程序文件装订要求

2024-07-05

程序文件装订要求（精选6篇）

程序文件装订要求第1篇

程序文件中涉及质检部的工作及要求

文件控制程序

4.4 各部门；负责与本部门有关的文件和资料(包括程序文件)的制定，经相关人员审批后交人事行政部门分发。5.1.4 四阶文件：质量记录(QR)5.2.1 „„各部门质量记录需定期存档。

5.2.3 对于适当范围的外来文件，加盖“外来文件”章。5.3.2.2 程序文件由各部门或指定人员制定，部门经理审核，管理者代表批准。

5.3.2.3 „„其它各类文件由本部门人员编制，部门主管审核，部门经理批准。

5.3.2.4 质量记录表格由本部门视需要组织制定。5.4.1.1 文件类别代号：

WI—作业指导书、操作规程； QR—质量记录、表单； OD—外来文件； QS—企业标准； GL—管理类文件； TZ—通知； TG—通告； LL—联络。

5.4.1.2 部门代号、文件分发编号

质检部英文简称 QA 英文全称 Quality Assure Department 分发编号 6 5.4.1.3 体系文件编号方法：

„„

D)质量记录、表单

YZ/QR-□□□□-□□□

该部门质量记录、表单序号部门英文简写

表示质量记录。表单公司拼音缩写（裕泽）

5.4.2 职能部门须填写《文件制定、更改、取消评审单》。连同所制定的文件交文控室，文控对文件统一编号。5.6.2 各部门（车间）必须对受控的文件和资料进行登记，编制“质量体系一览表”。

5.7.1 执行文件的部门必须严格按文件内容执行，保证既定的工作程序和要求得到有效实施。

5.10.4 各部门人员需要借阅文件时，须填写《文件借阅登记表》。

5.12.1 各部门在每次内部。外部质量管理体系审核前，全面检查各类质量体系文件的有效性，发现问题及时处理。质量记录控制程序 3.职责

3.2 相关部门：负责质量记录的编制、指导正确使用及标识、贮存。归档、保管和处理。

4.1.1 质量记录的格式和内容由各部门根据工作需要进行编制（形式主要为表格形式），人事行政部审定。

4.3.1 各部门每月或每季将本部门负责的质量记录进行收集和分类装订，装订的封面要标明：质量记录名称、表单编号。起止日期、保存期等，且便于查找。强制性认证产品标志使用控制程序

3.2 质检部：负责检查强制性认证标志使用情况。4.3.1 质检部负责监督检查强制性认证产品标志的使用是否符合要求。

4.5.1 质检部负责认证标志的使用情况检查和指导，并对认证标志的使用情况进行记录，认证标志使用不合格的产品，按《不合格品控制程序》予以处理。

4.5.2 检查项目包括标志图案正确性、标志位置、标志颜色、认证标志的有效期（超过认证有效期的产品或不合格品，均不得加贴或使用强制性认证标志）等。

4.6 质检部负责对强制性认证产品认证标志使用方法和要求对有关人员进行培训和指导，以确保其有效执行。管理评审控制程序

3.3 各部门：提报规定的资料，以事实和数据对质量管理评审进行客观评价，使管理评审达到目的，并落实评审中提出的决定和措施，负责执行跟踪本部门的纠正预防措施的实施。

4.5 会议需要由相关部门汇报下述材料或资料； „„

e)产品符合性分析及产品过程质量信息。（质检部）4.7.3 管理者代表根据《会议记录》编写并形成《管理评审报告》，由总经理审批后发至各有关部门及内审员。《管理评审报告》提出的决议由各相关部门负责落实整改，形成《纠正和预防措施报告》，管理者代表负责跟踪检查。人力资源控制程序

3.2 各部门：负责本部门的人员需求申请、临时培训申请以及专业培训实施等。配合在人事行政部组织下负责相应人员的规划、考核、培训，负责内部人员调配和管理。4.1 每年末，各部门根据人员的实际情况（能力、意识、经验）、考核情况，与《岗位职责汇编》对比，提出下年度内部（含管辖人员）人员培训计划，人事行政部根据各部门计划制定下年度《年度培训计划》，经管理者代表审批后，下发各部门。

4.2.2 外部培训由各部门申请，经总经理或指定代理人批准后实施。

4.2.3 外部培训完成后，受训人员需将有关资料（证件、成绩等）交人事行政部备案。

4.2.5 各部门对每项培训情况均要记录在《培训（签到）记录》，并将受训人员的培训和考核情况登记在《个人培训考

核登记表》上。

4.3.1 各部门根据需要，适时提出本部门的人员需求，并填制《人员需求申请表》，经部门经理审核，厂长批准后，交人事行政部负责招聘事务。合同评审控制程序

4.1.2 由制造部组织，会同技术部、质检部、资材部等部门对合同（订单）进行评审，评审结果呈报管理者代表核准。4.1.5.2 质检部对产品的质量控制及检验方式保证能力作出评审。

采购和供方选择控制程序

3.2 质检部：负责采购物资的检验和试验。

4.2.4 原材料进厂，由仓管组知会质检部人员负责进行检验。4.3 合格供方的条件： „„

b)对所提供物资或产品能提供检验合格证明。4.5 供方的选择： „„

4.5.3 候选供方提供的产品按《检验和试验控制程序》进行检验与试验。

4.6.1 资材部负责组织制造部、质检部、技术部等部门根据产品验证和检验结果，每年一次联合对供方进行评价，记入“供方评定表”。

过程控制程序

3.6 质检部：负责产品检验规范的编制，并按规定实施检验，保证监视和测量装置处于完好状态。

4.1.1 制造部依据“合同（订单）”及各部门在“合同（订单）”中确认的各事项，编制“生产计划”，发放至资材部、技术部、质检部、做相应的准备工作。

4.2.3 各生产操作人员必须认真执行自主管制程序，做好自检工作，所生产的产品必须经检验合格后方可转入下道工序。

4.3 原材料的控制

„„ 质检部依据《检验和试验控制程序》对原材料进行检验，严格控制原材料的质量。

4.6.2 所有监视和测量装置应保持完好，并应定期校准，以保证其准确性。具体方法按《监视和测量装置控制程序》进行。

4.7.2 质检部对生产过程中的产品质量进行检查、监控，具体方法按《检验和试验控制程序》执行。

4.9 对生产中发现的不合格按《不合格品控制程序》处理。标示和可追溯性控制程序

3.1 质检部：负责监督产品标识的实施及其可追溯性的实现。负责检验状态的判定和标签的使用与管理。

4.5.3 产品交质检员检验，合格则于产品标识卡上由质检员

盖“合格”章。

4.6.1 经成品检验员检验合格产品，挂合格证。4.6.2 出货检验员填好出货检验记录。

4.7.1 储存于仓库的物资，质检员不定期予以巡查，发现标签丢失、损坏或偏差，应责成仓管人员予以重新标识。产品的防护控制程序

3.2 质检部：负责产品出入仓及制造过程之防护检验。4.1.6 如搬运过程中不慎造成产品损伤，须请质检人员复检是否合格。

4.3.3 包装好之产品，须由质检部检验其完整性。

4.4.1 资材部仓管员按规定办理出货手续，出货检验员则依要求做出货检验。监视和测量装置控制程序

4.1 质检部：负责计检设备的请购、检定、维修、内外校准及统一管理。

6.1.1 各部门如因生产需要申购计检设备时，填报“请购单”报质检部，由管理者代表批准后转至资材部，资材部负责采购。

6.2.1 计检设备入公司后由质检部人员负责依据说明书规定的技术条件进行验收，并保持相关记录。

6.2.2 对检定合格的，则予以入库；不合格的，填写《进料异常反应单》，由采购办理退货事宜，直至合格为止。

6.3 计检设备投入使用前，由质检部建立“计检设备台账”，并填制“计检设备履历表”，内容可包括：

A.名称、规格、制造厂家；

B.本公司编号、日期；

C.使用部门、校准日期等。

6.4 计量设备的校准 6.4.1 计检设备的校准时机

A.偏离校准状态或调整不当而使其校准失常；

B.经过维修； C.校准过期。

6.4.2 对于某些计检设备需送外校准，质检部保存其外部校准记录。

6.4.3 对于某些计检设备，依据进本公司时各项标准质检部进行自校，校准结果记录在“计检设备履历表”。6.4.4 所有合格的计检设备均需贴上“合格”标签。6.5.1 各使用部门需领用计检设备时，填写“领料单”，经本部门负责人审核，质检部批准后领用。

6.6.1 使用者均应进行培训方可使用，保持培训记录。6.6.2 各计量设备由质检部编写操作规程，使用者按操作规程进行使用。

6.6.3 使用者在使用时发现异常，及时反馈到质检部处理。6.6.4 计量检验设备需维修时，由质检部收回维修或送外校

准，维修后应重新鉴定，在“计量设备履历表”予以记录。6.7.1 不能使用或无法修复的计检设备，使用部门填写《报废申请单》交质检部负责人审核，管理者代表批准后实施。6.7.2 质检部对报废的计检设备在“计检设备台账”注销。同时在“计检设备履历表”中予以记录说明。

6.8 计检设备的标识状态可分为：“合格”、“停用”。质检部可采用贴标签的方式确保本公司所有计检设备处于标识状态。

内部审核控制程序

3.3 各部门：负责配合内审的实施及不合格的确认，及时采取相应纠正预防措施。

4.6.1 受审核部门收到《不合格报告》后，根据所列不合格项，应在三天内制定纠正和预防措施，并在限期内进行改进。检验和试验控制程序

4.1 质检部：负责对原材料、外购外协件、半成品及成品的检验和试验工作。

5.2.3 进料质检员接到通知后，按检验标准进行检验，并填好《材料检验记录》。

5.2.4 对检验不合格时，按《不合格品控制程序》执行。5.2.6 所有原材料检验和和试验记录应及时上交质检部存档且保存二年以上。

5.2.7 对“CCC”认证产品的关键元器件及主要原材料进行

一致性外校检查，另还要对关键元器件进行定期的确认其使用状况的检验，方式可通过随产品的定期确认检验一同送检或责令供方按指定周期送检，提供定期确认检验报告进行验证。

5.3.1 质检部根据工艺流程上检验点的设置及过程检验等要求对过程产品进行检验和试验。

5.3.2 各工序检验员在未完成该工序检验时，不得将未检产品放行。

5.3.3 各工序检验员要如实填写检验记录，并及时上交质检部审核。

5.4.3 对CCC认证的产品在生产线上设置有安全测试项目的应100％检测，主要进行各类安全测试及结构与主要原材料一致性等检查，测试时严格按标准要求进行，并记录。5.4.4 成品检验必须严格依《产品检验规范》进行，并详细填写《出货检验报告》，报质检部负责人核准确认后，方能入成品仓库或出厂。

5.4.5 对检验不合格品时，不合格品按《不合格品控制程序》执行。

5.4.6 所有检验和试验记录应及时交质检部保存，保存期限为二年。

5.5 由质检部负责对本公司CCC认证产品按半年一次送国家指定检验机构进行确认检验，并保存确认检验记录。

5.6 在CCC产品例行检验和确认检验发现主要原材料或结构不一致性，应列为不合格品，如确需作相应更改，需按《主要原材料、结构等变更控制程序》向CQC办理申请手续，经批准后方能实施。

5.7 质检部应严格按《质量记录控制程序》对检验和试验记录进行保管。

5.8 质检员对检验和试验状态的标识按《标识和可追溯性控制程序》实施。进料检验控制程序

4.3 质检部：负责进料的质量检验及合格与否的判定。6.2.2 进料检验员接到《入库单》后，依据书面《采购规范》或相关资料现场取样进行检验。

6.2.3 进料检验员检验完后，应将结果填入《材料检验记录》并呈主管审核。

6.2.4 对本厂无法检验的项目，要求供应商提供材质证明或委托第三方验证，保留其证明和检验结果。

6.3.1 质检员将检验结果，与《采购规范》相对照，以判定该原材料或辅助材料是否允收。

6.3.2 当进料检验员无法做出判定时，则呈报质检部负责人裁定。

6.4.1 经过检验的原材料及辅助材料判定允收的做好来料标识，并盖章后知会仓库入库。

6.4.2 判定不合格的，则贴“不合格品”标签，填写《进料异常反应单》知会采购联络供应商进行处理。6.5.1 检验结果应于记录并呈报质检部负责人核签。6.5.2 进料检验员应将验收结果整理分析，作为供应商质量评审依据。

6.5.5 《材料检验记录》由质检部保存，期限二年。7.1 进料质量异常时，参照《不合格品控制程序》执行。成品检验控制程序

4.1 质检部：负责最终成品检验抽样计划的制定及实施，及检验标准的执行。

6.1.1 应依合同（订单）规定的要求，若合同（订单）规定时，应将以往客户检验要求的重点事项都列入。

6.1.2 检验以同一班次、同一机台、同一规格产品为一批量，抽样按GB2828，GB2829标准执行。

6.2.1 成品检验人员在作各项检验前，应先确认成品检验基准（必要时应追溯产品过程检验各项记录）。

6.2.2 经抽样检验的合格品，应由检验员作合格标识，并加盖合格印章。

6.2.3 经检验的不合格品应做好不合格标识、隔离，并立即通知制造部进行相关处理，处理依《不合格品控制程序》执行。

6.3.1 质检部应汇总分析质量异常情况，知会技术部及责任

单位探究原因，确定再发生的防止对策，并对改善效果予以跟踪。具体依《纠正和预防措施控制程序》执行。6.3.2 必要时质检部负责人须将质量异常情况提报相关单位，列为专案处理。

7.1 如客户要求附《出货检验报告》时，则质检员将检验结果填入《出货检验报告》随货送至客户处。

7.2 所有不合格品经返工后，必须重新检验合格后方可入库。7.3 对于库存超过半年的产品，在出货时，仓库应通知质检员进行再检验，如有异常状况，则依《不合格品控制程序》处理。

主要原材料、结构等变更控制程序

3.1 质检部：负责强制性认证产品关键元器件、材料及结构等因素变化的控制、监督。4.1 „„

所有强制性认证产品由质检部负责建立相应关键元器件、材料清单。

4.2.1 如工厂因产品改型或关键元器件、原材料、产品结构等发生变更时，质检部应根据强制性认证细则及相应标准规定，分析强制性认证产品的性能是否可能与相关标准或型式试验样品不一致时，应报告强制性认证质量负责人。4.2.2 强制性认证质量负责人根据相应细则和程序规定，将更改方案及相关信息在执行前向CCC和VDE认证机构申报获

得批准后方可大量投产。

4.2.3 如果强制性认证产品相关因素的变更已获CCC和VDE认证机构批准，强制性认证质量负责人应根据认证机构的要求，必要时做好样品送样试验或有关材料的准备工作。4.3 质检部应根据强制性认证产品的有关工艺、技术文件规定，在产品生产过程中进行强制性认证产品与型式试验样品的一致性项目的检查，有关产品检验具体参照《检验和试验控制程序》。

4.3.2 质检部在检验产品时，还应对强制性认证产品所使用的原材料、生产工艺过程及结构等同型式试验样品及有关资料进行核对，确保同型式试验样品、样件一致或同经CCC认证机构批准的更改材料一致。

4.3.3 质检部在检验产品时，还应对强制性产品的认证标志使用情况进行检查，确保符合强制性产品认证标志使用规定的要求。具体参照《强制性认证产品标志使用控制程序》执行。

4.4 在检查或检验过程中，如发现不符合规定的情况，应立即通知强制性质量负责人，并对不合格产品按《不合格品控制程序》有关规定予以处理。

4.5 强制性产品如不符合强制性认证标准和试验标准要求时，均不得出厂。

4.6 对检验过程中发现的不符合情况，由质检部针对具体情

况，依据《纠正和预防措施控制程序》规定，采取相应纠正及预防措施，确保不符合原因得以消除，并防止类似情况再次发生。

4.7 影响强制性认证产品规定要求因素变更时，提出的申请材料如《文件制定、更改、取消评审单》及其它清单等文件资料和记录，按《文件控制程序》及《质量记录控制程序》执行，并妥善保管。

4.8 强制性认证产品的一致性检查应在产品检验及过程检验中予以记录，记录应能证明该批产品同型式试验样品或经CCC认证机构批准后的申请材料相一致。4.9 以上记录和资料由质检部负责保管。不合格品控制程序 4.1 质检部

4.1.1 确认检验后的不合格品。

4.1.2 跟踪各项不合格品的后续处理情况及后续的验证。4.1.3 质检部负责人审核各类异常反映单的判定处理。5.2 不合格品分类 5.2.1 进料的不合格品。

5.2.2 生产过程中发生的不合格品。5.2.3 成品检验的不合格。5.2.4 客户抱怨退货的不合格品。5.2.5 其它原因发生的不合格品。

6.1.1贴示不合格标签，注明不合格原因，同时开立《不合格品处理单》。

6.1.2 置放于各部门所标示的不合格品区域内。

6.2 未经质检部确认或授权，任何人不得解除不合格状态标识。

6.3 未经处理的不合格品不得流入下道工序及送往客户。6.4 对不合格品的处理需予记录，经过返修处理的不合格品，质检部应依书面程序重新给予检验。

6.5 对不合格品产生的原因，责任单位、质检部及技术部应予以分析，并拟定纠正预防措施，依《纠正和预防措施控制程序》执行。

6.6 质检部对不合格品的处理执行情况应予以追踪。6.7.1 进料不合格的处理

6.7.1.1 进厂原材料、辅助原材料等，经进料检验判定为不合格时应填写《进料异常反映单》并传递到采购部。6.7.3.1 过程中发现不合格品时，发现单位按6.1处理，由班组长/质检员填写《质量异常反映单》报质检部，必要时可会同技术部及责任单位共同处理。6.7.3.2 生产过程中制造不合格处理原则

A.能及时返工重修的及时处理，修理后的经检验合格让步放行，不能及时处理的则集中处理。

„„

C.既不能返工重修，又不能改作其它规格品的，则做报废处理，但生产部门需填写《报废申请单》并经生产部、质检部确认，管理者代表审核，报总经理批准后执行。

D.质检部对重大质量异常须进行跟踪，并予以记录。6.7.4.1 质检员在抽样时，发现少数在允许范围的轻微不合格且可立即修理的即自行修理，修理后检验合格让步放行。6.7.4.2 经检验判定为不合格批，则退回制造部重检。6.7.4.3 对于质检判定为不合格批，如交期紧迫，制造部可视具体情况提出让步申请来执行。

6.7.5 客户的退货处理依6.7.4或6.7.6执行。

6.7.6.1 无法返修或改作它用不合格品由于责任单位填写《报废申请单》由质检部、技术部确认质量情况，报管理者代表审核，经总经理批准后作报废处理。

6.7.7.1 送检测机构不合格品报废，报废由检测机构处理。统计技术应用控制程序

3.2 质检部：负责对统计技术效果进行验证。

4.5.2 质检部对统计技术的选用效果进行验证后填写《统计技术选用报告》，验证签名确认。纠正和预防措施控制程序 4.1 质检部

4.1.1 确定质量异常或不良的现象。

4.1.2 纠正及预防措施进度追踪。4.1.3 改善效果的确认。6.1 纠正措施

6.1.1.1由进料检验员填写《进料异常反映单》报质检部负责人并知会资材部，由资材部联络厂商处理。

6.1.1.2 进料检验员依据厂商（供应商）提供的纠正及预防措施进行追踪与确认。

6.1.2.1 仓存物料或成品经由仓管或质检检验，有异常或不良时，质检若确认为偶发，则立即做缺失改正。

6.1.2.2 生产过程中经由相关部门自主检查或质检员发现异常或不良时，质检部若确认为偶发情况，则立即做缺失改正。6.1.2.3 若确认为非偶发情况时，质检员填写《质量异常反映单》报质检部确立初步处理方式，再转技术部制定改善对策。6.1.2.4 对于重大异常现象，应由质检部组织召开专题会议，责任单位及技术部提出改善方案及完成日期，且质检部追踪改善效果。

6.1.2.5 相关责任部门应进行改善对策的实施，质检部进行改善效果的追踪，如未达到预期效果，应重复此问题的分析与改善，直至最终改善为止。

6.1.2.6 若经确认改善有效，由管理者代表核准后，则予以结案存档。

6.1.3.1 质检部接到客户投诉后，应先行确认为偶发或非偶发

事件，若为偶发则立即会签责任单位做缺失改正。6.1.3.2 若经质检部确认为非偶发事件时，则要求相关单位提出原因分析及改善对策。

6.1.3.3 各相关责任单位需确实提出改善方案及完成日期，以利追踪改善效果。

6.1.3.4 质检部对改善效果确认后回复客户。

6.2.2 以责任单位为主，质检部、技术部为辅，将各项生产与制造技术做经验积累，防止因人为失误而导致相同异常状况再发生。

6.2.5 为达到预防再发生的成效，质检部应定期检查，查核各异常单据，以求得改善后标准化运作的有效性与正确性。

程序文件装订要求第2篇

XX各部门：

近期，公司在审核、审批各部门呈报的文件过程中，发现部分单位呈报的请示、报告等文件存在内容简单、逻辑混乱、辞不达意、语句不通、病句、口头语和书面语混用等问题。为确保公司文件呈批程序规范化、制度化，提高文件处理工作的效率和质量，提升公司公文的整体水平，现将有关要求重申如下：

一、公司《请示》、《报告》、《通知》、《通报》、《总结》的写法

（一）请示

1、请示的组成部分

（1）标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。如：《×××（发文机关）关于×××（事由）的请示》；特定情况下（如有文件红头）可以省去发文机关。

（2）主送机关。接受请示的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

（3）正文。

一是请示缘由。它是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话或几个字概括。如：写情况依据（往往用‚目前‛开头）；写目的说明（用‚为‛开头）。

二是请示事项。它是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两

项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数。

（4）结尾。一般是另起一行空两格书写，请示结尾语气要谦恭。如‚当否，请批示‛或‚妥否，请批示‛。

（5）附件。根据请示内容的需求确定。是随同请示的有关补充、说明、印证材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件顺序和名称。

（6）落款部门、行文时间。

2、请示写作的注意事项

‚请示‛应遵循‚一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关‛的规则。

（二）报告

1、报告的组成部分。

（1）标题。一般情况由‚事由＋报告‛组成。（2）主送机关。与请示相同。（3）正文。

一是综合性报告正文，或称总结性报告。

A 情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。

B 成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩经常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

C 经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。

D 今后计划。下一阶段的工作设想、思路或计划。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项，一事一报。

A 概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

B 说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

C 提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

（4）结尾。一般用‚特此报告‛等习惯用语。如有附件，与请示相同写法。最后写行文机关（或个人）、行文时间。

（三）通知

1、通知的组成部分：它是由标题、主送机关（直接下级）、正文、附件（根据需求确定）、发文机关、发文时间组成。

2、通知的写作格式

（1）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如‚同意‛、‚原则同意‛、‚要认真贯彻执行‛、‚望遵照执行‛、‚参照执行‛等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。如：‚现将《×××办法》转发给你们，请认真贯彻执行。‛最后写明发文日期。

（2）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料、着装要求等。

（3）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（4）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（5）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务、执行（或起止）时间即可。

（四）通报

1、通报的种类：

（1）表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，树立典型，改进与推动工作。

（2）批评性通报：用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

（3）传达性通报：用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

2、通报的格式和写作要求：

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。（1）标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《关于表彰××中队协警破获故意伤害致死等案件的情况通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。

（2）正文。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

一是主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

二是分析指出事例的教育意义。表彰性通报，要在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

三是决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与上级的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

四是生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

（五）总结总结的组成部分：（1）标题

文件式标题：一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《公司2005工作总结》。

（2）正文

前言：一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，言简意赅。

主体：应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问

题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾：结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

（3）落款。一般在正文右下方署名署时。

二、写作要求

1、文件内容结构严谨，观点明确，条理清楚，情况真实，表述准确，字词规范，标点正确。

2、呈批文件的标题统一为‚黑体‛、‚20号字‛，正文统一为‚仿宋_GB2312‛、‚三号‛，正文中的小标题可视情况选择‚黑体‛或‚加粗的仿宋_GB2312‛，行间距以25至30磅为宜；页面设臵一般为上、下2.54厘米，左、右3.17厘米。

3、各部门的呈批文件必须有部门落款、成文日期，并加盖部门公章。如有附件，应当在正文之后、部门落款和成文日期之前注明附件的顺序和名称。

4、呈批文件一律采用A4纸打印（报表可用A3纸打印），于左上方2.5厘米处呈45°角装订整齐。

5、各部门送呈公司领导审批的文件，必须使用公司统一印制的《文件呈批表》，并用正楷字（或打印）填写清楚文件名称、拟稿单位、拟稿人、收文单位、校对人等相关项目栏。其中，‚文件名称‛、‚拟稿单位‛、‚拟稿人‛由拟稿人负责填写；‚收文单位‛（统一填写‚总经理办公室‛）、‚校对人‛由部门办公室主任（部门一把手或部门指定人员）认真校对、审核把关，确认无误、符

合公司要求后填写。然后，由呈报文件的部门负责人在‚呈报意见‛栏签署呈报意见。部门负责人签署的呈报意见必须语言准确，表述清楚，签名和日期要书写规范，容易识别，禁用无法识别的草书签名。

三、呈批文件流程

1、所有送呈领导批示的文件必须交总经理办公室统一签收。总经理办公室文控负责人收到各部门送呈领导批示的文件后，要认真审核，填写‚签收人‛、‚送达时间‛等相关项目栏后，及时交总经理办公室签署批转意见，并按照批转意见将文件送呈有关部门或领导批示。其中，管理部管理片区呈批文件，由管理部副经理在‚呈报单位意见‛栏签署呈报意见，并自行交管理部经理在‚部门审核意见‛栏签署意见、加盖管理部的公章后交总经理办公室批转。XX中队呈批文件，由XX中队长在‚中队呈报意见‛栏签署呈报意见并加盖公章，并自行交管理部经理在‚XX审核意见‛栏签署意见后交总经理办公室批转。

2、送呈文件经领导批示后，总经理办公室根据领导批示的意见转相关部门或人员办理。

3、上报分局以及上级机关审批的所有文件（含财务数据表格），由拟稿部门的一把手认真校对、审核把关，确认无误后送总经理办公室审核、报公司领导签署呈报意见后由总经理办公室统一登记、报送、领导批示后取回。

四、责任追究

对于各部门呈报的各类文件，如发现未按照公司规定程序和要求报批文件、部门负责人的签名无法识别或未签署日期、文件格式错误、表述不清楚、数据不准确、有错字、漏字、别字、病

句以及有涂改现象、文件破损、有污渍、皱巴等问题的，总经办将对上述有问题的呈批文件予以退回重新呈报，并责成直接责任人和校对人做出书面深刻检讨；情节严重的，严肃追究文件拟稿人、校对人和部门负责人的责任，给予通报批评、记过、记大过、降级、降职、免职、辞退处罚。

特此通知

附件：

1、《关于中秋节期间开展慰问活动的请示》

2、《XXXX行动情况报告》

3、《关于召开××工作会议通知》

4、《关于表彰××情况通报》

5、《××月份XX工作总结》

XX公司

二〇一一年五月五日

附件：

关于中秋节期间开展慰问活动的请示

公司领导：

一年一度的中秋佳节即将来临，为了充分体现公司‚以人为本‛的管理理念和公司领导对员工的关爱，切实让员工感受到公司大家庭的温暖，使员工度过一个欢乐、祥和、喜庆的中秋节，公司拟在中秋前夕对×××（慰问对象）共××人（人数）开展慰问活动，按照每人×××元的标准，预计需要费用人民币××元左右。

当否，请批示。

XX公司

××年××月××日

公司落实XX情况报告

XXXX：

××年×月×日，按照XX的指令，XX公司高度重视，立即行动，积极组织XX、XX、XX大队、信息技术大队深入各街道开展巡逻防控行动，并安排XX室、XX队对落实专项行动情况进行了督导检查。据统计，×月×日至×日，公司共协助处理群众报警×宗，协助抓获现行抢夺嫌疑人×人、盗窃嫌疑人×人、协警制止打架事件×起；调解纠纷×件，抓获可疑人员×人，查获摩托车×辆，为民服务×件。现将具体情况报告如下：

一、领导重视，率先垂范，深入基层抓落实正文略

二、周密部署，防控、打击效能显著提升

行动期间，XX大队、XX训练大队、XX大队、信息技术大队严格按照XX和公司的统一部署，采取多种有效措施，积极协助XX机关开展巡逻防控、维稳处突、武装设卡查缉等行动。具体措施略。

三、落实“四率”要求，行动战果显著

×月×日至×日，XX、XX大队、XX大队认真贯彻分局领导指示精神和‚四率‛工作要求，充分发挥队伍职能作用，积极协助派出所开展周末武装巡逻行动，战果显著。具体战果略。

特此报告

XX公司

××年××月××日

关于召开××工作会议通知

×××：

按照公司安排，××大队定于×月×日召开××大队工作会议，现就有关事项通知如下：

一、会议时间：×月×日（星期×）下午×时×分

二、会议地点：××会议室

三、参加人员：略

四、相关要求

1、各单位领导要高度重视此次会议，积极组织相关人员参加。

2、与会人员统一着制服，不戴帽，于×月×日下午×时×分前进场完毕。

3、公司××要做好各项会务准备，××安排人员维持会场秩序，保持良好的会场纪律。

联系人：×× 联系电话：×××××× 特此通知

XX公司

××年××月××日

关于表彰××抓获XX嫌疑人的情况通报

近日，××中队认真贯彻落实分局‚四率‛工作要求，积极配合公安机关开展‚XX‛专项行动，加大辖区路面巡逻防控力度，先后协助公安机关抓获涉嫌贩毒的嫌疑人，严厉打击了犯罪分子的嚣张气焰。现将具体情况通报如下：

××年×月×日×时×分许，××巡防员×××巡逻至××附近时，发现一名年轻男子在一辆蓝色奇瑞小汽车前打电话，并不时向四周张望，形迹十分可疑。巡防员遂上前对该男子进行查问，不料，车上一名男子见巡防员过来下车就跑，打电话的男子被巡防员××控制。××在车内副驾驶座上看到一包白色粉状物质，便立即将情况分别向值班民警、中队长汇报。中队长带领队员迅速赶到现场，并协助民警在该车后尾箱内搜出两大袋白色粉末状物质，后经公安机关刑侦部门鉴定为K粉。该贩毒嫌疑男子及涉案车辆已被带回派出所。

××巡防中队巡防员在协警破获上述案件的过程中，严格落实‚四率‛要求，积极主动，警惕性高，行动迅速，以实际行动践行了XX工作要求。为了树立典型，鼓舞士气，激励广大保安（巡防）员更好地履行职责，多作贡献，经公司领导研究决定，对××巡防中队×××给予××元人民币奖励。

公司号召，全体员工要以受表彰的同志为榜样，认真贯彻落实‚四率‛要求，立足本职，忠诚奉献，奋发有为，扎实做好各项工作，为维护XX的社会治安稳定贡献力量。

XX公司

××年××月××日

××月份保安服务工作总结

××月份，在公司的正确领导下，××紧紧围绕‚整合资源、落实‘四率’、创新发展、全面推进保安服务社会化‛的工作思路，以确保队伍稳定和客户单位安全为目标，认真贯彻落实分局‚四率‛工作要求，深入开展安全防范工作，积极协助公安机关维护社会治安，取得了较好的社会效益。据统计，本月，××共进行安全防范检查3508次，截获私运物资出厂××次，制止灾害事故××次，扑灭火灾（险）××起，为民做好事××人次；协助公安机关破案××宗，抓获嫌疑人××名。

一、全力以赴，认真做好节日期间安全防范工作正文略

二、圆满完成亚运会火炬XX站传递现场及XX安保工作正文略

三、整合资源，不断提高队伍战斗力正文略

四、强化教育培训，进一步提升队伍素质正文略

五、开展重阳登高活动，营造和谐企业文化正文略

六、存在的问题和困难及下步工作打算

浅谈流程图与程序文件第3篇

关键词：程序文件,流程图,框图符号

在企业进行质量体系认证的过程中, 大量的工作是编制管理程序, 这些管理程序内容较多, 令人眼花缭乱, 读起来比较困难, 为执行这些管理程序带来了一定的困难。可是, 管理程序对于一个企业来说, 又是十分必要的, 通过制定和执行管理程序, 使企业的各项工作有条不紊, 使企业的产品质量从各个方面得到有效的控制。如何解决这个问题呢?笔者认为采用流程图与程序文件相结合的办法, 可以有效地加深对程序文件阅读、理解、记忆和执行。

1 程序文件的基本内容

程序文件是确保企业的质量体系正常运行的重要文件, 程序文件规定了企业在建立、实施质量管理体系, 以及改进其有效性时, 采用的过程方法。它规定了通过使用资源和管理, 将输入转化为输出的活动过程。每一份程序文件至少是一个过程的输入和输出。这种过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。

GB/T19001-2000《质量管理体系、要求》中规定, “组织应按本标准的要求建立质量管理体系, 形成文件, 加以实施和保持, 并持续改进其有效性。”按照标准的规定, 企业在建立质量保证体系时, 应对重要的过程形成文件的程序, 即要求建立程序, 形成文件, 并加以实施。

企业在建立质量体系时, 一般应形成下列程序文件:

(1) 文件控制

(2) 记录控制

(3) 内部审核

(4) 不合格品控制

(5) 纠正和预防措施

(6) 管理评审

(7) 人力资源

(8) 设计和开发

(9) 采购控制

(10) 生产和服务提供

(11) 顾客满意的监视和测量

(12) 过程、产品监视和测量

(13) 数据分析

(14) 持续改进

2 流程图的基本内容

2.1 流程图的基本概念

流程图是一种用几何图形和文字描述程

序处理过程的图示方法, 是进行程序设计不可缺少的辅助工具。流程图即表示了程序处理的过程和步骤, 又表示了程序的结构, 在程序设计中有着重要的作用。

在实践中, 要理解一份别人编好的程序文件比并不自己动手编制一个程序文件省力, 其原因就是只阅读文件的文字, 需要相当的时间, 而要理解, 则需要一定的过程。而从一个程序的相应的流程图上, 就可以很快看出该程序的“全貌”, 以及其来龙去脉, 使人们马上

建立起一个宏观的过程概念。

2.2 流程图的描述方法

流程图一般按如下方法描述 (见图1) 。这种描述方法的特点如下:

首先, 是用图形来表示流程, 形象直观, 便于阅读, 各步操作清楚明了, 在程序文件编制初期, 可以利用流程图对整个方案进行构思、设计, 此时的流程图的作用, 类似写文章前所列的提纲。

其次, 流程图不会产生“歧义”, 即不会有第二种理解方式, 造成程序的错误。流程图为阅读已编好的程序提供方便。此时的流程图与程序的关系, 同一本书的目录与该书的内容的关系类似。通过目录, 你可马上知道一本书的梗概, 书的每一章节的内容以及章节之间的先后次序。

再次, 通过流程图却可以帮助我们阅读和理解已有的程序文件, 也可以帮助我们完成程序文件的编制。

2.3 流程图的框图符号

流程图一般使用下列框图符号:

2.3.1 起止框:

它是一个两端为圆弧长条形图框。一般出现在流程图的开头和最后, 代表操作步骤的开始及结束。

2.3.2 叙事框:

它是一个长方形图框, 表示处理功能, 把要做的事情用文字写在框中, 要求文字精简明确。

2.3.3 判断框:

它是一个棱形图框, 表示判断选择、被判断的条件用文字写在框中, 按照是否满足一定的条件而决定是执行流程线的哪一条。

2.3.4 输入输出框:

它是一个平行四边形图框, 表示输入及输出等有关操作。

2.3.5 流程线:→

它是一段带有箭头的直线或者折线, 用来将以上几种流程框图连接起来, 构成完整的程序流程, 其箭头所指的方向。

3 流程图在程序文件中的运用

下面以设计和开发控制程序为例, 对流程图加以运用。

3.1 总流程图 (图1) 。

3.2 子程序的流程图 (举例)

(1) 产品设计开发图样 (图2) ; (2) 标准发布程序 (图3) 。

流程图解读:

(1) 企业标准化委员会根据企业需要, 提出需制定的标准名称与要求, 确定标准起草单位;

(2) 标准起草单位确定标准起草人;

(3) 标准起草人收集资料, 起草标准;

(4) 标准起草单位对标准文稿进行一级审核, 如审核未通过, 则将文稿返回给标准化起草人进行修改直到一级审核通过;

(5) 企业标准化主管部门对标准文稿进行二级审核, 如审核不通过, 则将文稿返回给标准起草人进行修改, 直到二级审核通过;

(6) 企业标准化主管部门对审核合格的标准文稿进行编号;

(7) 企业批准并发布标准。

结束语

浅议投标文件的装订方式第4篇

【关键词】投标文件标书装订印后加工

投标文件也叫标书，是投标人提交的响应文件，也是一种常见印刷品。笔者在采购评审中发现有些投标文件采用装订卡条、抽杆夹等形式装订，使投标文件可以拆卸或者在翻动过程中脱落书页，既不规范也不合理，影响了评审工作进度，甚至导致废标出现。

投标文件究竟该如何选择合理的装订方式？一般来说，要根据页数、纸质及其定量、厚度不同，来选择以下几种方式装订。

1 精装

精装是现代书刊类印刷品的主要装帧形式之一，是比较精致的装帧方法，精装书刊的封面有软、硬两种。硬精装是将纸张、织物等材料裱糊在硬纸板上制成封面，适宜于放在桌上阅读的大型和中型开本的书籍。软精装是用有韧性的塑料、牛皮纸、白板纸或薄纸板等代替硬纸板，减轻了书籍的重量，便于携带、方便翻阅，同时轻柔的封面使人有舒适感。另外软精装装订时不需再做书壳，可直接采用封面包面，装帧工序相对简便，且价格约减少一半，具有一定的价格优势。软精装与平装本相比，采用串线装订，不易散页。

结论：精装工艺通常用于页数较多（>800）或书芯厚度大于30mm，要求美观的投标文件。优点：外观精美、高贵大方、不易散页；缺点：加工工艺复杂费时，价格昂贵，整体比较笨重。

2 无线胶订

无线胶订是用胶黏剂代替金属丝或棉线等将配好散开的书帖粘联成册的装订方式。一本无线胶订的书籍通常有一个笔挺的书脊，柔软而厚实的封面，封面可与书芯一起粘在书脊上。

无线胶订工艺流程为：配页→进本→铣背→打毛→上侧胶→上书背胶→包封面→成型→胶冷却→双联→分切→裁切成品，无线胶订中，铣背、打毛是最关键的两道工序。铣背要根据纸页的厚薄、折合的层数而定，一般要铣去1.3mm-3mm，打毛的深度要求在0.7mm-1.5mm。若铣背和打毛的深度不够，必然影响胶的渗透，从而造成脱页、散页的质量缺陷。如果在胶包前的整理工序中书贴未闯齐、捆扎不平、不压实就转入铣背，那么这种质量缺陷的半成品在胶包机中被书夹夹紧后必然使书背不平，铣刀铣不到，书背打毛深度也不够了，如上所述的胶不渗透、脱页、散页的质量缺陷则必然存在。所以，在胶包后的质量检验中如果发现脱页和散页，在检查铣背、打毛深度是否合适的同时，也要检查进入胶包的配页，捆扎、压实等工序的半成品加工质量情况。

结论：无线胶订几乎可以用于所有的标书装订，是最常见的标书装订形式。优点：装订工艺简单，成本不高，生产周期较短。缺点：多次使用有可能造成书页脱落，不够牢固。

3 环订

环订是一种利用梳形夹、螺旋线等订书材料对打孔后的书页进行装订的印后加工方式，与无线胶订、锁线订、骑马订、铁丝订等传统书刊装订方式相比，其外观和制作工艺都显得有些不同。常见的环订方式有双线环订、金属丝螺旋环订、塑料线螺旋环订和塑胶环订等。

双线环订是环订方案中最高级的一种，以双重铁丝环为装订材料，并可以根据实际要求的尺寸和颜色数进行加工。采用双线圈对书刊进行加工时，首先，要在订口冲出一排装订孔，然后将已经加工成型的装订线穿入孔中，完成双线圈装订线的闭合。其中，装订线的穿入和闭合可以由机器自动完成，也可以采用手动加工。

环订书刊外观简洁、明快、大方，有较好的平展性；能实现360°翻转（塑胶环订除外），翻阅方便；能在同一本书刊中采用各种页面，如折叠插页、索引标签、贴袋、小尺寸插页及异形页面等非标准页面；能用于装订较大幅面的书刊；相对于无线胶订和锁线订，操作简单，经济实用。

结论：环订适用于30mm以下的投标文件。优点：环订可以将整页书完全平铺展开，方便翻阅。装订新颖别致，批量生产价格适中。缺点：环订成品都必须交错放置，使装订线圈依次朝两个相反的方向，防止在书册封面留下痕迹。受压时装订线容易发生永久性变形，影响美观。

4 铁丝平订

铁丝平订也叫铁丝订，是指把配页后的书芯用铁丝订在一起的装订方法，其工艺流程如下：撞页→折页→套、粘页→配页→撞书→订书→半成品检查→刷黏合剂→包封面→切书→成品检查。根据书芯的厚度、纸张的质量，选择所用铁丝的粗细。一般说，书芯较厚的或纸张硬度较高的，需用直径大些的铁丝，不然铁丝容易折弯不能穿透书帖。铁丝订装订工序简单，也最为廉价。在装订过程中基本不会产生污染环境的物质，报废的书本也很容易进行回收，不会对从业人员健康产生任何影响，所以也最为环保。铁丝订装订速度很快，有消息显示，最快的铁丝订联动线可以达3.5万本/小时，所以它也是效率最高的一种装订方式，这样的效率是其它装订方式望尘莫及的。另外，铁丝平订是故障率最低的一种装订方式：装订过程中不需要对温度、黏度等方面进行控制，出现故障的可能性很小，不合格率也是非常的低。但铁丝平订也有不足之处：平订的铁丝订脚比较紧，较厚的书不易翻阅；铁丝订所订书刊长期放置在较为潮湿的环境里，铁丝易受潮生锈，这样就会影响书的牢固程度，另外铁锈渗透封面，造成书页的破损和脱落。

结论：铁丝订适合不太厚的投标文件，且成品不能长期放置在潮湿环境中。

结语