档案规范化管理

档案规范化管理（精选9篇）

档案规范化管理 第1篇

宁阳县工商局

食品流通许可档案管理实行“三强化”提升档案管理规范化水平一是强化档案管理培训。完善局所两级档案管理网络,明确食品流通许可档案管理专兼职人员；组织学习《档案法》、《流通环节食品安全监督管理办法》等相关法律规定，重点学习掌握食品流通许可档案管理的内容范围、管理原则、归档程序和基本制度，提高档案管理的重视程度和操作技能。二是强化基础档案资料规范。依照“一户一档、一档多卷”、“谁发证、谁建档”原则，由业务科室对许可申请、变更和注销3大类15个小类的基础档案资料进行统一整理归档，做到资料完备、组卷及时、卷目清晰、装订整齐；按照食品流通许可证编号顺序，每半年向县局综合档案室移交一次，由专人负责接收，统一归档管理。三是强化硬件设施建设。设立食品流通许可档案管理专用档案室，购置了档案柜和微机设备，设计制作了专用档案盒、档案皮、档案夹、档案袋等，完善了档案管理硬件设施，实现了食品流通许可档案的计算机管理。同时，健全归档、保管、保密、统计、查阅等档案管理的各项制度。目前，已整理归档食品流通许可档案2720户，档案5169卷（件）。

档案规范化管理 第2篇

一、目的

规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

二、适用范围

本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。

三、档案要求

档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长 力求语言精练，以求达到达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统一、归档分类统一、取舍要求统一、目录填制统一、技术加工统一、索引编号统一、书写格式统一、卷面外观统一。

四、编号规则

1、档号

建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

2、全宗号

档案部给定每个全宗的代码。

3、类别号

类别号是按档案不同类型划出的类别。建议运用以下编号规则进行编号

①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。

②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如： 产品—CP 工程—GC、工具-GJ。

4、时间

精确到日期例如2013.12.2 5档案序号

该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为X0003

6、项目号

工程、项目等档案的代字或代号。本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——SMWD。要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。总顺序为： 一级类别号-二级类别号-时间-档案序号-项目号 范例：

2013年xxxxxxx宣传记事本档案 C-GC-2013.12.2-X03-XXXXXXXXXX

四、规制要求

封面不管规制如何以包含一下案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、各项目具体位置、尺寸。建议档案统一采用统一的排版打印。细分而言应包括封面、目录、正文和附录（以先后顺序排列）

五、正文内容

按公司档案分类分为行政管理类、人力资料类以及工程项目类，就工程项目类档案而言内容应包含设计思路及背景、设计草稿、图纸、尺寸（精确）、工艺流程、工艺难点、成品个角度高清照片以及最后的解决方案。

1、设计思路及背景

简要描述该产品的设计思路背景，如果能力允许可以适当加入该产品在推广过程中会用到的介绍词。对于背景及查阅资料，尽量对资料进行归纳和总结，注意逻辑关系。如非必要，建议尽量不要使用资料原文字。

2、设计草稿及图纸

设计图纸除包含必要的三视图立体图之外还应有产品表面的机理纹样图录，应对图纸进行规范化处理

3、尺寸

可将尺寸包含于产品三视图中但应在专门的表格内填入产品的长、宽、高、所用金属重量厚度等各种尺寸。

4、工艺流程

该部分是整个档案的重点工艺流程应包括所使用的工具、型号、所用工艺、重要步骤（建议一步尽可能附一个清晰产品阶段图）并在最后附上成品个角度清晰照片（照片除在文字档案中出现以外，还应将档案电子搞和照片原图放于一个文件夹中存档）。

5制作难点及解决办法

该部分是对此次产品设计生产过程的一个总结，其内容应包括在制作中说所错误，有无返工情况原因及解决方法，制作难点及工艺师说提出的注意事项。

6、总结

总结此次工作的重点问题以及改进方案展望下次类似工作重点注意问题，旨在以后在有类似工作中重点应避免的问题，要求简练精确，六、正文格式规范建议

1、标题用“标题一”，用二号字写。如有小标题则用“标题三”。

2、正文无特殊要求采用宋体四号写，注意标点符号，不要将标点用成英文标点。最后页正文篇幅尽量超过页面的三分之二。

3、正文为1.5倍行距，正文左边距为3.5cm上、右、下均为2.5cm。正文尽量不要出现错别字。

4、注意页眉页脚，尤其是套用模板时注意修改页脚的序号。

七、档案封装

1、案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1 硬卷皮格式

2、硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。

浅析档案工作规范化管理 第3篇

一、声像档案是一个单位档案的重要组成部分

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以影像、声音为主, 并辅以文字说明的历史记录。加强声像档案管理工作的对策及建议:

(一) 加强宣传, 提高意识, 争取领导重视。

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事, 更是各立档单位乃至全社会的事, 而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持, 引起社会的广泛关注, 从而提高全民, 特别是各级领导及有关人员的档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇, 服务中心工作。

(二) 加强管理, 制定办法, 狠抓制度落实。

要建立相应的管理制度, 强化规范管理, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 制定一套严格的制度, 防止分散流失, 杜绝归为己有。

(三) 加强监督, 分类指导, 注重业务培训。

针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。注重业务培训, 全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

(四) 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。

要实现声像档案收集完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集也很重要。结合地区实际, 各立档单位、区档案馆要全面出击, 采取多种形式收集。

二、档案信息电子化

所谓档案信息电子化, 就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。1、可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率;2、缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性;3、档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面;4、档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 扩大社会影响, 拓宽服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高;5、档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。

三、网络环境下的档案创新服务

当前, 档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设主战场服务, 为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务, 并加强各项事务管理, 促使档案管理现代化。1、创新服务手段。建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务;2、建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”;3、电子文件的自动上传收集;4、开展在线服务。

四、文书管理的规范化和标准化

在实际工作中, 把住文书处理工作规范化、标准化的入口关, 做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

(一) 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。

一是规范、标准, 符合国家的有关规定, 排版形式为横写横排, 左侧装订;二是注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等;三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用;四是使用文种要合理, 拟制格式要规范, 行文不要滥用简称和使用不规范的字, 以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

(二) 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。

即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则, 不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则, 而且还是推进档案工作规范化、标准化, 乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中, 在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上, 要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的, 则不能立卷或归档, 否则, 将会给档案管理造成无序和混乱;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住全宗的入口关, 使不该归档文件不致混入;同时, 又要注意防止应归档文件的散失。

(三) 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。

在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中, 一方面要注意解决好立卷方法问题, 以有利于档案标准化管理中的分类和检索;另一方面要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于档案规范化管理。

档案规范化管理 第4篇

【关键词】档案；管理；工作

1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3.结束语

档案工作规范化管理自查报告 第5篇

一、健全机构设置，严格组织管理

1、我乡配备了业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员，健全了档案工作管理体制，档案工作渠道畅通。每年年初将档案工作纳入了工作计划、目标管理，相关部门及人员的岗位职责中纳入了档案管理专职，档案管理同各项工作同步发展，乡机关文件材料的形成及归档工作均有相应的监督指导。

2、档案工作实行综合管理，做到了统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施了有效管理。有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。档案工作列入了领导议事日程，切实解决了档案工作中的实际问题，成效明显。档案工作经费能满足档案工作的发展需要。

3、档案人员具有大专以上文化程度。全部档案人员均接受过同级、上级档案部门或上级主管部门的档案业务培训。定期组织档案工作人员进行《档案法》的学习，在工作中均认真贯彻执行档案法律法规和相关规章。

4、乡党委政府对档案工作进行了监督、检查和指导，组织了档案基础业务知识培训，开展了评比检查。档案工作人员积极参加了机关档案协作组活动，每年有档案工作动态在乡政府工作简报或其他媒体上登载。我乡建立了档案工作管理网络，促进了档案业务建设的协调发展。

5、我乡档案管理制度健全，建立了档案的收集、整理、保管、鉴定(含销毁鉴定)、统计、利用、重大活动档案登记、收集及资料等制度办法。制订了符合xx乡实际的各种门类和载体文件材料的归档范围、档案保管期限表、分类方案并已报同级档案部门备案。制定了各种专门档案的管理制度、办法等。制定了电子文档管理制度和办法。

二、加强档案管理基础设施建设

1、我乡有档案专用库房，能容纳本单位全部档案资料按照《档案馆建筑设计规范》的要求对档案专用库房进行了布局，并征求了同级档案部门的意见。

2、我乡档案专用库房内分设有档案阅览室和档案人员办公室。档案库房坚固、安全、适宜保管档案。档案库房有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备。档案室配有计算机、服务器、摄像机、录放机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、防磁柜、照相机等设备。有数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需的用具。档案装具的式样、规格及质量符合国家标准。

三、档案管理业务建设规范化

1、按归档范围和归档制度及时接收了各种门类和载体的档案，完备了交接手续。归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存。

2、我乡文书档案齐全完整。会计档案齐全完整。声像档案齐全完整设备档案、基建档案、科研项目档案齐全完整。自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、磁盘及背景信息等齐全完整。归档的各种其他专门档案齐全完整。

3、乡党政机关所发文件均按“两套制”(即发文汇集)保存。完整收集与乡党政机关业务工作有关的资料，如年鉴、刊物、文件汇编等。所有档案保管期限划分准确。乡党政机关所有档案按全宗进行分类、排列、符合《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》的要求，其他门类的档案符合相关分类要求。档号编制科学、规范。

4、所有文书档案按卷整理的质量符合《机关档案工作业务建设规范》、《xx省文书立卷与案卷构成的一般要求》，按件整理的质量符合《归档文件整理规则》。照片档案、会计档案、基建档案的质量符合有关规定。磁性载体档案及光盘载体的档案质量符合有关规定要求。其他专门档案的质量符合有关规定。全宗卷整理符合规范。库内有档案资料存放示意图，档案框架排放规范整齐，框架上有明显的指引标记。

5、我乡党政机关档案库房的温湿度符合国家规定。每季定期检查档案并做好了记录，档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。建立了各类档案统计台帐，数据准确，帐实相符。及时开展了档案鉴定工作。及时准确填报了统计报表。移交进馆档案质量符合进馆要求。档案的现代化管理工作纳入了本乡信息化建设规划，与办公自动化工作同步运行。使用的档案管理软件系统符合国家档案行政管理部门有关规定。乡党政机关全部档案已建立数据库进行管理。乡党政机关各种门类和载体的档案(如照片、声像、会计、基建等)均建立数据库。乡党政机关电子档案实施了有效管理。

四、开发利用

1、我乡编有乡党政机关大事记(含档案工作大事记)。编有乡党政机关组织机构沿革。编有与乡党政机关相关的基础数据汇集。编有各种门类和载体档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。根据乡党政机关业务工作需要编有相关的参考资料和专题概要等各种编研资料。

档案工作规范化管理自查报告 第6篇

档案工作规范化管理自查报告 篇1

为全面提升综合档案馆档案管理水平，实现档案管理规范化、标准化现代化，进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《省档案工作规范化管理办法》170号文件精神，在州档案局的指导下，我局争取县委、县政府对档案工作物力财力的投入，使档案在基础建设、档案利用等方面取得了一定的成绩，现对照省国家档案馆工作规范化管理标准自查得分为71分。现将自查报告如下：

一、机构与组织管理

我馆在20xx年评定为国家档案二级馆的基础上，按照省档案工作规范化管理办的要求，结合我县实际，重新对照标准细则申报省三级档案馆。作为本目标考核重点任务，成立了档案规范化管理领导小组，对档案规范化管理工作进行了具体安排部署。

我县档案馆直1960年成立以来，实行局馆合一、两块牌子，履行档案行政管理、保管和利用两种职能，属县人民政府直属事业单位（正科级）。档案局、馆内设办公室、财务室、业务指导股、管理股，共有编制13个，占编人员8人，工作人员3人，全部达到大专以上文化程度，业务人员主动与州档案局联系，接受业务及工作指导，积极参与省、州档案部门举办的各种业务培训，使档案业务工作进一步提升。

二、基础设施建设

我县档案馆新馆于20xx新建项目，建筑面积2320平方米，其中库房面积771平方米，20xx年开工、20xx年建成，20xx年投入使用，为我州档案系统县级综合档案馆首批建设项目。项目总投资为608万元，其中中央预算内投资441万元，档案新馆共有四层，一层主要分布展厅，接待厅和功能用房，二层主要分布各类档案功能用房，三、四层主要为档案库房和办公室。

三、业务建设

(2)开发利用工作除日常工作期间的查阅利用工作正常开展以外，档案馆实行了节假日档案查阅利用预约制，通过预约可实现公休日和节假日查档利用；设立了档案和已公开现行文件利用大厅，内部设备设施的采购安装工作正在进行中，11月底将基本完成，投入使用；爱国主义教育基地展厅设计制作由康定卓怡公司以189000元中选承建，设计及制作和展厅内容收集工作正在进行中，按合同11月30日前将完成展厅制作，投入使用。

四、信息化建设工作

建立了县档案局互联网网站，已投入使用；20xx年7月启动馆藏档案数字化加工工作，投入22万余元，截至目前已完成县委、县政府、县委组织部、县民政局、县档案局5个全宗3100余卷，587541页档案数字化处理，完成3000条案卷级目录著录，其他机读目录著录工作正在进行中，11月底将基本完成馆藏档案案卷级目录著录。实现了有价值馆藏照片档案的数字化加工处理。11月底将完成近60万页数字化档案、照片档案和目录挂接工作，初步实现电子档案查阅利用。

档案工作规范化管理自查报告 篇2

为使我单位档案工作实现规范化管理，今年以来，我们把档案管理工作同其他工作一样，作为重点抓好抓实，同时纳入了目标管理，由主要领导挂帅，分管领导亲自抓，档案管理人员具体抓，各股室密切配合。首先是开展档案法律法规、档案知识的宣传教育，增强全体职工的档案意识；其次是搞好业务培训；再次是组织人员对当年和以前的一些零散文件、资料认真收集、整理。严格按照规范化标准抓好档案管理、基础设施建设、业务建设，使本单位的档案工作上了一个新台阶。最近，我们对照《xx省档案工作规范化管理办法》进行了自查，自查得分86分，现将情况报告于后，请予考评、验收。

一、档案管理

为适应档案工作发展的需要，首先落实了档案管理机构和人员。成立了综合档案室，由分管领导许军伦同志任组长，各股室负责同志为兼职档案员，并配备了政治可靠、具有大专文化、业务较强的.专职档案员。二是抓目标管理。把档案工作纳入目标考核，与奖惩挂钩、逗硬兑现。三是抓制度建设。根据有关规定，结合档案工作的实际，我们制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等，为我单位档案工作实现规范化管理打下了基础。四是严格档案案卷质量。在档案整理中，我们抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理，并邀请区档案局的同志进行业务指导，力求收集齐全，分类准确、整理规范、确保案卷质量。

二、基础设施建设

根据《档案工作规范化管理办法》的要求，我们专门安排了1间18平方米的房间为综合档案室，做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开，购买了2个档案柜，保证了档案资料的安全存放，配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、灭火器1具、干湿温度计一个、防虫药等。目前，整个档案室做到了设施设备齐全，达到了档案保管保护“八防”要求。

三、业务建设

为使我单位档案工作更加规范化，我们严格按照《归档文件整理规则》和《xx省档案工作规范化管理办法》实现了计算机管理档案，并全部进行了著录，同时，根据本单位档案工作实际情况，制定了各项业务规章制度，如《分类大纲》、《归档不归档范围》、《保管期限表》等一律报送区档案局审批，并认真对照执行。使文件的归档率达98%以上，准确率达99%以上。本单位结构合理，案卷质量符合规范。

四、档案信息的开发与利用

档案管理最终目的是利用。近年来，我们在搞好档案管理的同时，积极搞好档案的开发与利用工作，为领导的正确决策、办公室和部门工作提供了大量的档案资料，档案的查全率、查准率达95%和98%以上。同时，我们还变被动服务为主动服务，编写了质量较高的档案利用效果，积极主动提供给领导和有关部门作为工作参考。如我们编写的《大事记》、《机构沿革》等，具有一定参考价值。

规范化档案管理的论文 第7篇

1提高对档案管理的重视度

企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。

2全面普查案卷

对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。

3健全档案管理规章制度

档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。

4积极引进信息化技术

利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。

5将档案分门别类，充分利用档案原基础

对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。

6提高档案管理人员的整体素质

定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。

二、结语

科技档案规范化管理探究 第8篇

(一) 科学技术的继承

科学和技术知识只有经过存档才能被完整的保存和传承下来, 通过研究科技档案可以对科技成果进行评估, 对科技人员的工作质量进行考核, 还可以衡量企业单位的管理水平, 方便企业间的科技交流, 促使生产力提高 (1) 。

(二) 提高科技人员和档案管理人员的自身综合素质

科技档案管理要做到规范化需要科技人员和档案管理人员各自发挥其长处, 共同努力。科技档案的材料、数据的规范化需要依靠科技人员, 同时管理归档工作又需要管理人员的管理知识来指导。现在科学的发展和各项技术的开发使得档案管理人员不仅要对技术知识有所了解, 还必须不断更新管理知识, 提高了对管理人员的综合能力要求。

(三) 有利于科技成果的转化

科技档案的建立一方面是为了保存科技成果, 另一方面更为重要的是为了使科技信息能很好地运用到实务中, 为社会建设提供一份智慧, 这是科技档案管理工作的宗旨。科学技术要转化为现实生产力必须以完整详细的科技记录为前提, 科技档案则是理论通往现实的桥梁。

二、科技档案规范化管理的路径

(一) 增强科研人员及档案管理人员的档案意识

要增强档案意识, 就要对科研人员从法律的硬性规定和工作的性质需要方面进行思想教育。科技成果、材料归档是科研工作的必然要求, 也是档案法规等法律规定的科研人员的义务, 必须严格遵守并执行。研究人员的科研成果属于职务作品, 其知识产权属于该研究人员所处的单位集体, 而不是个人所有。同时, 还要对科研人员和管理人员进行服务意识培训, 让他们明白他们的工作是服务于社会, 服务于大众的, 归档可以使得研究人员更方便快捷地找到相应的资料和数据, 在方便他人的同时也是方便了自己。另外, 管理人员也要进行观念更新, 科技归档工作具有双重性质, 较之普通的管理而言具有较强的专业性, 因此管理人员需要主动开展工作。

(二) 建立健全科技文件材料归档制度

归档制度对规范化归档和档案管理具有非常重要的意义。 (1) 要明确归档范围。科技档案要保存的是一些具有研究价值和应用价值的成果, 因此要划清需归档和不需归档的界限。 (2) 要明确归档时间。归档时间的制定要科学合理, 时间长短影响着归档工作的质量和其他部门的工作秩序。恰当合理的归档时间可以避免因为长时间没归档导致的材料遗失或受损, 也可以避免其他工作部门因为归档过快而影响其工作秩序。 (3) 要明确归档程序和要求:归档的前期工作是由业务技术部门完成。科技归档工作由于材料的专业性较强, 如果让档案管理人员进行分类和整理难免会出错, 因此档案的整理分类工作需要由专业人士承担。这就要求在科研项目开始前指定专人负责这块工作, 边进行科研边归档, 这样能确保归档的完整性;技术人员完成材料的整理后要将材料进行整合, 核对材料是否归纳完整, 以及材料内容的准确性, 确认无误后提交有关领导签字审批, 再移交给档案管理部门;管理部门要对移交的材料进行整理, 分门别类地进行归档, 并对移交的材料进行清点, 制定移交清单, 由双方签字后跟随档案一并入库。

(三) 加强科技档案信息化工作

随着科技的进步, 很多工作都已经实现信息化进程, 档案管理工作当然也不能例外。信息化的档案管理可以节省人力物力, 并且实现管理的高效发展。 (1) 工作观念的转化非常重要, 管理人员必须有利用计算机、网络进行档案管理的思想意识, 适应现代化的工作模式。 (2) 档案归纳和管理的各个环节都需要贯彻信息化技术, 比如, 在收集档案材料时, 要重视对电子档案的归档, 不能只对纸质档案进行归档;在整理档案材料时, 可以把电子档案打印为纸质档案, 同时把纸质档案通过扫描、拍照或者其他方式转化为电子档案, 这样就形成双份档案, 做到档案的备份。而且信息化的管理也方便了日后查找相关资料, 只要提供一定的线索就可以准确地知道档案的存储位置, 能免去很多徒劳的工作。 (3) 档案的管理制度与档案的信息化进程相适应, 比如有必要对电子文件也建立相应的管理制度。

(四) 加强档案队伍建设

从事科技档案的归档工作要求工作人员必须在精通管理知识的基础上, 同时对相关专业领域的专业知识也熟悉, 特别是现在计算机技术的普及, 使得管理人员也必须在管理工作中引入信息化概念, 熟练地掌握一些基本操作, 比如Excel表格、Word文档等。正是这些新形势使得科技档案管理对管理人员的综合素质要求较高, 因此有必要在上岗前对管理人员进行一次脱产培训, 系统而针对性地学习如何进行科技档案管理。

三、结语

科技档案不仅对当前社会具有重要的经济价值和研究价值, 而且对未来社会具有重要的借鉴和指导意义, 其重要性非常明显。因此, 只有加强科技档案的管理工作, 才能更好地进行科技研究, 更好地实现由知识技术向生产力的过渡, 从而有助于企业实现其经济效益和社会的整体效益。

注释

浅析文书档案规范化管理 第9篇

关键词：文书档案；管理规范；措施

中图分类号：G275.2文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）09－0115－02

随着社会科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进，但仍离不开人的操作。因此，提高档案工作者素质，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。

1文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生

了。国内外学者对文件中心的实践范围说法不一，但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行、是否确有必要呢？回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

2从公文制发规范化抓起

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，注意检查制发公文是否履行了签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送单位和抄送单位是否准确、落款是否与公文一致、有无日期等。再次，公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5实现文书档案管理工作的规范统一

5.1强化文档一体化意识

文档一体化的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。文秘人员必须具有较强的文书档案意识；文书档案材料是历史的折射和缩影，可以说没有文书档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的是文书档案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的历史。文秘人员要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。

5.2强化全过程管理工作

第一，要树立质量管理意识。不论是文秘工作，还是文书档案工作，都要确立质量第一的观念。第二，要严格遵循公文处理的基本原则、格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。文秘工作和文书档案工作都具有较强的专业性和技术性，要建立一支人员素质高、相对稳定的工作队伍。第四，要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。要执行公文行文规则，严格审核签发制度。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸签”等填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围。第五，要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。

5.3强化文秘部门立卷工作

文秘部门立卷是档案法早已明确的一个基本制度。公文办完后，由文秘部门及时整理、立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，是文书档案工作的开始。办理完毕的文件材料，要由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在文书档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”，使文件的立卷工作日常化。

6结束语

档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作，对社会的发展和进步有着举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能向着科学化、规范化的方向快速发展。

参考文献：

［1］荣花.对加强专业档案规范化管理的思考［J］.内蒙古民族大学学报，2010（05）.

［2］王云香.创建档案规范化管理的实践与探索［J］.四川档案，2010（05）.

（编辑：李敏）