采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度（精选6篇）

采购与付款内控管理制度 第1篇

华为采购及付款内部控制

一、采购业务处理循环控制程序

采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付

款等工作。采购业务的内部控制，包括整个订货、取得、结算循环。

1．一个有效的采购制度由以下几个方面组成

1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后，仓储或存货控制部门编制核准 请购单，将请购单送至采购部门，请购单连续编号并将副本归档，与采购部门编制 的订购单、仓库的验收单进行核对。

1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格，然后签发一份连续编号的订购单以订购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门。

1-3 验收部门应独立于采购部门，收到货物时与订购单进行核对，清点及检查货物（在这一过程中应有质量检验），所有收到的货物皆应编制验收单，这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。

1-4 财务部门收到验收单，应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核

对，从而确定应付款项等，据此登记入帐。

1-5 仓储部门收到验收单后，对货物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐，财务定期与之进行帐实核对。

2.采购环节的控制要点

2-1 申购阶段

仓储部门在编制采购申请时，应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的库存量，即最佳经济订货量来编制。非生产用物品的申购应结合费用考核的办法以 获得批准。

2-2 订购阶段

从申购到订购，采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定，然后签定合同（即订购单），登记备查簿。对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额的采购必须经特殊授权。

2-3 验收阶段

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验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是

否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准。

2-4 结算付款阶段

此阶段要审核发票、验收单、订购单。三种单证列示的货物数量及订购单与发

票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款。发票的验证和款项的支付功能要

分离，核签过的发票和相关文件应标记，防止重复付款。按照供应商名录建立明细

帐，及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对。

3.采购程序

3-1 仓储部门开出请购单给采购部门

原材料或零配件的需求，首先是生产部门（或其他使用部门）根据生产计划（或 其他使用计划）提出的，并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或其他部门需要的数量进行比较（在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录的数量与之比较），当库存数量低于生产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批。

请购项目数量的多少以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。

3-2 决定购买数量

采购部门接到请购单后，首先应审查该项请购是否有重复提出及其他不合理请 数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的成本分析（如采用经济批量法等）。最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量。3-3 决定物料供应来源

向外发出货物订单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、付款条件以及交货时间等资料。将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择最有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格。3-4 决定最佳时机发出定单

在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRPⅡ的运行能简便解决

这一问题。

3-5 与适当的供应商签约并开立订购单

与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进

行协商、达成共识后开立订购单（代合同）。

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订购单的控制：

3-5A 订购单必须连续编号；

3-5B 订购单发出前必须由专人检查是否有授权人签字；

3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性；

3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门。3-6 监管供应商准时交货

3-7 核对并完成采购行为，对到货物品进行验收，填制验收报告或质量、数量检验 报告、核对供应商交货情况、对不良品或数量不符加以处理。货物的管理应登记材料吊卡和材料明细帐，并核对帐实。

3-8 结算付款

依据验收单，核对发票、订购单等，结合付款条款进行结算付款。3-9 境外采购同国内采购相近、只是多了进口环节的报关手续。

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生产用物料采购

生产用物料采购过程包括生产过程中所需货物的订购、验收、入库、结算付款等阶段，其过程的管理控制由以下几个方面组成：

(1)请购

a.仓储部门依据生产经营计划、库存数量编制采购计划，采购计划的制定要符 合公司当前的经营状况。仓库管理人员依据生产计划及库存数量，通过MRPⅡ制造资源系统信息数据，在计算机上编制采购申请（即请购单或PR），报主管经理审批后传递给采购部门（即物料部），此阶段会生成PR或PR报表。

b.根据采购计划填制请购单。请购单的格式按材料名称、型号、规格、数量用途 等进行设计。

c.MRPII解决了货物最佳库存数量复杂的计算问题以及大量信息的及时传送、运用，为生产物料项目立项及时、准确提供了依据。

(2)采购

a.采购部门按采购货物的类别确立采购人员的分工，建立内部分工负责制度。

b.采购部门接到请购单后，将请购单派发给负责此类物料的采购人员；采购人 员接到采购申请后，首先审查该项请购是否有重复提出；其次审查每一份请购单中 提出的请购数量是否在控制限额范围内。

c.对大量采购的物料，采购人员必须作出各种采购数量对成本影响的成本分 析(如采用经济批量法等)报告，以便确定采购方式。

d.依据采购项目的类别、规格、数量、货期、价格等条款确定供应商（供应商的信用必须是已经通过认证的）。

e.供应商的认证、评审必须设置专门机构，专职人员对供应商进行定期和不定期的评审认证，建立供应商名录。

f.采购人员在通过认证的供应商名录中选择供应商，订立采购合同（即订购单 或PO）报送经采购经理授权的审核员审批；超过授权范围的PO报采购经理审批；重大采购项目报主管领导及公司领导审批。如审核不批准，采购员经修改后重新提交。

采购合同的处理必须：

(a)按顺续编号；

(b)订购单发出前由专人检查是否有授权人签字；(c)专人复查订购单订立的准确性、正确性；

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(d)订购单副本分别交请购部门、验收部门及财务部门。

g.供应商返回的PO是通过确认并签章的，该采购合同便正式签订。

如果供应商对PO有异议，采购员将信息反馈到认证部门，并重新对其进行认证

评审。(3)验收

a.仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织 质管部门对货物质量进行检测。依据检查情况填制入库单（一式五份），并将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门，暂存库及留档各一份。

(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期

进行帐实核对。

(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对。审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对后，编制记帐凭证，记录相关帐项； b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

华为目前的做法是采购部门将发票、入库单、PO核对后，填写付款申请报采

购结算中心进行处理。采购结算中心汇总后报财务部（同付款申请），财务部根

据资金状况核定付款额度给采购部门，由采购部门平衡支付并确认应付及付多

少，反馈给财务部进行付款，付款后核销付款申请。这种做法不利于财务部门

按照PO的付款方式（日期）确定支付，减少了获取现金折扣的机会；在目前商

业规则不健全的状况下有利于工作便利，但从长远看应该改变这种做法。

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d.对于有预付货款的交易，在收到供应商发票时，应将预付金额冲抵发票金额。e.每月或每季来自供应商的对帐单必须同应付帐款明细帐进行核对。

非生产物料采购流程

非生产物料是指生产物料以外隶属于行政采购部门采购的物料。

(1)请购

a.行政库房依据使用部门提出领用申请或库存储备计划提出缺料采购申请，生成PR或PR报表。

b.审计部门接到PR后与财务部门就采购申请进行评审。评审时应同使用部门的费用考核相挂钩，与公司的资金规划相结合，以便确定采购项目是否可行。c.经批准的PR信息传递给采购部门，未批准的返回申请部门重新报批或归档。（2）采购

a.行政采购部门接到经审批的PR或PR报表后，按采购物料的类别、性质、数量等情况安排采购任务；

b.从供应商名录中选择适当的供应商(没有做过的采购项目，采购人员应进行询价，掌握价格、货期、质量等资料，将资料反馈于认证部进行认证评审)确定价格、货期、数量、金额、质量指标等，拟制ＰＯ，交采购经理授权的审核员审批；超过审批权限的由经理审批；重大采购项目由公司主管领导审批。

c.审核批准的ＰＯ传递或传真给供应商，寻求确认。供应商盖章确认后表明合同正式签订（或采取采购合同形式）。

如供应商对PO有异议，采购人员将信息反馈到认证部门重新拟制报批。

d.从市场上采购的零星物料，认证部门应对此类物料的单价确定一定的幅度，采购人员必须根据此类物料单价的一定幅度进行采购。e.需从境外进口的物料，按物料进口流程进行采购。

(3)验收

a.物料到达后，行政物料仓储部门应组织人员对货物的规格、数量、质量等对照ＰＯ进行验收，合格的货物填写入库单（一式五份）并将货物送入库房；不合格货物通知采购人员进行处理。入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。

b.货物应分别堆放，登记吊卡、明细帐，定期和不定期进行帐实核对。

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(4)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对，编制记帐凭证，记录相关帐项；

b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

开发物料采购流程

开发物料系中研部在项目研究开发时所需要的物料。此物料只是研究阶段时

运用，属于非成熟物料需求，不同于生产定型物料需求，与生产物料采购有一定

差异，管理控制的要求不同。(1)请购

a.中研部各研究开发项目组提出物料需求报中研计划处。

b.中研计划处将物料需求汇总后，报主管领导批准，传给开发物品库房。

c.开发物品库房接到物料需求后，结合库存物料实际情况提出采购申请，生成PR或PR报表。

(2)采购

a.采购部门接到采购申请单(即PR或PR报表)，按采购物料的类别、性质、数量 等情况安排采购任务。

b.采购项目由认证人员选择供应商，对物料型号准确性进行检查，确定价格、货期、数量、金额、付款条件、付款方式，将认证信息录入供应商名录反馈采购人员。c.采购人员根据提供的认证信息汇总计算采购金额，报中研部总体办。总体办根据采购项目金额，决定是否批准采购申请。

d.采购人员按照确定的采购项目选择供应商，拟制PO，交采购经理授权的审核员审批；超出授权范围的由经理审批；重大采购项目应由公司主管领导审批。

e.审核批准的PO传递或传真给供应商，供应商盖章签名确认后录入信息库并归档。f.采购员应对项目进展作跟踪调查，以便及时满足开发物料的需求。g.需从境外进口的开发物料，按物料进口流程进行采购。

(3)验收

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a.开发物料仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门对货物质量进行检测后，依据检查情况填制入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格的暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。

(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期进

行帐实核对。

(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对，编制记帐凭证，记录相关帐项。

b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

注：中试生产非成熟物料流程可按此操作

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外协零星物料采购流程

外协零星物料采购不同于其它物料采购，它的量小、采购期限不固定，在管

理上有别于生产物料采购。(1)请购

生产部计划处根据生产过程中的需求下达采购计划给采购部门。(2)采购

a.采购部门审核分派计划给采购员。

b.采购员依据物料需求的性能选择供应商，向供应商发出技术、质量指标及其它商务条款，寻求答复；若供应商不能满足要求，则寻找新的供应商。

c.采购员将供应商反馈的信息传递至认证部进行技术及商务认证。认证部门及时将认证结果反馈采购人员，建立信息库。

d.采购人员根据认证结果拟订采购合同并将拟订的合同报批。

e.将获批准的PO传递或传真给供应商，供应商盖章签名确认后的PO录入信息库并归档。f.采购人员对采购项目要跟踪调查，以便及时满足生产物料的需求。

(3)验收

a.仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门对货物质量进行检测，依据检查情况填制入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格的暂存放于此

库内。

b.查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。

c.入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门、暂存库及留档各一份。(4)保管

货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期进

行帐实核对。(5)结算付款

a.财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对，审核发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对的，编制记帐凭证，记录相关帐项；

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b.需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。

c.出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。

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代理进口物料业务流程

(1)请购

a.仓储部门根据生产经营需求计划及库存需求量填制请购单（即PR或PR报表）报部门经理审批。

b.代理进口物料涉及用汇等复杂情况，在项目立项上更应严格审批，对确需进口的要按用汇金额的多少界定审批权限。

c.审核批准的PR传递给采购经办人员；未批准的归档保存，以便日后适当时机重新评审提交。

(2)采购

a.采购人员接到批准的请购单（即PR），根据采购项目性质确定代理商，代理进口业务。b.代理商、供应商的认证评审由进出口部、商务部组织进行，认证评审的结果将录入信息库，反馈给采购人员。

c.进出口人员按采购金额的大小选择独家或多家代理商、供应商。

代理进口形式下供应商的选择有两种方式：

(a)由代理商选择；

(b)由委托人选择。华为公司目前状况是由公司本身选择供应商。

d.代理商、供应商选取后，分别向其发出定购要约，对购货的数量、货期、运输方式、地点、货款支付方式、币种等条款进行协商，商定后由公司与代理商签订国内购货合同。

e.进出口人员将磋商的情况及合同及时反馈至商务部进行评审认证，并报部门经理审批，经批准的合同为正式购货合同。同时应协助代理商与供应商达成该项进口业务。

(3)验收

a.仓储部门接到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织质管部门进行品质检验，依据检验情况填写入库单（一式五份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

对货物数量、品质与PO不一致，应尽快与代理商联系处理。对不合格货物应放

入暂存库，通知进出口部门处理。

b.入库单分别送进出口部门、代理商（或承运商）、财务部门、暂存库、库房各一份。

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(4)保管

货物保管员应按实收数量登记材料吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不

定期进行帐实核对。(5)结算付款

财务部采购结算中心依据入库单、合同(即PO)、代理商开具的发票进行核对，核对一致编制凭证，办理结算付款。与国内生产物料采购结算方式不同之付款可

用人民币，也可用外币，按合同规定。

Ⅴ-12

自营进口物料业务流程

(1)请购

a.仓储部门根据生产经营需求计划及库存需求量编制请购单（即PR或PR报表）报部门经理审批。

b.自营进口物料涉及用汇等复杂情况，在项目立项上应严格审批，对确需进口的要按用汇金额的多少界定审批权限。

c.审核批准的PR信息传递给采购经办人员，未批准的归档保存或日后适当时机重新提交评审。

(2)采购

a.行政采购部门接到经批准的请购单后，直接与认证合格的供应商商洽购货事宜，对货物数量、交货时间、付款方式、运输条件、保险、赔偿等条款进行磋商，审核批准后签订购货合同。

b.进出口部接到海关到货通知后，安排报关员进行查证并到海关报关，根据需要通知运输人员安排货物转运，同时将关税凭证传递到财务部门7日内付税款。

(3)验收

a.仓储部门接到货物应清点检查到货数量，核对所到货物与PO、报关单内容是否一致，并组织质管部门进行品质检验，依据检验情况填写入库单（一式四份），将相关数据输入MRPⅡ系统。

对货物数量、品质与合同不一致的，通知进出口人员与供应商联系处理；对不合格货物存放入暂存库。

b.入库单分别送进出口部、财务部、暂存库、库房各一份。(4)保管

货物保管员应按实收数量登记材料吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不

定期进行帐实核对。(5)结算付款

财务部采购结算中心依据入库单、合同(即PO)、代理商开具的发票进行核对，货物数量、价款、折扣、支付条件核对一致后编制凭证，办理结算付款。与国内

生产物料采购结算方式不同之处，货款应用外币支付。

另外，进口关税必须在规定时间内付出，避免造成损失。

Ⅴ-13

采购与付款内控管理制度 第2篇

为加强对材料采购与付款工作管理，做到有章可循，以保证本公司生产经营的正常运转。特制定本制度。

一、实行统一采购物资的范围1、2、3、生产所需的原材料、辅助材料 设备零配件、工具、量具、检验仪器等 办公用品及文具用品、表单印制。

二、实行统一采购的流程

1、根据订单合同的产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，然后编制材料采购计划单，同时由生产部编制整体生产计划单。

2、编制材料采购计划单应充分考虑到现有材料的库存情况，财务部门应予配合，防止重复采购，采购计划单应有董事长、总经理审批。

3、设备零配件、工具、量具、检验仪器等需要购买时，应由所需部门经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。

4、办公用品及文具用品、表单印制应有公司物流部经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。

5、以上原材料、辅助材料、设备零配件、工具、量具、仪器办公用具、表单印制经审批后购买时，一律实行“货比三家、阳光采购”，同等物品，质量好，价格低的，必须优先购买，购买价格高，造成成本高，给公司造成一定损失的，采购人员必须将差价弥补出来。

三、采购物品入库办法

1、原材料、辅助材料运抵本公司后，由仓库人员验收数量，交由公司质检部门进行质检，办理入库手续，签发入库单，并核销采购计划。

2、仓库管理员应将入库单交由财务一份，有采购人员要求供应商在当月28号前开具发票。

3、设备零配件、工具、量具、仪器、办公用品等购买后，应由仓库管理人员按照实物逐一验收数量，并开具入库单，签字认可。实物核对不符的，不准开入库单；虚开入库单的，交出所有虚开金额。并对相关责任人罚款处理。

三、采购物品付款办法

1、原材料、辅助材料付款时，根据资金情况，计算好账期，由采购部经理编制付款申请单，并由董事长、总经理签字批复，财务部按照付款计划实施付款。

2、设备零配件、工具、量具等付款时，由采购部经理审核原始单据与入库单据是否相符，然后填制付款申请，交财务部实施付款。

3、财务部实施付款时，除需支付银行承兑汇票和对公电汇，避免支付大额现金，能走网银的尽量网银支付。

四、经济责任处罚

1、财产、物品使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真提出材料物资、设备零配件等的需求情况，对贪图省事、乱报计划，造成公司流动资金浪费的，按照银行利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

2、采购部门在确保品质的前提下，充分考虑市场变化和库存成本等因素，若因玩忽职守，故意抬高购买单价，或以其他方式占有公司财产，给公司造成损失的，有关责任人应付相应的经济赔偿。

3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向董事长、总经理汇报有关事实真相，造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处罚。

4、质检部门必须对运抵公司的采购材料进行质量检验，发现品质不符时，必须及时报告采购部门处理，如因玩忽职守，给公司造成经济损失的，应给予相应的经济和行政处罚。

5、仓库管理人员应认真负责入库后的物品，如因工作马虎，未按规定操作，造成入库数量短缺的，相关责任人应付经济赔偿责任。

采购与付款内控管理制度 第3篇

2008年5月, 财政部发布了《企业内部控制基本规范》, 2010年4月26日, 财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合发布《企业内部控制配套指引》, 鼓励非上市大中型企业、单位提前执行, 高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位, 经过1989年以来的连续扩招, 无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示, 高校经过20多年的快速发展, 无论人员数量还是经济总量, 与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来, 在校大学生从208.2万达到2979万, 2009年高校教职工达到211万人, 全国教育经费达到16502.7亿元, 其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息, 会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。

到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。

二、高校采购与付款业务内部控制流程再造

高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程, 业务发生较为频繁, 工作量较大, 容易产生漏洞, 是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为, 防范业务过程中的舞弊或疏漏, 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。

第一, 采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点, 结合高校实际, 可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节:一是采购岗位责任制, 明确职责、权限、不相容岗位分离;二是确定归口管理部门, 明确请购程序;三是明确采购方式, 供货商的确定, 采购过程透明;四是明确付款方式, 按规定流程办理付款手续。

第二, 采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置, 必须保证不相容的职责权限相互分离, 确保相互制约和监督。一般包括:物品需要部门, 不能同时担任采购职务;付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务;采购人不能担任验收人;付款审批人与付款人职务分离;不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。

第三, 请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤, 高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度, 但一般应该包括以下环节, 见图1。

第四, 采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生, 此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。

高校应加大对该环节的内部控制, 成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序, 确保招标环节的公开、公正和透明, 使招标工作在阳光下运作。

第五, 合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商, 签订经济合同, 在权限范围内审批, 合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批, 重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。

第六, 采购验收制度。为达到控制的目的, 验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上, 根据经济合同的数量和质量要求, 独立检验收到的物品, 出具验收单或检验报告, 作为入库、付款的重要依据。

第七, 付款审批制度。付款是采购业务的最后环节, 其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款, 认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款, 暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点, 见图3。

三、高校合同管理内部控制流程再造

高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况, 严格招投标制度, 对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握, 制定合同履行的全面性和责任追究的规定, 加强合同管理的日常管理等。

第一, 合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中, 应把握的关键环节可以概括以下:合同订立授权分级管理;制定合同管理制度, 明确合同订立的程序、形式;合同履行和变更的开展;合同专用章的保管和使用制度。

第二, 合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制, 明确规定相关部门和个人的职责、权限, 保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。

第三, 合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限, 规范合同订立行为, 防范和降低因合同的订立给高校带来的风险, 高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同, 采取不同的审批手续, 一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行, 重大的经济合同必须有法人签批。

第四, 合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险, 加强对合同制定的监督, 规范合同的制定行为, 必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前, 由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节, 是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性, 不能对高校带来不安全的影响。

第五, 合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点, 必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后, 才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用, 不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记, 对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。

参考文献

采购与付款内控管理制度 第4篇

一、我国企业采购业务存在的问题

1.采购无计划

采购部门没有根据企业的实际需求情况或者根据已经经过批准的采购计划、采购申请单进行采购，而是盲目的采购或者不及时采购，造成物资大量积压或者供应脱节的情况。如某药厂引进新生产线时，采购部门为了维修方便，无节制的大批量采购了该产品线专用的备品备件。待到产品线淘汰拆除后，仓库里依旧存放着大量未被使用过的该产品线的备品备件，对公司的资金造成了极大的浪费。

2.供应商选择不合理

采购人员为了私人的利益在采购中没有进行招标议标或者询价比价等活动，而是直接选择有回扣的供应商，往往造成采购物资质量得不到保证，或者采购价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。

3.虚报损耗，中途转移

采购部门或者物流部门为了中饱私囊，在运输的途中偷偷转移物资，而对公司上报谎称为途中损耗。

4.混淆采购成本

会计人员在会计记账中对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业为采购物资而发生的费用或损耗。例如，在生产性的企业里，与原材料采购相关的运输费用、保险费用、合理损耗等，都需要计入采购成本。

5.验收不合规

采购人员、仓库人员玩忽职守或专业素养不够，不能顺利的完成物资验收，不能严格验收采购物资的质量和数量，诱发物资验收中的舞弊行为，造成伪劣物资滥竽充数，轻者损害企业利益，重者使伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。

6.违规结算，资金流失

通常企业在收到采购发票后，根据发票金额授权会计签发付款凭单，出纳审核后支付划拨款项。如果没有严格的付款申请审批，可能会造成对同一笔采购业务重复付款，付款金额与发票不符或者误期支付失去客户信誉。

二、解决问题的有效手段——加强内部控制制度建设

在现行的管理模式下，我国很多企业虽然经过多年的逐步完善，已经建立了一些管理制度，但由于各种规章制度的设计大多流于理论，和企业的实际情况相脱离，使企业在实际工作中收效甚微。如引进的国际流行的招标方式、询比价方式时往往只是提及到相关概念，没有规范的操作流程，失去了招投标管理在企业采购中节约成本的应有作用。同时，内部控制的关键是任何人都不得拥有超越内部控制制度所规定的权力和权限，如果能做到这一点，就会大大减少采购中出现的各种问题。但实际上权力超越制度的传统理念使制度的执行过程往往被权力中断，这种症结在现代企业中相应规范制度缺失时显得尤为突出。当发生相关事项时，无制度来规范，无流程来参考，无权限来定责，使得采购管理显得紊乱无章，领导一支笔定事项。所以，加强内部控制制度的建设是势在必行的举措。

三、采购业务内部控制制度的建设内容

建设采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保建设的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。考虑这些不相容岗位，采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：

1.职务分离制度

采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：

(1)生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。

(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。

(3)物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。

(4)物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

(6)审核付款人员应与付款人员相分离。

(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购单控制制度

在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门，《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

3.审批控制制度

根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由总经理审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续，并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

4.订货控制制度

采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的合格供应商。由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购如有可能采取招投标形式，以增加现有供应商的竞争意识。

5.货物验收控制制度

企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。

验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。

采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后进行账务处理。

6.货款支付控制制度

由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，财务部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核确认无误后，财务部门将之连续编号，并及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明細账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可办理货款结算与支付。

7.会计稽核与对账制度

它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。

四、总结

采购与付款财务制度（推荐） 第5篇

为了加强对公司采购和付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范经营风险，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度仅包括公司商品的采购与付款，公司采购固定资产、无形资产、日常办公用品等不在本制度范围。公司采购与付款行为涉及到关联公司，应遵循本制度规定。

一、采购计划和资金预算

1.采购部门采购商品要有采购计划和资金预算，采购部门根据销售计划、仓库库存定期（/季度/月度预算）编制采购计划和资金预算，由商城管理中心、财务部、总经理审批。

2.每月25日前提交下月采购计划及资金预算到财务部。

3.因发生未预计到的促销活动或销售增长需要增加商品采购，采购部门需要根据销售部门提供的销售增长预期追加采购预算和资金计划，由商城管理中心、财务部、总经理审批。

4.发生因销售未达到预期的情况，采购部门应根据销售及仓库库存情况及时调整采购计划和资金预算，避免多采购造成库存积压和占用资金。

5.财务部门依据审批后的采购计划和资金预算审核并支付货款。无计划的采购和无资金预算的支付申请财务部有权拒绝。

二、供应商及产品管理

1.商城管理中心会同相关部门筛选、审核供应商资质、产品资质及入驻要求后，报总经理审批。

2.商城管理中心负责将经过审批的供应商信息录入系统，内容包括：供应商名称、编号、地址、联系人、开票信息、付款信息、采购商品信息（名称、规

2.经批准后采购部向供应商下达《采购订单》并将《采购订单》录入到金葵花系统。金葵花系统采购订单应录入纸质订单编号，采购主管审核。3.采购部按照审核后《采购订单》编制《货物验收单》并转给仓库作为收货依据。

4.财务部每天审核当天录入金葵花系统的所有采购订单，是否和经审批盖章的纸质采购订单相符，是否有已审批的采购申请。

六、商品验收入库

1.仓库收到商品应首先核对商品、供应商送货单与《货物验收单》上的内容及要求是否相符，如品名、规格、数量、到货时间等，并检查商品及包装有无损坏。

2.仓库验收货物按公司规定执行。采购部参与验货的，由仓库和采购部门共同在《货物验收单》上签收。

3.验收合格的商品按仓库保管制度存放、保管。仓库应填写《货物验收单》一式多联，作为验收商品的依据。一联仓库保存、一联交给财务部门。验收后仓库应同时在金葵花系统上转采购开单，仓库主管审核。

4.验收货物不合格，仓库应及时通知采购部门作相应处理。已验收入库并在金葵花系统转采购开单的货物发生退货的，由采购部录入《采购退货单》，打印给仓库，仓库按单退货后进行系统审核，并在《采购退货单》，上签字，提交财务一份。

5.已支付供应商货款的商品发生退货，要先退回已付货款后采购部才能启动退货流程。

6.财务部按照仓库填写的《货物验收单》、《采购退货单》分别审核金葵花系统采购开单、采购退货是否相符，是否已由仓库主管审核。发生退货是否已支付货款，已支付是否退回。

制电子表格备查，内容包括供应商名称、金额，采购订单编号、预计发票提供时间等。

十、供应商对账

1.采购部应与供应商协定：每月核对往来账，1－3号供应商应提供上月销售对账单并与采购部核对。对账单提交财务部一份。

2.每月1－3号财务部应同时与采购部核对应付账款金额、和未收到的采购发票等。如发现问题应及时与供应商核对、确认正确无误。

十一、附则

采购与付款内部控制制度 第6篇

1.目的

为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度.2.适用范围

2.1集团总部

2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。

3.采购与付款内部控制目标

3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。

3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。

4.采购与付款控制的主要凭证和记录

4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。

4.2凭证和记录的设计和编制要求：

4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。

4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。

4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。

4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种：

4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。

4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。

4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。

4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用）

4.4.5卖方发票。4.4.6付款申请单。4.4.7业务台账。

4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。

4.4.9卖方对账单。

5.采购与付款控制的不相容职务

5.1请购与审批

采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。

5.2询价与确定供应商

采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计

采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收

采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。5.5采购、验收与相关会计记录

采购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工作。5.6付款审批与执行

5.6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分离

5.6.2付款审批人、执行人不能同时办理确定供应商和价格业务 5.6.3记录应付账款不能办理付款业务。

6.业务操作要求

集团对各公司的采购和付款具体要求如下： 6.1采购

采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

6.1采购作业方式包括；

6.1.1定期合同采购：主要用于采购生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。

6.1.2特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。

6.1.3一般采购：不适用以上两种方式的采购由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。

6.2期限

6.2.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。

6.2.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

6.3询价

6.3.1采购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。

6.3.2采购经办人员收到“请购单”，先判断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详

者，注明“填单异常，说明欠祥”等字样后退请购部门修订。

6.3.3对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。

6.3.4询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价。6.4议价

6.4.1议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款。

6.4.2议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请集团主管领导核批。6.5订购

6.5.1由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”

6.7.2对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。6.7.3新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资料卡呈主管领导核准后通知对方。

6.7.4对于交货质量不良或无法按期缴获或停止营业的供应商应予撤消。届时由采购部门说明原因，送生产管理部门复查，并呈主管领导核准后，通知对方。

6.8验收

6.8.1验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门需比较所收商品与订单上的要求是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损害。

6.8.2验收后，验收部门对已经收货的每张订购单编制一式多联、预先连续编号的验收单。

6.8.3验收人员将货品送交仓库或其请购部门时，应取得仓库或请购部门签收的验收单副联

凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字付款，并及时加盖“款已付讫”戳记，以免重复付款。

6.9.3确认与记录负债的控制

6.9.3.1对按合同约定先货（或劳务）后款的业务，采购部门必须审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票是否一致，然后据以填制应付凭单（连续编号）经批准后通知财务确认应付账款入帐。

6.9.3.2财会部门应对采购部门提供的各种原始凭证进行审核，复核单据和凭证是否齐备，内容是否真实、手续是否齐全、计算是否正确。复核无误经财务负责人签字确认入帐。

6.9.3.3对货已收，未收到发票，财务应审核请购部门的请购单、验收部门签发的验收证明是否齐备、是否相互一致、是否与合同相符，然后暂估入帐。

6.9.3.4对已确认的负债付款的控制：采购部门根据合同约定的付款期限打付款申请单、财务人员确认应付账款和付款期属实、单位负责人和财务负责人联签批准付款、财务付款。

7．对采购部门台账管理要求

采购部门应设置台账，反映供应客户、合同编号、发票登记编号、发票传递记录、未到发票情况、付款和欠款情况，并定期与财务核对。