有关材料管理知识 Word 文档

有关材料管理知识 Word 文档（精选7篇）

有关材料管理知识 Word 文档 第1篇

根据《建设工程质量管理条例》和《上海市建设工程材料管理条例》要求，施工单位应当对建设工程材料进行进货检验，检验时应当注意如下事项：

1、核查所进场(库)材料是否属于禁止或者限制使用的建设工程材料。《上海市禁止或者限制生产和使用的用于建设工程的材料目录》详见附件1；

2、核对进场(库)材料验收产品名称、品种规格、技术质量指标等与设计要求、技术标准和合同约定要求的符合性，核验数量及外观质量，核查相关证照、包装标志(或产品标牌)、产品标识(表面标志)及其标示的企业名称、产品名称、品种规格、质量等级等内容的一致性；

3、核验进场(库)产品质量保证书。质量保证书必须字迹清楚并具有质量保证书编号、生产企业名称、用户单位名称、产品出厂检验指标(包括检验项目、标准指标值、实测值)以及生产企业地址、联系电话等内容。质量保证书应加盖生产单位公章或检验专用章。

材料使用现场的产品质量证明书应当是原件，复印件必须注明买受人名称、供应数量、原件保存单位，有供货单位公章、责任人签名、送货日期及联系方式；

4、进场(库)建材属于全国工业产品生产许可证管理的产品时，必须验收由生产企业提供的《生产许可证》复印件（本市已发《建材备案证明》的产品除外），核查产品包装、质量证明书中的生产许可证编号及(QS)标志的符合性。生产许可证复印件由材料经销单位提供的，必须加盖经销单位公章，并有责任人签名、送货日期及联系方式；

5、进场(库)建材属于本市建设工程材料备案管理的产品时，必须验收由供应单位提供的《上海市建设工程材料备案证明使用现场验证单》原件，该原件为防伪打印件，在紫外线灯光的照射下能显示出白玉兰花纹。非防伪打印的《上海市建设工程材料备案证明》复印件，视为无效；

6、进场(库)建材属于建筑节能材料备案登记产品时，必须验收由供应商提供的《上海市建筑节能材料备案登记核验单》原件。该件亦为防伪打印件。

7、进场(库)建材属于 3C认证产品时，必须验收由生产企业提供的《中国国家强制性产品认证证书》复印件、认证标志和工厂代码，复印件由材料经销单位提供的，必须加盖经销单位公章，并有责任人签名、有送货日期及联系方式。

对于实施3C认证的建筑用钢化玻璃产品，还应注意：

（1）产品质量合格证书上应标注执行GB15763.2-2005《建筑用安全玻璃 第2部分：钢化玻璃》标准。此标准已代替GB17841-1999《建筑幕墙用钢化玻璃和半钢化玻璃》和GB/T9963-1998《钢化玻璃》中对幕墙用钢化玻璃的有关规定。（2）应有建筑安全玻璃《 X X X X年度监督合格通知书》或《工厂检查报告》复印件；

（3）应在建筑安全玻璃上标注的3C认证标志和工厂代码等信息[事先报经建设工程质量监督站（署）同意者除外]。

二、建立对建设工程材料合格供应商及其产品的基本要求

（一）施工单位评价和选择的合格供应商必须持有效的企业法人营业执照、税务登记证、企业法人代码证书。

（二）国家对钢筋混凝土用热轧带肋钢筋、冷轧带肋钢筋、预应力混凝土用钢材（钢丝、钢棒和钢绞线）、建筑防水卷材、水泥、建筑外窗、建筑幕墙、建筑钢管脚手架扣件、人造板、铜及铜合金管材、混凝土输水管、电力电缆等产品实施工业产品生产许可证管理。施工单位选用上述产品时，其生产企业必须取得《全国工业产品生产许可证》（以下简称《生产许可证》）。工业产品生产许可证管理依据是《中华人民共和国工业产品生产许可证管理条例》，《生产许可证》由国家质量监督检验检疫总局颁发，证书上带有国徽，有效期不超过5年。获证企业及其产品可通过国家质监总局网站查询。

有关材料管理知识 Word 文档 第2篇

矿属各单位: 为确保实现我矿2009年生产经营目标，能更好的加强材料管理，科学合理的使用材料，特制定《新庄煤矿二○○九年调度材料管理规定》，望各单位遵照执行。

一、管理范围

调度材料管理范围为开掘作业过程中涉及的风水管及附件、采面回撤的风水管、附件及道轨、井下各个区域使用的矿车等

二、定额计算

1、调度室根据各区队每月的生产计划进行材料使用定额计算；

2、定额计算要符合施工现场实际条件，在生产计划变动时，以实际生产为依据及时核算定额，避免材料积压，在保证安全生产正常进行的前提下，尽量降低材料费用；

三、计划编制

1、调度室每月1日前，根据各采掘头面下月生产计划准确编制材料使用计划，在正常条件下，严格按照计划审批调用料，因特殊情况需追加用料的，区队要提前写出申请，由调度室核实后方可追加；

2、计划编制要综合考虑材料消耗定额、采掘头面生产任务情况（进尺、铺道长度等）、原则上材料消耗控制在5%范围之内。

四、用料审批

1、调度用料由区队材料员根据施工需要向调度室提出申请，由调度材料员和主任签字盖章方有效，同时审批人要做好各区队调度用料领用台帐，以实现过程控制；

2、区队材料员填写物资申请单时，要写详细：包括物资名称、规格型号、单位、申请数量、单价、金额、年、月、日、等并有正职签字，否则不予审批。

3、审批区队材料员报批的审批单时，要严格按照调度用料管理范围进行审批，不得审批非调度用料；

4、区队每次报批调度用料数量原则上不超过当月计划定额，特殊情况下需经由相关领导协调同意后方可审批；

5、区队材料员要对审批领用的调度用料建帐管理，以便于相关单位监督检查；

五、现场管理

1、区队在施工现场要对调用料分类码放、严禁乱堆乱放，以防丢失；

2、对于风水管胶垫、螺栓、螺母、快速接头、弹簧减压阀等要严格按标准施工，严防漏风、漏水、造成材料浪费的发现一次按材料单价10倍罚款；

3、井下严禁用风水管支护、架棚，否则发现一次，按单价10倍处罚，并责任单位罚正职1000元；

4、喷浆用管子一律用回收的旧管子，否则每发现一次罚责任区队、队长、书记每人各500元。

六、材料回收

1、综采队按每月实际推进度回收风水管及道轨、螺栓、螺母等。每少回收1米风水管及道轨罚正职500元；螺栓、螺母按90%回收，否则罚正职100元；

2、对回收的道轨、风水管装上车转交机二队，并由机二队开转接票，机二队接到票要在24小时运到调度室指定的地点，并将回收的报废材料和可复用的材料区分开回收、缴库，由调度室组织联合验收，发现问题对机二队及正职、责任人进行处罚。

3、区队领料对井下有可复用的材料调度室不在审批，调度室给开出票据，凭票找机二队领料。井下调度用料不经调度室批准，任何单位不得使用，否则每发现一次按单价20倍罚款。

5、各采面风巷的道轨、风水管由责任单位回收。机巷的风水管由机电队回收。调度室根据月回采进度做好台帐，对回收、运输较好的区队每月给予正职奖励500元，对回收材料丢失的给予正职罚款1000元。

6、调度材料暂设存放地点在东西翼轨道大巷空闲处及总回风巷内。本规定自下发之日起执行。

有关材料管理知识 Word 文档 第3篇

在Windows系统中,使用Ruby on Rails 4框架(以下简称Ro R4),配合第三方软件设计一个基于Web的word文档管理系统,使其具有上述功能。

1 软件

为了实现前述功能,除Ro R4产品环境所需的必要软件外,还需安装以下软件。

1.1 Doc To Text

Doc To Text是一个跨平台的命令行工具,支持把DOC、RTF和DOCX等格式转换为UTF-8编码的纯文本。将Doc To Text.exe保存到服务器,并将所在路径添加到系统环境变量Path中即可。命令格式如下:

doctotext[文件名]>>[文本文件]

[文本文件]中的内容即为获取的纯文本内容。

1.2 Beyond Compare 4

Beyond Compare 4是一款商业软件(以下简称BC4),主要用于文件,文本的比较;支持doc、docx、pdf、html等文件,目前最新版本为4.1.5。BC4还支持命令行操作,将安装路径添加到系统环境变量Path中后,即可使用BCompare命令对两个文件进行比较;比较完成后会生成一个html文件用以存储及现实比较结果。命令格式如下:

BCompare.exe/silent@[参数文件][文件1][文件2][输出网页文件]

1.3 word2pdf

word2pdf是一款免费软件,能够批量将doc、docx、rtf、txt和htm文件转换为pdf文件。word2pdf还支持命令行操作,将安装路径添加到系统环境变量Path中后,即可使用word2pdf.exe命令进行命令行下的批量转换。命令格式如下:

word2pdf.exe/source"[文件1]""[文件2]""[文件3]"/target"[输出路径]"

1.4 Image Magick

Image Magick是一个跨平台的、用于图像处理的软件包,能对多种格式的图片进行读写操作[1],能够把pdf文件转换为图片。

1.4.1 Ghostscript

Ghostscript是PDF和Post Script语言的解释器[2]。Im⁃age Magick转换pdf文件时需要调用到它。直接下载安装即可,目前最新版本为9.19。

1.4.2 安装并配置Image Magick

根据系统情况下载合适的Image Magick并默认安装。在Windows系统中,convert是系统内置命令,和Image Magick的命令冲突,所以要人工修改。进入Image Magick安装目录,将con⁃vert.exe重命名,如IMconvert.exe。打开注册表编辑器,搜索Im⁃age Magick安装目录,如“C:Program FilesImage Magick-6.9.3-Q16”,将搜索到的名为Auto Run的键,值改为修改后的程序路径,如“C:Program FilesImage Magick-6.9.3-Q16IMconvert.exe$*”。

使用Image Magick将pdf文件转换为jpg等图片时,会按页转换。即在PDF中的一页对应一张图片,图片以数字后缀的形式排列,后缀0表示第一页。命令格式如下:

IMconvert-density[分辨率][pdf文件][页码范围][jpg文件]

分辨率即图片的DPI,普通图片72即可,如果对清晰度要求较高,或有较多文字,建议设置为150,如果有大幅打印需求,可以设置为300或更高。

页码范围可缺省,缺省时表示整个文件;页码0表示第一页,支持逗号分隔及连字符,如[0-3,12-25,29]。

jpg文件为输出文件名,当pdf文件多页输出时,输出图片自动添加连字符页码作为新的文件名,如“output-0.jpg”、“out⁃put-1.jpg”。

1.5 前端插件

1.5.1 PDF.js

PDF.js是Mozilla实验室开发的关于HTML5技术的一个开源项目,用于在网页上显示PDF文档,而不需要任何浏览器插件等原生代码[3]。代码托管于Git Hub,需要获取源码并构建到本地。也可以直接下载第三方编译好的项目,直接拷贝到服务器目录中使用。在Ro R4项目中,也可以通过安装pdfjs-rails这个Gem来实现,后述即基于此方法。

1.5.2 Flipping Book

Flipping Book是一款收费的图书翻页效果的插件,包含swf和js文件。可以使用图片创造出翻页书本的效果。

2 数据结构

在Ro R4项目的模型中做如下定义:

2.1 Doc类

Doc表示一个文档,属性title为文档的标题,应据有全局唯一性;另还应有属性定义文档的状态、分类、归属、访问权限、文档说明等。

2.2 Edition类

Edition表示一个具体的文件,与存储在硬盘中的word文件是一一对应的。属性path为文件的存储路径,一个word文件独占一个存储路径;属性version为文件的版本号;属性text为文件的纯文本内容;另还应有属性定义文件的上传者、上传时间等。

2.3 Doc与Edition的关系

一个Doc实例可以包含一个或多个Edition实例,一个Edi⁃tion实例必属于一个Doc实例。

3 word文档预处理

word文件通过上传组件上传时及成功后,需要做一些预先处理。

3.1 文档识别

客户端word文件通过浏览器上传,文件上传类根据上传时间生成一个全局唯一的无序字符串@path,作为该文件的工作路径;生成路径@path,同时生成word、text、pdf、jpg四个子目录;word文件保存在该路径下的word目录中,文件名为字符串“up⁃loaded.doc”或“uploaded.docx”。文件上传类返回文件路径、文件尺寸、原文件名等信息。对原文件名进行文本处理,去除扩展名、时间标签等可以预见的干扰字符后得到字符串_title,数据库中搜索title属性等于_title的Doc实例,如果返回结果长度为0,则新建一个Doc实例@doc,title值为_title;如果返回一个长度为1的对象@docs,则将@doc赋值为@docs[0];如果@docs长度超过1,则进入异常警告。

如无异常,新建一个Edition实例@edition,@edition属于@doc。@edition.path的值为@path;@edition的version值为@doc的所有edtion对象个数加一,即@edition.version=@doc.edi⁃tions.size+1。

3.2 获取文本

使用doc To Text工具获取word文件的纯文本内容。原理是使用Ruby的system方法调用命令行工具,后述所有命令行调用均基于此方法。脚本为_status=system(_cmd);_cmd是字符串类型的变量,其值即为需运行的命令;_status是布尔类型的变量,表示运行是否成功。首先针对@edition对象构建_cmd:

_cmd='doc To Text'+@edition.path+'/word/uploaded.doc'+'>>'+@edition.path+'/text/uploaded.txt'

system执行后,即在@path/text目录下生成文件uploaded.txt,再使用Ruby的File类将uploaded.txt内容读出,赋值给@edi⁃tion.text即可,具体脚本不再赘述。

3.3 生成pdf文件

生成pdf文件的原理同上,使用system方法调用命令行工具word2pdf,从word文件生成pdf文件,具体脚本不再赘述。生成的pdf文件位于@path/pdf目录中,文件名为uploaded.pdf。

3.4 生成分页图片

原理同上,调用Image Magick的IMconvert工具由uploaded.pdf文件生成分页图片,存储在@path/jpg目录中,文件名为up⁃loaded[-页码].jpg格式。

4 主要功能

4.1 在线预览

实现在线预览有两种方式,一是PDF.js展示uploaded.pdf文件;二是flash或js展示分页图片。

4.1.1 展示pdf文件

使用pdfjs-rails可以很便捷地生成pdf预览,在视图文件中使用如下脚本即可:

<%=pdf_viewer@pdf_url%>

@pdf_url即pdf文件的路径。pdfjs-rails会自动生成PDF.js脚本,PDF.js在展示pdf文档时还原精确、功能强大且不再需要其他插件支持。但是有两个问题:一是PDF.js运行在HTML5平台上,不支持HTML5的浏览器无法运行。二是客户端可以复制pdf文档中的纯文本,不利于内容保护。

4.1.2 展示分页图片

另一个思路是使用flash或js加载分页图片创建书籍效果,可以规避前述两个问题。Flipping Book是一款优秀的图书翻页效果flash插件,可以自由灵活的设置导航、尺寸、颜色、背景音乐等参数,以实现不同的浏览效果;Flipping Book是一款收费软件,免费版只能载入10张图片。也可以选择其他flash或js插件实现类似效果。

另外,还可以使用flash插件展示pdf文件,或将pdf文件转化成swf文件再由Flex Paper来做前端展示,由于没有明显优势,此处不做详细说明。

4.2 全文检索

在3.2小节中已获得了纯文本内容并存储在text属性中,因此很容易使用Ro R4的SQL查询功能实现全文检索。全文检索会消耗大量服务器资源,可采用以下方法提高检索效率,降低负载:

第一、对常用关键字及其检索结果建立数据缓存,即把全文检索转换为关键字检索;

第二、在客户端采用AJAX异步载入部分检索结果,每次只进行有限次数的后台检索。

4.3 版本控制

在数据结构设计时,已将Doc与Edition分开,Doc对应一个文档,Edition对应一个具体的word文件,一个Doc可以对应多个Edition。这种结构可以很容易的做到版本控制。一个word文件在上传的时候被归属到一个文档,并且自动生成版本号。在Edition的属性里面可以记录上传者,上传时间,简要说明与上一版的差别等。一个文档在归档时可以将定版以外的其余版本清除,以节省空间。

4.4 文本比较

可采用Beyond Compare 4命令行工具对两个文件进行文本比较。经过预处理,一个文件有word、txt、pdf、jpg图片4种存在形式。经测试得出如下结论:

第一、比较doc文件的准确率较高,比较docx文件结果不准确;

第二、比较txt文件准确率较高,但格式差异无法比较;

第三、比较pdf文件准确率较高,格式变化也能反映出来;

第四、无法正常比较jpg图片。

因此,选用pdf文件作为比较对象。首先要建立静态文件BCconfig.txt,完整路径记为_BCconfig,用来定义配置脚本,基本配置如下:

file-report layout:side-by-side&

options:ignore-unimportant,display-context,line-numbers&

output-to:%3 output-options:html-color,wrap-word%1%2

其次要建立输出文件,BCompare工具不能新建文件,使用Ruby的File类新建一个HTML文件作为输出文件。所有输出文件可以放到一个目录中,文件名为作比较的两个@edition.path连接而成,形如1eu98y-2dg38k.html;文件路径记为_re⁃sult_path。

第三要生成命令行字符串。记被比较的两个文件路径分别为_pdf_1、_pdf_2,命令格式如下:

BCompare/silent/solo@_BCconfig_pdf_1_pdf_2_re⁃sult_path

silent参数表示静默运行,solo参数表示新建一个BCompare会话实例。最后用system方法调用即可。通过展示结果文件,即可获得比较结果。存储的结果文件可以多次使用,不需要每次都重新比较;也可以读出其内容储存在数据库中,以避免目录下文件过多降低性能。

4.5 可控下载

在Ro R4中,较成熟的可控下载方案是采用Apache的xsendfile下载机制。通过服务器端程序判断下载请求是否合法,接受合法请求打开相应文件,读取文件内容并发送给客户端[4]。发送文件时,后端并不直接读取文件,而是在X-Sendfile头中指定一个文件的地址来通告前端web服务器。当web服务器检测到后端发送的这个header后,它将忽略后端的其他输出[4],而将文件发送给客户端。并且,X-Sendfile属性不会被发送给客户端,文件路径得到了保护。[4]具体实现方法不再赘述。

5 结束语

通过上述设计,文档管理系统实现了在线预览、全文检索、版本控制、文本比较和可控下载等功能。需要注意的是,本文涉及的第三方软件中有多个商业软件,使用时需注意版权问题。

摘要：在Windows系统中,使用Ruby on Rails 4框架设计一个基于Web的word文档管理系统。系统具有在线预览、全文检索、版本控制、文本比较和可控下载等功能。

关键词：word,文档管理,Ruby on Rails 4

参考文献

[1]Image Magick Studio LLC.Image Magick:Convert,Edit,OrCompose Bitmap Images[EB/OL].[2016-03-09].http://www.im-agemagick.org/script/index.php.

[2]Artifex Software.Ghostscript[EB/OL].[2016-03-09].http://ghostscript.com.

[3]Mozilla Labs.pdf.js/README.md at master·mozilla/pdf.js·Git Hub[EB/OL].[2016-03-09].https://github.com/mozilla/pdf.js/blob/master/README.md.

有关材料管理知识 Word 文档 第4篇

1、目的

为加强公司产品、商品的售后服务，促进以顾客满意度为导向的方针的实现，特制定本制度。

2、适用范围 上川岛服饰公司

3、职责

3.1各分店长负责制度的制定、执行。

4、内容 4.1奖励条例：

4.1.1奖励形式分为通报表扬，发放奖金，晋级三种。4.1.2奖励由店长申请，上司决定并存入个人档案。4.2奖励对象：

A、每个月评选一次“每月之星”

评选条件：1满勤，无调班、病、事假、迟到、早退、旷工 2 仪容仪表优良，化妆适宜，衣着整洁，精神面貌好 3 遵守各项规章制度，组织纪律，全月无违纪现象，无顶撞现象的。

产品知识掌握良好，熟悉各种编码、面料优缺点 5 服务顾客耐心细致，反应敏捷，工作效率高，业绩突出

评选办法：各店推荐，推选人进行竞选

奖励办法：张榜表扬，发放奖金100元。对连续十个月评为“每月之星”的员工，其中工资晋升50元，并作为店长候选人。

注：如店长在全年被提名次数多于三次，则撤消店长职务，另外候选人的提名要客观真实，如果公司审核该员工不够推荐资格，当做弃权处理。

B、每年评选一次“最佳形象店铺”

评选条件：平时考核分数平均达到80分以上（店铺对公司制度的执行情况，人员综合考察，店铺负责人的管理能力，店铺形象，店面平时卫生情况等综合评分）? 班组竞选

? 店铺全年平均业绩

奖励办法：张榜表扬，班组发放500元奖金或组织一次团体联谊活动；如果连续两年当选“最佳形象店铺”店员底薪晋级50元。4.3处罚条例：

A类：对初犯者进行口头警告，第二次重犯罚款20元。月累计3次，除每次按A类处理外，另外，一次B类过失处理，扣班组分1分。

B类：对违反者进行通报批评，每次罚款50元，月累计2次，扣除半个月奖金；月累计3次扣除当月奖金。3次以上予以除名解聘。扣班组分2分。

C类：对违反者进行行政记过处分，每次罚款50元以上—100元，扣除当月奖金。试用期员工结束试用期，解聘。一个月累计两次违反扣除当月奖金与基本工资，予以除名解聘。扣除班组分10分。

1、考勤：

a.迟到、早退、擅离岗位 3≤n<10分钟（A）n：表示时间 10≤n<30分钟（B）n≥30分钟表（C）b.旷工（C）

c.调班每月累计超过3次，每周累计超过1次，当天代班视为无效劳动，无工资支付，并按A类处理，未经同意私调班视为旷工。

d.所有员工必须亲自签到，代人和被代人签到作A类处理，同时考勤监督人按B类处理。

2、上班时间未佩戴工作牌或工作牌未戴在左胸外衣上方位置。（A）

3、遗失与损坏工作牌，要立即上报主管补办。（A）

4、不遵守个人卫生与仪容仪表规定。（A）

5、工作场所聊天、吃零食、大声喧哗、随地吐痰、乱抛杂物。（A）

6、工作时间看书、杂志、报纸。（A）

7、工作时间非公接待亲朋，亲朋在工作场所逗留5—10分钟（A）；10 分钟以上（B）。

8、使用办公电话聊天或私打长途或娱乐专线电话（A），对长途与娱乐专线电话费用两倍赔偿。

9、货品摆放不整齐，顾客挑走后的货品杂乱，不及时整理整齐。（A）

10、缺货、断货不及时补货的。（A）

11、清洁卫生不到位，未按工作要求执行。（A）

12、私人物品乱摆放。（A）

13、仓库标识不清，帐务不清。（A）

14、商品标识不清、不全或有错。（A）

15、店未进行每月总盘存。（B）

16、服饰未经整理就上版出售。（A）

17、谎报库存、销售等数据。（B）

18、不及时报告遗失或缺溢财物。（B）

19、违反安全规定，在仓库、店堂乱用明火，乱接电路等。（B）

20、不服从领导与分配，不接受检查与监督。（B）

21、没有进行公正、客观的有效监督。（B）

22、挑起同事矛盾，造成吵架、不和。（B）

23、上班时间睡觉、干私活，私自外出逛街。（A）

24、未完成工作任务时，就随便入坐休息。（A）

25、对顾客进出无迎送问候。（A）

26、对顾客要求不理不睬。（A）

27、营业时间在卖场补/化妆。（A）

28、用餐时间超过规定时间，按擅自离岗处理。

29、店长在保管现金时，出现现金帐务不符，或票据遗失。（B/C）

30、违反规章制度，造成重大影响或损失。（C）

31、盗窃专卖店财物。（C）

32、文件、资料保管不善、遗失未造成重大影响。（A）

33、泄露公司销售、库存数据与管理资料或信息。（C）

34、服饰遗失赔偿制度：

a.在营业过程中发生服饰遗失，由当班成员负责赔偿。（B）b.赔偿金额按零售价全额5折赔偿。c.店铺出现货品丢失一次，扣班组分2分。

35、员工月累计三次违反规章制度，该员工所在店店长按（B）处罚。

36、遗失或损坏财务需要的及时报表。（A）

37、推迟或未交必交的各项店铺报表。（A）

38、店长未组织每周例会，或员工故意缺席，没有认真填写会议记录上交公司者。（A）实施说明：

1、店长直接对本班组员工进行监管，违纪行为要进行说明教育，并实施相宜的A、B、C处罚，并记录备案。处罚金额从本月工资中扣除。

2、销售部主管对店长进行监控，对于店长和店员的违纪行为要进行相关记录，当日要求店长签字确认。结合违纪现象扣除班组分值。

3、受处罚员工对处罚不公，有权向公司销售部申诉，销售部调查清楚协商解决。

4、总公司工作监督小组巡察时，有权根据有关规定直接对违纪人员与直接负责人予以相应处罚。

5、引用文件 无

6、记录

《顾客满意度调查情况登记表》、《客户投诉处理登记表》 《浪梵信息反馈分析登记表》、《质量回访/顾客意见记录表》、《浪梵用户登记表》

7、其它

7.1本规定由销售部制订并归口管理； 7.2本规定自签发之日起实施。

晒晒一个成功服装店长的店务管理守则

无论法律或规章制度都是阐述所属范围的组织或个人应该去做什么事情，不应该去做什么事情，或怎样做某一件事情，统一人们的行动，来达到共同的一个目标，这样对一个国家便产生了法律，对企业便产生了规章制度

古人云：“没有规矩，不成方圆，”一个国家如果没有法律也就不称其为国家，一个企业如果没有规章制度也就不称其是企业。

无论法律或规章制度都是阐述所属范围的组织或个人应该去做什么事情，不应该去做什么事情，或怎样做某一件事情，统一人们的行动，来达到一定的目标，这样对一个国家便产生了法律，对企业便产生了规章制度，法律是一个国家文明发达的表现，规章制度是一个企业文明和规范的具体表现。

全体员工必须做到:

一、热爱上川岛服饰，热爱自己的工作，严格遵守店里的各项规章制度。

二、尊重各级领导，服从分配，团结店友，互相帮助。

三、上班不迟到，不早退、不旷工、因个人原因迟到被商场罚款者，后果由个人承担。

四、严厉反对上班时间串岗，脱岗、离岗。经发现取消个人本月所有奖金。

五、店员有责任对店里所有货品及固定资产进行登记，营业时间因个人工作失误，导致货品丢失该营业员负全部责任。分不清是什么时段，什么情况下引起货品丢失或固定财产损失，营业员共承担50%，50%由店主承担。

六、营业员上班期间做到“两点”。上班前点清店里货品数量、下班后(包括交接班)点清货品数量，方可下班。

七、上班期间遵守店里规章制度，遵守商场营业员管理制度，因任何原因违反制度者，后果承担。

八、有事允许请假，必须提前打招呼。(这个班次有事，须在上个班次办好请假手续)否则按旷工处理。

九、离职。离职因提前打招呼(提前10 天办理好离职手续)或店里及时找到营业员方可提前离职。否则按旷工处罚。

十、新员工上岗，试用期三天，试用期没有工资没有提成。新营业员经录用店长通过其个人表现和对店里做出的业绩原试用期三天对其工资和提成作以申报，并给予补发。

十一、营业员上班期间开单属营业员所有。

十二、店里因工作量大需要营业员加班，营业员必须加班。

十三、旷工处罚，按照月工资/30(31)*2 计算进行处罚

如何做好服装店员工的管理 总结分类的四种方法

有人说：天下没有不好的员工，只有不好的管理者。但是事实上，员工的表现还是千差万别的，毕竟人有千百种，自然各不相同。

作为领导者，店长必须了解自己的下属，并知道如何管理好自己手下各式各样的员工，对他们能避其所短，用其所长。

四种人才的管理与激励

运动心理学家雷纳在描写人们学习一种运动时，将人们归纳为四种类型：三分钟热度型、狂热着迷型、惊马劳役型和大U币高手型。

运动的成功与企业的成功有许多相通之处。依照雷纳的划分，许多企业员工的事业表现亦可分成四种类型(见图)：

1.优秀人才型

优秀人才扶摇直上的曲线并非平滑无波，也有颠沛困顿的时候，困难和挫折铸造了他们不畏艰险的性格。他们具有独特的品质，能从失败中吸取教训，而不重蹈覆辙。

优秀人才各有不同，屡建奇功的英雄能为公司创造巨大的经济效益，而赢家却能在细微但关键的时刻维护公司的利益。

用才之道：

两者都是企业的优秀人才，他们恪尽其职，是企业发展的中坚力量，管理者应充分发掘他们的才能，力求做到才尽其用。

2.三分钟热度型 这些人总是在不停地变换自己的工作和岗位，他们的聪明才智足以找到一份好工作，但却缺乏自治能力，不能在事业上有所发展，甚至难保其职。

三分钟热度型的员工对新鲜事物感到新奇，但新奇感一消失，便会觉得索然无味。用才之道：

改变他们这种喜新厌旧个性的最好办法，就是多分派给他们一些富有挑战性的工作，使其“职务充实化”。如果他能做10分的工作，就给他12分的权力。

3.循规蹈矩型

他们是“朝九晚五”、准时上下班的人，工作认真，但激情不足。公司成长，他们亦随之升迁，但进步速度绝对比不上优秀人才那样惊人。

许多管理者不知道如何管理这类人，尤其是一些年轻气盛的管理者，他们不能理解，为什么这些人不能像自己那样目标专注、全力以赴? 用才之道：

一个发民展前进型的公司同样离不开这类人，而且在合适的情况下，他们一样表现优异。身为管理者的责任，就是要为他们创造这种环境，并把他们培养成优秀人才。

4.大起大落型

这些员工在个性和工作表现上大起大落，每件事都非黑即白。他们从不肯将就次好的选择，惟恐降低自己的标准，因而错失了许多自我发展的机会。

这种人的问题是：无法预测他们的未来。他们可能表现卓越，让上司跟着荣耀;也可能一蹶不振，从此步入低潮。

用才之道：

管理这种人比管理其他人都要费心思，但领导者需要在他们表现不佳时，勤加督促;而在他们表现良好时，让他们充分发挥。

服装店长：如何让你的店员更具责任心？

企业从重视学历到重视能力、再从重视能力到目前重视品德，说明中国企业用人的观念在逐步转变，也日趋成熟和进步。

张廷到达盛公司有近半年了，是金总的公司销售业绩的骨干力量，他所负责的市场更是一片繁荣。就当公司准备提升他做部门经理时，金总突然把他给辞退了。公司员工均非常纳闷，感觉不解。有人就问金总为什么?金总说：张廷在妻子怀孕时去嫖妓被派出所抓进去了。

金总说：“我且不论政府如何处理张廷嫖妓事件，但一个在妻子怀孕时不去照顾家庭的人，我是决定不容许这个不负责的人。我对员工要求很简单，责任是员工最基本的要求。公司不仅对现有的员工进行人文道德教育，在招聘新员工的时候，还重点考察应聘人员的人品道德素质。凡是为人不厚道、对父母不孝顺的职工不收。离过两次婚的，一律不录用。试想，一个对家庭都不负责的男人，还会对公司负责吗?”

“企业也是一个大的家庭，如果一个人与妻子、兄弟姐妹的关系都处理不好，进入企业也很难和同事、工友处理好关系。”金总认为，是否孝顺以及兄弟姐妹之间是否和睦，是员工道德修养的一部分。“不管你以前是否孝顺，与兄弟姐妹的关系处理得是否很好，但你进入企业后不孝顺的就要改变，不孝顺在我们企业就没有生存的土壤。”人多了，公司要考察每个人以前是否孝顺父母有些不现实，金总认为，公司创造一种氛围，建立注重人文道德思想的企业文化，要让每名员工懂得孝顺。大环境有了，即使有人不孝顺，也融不到这个大环境中来，他要想融入这个大环境，就要改变自己。

“另外，为什么离过两次婚的人不要?”金总解释说，每个人都有犯错误的时候，但不能总是犯同一个错误。“第一次离婚可能会有一些客观原因，但第二次再离婚，就不能再找这样的借口了。这种在同一个问题上犯同样错误的人，不利于企业的发展。”

“不管你学历咋样，能应付工作中的问题，能为企业创造效益就行。”金总说，他以前是这样要求他的员工。通过几年的运转，企业效益有所转变。但去年企业发生的两起员工携带货款“蒸发”事件，让陷入困惑之中金总明白而改变了过来，“学历再高、能力再强，品德不行，还是白搭啊。”

“中国的传统文化中，孝顺是道德观的其中一个方面，忠和孝又是联系在一起的，一个人孝顺了才会忠诚，如果不孝顺肯定就不会忠诚。企业用孝顺的人，实质就是在选拔忠诚企业的人。考察应聘人员的品德，这是就业市场发出的这一新的用人信号，让就业者看到个人修养在就业时的重要性。”金总说，这种要求不同于个别企业招聘时带有歧视性的限制条件，而是对应聘人员的品德、整体素质提出了更高的要求，让现在浮躁的人更能明白：责任是人最基本的要求。

先进个人材料 Word 文档 第5篇

xx国土资源局监察大队副队长

xx，男，汉族，1968年7月出生，现任xx县国土资源局监察大队副队长。该同志工作上兢兢业业、以身作则，在工作中带领全队同志在执法过程中敢于发挥作用，敢于动真碰硬，敢于坚持原则，切实担负起了保护国土资源的重任。近年来，该同志坚持贯彻党和国土资源法律法规和方针政策，认真实践“三个代表”重要思想，从抓队伍建设入手，狠抓严格执法和文明服务，依法行政工作取得了显著成绩。所带领的xx县国土资源执法监察大队在2009年3月被市国土资源局评为执法监察先进集体。该同志先后获得了县政府先进个人2次、县国土资源局先进个人6次，连续3年在年度目标责任考核中被评为优秀等次。该同志的主要典型事迹表现在以下几个方面：

一、强化自身素质，打造一流执法队伍

xx同志自担任略阳县国土资源局监察大队副队长以来，就深感身上肩负的责任重大，国土资源执法工作面临许多困难和新的问题需要解决。力争上游，是秦伟不懈的追求，他没有被沉重的责任担子压倒，而是沉下身子研究执法监察、信访工作现状，思考推进工作的新思路、新对策。在国土资源执法监察工作中，该同志根据执法监察工作实际，主持制

1定了《xx县国土资源动态巡查办法》、《违法行为查处办案程序》、《错案责任追究制度》等十几项内部监察制度，建立完善了《巡查情况登记台帐》、《违法案件行政处罚登记台帐》、《人民来信来访登记和信访案件处理登记台帐》。本着“预防和查处并举”的原则，建立健全了县、镇、村三级动态巡查网络，并向社会公开投诉、举报电话，在每个所设立了举报信箱。该同志还狠抓执法监察队伍建设，带头执行各项规章制度，不徇私、不枉法，开展了执法监察人员岗位业务培训，全面提高执法监察人员的政治、业务素质，逐渐建立起了一支纪律严明、政令畅通、执法严格、廉洁勤政的执法监察队伍。加大了国土资源违法案件的查处力度，严格落实动态执法巡查责任制度，严厉打击各类违反国土资源管理法律法规的行为，各种信访纠纷矛盾化解在萌芽状态。秦伟同志没有被千头万绪的纷繁工作吓倒，通过不断内强素质，成为精通国土资源执法监察业务的楷模。

二、真心为民，做人民利益的忠实捍卫者

xx同志常常告诫自己和队里的同志：“民以食为天，土地是人民赖以生存的物质基础”，因此我们在调解农民土地纠纷时一定要本着公正、公平的原则处理每一件信访事件。因此每一次群众来访，秦伟都耐心听、认真记，严格依据政策法规和客观事实做出评判。为了给群众提供更加宽广的信访渠道，在灾后重建和新农村建设方面，秦伟同志坚持原则，积极为群众服务，上门解决群众用地方面遇到的热点和难点问题，在保护经济发展，保护耕地红线方面，能够为县域经济发展保驾护航，监督好土地供应的大门，堵死占用耕地、违法违规用地的后门，做人民利益的忠实捍卫者，在群众中留下了好的口碑，为xx县国土资源事业科学发展提供了稳定的发展环境。2010年来，共接待群众来信110件，接待来访500人次，已办结110件，办结率为100%。

三、手持利剑，做坚定的国土资源守护神

国土资源是国家各项事业发展稳定的必备物质条件，保护国土资源责任重大，利在当代，功在千秋。做为全县国土资源管理的执法者，深知自己的责任和使命。他不断探索我县国土资源保护的新途径、新办法。一是积极争取县政府和局党委的支持，充分发挥各职能部门参与土地共同执法的积极性和责任心；二是与各国土资源所相互合作，充分调动了基层国土资源所参与土地执法动态巡查的积极性。三是积极推行联合执法，各单位相互协调，杜绝同一业务不同股室多次到同一服务对象的问题。四是严格规范收费行为，收取费用必须以法律、法规为依据，严格按承诺执行。五是严格规范罚款行为。对各类违法用地行为，必须有明确的法律、法规依据，确立执法以教育、纠正为主、罚款为辅的原则，克服了以罚代管的倾向。带领监察大队的同志们，手持利剑，做坚定的国土资源守护者，穿梭在略阳县的各个镇、村，悉心向人民群众宣传土地保护法律法规，严格执行土地保护法律法规，对一宗宗违法用地进行跟踪、取证和查处，坚决打

击各种乱占、乱建土地违法行为，将各种违法用地行为控制在萌芽状态。2010年以来，利用法律手段，制止土地违法行为50余起，调节土地纠纷16起，立案24件，结案24件，通过对违法案件的查处，维护了法律法规的尊严。为2009年度、2010年度卫片执法检查工作顺利通过省、市验收打下了扎实的基础，获得了省、市高度评价。确保了xx县2009年度、2010年度卫片执法检查工作零约谈、零问责、零通报。没有出现行政复议和行政诉讼案件。

四、注重宣传培训，国土资源法律法规宣传深入人心

为使国土资源法律法规家喻户晓，人人皆知，注重国土资源法律法规的宣传培训，每年都要组织制定宣传方案，明确宣传重点，谋划宣传方式，创新宣传办法，将法律宣传与案例教育，送法下乡与群众受益相结合，起到了较好的宣传效果。充分利用每年“4.22”地球日、“6.25”土地日和“12.4”法制宣传日等广泛开展主题宣传活动。在每年的“6•25”土地日来临之际，以征文暨演讲比赛、以案说法、电视宣传片等群众喜闻乐见、通俗易懂的形式，创新宣传手段和方法，提高宣传效果。真正做到了报刊有文、广播有声、电视有影。同时还协助县局与县广播电台联合开通了《国土之声》栏目，每周播出两期，目前以播出150余期。连续购置了《国土资源法律法规汇编》150本、《国土资源管理法律法规政策选编》100本、《国土资源法律法规知识读本》50本，《国土资源法律法规》上下卷11套等学习宣传资料，《土地利用管理文件

汇编》30套，《国土资源管理乡镇篇》60套。此外，我们还自己印制了《国土资源法律手册》1000本。我们曾举办了3期农民辅导员培训班，培训人数300余人，组织参加了市政府组织的行政执法培训，参加人员63名，考试合格后发证上岗，每年土地日期间都开展集中宣传国土法律法规活动，举办各类培训班10多次，参加人数500余人次。通过培训、学习，使各级领导和广大人民群众的土地观念发生了质的转变。

五、强化管理，切实将依法行政工作落到实处

规范管理，优质服务，是推进依法行政工作前提和基础。结合《行政许可法》的贯彻实施，组织修订完善了《国土资源听证制度》、《内部会审制度》、《政务公开办事制度》、《重大行政处罚决定备案制度》等相关制度。组织拟定了《xx县国土资源局分解执法职权、确定执法责任一览表》，按照工作职责，把执法责任落实到岗、到人。严格界定了执法权限，做到执法权限法定化；落实了执法责任，做到执法责任明晰化；推进了执法公示，做到执法程序公开化；完善了监督制度，做到执法监督规范化。通过推行行政执法责任制，提高了干部职工依法行政水平，改进了工作作风，优化了政务环境。截止目前无行政诉讼败诉案件。还设立了国土资源法律法规公开咨询及投诉电话，开通了12336国土资源违法举报电话，共受理举报案件16起，目前均已调查落实，立案处理。

杨晓波对照材料Word 文档 第6篇

这次党的群众路线教育实践活动，对个人来说，既是一次用群众观点、群众立场重新审视自我，反思自我，解剖自我，提高自我的大好机会，为此，我认真对照本次活动的要求，查找出自己和不足，并分析产生问题的原因，现汇报如下：

一、个人工作作风基本情况

作为一名教育工作者，本人在个人工作方面一直比较严谨、务实、具体表现在：

1、工作能力方面。认真做好本职工作，努力为教师和学生服务。我在贾塘中学担任教务主任及九年级班主任兼九年级二班语文教师。在工作上我服从学校安排，认认真真的工作，能够及时且合格地完成各项工作任务。待学生热情，与学生为善，把他们看成自己的孩子，希望他们都能够成才，将来都有出息。

2、关于遵守党的政治纪律的情况 在遵守党的政治纪律方面，我始终坚持党的基本理论和基本路线 不动摇，在政治原则、政治立场、政治观点和路线、方针，始终坚持与学校要求保持一致，努力执行校委会的各项重大决策，始终保持端正的思想;在工作中能够做到以学校管理条例为依据，维护学校和广大师生利益利益。

3、待人热情，与人为善，密切联系教师。本人在工作中能够耐心与同事沟通交流，努力解决各种问题，从不厌烦或敷衍。对于各项集体活动，本人坚决支持，踊跃参加。平常对待朋友和同事，本人态度比较温和、真诚、负责，能够获得他人的信任。

二、存在的主要问题

经过认真对照本次活动要求，认识到自身目前存在的主要问题有：

1、在工作上，指导工作主观意志成份多，有计划但落实不彻底，工作检查力度小，缺乏真功夫。教务主任专门负责学校教学工作的组织和管理，在这个方面要做到下功夫，真落实，才能保证教育教学质量的稳步提升。而我有时候以工作多为借口，认真检查落实到位不够，贯彻力度小，不能很好的组织和管理教育教学工作。

2、在教学和班级管理上没有起到示范带动作用。作为教务主任我没有当好教育教学的带头人。要当好带头人必须做到“三个成为”:—是成为教学的内行。

二是成为教学思想的先行者。三是成为学校教学的骨干。对于这“三个成为”我却做的不怎么好，在学习上、思考上、思想上没有走到老师的前面，没有起到带头人的作用。这些都表明在管理班级上没有做到和学生心贴心，始终以主导者自居，在管理班级事务上一言堂，没有给学生班级主人翁的地位。这些都表明我还没有真正在思想上、行动上树立起全心全意为人民服务的公仆意识。

3、没有正确的道德追求，廉洁自律的思想境界不高。在廉洁自律方面，我没有用先进的思想武装头脑，没有加强自身修养，没有树立正确的道德追求。作为在教育战线上工作的我们，忘记了教育是奉献不是索取，教育是公益不是功利；教师先自重，才能受尊重。在生活日常工作仍然存在着“办公条件好一点、办公设备高一点、环境布置好一点”的思想，出差在外依然存在着“住宿好一点、饮食好一点、交通便利点、环境优美点”的思想，没有树立艰苦奋斗、勤俭节约的精神。

三、存在问题的原因分析

以上问题的主要成因如下：

第一，学习不严，理论不深。在理论学习上，常常对自己要求不高、要求不严。常常因为工作忙，时间紧，放松了理论学习和水平提升，在处理具体事务的时候容易忽略理论指导，导致个别时候缺乏理论与实际的有机联系。

第二，工作欠深，落实不细、管理上深入一线不够。因为兼顾学校工作、教学工作、班级管理等多项内容，头绪繁杂，事务繁多，有时难免出现顾此失彼、忙于事务的现象。如计划落实不彻底，有时没有及时深入教育教学一线，有时没能及时督促。

第三，交流上与学生有距离。作为班主任，对学生的情况了解、倾听还不够，主动走访学生的行动还不足。

四、今后努力方向和改进措施

经过以上自我剖析，本人在继续保持严谨、务实、的个人作风的同时，接下来还应特别注意在以下几个方面改进和提高：

1、要进一步加强理论学习，增强理论功底。提高自己的政治敏锐性和政治鉴别力，树立科学的世界观、人生观和价值观，要以解决思想和工作中存在的实际问题为出发点，以改进自己的工作作风和工作方式、提高工作成效为落脚点，特别要在理论联系实际、指导实践上下真功夫，不断提高理论学习的效果，实现理论与实践相统一。

2、要进一步改进工作作风，认真扮演好三种角色，树立无私奉献和艰苦奋斗的精神。（1）、当好校长的得力助手。（2）、当好教学工作的组织管理者。工作中我们要用制度管人，要有章可依，有章必依，执章必严。做任何事情都要将规定说在前面，违反了规定就照制度执行，不能水来便开沟，说话无定准。（3）、当好教育教学的带头人。要当好带头人必须做到“三个成为”:—是成为教学的内行。学校教学是业务，在业务方面只能内行管内行，不能外行管内行。你要管好教学，你必须是内行，否则谁服你的气、谁服你的管。二是成为教学思想的先行者。要勤学习、善思考，思想要走在老师们的前面。你要不断用新的教学思想影响老师、感染老师，让老师们在教学中自觉自愿跟你走，你思想没有老师们的思想先进，那你怎么当老师们教学上的带头人。三是成为学校教学的骨干。身为教务主任教学上必须以身示范，要深入教学第一线亲自抓教学，要求别人做到的你必须做到，安排别人搞好的你自己必须先搞好，要以能服人，以业绩服人。

3、作为一名教师，要做到清正廉洁，就要安于乐教，甘于奉献，不能为社会上的金钱诱惑所动，要把职业当作自己的事业来完成，不能把它作为自己的谋生的手段来看待。作为教师要有良好的师风和教风，要有强烈的工作责任心和爱校如家的主人翁思想和团队意识，要教好每一个学生，上好每一节课，管理好每一个班级，真正得到学生、家长和社会的尊重和认可。因此，我们教师要廉洁从教，要爱岗敬业，做一名深受学生尊重和家长爱戴的老师。

有关材料管理知识 Word 文档 第7篇

一、Word文档和Excel文档的管理

作为基层的管理人员, 经常需要以拟稿人的角色编写报告、函、规定、会议纪要等, 然后报送给上级领导修改、审批, 各级领导审查批准后形成正式的公文。审批过程因单位而异, 有的是在办公自动化系统上直接审查和审批的 (一般情况是审批人将需要修改的报审稿在流程上退回至拟稿人修改) , 有的是基层单位 (如科级单位) 内部修改和审批无误后再进入办公自动化系统中走流程的, 这样, 在审批过程中不可避免地形成若干个不断完善版本的报审稿。在这个审批过程中, 如果拟稿人一直在前一版本的基础上修改而不保留原来版本的话, 则最后仅有审批完成的终稿, 无法保留前述的各个版本的的报审稿, 在需要回忆修改过程或因各种原因需反复修改、调整报审稿内容等情况下, 往往需要找到其中某一版次报审稿的某个观点、段落等, 因此保存好各个版次版本的报审稿是十分必要的。对Word文档和Excel文档进行有效管理是通过对文档的命名来实现的:

(1) 以文件夹为单位存放公文 (含报审稿和正式稿) 。建立文件夹, 其最初的名称以标志或意义明显为原则, 最终应修正为公文名称与文件号的组合, 各个版本的报审稿和经各级领导批准后形成正式的公文均存放于此。

(2) 编写报审稿, 保存为Word文档或Excel文档时将名称取为公文名称与起草年月日的组合, 后面再加上V1或其他容易理解和记忆的拼音字头等, 例如:关于xxxx的报告20110806B1.doc, 其中的B1表示报审稿的第一稿。

(3) 在报审稿文档命名的基础上将各个版本报审稿和最终稿命名, 例如关于xxxx的报告20110806B1K.doc, 关于xxxx的报告20110806B1KHC.doc, 关于xxxx的报告20110807B2.doc, 关于xxxx的报告 (辽司发[2011]108号) .doc, 其中“K”表示科长审批通过, “HC”表示何副处长审批通过, “20110807B2”表示因何副处长的上级领导未批准、报告被退回 (同时抄送给科长和何副处长) 后重新起草的第二版报审稿, “辽司发[2011]108号”表示经各级领导批准后形成正式的公文。此外, 还应在文件夹中单独建立一个文档来简要记录修改与审批过程以及原因等背景资料。当然上述命名原则不是特别规范和符合标准的, 但是对于个人保存工作文档是非常有益的, 尤其对于经常处理各种文档的人员是非常方便和高效的。

上述Word文档和Excel文档的管理方法, 不仅对于拟稿人十分有用, 对于各级审批者提高工作效率、监管相关部门及其员工工作、规避管理风险也是十分有用的。

二、文档的对比

在日常工作中, 经常需要地将不同版本的文档进行对比以便找出它们之间的差异, 进而有针对性地、高效地开展和完成工作。

例如, 某科长在2011年6月份按照公司的工作安排组织开展对公文《关于印发xxxx管理办法的通知》 (辽xxxx发[2009]163号) 进行修订的工作, 而他又是在科长职位上首次深度介入和管理此项业务, 为做好此项工作并有效地规避各类管理风险, 他需要全面了解与此管理办法相关的信息, 其中一个措施就是查阅与该管理办法有关的文件, 在办公自动化系统的服务器上存放着《关于印发xxxx管理办法的通知》 (辽xxxx发[2009]163号) , 此外还有《关于印发xxxx管理办法的通知》 (辽xxxx发[2007]228号) 、《关于印发xxxx管理办法的通知》 (辽xxxx发[2005]189号) 等4个废止的公文。在将上述5个文档下载到计算机硬盘上之后, 如果采用手工对照的方法找出它们之间的不同是非常费力和低效的, 而采用诸如“Compare It!”、“文宝word文档比较软件”等可以快速地完成文档内容的对比工作。

对于科长、主任等职位的中层管理人员, 如果能够熟练地掌握和使用文档比较软件或工具, 就能够在大大提高工作效率的同时有效地避免工作失误。例如, 某大型国有企业的合同管理是通过合同管理系统进行的, 流程是:业务主管部门起草和审批合同 (包括科员 (即承办人) 起草合同--科长审批合同--处长审批合同) 、专业主管部门审查合同 (科长审查--处长审查) 、法律部门 (即合同主管部门) 审查合同 (科长审查--处长审查) 、公司经理审批、法律部门形成合同文本。现在, 合同主管部门的科长在审查合同时发现部分条款不符合公司的管理要求, 遂在合同管理系统上写明审批意见、把该合同退回给承办人并抄送给相关领导, 同时把合同文本下载至自己计算机的硬盘上。当合同承办人经过协商、修改合同等管理行为形成新的合同文本并且将其通过合同管理系统重新送审时, 合同主管部门的科长将新的合同文本也下载至自己计算机的硬盘上, 通过文档比较工具对两个版本的合同进行对比即可迅速判断出合同文本的修改是否符合要求, 还可以及时发现合同承办人经常容易出现的上载错误文本、笔误等低级错误。如果能将公司的标准合同文本与合同承办人上载的供审批的文本及时通过文档比较工具进行对照, 则会更有效地监管了业务主管部门对标准文本的执行程度。

办公自动化系统通过文档服务器能够对企事业单位日常管理过程中形成的各种文档进行可靠地保存, 当然保存的是最终形成的正式版文档, 对中间过程的、临时性的文档不进行保存, 也没有必要保存。因此, 需采取一定的管理方法对这部分文档进行有效地管理, 以便更好地为管理服务。

三、不同单位、部门之间的文档管理与协作

办公自动化系统通常是企事业单位内部的管理系统, 它有效地解决了企事业单位内部文档的传递问题, 侧重解决的是流程管理问题, 一般对于协商稿的管理没有提供解决方案。在信息化时代, 为了提高工作效率、控制办公成本、降低工作强度, 企事业单位内部、不同企事业单位之间经常通过电子邮件传递协商稿文档, 例如企事业单位内部某个管理办法的协商稿、不同企事业单位之间合同或协议的协商稿等等。下面介绍一个行之有效的文档协作方法:

(1) 确定某个单位的人员为协商稿的起草人, 同时为协商的组织协调中心, 汇总各方意见, 修改协商稿文本。

(2) 起草人完成协商稿初稿的起草工作, 同时编制“协商意见表” (格式如左下) , 并按照本文第一节提供的管理原则对文档进行管理。

“协商意见表”的主要作用有两个, 一是方便各方提出和整理意见和建议, 二是格式统一, 有利于起草人汇总意见和建议。起草人将协商稿初稿和协商意见表同时发送给相关单位人员, 各个单位人员组织本单位审核协商稿初稿后将意见和建议填入协商意见表, 然后将协商意见表发回至起草人。

(3) 对于企事业单位内部某个管理办法的协商稿而言, 起草人汇总意见和建议后, 或再经过必要的沟通联系后即可形成征求意见稿并进入办公自动化系统进行会签、审批、发文等工作, 最后形成正式公文;对于不同企事业单位之间合同或协议的协商稿而言, 往往双方需磋商多次, 起草人反复修改协商稿, 双方也按时间顺序在协商意见表中记录了协商和修改稿件的过程, 这样在形成终稿时往往会节省大量的时间和精力, 待形成最终版的协商稿之后, 双方即可将其导入各自的办公自动化系统中进行本单位内部的审批工作, 在审批过程中如有需修改之处仍按上述协商稿的处理办法沟通、协调和管理。

当然, 在处理协商稿时会多次用到第二节所述的文档对比, 这样会监督和保证起草人确实按照各方协商一致的意见修改稿件, 避免工作失误和歧义的出现。

四、对外部单位提供本单位文档的方法

在实际工作中经常会遇到需要了解其他单位的规章制度、管理办法、会议纪要和通知通告等类型公文的情况, 也不可避免地会遇到需要向其他单位提供上述类型公文的情形, 而这些公文大多来自办公自动化系统。很多时候采用打印、复印、传真的方式既不经济又效率低下, 而利用电子邮件提供文档是常用的方式。一般办公自动化系统中常用的文档编辑处理软件为Microsoft Word和Excel, 由它们形成的文档是可修改的, 因此避免那些从办公自动化系统导出的Word和Excel文档被有意或无意地修改就成了一个需要控制的风险了。

由Adobe公司开发的PDF电子文档格式具有只读性和易传递性等特点, 正成为最流行的网络文档发布格式 (1) 。因此将Word和Excel文档转换成PDF格式之后再进行文档传递是最常用的方法。将Word和Excel文档转换成PDF格式的方法有:利用WPS打开文档后再另存为PDF格式;采用第三方软件转换;安装Acrobat Distiller后, 在Microsoft Word和Excel中将文档直接打印为PDF格式 (2) 。

采用上述方法将Word和Excel文档转换成PDF格式之后, 仍可对PDF格式文档进行复制操作, 在很多情况下这种情况是文档提供者不希望看到的。将Word和Excel文档转换为jpg图片格式文件之后再提供给其他人就可以避免文档内容被复制和重新编辑了。

将Word和Excel文档转换为jpg图片格式的方法有很多种, 例如:拷贝Word和Excel文档内容或进行屏幕抓图后在图像编辑软件中进行粘贴、编辑、保存, 先将Word和Excel文档转换为pdf文档、再将pdf文档转换为jpg图片格式, 利用Microsoft Office安装的虚拟打印机 (Microsoft Ofice Document Image Writer) 将Word和Excel文档输出为图片文件后利用图像编辑软件转换为jpg图片格式, 等等。上述各种方法各有优缺点。此外, 为提高工作效率, 还有利用VBA将批量word文档转换为jpg文件等自动化程度高的转换方法 (3) 。

五、结语

企事业单位各级管理人员在用好功能强大的Microsoft Word和Excel的同时, 如果再进一步开拓视野、了解和学习新知识和新技术, 就能够探索出更多提高工作效率、降低管理风险的思路和办法, 也就能够结合实际充分发挥办公自动化系统的优势, 更好地为本单位的生产、经营和管理服务。

注释

1[1]扈小燕, 刘培洵, 刘力强.将Word文档自动转换成PDF格式的编程实现.计算机与现代化, 2012 (2) .

2[2]赖新梅.word文本与图片格式互相转化的几种方法.计算机与现代化, 2006 (1) .