

2、修订时将能够做到的进行编制，不能够做到的不要编写，要实事求是；

3、对于不涉及的内容不要进行编写；

4、将各部门进行明确，不要存含糊不清的现象；如验收部门，要具体说明是那几个部门；

5、带有图表不能只说见图表，却见不到图表；

6、按评分办法中进行编写，不涉及的制度不要进行编写；

7、职责分工修订时，是哪个部门就是哪个部门，不能含糊其词；如检查部门、检查频率不能发生冲突；

8、对所涉及各数据要仔细考虑，不要随心所欲； 范

例：

1、目的

为了全面加强安全生产管理，根据《安全生产法》等法律法规的规定和要求，特制定本制度。

2、范

围

本制度适用于山西黎城粉末冶金有限责任公司所属各分公司安全生产管理机构的设置与人员的任命。

3、术

语

安全生产管理机构：通过进行有关决策、计划、组织和控制等活动，实现生产过程中人与机器设备、物料、环境的和谐，从而达到安全生产目标的机构。

4、职

责

4.1矿山依法设置安全生产管理机构，公司经理负责各分公司安全生产管理机构人员的审批及其他人员的任命。

4.2安全生产管理者代表负责安全生产管理机构人员的拟定、及拟任命人员的审核。4.3分公司安全生产委员会（安全生产领导小组）负责统一领导本公司的安全生产工作，研究决策本公司安全生产重大问题，审查安全工作进展和确定方案，协调解决存在的安全问题。

4.4安全科具体负责本公司的安全生产管理工作，及对拟任命人员的审查。4.5相关部门负责拟任命人员的推荐。

4.6综合办、安全科负责安全生产委员会成员和任命人员的培训。

5、工作内容及要求

5.1安全生产管理机构

5.1.1矿山依法设置安全生产管理机构。5.1.1.1原则如下：

1）符合性原则：是指安全生产管理机构的设置要符合法律法规的规定和规章的要求。2）充分性原则：是指安全生产管理机构应覆盖每一个部门（单位）、每一级组织和每一项业务。

3）可行性原则：是指安全生产管理机构的设置要符合矿山自身特点，并结合矿山安全标准化管理实际，做到切实可行。

4）从严性原则：是指安全生产管理机构的设置要依据矿山生产特点，属高危行业。5.1.1.2矿山设立安安全生产委员会（安全生产领导小组）为全矿的安全生产管理机构，矿山安全生产第一责任人经理任主任，副经理为副主任，各部门（单位）第一责任人及员工代表和职业卫生管理人员为安全生产委员会委员。安全科为分公司安全生产委员会常设办公机构。

5.1.2经理对拟定的安全生产委员会成员进行审批，并以文件形式下文到各部门（单位）。5.1.3安全生产委员会（安全生产领导小组）统一领导本公司的安全生产工作，研究决策矿山安全生产重大问题，具体职责如下：

1）认真贯彻执行安全生产法律法规、规章，在本公司牢固树立“安全第一、预防为主、综合治理”的思想。

2）统一领导本公司的安全生产工作，研究决策本公司安全生产重大问题，如安全生产方针和目标、安全生产工作计划、安全生产经费、考核方案和重大隐患问题等，积极改善员工劳动条件，搞好安全生产系统管理。

3）确定、季度安全生产工作重点，组织安全标准化系统的贯彻实施，及开展安全检查和各种安全活动。

4）指导本公司的安全工作。

5）搞好安全生产工作总结，评选安全生产先进单位、个人，总结推广安全生产先进经验，表彰和奖励安全生产先进典型。

6）负责对伤亡事故的调查处理。事故结案后，研究决定对责任人的处理意见。7）定期召开安全生产会议，总结安全生产工作情况，分析和掌握安全生产动态，查找安全工作存在的问题，布置安全生产工作。

（一）建立、健全本单位安全生产责任制；

（二）组织制定本单位安全生产规章制度和操作规程；

（三）保证本单位安全生产投入的有效实施；

（四）督促、检查本单位的安全生产工作，及时消除生产安全事故隐患；

（五）组织制定并实施本单位的生产安全事故应急救援预案；

（六）及时、如实报告生产安全事故。

5.1.4经理或委托安全科定期组织召开安全生产会议。5.1.4.1安全生产会议人员要求如下：

1）安全生产委员会（安全生产领导小组）成员原则上都应准时参加，如有特殊情况，向经理请假。

2）负责向部门（单位）传达安全生产会议精神，并认真执行安全生产会议决定。5.1.4.1安全生产会议频率要求如下：

1）安全生产委员会（安全生产领导小组）每月召开一次安全生产会议，总结本月的安全生产工作情况，分析和掌握安全生产动态，查找安全工作存在的问题，布置下月的安全生产工作。

2）安全生产委员会（安全生产领导小组）每季度末召开一次季度安全生产会议，总结本季度的安全生产工作经验，分析和掌握安全生产动态，查找安全工作存在的问题，布置下季度的安全生产工作。

3）安全生产委员会年终召开安全生产会议，总结全年的安全生产工作经验，分析和掌握安全生产动态，查找安全工作存在的问题，制定次年的安全生产计划。

4）如果出现特殊情况，应及时召开安全生产会议。5.1.4.2安全生产会议记录要求如下：

1）每次召开安全生产会议必须有记录，并由专人负责记录，记录要有时间、地点、参加人员的签字、会议内容等。

2）对安全生产会议中研究决策的安全生产重大问题等重要内容不准漏记或错记。3）安全生产会议形成的纪要经经理签发，以文件形式下发到各部门（单位）。4）安全生产会议记录存安全科，年终结束时，进行汇总，并装订成册，长期保存。5.1.5各部门（单位）在安全生产委员会统一领导下，发挥本部门（单位）的职能，履行其安全职责，共同完成本部门（单位）安全生产工作，形成安全生产工作“齐抓共管”的局面。

5.1.6安全科作为安全生产委员会常设办公机构，具体实施矿山的安全管理工作。5.1.6.1矿山安全管理人员必须具备一定的安全生产专业知识和实际工作经验，熟悉矿山生产工艺、设备及人员情况，具备相应的能力，并接受安全管理人员培训，取得安全管理人员资格证书。

5.1.6.2安全管理人员的稳定措施：

1）矿山应加强安全管理人员队伍建设，确保安全管理人员队伍的稳定性。

2）矿山每年应对安全管理人员的流动情况进行统计调查，了解安全管理人员流动原因，应采取措施避免因责、权、利不对等导致安全管理人员流失。

3）矿山的安全主要负责人和专职安全管理人员的流动控制在一定范围内，要保持机构和人员相对稳定。

4）矿山安全管理人员的待遇，原则上不得低于同级别、同职务其他岗位管理人员的待遇。

5.1.7综合办对安全生产委员会成员进行安全管理培训，使其具备必要的安全知识和能力。安全生产委员会成员也可进行外部培训。

5.1.8安全科通过下发文件、宣传栏、培训等方式，确保全体员工了解安全生产委员会组织机构、成员构成及其主要职责。

5.2人员任命

5.2.1安全管理者代表任命

5.2.1.1经理指定矿山分管生产、安全的副经理为矿山的安全管理者代表，代表经理专门负责矿山安全标准化工作，以确保矿山安全标准化系统的建立、实施、保持及持续改进。

5.2.2员工代表

员工代表由工会组织选举产生，报矿山，由分公司经理签发任命书。5.2.3特殊人员任命

5.2.3.1相关部门（单位）推荐安全负责人、安全管理人员、消防负责人、安全检查人员、职业卫生管理人员、应急救援人员、事故调查员、外部联系负责人、内部沟通负责人、风险评价人员、内部评价人员（自评员）等的拟任命人员，报安全科。

5.2.3.2安全科对相关部门（单位）上报拟任命人员进行汇总、审查、调整，初步形成拟任命人员名单，报公司安全生产管理者代表。

5.2.3.3安全生产管理者代表对拟任命人员名单进行审核，并提交矿山行政办公会讨论。5.2.3.4经理组织矿山安全生产委员会评审；评审通过后，经理批准，并签发书面任命书；接受任命的人员同时签字。

5.2.3.4.1应依据风险任命员工代表，并且其比率不少于1：50。5.2.3.4.2员工代表的职责应明确，并在工作场所展示。

5.2.3.5综合办对任命人员进行《金属非金属矿山安全标准化规范》，安全生产管理，安全标准化系统评价、危险源辩识与风险评价，安全生产岗位职责，事故、事件调查技能培训。

5.3记录

本制度产生的记录由安全科保存；保存期三年。

6、相关文件

《XXXX安全教育培训制度》

体系文件修订审查管理 第2篇

关于印发《石家庄市园林绿化工程施工图设计文件审查管理若干规定》的通知

石园〔2007〕140号

各县（市）、区建设局（城管局、公用局），二环路管理处，滹沱河开发整治办公室，裕华区土地城建开发中心，局属各单位、机关各处室，各建设单位、勘察设计单位、招标代理机构、监理单位：

为贯彻实施《河北省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理实施办法》（冀建法[2004]562号），现将《石家庄市园林绿化工程施工图设计文件审查管理若干规定》印发给你们，望认真贯彻落实。

二OO七年九月五日

石家庄市园林绿化工程施工图设计文件审查管理若干规定

第一条 为贯彻实施河北省建设厅《关于加强市政基础设施工程施工图审查工作的通知》精神，加强本市园林绿化工程施工图设计文件审查的管理，根据《河北省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理实施办法》（冀建法[2004]562号），结合本市实际情况，制定本规定。

第二条 凡在本市行政区域内从事园林绿化工程施工图设计文件审查和实施监督管理的，必须遵守本规定。

第三条 本规定所称的施工图设计文件审查，是指施工图审查机构（以下简称审查机构），按照有关法律、法规对施工图涉及公共利益、公众安全和工程建设强制性标准的内容进行审查。

第四条 市园林绿化行政主管部门负责本市园林绿化工程施工图设计文件审查的监管、备案工作。

各县（市）园林绿化（建设）行政主管部门负责对本区域内的施工图审查工作实施日常监督管理。

建设单位应当将施工图送审查机构审查。建设单位可以自主选择审查机构，但是审查机构不得与所审查项目的建设单位、勘察设计企业有隶属关系或者其他利害关系。

本市属于财政或世行投资的园林绿化工程的施工图审查机构需经园林绿化行政主管部门确认。

第五条 施工图审查机构必须取得河北省建设厅《河北省施工图设计文件审查机构认定证书》后方可开展相应等级的施工图审查业务。

第六条 建设单位应当向审查机构提供下列资料：

（一）作为勘察、设计依据的政府有关部门的批准文件及附件；

（二）全套施工图。

第七条 施工图审查的主要内容：

(一)设计单位和设计人员承揽任务是否符合国家规定的从业资质要求；(二)工程勘察或工程设计合同是否符合法规要求及履行情况；(三)是否满足方案设计和初步设计批准文件的要求；

(四)园林建筑的稳定性、安全性审查，包括地基基础和主体结构体系是否安全、可靠；(五)是否符合公园绿地设计规范，植物配置是否合理，水体、植物的安全性；(六)是否符合规划、消防、节能、环保、抗震、卫生、人防等国家现行的强制性标准、规范；

(七)施工图是否达到国家规定的编制深度要求；(八)是否损害公众利益。

第八条 施工图实行“审管分离”制。

审查机构对施工图进行审查后，应当根据下列情况分别作出处理：

（一）审查合格的，审查机构应当向建设单位出具审查合格书，并将经审查机构盖章的全套施工图交还建设单位。属于市区范围内的园林绿化建设项目，审查机构在向建设单位出具施工图审查合格书5个工作日内，应当将施工图审查合格书、审查报告和委托审查协议报市园林绿化行政主管部门备案。市园林绿化行政主管部门收到备案资料后，应当向审查机构出具备案登记表和回执。

各县（市）园林绿化工程报所在地园林绿化（建设）行政主管部门备案。

（二）审查不合格的，审查机构应当将施工图退建设单位并书面说明不合格原因。施工图退建设单位后，建设单位应当要求原勘察设计单位进行修改，并将修改后的施工图报原审查机构审查。

第九条 施工图一经审查合格，不得擅自进行修改。如遇特殊情况需要进行涉及第七条规定的审查内容的修改时，必须重新委托审查机构审查合格后再批准实施。

第十条 凡应当审查而未经审查或者审查不合格的施工图项目，不得进行工程施工招投标，不得发放施工许可证，施工图也不得交付施工。

第十一条 园林绿化工程在招投标、施工、监理、质量监督和竣工验收时，有关部门均应以审查批准的施工图为依据。

第十二条 审查机构出具的施工图审查文件使用河北省建设厅统一印制的文书；审查机构收费应当严格按照物价和财税有关规定，不得收取或变相收取规定以外的任何费用。

第十三条 审查机构接受建设单位的委托，对施工图设计文件涉及安全和强制性标准执行情况进行技术审查。审查机构应当对审查的图纸质量负相应的审查责任，但不代替勘察设计单位承担勘察设计质量责任。施工图审查后按图施工，因勘察设计原因发生工程质量问题的，审查机构承担审查失察的责任；施工图经审查合格后，仍有违反法律、法规和工程建设强制性标准的问题，造成建设单位损失的，审查机构依法承担相应的赔偿责任，并按国家有关规定进行处罚。

第十四条 审查机构应当建立、健全内部管理制度。施工图审查应当有经各专业审查人员签字的审查记录。审查记录、审查合格书等有关资料应当归档保存。

第十五条 建设单位或设计单位对审查报告产生重大分歧时，可以向园林绿化行政主管部门提出复审要求，园林绿化行政主管部门可以组织专家进行复审，并提出复审意见。

第十六条 市、县（市）园林绿化（建设）行政主管部门应当加强对审查机构的监督管理，定期或不定期对审查机构进行抽查，建立不良记录档案；应当及时受理对施工图审查工作中违法、违规行为的检举、控告和投诉，并依据有关法规规定，对建设工程参与各方的违法、违规行为进行处罚。

第十七条 市、县（市）园林绿化（建设）行政主管部门工作人员在施工图审查监督工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，依法给予行政处分。

第十八条 本规定由市园林局负责解释。

体系文件修订审查管理 第3篇

1 施工图设计文件审查备案工作

施工图设计文件审查备案工作依据的政策性文件是建设部《房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理办法》《中华人民共和国建设部令第134号》(以下简称“建设部134号令”)与山西省《<房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理办法>实施细则》(晋建科字[2005]416号)文件(以下简称“实施细则”)。

这两个规范性的文件在审查范围和内容、监督管理、审查资格、备案程序、审查行为和不良行为、惩罚机制六个方面,对施工图设计文件审查备案工作做出了明确的规定。

1)审查范围方面,规定了房屋建筑工程和市政基础设施工程施工图设计文件均应进行审查和备案登记。审查内容方面,规定了施工图审查机构按照有关法律、法规、对施工图涉及公共利益、公共安全和工程建设强制性标准的内容进行的审查。

2)监督管理方面,规定了由市级建设行政主管部门负责本行政区域内的施工图审查日常监督管理工作。监督管理包括对图审公司机构资格条件、审查行为管理和施工图审查质量三个方面。

3)审查资格方面,规定了一类、二类审查机构应当具备的资金、人员情况以及承接的业务范围。

4)备案程序方面规定了审查机构应当在出具《审查合格书》之日起5个工作日内,将审查情况报市级建设行政主管部门进行告知性备案以及备案所需资料。

5)审查行为和不良行为方面,实施细则规定了对施工图审查机构、审查人员的审查程序、不良行为内容。审查机构规定了11项不良行为。在日常的备案管理工作中发现审查机构容易犯的错误有以下几项:a.未按规定备案,施工图审查机构未按规定备案就把合格书发放给建设单位。b.未按建筑节能设计标准进行审查,这个问题在后面将专门提到;施工图审查人员规定了10项不良行为,审查人员容易犯错误的有1项,未按规定签字盖章的,包括合格书及审查意见审查回复等均应当按照规定格式由专家本人签字,在备案管理工作中存在代签的现象。

6)复查、惩罚机制。规定了施工图审查结构存在争议的复查程序、施工图审查机构和国家机关工作人员违反法律法规进行的处罚具体措施。规定了施工图审查机构对施工图审查工作负责,承担审查责任。审查机构出具虚假合格书将由省建设主管部门撤销对审查机构的认定,对审查人员、国家机关工作人员的责任也做出了明确的规定。

2 施工图审查机构的动态管理

施工图审查机构的动态管理的依据是省住建厅下发的《施工图审查机构考核办法》,规定了山西省内施工图审查机构考核管理百分制评分标准。考核内容包括审查机构资格条件、审查行为管理和施工图审查质量等三个方面。下面重点谈谈在图审机构动态管理工作中,所发现的图审机构容易出错的地方。

1)审查机构资格条件分为办公场所、组织机构及规章制定、审查人员、档案管理、信息化管理5个方面进行考核。在实际工作中,前四个方面图审公司普遍都能做的比较好,关键是第五个内容信息化管理,考核内容是正确规范使用“山西省施工图审查管理系统”,山西省施工图审查管理系统现在执行的流程是图审公司上报合格、市级住建局开通合格书、省审核办审核通过、市级住建局备案后点击已备案。未经市级住建局备案就发放的合格书必然没有进入山西省施工图审查管理系统或者进入了未走完流程。这点我们针对未经备案就给建设单位发放图审合格书的图审公司处理得比较严厉,在考核时对未正确使用系统的图审公司按照规定进行扣分处理。情节严重的,将按照考核办法第八条第四项规定,视为出具虚假合格书,考核等级不合格。

2)审查行为管理分审查收费、审查业务承接、审查流程、审查时限、审查质量考核、信息报送、信息公示7个方面进行考核。在日常工作中,审查流程中规定的这两项内容图审公司容易出错,一是对设计中采用的新技术、新工艺、新材料按规定应进行试验、论证、审定,二是对设计院的修改图纸和回复意见进行复审,全套图纸加盖审查专用章。

在新技术、新工艺、新材料应用方面,比如某大型开发项目,采用了挤塑复合板A级材料,审查意见提出此材料是否有合格证,设计单位回复有,图审公司就通过了审查。实际情况是建设单位找的厂家提供的检测报告,根本没有对这个材料的整体评价,有外面两层材料A级的材料报告,有里面挤塑板的B1级报告,这两种材料粘贴到一起就叫挤塑复合A级板,这个复合材料没有整体评价,没有耐火、耐久、粘结性、比重等等物理力学评价报告。没有整体性能评价的材料是不符合规范要求的。第一次审查记录表中明确规定“设计中采用没有国家技术标准的新技术、新工艺、新材料。”如果采用了新型材料、新技术、新工艺,审查人员必须对这种材料的国家标准、规范、行业标准、检测报告、样品进行详细的了解,确认没有问题方可通过审查。

在对设计院的修改图纸和回复意见进行复审,全套图纸加盖审查专用章方面,按照规定,返回建设单位的资料应包括合格书、审查意见、审查意见回复、建筑节能审查表、备案表、经图审公司盖章的全套图纸及设计变更。在某中心项目审查完毕后,图审公司给建设单位的资料就没有审查意见回复,审查意见回复等同于设计变更,没有回复必然造成施工误差;图审公司给建设单位盖章的图纸也只有一套,建设单位用于办理节能设计认定书的图纸仍然是未经修改的图纸;另外在审查意见回复中把楼梯间的保温挤塑板已做了变动,但是设计变更中楼梯间仍然是挤塑板,图审单位仍然在这个变更上给盖章。

3)施工图审查质量分为审查内容、问题处理、发现安全隐患能力、错审情况、漏审情况、审查意见6个方面。这部分内容各审图机构做的比较好,在工作中发现存在问题是审查内容、问题处理两个方面。

审查考核内容中规定应按规定的内容进行审查,并提到要符合太阳能光热与建筑一体化设计强制要求,某中心项目经过图审公司审查通过,设计回复明确答复此工程不做可再生能源应用设计,图审公司在回复意见上盖章通过,然而在居住建筑节能设计备案表上又填写可再生能源应用方式为太阳能一体化应用。另外考核内容中规定对建筑节能设计进行专项审查,审查内容有错误、遗漏的要扣分。某中心项目由南方某设计院进行设计,外墙采用了40 mm厚玻化微珠保温砂浆,计算书采用权衡判断法,是用软件计算的,到了最后一页突然标注耗热量指标数字低于参照建筑。选用的参照建筑各项指标都低于此建筑,未采取任何措施,此建筑耗热量指标低于参照建筑就没有依据,这个计算书图审公司没有认真审查就通过了,这就是未按建筑节能设计进行专项审查。经备案管理机构提出有问题后,设计单位修改了计算书,外墙改为80 mm厚玻化微珠,经过图审公司重新审查通过。

某广场项目属于大型公建,勘察单位为乙级资质,不具备承揽改项目的资质,但是第一次审查记录中图审公司在“超越资质等级、范围承接业务”项填写的是无,而且通过了审查。像这样的未按照规定内容进行审查的问题就非常严重,如果工程一旦出现质量安全事故,首先肯定是从设计查起,图审公司也有责任。

在某些问题处理方面存在处理不当的现象。考核办法规定对设计院的修改图纸和回复意见进行复审,复审有关问题应闭合。在某中心项目,经审查后,设计变更就多达十几份,而且设计变更对于楼梯间的保温材料还是按照原图纸写的是xps板,但是设计回复意见已经更改为玻化微珠保温砂浆,变更上图审公司仍然给盖章通过。这样造成的结果很乱,设计人员因为变更晕头转向,审查人员因为变更需要来回翻图纸,也是乱无头绪,很容易造成设计及审查错误。这样的设计变更太多的情况下,图审公司应该要求设计单位修改替换图纸,而不是出很多的设计变更。

参考文献

[1]DBJ04-241-2006,公共建筑节能设计标准[S].

关于电子文件管理标准体系的思考 第4篇

建立科学、合理的电子文件管理标准体系，既是对电子文件实行有效管理的前提，也是目前电子文件管理研究面临的一个重大挑战。近年来，人们普遍认识到，电子文件管理标准是确保电子文件管理目标得以实现的有效途径，相应标准的制定在国内国际都得到了一定的重视。

一、电子文件管理标准体系构建的理论基础

1、英国国际数字保管中心电子文件生命周期模型

电子文件标准体系的设计必须要有理论基础，其中文件生命周期模型在文件、档案领域历来是理论研究的基石。2008年，《国际数字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)发布了英国国际数字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的电子文件生命周期最新模型，该模型在国际标准《ISO 14721：2002开放档案信息系统参考模型(OAIS)》的总体框架下，根据电子文件的自身特点，建立了电子文件生命周期模型，见图1。

该模型将电子文件生命周期流程分为两个层次：电子文件核心流程层和特定流程层。核心流程层指贯穿电子文件整个生命周期的流程，即电子文件的整个生命周期都需要进行的流程活动。核心流程层用封闭圆圈表示，围绕着中心的电子文件从外至内依次为：“电子文件管理和保存”、“电子文件标准规范控制”、“电子文件长期保存计划”、“电子文件管理元数据”。这四个圈针对任何类型的电子文件，是共性流程，亦即它们是贯穿整个电子文件生命周期的。

特定流程层指仅在电子文件生命周期的某个阶段涉及到的职能活动，这些职能活动在整个电子文件生命周期中有先后顺序，所以也被称为顺序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程层用模型外层的箭头围绕成圈表示，包括文件的“创建与接收”、“鉴定与选择”、“销毁”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用与再使用”、“迁移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根据不同类型电子文件生命周期的特殊性而有所变化。

该电子文件生命周期模型不同于传统文件生命周期模型的单层一维架构，分为了核心流程层和特定流程层两个层次，其中，核心流程层相对稳定，特定流程层相对灵活，既能兼顾电子文件生命周期的共性流程，又能兼顾电子文件生命周期的特定流程，为电子文件管理标准体系的构建提供了基本依据。

2、中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程

根据国际电子文件生命周期模型，结合我国电子文件管理实践，具有中国特色的电子文件生命周期核心流程与特定流程，可以设计如下：

第一，核心流程层：

(1)管理范围，是指明确电子文件在其整个生命周期所要涉及的范围；

(2)管理原则，是指制定电子文件在其整个生命周期中涉及的管理原则；

(3)逻辑文件与物理文件元数据需求，是指根据电子文件管理元数据标准捕获电子文件的管理元数据、描述元数据、技术元数据和长期保存元数据，以确保对电子文件的长期控制。

(4)保管与长期保存需求，是指在整个生命周期内电子文件的管理需求与长期保存需求，具体是指为电子文件在其整个生命周期中制定保存需求与长期保存计划，例如电子文件的鉴定需求与计划、移交需求与计划、迁移需求与计划等。

很显然，以上这些都是贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，没有这些贯穿电子文件整个生命周期的职能活动，电子文件就无法实施具体的管理。

第二，特定流程层：

(1)概念计划阶段，主要是制定电子文件的创建计划，包括捕获方法和存储方法；

(2)创建阶段，主要是电子文件的捕获、鉴定与选择、分类、著录及电子文件的归档移交；

(3)保存阶段，主要是电子文件的接收、再次鉴定、存储、迁移及更新。该阶段应采取措施确保电子文件的真实、可靠、完整和可用，进而确保电子文件的凭证性和长期保存。

(4)利用阶段，主要是电子文件的检索利用即利用权限控制与使用。该阶段可以采用利用控制和验证电子文件真实性的方法，确保电子文件可以被特定对象利用或再使用。

(5)销毁阶段，主要是销毁不需要长期保存的电子文件。为确保电子文件的安全销毁，销毁必须遵循相应的法规、政策和指南。

以上电子文件生命周期的各个阶段是电子文件管理期间必然要涉及的阶段，各个阶段中的各项具体职能活动，是电子文件生命周期中的特定活动，具有顺序性和阶段性。

根据以上对我国电子文件管理生命周期模型核心流程层及特定流程层的设计，我们就可以形成具有中国特色的电子文件生命周期模型，见图2。

对应我国电子文件生命周期模型的核心流程，我们可以建立起贯穿电子文件整个生命周期的全程类标准体系；对应其特定流程——即概念计划与设计阶段、创建阶段、保存阶段、利用阶段和销毁阶段，我们可以建立起相对于电子文件生命周期相应阶段的四个标准子体系，并且根据电子文件具体的职能活动，一方面通过调研归纳出相关标准，另一方面通过功能需求分析演绎出相关标准，形成一系列标准规范，最终形成我国电子文件管理标准体系。

二、我国电子文件管理标准体系的构建

1、电子文件管理标准体系框架

根据上述电子文件生命周期模型，我国电子文件管理标准体系框架的构建需包括：

(1)电子文件管理全程类标准：包括电子文件管理原则标准、电子文件管理范围标准、电子文件元数据需求标准、电子文件管理需求标准、电子文件保存需求标准。

(2)电子文件管理阶段类标准：包括电子文件管理概念计划与设计阶段的标准、电子文件管理创建阶段的标准、电子文件管理保存阶段的标准、电子文件管理利用阶段的标准、电子文件管理销毁阶段的标准。

其中，我国电子文件管理标准体系框架与电子文件生命周期模型的对应见图3。

2、电子文件管理标准体系

根据以上电子文件管理标准体系框架，进一步展开细化，就可以构建出更为全面详尽的电子文件管理标准体系。

(1)电子文件管理全程类标准体系

电子文件管理原则标准子体系，包括通用电子文件管理原则标准和专门电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理原则标准。

电子文件管理范围标准子体系，包括通用电子文件管理范围标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理范围标准。

电子文件元数据需求标准子体系，包括通用电子文件管理元数据需求标准和专用电子文件(如CAD电子文件、卫星地图文件、电子邮件等)管理元数据需求标准。

电子文件保存需求标准子体系，具体指电子文件长久保存标准，包括通用格式电子文件长久保存标准和专门格式电子文件(如图像文件、视频电子文件、多媒体电子文件等)长久保存标准。

电子文件管理需求标准子体系，具体指基础保障类标准，包括电子文件管理术语标准、电子文件管理评估标准、电子文件安全管理标准、电子文件鉴定、移交与迁移标准等。

(2)电子文件管理阶段类标准体系

电子文件概念计划与设计阶段标准子体系，包括电子文件管理系统及其文件管理需求、电子文件分类方案、电子文件保管期限表、电子文件命名规范等标准。

电子文件创建阶段标准子体系，包括电子文件登记标准、电子文件捕获标准、电子文件整理规范、电子文件著录规则、电子文件真实性保障标准及其他标准规范。其中电子文件著录规则又可细化为数据值标准规范、数据内容标准规范、数据结构标准规范(又可分为目录数据库、全文数据库和多媒体数据库)。

电子文件保存阶段标准子体系，包括电子文件再次鉴定标准、电子文件移交归档标准、电子文件转换标准、电子文件更新标准、电子文件存储标准及其他标准。

电子文件利用阶段标准子体系，包括电子文件检索标准、电子文件存取标准、电子文件使用标准及其他标准(如电子文件利用权限、电子文件的密级管理等标准)。

电子文件销毁阶段标准子体系。包括电子文件处置标准、电子文件销毁权限等标准。

体系文件修订审查管理 第5篇

国家认监委发布的《质量管理体系认证规则》( 以下简称《规则》) 自2014 年7 月1 日正式实施以来,得到了广泛应用,对规范质量管理体系认证活动,加强认证行政监管工作,提高认证质量,起到了积极的作用。2015 年,国际标准ISO/IEC 17021-1、ISO 9001 相继换版,新版标准的内容与旧版标准相比,发生了很大的变化,对质量管理体系认证活动的认证程序和认证要求都提出了新的要求。为与相关标准规定相协调,并在总结实践经验的基础上对《规则》进一步完善,提高《规则》的应用效果,国家认监委认可监管部于2015 年下半年启动了《规则》修订工作。目前,已形成了征求意见稿,正在组织相关单位征求意见。预计,新版《规则》将于2016 年上半年发布实施。

机构电子文件管理能力体系的构建 第6篇

摘要：本文在分析电子文件管理工作的主要职能和关键活动的基础上，提出基于职能域的组织管理电子文件的能力体系结构，并重点从组织运作、文件管控、技术实现和信息服务四个维度阐述电子文件管理能力的通用要求，为机构培育和提升电子文件管理的能力提供思路。

关键词：电子文件职能域组织运作文件管控技术实现信息服务

Abstract：On the basis of major functions and critical analysis of electronic records management activities， this paper proposed the capacitys sys？ tem architecture of electronic records management based on the functional domain and described the general requirements from four dimensions such as capacity of organizations operation， capacity of re？ cordskeeping， capacity of ITS realization and capac？ ity of Information services.The purpose is to provide ideas and methods for the organization while im？ provingits ability of electronic records management.

Keywords： Electronic records；Functional do？ main；Organization operation；Recordskeeping；Technology realization；Information service

社会信息化的普及形成了大量的数字资源，其中最具业务证据属性和文化传承价值的电子文件受到国家和社会各界的高度重视。目前，美国、英国、加拿大、澳大利亚和中国等国家已经将电子文件管理上升到国家战略高度进行部署、实施和治理。[1]美国国家档案局与文件署（NARA）建立了百人以上的、专门开展电子文件管理工作的部门，[2]任命电子文件首席执行官并由其统一指挥，负责制定联邦政府电子文件管理政策与制度，引导和推动联邦政府电子政务活动中形成的电子文件的系统化管理工作。中国于2011年，建立了跨十个部委的电子文件管理部际联席会议制度，设立了电子文件管理工作协调办公室，并先后组织、制定和发布了《电子文件管理暂行办法》《电子文件管理标准体系框架》《电子文件管理系统的通用功能要求》《电子文件系统测试规范》等国家层面的规章制度和标准规范，在中央部委、中央企业和省市级地方档案局等多个单位开展电子文件管理（简称ERM）的试点工程，推动电子文件管理国家战略的实施。国家层面的政策、制度与标准的制定推动了电子文件管理工作的有序开展。然而，由于组织管理电子文件不仅需要克服技术上的障碍，而且需要培育管理人员的IT素养和专业技能，甚至需要跨越现有社会分工在体制机制上的组织边界和职能约束，来解决跨职能部门间甚至是跨机构间的资源整合和沟通协作的问题，这就要求机构内部具有跨部门的组织（简称ER？ MO）拥有管理电子文件的能力，负责开展电子文件管理工作。本文正是即基于这样的认识展开研究，即基于电子文件管理的职能域，提出四个维度的能力体系构建设想。

一、电子文件管理的职能域分析

ERMO的主体业务是围绕其管理对象即电子文件而展开的各项活动，需要借助网络技术环境中的管理信息系统来开展。首先，核心业务内容应始于电子文件的创建甚至是文件模板的设计阶段，贯穿于电子文件生命周期各个关键节点，如电子文件的审核、签发、流转、发布、归档、鉴定、使用、审计、保护和长期保存等，止于电子文件的销毁处置。[3]其次，电子文件产生于信息技术环境，管理人员对其实施科学管理无法离开网络技术环境。再次，需要跨越以往的部门甚至机构的边界进行资源的调度与配置、管理的沟通与协调，制度的制定与实施，政策的推进与落实，ERM文化氛围的建设与宣贯，以及电子文件管理质量的督察与审计等工作。最后，电子文件的数字形态及其IT环境依赖性等特征，使得档案的检索利用、编纂编研等业务工作发生变革，搜索引擎和数据挖掘将广为使用。由此，ERMO的工作可划分为管理运作、文件控制、技术实现和信息服务四大职能域，如图1所示。

这四大职能域因工作重心不同而相对独立，因业务协同而相互支撑。其中，管理运作职能域的工作重点是组织全局的运行控制，解决体制、机制、资金、设施、人员等问题；文件控制职能域则是围绕电子文件管理的业务活动而开展工作，解决电子文件生命周期全过程的凭证留存和归类处理等问题；信息服务职能域是围绕用户对文件使用的需求而开展的文件公开、查阅检索和基于文件背景和内容提供更细的内容服务等工作，解决基于文件的信息消费需求问题；技术实现职能域则是通过使用各种信息技术手段和工具，建立信息化工作平台，将管理运作、文件控制和信息服务的职能尽可能地通过信息系统的方式将其进行关联。

二、电子文件管理的环境要素分析

电子文件管理的需求源于社会、国家和机构内信息化环境的渐进式形成、应用系统的滚动式建设、电子文件数量的规模化增长和机构战略目标实现的知识化支撑。任何机构和组织开展ERM工作需要在国家ERM战略规划和法规政策的引导下，针对机构的信息化水平和运营目标，明确电子文件管理工作的战略定位，成立跨部门的电子文件管理工作组织（如ERMO）。通过宣传和渗透ERM的理论、思想和方法，在机构内部营造ERM文化氛围，逐步建立、健全和完善ERM的领导体制、组织架构、管理模式和运行机制，制定机构层面的ERM战略目标和工作规划，明确电子文件的价值定位和ERM工作的环境与条件，如图2中圆形虚线框定的区域。主要包括机构层面信息化环境、机构对ERM的战略定位、机构ERM领导体制和机构ERM文化的形成等。可以说，机构的信息生态环境为ERMO架构其核心能力与履行其职能提供了设施环境、资源对象、文化氛围和战略指导。

（一）机构信息化环境

机构信息化环境是指机构在信息技术基础设施建设情况、应用系统实施与使用范围、电子文件信息资源形成与留存等方面的基础软硬件和电子文件资源的状况，它是开展ERM的基础支撑条件和制约条件，机构的ERM战略规划、行动部署等都要以机构信息化环境和水平为基准。因此ERMO开展ERM工作应针对机构的信息化发展战略和应用现状制定切合实际的ERM模式和应用系统。

（二）机构ERM定位

机构ERM定位是ERM在机构全局业务中的战略地位，是反映机构对ERM工作的重视程度，是决定机构ERM业务开展和持续发展的重要前提和关键因素，它决定机构ERM文化建设、机构ERM领导体制形成和ERM专业业务能力体系的构建。ERM定位应明确电子文件在机构信息资源中的价值和特性，ERM工作的作用和意义，以及ERM组织与机构其他业务部门之间的协作关系。通常可以从电子文件资源定位、ERM工作定位、ERM主管领导重视程度等方面来反映机构ERM工作在机构层面的战略定位。

（三）机构ERM文化

机构ERM文化是机构及其人员在国家、行业ERM战略的指导下，依据机构内部信息化发展水平和信息资源管理战略，逐步形成对电子文件价值的判断和认识，以及开展ERM的思想、理念、行为和习惯，它体现了机构及其人员对电子文件价值的判断和认识，及其了解、支持或开展ERM工作的态度、行为和习惯。机构ERM文化与机构整体文化制度建设密切相关，应与相关的国家基本制度相吻合，反映机构及其人员的意识形态。ERM文化氛围的形成一方面取决于机构自上而下确立的ERM战略目标、工作规划、理念宣传和行动引导；另一方面取决于机构ERMO自下而上开展的ERM专业活动的业务能力、技术能力和信息服务能力。

（四）ERM领导体制

ERM领导体制是指机构在组织机构设置、领导隶属关系及其管理的责权划分等方面的体系、制度、方法、形式等总称，是机构建立在ERM的战略目标、指导思想、基本理念与管理规范等规定性之上的领导责任和权力结构，是机构内部其他相关部门与ERM部门、ERM领导者与被领导者之间发生作用的桥梁，对于机构ERM文化的形成和管理业务的开展具有重要促进作用。ERM领导体制在机构内部应形成相对独立的组织系统，负责ERM工作与其他相关工作的协同，并具有严格的制度规范以保证ERM领导活动的完整性、一致性、稳定性和连贯性。该组织系统应能够根据国家和行业ERM的战略思想与整体要求，引导和促进机构ERM文化的形成，明确电子文件资源的价值及其管理意义，开展决策指挥、资源部署、人员调度和监督检查等管理活动。

三、电子文件管理的能力体系结构

（一）组织运作能力

组织运作能力是指ERMO围绕ERM工作在宏观和中观层面所应具备的管理体系建设、制度规范落实和组织运行管理与控制的能力。它包括领导体制的形成、组织结构的架构、岗位职能的设置以及开展ERM工作所具备的公共资源的调度配置的能力；制度规范落实能力包括对国家、行业相关法规政策、标准规范的学习和理解能力，制定切合本单位开展ERM工作的管理制度、业务规范、工作程序和实施标准的能力，以及对制度规范的宣贯、执行和维护能力等；组织运行管理与控制能力包括组织运作机制的健全与完善能力，人员配置与管理能力，业务过程监管、控制、评估与改进能力等。具体可从组织部署、战略规划、战术安排、制度实现、人员配置、沟通协作、调度监管等方面进行能力体系的构建和培育。

（二）技术实现能力

技术实现能力是指ERMO借助技术手段为ERM工作的开展提供的IT系统实现能力和支撑组织基于网络计算机系统开展各项文件管理工作的专业技术能力，主要包括IT系统架构（方案设计、IT环境整合/变迁、风险控制、安全）、系统实现、数字仓储管理、运行维护、IT服务管理等方面的能力，是从电子文件赖以生存的信息化技术环境及其不断发展等角度为ERM工作的开展提供技术服务和质量保障。[4]具体可从信息化工具的提供、信息系统的实现、业务数据存储、系统运行维护、运行环境迁移、安全风险控制和IT服务管理等方面进行能力体系的构建和培育。

（三）文件控制能力

它是指机构及其人员围绕电子文件生命周期全过程开展ERM所应具备的专业业务能力，主要包括ERM框架设计、ERM业务开展，即围绕文件对象所开展的各项工作，例如文件销毁、文件统计、ERM业务治理改进等方面的能力。其中，文件管理业务工作的开展基于系统而开展，其覆盖系统中电子文件模型的构建、文件分类、文件鉴定、证据留存（整理）、文件处置、文件保存（迁移转换格式）、文件销毁、文件统计和文件管理监控与治理等方面的综合能力。具体可从文件鉴定、证据留存、文件分类、文件处置、文件保护、文件销毁、文件统计等多个方面进行能力体系的构建和培育。[5]

（四）信息服务能力

信息服务能力是指机构面向ERMO之外的人员（如机构内个人/部门、社会团体、社会公众），基于电子文件及其系统环境所提供的信息服务能力，主要包括电子文件的公开公布、检索利用、编纂编研、内容开发、知识服务等方面的能力，是从电子文件传播、使用和传承的需求角度保障ERM终极目标的实现。ERM信息服务能力是ERM核心能力的重要组成部分，反映了ERM水平和发展潜力，体现了ERMO所能提供的专业服务能力。具体可从电子文件信息的安全保密、公开公布、检索使用、交换共享、编纂编研、信息开发和知识展现等多个方面进行能力体系的构建和培育。

*本文为国家社会科学基金资助项目“云计算环境下电子文件的凭证性保障的原理与方法研究”（项目编号：15BTQ079）和“云数字档案馆风险评估指标体系研究”（项目编号：14BTQ062）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

[1][3]冯惠玲等.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社.2011.21-22.

[2]Paul M. Wester，中国人民大学第二届电子文件管理论坛发言.2011. 3.

[4]薛四新.云计算环境下电子文件管理的实现机理研究[M].上海：世界图书出版社.2012. 45-49.

希望修订“65号文件”部分规定 第7篇

一、近期国内三场特大火灾, 从现场提取的残余保温材料经检测燃烧性能均为B3级, 明显不符合外保温工程设计要求, 但即使这样的材料仍然能够顺利上墙, 这其中开发商唯利是图是一方面原因, 质检、监理和消防等部门同样负有不可推卸的责任, 许多在建项目存在多次分包、多家作业的混乱现象, 大量从事特殊工种的现场施工人员无证上岗, 由此导致施工过程中的隐患防不胜防, 国家相关部门应加强执法与监管作为, 不能让因监管不力导致的不合格产品流入市场, 从而殃及合格的产品。预防火灾的发生如只考虑保温材料燃烧性能, 而忽略监管存在的诸多问题, 那么即使是A级不燃材料, 同样也有可能对人民生命、财产安全产生重大威胁。

二、北京与沈阳大火不可否认存在伪劣保温材料上墙的问题, 但同时构造防火的缺失, 也是火灾迅速蔓延, 造成严重后果的原因之一。众所周知, 有机保温材料通过构造防火的措施, 来降低火焰的传播性、减少或者避免火灾的破坏力是完全可以实现的。特别是在当前国内无机保温系统现存技术问题尚未能全部解决之前, 通过构造防火措施来提高有机保温材料的防火安全性是解决当前防火困境的重要思路。但假使我们仅以材料防火的思路来进行外墙保温, 将会使我们外保温的整体技术发展陷入一个困境:凡是可燃烧的材料、保温效果好的材料, 都要从建筑市场退出去。此举势必会给我国节能减排工作造成严重的影响。

三、我们国家建筑保温市场巨大, 然而目前全国A级的保温材料的生产能力总量, 加起来还不够北京市的需求量。若无视目前我国现有的有机保温材料的生产能力, 转而采用A级不燃材料, 国内外保温建筑工程将不可避免地陷入停滞。特别是在国家大量地治理高能耗、高污染产业的情况下, 重新上一批能耗高、污染大的无机保温材料企业, 而且是全国要一起上几千家这样的企业, 会给我们国家的经济建设带来非常大的威胁。

四、从国际外保温建筑市场发展来看, 采用有机材料为主, 无机材料作为有效补充的做法仍然是目前国际外保温市场上的主流。无论德国还是美国, 在采取合理有效地防火构造措施的前提下, 有机保温材料是可以上墙大量使用的。反观国内, 如果我们将劣质材料上墙导致的火灾问题归结到对材料本身的否定。这种“因噎废食”的做法是否可取, 有待深思。

体系文件修订审查管理 第8篇

笔者认为，规范性文件备案审查需在规范性文件生效后方可进行，属于“事后监督”的范畴，人大常委会不宜“提前介入”。

其一，“提前介入”与备案审查的本意和法律的规定不符。全国人大常委会法工委编写的《监督法辅导讲座》第七讲“规范性文件的备案审查”中指出，“备案审查，指的是规范性文件在生效之后，要按法定期限报法定的机关备案，由接受备案的机关进行分类、存档，在规范性文件的有效期间，依法对其监督审查的活动”。可见，备案审查是在规范性文件生效之后开始的，属于“事后监督”。而且立法法第五章第八十九条规定，“行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章应当在公布后的三十日内依照下列规定报有关机关备案”。监督法第二十九条也明确规定，“县级以上地方各级人民代表大会常务委员会审查、撤销下一级人民代表大会及其常务委员会作出的不适当的决议、决定和本级人民政府发布的不适当的决定、命令的程序，由省、自治区、直辖市的人民代表大会常务委员会参照立法法的有关规定，作出具体规定。”综上所述，“备案审查”只能在规范性文件生效后才能进行，不可以“提前介入”。

其二，“提前介入”与“被动审查为主，主动审查为辅”的原则相悖。《监督法辅导讲座》第七讲指出，制定县级以上地方各级人大常委会审查、撤销规范性文件的程序，应当掌握好三项原则：一是严格依法办事；二是集体行使职权；三是以被动审查为主，主动审查为辅。其中讲道：“各类规范性文件较多，事先一一審查，接受备案的机关难以胜任，也难以发现实质问题。除少数规范性文件必要时可主动审查外，绝大多数应是在有关单位和人员提出审查要求后予以审查。”可见，规范性文件的备案审查不宜于推行“提前介入”，而应是“被动审查为主”。

其三，文件草案可以“征求意见”，但不意味着备案审查就可以“提前介入”。政府在制定规范性文件时，把文件草案送交人大常委会征求意见是可行的，这样可以充分听取人大常委会及人大代表的意见和建议，及时修改完善文件的内容，使文件更具有可行性和可操作性。这种做法，是值得提倡和推广的。但是，人大常委会对文件草案提出修改意见和建议，并不意味着规范性文件备案审查就可以“提前介入”。

（作者单位：山东省信阳县人大常委会）

宪法与法律规定的许多公民权利与国家机关职责，实际上已经经过了立法博弈，是利益平衡的结果。因此，立法机关有责任通过进一步立法进行详细的规定。立法机关如果不积极履行立法的义务，不仅会使得这些权利与职责有落空的危险，并且也违背了人民赋予其的职责。