档案局档案数字化（精选6篇）
档案局档案数字化 第1篇
关于档案馆数字化建设的思考
2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛
当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。
一、传统档案馆的数字之路
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。
传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：
（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。
（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。
（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。
二、档案馆数字化——数字化的起点
档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。
计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：
（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。
20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。
1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。
2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。
3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。
（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：
1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。
2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。
目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。
（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。
三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面
（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：
1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。
2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。
（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。
档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。
（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。
（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。
目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。
同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：
1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。
2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。
3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。
以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。
档案局档案数字化 第2篇
为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患，加强档案整理和数字化管理工作，现结合本馆实际特制定如下制度：
第一条
标有密级且未经解密的涉密档案，不得数字化和信息化。
第二条
对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核，工作人员户籍必须为中国大陆公民。
第三条
与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。
第四条
所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行，所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，其他人员未经授权无权访问。
第五条
数字化场地必须安装视频监控设备，做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管，无关人员不得使用。
第六条
明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导，落实责任科室和人员，责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度，每天定时由责任人员对工作现场进行监督，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患。
第七条
禁止非本项目人员进入数字化场地，如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告，获得批准后方能进入。
第八条
严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接，严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。
第九条
不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备；禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。
第十条
工作人员上班时按规定穿工作服，禁止携带任何食物、流质等进入工作间；禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情；禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备，禁止私自改变计算机的硬件、软件程序；禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。
第十一条
工作人员下班后必须迅速离开，禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。
第十二条
工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁，负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况，并将门窗关好，注意防火防盗，做好安全防范工作。
第十三条
数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点，每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查，确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。
第十四条
浅析档案数字与数字化档案管理 第3篇
一、档案数字化与数字化档案管理
(一) 档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它具有科学计算、数据处理、实时控制, 辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作, 传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式, 通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案, 为迎接档案信息服务新环境的挑战, 提高效率, 提升档案业务部门的服务水平, 为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之, 档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源, 其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术, 使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务, 为社会主义精神文明建设服务, 已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
(二) 数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新, 能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理, 并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1. 数字化档案依赖于数字化设备而存在。
数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件, 数字化档案就无法生存、传递、识别。
2. 数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3. 文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互
搭配构成数字化文件的内容, 使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
(一) 档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换, 为其共享网上资源打下了坚实的物质基础, 其优势包括以下几个方面:
1. 扩大经济效益。
数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节约了保管费用, 节省了占地空间, 而且查阅起来极为方便快捷, 从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2. 提高办公效率。
数字化档案管理使资料及时归档, 并尽快提供利用。同时, 数字化档案管理使查询资料变得非常简单, 真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之, 档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性, 可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
(二) 档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务, 其主要目标:一是解决传统档案的存储问题;二是档案馆创建自身网络平台, 使有效意义的动态链接成为可能;三是加快信息传递速度, 以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是:
1. 科学性。
档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发, 通过对档案的分析、筛选, 确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案, 用户利用率高的档案进行数字化。
2. 系统性。
在进行档案信息资源数字化时, 只有系统地、连续地将档案信息资源数字化, 才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源, 还是对档案内容的内在逻辑, 都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中, 必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的, 它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为, 在推进数字档案化与数字化档案管理方面, 可以从以下几个方面入手。
(一) 予以科学规划
档案数字化是一个系统工程, 必须立足于长远的科学规划, 为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组, 研究制定档案数字化的近远期目标, 要明确哪些档案需要数字化, 哪些档案需要优先数字化, 哪些档案又需要长时间实行数字化, 然后按照轻重缓急分步骤实施。
(二) 进行成本核算
目前, 将传统的载体进行数字化费用较高, 并且传统档案数字化后, 必须支付一定的费用, 如对大量的数字文件进行管理和维护, 数字化后电子文件的保存需要持续的管理, 都需一定的经济投入, 所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算, 则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用, 造成不必要的浪费。
(三) 建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱, 数字化过程中有很多问题待解决, 因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案, 以确保档案信息内容的安全、完整和真实, 并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
(四) 提高员工的素质
在进行数字化档案管理时, 必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质, 包括专业知识、技术知识、管理能力等。因此就要进行跨学科、跨领域的人才培训, 使得档案员由原先的知识单一的档案工作者成为既懂档案管理, 又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能达到信息时代的要求。
论档案数字化及数字档案馆的发展 第4篇
【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理
随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。
我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。
当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。
档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。
档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。
档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。
档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。
档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。
前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。
当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。
档案局档案数字化 第5篇
近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息络化查阅作准备，但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案，大家不约而同地感觉到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相伴随，但一旦形成共识，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和知识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得不好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。
一、数字化鉴定的目的馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。
二、数字化鉴定的原则
为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：
1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，2.存史原则 提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。
3.利用优先原则 这一原则在很大程度上适用于数
字化鉴定的组织实施工作，但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”，即将利用者的要求和想法放在首位，用通常的话来说，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在进行数字化鉴定时，也必须贯彻这一原则。数字化鉴定，从某种意义上说，是按照一定的原则和要求，对原始档案进行一番筛选，利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发，充分考虑利用者的需要，也就是说，应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选，保留对利用者切实有用的文件，剔除对利用者无用的文件，按照这样的要求，由数字化鉴定进行的筛选，其结果既减少了投入，降低了成本，同时丝毫不会损害利用者的利益，反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间，当然这里所说的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
以上三项原则，可以说是三位一体，密不可分，即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才能确保数字化鉴定具有相当的质量，达到预期的效果。反之，则可能顾此失彼，或重精炼而忽视存史，或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。
三、数字化鉴定工作的策划和组织
由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。
档案局档案数字化 第6篇
衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。
档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略；二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务；三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限；四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作；五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑；六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享；七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。
我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定；破损档案修裱；6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。
一、档案数字化加工内容
项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录)；印刷体文字OCR识别；光盘、磁带和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：
（一）档案整理
在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录（要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。
1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。
2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一；档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。
3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。
4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。
5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册资料不拆卷）。
6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。
（二）档案解密、划控和开放鉴定
1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。
2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。
（三）档案扫描：
1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。
2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。
3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。
（四）图像处理
1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。
2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。
（五）图像存储
1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。
2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。
（六）目录建库
1、根据《档案著录规则》（DA/T18）的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。
2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。
3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。
4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。
5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括（用120克铜版纸打印），排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。
(七)后期整理装订
1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。
2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。
(八)数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。
外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。
(九)数据备份
加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。
1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。
2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。
3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。
4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。
5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、磁带、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。
（十）档案归还
在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日
志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。
二、验收要求
（一）档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
（二）图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上（含95%）,如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
(三)档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。
（四）档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上；抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。
（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。
三、质量保障要求
（一）成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。
（二）建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。
（三）外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。
（四）建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。
四、安全保密要求
（一）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。
（二）档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。
（三）进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。
（四）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。
五、售后服务
（一）售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。