公考公文讲义范文（精选4篇）
公考公文讲义 第1篇
公文 公文概述
公文分为通用公文和专用公文。通用公文包括法定公文（党政机关公文）和普通事物公文（普通社会组织公文）。专用公文包括司法：判决书，军事：军事命令，外交：国书等。公文是一种特殊应用文，公文和一般应用文的区别： 1.公文常用的基本表达方式包括叙述、议论、说明三种
2.公文写作忌讳“形象生动”因而很少描写，忌讳偏激情绪。因而很少抒情。3.叙述是公文写作中最常用、最基本的表达方式。
【例题 单选】公文写作中最基本、最常见的表达方式是()。A 叙述 B.描写 C.说明 D.议论
【例题 单选】公文中兼用的基本表达方式是（）A.议论、描写、说明 B.议论、说明
C 议论、叙述、说明 名师精品课程 D.抒情、说明 公文特点 有法定的作者 有规范的体式 有特定的效用 有规定的处理程序
【例题 单选】公文的作者是指（）
A 制发该公文的机关或者机关的法定领导人 B.草拟该公文的秘书人员
C.参与该公文形成过程的有关处（科）室 D.审核该公文的办公室负责人
【例题 单选】公文区别于其他信息记录的特点是()A.传递权威信息 B.书面文字材料
C 具有法定权威与现行效用 D.有特殊的格式、文字要求 【例题单选】“公文的格式、行文程序必须遵循一定的要求”，这体现了公文（）的特点。
A．政务性 B.工具性 C．法定性 D 规范性
党政机关公文处理工作条例（15 种）Ø 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请 示、批复、议案、函、纪要
Ø 在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议” 和“公报”两个文种，共15 个文种。名师精品课程
Ø 党的机关公文原有14 种,废止3种：指示、条例、规定 增加 4 种：命令、通告、公告、议案，共15 个文种。【例题 单选】2012 年4 月6 日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条 例》，与原《国家行政机关公文处理办法》相比较，条例新增加的公文种类有（）Ａ.议案和决议Ｂ 决议和公报 Ｃ.纪要和公报Ｄ.议案和纪要 公文的分类
按公文的内在属性分为：
规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）指令性公文（命令、决定等）指导性公文（批复、意见等）
知照性公文（通知、通报、公报等）公布性公文（公告、通告等）商洽性公文（函等）
报请性公文（请示、报告等）记录性公文（会议纪要等）
【例题 单选】条例、规定、办法是属于公文中的()A.指导性文件 B 规范性文件 C.公布性文件 D.商洽性文件 公文的分类
Ø 根据形成和作用的公务活动领域，可分为: 通用公文和专用公文
Ø 根据行文方向，可分为: 上行文、下行文、平行文
Ø 根据公文性质和作用，可分为：
规范性公文、指挥性公文、报请性公文（呈请性公文）、知照性公文、记录性公文 Ø 根据内容涉及国家秘密的程度，可分为: 公布文件、普通文件、秘密文件（绝密、机密、秘密）Ø 根据处理时限的要求，可分为： 特急件、加急件、平件 公文种类
决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《中国共产党第十八次全国代表大会 关于十七届中央委员会报告的决议》。
决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级 机关不适当的决定事项。如《中共中央纪律检查委员会关于开除***党籍的决定》 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋 升衔级、嘉奖有关单位和人员。如财政部颁发命令公布《事业单位会计准则》。公报。适用于公布重要决定或者重大事项,如《中国共产党第十八届中央委员会第一 次全体会议公报》
公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如全国人大选举习近平为国家主 席要发布公告，我国在东海举行军事演习要向国内外发布公告
通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项如《XX电力工业局关于使用 定期借记业务结算方式的通告》通告的结语：“特此通告”或“本通告自发布之日起实 施” 通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员.eg.对于干部的任免或 聘用一般使用通知,eg.某政府机构部门办公室更改电话号码，需要下级机关和社会周 知.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如《××××自 治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》。
报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如《×××× 关于×××的报告》。
请示。适用于向上级机关请求指示、批准。如《公安部关于将12 月2 日设立为“全 国交通安全日”的请示》
批复。适用于答复下级机关请示事项。如《国务院关于同意设立“全国交通安全日” 的批复》
意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。如《教育部中央编办财政部人力 资源社会保障部关于加强幼儿园教师队伍建设的意见》
议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务 委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议<中华人民共和国劳动法（草案）>的 议案》
函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如《卫生部关于商请做好蜂胶产品监督管理工作的函》。
纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。如《全国财贸工会工作会议纪要》。公文种类口诀 两决两公三个通 令议报请批复中 意见纪要还有函 十五公文都来全
口诀释义：决定决议,公报公告,通知通报通告, 命令议案报告请示批复，意见纪要函。
【例题单选】公文中，()适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关 的询问。
A 报告 B.请示 C.批复D.函
【例题 判断】请求上级机关批拔救灾扶贫资金，用的公文是“报告”（）
【例题 判断】因山体滑坡，铁路中断，xx铁路局用决定告知乘客当日火车延误（）【例题 单选】某政府部门办公室更改电话号码，可用()公布周知。A 通知 B.通告C.启事D.布告
【例题 单选】任免和聘用干部的公文文种为()A.命令 B.指示C.通报D 通知
【例题 单选】商洽性文件的主要文种是（）A.通知 B.请示 C.通告D 函
【例题 单选】某区公安分局就户籍管理有关事项向位于本行政辖区内的某大学发文，应使用的公文文种是（）Ａ.通知Ｂ.请示Ｃ.指示Ｄ 函 行文规则
上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文，主要有报告、请示。平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文，主要有函。
下行文，指向所属被领导、指导的下级机关发送的公文，属于这一类的文种最多，有 命令(令)、决定、决议、公报、公告、通告、通报、批复、纪要，还包括多数通知。“意见”既可用于上行文、下行文，也可用于平行文 上行文的规则
1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送 下级机关。
2.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见 后上报，不得原文转报上级机关。3.请示应当一文一事。
4.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。《党政机关公文格式》
2012-06-29 发布 2012-07-01 实施 公文要素18：
版头6 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人
主体9 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件
版记3 抄送机关、印发机关、印发日期(删去主题词)
配图！
公文要素—版头部分
1.份号：公文印制份数的顺序编号，涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左 上角第一行，用阿拉伯数字。
2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和 保密期限。密级顶格编排在版心左上角第二行。【例题 单选】需要标明公文份数序号的是（）A.下行文 B.报请类公文 C.任何公文
D 具有绝密和机密等级的公文 公文要素—版头部分 3.紧急程度：
紧急公文应当分别标注“特急”“加急” 电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急” 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行
同时标识密级与紧急程度时,份号顶格编排在版心左上角第一行,密级顶格编排在版 心左上角第二行,紧急程度顶格编排在版心左上角第三行 【例题 多选】公文的紧急程度分为（）A 特急 B．急件
C．火急 D 加急 E．平件 公文要素—版头部分 4.发文机关标志：
发文机关全称或者规范化简称加“文件”
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发 文机关名称右侧，上下居中排布。
党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件” 二字。
公文要素—版头部分 5.发文字号：
由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入 序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字 联合行文时，使用主办机关的发文字号
发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布 公文要素—版头部分 6.签发人：
上行文应当标注批准签发的领导人姓名
签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字； 签发人后标冒号后用标识签发人姓名。如有多个签发人，每行两个姓名，应使发 文字号与最后一个签发人姓名处同一行 公文要素—主体部分 7.标题：
口诀：发文机关+关于+事由+的+文种 唯一不能省略文种
位于红色分隔线下空二行 公文要素—主体部分 8.主送机关：
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
编排在标题下空一行，左侧顶格,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒 号。
公文要素—主体部分 9.正文：
在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行（1）正文一般由三部分组成： 原由＋事项＋结尾
（2）引文：先引标题，后引发文字号,引用文件时文件名在前，用“《》”括入 引用文件：《文件名》+（发文字号）
（3）日期：阿拉伯数字，不能把2005 年写“05 年”
【例题 单选】公文中引用了一份文件，按照引用文件的规范要求，正确的写法是（）A.《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕025号）B 《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》（XX发〔2011〕25号）C.（XX 发〔2011〕25 号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》 D.（XX 发〔2011〕025 号）《关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知》 口诀-引用文件：《文件名》+（发文字号）公文要素—主体部分（4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“
（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）” 公文要素—主体部分
10.附件说明：公文附件的顺序号和名称
公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字。附件名称后不加标点符号。附件说明 处的标题应与附件本身的标题相一致。“附件说明”中仅需要写明附件标题名称，无需书名号，只有一个附件时也无需标注“1” 口诀: 成文日期阿拉伯，印发时间阿拉伯 附件无需书名号，一个无需阿拉伯 公文要素—主体部分 11.发文机关署名：
署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期：阿拉伯数字标全
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行 右空四字
公文要素—主体部分 13.印章：
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可 以不加盖印章
联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章 联合下发的公文，发文机关都应加盖印章 印章之间互不相交或相切
最后一个印章居中下压成文日期
根据《党政机关公文处理工作条例》规定，有特定发文加官标志的普发行公文和 电报可以不加盖印章。公文要素—主体部分 14.附注：
公文印发传达范围等需要说明的事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。
公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话 公文要素—主体部分 15.附件：
公文正文的说明、补充或者参考资料 附件应与公文正文一起装订
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在附件左上角第一行顶格标识“附件” 有序号时标识序号
附件的序号和名称前后标识应一致。公文要素—版记部分 16.抄送机关：
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，公文如有抄送，左空一字标识 “抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对 齐；在最后一个抄送机关后标句号。公文要素—版记部分
17.印发机关和印发时间： 公文的送印机关和送印日期。设在公文末页最后一行。
印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间用阿拉伯数字标识。18.页码:公文页数顺序号
编排在版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码左空一字。【例题 多选】《党政机关公文处理工作条例》规定，版记主要由（）组成。A.主题词 B 抄送机关 C 印发机关 D 印发日期 口诀
公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012 代替《国家行政机关公文格式》
主题词儿不再标：删除主题词格式要素
密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
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公文页码不可少：增加页码格式要素
【例题 单选】关于公文行文的成文日期，下列格式正确的是（）A.二〇二年一月十四日 B.2012 年01 月04日 C 2012 年1 月14 日 D.12年01月14 日
公文必备9要素：两标两印四文一页码
版头
份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字 号、签发人
主体
标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日 期、印章、附注、附件
版记
抄送机关、印发机关、印发日期、页码
【例题 单选】下列属于党政机关公文格式必备要素的是（）A.附注 B.附件
C.签发人姓名 D 正文
公文必备9要素：两标两印四文一页码
公文常设错误点
1.份号、密级和保密期限、紧急程度写左边 2.发文字号
“国发〔2010〕1 号”中要注意机关代字、年份、序号不能颠倒；年份要用“〔〕”不 是“[ ]”、也不是“（）”年份要写四位数，不能写成“10”；序号“1号”不能 写成“第1号”也不能写成“01”号 3.签发人
上行文如“请示”、“报告”有签发人，下行文如“命令”、“通知”、“通告”等没有签发人；且有签发人的时候，签发人应与 发文字号在一行居于两端。
4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种 注意“关于”与“的”位置，“关于”不能在发文机关前面，如“关于国务院发布《国 家行政机关公文处理办法》的通知”就是错误地把“关于”提前，而“的”后面 一定是文种，如出现“××××的情况报告”就是错误的例子，“情况报告”不是 文种，应为“××××情况的报告”。5.成文日期：阿拉伯数字 6.版记：主题词已删除
7.文种：文种与内容中相矛盾，如标题是“××××的通告”，正文中却出现了“特 通知如下”的情况 8.引用文件口诀：《文件名》+（发文字号）：按照引用文件的规范要求，引用文件时 文件名在前，用“《》”括入，发文字号在后，使用“（）”括入。新旧公文区别
1．党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。
2．在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13 个文种基础上，增加了 党委的“决议”和“公报”两个文种，共15 个文种。党的机关公文原有14 种，废止3种：指示、条例、规定，增加4 种：命令、通告、公告、议案，共15个文 种。
3．在“要素”方面：把“眉首”改名为“版头”；取消了主题词，增加了页码（页码 位于版心之外）；行政公文也要署发文机关名称。4.在格式方面：
（1）份号、秘级和保密期限、紧急程度都编排在左上角。
（2）份号、保密期限、成文日期、印发日期中的数字都用阿拉伯数字。（3）发文机关标志可以不标“文件”二字。（4）签发人每行排两个。
（5）公文首页必须显示正文。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（6）附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。附件与正文不能一起装 订的，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二 字及附件顺序号。
4．在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。
5．在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。
6．在公文管理方面，增加发文立户的规定。新设立的机关应当向本级党委、政府的 办公厅(室)提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者 撤销时,相应进行调整 公文处理
《党政机关公文处理工作条例》第4条，公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等 一系列相互关联、衔接有序的工作。
【例题 单选】公文处理工作是指公文的（）一系列相互关联、衔接有序的工作。A.起草、修改、盖章 B 拟制、办理、管理 C.起草、审批、盖章 D.撰写、修改、备案 公文的发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
一、草拟：起草公文
二、会商：会商可采取三种形式：
（1）主办部门主动到对方单位去面商；
（2）向对方寄发草稿，请其签署意见后寄回；
（3）用会议的方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论。
三、审核：
公文审核的重点主要包括以下几点：（1）是否确实需要行文；（2）是否符合政策；（3）措施是否合理；（4）是否符合行文规则；（5）文字与格式是否恰当
四、签发：
签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。文稿 经机关负责人签发后就由草稿成为定稿。
※草拟、会签、审核、签发构成了公文的制文阶段。
五、编号：编号是指编发文字号。
六、注发：注发是文秘人员根据机关负责人的意见，明确公文的印发形式、发至范 围、紧急程度、密级、发送方式、印刷要求等。
七、复核：重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
八、缮印：缮印是指公文的正式印制。
九、用印：用印是指在正式生成的文件上加盖机关印章，是公文生效的标志。
十、登记
十一、封装
※编号、注发、复核、缮印、用印、登记、封装构成了公文的制发阶段。公文的收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
一、签收：签收是指收件人在对方文件投递单或送文簿上签字，表示收到。签收 之前必须履行规定的确认、清点、核对、检查手续。
二、登记：
文件登记是指对文件收受进行记录。文件登记一般有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意收文与发文，平件、密件与急件的分别登记。
三、启封：
启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启。
四、审核：审核主要是针对收到下级机关上报的公文而言。收到下级机关上报的需要 办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点：1.是否应由本机关办理；2.是否符合行文规则；3.内容是否符合国家 法律、法规及其他有关规定；4.涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会 签；5.文种使用、公文格式是否规范。
五、传阅：
文秘部门对应该传阅的文件要组织传阅。组织文件传阅时应保证应该阅读文件的人 员没有遗漏，并建立相关传阅登记制度。可根据文件传阅的具体情况，选择合适 的传阅方式。
六、拟办：
拟办指办公室负责人或高水平文秘人员，根据如何办理预先提出建议和初步意见，供领导批办时做参考。
一般文件不需要拟办，需要拟办的文件有：
（1）上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件，如批复、决定等；（2）下级机关主 送本机关的请示性或建议性文件，如请示、意见等；（3）同级或不相隶属机关的 商洽性、询问性文件，如函等
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【例题单选】办公部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，称为公 文的()。
A 拟办 B.承办 C.批办 D.催办
七、批办：批办是指机关负责人对文件提出处置意见。批办时应注明具体意见、承办 部门、阅知范围等内容，不可只写“阅”、“拟同意”，应更具体。不是所有的文件都要送负责人批办，需要批办的文件主要以下几类：（1）上级发来 的涉及重大方针、政策性文件、对本机关的重要批示、指示性文件；（2）下级报 来的请示和意见；（3）同级机关发来的需要协办的有关重要工作的文件。
八、承办：承办是指有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。承 办是公文处理程序的核心环节，是公文发挥现实效用的基本保证。承办主要有三种方式：（1）传达承办，来文需要向下级传达，则通过会议、电话、转发的方式进行传达；（2）专案承办，来文需要贯彻执行，则制定专人或小组进 行研究，制定措施和方案；（3）答复承办，来文需要答复，则对来文单位进行电 话答复、当面答复、复文答复等。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。
对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门 并说明理由。
九、催办
催办是指文秘部门根据承办时限和有关要求，督促、检查、提醒承办人员及时办理。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟 踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。办毕公文的处置
一、公文的清退 公文的清退是指将办毕的公文收回发文机关或交还给其指定单位的过程。清退的范围如下：（1）涉密文件（2）具有重大错误的文件（3）仅供征求意见或传 学习交流更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程 } 第 27 页
阅、审阅的公文（4）未经本人审阅的领导人的讲话稿（5）被明令撤销的公文（6）其他由发文机关指定清退的公文。
清退的程序：通知清退―清点核对―清退交接
涉密文件应当在发文时填写“文件清退通知单”收文机关按照文件清退通知单清退。发生重大错误的文件应及时通知回收。其他需清退文件应注明“阅后退回”等标 记。
二、公文的暂存
公文的暂存是指对公文进行暂时保存。暂存的公文主要有两类：
（1）不需要立卷归档，但也不宜进行立即销毁的公文；
（2）一份已经立卷归档，但其他重份公文仍具有较高查考价值的公文。暂存公文应当由文书部门或人员妥善保管。
三、公文的销毁
公文的销毁是指对公文进行毁灭性处理。销毁处理的主要目的防止泄密，另外可以 减少没有利用价值的公文数量，便于公文归档。公文销毁的范围主要有：（1）不具备留存价值的公文；
（2）没有必要立卷归档的重份公文；（3）上级指定要销毁的公文；
（4）涉密公文形成过程中的草稿等。
公文销毁首先应经文书部门进行收集、清点、造册、送交办公部门领导审批、销毁等 步骤。
销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁 绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
四、公文的立卷归档
公文的立卷归档是指在一定时期内，对具有查考、留存价值的公文，进行系统整理，转化为档案保存。立卷归档是公文处理的最后一个环节。
公文档案的保管期限分为永久、长期（16年到50 年左右）和短期（15 年以下）三种。学习交流 更多笔试面试高清视频讲座，请qq:1962 930索取 名师精品课程
（1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政 治斗争和科学研究中需要长期利用的档案，应列为永久保管。
（2）凡是在相当长时间内本机关需要查考的档案，应列为长期保管。
（3）凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。【例题 判断】机关制发公文，应遵守事无巨细都要发文的原则。（）【例题 单选】负责公文处理工作的是本机关的（）A.档案室 B.业务处 C.收发室 D 办公室(厅)越级行文
越级行文指下级机关越过自己的直接领导机关向更高的上级领导机关直至中央或 上级机关可以跃过直属下级直接向最基层单位的行文。是行文方式之一，也是一 种非正常的行文方式，没有特殊情况，一般不能轻易采用。越级行文的七种情况
1.遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造 成重大损失时；
2.经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题； 3.上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项； 4.对直接上级机关或领导进行检举、控告；
5.直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题； 6.询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。
7.为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广 播、报刊等方式行文。
【例题 单选】下列哪种情况不可以采用越级行文的方式（）
A.国家林业局致文某市林业局要求调查该市某处森林发生重大火灾的原因，该市林业 局调查清楚后向国家林业局行文报告 B.情况特殊、紧急
C.需要检举、控告直接上级机关
D 某县人民政府为适应现代化建设的需要，拟在某原林场内建一座具有一定规格的某 市植物园。为此，决定向上级机关致文请求批准
公考公文讲义 第2篇
2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》。《条例》共8章，42条，综合了上述两个文件的大多数条文，对公文的写作、处理过程进行了完善和统一。《条例》的发布，标志着党政公文合二为一，这不仅是法定公文的权威性、严肃性在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步科学化的客观需要；对于促进党政机关办公的制度化、规范化、程序化建设和提高工作效率具有划时代的意义。
一、党政机关公文公文含义和种类
首先我们先了解一下党政机关公文的含义:党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文就是官方文书。它的主要特征有五个方面：第一是权威性和政策性。主要体现在它是依法制定与发布的，是治国理政的重要工具。二是针对性和指导性。党政机关公文总是根据现实需要，为解决某个特定问题的指导某项工作而制发的。三是规范性和约束性。机关公文有其规范的语言，与文学创作有本质区别。公文的语言要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈 述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。再说它的约束性，公文传达的意志不以受文者是否同意为前提，公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须严格遵守或执行。第四是程序性和严密性。公文制发和处理必须履行规定的程序，从起草、审核、签发、校印、发出到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁都需要严密的程序。五是对应性和定向性。必须根据隶属关系和职权范围确定。什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发，有具体明确的对应关系。
其次我们了解一下党政机关公文的种类。
公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。我国古代最早的公文，从先秦到清末，由简到繁，文种先后出现的约有百种。朝代不同，文种名称也不同。《条例》对党政机关公文的种类进行了重新整合，分为十五个种类。这就要求我们在公文处理工作中要认真 2 区分法规中规定的文种、专用文种及其他文种之间的关系，正确选用文种，为公文拟制、办理、管理提供便利，达到行文的目标要求。
《党政机关公文处理工作条例》规定党政机关公文有15种。
1、决议
6、通告
11、请示
2、决定
7、意见
12、批复
3、命令（令）
8、通知
13、议案
4、公报
9、通报
14、函
5、公告
10、报告
15、纪要
二、“请示”与“报告”两种党政公文文种
首先我们了解“请示”
（一）请示的概念
请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的公文文种。属于上行文。请示的适用范围大致有4种：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.因特殊情况不能执行上级统一规定和安排，需要作变通处理
3、本机关、本单位无力解决或难以解决而又需要解决的问题和事项。
4、是因职权范围所限，不能解决的问题或上级规定经请示批准才办理的事项。
（二）请示的特点
1、请示必须是下级向上级行文，有的虽然不是直属上级机关，但属于业务主管部门，行文也应使用请示，其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。
2、请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；
3、请示要求上级必须明确态度或者批复。请示是有针对性的上文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。
（三）请示的种类
1、请求指示的请示。此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见，多涉及政策上、认识上的问题。例如：《辽宁省人民政府关于确定普通高中学费标准的请示》（辽政〔2008〕212号）
2、请求解决的请示。下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的，多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题；例如：《辽宁省人民政府关于解决今冬明春灾民生活求助资金的请示》（辽政〔2008〕189号）
3、请求批准的请示。本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请求，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。例如《辽宁省人民政府关于修改辽宁省海洋功能区划的请示》（辽政〔2009〕224号）
（四）请示的写法
请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成 1.标题
标题一般由发文机关+发文事由+文种：
——《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》 发文事由+文种————《关于购买小轿车的请示》
首先，标题应做到一题一事，指事具体。一文一事是请示行文规则，因此，标题中应该避免以“和”“及”连及两事或多事的错误，同时标题应指事具体，要明确请示的具体内容，不能含糊笼统。
其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还是请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。
2.主送机关 主送机关：一般系上一级领导机关或上一级主管部门
原则上主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此，应杜绝请示的多头主送现象，以主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”的办法处理。3.正文
主要包括请示原由、请示事项和结语等项内容
（1）请示缘由。
请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由即正文的开头部分，明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据。因此，这部分在写法中要求情况真实，理由充分；缘由部分是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也就降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完一般用“现将有关问题请示如下”过渡。
（2）请示事项。
请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么是正文的主体和核心部分。每个请示只能是一个事项，而且要写得具、明确。请求指示的，主体部分要明确提出问题和要求。请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。
（3）请示结语。
常另起占行。惯用的请示语有“请予批准”“请予审批”、“当否，请批复”等。4.落款
请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为阿拉伯数字将年、月、日标全汉字的年、月、日。
[例文] ××市统计局关于拨款修复车库的请示
××市人民政府：
我局原有160m2砖瓦结构车库（平房），因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金40万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。
请予审批
附件：1.车库维修图纸
2.车库维修预算表
（××市统计局印）2012年8月28日
（五）请示写作应注意事项
1.要掌握使用，当用才用。必需操持而在本人职权范畴内又不能处理，的确需求请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把冲突上交。
2.一文一事。一份请示只能写一件事（一类事），切忌把不相关联的事项放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
3.单头请示。一份请示只能主送一个上级机关，不能同时主送两个或两个以上机关。避免职责不明，耽搁处理工夫。
4.不得越级请示。一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示的，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。
5.不能抄送下级机关。请示是上行文，不得同时抄送下级机关。
6.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。言语要谦虚，态度要诚恳；常用的词语有“以上看法能否妥当，请指示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上看法如可行（或如无不妥），请批转相关单位施行”等，缘由要说明，请求的语气要平实、恳切，用词准确，不同意的后果要表达，以事实引起上级机关的重视，要让上级感到不同意就说不过去。
其次我们了解一下“报告”
（一）报告的概念
报告是一种陈述性的上行文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。
发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：
一是为获得上级的指导；二是发生重大情况或特殊问题；三是已完成上级交办或布置的事项时；四是答复上级的询问时。
（二）报告的特点
1.应用的范围广泛。报告属于上行公文，可用于定期或不定期向上级汇报工作，反映实际工作中遇到的问题，为上级制定方针、政策提供依据，还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。
2.行文的单向性。它是阅知性，不是批复、答复性的公文，报告是下级机关向上级机关行文，就是为了向上级机关提供情况，属于单向行文不需要受文机关答复或审批。看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。
3.表达的陈述性。报告是用于汇报工作，反映情况的，上级机关能否全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇报工作。其基本表达手段是直来直去陈述和说明。
（三）报告的分类 1.工作报告用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。它又可分为综合性报告和专项性的工作报告两种。
综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、全面性、总结性的特点，且多为定期汇报，如季度工作报告、工作报告等。
专题性报告是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。比如开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。再比如本单位出现了正常工作秩序之外的情况，对工作产生了一定程度的影响，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，应该及时向上级将有关情况进行汇报。即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气、新事物、新情况，必要时也要向上级报告。
2.情况报告：用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。情况报告重在反映情况。不局限于本机关情况这是它与工作报告的区别。情况报告所反映一般是重大特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意。以便上级机关及时采取措施、指导工作。
3.回复报告。也称为答复问题报告。对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。
4.递送报告。用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一类。
（四）报告的写法
报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成 1.标题和主送机关
报告的标题由发文机关、事由、文种组成 ——《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》 发文事由+文种
——《关于××河水质污染治理情况的报告》
主送机关只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式
2.报告的正文
报告正文多由报告导语、报告主体、报告结语组成
（1）报告导语主要有以下几种类型：背景式导语；根据式导语；叙事式导语；目的式导语。
（2）报告主体的几种常见形式：
总结式写法：主要用于工作报告，类似于工作总结，按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次是最常用的结构方式。第一层一般写工作情况的概括传述，工作成绩比较突出时第二层次应写得详细、具体一些。工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层。工作报告内容的重点应是所做的主要工作、今后的打算，成绩、经验应该很好的总结，困难和失误应不隐瞒地提出来。
“情况—原因—教训—措施”四步写法，先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。多用于情况报告。
针对主级机关询问或要求将有关工作和情况回答清楚即可，不涉及其他问题，形式上采用分条列项的方法逐层表达。
递送报告只要写清楚报送文件或物件的名称和数量即可。（3）报告结语通常比较简单，可重申意义、展望未来，也可采用“特此报告” “以上报告，请审阅”等模式化结语。
例文
沈阳市人民政府关于沈抚城际铁路平交道口 改造工程情况报告 省政府： 利用既有铁路线实施的沈抚城际铁路项目在我市境内现有平交道口15处。根据省政府工作部署，我市相关部门近期对上述道口“平改立”进行了联合现场踏勘，并经市政府业务会议确定了工程实施方案。现将有关情况报告如下。
报告内容（略）特此报告。
沈阳市人民政府 2008八年8月8日
（五）报告的写作的注意事项
1、材料要真实。写综合报告应注意抓住重点，材料要真实，向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报忧，也不能夸大和虚构，上报的公文应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。
2、除综合性报告外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专题报告更应做到专文专用，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3.严格使用文种，切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。因为报告不需批示或批复，会影响请示事项的处理和解决。
4.报告要总结出有规律性的东西，写作报告的重点要突出。报告要及时迅速总结出有规律性的东西。请示与报告的区别
1.行文目的不同
请示一般要求上级机关给以直接的答复，报告的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解要单位情况，能够有针对性的指导，而“请示”的目的，是为了 解决问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。
2.行文时间不同
请示必须在事先行文，待上级予以指示或批准后才能按上级的要求进行工作和处理问题。不允许先斩后奏。报告则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。
3.行文内容不同
请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项。报告则主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。
4.答复的形式不同。报告不要求上级机关回复，而请示则要求上级机关及时批示或批复。举例说明
［改错］
关于提高山区小学教师待遇的
请示报告
地区教委、青山县政府：
我县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我县中小学教师实行了生活补贴（小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元）。你们的意见如何？请及时告诉我们。
另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节”活动。当否？请一并批示。
（青山县教育委员会办公室印）
二〇〇五年三月二十八日
经修改如下：
关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示
青山县人民政府：
我县地处高寒山区，生活条件艰苦，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴（小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元）。增加的经费由我委自行解决。
妥否，请批复。
（青山县教育委员会印）2005年3月28日
关于重建税务所办公楼的请示报告
××地区国税局、城建局、国土局、物资局：
我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八百平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材××吨，水泥××吨。
特此报告
××县国税局 二○○五年八月十六日
经修改如下：
关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示
××地区国税局：
我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移及时，幸无人员伤亡。为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。
请予核拨 附件：税务办公楼经费预算表
（××县国税局印）2005年8月16日
三、公文格式各要素编排规则
公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
（一）版头
份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线组成
1.份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（二）主体
主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成
1.标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。使用引号的情况：如“863”计划、“三·八”妇女节、“七·七”事变
2.主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
3.正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日 期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（３）加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。（４）成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（5）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6.附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记 1.版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（四）页码
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公文写作讲义 第3篇
我们通过学习《黑龙江省<党政机关公文处理工作条例>实施细则》，了解了公文的概念、公文处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则和公文拟制等规定、要求。
那么，公文写作主要包括请示、报告、通知、函、纪要5个法定公文文种和会议记录、工作总结2个虽然非法定公文，但机关常用的文种。另外，还有常用公文词语分类表、常见公文用语、容易用错的字等一些公文写作相关知识，今天我们在一起学习交流，以利提高公文写作水平。
一、公文的语言
公文语言的主要特点是： 庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。
准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。
朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。
精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。
严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。
规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎 公务活动的特殊规范性要求。
在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。
在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义，过渡句少，一般都有表达公文主题的主题句。
在修辞方面，追求准确鲜明，质朴简洁、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美；修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。
二、公文写作的基本要求 内容——合规守法； 事件——实事求是； 观点——鲜明正确； 条理——清楚通畅； 语言——直述不曲； 用字——规范准确； 结构——严谨规范； 篇幅——言简意赅。
三、常用公文写作
请 示
请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
请示属于期复性的上行文种，是下级党政机关向上级党 政机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文文种，它使下级党政机关通过公文往复接受上级党政机关的决策意见，解决本党政机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。
一、请示的特点
（一）条件性。请示事项必须是超出本单位职权范围的事项。下级既要尊重上级的领导与指导，并及时请求上级解决问题，也要在职权范围内尽职尽责，切实办好该由自己办理的事项。
（二）超前性。请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，必须在事前行文，不能“先斩后奏”，这是制发请示的重要原则。下级党政机关只有得到批复后，即获得上级党政机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题。事前行文不仅是尊重上级的表现，也有助于提请上级对重要事项把关，避免出现重大失误。
（三）单一性。请示必须严格执行一文一事制度，确保主旨单一，以便上级机关及时答复，缩短公文办理周期，提高行文效率。
（四）时效性。请示事项多数比较急迫或关系重大，上级机关收文后应尽快批复。一旦延误时机，就可能造成较大损失，甚至失去批复的意义。
（五）定向性。请示是专门用于向上级党政机关反映困 难、陈述问题、提出请求的，目的在于将本党政机关、本部门在工作中遇到的困难和问题，及时反映给上级党政领导机关，请求党政领导机关给予必要的支持、帮助和明确的指示，所以只能发往固定的、明确的上级党政机关，使其予以批复。
（六）期复性。请示发出后，上级机关无论同意与否，都应予以答复，这是请示的期复性特点决定的。有请必复是上级处理请示与报告两种文件的重要区别。
二、请示的应用范围
请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。
陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级党政机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。
提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。
说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题，或本单位领导班子意见不一致时，应及时将处理问题的几种不同意见一并报上，请求上级给予指示。
提出疑问，请求解答。对有关政策、法规或上级党政机 关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级党政机关给予明确、具体的解释。
具体如下：
（一）遇到问题无法解决，需要上级指示。
（二）处理较为重要的事件和问题，要上报批准。
（三）遇到问题，虽有解决办法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助。
（四）对有关方针政策和上级发布指示有疑问，需要上级解答。
（五）下级机关之间在重要问题上出现意见分歧，需要上级仲裁。
（六）请上级领导参加活动，指导工作。
（七）根据规定必须履行审批手续的事项。
三、请示的类型
根据请示的不同目的，可以将其分成以下三类：
（一）请求指示类的请示。针对工作中出现的不知如何办理的具体问题，向上级说明有关理由或情况，请求予以答复或提出明确的处理意见。例如，对有关的法规精神或政策规定难以把握，工作中遇到特殊情况无所依据等等，均应请求上级给予解释或指示。行文中，应把重点放在对有关情况的说明上，可以写明本单位的建议，以便上级机关批复时参考。当工作中遇到具体问题或困难需要解决，但是没有相关法律或政策为依据，也无先例可循，或者出现上级的指示规定不完全适应本单位的情况，就要请求上级交代政策依据，解释有关政策法规，或作出明确指示。作为下级，应当积极进言献策。
（二）请求批准类的请示。这是请示中最普遍的一种，即在涉及机构设臵、领导班子调整、人员编制、财务预算、重要事件或重要人物的处理时，在提出本单位处理意见或具体方案的前提下，请上级机关审核批准。行文中，要把有待批准的事项阐述清楚，重点放在处理意见、办法、方案的说明上。必要时应采用附件形式，提供有关事项的完备材料，以便上级机关了解有关情况和审核批准。
批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语，但有些极短小的请求也可不写。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
（三）请求批转类的请示。针对本单位提出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级批转在相关单位或部门范围内执行。这种请示的关键，是要针对有关单位的实际情况，注重文件的适用性。
呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来 写。请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
四、请示的主体结构和写法
无论哪一类请示，其基本结构大致相同。即要由标题、主送机关、正文、生效标识、发文时间等部分组成。此外，在公文版头部分，必须标明签发人。
（一）标题
标题通常由发文机关、事由、文种组成。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于香坊实验农场北大荒工业园区项目立项的请示》。要特别注意文种使用上的规范，不能将“请示”写成“申请”或“请求”，“请示”与“报告”不能混用，也不能写成“请示报告”。
（二）主送单位
只能标明一个直接上级机关名称。受双重领导的机关向上级请示，应根据上级职责，主送其中一个负责答复请示的机关，抄送另一个上级机关。
（三）正文
为了保证行文效果，撰写请示的正文时一般考虑三个方面的内容：
A．简要说明请示的原因。之所以要请示，一定事出有 因。因此，撰写请示首先要从陈述原因开始，说明请示的理由、根据和目的，有时也要说明请示事项的背景。
B．提出解决问题的意见或建议。这是请示的主体部分。重点在于说明该怎么办，多数情况下需要提出解决问题的初步方案，供上级定夺。若有可供选择的不同方案或建议，则需提出本单位的倾向性意见。提倡积极帮助上级出谋献策的态度与做法，反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。
C.结尾。采用征询的语气和期请的语言，提出请求上级给予指示、批准或批转的要求。通常以“以上请示当否，请批复”等惯用结语表达行文要求。
（四）落款部分
规范地标明发文机关名称，规范地用印。
（五）成文日期
用阿拉伯数字标明成文的年、月、日。
五、请示的写作要求
（一）行文之前要主动与主管领导取得联系，做好沟通工作，最好能够当面陈述有关请示意见，求得领导的同情、理解和支持。
（二）要把握好请示的内在逻辑。不论请示什么问题，也不论文字多少，请示的内在逻辑一般都包括“为什么请示”和“请示什么问题”两个层次。前一层次突出请示事项的理由，要把“有必要解决这个问题”说清楚；后一个层次突出 请示事项的内容，要围绕“解决问题的可能性”、“方案的可能性”或“解决问题的有利条件”做文章。
（三）请示的目的要明确，请示的内容必须具体，要求必须明确，请示的正文应情况属实，陈述清楚，理由充分，要求明确，做到提出的建议和要求具体明白，解决问题的措施、办法和要求切实可行。情况属实，是指说明情况，提出要求要实事求是，不能故意夸大实际，弄虚作假。陈述清楚，是指究竟遇到什么困难，出现什么新情况，新问题，有哪些问题自己无法解决，都要简明扼要地叙述清楚。理由充分，是指请示中对上级有什么要求要写明确、具体，切忌模棱两可。申请资金，就要写清楚要多少钱，申请人员编制，就要写清楚多少人，什么专业、特长，申请物资，就要写清楚品名、数量、型号等。
（四）严格遵行一文一事原则，不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的事项，以免拖延处理时间，贻误工作。
（五）严格按照隶属关系逐级行文，下级机关一般不得越级请示。越级请示极有可能导致行文关系混乱和政令不通，甚至引发直接主管部门和上级领导之间的矛盾。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
（六）不能多头请示，请示只能写一个主送机关，也不 能主送领导者个人，尤其不要分送给几位领导（领导直接交办的事项或领导人明确要求的除外）。多头主送，极有可能因受文机关责任不清，相互推诿或产生矛盾抵触而不予回复或几个主送机关同时回复，批复意见却不一致。如需同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得送其下级机关（如：主送机关是管局，则不可抄送其下级机关管局计财处、工信委、农业局等等）。
（七）未获上级批复之前，请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。
（八）请示的篇幅应短小精悍，且必须在事前行文，切忌先斩后奏。
（九）请示与报告要严格分开，不得混用，不得将请示夹带在报告里。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示与报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
报 告
报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。它使上级党政机关能够及时了解下情，掌握下级党政机关的工作情况，听取下级党政机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级党政机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。
报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。
反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是党政领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级党政机关反映情况，传递信息，是下级党政机关的一项重要任务。
汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级党政机关及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级党政机关的支持和帮助。
说明情况，答复询问。对上级党政机关提出的询问，下级党政机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级党政机关作出决断。
一、报告的类型
根据报告的性质与用途，报告可分为4种类型：
（一）工作报告。指汇报工作的报告。它包括汇报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算，汇报完成上级机关交办事项的结果，汇报执行上级机关指示的进度等工作事项。工作报告又可分为综合报告和专题报告。
（二）情况报告。指反映情况的报告。包括反映本机关、本地区发生的重大事件，带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。它不局限于某项具体工作，通常以陈述情况为主。一般来说，在发生特殊情况、较大事故、突发事件时，常常采用这种报告。
（三）答复报告。指答复上级机关询问事项的报告。
（四）报送报告。指向上级机关报送材料或物件时，附以的对材料或事件的介绍说明报告。
二、报告的特点
（一）行文的单向性。报告是下级党政机关对上级党政机关的行文，其目的在于帮助上级党政机关了解情况，向上级党政机关提供信息，一般不需要受文党政机关的批复和反馈，属一种单项行文。
（二）时限的不定性。报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中（指一个阶段已完成）或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，报告与工作具有相对的滞后 性。
（三）内容的广泛性。报告的内容一般不受限制。可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。
（四）写法的灵活性。报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。报告在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。
三、报告的规范体式
（一）标题
报告的标题一般由事由和文种组成。如《关于抢险抗灾工作及灾后重建安排的报告》。
（二）主送机关
即：上级领导机关。主送机关只有一个，如还需呈送其他上级机关，应采用抄送形式。
（三）正文
开头。简明扼要地讲清发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，便于读者有个总概念。在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下：”或“为此，提出如下意见：”之类，以此引领下文。
主体。即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应写明做了哪些工作，取 得哪些成果。然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对于问题报告，侧重写明问题状况及其来龙去脉，分析问题产生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级党政机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。
结尾。通常使用以下习惯性用语：“特此报告”或“专此报告”等。比如工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”，比如随文报告，结语一般用“请查收”之类的字样。
（四）落款
发文机关印章和成文时间。
四、报告的写作要求
（一）主题明确，思路清晰。一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的思路，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。
（二）重点突出，文字简练。报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要上级党政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。
（三）观点鲜明，材料真实。向上级党政机关报告工作，反映问题，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。
（四）不要夹带请示事项。在公文处理中，收文党政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的请示事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。
通 知
通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级党政机关、不相隶属党政机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活且适用范围较广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。
一、通知的特点
通知具有应用广泛、形式多样、灵活方便、使用频率高等特点，是党政机关公关活动中经常使用的文种。
（一）使用范围的广泛性。和其他下行文种相比，通知应用范围最广，使用频率最高。从国家最高行政机关，到基层单位；从宣布重大安排，到告知一般事项，都可以用通知 行文。
（二）应用方式的简便性。在实践中，通知的应用非常简便，结构不拘一格，语言表达亦灵活自便。涉及几个单位或部门的可以发出联合通知；遇有特殊情况时，可以发出紧急通知；一次没有讲清楚，或情况发生新变化时，还可以发出补充通知。
（三）表述语言的通俗性。通知的内容常常是一些需要广为周知或需要办理执行的事项，因此在语言表述上要考虑到可操作性，语言概念要明确具体，文字表达要简明准确，通俗易懂，在使用专业术语时，既要使用得当，又要便于各方面有关人士了解掌握，以利贯彻办理。
（四）公文办理的时效性。在所有的公文中，通知的时间性最强，从行文到办理都有一定的时间要求，有些通知，如会议通知，只在指定的一段时间里有效。
（五）受文对象的特定性。通知有特定的受文对象，具体告知的内容。通知作为知照性文种，或告诉人们有关事项，或把上级的工作意图、要求等告知下级，要求下级办理，遵照执行。
二、通知的功能和类型
根据通知的性能与用途，可分为以下几类：
（1）指示性通知。用于传达领导机关的重要指示精神，部署工作任务以及要求下级机关执行某些事项。例如：《黑 龙江省农垦哈尔滨管理局关于做好两节期间走访慰问和安全稳定工作的通知》。
指示性通知是通知中最重要的一种，反映了领导机关的重要指示意图。撰写这种通知要注意写清发文目的、依据或意义，有时需要交代行文背景。通知的主体内容，一般采用分条列项的方法表达，或者列出标题分别表达。可以按照从一般到具体的顺序排列内容，即从阐述指导原则或重要性入手，然后提出工作任务，讲明工作步骤、措施要求，直至提出注意事项，这是先务虚后务实的写法；也可以按照从具体到一般的排列方法，即先交代具体工作事项，然后提出要求与措施，最后说明此事的重要性或完成任务的指导思想与基本原则，这是先务实后务虚的写法。
（2）规定性通知。用于对某些方面的工作制定政策，提出规范和要求。与指示性通知相比，它侧重于操作层面的内容，规定何时做什么、应怎样做、不应怎样做，具有很强的规范作用。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于进一步加强会议费管理和压缩出国费等三项经费预算支出的通知》。
规定性通知属于严肃郑重的需要执行的下行文种，不用讲什么道理，比较注重规定特定事项。
（3）事务性通知。用于办理临时性的具体的工作事项。与指示性、规定性通知相比，事务性通知是在更具体的层面 告知人们办什么事、在哪里办、何时办理、怎样办理。这类通知的正文篇幅一般都比较简短，只要将有关要素写的准确、具体、清楚即可。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于编写政务信息公开目录的通知》。
事务性通知旨在通知有关单位或人员去干具体的事情。拟写这种通知，要特别注意讲清有关事项的要素，突出可操作性。为了便于记忆，通常将事务性通知的要素用五个“W”和一个“H”表示，即：“Who——通知谁或哪个单位”；“Why——为了什么”；“When——在什么时间”；“Where——在什么地点”；“What——去做什么事情”；“How——怎样做这件事”。交待上述要素，要清楚简洁，不留疑问。
（4）知照性通知。用于要求有关单位周知某一临时性活动或一般事项以及沟通公务信息等。如：报送文件、召开会议、调整机构、安排节假日、变更电话号码时，可制发通知，告知有关单位和相关人员。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于召开管局党委（扩大）会议的通知》。
知照性通知旨在向有关机关告知有关事项或重要消息。拟写这种通知，在内容安排上要做到周到细致，表达清楚，使对方无疑可质。这种通知的正文，可以采用分层表达或篇段合一两种表述方式。无论如何，都要将需要告知的有关事项准确、简明具体的说明清楚，其内容事项要根据不同情况而定。会议通知即属于知照性通知范畴，要确保将会议时间、地点、内容、参加人、要求等事项告知清楚，避免与会者或收文机关为此心存疑问。
（5）批转、转发、发布性通知。用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布条例、规定等规范性文件。例如：《黑龙江省农垦总局哈尔滨管理局办公室关于转发黑龙江省农垦总局进一步加强突发事件信息报告工作暂行规定的通知》。
批转性通知是上级机关对下级机关发文审批之后的一种转发行为。之所以称为批转性通知，是因为其具有批准该文生效和指示如何执行的性质。拟写批转性通知有两个步骤：首先，根据被批转公文的情况，写好批语部分。其次，对被批转公文做一些技术性处理，去除其眉首、公章、版记等独立行文的标志，因为它已成为批转性通知的组成部分，不再是独立行文了。批转性通知的格式相对固定，关键在于语言准确、精练，语气肯定无疑。
转发性通知是针对上级机关、同级机关来文的一种转发行为。这种通知由转发语和被转发公文组成，撰写方法与批转性通知基本相同。
发布性通知，国家党政机关公文15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。从这些法定公文文种中可以发现，有一些我们比较常见的文种如：规划、计划、方案、总结、制度、讲话、条例、规定、办法、细则等并不在党政公文之列。在工作实践中这类公文呈报上级参考、审批或印发下级贯彻执行时，要同“报告”、“请示”、“通知”等法定公文文种结合使用，也就是加一个文件头。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于印发2012年质监护农春雷行动方案的通知》，就是借“通知”这个国家行政机关公文文种发布《2012年质监护农春雷行动方案》。
三、通知的基本特征
（一）适用广泛；
（二）主题单纯；
（三）时效明显；
（四）便于操作；
（五）表述灵活。
四、通知的规范体式
通知都要具备标题、主送单位、正文、生效标识、成文日期等基本部分。
（一）标题
一般由发文机关、事由、文种三部分组成，一般用介词“关于”连接发文机关和事由，在文种前用结构助词“的”与前面的文字连接，表示其中的偏正关系。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于表彰2009城镇建设工作先进单位和先进个人的通知》。通知的标题要做到三要素齐备，特别要准确标明事由部分，以便下级机关准确理解、执行和办理。特殊紧急情况下的发文，可以在标题中体现紧急程度。内部会议通知等可以适当精简发文机关部分。凡属于批转、转发、发布文件的通知，标题中应写明“批转”、“转发”、“发布”、“印发”等字样，以明确所发通知的特点。在标题中除引用法律法规和行政规章时可以加书名号外，一般不加标点符号。
（二）主送机关
在正文之前的左侧顶格标明。如下达普发性通知，应当概括标明下级机关名称。例如管理局发文，经常采用“各农场、局直各单位、机关各部门”这样的统称方式。
（三）正文
正文是通知的主体部分。正文的内容依次包括三部分：通知的缘由、目的、意义或依据，通知事项，通知的执行要求和希望。具体表述时，内容简单、篇幅简短的通知，可以采用篇段合一的方式；内容重要和篇幅稍长的通知，应当采用分层表达的方式，即依次分为开头、主体和结尾。
第一，引据。先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。
第二，主体。也称事项。通知的事项有的简单，有的复杂，有的长，有的短。例如一般性通知，写清什么事情，有何要求即可。任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，基本上可以概括为两种写法，一种是一气呵成的贯通式写法，直述通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题。另一种是分条列项式写法，分出层次，划清段落，使人一目了然，便于领导、理解和执行。但要注意各条、项之间的逻辑顺序，避免语无伦次，使人不得要领。
第三，结语。通知的结尾用语也因内容而异：凡内容关系到全局性的重大方针、政策或规定等，必须令行禁止，照章办事，通常用“希望照办理”、“希望照执行”；内容虽提出了政策性要求，但又允许结合本地区、本单位的实际情况办理的，通常用“请研究执行”；内容的要求只是根据一定条件提出来的，具有参考价值的意见、建议或经验，或者是应引起注意的问题，通常用“请参照执行”；内容如属于探索性的，或者法律程序不够完备的政策性问题，需要在执行中逐步完善的，通常用“请研究试行”、“希研究执行，试行中有何意见请随即告知”等。
一般来说，通知的事项应分条列项表达。不同类别的通知，其正文的写作有所不同，要根据实际情况而定。
A、批转和转发性通知
这类通知是针对被批转或转发的公文而定的，通知成了主体，原公文成了附件，主体、附件一起构成了批转和转发性通知。一般情况下，正文要写明被批转、转发的公文名称 及原发文单位。引用公文时，应当先引标题，后引发文字号。批注意见要写明对转发公文的态度、意见、执行要求，其按语根据附件的重要程度定长短。批转性通知的附件可能是“报告”，也可能是“请示”等。转发性通知一般情况下都是“通知”转发“通知”，正文包括：转发对象和批注意见两部分。结尾用“现批转各地执行”、“参照执行”、“望遵照执行”等结尾用语。
B、传达、要求执行、周知性通知
发布性的通知：这类通知用于直接发布规章或规范性文件，以提高规章的法定性效力，使执行单位认真贯彻。它带有命令性和规定性。它的正文简短，应写明所发布的文件名称及发文意义和目的，提出执行的要求。在正文后可不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。
要求执行、周知性的通知：执行性通知的正文应写明白通知的原因、目的、依据、要求下级执行的事项、执行的具体要求、检查落实的方式等。周知性的通知写明周知性的事项即可。
会议通知：正文的内容应全面、周密。它包括召开会议的机关、会议的名称、会议起止时间、会议地点、会议内容、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的材料、其它要求事项等内容。
（四）生效标识和成文日期 准确标明发文机关名称并加盖机关印章。在发文机关署名之下，标明发文的年、月、日。
五、通知的写作要求
（一）通知事项要明确。要明确行文目的，明确为什么要写这个通知，通知的主题要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。通知的操作性很强，必须将需要传达、贯彻、落实、周知的事项交待清楚，便于接收单位理解和执行，绝不能含糊其辞，模棱两可。
（二）公文主题要集中。通知要解决实际问题，要严格执行一文一事制度，只说明一件事情、布臵一项工作，保证主题单一，让人一看就明，以便迅速执行和办理。公文主题要集中，把握住主要内容，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清楚情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。
（三）确保清晰表达。通知以说明为主，无论采用篇段合一方式还是分层表达方式，在文字表达上都要做到准确简练，层次分明，条理清晰，使读者一目了然，不生歧义。首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。
（四）讲究发文依据。为了保证行文效果，要注意增强发文的权威性，导语部分应当尽可能将发文的政策法规依据或事实依据给予明确交代。针对问题下达的指示性通知，要注意将行文背景即正反两个方面的情况说明清楚，以增强行文的针对性。
（五）通知为下行文。不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项需要同级机关和不相隶属机关了解时，可将通知抄送给上级机关和其他单位。
（六）通知的标题要素要全面。一般不宜用“通知”、“会议通知”等直接作为标题。
六、通知写作重点掌握
1、标题要完整；
2、发布方案等非法定公文要用“通知”等法定文种发布；
公考公文讲义 第4篇
刘海生
主要有两方面的内容，一是Coreldraw制作文件红头,二是Word公文排版。
我们先来看一下如何利用coreldraw软件制作红头，大家可以到文秘群共享下载安装此软件。
1．设定页边距。打开软件，选新文件，点击左侧工具栏中第四个手绘工具右下方的黑色三角，选度量工具，此时在菜单栏下会出现一行度量工具栏，点击垂直度量工具。在页面上拖拽，量出72mm距离，（为什么是72mm，因为版心到上页边距的距离是37mm,发文机关标志上边缘到版心的距离是35mm,一相加所以是72mm.）点击上方标尺栏，拖拽出一条标尺线，与度量工具下边缘对齐，度量工具上边缘与上页边重合，删除度量工具。
2．输入文字。选取左侧工具栏中的文字工具，点击页面输入文字，注意不要拖拽文字框，直接输入文字就可以，(输入吉林省长白山保护开发区管理委员会池南区管委会文件)，选中文字，选方正小标宋字体，点选工具栏中的选取工具图标，在上方的物件大小栏中输入字宽145mm，字高18mm，并回车确认。
拖拽文字，使文字上边缘与水平标尺相切，选中文字，选择
上方标题栏中的安排中的对齐与分布，页面中心打钩，并将左侧的钩点掉，此时标题即居于页面中心，双击软件右下角黑色方框，弹出标准填色选项卡，选择名称中的red，确定。
3．点击工具栏手绘工具，画出一条直线，调整直线的长度为156mm，高度为0.4mm，利用度量工具使其距离发文机关文字下边缘30mm,选择上方标题栏中的安排中的对齐与分布，居中，保存。双击右下角的黑色方框，在外框笔复选项下，选彩色选项卡，选红色，文头制作完成。
我们再来看一下在Word中的红头制作。
1.打开已经做好的Coreldraw文件红头，在文字上单击右键复制，再打开一个新的Word文档，在第一页先敲满回车（重要不能省略这一步，否则文头不能固定在第一页），再将光标定义到第一行，点击编辑，选择性粘贴，在弹出的对话框中选图片（Windows图元文件），确定。选择文件，页面设置，设定上7.2cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.7cm,版式选项卡，页眉和页脚，选中奇偶页不同，页脚2.7cm,确定。点击视图选项卡中的网格线，使页面显示网格线。在发文机关标志上单击右键，选设置图片格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。点文件页面设置将上页边距调到3.7cm，确定。标题固定。
2.加红线，单击绘图选项卡中的直线工具，在距发文机关标志下空五行网格的位置，画一条与版心同宽的直线，双击直线，更改颜色为红色，粗细为0.4mm，宽度为156mm,相对于页边距居中。按住Shift键，选中直线和发文机关标志，右键选择组合。在组合后的图片上单击右键，选设置对像格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。
（注意：大家在编辑段落的时候请从发文机关标志下面的回车符开始，如果从第一页第一行重新加入回车符，则红头会窜到第二页，但编辑密级和紧急程度不要紧，只要不重新键入回车就行。另外，不要拖拽做好的发文机关标志，因为一动就不准确了。这个图片不能编辑，如果想重新做一个发文机关的标志，只能重新做，不能直接在这上面改文字。）
接下来我们来看一下如何按照新的公文格式对一个Word文
档进行公文排版。
1．份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2．密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。
3．紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（如果只标注紧急程度，可以适当上移一行，标在版心左上角第二行，与发文机关标志稍远些，显得不是很挤。密级与紧急程度，中间均空一字。）
4．发文机关标志我们已经排好了，就不用动了。5．发文字号，在发文机关标志下空二行（约第四行网格）的位置输入发文字号和签发人，调整字体为仿宋，字号为三号。
如果是下行文，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，发文字号居左空一字编排。
6．签发人，上行文需要标注签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成（注意是三部分：签发人这三个字、全角冒号、签发人姓名），居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，也就是说与发文字号处在同一行。“签发人”三字 — 4 —
用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如果签发人姓名是两个字，在两字中间空一字。
（可适当调整发文字号上一行的段落设置，发文字号下边缘与版头中的红色分隔线约4mm。方法：将光标定义在发文字号上一行，单击右键，选段落，行距选项中选固定值，磅值选1磅。然后按回车，进行微调。）
7．标题，用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置（行间距为3０磅），分一行或多行居中排布，标题排列应当使用梯形或菱形。
（标题行间距：选定标题，右击弹出“段落”对话框，行距：固定值；设置值：35磅）
8．主送机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
9．正文。
从标题下一行开始到版记前行间距设置为固定值30磅。将字体为仿宋GB2312,然后更改一、二级标题字体。
第一层：用“
一、”（3号黑体字，作为小标题，句尾无标点）第二层：用“
（一）”（3号楷体，作为小标题，句尾无标点）第三层：用“1.”（3号仿宋，句尾有标点）第四层：用“（1）”（3号仿宋，句尾有标点）
10．附件说明,如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附
件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（在实际操作过程中，对齐会出现小的偏差，将光标定义到需要对齐的文字前面，按住Alt键，拖动缩进标尺，可进行微调）
11．发文机关署名、成文日期。
在正文或附件说明下约空三行的位置标注成文日期，成文日期用阿拉伯数字，右空四字编排（建议使用插入，日期和时间的方法标识），在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。为了美观也可以拖动标尺，进行微调，使发文机关署名相对于成文日期居中。
12．附注，如有附注，左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。
（在成文日期下一行左空２字位置，用３号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用全角小括号“（）”括上。一般我们是标注联系人及联系电话，中间空2个字的距离但不用标点符号。)13．附件，附件必须另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
（“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，注意不标冒号。附件的标题居中编排在版心第三 — 6 —
行，也就是中间要空一行，附件正文与标题也空一行编排。标题名称与附件说明保持一致，格式要求同正文）
14．抄送机关，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。
15．印发机关和印发日期，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关一般为发文机关的办公室(综合科），建议用规范化简称。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
方法：先在版心底端分行输入抄送、印发机关和印发日期。点击绘图栏中的直线工具，在版记位置加三条直线，按住ALT键，将直线的位置调整好，在颜色与线条选项卡中调整线的粗细，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐为1.25磅），中间的分隔线用细线（推荐为0.75磅），大小设置宽度为156mm,版式中水平方向选居中，相对于页边距。也可以调整在两线中的位置，字体，字符间距，位置。
16．页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版
心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
方法：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”。在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，字体为宋体。在页码两侧使用特殊符号添加一字线和半角空格，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。同样的方法设定双页页码。
公文的版记页前有空白页的，空白面和版记页不编排页码，也就是说公文最后一张纸的两面，除了版记没有其他要素时，不编排页码。（方法：将光标置于末页页首——菜单栏——插入——分隔符——连续——确定。双击末页页码——点《页眉和页脚》工具条上的“链接到前一个”，使页脚右上角的“与上一节相同”消失——删除末页页脚就行。）
到这儿，一篇公文就排完了。
WORD公文排版的几个技巧
1.调整字、行间距的方法：选中以后点段落或字体，调整行距和字间距。
2．工具——选项——视图——空格，将空格前打上对号，可以让正文显示空格数，方便使用。
3.ALT键，当我们在使用WORD的任何时候，想要对某个要素进行微调的时候，按住此键，配合鼠标拖动即可。
另外，群共享还有方正小标宋的字体，大家可以下载以后直接粘贴到C:WINDOWSFonts文件夹中，方便使用。
函的文头制作
1.利用度量工具，量出上边距30mm,下边距20m，卡上标尺。2.输入文字，方法相同，居中。
3.制作红色双线，方法同制作单线，粗线外框设置为0.706mm,细线外框设置为0.176mm，线长170mm,（上粗下细）对齐，群组，置于发文机关标志下4mm处。
4.复制双线，旋转180度，置于下标尺处，居中即可。5.复制到word中，制作方法同上。联合行文的红头制作
1.打开做好的红头文件，复制文字，粘贴，更改各发文机关名称且不带“文件”二字。将发文机关名称自上而下整齐排列。
2.在右边加上文件二字，字高与单一发文机关标志字高相
同，选中所有文字，群组，调整到中间位置。
3.红线位置下移至距最后一个发文机关30mm处。
换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和字号的关系：五号10.5；小四号12；四号14；小三号15；三号16；小二号18；二号22。