秘书常识：秘书必备的品质

秘书常识：秘书必备的品质（精选14篇）

秘书常识：秘书必备的品质 第1篇

秘书常识：秘书必备的品质

秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”，但她在另一方面又肩负着“公司形象代言人”的重任，她给外人的印象不仅关系着上司的形象，也关系着整个公司的形象，所以，作为职业秘书，一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。

一、认真

且不说职业秘书，就是一般的白领，在工作中也要“认真”，可以说，做到“认真”二字对于秘书来说是最起码的要求，但是，从另一个意义上来说这也是很困难的。特别是对于年轻的秘书来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？比如，与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但是，无论哪个公司都不会允许秘书有这种享受及类似的行为。作为职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。

二、诚实

所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但对于秘书来说这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错，马上道歉，这就是诚实。比如，一个港商希望与自己的上司见面，他在电话里说“下午14点来拜访”，你却听成“下午4点来拜访”，结果出现失约，造成误会。工作中出现了差错之后，就应当实事求是地向上司认错，而不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任。有些秘书不诚实，为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品，只有用诚实才能换取上司和同事的信任。

三、谦逊

与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，可以容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书工作本身决定的。比如这天上午，公司开董事会讨论人事问题，秘书到会议室为与会者添了好几次茶，这样她就自然而然地知道了一些人事变动的事；又比如，总经理明天上午出差，下午让秘书分别通知赵钱孙李四位部门经理来交待工作，其中他与李经理谈得最长，一直到下班还没有结束，这意味着什么？秘书当然能明白其中的微妙之处。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”，往往会引起一些人的羡慕

或忌妒。如果秘书自己也产生这种优越感，那就会在无形之中破坏自己与其他部门人的关系。

如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病，比如把上司的职权当成是自己的职权，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即使你不是一个颐指气使的人，但总会有人看在你上司的份上向你献殷勤，如果不具备谦逊的品质，你也会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。

四、合群

秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群，不是离群索居，就是孤芳自赏，那她就很难有亲和力，公司里的同事就会对她敬而远之；如果这样，那她不仅得不到各部门的支持，反而有可能到处有人给她使绊，让她寸步难行。

五、宽厚

秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此，当你在工作中遇到难以沟通的时候，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重对方，不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见；如果对方不接受，就找机会刁难人家，给对方穿小鞋。

六、自信

秘书工作的一个特点就是突发性事件多。比如，老总约好一个重要的客户下午三点钟见面，可是他在两点半的时候没跟任何人打招呼，就一个人开车出去了。客户马上就要到了，秘书应该怎么办？找办公室主任也找不着。面对这种情况，秘书应该情绪稳定，缓急有序。因此，秘书必须有高度的自信，否则局面无法收拾。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少显在脸上，他们的自信多是化作了行动；秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，但不是懦弱的表现。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。

七、慎密

秘书在工作中必须慎密周到，养成做事留有余地的习惯。比如，秘书于雪的上司明天下午要去山东泰安出差，但在中午他还要在燕京饭店宴请一个东北来的客户。上司与客户

吃完午饭马上就去北京站，乘火车在下午七点之前赶到公司在泰安的办事处，晚上宴请当地几个重要客户。

于雪对上司的日程是这样准备的：要在下午七点之前到达泰安，就必须下午两点半之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在十二点开始进餐就行。根据这种反推法，于雪安排司机十一点半从公司送上司到燕京饭店(半个小时足够)，并订了下午二点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。

但是，第二天意想不到的事发生了：上司与客人吃饭时一聊天就把时间忘了，直到两点钟才从饭店出来。他一看手表，说忘记了时间，问在饭店外等候的司机，去泰安下一趟火车最早是几点，；司机说不清楚，上司有些不耐烦，于是司机马上打电话问于雪。没过一分钟，于雪就用短信将今下午北京站路过泰安的所有火车的开车时间发了过来，因为于雪预计到了这种情况可能出现，提前做好了准备。当时上司很惊讶，但也很满意。作为秘书，就应该办事慎密，能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内了。不过，在日常工作中出现小琼面对的这种意外情况并不多，你准备好几十次列车时刻表也许只有一两次能用得上，所以，有些秘书可能会认为这么做是做无用功，但是，像小琼面对的这种情况在什么时候发生谁也不知道，所以，对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的。如果办事慎密，留有余地，结果往往会出乎你自己的意料。如果你养成了这么一种办事习惯，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一种办事稳重，可以值得信赖的人！

八、有上进心

一个优秀的秘书会脚踏实地，追求上进。这种上进心表现在两个方面，一是自我学习能力强。她会经常了解时事政治的最新动态，并对宏观经济的走向有较深的把握，因此，她会经常上网，并注意收集电视、报刊杂志等媒体上的各种信息，弥补自己知识上的不足或迎接新的工作的挑战。

在另一方面，她会注意自我完善。人们在自我完善过程中，不仅能更客观地看待自己，也能更加深刻而又敏锐地了解世界和看透人心。因此，自我完善的过程实际上也是塑造自己品格的过程。但是，自我完善并不限于增加学问，比如，听听京剧，看看美术作品，这些都是丰富自己内心世界的手段，也是自我完善的方式。

九、幽默风趣

秘书在工作中应该冷静，处理问题小心谨慎。但是，久而久之，她可能会给人一种机械而又呆板的印象，这对你维持良好的人际关系不利。作为秘书，你不仅要搞好自己的人际关系，而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系，因此，她还必须机智并富于幽默。所谓“机智”就是俗话说的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成规，能将原则性和灵活性融为一体。而所谓幽默感，就是你说的笑话让人不得不笑，但它又是优雅的，不同于一些手机短信中的“黄段子”。但是，秘书毕竟是处于企业管理神经中枢，是上司与公司内外交流沟通的重要桥梁，她不能为了机智幽默而机智幽默，重要的是你的内涵和能力，否则，她就会给人留下一个只会耍嘴皮子的印象。

秘书常识：秘书必备的品质 第2篇

敬业精神正直--公平，坚持既定政策和原则

表率作用诚实--实事求是

领导风范敬业--以工作为荣，设定高的工作水准

业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密

指挥与控制能力勤奋--努力工作，不断学习

合作精神有序--利落，有条不斋

学习与创新能力高效--追求效率和效益

知人善任的能力可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时秘书必备的素质

对待意见与批评大局观

二、秘书的职业态度

主动性（initiative)

适应性(flexibility)

团队精神(teamwork)

尊重他人(respectforpeople)

创新精神(creativity)

坚持原则(uncompromisingintegrity)

服务与贡献(service&contribution)

认同与分享(sharing)

浅析秘书必备的知识和能力 第3篇

一、秘书职业的现状

(一) 社会对秘书人员的需求状况。

当今社会对秘书人员的需求情况, 据近几年来人才市场的信息统计分析, 社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员:

1. 服务类秘书:

如公司办公室, 基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员, 通常是专为较高级的领导人配备的。

2. 事务类秘书:

如企业、基层行政事业单位的办公室文员, 公关文员, 档案管理人员等, 在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。

3. 文书类秘书:

如在企业, 基层行政事业单位负责文字起草, 文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员, 即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4. 管理类秘书:

如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

目前, 我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求, 也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二) 秘书人员自身素质状况分析。

1. 业务水平欠缺, 专业技能薄弱。

这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势, 秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等, 逐渐被自动办公系统所取代, 现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低, 但是由于没有经过专门的行业业务知识培训, 在初入职的时候, 工作效率低, 不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务, 也不能适应市场经济的快节奏。

2. 创新能力及意识低下。

创新能力及意识是对秘书素质的考验, 当今很多秘书缺乏创新意识和能力, 主要表现在以下两方面:首先, 墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得做, 依葫芦画瓢, 没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性过强。其次, 工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式, 满足于跟着领导的指挥棒行事, 没有主动积极、乐于开拓的创新精神, 而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识, 能有效地提出新见解、新看法, 具有预见性、前瞻性, 积极主动展开工作, 充分发挥出主观能动性。

3. 知识老化过时, 知识储备不足。

随着信息时代的到来, 传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求, 知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构, 不善于接受和学习新知识, 不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天杂事缠身, 疲于奔命, 自学也难抽出时间, 知识得不到更新, 只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式, 知识、经验难免有局限性, 缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

4. 缺乏“通才”及“全才”。

当今对秘书综合素质要求越来越高, 除了专业知识和技能之外, 还要有行业知识和社会知识, 更需要具备高情商和高智商, 通才和全才真的是一将难求。

二、秘书应具备的能力与知识

(一) 秘书应具备的能力。

1. 普通能力。

主要指人的智商, 包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力, 要善于观察事务, 发现问题, 这样才能加强辅佐领导的主动性, 真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心, 一个人如果失去了思维能力, 其他能力也就失去了意义。

2. 通用能力。

现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通, 辅助领导的活动, 因此, 表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写, 又长于说, 无论写说, 都要做到准确简洁、适用合理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面, 秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面:辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动, 为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围广, 内容多, 头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力;要熟悉办事渠道、掌握办事程序, 及时准确、妥善地处理事务.同时, 还要有较强的人际交往能力, 能善于通过建立良好的人际关系, 创造良好的人际环境, 提高办事的效率。

3. 专业技能。

作为现代秘书, 必须具备较强的专业技能, 如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文, 从事大量文稿的草拟与修改, 这都要求现代秘书具备扎实的文字功底, 要精通语法、修辞、格式及逻辑知识, 要掌握一定的写作规律, 要做到内容与形式的统一, 既要有好的表现形式, 又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作训练, 熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧, 平时随时注意积累资料, 不断提高写作水平, 培养精确的文字表达能力。加入WTO后的中国, 外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重, 对外贸易中多多少少都会用到外语, 因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求, 秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络, 还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力, 领导在口头表述的时候, 秘书要以最快的速度记录到工作笔记中, 或者录入电脑中, 从而大大减少工作时间, 提高工作效率。

4. 创新能力。

秘书还应具备一定的创新能力。秘书的创新能力, 是指秘书人员能够领悟领导的意图, 发挥主观能动性, 创造性地为领导提供最佳服务的能力。在知识经济时代, 各种信息瞬息万变的情况下, 要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新, 就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。

要做到这些, 秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养, 激励自己尽快增长理论知识和实践才干, 在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力, 以适应知识经济时代对人才的要求。

(二) 秘书应具备的知识。

1. 基本知识。

基本知识是秘书工作者知识结构的关键。一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫, 否则就是“无源之水, 无本之木”。秘书应具有的基本知识可分为两类:一方面是社会科学知识, 相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识;另一方面是自然科学知识, 即物理、化学、数学、生物知识, 除此之外还应懂得一点经济知识, 法律知识和科技常识, 并且熟练一门外语。

2. 专业知识。

秘书人员的专业知识可分为两大部分, 第一部分是秘书专业的基础知识, 第二部分是秘书所在行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分, 是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说, 行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识, 这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中, 人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外, 对秘书职业早按第二专业进行分类, 如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。

3. 拓展知识。

浅析新时期秘书人员应必备的素养 第4篇

关键字：新时期;秘书人员;必备;素养

中图分类号：C931.46 文献标识码：A

素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。素质包括一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等;比如：一个艺术家具有艺术家的风范，一位经理具有经理的风度;修养通常是指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面达到的水平，这种水平是靠长期的学习与实践积累获得。二者关系密切，相辅相成，互为条件，互为影响素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养;修养则可以弥补素质的不足，比如：一个先天赢弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮;一个脾气暴躁的人，经过长期的学习，也会有所改变，等等。新时期合格的秘书人员，应努力提高自身的素养。

一、秘书人员的知识素养

1.基础知识和理论

基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造的潜力就越大。是否具备一定的基础知识是衡量秘书人员是否称职的首要条件。基础知识主要包括这样几个方面的内容：

哲学知识：秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。

文史知识：这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识，更重要的是提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术;语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说，它是不可忽视的知识基点;历史知识对于秘书人员来说，历史知识有利于引导他们摒弃封建“奴性”思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。

计算机及相关的办公软件、互联网知识：先进的电子技术设备使秘书人员的工作效率大幅度提高。而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到“秀才不出门，而知天下事”。这点是当今社会对秘书人才提出的新要求。

2.专业知识

精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识（如秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等）和工作方法技能（如公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等）。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋和助手。如在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识;在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识;在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识。其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

二、良好的社交素养

随着改革开放的不断扩大，国内外交往越来越频繁，接待活动越来越多。秘书需要经常随同领导或代替领导接待来自不同地区或兄弟单位的来访者，甚至国外来宾，接触的事情广泛。这些社会交往工作，对提高本单位的知名度、扩大对外影响有着直接的关系。秘书人员在这些交往工作中起着沟通渠道、宣传形象、促进友谊的作用。所以，秘书人员一定要具有良好的社交素质，才能发挥其应有的作用。此外，由于秘书在行政管理工作中起着联系上下、协调左右的作用，因此，在一个单位中，同事与领导、同事与同事、秘书与领导、秘书与同事的关系如何，与秘书的工作和秘书的人际关系处理能力有极大关系。秘书人员如果没有较强人际关系处理能力和社会交际能力，是很难当好领导的参谋与助手的。

三、良好的心理素养

作为秘书人员必须具备有坚强果断的性格。随着我国改革开放不断扩大深入，内外交往、联系、合作越来越多，越来越扩大，理所当然，秘书的任务和遇到的矛盾也会越来越多，问题也会越来越复杂。面对这种情况，秘书人员一定要具有克服困难的勇气和解决矛盾的办法，对事业充满信心。尤其在改革开放的今天，由于情况千变万化，随时都有可能出现一些始料不到的突发和偶发事情，作为秘书人员一定要有应急精神和应变能力以及果断的性格，才能适应各种的变化，完成各项任务。

四、结语

综上，新时期的秘书人员一定是一个全能型的助手，同时还要注意秘书人员要加强素养的培养，积极创造条件加强学习和强化训练，努力产生气质，形成人格魅力，既是通才，又是专才，多才多艺八面玲珑左右逢源，在其领域内大显身手，成为尽职尽责能够为领导独当一面的得力助手。

参考文献：

[1] 吴欢章.秘书[M]秘书编辑部出版，2011.

秘书常识：秘书的知识结构 第5篇

1、基础知识

秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次。

2、专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。

3、行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

4、相关知识

秘书常识：秘书必备的品质 第6篇

(一)处理好人际关系的重要性

人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。

(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性

“亲”主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;

“和”主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。

亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。

如何提高你的亲和性呢

1.经常面带微笑

2.提高自我表达的能力

3.经常赞美别人

4.与人为善，乐于助人

5.己所不欲，勿施与人

(三)与领导的关系

在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。

1.秘书与领导人际关系的特征

强制性

首属性

2.秘书与领导者关系的类型

互补型

诤友型

服从型

依赖型

抵触型

奴仆型

交换型

3.秘书对领导者的补偿作用

精力补偿

知识补偿

能力补偿

思维补偿

心理补偿

4.秘书处理与领导者个人关系的原则

正位

适人

合时

择地

善言

渐进

谦让

5.秘书处理与领导者群体的关系

第一，正确对待矛盾

第二，准确判断矛盾

第三，灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

(四)秘书与同事的关系

秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。

1.了解同事

秘书常识：秘书必备的品质 第7篇

领导人在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的„„尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须容貌端庄，让上司看着舒服。这个看着“舒服”，并不一定是特别漂亮，它还要求衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。

秘书给上司的第一印象很重要。在这个“第一印象”中，除了容貌之外，还包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等因素，它们都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有什么直接的关系，但遗憾的是，即使你的内在品质非常优秀，你给上司的第一印象仍是由你的外貌决定的。上司决定是否选择你做秘书，往往取决于给他的第一印象。当然，如果仅仅只给上司留下好感，那还不足以让他放心地把工作交给你。

二、为人稳重考试资料网

光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否忠诚老实，为人稳重。你只有让上司信得过，让他感到放心，才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是一个普通的文员。

为什么秘书一定要让上司感到放心呢？因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息，甚至有可能参与对这些信息的处理，如果他对你不放心，他就不会让你接触这些机密。这一点也可以说是秘书与普通文员的标志性区别。因此，作为秘书，你职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候的泄密是由于她们的疏忽造成的，如被人盗走机密，或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此，秘书要小心慎言。另外，一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的人也很难让上司放心让她作自己的秘书。

三、经验丰富

只有当上司对秘书感到放心之后，他才会根据你的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为上司名副其实的助手。那么，要具备什么条件才能让上司省心呢？

第一条就是经验丰富。一个有经验的秘书，在工作中会有这么些特征：先决定工作的优先顺序，然后再着手开始工作；做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存放从不将就，按规定存放一步到位，这样要找文件时非常方便；在不是特别强调优先顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特别耗时间的工作，在处理过程中向上司反映，听取上司的指示。

秘书常识：秘书必备的品质 第8篇

近年来, 随着国家对高校教育的重视, 高校招生人数的不断扩大, 师资力量的大幅增加, 教学模式的持续改革, 学校对教学管理工作的要求逐渐完善, 工作的信息化、规范化的比重也不断增大, 对从事教学管理工作的人员素质标准也不断提高。教学秘书是高校最基层最直接的教学管理人员, 是学院领导的参谋, 是高校二级院 (系) 与学校教学工作的联系纽带, 其工作的好坏直接或间接影响到学校的教学质量和教学效果。教学秘书高效细致的工作, 是保证教学工作正常运行的基础, 在教学管理中起着不可或缺的作用。重视教学秘书工作, 对维护高校教学秩序, 加强教学管理、提高教学质量起着至关重要的作用。

1 高校教学秘书的作用

教学管理是高校管理的重心所在, 是提高整体办学水平的根本保证。而教学秘书工作是教学管理工作的重要环节, 其工作政策性强、业务性强、服务性强, 工作量也很大, 肩负着上情下达、下情上传, 是连接学校教务工作与各系教学工作的桥梁和纽带。教学秘书的主要作用是协助教务处和院系领导做好校、院 (系) 的日常教学管理、资料、档案管理及突发性教学事务等工作, 并负责处理院 (系) 内的有关教学事务, 保证本院 (系) 各专业教学计划的正常执行, 为部门和上级领导提供决策依据;及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给有关部门, 使学校能按时解决和调整;协调学校部门、院领导、教师、学生之间的关系, 又要完成院内的教学管理和组织工作。

2 高校教学秘书的工作职能

2.1 服务职能

教学秘书的工作是一项计划性强、内容繁杂、细致的综合性服务工作, 以服务于教学为目的。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的领导、教师和学生, 他们的年龄、职称、性格、学历、生活环境等均有所不同, 这就要求教学秘书必须要把服务作为最基本的职能, 树立自觉服务的意识, 在实际工作中做到尽心尽职、细致入微、严谨缜密。对于领导安排的任务、教师、学生提出的问题、要求, 要充分考虑具体情况, 发挥教学秘书的特殊作用, 帮助妥善解决, 保障日常教学活动的顺利开展。

2.2 辅助职能

教学秘书主要是从属于领导, 负责辅助教学院长处理各项日常教学事务, 安排系里教学工作的具体事宜, 保证各项工作的落实。对于出现的突发事件和教学过程中存在的各种问题, 要适时给予建议并作协助处理。同时, 对布置的工作要做好跟踪, 督促各有关人员按时完成, 收集各类教学信息, 及时汇总教学工作情况并向教学院长汇报, 为教学院长的决策提供依据。

2.3 协调职能

教学秘书是一个连接上级与下级的纽带, 其工作岗位处于学校教学管理部门、教师、学生的教学信息交汇点, 一方面要将学校部门下达的各项通知和工作内容传达给教学院长和学院的教师及学生, 另一方面也要协助教学院长完成日常的教学管理工作。因此, 教学秘书承担着协调各种教学管理关系的重任, 要通过有效地运用沟通手段, 协调各院之间、教师和学生之间的关系。既要做到“上传下达”, 又要做到“下情上报”。所以, 教学秘书的有效协调与沟通, 是保障教学工作达到预期目标, 保证教学秩序正常运转的基本手段。

2.4 管理职能

教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理人员, 直接参与教学活动的组织和安排, 负责管理好与教学相关的一切文件材料。其管理工作具有时限性、周期性和规范性。每学期的教学周数, 每个工作阶段教学任务的周期性运转都有严格的时间限制, 教学秘书在熟悉教学工作相关的各项政策、要求和操作流程下, 从事实际教学管理活动。一般来说, 主要分以下几块工作:学籍管理、教务教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等。

3 高校教学秘书的必备素养

从教学秘书的工作职能可以看出, 教学秘书的工作渗透于教学管理的各个方面和环节, 其工作直接影响到学院甚至全校教学活动及教学管理工作的成败。只有那些具备良好的思想道德素养、雄厚的文化素养、扎实的专业素养的人员, 才能适应这一工作的需要, 并成为一名合格的教学秘书。

3.1 思想道德素养

具有良好的思想道德素养是成为一名优秀教学秘书的首要条件。教学秘书从事的工作多是一些繁杂的、琐碎的和具体的日常性工作, 这就要求教学秘书必须具有高度的政治责任心、强烈的责任感和敬业精神, 正确认识自己所从事的工作, 树立服务意识和服务思想, 全心全意为教育事业服务。同时, 不断提高自己的政治思想水平和政策理论水平, 力求在工作中用理论指导实践, 从而更好的贯彻执行上级的教学指导思想, 适应工作和形势发展的需要。

3.2 文化素养

合理的知识结构和广博的学识是对教学秘书自身文化的要求, 也是教学秘书队伍专业化的基础。教学秘书不仅要熟知本职工作的专业知识, 还应具备所在学院专业的相关知识以及该学科发展的一般规律和要求, 从而合理开展各项教学管理工作, 为学生和教师服务。另外, 学习有关教育学、教育心理学和管学理方面的专业知识, 不断更新自身的知识结构, 吸收信息化和自动化管理观念和方法, 将先进科学的管理知识和教育方法运用到实际工作中, 从而形成具有自身特色和应用价值的教育思想、管理观念和工作方法, 不断提高管理效率。

3.3 专业素养

3.3.1 良好的心理素养

教学秘书作为联系院 (系) 与学校教学工作关系的纽带, 其工作任务重, 涉及面广, 管理和服务的对象主要是人, 这就要求必须具备良好的心理素养。在工作中, 遇事不慌、不烦、不怕, 要能吃苦耐劳、宽容豁达, 要善于调节、控制自己的情绪, 使自己经常保持稳定、开朗、乐观的心境, 用积极向上的工作态度、任劳任怨的服务精神感染学生和老师, 建立良好的互动合作关系, 形成宽松愉悦的工作氛围。因此, 教学秘书在不断扩充理论应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强和培养心理素养, 不断提高自身的组织协调能力及人际交往能力, 形成良好的工作作风, 勇于排除工作中的困难, 顺利完成教学管理工作。

3.3.2 表达和写作能力

教学秘书工作的协调职能决定了其在工作中必须要有良好的口语表达能力, 对上要能清晰扼要地汇报工作情况和工作进度, 对下要能简洁明确地组织安排教学任务, 做到语言得体、表达清楚。同时, 文字写作能力也是一个合格教学秘书的基本要求。教学秘书要经常根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等, 这就需要教学秘书具有较强的文字表达能力, 做到及时、准确、简洁正确地进行书面语言写作, 完整地表达思想, 从而更快、更好的保证信息通畅, 提高工作效率。

3.3.3 现代信息处理能力

在如今信息数字化、网络化时代, 作为现代高校教学秘书, 工作方法和手段也要适应新形势、掌握新技术。必须熟练掌握计算机基本操作知识和现代办公自动化信息处理技能, 如排课系统、学籍管理系统、日常办公软件等, 使信息更加系统化、科学化和规范化。同时, 面对大量的信息资料, 还应有正确处理信息的能力, 剔除冗余信息和不良信息, 吸取有益信息, 进行有效整合, 构建自己工作的新途径, 为领导决策和师生提供及时、准确、完整、有效的信息服务。

3.3.4 自我提高能力

在完成日常事务性工作余, 教学秘书要善于摸索、总结教学管理经验, 开展教育教学研究, 探索教学管理的规律, 创新工作的技能技巧, 提高管理的效率。如应对突发性事件, 在原则性基础上灵活处理以后, 要记录好事件原因、过程和结果, 对于类似事件频发原因进行及时分析和归纳, 寻找解决办法和应对策略, 防止此类事件的再次出现。

总之, 高校教学秘书只有根据自身所处的位置和发挥的作用, 明确自身的工作职能, 不断培养和提高自身专业素养, 更新工作观念和方法, 才能跟上时代发展的步伐, 在促进事业发展中实现自我超越和自身发展, 真正发挥好应有的作用。

摘要：高校教学秘书是高校最基层最直接的管理人员, 其工作效率直接影响着教学工作的正常运转。教学秘书应该认清其工作职能, 理清思路, 不断提高自身素养, 从而适应教学工作的正常发展。

关键词：教学秘书,职能,素养

参考文献

[1]施杨靖.浅谈教学秘书不良心理及解决途径[J].科技文汇.2009年6月上旬刊.

[2]董庭华, 申开敏.试论高校院级教学管理人员的作用与素质——以教学秘书为例[J].海南师范大学学报.2009年第5期.

[3]朱云飞.高校教学秘书素养这我见[J].辽宁行政学院学报.2008年第1期.

秘书常识：秘书必备的品质 第9篇

关键词：新时期；秘书人员；必备；技巧

随着我国改革的深入、开放的扩大，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期使命，秘书人员除了必须具备一定的素养外，更应注重在长期训练和工作实践中所积累的技巧，这样才能使之成为适应社会发展的复合性人才。

一、工作中的人际关系

秘书工作在上下级、部门与部门、领导与群众之间起着枢纽、桥梁、联系、协调的作用，其工作性质决定了秘书工作的影响尤为重要。秘书人员在工作中建立良好的人际关系，不仅可以与其他人协调一致，而且还可以获得他人的支持和帮助。同时，秘书人员处理好人际关系，对秘书人员的工作情绪、日常心境有着较大影响。在和谐、融洽的人际环境中工作，会使人们感受到心情舒畅愉快，促进身心健康。因此，良好的人际关系有利于秘书人员建立良好的人际环境。

（一）秘书与领导者的关系

在秘书的工作交往中，同领导建立良好的关系，对秘书来说是至关重要的。秘书与领导的关系主要表现为：组织上的上下级关系，地位上的主从关系，工作上的服务关系，人格上的平等关系。然而，又由于秘书与领导者的特殊的业缘关系，形成了秘书与领导人际关系的独特性。即便如此，秘书在与领导关系上并没有天然的鸿沟，相互之间往往是相互制约、相互影响的。

秘书应有身己独立的人格，绝不盲从。秘书的高尚人格也可以对领导起一定的潜移默化的影响，甚至制约作用。那么秘书该如何自理好与领导的关系呢？秘书在协调工作中，一定要摆正位置。必须做到心中有数，努力做到尽职不越位，办事不越权，帮忙不添乱，绝不能擅自打着领导机关和领导同志的旗号自理问题。领导交办的事项需要督办落实，及时办理。秘书人员一定要发挥好助手作用，积极为领导排忧解难。秘书人员在领导身边工作，要时时留心，处处在意。要随时保持清醒，做到脑勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服务在前。更重要的是服务时要从小事着眼、从细节入手，慎之又慎。不论做什么事都要井井有条，忙而不乱，具有高度的责任心。

（二）秘书与群众的关系

秘书人员只有密切联系群众，反映群众利益，才能当好领导的参谋和助手。在现实生活中，有时还会出现领导意图和群众利益相互矛盾的情形，作为秘书人员，必须努力协调二者之间的关系，把对上负责与对下负责一致起来，对领导负责与对群众负责一致起来，真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。现实中，有一些秘书人员群众观念淡漠，不关心群众利益。在他们的头脑里，装的都是领导者的情况，满脑子都是领导，成天围着领导转，只会往上看，不会向下看，对群众的感情十分淡漠，对群众反映的情况和问题满不在乎。因此，在新的历史条件下，有必要强调秘书人员树立群众观念的问题。

那么秘书人员应该如何与同事愉快地相处？最起码的条件就是先了解对方。每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过日常交谈，了解他们的这些情况。最重要的是与同事打成一片，虽然单位里每个人工作任务有所不同，但共同目标是搞好工作，秘书应善于和同事合作，彼此支持。秘书与任何同事之间，要保持等边距离，一视同仁这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。还要注意并欣赏同事的优点。每位同事都有优点，应充分肯定，并在适当时候对之赞美，不可妒忌。真心地关心同事，才能取得他们的好感。秘书居于领导与同事之间，这个角色实在不好当，稍有不慎重，即会引起同事议论。因此，要时刻谨慎小心，不可喜形于色，而应在各方面严格要求自己，博得更多的好感。

二、培养良好的工作习惯

秘书人员更多的时候在办公室工作，所以在办公室要保持良好的工作习惯。这对于塑造一个秘书人员的形象是很重要的。秘书在办公室的工作琐碎、繁多，所以制定一个有效的工作计划是很必要的。一份好的工作计划将会使办事效率大大提高，这样能显示出工作能力，取得领导的信任和嘉奖。秘书人员保持良好的工作习惯主要体现在：

办公环境要时刻保持清洁。办公桌的表面要干净，抽屉里不要摆得乱七八糟；公司的备用品不得随便借用，会被认为是公私不分，其结果会招致大家的反感；另外不管有什么事，绝对不允许无故缺勤。因私事而缺勤早退时，要提前向领导报告，并必须得到同意。

另外，在组织中工作，为了完成一项工作，应以领导的想法为想法，最好能够站在比领导更高处去考虑，制定出良好的计划。作为秘书人员，要使自己成为直属领导者的代言者、代笔者。秘书平时就必须以领导的心态去考虑事务，并且善于观察领导者的日常言行，将其言行举止的优点记下来，经过日积月累，领导的思想、信念、习性及其所关心的事物便会自然而然地浮现在脑海里。这么一来，就可以找出最能表现领导想法的言词，成为领导的真正“智囊”。

值得一提的是，制定的计划要有张有弛。如今领导人工作的一个特点就是“忙”，几乎是无所不包，千头万绪。所以，作为领导者的助手，为领导者安排工作日程是秘书人员的一项很重要的工作内容，它要花费秘书的一大半精力。在安排工作日程时，要考虑这项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率。但是，又不能只顾工作的效率，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究张弛。

三、打造秘书人员的礼仪形象

新时期秘书人员的礼仪形象如何，不仅仅是个人形象问题了，它直接涉及和影响到秘书所代表的组织的整体形象和利益。因此，秘书人员要十分注重自己的礼仪形象，为树立良好的组织形象做好“门面”和“窗口”。

（一）仪表举止要大方得体

一个人的外在形象直接影响着别人对他的印象，穿着得体的人给人的印象就是好。包装一副好形象，对于处在激烈的生存竞争中的现代人格外重要。许多意想不到的职位、公差等机会都会因为他大方得体的形象而降落在他头上。而这些机会就可能成为他事业腾飞的第一步。怎样讲究仪表以利于打造秘书人员的形象呢？众所周知，人的长相是遗传的，无法改变。人靠衣装马靠鞍，三分长相七分妆。所以，讲究仪容美，实际上就是讨论打扮。值得秘书人员牢记的一点是，良好的个人形象不是漂亮的形象，而是合适的形象。秘书的形象应当强调专业，不能太花哨，否则就会有不好的嫌疑。那么该如何让秘书人员的仪容更得体呢？具体应注意以下几个方面：打扮要与个人的体征相协调；打扮要与周围环境相协调；女性秘书人员不能穿过于艳丽、时髦的服装。男性的服装应该端庄、稳重，显示男子汉在事业上的追求。

与仪容相比较，秘书人员应更加讲究举止。如果某个秘书外貌很好，但是举止粗野，就成为了名副其实的"绣花枕头"。金玉其外，败絮其中一样让人们并不会感兴趣，甚至反感。秘书人员的行为举止要力争做到高雅脱俗，规范美观，合乎体统，符合身份，适应场合，并且能够体现出对对方的尊重、友好与善意，从而培养良好的举止风度。

（二）优雅的气质和修养

气质是指人的相当稳定的个性特点，如活泼、直爽、沉静、浮躁等，是高级神经活动在人的行为上的表现。气质对于秘书人员的实践活动具有较大的影响。在秘书礼仪形象的诸多因素中，气质是一个很重要的方面，不同气质类型的秘书有不同的特征,因而给人的印象也就不同。

多血质的秘书主动灵活、交际力强，但缺乏持续性，兴趣易转移，安排重要任务不能不考虑到这一点。胆汁质的秘书热情、认真、果断，但容易感情冲动，影响工作的开展。粘液质的秘书遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓。抑郁质的秘书敏感心细，一丝不苟，但性情孤僻，优柔寡断。这些不同气质性格对秘书活动各有优势，秘书人员应该根据个人的气质，通过不断调节，使自己的气质更适合于秘书工作。人的气质虽然带有生而有之的特点，但在后天的社会化过程中，还是能够被意志所控制的。秘书人员加强气质修养，就是要通过培养各种能力而弥补自己的气质缺陷，同时能充分发挥自己的气质优势，更积极主动去开展工作任务。只要秘书人员具有明确的意识，有坚强的意志，是一定能够克服各种不良的气质倾向，培养出优雅的气质。

（三）秘书的社交礼仪

秘书人员具有良好的社交礼仪修养可以提高自身素质和实力，使自己在社会交往中左右逢源，在尊重他人的同时也赢得他人的尊重，建立起更加融洽的人际关系，使自身的工作环境和生存环境更为宽松。秘书人员因其职业本身的特点，需要进行广泛的社交活动。因此，合格的秘书人员必须具备丰富的社交礼仪知识，以帮助树立自身良好的社交形象。

1.握手礼仪

握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际和应酬的礼仪之一。与女性握手最需把握的是时间和力度，应等对方首先伸出手，男方只要轻轻地一握就可；与长者贵宾握手时，也应等对方先伸手自己才可伸手去接握，否则就有些失礼。握手时，身体可稍稍前倾，以示尊重；与上级领导握手时，应等对方有所表示后才伸手去接握，否则会被视为不得体。当遇到几位都是她的领导时，应尽可能按其职位的高低顺序握手。如领导职位相当，则应按照长者、女性、其他人的顺序分别握手；与同辈、下级握手时，要表现出热情和诚意，应面带微笑，正视对方的眼睛，切忌用指尖相握或敷衍了事，更不能在握手时漫不经心，使对方感到你的态度淡漠。

2.谈话礼仪

交谈是秘书活动必不可少的内容，了解谈话过程中应注意的礼仪问题，对秘书而言是非常重要的。他不仅有利于结交新朋友，还能通过融洽的交谈增进彼此的了解，建立起持久、稳定的关系。开始交谈时的寒暄是十分必要的。如果一见面就“开门见山”，容易使人觉得生硬，让人感到突然，势必影响交谈的效果。在交谈过程中，态度要诚恳，这样容易使人接受，让对方感到亲切自然。交谈时还要注意精神集中，用平等的谈话态度对待对方，以示尊重。

3.电话礼仪

电话因其使用方便、快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。接听电话也是秘书工作的基本内容之一，秘书人员要学会树立自己良好的电话形象，它能真实地体现个人的基本素质。电话接听礼仪首先需要注意时间的选择。打电话的时间，除紧急事件以外，一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。电话交谈的时间一般控制在五分钟之内。如果事情很多，则要先征询对方是否方便。如果对方此时不便，就应另约时间进行联系。其次要使用文明的语言。由于语言是交谈的唯一载体，因此在接听电话时要特别注意使用文明的语言。而且一般来说，应由打电话的一方提出结束谈话。最后还要注意接听的语音语调。由于打电话时看不到彼此的表情，对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。语音过高、语气过重，会使人感到生硬和冷淡；语音过轻、语调过低，会使人感觉无精打采，没有生气；语调过长又显得懒散拖沓；语调过短则显得过于敷衍且不负责任。一般说来，语音要柔和，语气要适中，语调要均匀，让对方感到亲切自然。即使在自己心情不佳、情绪烦躁时也要控制自己，切忌让不好的情绪影响工作，使对方感到不舒服。

总而言之，随着现代社会人际交往的日渐增多，人们对个人的礼仪也倍加关注。由于秘书人员的职业特征对秘书人员的个人礼仪提出了更高的要求。虽然秘书人员的个人礼仪涉及的可能只是穿着打扮、举手投足之类的细节小事，但作为社会文化的一部分，它可能直接影响到整个组织的形象。新时期不仅仅需要的是知识渊博的秘书人员，更需要的是内外兼修的秘书人才。

参考文献：

［1］杨蓓蕾.现代秘书工作引导[M].上海：同济大学出版社,2004.

［2］陈合宜.秘书学[M].广州：暨南大学出版社,2005.

［3］吕世平.商务秘书理论与实务[M].北京：水利水电出版社,2006.

秘书常识：秘书必备的品质 第10篇

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其事秘书部门的负责人遵循正确、科学的工作原则与要求。

1、明确职责、权限、目标、任务

每一个机关或单位的领导部门都应根据本机关、本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小；确定某一时期内秘书部门的目标、任务和工作要求。秘书部门则应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。

2、制定秘书工作的各项制度和标准

不论是常规性工作，如文书工作、档案工作、信访工作，或是临时性工作及灵活性较大的工作，如会议工作、调查研究工作、接待工作，秘书部门都应制定明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。

3、分清主次，有条不紊

秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。秘书部门做工作不能胡子眉毛一把抓，也不能头痛医头，脚痛医脚，整日忙于应付，疲于奔命。秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，把工作做得有条不紊，井然有序。

4、科学地安排工作程序

秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。废止繁文缛节，取消重复的、虚设的工作环节，防止工作脱节和混乱现象，力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。

5、准确细致，切实无误

秘书部门和秘书人员应认识到自己的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，要真正起到助手作用，使领导无后顾之忧，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。

6、迅速果断，讲求时效

秘书工作繁重而琐碎，秘书人员的劳动是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动，又往往加班加点。秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。不可消极等待，不可敷衍了事，更不可拖拉积压。

7、忠于职守，安于职分

不论是政府机关或是企事业单位的秘书，工作都必须忠于职守，终于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作才应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。既要在职责范围之内积极主动工作，努力向上，又不可越俎代庖，擅作主张，更不可狐假虎威，借权谋私或有个人野心。

8、加强教育、管理，不断提高素质、能力

做好秘书必备总结2013 第11篇

文秘工作是为领导工作服务的，工作内容复杂，工作岗位关键，所担责任重大。但同时也是一个近距离向领导学习，锤炼自我综合能力的好平台。

一.秘书处理事情五大法宝：

1、谋事不传事。“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀一是不议论领导的事。二是不传播干部的事。三是不吹嘘个人的事。

2、干事不铲事。踏踏实实干好工作，完成好领导交给的各项任务，这是当好领导秘书的基础

3、抹事不激事。特别是作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系，以及主要领导与其他班子成员之间的关系中，有着非常重要的作用

4、揽事不躲事。领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易；尽管如此，对于一些与领导密切相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，5.成事不败事。领导秘书必须要站在领导的高度和角度去分析和思考问题。事事要从大局出发，为领导设身处地地去想去办，才能把事情办好。

二、文秘工作的主要内容：

文秘工作简单地讲，可以概括为办文、办会、办事三个层面，三项工作多数是相互交叉、并行不悖的。

办文工作。文字材料工作是文秘工作的重要内容。主要包括讲话类、汇报类、文件类等材料。

办会工作。主要有主要领导参加的大会要会、分管领导召集或参加的专题性会议以及其他会议等。具体工作为会前准备、会中组织、会后督促落实等。

办事工作。主要是对领导交办事项的办理、督办和反馈。

三、文秘工作需要具备的几点素质

要有吃苦耐劳的工作精神，文秘工作休息不保证、待遇不多拿、工作不少干，是复杂辛苦、劳心劳神的工作，因此要吃苦，更要苦中作乐、苦中成长。

求真务实的工作态度，任何工作都要坚持实事求是、客观实际出发的工作态度。

扎实细致工作作风，把关堵漏是文秘工作的重要职责，失误一旦漏过，往往直达领导或是成为政策施行，后果严重。一下是对秘书素质的基本要求：

一要内敛，不要张扬。二要谦虚，不要骄傲。三要踏实，不要浮躁。四要清廉，不要贪婪。五要朴素，不要铺张。六要善良，不要凶狠。

七要平和，不要狂妄。八要明理，不要蛮横。九要厚道，不要霸道。十要守法，不要违法

四秘书其他能力

秘书常识 第12篇

“会速记的人不一定是秘书，而秘书人员却应该掌握速记技术。很多国家的秘书工作是速记工作的同义语，有„速记秘书‟这个特定的职称。凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术。速记被列为秘书考试的内容之一，是作为秘书人员的录用或晋升的一个标准。”（《秘书职业技能培训鉴定教材·第四章速记基础知识》）由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明国家的有关方面已经重视速记在秘书工作中的作用。因此，国家劳动与社会保障部制定的《秘书职业技能标准》对初级秘书、中级秘书、高级秘书在“速记知识”方面提出了不同的要求。要求初级秘书“熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”，中级秘书“熟练速记与汉字快速记录法的知识”，高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。初级的只是“熟悉”汉字快速记录与速记的“基本原理与方法”；中级的则进一步要求“熟悉速记与汉字快速记录法”在“法”上“熟悉”其“知识”；高级秘书则不能只停留在“熟悉”其“汉字快速记录法”与一般“速记知识”，而要求“掌握速记符号略写法的创制规则及应用知识”，强调的是掌握规则会“创制”并能“应用”，让秘书人员在学习速记知识基础上，结合实际工作需要去创制一些常用词、语、句的略写法。

然而，从近几年的几次全国秘书职业技能鉴定考试试卷内容来看，“秘书技能”方面考核鉴定根本就没有有关“速记技能”的内容。

不论初级还是中级、高级，对速记这门“实用性很强的技术”，只是让秘书“了解”点速记知识，并没有要求“掌握”有关速记的应用“技术”，而且每道题仅为1分，速记题分数最多仅占知识卷总分的4%。所以在历次鉴定考试中，不少参加考试的秘书人员对速记部分都不去理睬它，认为丢速记分不在乎，影响不了大局。这显然与“凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术”的要求是相悖的，有违于秘书职业技能素质的初衷。秘书到底应该不应该掌握速记技能，退一步说，应该不应该掌握汉字快速记录的一些方法，这是亟待解决的观念上的问题。据美国《职称辞典》对“秘书”一词的正确含义，是指工作水平高超、能贯彻执行下列活动的人：“

（一）全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；

（二）能运用速记记录口述；

（三）能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；……”可见，作为秘书人员对于会速记和速记技能的掌握是不可或缺的。

秘书常识：秘书必备的品质 第13篇

秘书人员要热爱自己的工作岗位, 在自己极其平凡的岗位上, 凭着自己勤勤恳恳的工作, 创造性的完成各项任务。秘书在权利方面上, 虽然不大;然而在权利使用方面非常方便, 使用权力的渠道和方式比较多, 特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业人员差距较大的情况下, 在国内外环境复杂多变的形势下, 秘书人员必须秉承“富贵不能淫, 贫贱不能移”的思想品德, 处理各种问题也不能掺杂私心, 更不能擅用领导的名义办各种私事, 搞不正之风。忠于职守是指秘书人员对工作认真负责、忠于职守;还意味着恪守本分, 甘当助手、配角, 甘当无名英雄, 不越权或滥用职权。同时, 工作中要积极钻研, 任劳任怨, 不因工作琐碎而产生倦怠感[1]。

2. 机关单位秘书工作人员要谦虚谨慎, 平等待人

机关单位秘书最直接的面对领导, 与领导关系特别近, 在一些场面常作为机关的代言人。这也就为一些秘书工作人员养成了恃宠而骄的恶习埋下了铺垫。由于他们错误的认识, 不注重自己的道德素养的培养, 经常凌驾于群众之上, 最终导致群众认为领导作风有问题。因为秘书的形象也就代表了领导的形象, 一旦秘书在群众中的形象败坏, 领导的形象也就大打折扣。所以, 秘书人员要时刻保持谦虚谨慎、平等待人的作风, 切实成为领导的左膀右臂, 时刻把自己摆在一个普通工作人员的位置上。谦虚谨慎, 它是由于秘书人员处于特殊的位置应具有的自省心理。谦虚来源于对自己、对别人的正确评估, 既不过高地估计自己, 也不过低估计别人, 善于发现别人的长处, 这样才能够做到真正的发自内心的谦和。谨慎是一种责任心的表现, 遇事不轻率、不鲁莽, 而是深思熟虑, 三思而行。秘书对上接触领导, 常常出面替领导办理各种事情, 对下接触各方面的人士和群众, 往往被看成机关的代表, 领导的代言人。其待人接物的态度往往影响到单位或领导的形象和声誉。

3. 机关单位秘书工作人员要严守机密, 提高警觉

在机关单位中, 秘书最重要的职业道德就是要守口如瓶, 严守机密。在行政部门中, 作为领导的最直接的心腹, 秘书经常参与领导的各项活动, 所以要脑子灵活, 手脚勤快, 时刻保持警觉[2]。关于领导的任何有用的讯息, 都要防止泄露。做好保密工作极为重要, 稍有不慎, 就会给部门甚至国家带来巨大的损失。

4. 机关单位秘书工作人员需埋头苦干、乐于奉献

只有具备这样的素养, 秘书才会在平凡的岗位上努力工作, 从中感受乐趣。秘书工作永远是幕后工作, 秘书人员自己不会是事件的主角, 秘书的角色永远是“无名英雄”;因此, 一个秘书人员应该有全心全意为人民服务的胸怀, 为领导服务要尽责尽力, 为群众办事要尽其所能。有了这样的胸怀, 想问题、办事情就会境界开阔, 心情舒畅。服务群众, 奉献社会。秘书人员身处各个部门之间的枢纽部位, 如果他们不能正确地看待自己的位置, 对上级拍马逢迎, 对下级颐指气使, 就不可能做好组织协调的工作, 反而会让领导和群众之间产生误解和隔阂。秘书工作是一项服务性的工作, 秘书人员的劳动成果往往通过领导机关、领导同志的工作实绩体现出来, 不能独立显示自身的成绩[3]。秘书工作机密性强, 许多工作只能埋头去做, 不能公开宣扬。秘书工作非常繁忙, 无论是起草文稿、处理文件、调查研究还是会务接待、督查督办, 常常需要加班加点, 夜以继日, 很少出头露面, 留名得利。因此, 秘书人员必须具有甘于奉献、不计个人得失的宽广胸怀。

随着经济趋于全球化, 现代社会变化的多样性和复杂性, 新时代下秘书人员提出了新的更高的要求。机关单位的秘书工作无疑将面临严峻的挑战, 对秘书人员的道德素养则要求的更加严格。在行政单位中, 秘书人员道德素质与其能够干好本职工作息息相关。一旦拥有良好的道德素养, 就能够做好领导的左膀右臂, 把领导交办的各项任务按时完成, 最终能够推动社会主义各项事业快速前进。新时代下, 设社会主义现代化事业建设客观上要求越来越高的秘书队伍的道德素质, 所以建设高素质秘书队伍是一项长期而艰巨的任务。与此同时, 对于秘书工作者自身来说, 要在自身寻求突破, 在提高自身能力的同时, 努力提高自身道德素养, 适应社会发展的需要。因为, 当今时代, 秘书工作已经不再仅仅是要求起草文件、处理文电、搜集信息、接待来访、办理会务等日常业务工作, 而是在这些工作的基础上, 对秘书人员的智能素养以及工作技巧等方面都进行了长期持续的优化, 使秘书人员更加注重道德素养的自我完善。只有秘书人员具备了高的道德素养, 才能真正适应不断发展的新形势的要求, 完成社会对秘书人员赋予的新的使命。

参考文献

[1]张清明.秘书参谋职能概论[J].武汉大学出版社, 2001.2

[2]何坦野.秘书文化论[J].中国广播电视出版社, 2002.6

秘书常识：秘书必备的品质 第14篇

关键词：教学秘书 高等学校 工作特点 信息化

教学管理是教学工作的重要组成部分，涉及到学校教学工作的方方面面，是一项任务繁重、时效性和纪律性很强的系统工程。高校教学秘书是高校教学管理工作中具体事务的执行者，是最基层的教学管理人员，是联系院校领导、教务处、校办公室等各职能部门和协调师生的纽带，是维护教学正常运行的桥梁。因此教学秘书是保证教学管理畅通的重要环节。然而教学秘书的工作千头万绪，遇到的矛盾和问题相对其它工作来讲相对复杂，有一定的特点。当今社会，信息技术高速发展，教学秘书的工作也要与时代接轨，要以新时代的新武器来不断完善和提高自己的工作，适应新的教学改革形势，提升教学管理水平。以下谈论一下新时期教学秘书的工作特点及必备的信息化能力。

1 教学秘书的工作特点

1.1 主动性。教学秘书的日常事务多而繁杂，不仅接受教务处安排的工作，还要接受大量临时性的工作。虽然教学秘书常被视作领导的左右手和耳目，但是为了更好的履行自己的职责，教学秘书就必须要积极思考，善于观察和分析问题，其思维方式以及工作方式也不能仅仅局限于被动地服从和服务于领导，而应该经常主动进言，有事多向领导请示汇报，交心通气，为领导作出正确的决策发挥主动作用。

1.2 及时性。教学秘书的有些工作时间要求紧，具有时效性，必须及时处理。诸如教师因病不能上课，因事请假调课等，就必须迅速办理调、停课手续并及时将有关情况与安排通知学生。在各种监考安排中，有些老师会因为突发状况无法按时赶往考场，教学秘书就要及时的安排空闲老师完成监考工作。所以教学秘书很多工作若处理不及时则很容易造成教学秩序混乱，酿成教学事故。

1.3 统筹性。教学秘书的工作涉及到学院的全部教学工作，涉及面比较广。既要协助领导管理好教学，还要处理好教学方面的具体事务，协调好各方面的关系，还要经常完成教务处和领导临时交办的很多其它工作。因此，教学秘书工作实质上是综合性很强的工作。这就要求教学秘书能从大局出发，统筹安排好各项工作，在工作中找到规律，确保教学工作的顺利进行。

1.4 服务性。教学秘书是教学工作的管理者也是师生的服务者，教学秘书的工作形象在一定程度上也体现了其所在系部乃至学校的形象。因此，教学秘书工作的主要立足点为服务教师、服务学生，这是教学秘书日常工作的核心。具体来说就是教学秘书的工作要急教师之所急，解学生之所困。在工作中要摒弃私心，为教师的“教”和学生的“学”提供方便有益的服务，如为教师和学生提供教学方面的咨询、后勤方面的保证以及服务，包括教材、课表、教室安排等等。所以说，教学秘书的工作是一项服务性很强的工作。

2 教学秘书必备的信息化能力

教学秘书要每天要面对大量的通知、文件、电话、会议资料，这些材料信息都是教学秘书工作的常规信息，也是从不同的方面和角度保证教学工作顺利进行的重要信息来源。在信息化高度发达的今天，高校教学管理建立在以计算机为主的网络平台之上，计算机操作水平直接反映了教学秘书在教学管理工作上是否称职。因此，为了提高教学管理工作的效率和质量，教学秘书在掌握相关的业务知识的同时，还要不断地学习相关的计算机操作知识，逐步开发计算机在教学管理工作中的功能，促进教学信息化管理。以下举例简要介绍几种常用的教学秘书工作必备的信息化技能。

2.1 信息筛选及汇总。教学秘书通过掌握必要的计算机的应用知识，让工作更加轻松快捷。熟练掌握和运用WORD、EXCEL、PPT等办公软件，对于提高工作效率事半功倍。教学秘书会经常收到来自教务处或其他部门发来的EXCEL汇总表，利用EXCEL的数据筛选功能筛选出本部门的课程，本部门的学生等等这些信息。然后再进行下一步的工作安排。将各种信息筛选后，需要将属于本部门的信息汇总。一般大家习惯性使用EXCEL的默认的sheet1，很少使用sheet2、sheet3。其实一个EXCEL的表中可以设置多个工作表，这样可以分门别类，以免表格太多容易混乱。还可以通过工作表标签颜色进行标识，可以更加的清楚醒目，有利于提高工作的条理性。比如重补修任务安排，学生数据非常多，可以利用EXCEL中的透视图功能准确、快速、高效的统计整理出学生数据。如几门课程，有多少学生报名重修这些课程等。还比如开学初补考和重补修考试安排等事务，很多学生要参加考试的科目有多门，在安排考试时，需要错开这些考试时间，避免冲突，那EXCEL软件中的纠错功能能准确地找出重复的数据。

2.2 监考通知单的制作。每个学期的补考、期中期末考试都有大规模的监考安排工作。尤其是基础课部门，几乎全校的班级都开设。因此考场数多，监考老师也相应非常多。为了使监考工作按部有序的进行，监考通知单发挥着重要作用。当教学秘书面对需要制作几百份的监考通知单的时候，压力可见一斑。每一份监考通知单都需要监考老师姓名、监考时间、地点等信息。然而教室是不同的。采用传统办法复制粘贴工作量巨大。在这种情况下，可以采用WORD的邮件合并功能。首先制作一个监考单的空模板，将监考安排EXCEL表制作好作为数据源。然后在工具栏里使用邮件合并功能即可轻松制作大批量的监考通知单。同样的方法也适用于大批量奖状制作。

2.3 信息通知的现代化手段。在教学管理中，教学秘书的协调与组织能力是确保教学工作正常运转的基本前提。教学秘书联系最紧密的上级部门是教务处，教学秘书要将上级教务处的各项事务，及时地下达给系各教研室、各位教师及辅导员。如，教学检查的通知，教学任务落实，调、停课的通知，英语四、六级考试通知，学生选课通知，补考、期中、期末考试安排等，这些都必须及时地通知到教师和学生。如果通过打电话的方式通知，教学秘书将耗费大量的时间，非常不省时省力。有时所通知的事项对方听过之后过段时间就记不清楚具体的时间、地点了。基于这种情况，通知和发布信息可以通过QQ群的方式。将系部的教职工加入QQ群，重要信息可以发群公告。需要老师们讨论决定的事项可以利用群投票功能。同时，QQ群的讨论组功能也非常好。可以将党员老师建立讨论组。可以将各个教研室分别建立讨论组等等。这些功能都非常实用也大大提高了信息化办公的效率，各种信息的共享非常及时准确，也节省了教学秘书的大量时间用于做其他更重要的事情。另外，通信软件的出现也对改进教学秘书的工作方式起了非常重要的作用。采用飞信群发短信的方式通知老师是目前最普遍的方法，其优点是老师们能够立即收到信息，并且能够很方便的查看短信，避免记错通知内容。所以，教学秘书要不断的了解新事物，更新自己的工作方式，这样会使得工作效率大幅度提高。

3 总结

高校教学秘书作为高校教学管理工作的具体实践者，也有着其特有的工作特点。针对这些工作特点，教学秘书应该更加明确自己的工作职责，对自己做好角色定位。而在信息技术日新月异发展的今天，教学秘书作为连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁，不断学习并掌握现代化的信息工具对于提高高校教学管理效率、提高教学管理水平来讲是非常必要的。

参考文献：

[1]陈朝芳.杂谈高校教学秘书需要具备的能力[J].佳木斯教育学院学报，2014（1）：293-294.

[2]郑婕.论高等学校系级教学秘书的工作特点与素质[J].湖北师范学院学报（自然科学版），2007（3）：35-39.

[3]王长缨.高职院校教学秘书工作探究[J].吉林省经济管理干部学院学报，2014（1）：78-81.

[4]王雯.信息管理与高等学校教学秘书工作[J].科技信息，2010（31）：145-146.

[5]邓慧.高校教学秘书教学管理专业化素质的探究[J].中国科技信息，2010（15）：211-212.