人事档案借阅制度

人事档案借阅制度（精选8篇）

人事档案借阅制度 第1篇

人事档案查阅制度

一、查阅事由：

第一条根据中共中央组织部《干部档案工作条例》的精神、XXX公司《人事档案管理办法》相关规定，凡符合下列情况的可提供查阅干部档案或查阅有关材料：

（一）因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

（二）政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证，必需通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

二．查阅人员范围：

第二条查阅人事档案人员必须是党员干部。第三条任何人不得查阅本人及其直系亲属档案。

第四条除人事、组织干部确因工作需要，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。

第五条为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私，日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内。

三．查阅手续：

第六条查阅人事档案应填写《查阅人事档案审批表》，严格履行审批登记手续，审批表注明阅档人姓名、政治面貌、阅档原因及所阅档案的姓名、职务。未经领导批准，不得查阅同级人员的档案，下级不得查阅上级人员档案。

第七条查阅干部人事档案，查阅人将《查阅人事档案审批表》交于档案管理人员，并按下列规定办理手续：

（一）档案管理人员验明《查阅人事档案审批表》及相关证件后，查阅人应在相应登记簿册上登记，然后档案管理人员将被查阅人员档案交其查阅。

（二）归还后的档案由档案工作人员检查无误后阅档人方可离开档案室。

四．查阅要求：

第八条查阅人事档案一般限在人事档案阅览室。如有特殊情况需要借出时，须经档案工作人员批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案办公室说明原因。

第九条休假期间人事档案停止外借，已经借出的档案在休假前应一律归还入库。第十条阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全, 不得转借人人或向他人汇露档案内容。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由组织人事部门在适当时候予以销毁。

第十一条未经人事档案管理部门批准，一律不得复制人事档案材料。因出国或升学需要复印（拍摄）相关材料时，必须向人事档案管理部门提交书面申请，经审查批准后方可办理。

第十二条阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。查阅两份以上档案时，不能同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案管理人员报告，由档案管理人员按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。第十四条查阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁在档案材料附近吸烟、喝水，以免污损档案材料；严禁拆卸、涂改、圈划、污损、撤换、批注、抽取、增添档案材料。

第十五条因办理案件查阅干部人事档案，查阅人员必须是案件主办单位的干部。查阅后需作旁证的，摘录材料应与原文核对无误后，写明材料出处和日期，并加盖档案管理部门公章。

第十六条对违反制度要求的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。

人事档案借阅制度 第2篇

借阅人事档案介绍信六

市人才中心：

兹有我单位同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理!

借阅名单如下：xxx,xx,xxx,xxx等

单位名称：xx

x年 x月x 日

借阅人事档案介绍信二

xx人事档案管理室：

因工作需要，现委托我单位 xxx职务，职务x 等 x名人事管理人员前往贵处查阅x名人事档案，(是、否)出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：

单位公章：

档案室负责人意见：

x年x月 x日

借阅人事档案介绍信三

XX单位：

因工作需要，拟商调贵单位XX同志到XX单位工作。兹介绍XX同志到贵单位查阅该同志档案，请接洽。

XX单位(章)

20xx年XX月XX日

借阅人事档案介绍信四

xx单位

兹有我单位xx同志，现因退休办手续，委托xx同志前来贵单位调取xx的相关档案资料。望予接洽，为感!

单位(章)：

xx局

x年x月x日

借阅人事档案介绍信五

xxx人才市场领导：

兹有我xx党委下属xxxxx党支部党员xx(姓名)，xx(性别)，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx，因党员试用期满办理转正事宜，来贵处提取个人党员档案，请接洽。

xxxxxxxxx

x年x月x日

借阅人事档案介绍信六

XX单位：

兹有我单位XXX，XXX等同志，现因XXX需要，前来贵单位调取XXXX的相关档案资料，望予接洽为荷!

单位(章)

浅析人事档案的保管与借阅工作 第3篇

关键词：人事档案,保管,借阅要求,保管、借阅措施

一、人事档案的含义与管理工作之间的关系

(一) 人事档案的含义。人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的个人档案。它具体地记叙了个人的经历、工作成绩和表现、政治面貌、品德作风等材料, 并且是以个人为单位的形式集中保存, 是个人身份、学历、资历等方面的证据, 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据, 在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明等方面起着重要作用。

(二) 人事档案与人事档案管理工作之间的关系。人事档案和人事档案保管与借阅管理工作联系密切, 人事档案工作则是指在人事档案管理中的收集、补充、鉴别、整理、保管、利用等各个环节的工作。人事档案是人事档案管理的实际工作对象, 人事档案管理工作的好坏直接关系到人事档案的质量。

二、目前人事档案管理在保管与借阅方面存在的问题

(一) 人事档案的保管与借阅制度不完善。人事档案的保管与借阅制度还不够完善, 制度的不健全容易使工作流程不规范, 不利于人事档案管理朝着制度化、规范化发展。因为档案管理制度不规范, 各单位在历史发展中由于管理方式的改变、领导的更替和领导地位的关系变化容易使人事档案在保存方面遭受遗失、残缺, 导致人事档案质量得不到保证。

(二) 管理人员的保管与借阅意识观念不强。很多管理人员对人事档案管理工作认识还不全面, 存在一些误区, 往往认为人事档案管理工作只是一项普普通通的事务性保管工作, 因此对档案的管理并没有非常重视, 认为只要做到不泄密, 不丢失就行。另外在档案交接工作中存在延后现象, 往往是人员离了岗档案还在原单位, 档案交接手续迟迟不办, 造成没人担责任、没人及时处置等问题。

(三) 人事档案管理利用范围有限, 保管方式陈旧, 借阅方式不规范。如今很多人事档案管理工作越来越不能适应事业单位改革的需要。如今社会发展, 技术革新快, 但档案管理的保管手段却并没有紧跟科技的步伐, 很多人事档案管理还仅仅局限纸质化, 并没有充分利用现代化的保存技术。仅仅只把计算机当作档案材料的录入机器, 查阅效率和发展受限制。

(四) 人事档案保管内容、材料不全。现有的人事档案材料中真实性不高, 人事档案部门对材料没有进行严格地审核, 致使人事档案不能如实反映本人的真实情况, 给档案利用带来困难。另一方面, 人力、物力资源配置不足。由于办公条件的限制往往会出现档案材料损毁, 影响档案的使用、美观和完整。

三、如何加强人事档案的保管与借阅工作, 使其更好地促进工作开展

(一) 制定并完善人事档案的保管与借阅制度。各单位应制定查阅档案的制度, 当面对查看或者借阅人事档案的要求时, 管理人员应严格遵循规章制度程序, 要求查阅者和自己必须严格遵守保密制度和阅档规定, 不能在档案资料上自由涂改、圈划、破损、私自抽拿甚至是撤换档案。查阅者也应加强不泄露、不擅自向外公布档案内容的观念。同时对于违规者应视情节轻重予以批评教育, 或追究法律责任。对于人事档案保存管理者来说, 应加强对借阅、材料收集、检查和保密等方面的职责, 确保人事档案材料的规范化、真实性和保存完整性。

(二) 加强档案管理队伍建设。应该重视人事档案的保管与管理借阅工作, 重视管理队伍的选拔、考核和培训, 同时人事档案管理工作者也要树立认真严谨的态度, 重视档案保管的重要性和保管、借阅过程中的要求, 积极学习现代保存管理技术, 同时也要不断增强保密意识, 秉公办事、以人为本, 遵守档案制度和规范。

(三) 加强现代科学保管手段, 增强人事档案保管的安全性。积极改革保存模式, 充分利用计算机。由单一化纸质保存转换成纸质与网络化并进的保存形式。利用现代信息技术建立社会化开放式的人事档案管理模式, 积极探索电子数据库管理和声像管理技术, 同时应加强对档案查阅过程中的监督, 并且要随时补充更新档案, 可以通过设置密码等形式来保障档案的保密性。

(四) 加强人事档案的保管和借阅工作应同步进行。查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要, 发挥其应有的作用, 又要贯彻执行保密法规和制度, 确保人事档案的完整和安全, 防止失密和泄密。完善管理体制, 搞好队伍建设, 做好基础工作, 进一步改善保管条件, 努力提高科学管理水平, 充分发挥人事档案的作用, 使人事档案能够有效地为组织、人事工作服务, 为社会主义现代化建设服务。

四、小结

人事档案的保管与借阅管理工作任重而道远, 它体现了单位人员管理的规范化和制度化, 为单位选人用人提供了重要的依据。档案管理者要采取有效措施延长档案寿命, 不断完善人事档案的保管与借阅工作, 保证档案的全面和真实, 并且要贯彻以人为本的科学发展观, 不断深化人事管理制度。

参考文献

[1]任琰.试谈人事档案材料的收集与整理[J].办公室业务, 2016 (03) .

[2]汪海英.人事档案信息化管理系统构建实践[J].浙江档案, 2016 (03) .

人事档案借阅制度 第4篇

关键词：人事档案 人事改革 关系 作用

Display dossier function boost personnel system reform

Hu Haitao

Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.

Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect

【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02

人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。

1.结合实际、深入分析人事档案管理现状

在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：

从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。

从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。

从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。

从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。

种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。

2.端正态度，正确认识人事档案的作用

为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案^［1］。人事档案，就好像一部摄像机^［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。

这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹^［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。

对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益^［3］，可以用来为个人的切身利益服务。

正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。

3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系

人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：

从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。

从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。

人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。

4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用

现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。

从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。

从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值^［4］，为人事改革打牢思想上的根基。

从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。

从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用^［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。

总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。

参考文献

［1］ 朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14

［2］ 中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm

［3］ 苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)

档案借阅利用制度 第5篇

一、本局人员借阅档案，必须办理借阅手续。外单位查阅档案或要求出具审计档案证明的，必须持单位介绍信，并经局主管领导审批，进行登记后，方可查阅。

二、借阅人员未经允许，不得抄录、复印和拍照，因工作需要时，须经档案工作人员审核，相关业务科室和办公室主任批准。

三、借阅档案时间一般不得超过半月，并按时归还。如确需继续使用者，应重新办理借阅手续。机密和声响档案一律不得借阅。

四、借阅人员要爱护档案，确保档案的安全，严禁在案卷上勾画、涂改，不得污损、抽页、拆卷、转借及遗失，并应对所借案卷内容注意保密，如违反上述规定将依照《档案法》追究责任。

五、归还档案时借阅人员应向档案工作人员反馈利用效果。

档案工作人员职责

一、认真学习贯彻国家档案工作法律、法规，建立健全机关档案工作制度。

二、收集、整理和保管本机关在工作中形成的各门类档案、资料，监督和指导机关各科室的立卷、归档工作。

三、熟悉所保管档案情况，编制适用的检索工具，及时准确的提供档案、资料，为领导决策和审计工作服务。

四、维护档案的完整和安全，负责档案资料的保护和修复工作。

五、对档案的收集、移交、保管、利用情况进行统计，准确编制档案工作情况统计表，及时上报档案部门。

六、按照有关规定对保管的档案定期鉴定和销毁，并向县档案馆做好档案移交工作。

档案保密制度

一、档案工作人员必须认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及审计工作保密规定，带头遵纪守法、严守国家机密，确保档案保密安全。

二、坚持原则，忠于职守，不随意摘抄、传播密级档案内容，不私自复制档案材料。

三、借阅档案的人员要自觉遵守保密制度，不得向无关人员泄露查阅案卷的内容。

四、确应需要查阅机密档案，必须由分管领导和主管领导批准，在档案工作人员陪同下查阅。

五、机密档案要妥善保管，加强保密措施，发现丢失、泄密等问题，要立即报告，迅速采取补救措施。

档案鉴定

销毁制度

一、根据档案保管期限规定，对保存期满的各类档案按时组织鉴定、销毁。

二、档案的鉴定工作应在分管局长领导下，由主管领导负责组织办公室主任、档案工作人员和业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

三、销毁失去保存价值的档案许由鉴定小组提出意见，登记造册，写出书面报告，经主管局长批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

四、销毁的档案须在案卷目录中注明，销毁清册应永久保存。

档案库房管理制度

一、档案库房是存放档案的重要场所，要切实做好防火、防盗、防虫、放光、防潮、防高温、防尘、防鼠及声像、电子档案的防磁工作，确保档案的安全和完整。

二、非档案工作人员，一律不得擅自进入档案库房。借阅档案必须办理借阅手续。

三、库房内要经常打扫，保持清洁。做好温湿度记录并随时予以调节，以便档案的长期保管。

四、案卷排列规范，按照从上至下，从左至右，永长短的办法摆放整齐，便于查找利用。

文件档案借阅制度 第6篇

一、借阅档案必须在“档案借阅登记薄”登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。

二、案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。

三、借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

四、借阅档案的人员必须爱护档案，保护档案的安全与保密。

1、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。

2、如有需要必须摘抄、翻印、复印以备使用时，一般性文件、材料、图表等必须由办公室主任签字批准后，将批准交予档案管理员备案方可实施。

3、秘密级以上文件、材料、图表等必须经总经理签字批准后方能借阅、复印、摘抄、翻印。

4、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。

5、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有档案室主管审批。

6、因工作需要需借某证件的复印件时，档案员必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。

7、财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日，超过此期限必须由财务主管与档案室主管共同审批。

8、图纸的借出时间：一般产品图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。

五、借阅的档案交还时，管理员必须当面点交清楚，如发现遗失或者损坏，应立即报告相关主管。

六、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准方能查阅，但不能将档案带离档案室。

七、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄材料档案管理人员要随时跟踪，进行审查、签章。

八、档案管理人员违反上述规定，一经发现视情况给予50-100元罚款，情节严重的予以开除，并追究法律责任。

档案借阅管理制度 第7篇

一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人

员查找，主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。

二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。

三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政

部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过3周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；

四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报

公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。

五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证（或工作证）

并经公司主管领导批准同意方可查阅。

六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。

七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和

翻阅。

八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还

档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。

九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。

十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案

当代人事代理制度的人事档案管理 第8篇

人事代理制度是中国实行市场经济制度以后产生的制度。在实行市场经济制度以前, 中国的人事管理属于固定的单位式人事管理模式, 一个员工不论在什么单位工作, 都要将个人的人事档案和各种关系转入到该单位, 因此, 单位员工对所在单位有着极强的依附性。上世纪70年代末80年代初, 中国实行了改革开放政策, 开启了市场经济的大门, 而市场经济的一个最大特点就是流动性和人的独立性。在改革开放以前, 人对单位是有很强的依附性的, 由于档案和所有的材料都在单位当中, 个人想辞职或者调换工作都需要单位批准, 如果单位不批准个人是无法改变工作的, 这样人员的流动性就受到单位的控制。同时, 市场经济下的经济体不再实行国家管制和行政拨款, 而是在法律框架下自己独立经营自负盈亏, 那么单位必然也会采取一切措施降低使用人才的成本, 而过去的人事管理制度当中员工的一切福利和社会保障都是由单位行政拨款里划拨, 这种制度在计划经济时代是合理的, 在市场经济条件下, 绝大部分企业是无法承受的, 因此单位也希望追求一种更加灵活的用人机制。在供需双方的共同追求下, 90年代中期人事代理制度便应运而生。

人事代理制度是指由国家人事部门、组织部门批准或者授权的人才服务中心依照国家法律法规的规定和授权, 接受单位或者个人的委托, 在其授权的服务范围以内, 对各种形式的用人单位和人才进行档案管理的制度。人事代理制度的最初实行到今天, 已经实行了近二十年, 经过这近二十年的发展, 人事代理制度在信息化和新的管理模式的引入后也得到了一定的积极发展。人事代理制度的实施对于减轻用人单位的负担, 克服人事管理中长期存在的人员能进难出、职责能上难下、待遇能高难低与干好干坏一个样等弊端, 提高人事管理效率;对于实现单位自主择人, 人才自主择业, 人尽其才, 才尽其用, 优化人才结构, 促进人才合理流动, 拓宽人才服务领域, 加快政府职能转变, 建立社会化服务体系, 促进经济社会事业又好又快发展, 发挥了积极而重要的作用[1]。然而, 实行人事代理制度的社会环境也在发生着变化, 在当前人事代理制度也表现了诸多的不适应社会发展的局面, 更有甚者, 这项制度成为了大多数企事业单位逃避社会责任的避风港, 引起了社会的重新思考。同时在人才的档案管理方面, 由于档案管理者和用人单位不是同属于一个单位, 也使得员工的各项权利在实现上出现很大阻碍, 同时在人事档案、户口档案和组织档案的存放方面对员工造成了极大的不便, 尤其在人事关系变动的情况下, 档案的转接更加复杂, 给员工尤其是刚毕业的大学生带来了非常大的麻烦。对人事代理制度以及人事代理制度之下的档案管理制度不得不再一次进行考量。

二、人事代理制度的档案管理

1. 档案管理的基本现状。

在人事代理制度之下, 个人和单位都可以委托人事代理机构对个人及单位员工的档案进行管理, 管理的内容包括档案保存、代办社会保险、职称评定、出国政审、工资调升、工龄审核等。人事代理这种制度之下的档案管理制度, 不同于人事档案托管, 人事档案托管是指人才交流中心或者大学生中专学生毕业生就业人才交流中心经个人或者单位委托对个人或者单位人员的档案进行管理的制度。人事档案的托管只是对档案进行保管, 保证档案不会丢失, 因为在中国当前制度之下, 个人是没有权力对自己的档案进行管理和持有的, 只能委托机构进行管理, 在这种情况之下托管机构就相当于一个档案保存的托管人, 不管理人事关系当中工资晋升、职称评定以及代管保险金等相关事宜。人事代理制度由于涉及对人事档案以及人事关系的管理, 所以其既与委托人个人存在着托管的关系, 也与档案所有人个人所在的单位存在着人事关系代为管理的关系。在这种情况下, 用人单位对员工的管理信息和管理档案不仅要在单位形成和管理还要补充到人事代理机构所管理的档案当中, 这个补充更新的过程都是由用人单位和人事代理机构之间完成的, 个人无法参与, 因此对于自己档案当中的各种新情况的变更与否以及变更内容也很难知晓, 这就使得个人对自己档案内容以及档案管理的规范与否无法监督和知晓, 使人事档案所有者处于非常被动的境地[2]。同时, 在档案转接过程当中也是个人凭借单位的调档函或者派遣证调取档案, 在这个过程当中, 原单位是否已经将完整的档案放入到个人人事档案当中也很难确定。另外, 由于我国的户籍制度以及党组织关系等方面的档案另行存放, 所以人事档案与户籍档案和党组织档案的管理内容和管理权限也比较模糊和混乱, 因此求职人员尤其对于刚刚从大学毕业的新就业人员很难了解到自己与单位的权利义务关系, 从而造成就业上的诸多不便。

2. 问题及对策分析。

(1) 问题分析。随着社会的发展, 中国的社会环境已经发生很大的变化, 与人事代理制度制定当时有着很大的差别。在人事代理制度制定之时, 中国正处于市场经济发展的开始阶段, 社会对人员流动的需求很大, 要求也很强烈, 在那时这个制度是适宜社会需要的。然而今天, 中国的市场经济已经比较发达, 同时最大的变化是由于大学教育的普及, 大学毕业生和经历高等教育的人才群体也大幅度增多, 人才对就业的需求程度已经从当时的愿意冒险下海, 变为寻求稳定的工作环境。在这种情况下, 人员对就业环境的需求是稳定, 希望能够获得企业事业单位的更好的福利, 所以不希望单位采取人事代理制度来进行管理。而用人单位则在利益最大化的追逐下越来越希望减少对社会责任的承担, 对员工的要求越来越高的同时也越来越不注重对人才培养的尊重, 更加乐意选用人事代理制度。在用工市场上单位占着更加优越的地位, 因此这种制度对就业人员的不利的地方也逐步体现出来, 在档案管理方面尤为突出, 主要表现在以下几个方面的问题。

首先, 人事代理人员对自己档案的知情权越来越不被重视, 人事代理人员的利益没有得到应有的保护。受传统的人事管理模式的影响, 单位对人事代理制度的认识不够准确, 尤其是对于那些企事业编制混合存在的事业单位, 单位当中的老员工一般都是事业单位编制而新招录的员工, 哪怕是硕士甚至博士都采用人事代理制度, 这样在单位内部就认为人事代理的员工就是“临时工”, 因此在内部存在歧视现象, 因此单位内部对人事代理员工的档案管理就比较马虎, 使得单位本身没有做好人事代理人员的档案管理工作, 这种情况下人事代理机构就更加不可能对人事代理人员的档案进行很好的管理。而在这种情况之下, 人事代理人员与单位之间只有用工关系没有人事管理关系, 单位很少会对人事代理人员公示和提供档案信息情况。在另外一方面, 由于人事代理机构的档案管理部门也因为档案管理只与单位沟通, 也不会对人事代理人员进行公告信息, 这样, 人事代理人员对自己的档案就丧失了知情权, 从而产生了许多就业过程当中的难题。

其次, 人事代理机构与用人单位档案管理的权责不清。虽然按照人事代理制度, 人事代理人员的档案是由人事代理机构保存, 人事关系也由人事代理机构进行管理。然而, 人事关系涉及员工、单位和人事代理机构三方, 其中用人单位和员工之间是用工关系, 这种关系一般是通过签订劳动合同建立的劳动关系;用人单位和人事代理机构之间是委托关系, 用人单位委托人事代理机构对员工的人事档案和人事关系进行管理;员工和人事代理机构没有直接关系, 或者仅仅存在档案管理的关系。在这种框架之下, 员工与单位的人事关系在劳动过程当中的发展变化是由单位直接确定并且通过人事代理机构进入档案的, 如果用人单位不关注, 人事代理机构就无法进行管理。同时, 人事代理机构对人事代理人的人事档案也只是根据用人单位提供的材料进行管理, 不会主动对材料进行收集和补充。在这种情况下, 人事代理机构和用人单位对员工的人事档案都没有一个严格的责任划分, 而两者又是相互依赖的, 任何一方疏忽都会造成对员工利益的损害, 而这种权责的不明必然使得双方都不会非常积极地为单位员工的人事档案进行管理, 这种情况之下必然会给员工的利益带来损害。

最后, 人事代理机构在档案管理过程当中的服务意识和服务能力不足。在当代, 由于人事代理机构对人事代理人的档案进行管理, 决定了人事代理人的工资、晋升、社保等重要方面的管理事务, 这种事务本身是建立在平等的委托关系之上的。但是, 由于当前人事管理制度当中, 人才对人事代理机构的依赖, 使得人事代理机构没有摆清自己的位置, 总是以管理方自居, 既没有责任心也没有服务理念。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差, 因为档案存在代理机构, 用人单位管档人员对档案内容缺乏了解, 而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看, 责任心不强, 这就造成档案内容不全或信息偏差, 严重影响了档案信息质量[3]。

(2) 对策分析。人事代理制度的档案管理存在着上述问题, 因此, 要解决这些问题就要从三方面着手。第一, 提高人事档案管理人员的责任意识、服务意识和管理水平;第二, 明确人事代理机构和用人单位的各自责任和权限;最后, 采取各种手段保障人事代理人员的知情权和利益。

人事代理制度的出现是中国经济发展的重要制度, 为中国经济腾飞做出了很大贡献。在市场经济相对发达的今天, 对人事代理制度又出现了新的挑战和新的问题。在人事档案管理方面, 人事代理制度有着自身的缺陷, 包括缺乏责任意识和服务意识, 不能很好保障人事代理人的知情权和利益, 以及权责不清等问题。在目前就业群体增大, 就业服务要求增加的情况下, 只有解决了这三个方面的问题才能更好地发挥其功能, 同时保障人才的利益。

参考文献

[1]付振河, 孙平伯.试论人事代理制度发展的制约因素及完善策略[J].商场现代化, 2010 (9) .

[2]张翠莲.浅谈人事代理制度之下的档案管理[J].华章, 2009 (2) .