大型项目会议纪要

大型项目会议纪要（精选8篇）

大型项目会议纪要 第1篇

某大型商业综合体项目用地征地会议纪要

X年X月X日下午，XXX在XXX主持召开了某大型商业综合体项目用地征收协调会议。

XXX/XXXX出席了会议，XXX等相关人员参加了会议。与会人员首先听取了XXx对某大型商业综合体项目用地情况和土地征收情况介绍。XXX要求：一是要进一步提高思想认识，下决心做好该项目征地拆迁工作，对已认定为违章建筑的，要坚决依法依规拆除。二是工作要专人落实到位，部门各负其责，敢于担当，坚决实行有令必行的工作作风，对到期必须拆除的违建坚决一律采取行动，对执行不力的个人和单位将严肃处理。三是要强调纪律，坚决执行政府的工作部署，协调配合、多想办法，严格标准、严格程序，相关各方妥善解决好用地征拆过程中遇到的各类困难和问题，绝不能留后遗症。

XXX强调：某大型商业综合体项目是政府着眼长远、为民谋利的城市升级工程，做好该项目用地征拆工作责任重大。各相关部门和责任人要在前一阶段工作取得成绩的基础上，进一步统一思想，深化认识，紧密配合，全力以赴抓好该重点项目建设征地拆迁工作。

会议经讨论后决定：

一、成立专责领导小组：由XX牵头成立该项工作专责领导小组，由各相关责任单位派主要领导负责跟踪落实该项工作。

二、对违建用户停水、停电：因该片区违建用户的建筑 1

物已经规划部门认定为违章建筑，供水、供电部门应根据违章建筑认定书，确定方案对违建用户实施停水、停电。

三、调整该项目地块出入口：规划局重新做好交通道路路口规划，由区公路局负责，封闭南丰大道转入违章建筑用地地块辅道的入口。

四、制定强拆方案：由城管执法部门牵头，及早谋划提前做好该项目违建用地征收强制性拆除的工作方案。

大型项目会议纪要 第2篇

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成1

职代会主席团建议名单

3套

一、领导使用

总经理工作报告word版

3套

A4单面打印，添加

页码，左侧装订

精神传达讲话稿

二、分发参会人员

3套

情况一：文件较厚

领导A：

讲话

纸张：A4大小

3套

装订：胶装

封面：会议名称+会

领导B：

讲话

会务人员1套

对应领

议材料（如有电建

3套

系统领导参会，则

会议材

打印类

领导C：

讲话

导座位1套

备用1套

使用电建地产VI；

3套

料

否则，使用南国

VI）

领导A：

报告

3套

情况一：文件较薄

纸张：A3大小

领导B：

报告

装订：中缝装订

3套

封面：会议名称+会

领导C：

报告

议材料（如有电建

3套

系统领导参会，则

使用电建地产VI；

会议议程

否则，使用南国

VI）

以上材料打印成册（设计

分发参会人员

印刷)

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成12

领导A：

主持

3套

词

A4单面打印，添加

会务人员1套

对应领

页码，不装订。

领导B：

主持

打印类

注意：不同领导的3套

词

导座位1套

备用1套

主持词不要打印在领导C：

主持

一起，需分开打印

3套

词

会议议程及主题PPT

2010格式

会议议程及主题PPT

2007格式

会议材

工会工作报告PPT

2010格式

料

工会工作报告PPT

2007格式

电脑存储

用于会场播放

领导讲话PPT

2010格式

类

领导讲话PPT

2007格式

领导报告PPT

2010格式

领导报告PPT

2007格式

PPT播放人员确认

播放讲话PPT

最好为PPT制作人员

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成24

国歌

MP3格式

国际歌

MP3格式

司哥

MP3格式

电脑存储

公司宣传片

MP4格式

类

欢迎进行曲、迎宾进行曲

领导入场

MP3格式

会议材

颁奖进行曲

颁奖

MP3格式

料

会议用背景音乐

用于会议休息时间

MP3格式

至少3首

职代会主席团建议名单

PDF版

总经理工作报告PPT

PDF版

手机存储

精神传达讲话稿PPT

PDF版

U盘存储

领导A：

讲话

PDF版

及PPT

领导B：

讲话

PDF版

及PPT

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成36

领导C：

讲话

PDF版

及PPT

领导A：

报告

PDF版

会议材

手机存储

及PPT

料

U盘存储

领导B：

报告

PDF版

及PPT

领导C：

报告

PDF版

及PPT

会议背景板（纤维布或高

主席台背景

根据会场大小

密度喷绘布、桁架）

横幅

会议名称

根据会场大小

签到桌牌

主席台领导桌牌

领导姓名：

共

个

会场物料

会场布置

主持人桌牌

发言席桌牌

发言台桌牌

指引牌

路线指引

温馨提示牌

wifi、保持安静、注意安全、保持卫生

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成48

单人发言台

案例分享等

移动式

灯光

朝向主席台，用于领导用光

面光灯、摄影用光

音响

固定话筒

用于主席台领导

至少5个，具体根据主席台领

导人数确定

手持话筒

用于临时使用

桌面鲜花

主席台桌面

根据会场大小

会场物料

会场布置

盆栽绿植、花卉

主席台前

根据会场大小

若干

户外彩虹门

根据会场大小

用于晚宴、晚会、庆典、年

户外空飘球

根据会场大小

会等

户外刀旗

根据会场大小

桌椅

用于参会人员就坐

按照要求参会人数减少30人，或会场最后两排不坐人

礼仪小姐

现场导引、主席台加水

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成60

会议代表证

用于参会人员入场

logo、参会证、单

身份标识

位

根据参会

类

工作证

用于工作人员

logo、工作证、单

人员准备

位

签到表

姓名、单位、联系

3份

方式

会议签到

签字笔

若干

A4纸

用于参会人员记录

根据参会人员的5倍

若干

准备

黑色签字笔

用于参会人员记录

根据参会人员准备

若干

会场物料

铅笔

用于参会人员记录

根据参会人员准备

若干

办公文具

打印机

用于会议现场打印

类

订书机

用于会议现场装订

订书机、订书钉

透明胶带

宽、窄

签约笔

用于协议、合同签订

签约本

用于协议、合同签订时，放

置相关文件

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成72

咖啡

根据参会人员的1.2

若干

倍准备

参会人员饮用

茶叶

纸杯

根据参会人员的1.5

若干

倍准备

红茶

若干

领导饮用

绿茶

若干

白茶

若干

会场物料

后勤物料

热水壶

领导加水用

根据参会领导的2倍

准备

矿泉水

参会人员座位拜访

350ml

根据参会

人员及会

水果

常见，易食，皮屑

议阶段

少

（半天为

准）准备

糕点

常见，易食，包装

准备

少

咖啡搅拌棒

用于咖啡搅拌

10个

雨伞

领导前往会场

按照参会领导的1.2

若干

倍准备

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成84

电脑A

用于会场投影、音频等播放

笔记本电脑，1

office2010，鼠标

电脑B

用于发言席投影、音频等播

笔记本电脑，1

放

office2010，鼠标

电脑C

备用

笔记本电脑，1

office2010，鼠标

VGA视频线

用于电脑与投影仪廉洁

10米

HDMI视频线

用于电脑与投影仪廉洁

10米

VGA转HDMI视频线转接头

用于视频线转换

大头

会场物料

投影设备

HDMI转VGA视频线转接头

用于视频线转换

大头

VGA转HDMI视频线转接头

用于视频线转换

小头

HDMI转VGA视频线转接头

用于视频线转换

小头

视频VGA分线器

用于多个投影设备连接

分线器、充电线

1个

投影仪

面向参会人员

2台

投影幕布

面向参会人员

2台

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成96

投影仪或显示屏

面向主席台

投影设备

接线板

用于现场电子设备用电

根据会场需要

至少6个

接线板

用于主席台领导使用

按照参会领导的0.5

8个

倍准备

激光笔

用于翻页、指示

激光笔、电脑连接

2个

器、电池

照相机

相机、电池、充电

1个

器、内存卡

影音资料

摄像机

摄像机、电池、充

1个

设备

电器、内存卡

会场物料

录音笔

用于会议录音

电池或保证电量充

1个

足

会议直播

用于会议直播或录播

需专业摄影公司或

直播公司

充电宝

用于会议现场紧急充电

10个

充电器

用于领导紧急充电

苹果接口、安卓接

各3个

电子备用

口

设备

移动wifi

用于没有wifi覆盖区域的临

wifi及账号密码

2个

时使用

U盘

用于领导拷贝参会资料

8G

3个

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成108

电子备用

手机U盘

用于领导拷贝参会资料

8G

3个

会场物料

设备

用于主席台临时使用

无线鼠标

大型国际学术会议项目组织与管理 第3篇

国际学术会议的种类按照区域范围、会议规模、时间周期等不同标准进行划分, 可以包括以下类型的会议。从区域范围上划分可分成国际学术会议、洲际学术会议、三边国际学术会议、双边国际学术会议等;按照规模可分为大型学术会议, 一般指邀请代表在200人以上的会议, 其中国外邀请人员不低于三分之一;中型学术会议, 邀请人数在50~200人左右;50人以下的小型学术会议。按照时间周期可分为定期学术会议、不定期或临时学术会议等。国际学术会议具有学术研究主题明确性、交流专业性、会议成果具有时效性和前沿性的特点。在我国举办国际学术会议可实现下列目标: (1) 了解国际科技发展动态, 加强中外科技界的交流, 实现资源和信息共享, 提高我国在国际学术界的地位; (2) 积极引进先进技术和设备, 展示我国科技成就, 配合国内科技发展计划, 推动科技兴贸战略的实施; (3) 加强科技界与产业界的合作, 促进科技成果的产业化、商品化和国际化; (4) 推动国际科技合作, 实现我国科技进步, 促进经济与社会可持续发展。从国际会议协会 (ICCA) 提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于自然科学领域。

二、大型国际会议申办和前期筹备阶段

2.1会议承办的审批、申请与获得

在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动, 都要经过政府的批准。根据会议规模的不同和学科的不同, 批准的级别也不同, 实行国务院和省部级两级批准, 省部级以下无权批准国际会议。在没有得到批准前, 任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议, 也不能承诺国外机构在我国举办国际会议。

会议申请承办书的撰写是一项学术会议工作的开始。会议申办书一般是写给相关国际社团组织的主席或理事长, 以信件格式表示对举办下一届学术会议的欢迎, 保证提供各种便利条件使会议取得圆满成功。具体而言, 包括: (1) 申请举办会议的名称, 拟举办的时间、地点及其会期等; (2) 申请承办单位的简介, 包括在该学科领域的学术实力和举办优势。有时还需要拟定初步的学术计划, 即会议特邀报告人数量、口头报告及墙报的安排等; (3) 拟申请承办学术会议的主题和学术议题; (4) 申请承办单位计划联合邀请的学术团体和单位; (5) 拟举办会议的财务预算等。当然, 有时国际社团组织也常常采取现场申报会议承办权的方式, 因此挑选一名具有专业领域知识并外语良好的代表做陈述报告十分重要。大型国际会议的申办权往往提早4~6年获得。如国际海岸工程会议 (ICCE) 2016年的举办权经过现场陈述评比, 由美国土木工程师学会CERE于2010年7月5日宣布在土耳其伊斯坦布尔举办。

2.2会议筹备工作组的成立

2.2.1会议准备工作。

取得国际会议承办权后, 建立会议筹备工作组, 收集会议前几届会议相关信息和资料是会议组织工作的开始, 调研工作需要提前1~2年甚至更长, 大型国际会议的调研往往还要派工作组专家团队去别国参会并实地考察会议现场, 获得感性认识和办会启发。会议初期方案的制定和工作安排是需要中方召集人及时与国外主办组织沟通并取得认可的。另外, 也必须定期召开会议筹备进程阶段的协商工作会议。及时通报并讨论各项筹备工作的进展与阶段目标。

2.2.2会议秘书处设置

这是会议顺利举办的保证和核心。秘书处核心成员, 4~5人均可。除会议秘书长统领会议各项工作以外, 秘书组中应有1~2人具备与会议主题相关的专业基础知识, 这是十分重要的, 也是会议公司所不能替代的。秘书组人员应该分工明确, 各司其职。一般而言, 可以从会议学术秘书、会议财务管理、会务管理及其会议考察等几个方面去安排。

2.2.3会议地方组委会确认

任何学术会议的召开必定涉及相关的学术交流和学术探讨活动, 因此具备权威的学术会议学术组和工作组是整个会议工作的关键。一般来讲, 这项工作常常在申办这项会议的前期工作中已经确认, 但也应该在下发第一、二号通知前再次予以确认。如地方组委会主席、组委会成员等名单及行使的职能等。

三、会议组织阶段

会议通知、会议网站、科技群体互通是会议信息宣传的重要方式。虽然互联网已经非常普及, 但并不是每位参会者都会及时通过网络收集会议信息, 因此通过纸质材料用邮寄的方式向可能参会的代表提供会议的各种信息是比较保险的方式。会议网站的建立是必须的, 它可以很好、很全面地反映纸质材料不能反映的信息, 而且还可以减少邮寄费用, 这也是常在纸质材料中告知会议网站的重要原因。

3.1会议通知

会议通知一般为三轮, 如果会议筹备期较长, 也有发4~6轮的。会议第一轮通知一般比较简单, 主要告知该学科领域的专家有这样一个会议, 时间、地点、主要议题等内容, 秘书处的联系方式和回执表。二号通知就应有比较全面详细的信息, 包括此次会议组织机构、主要议题和征文要求 (包括征文格式) 、会议初步议程、会议初步学术考察路线、回执表等。其中, 会议主要时间的确定、会议论文格式及回执表设计等相关内容是应注意的, 会议前至少2个月发出三号通知, 以方便计划与会专家了解会议的最终程序安排, 安排行程。会议三号通知是会议发出的最后一轮通知, 是会议期间所有会议学术日程和活动的详细安排。

3.2会议联络宣传与招商工作

会议组织阶段工作的好坏直接关系到到会代表的多少和会议期间各项工作的布置, 因此这段时间的工作是非常重要和繁琐的。会议联络工作包括会议协办单位的组织联系、学术组成员的联系以及与会代表的联系等, 因该项工作是重要的并贯穿始终, 所以一般由秘书长和学术秘书担当此项工作。参会专家层次、人数的多少是决定会议成功与否的关键因素, 同时会议赞助单位的落实以及展商的招募也是会议赢利与否的重要因素, 会议的宣传是必要的。通过会议专家组和工作组的邀请, 多为国内外知名的专家学者, 而通过张贴海报、发会议通知等手段才能发掘国内潜在的与会代表, 才能扩大学术规模, 提高会议的影响力。当然, 根据办会经验, 400人-600人参会的会议学术交流成果丰硕, 招商情况理想, 取得了较好的社会与经济效益。

3.3会议论文集收稿阶段

3.3.1投稿论文归类管理

会议论文会随着收稿截至日期的临近而变得越来越多, 因此经常要及时清理公布的会议联系邮箱。同时, 论文应及时归档管理, 可以通过建立简单的Excel表格进行管理, 下列内容可为:文章序号、国别、姓名、性别、文章题目、护照号、签证号、随从情况、住宿要求等回执表信息整理归类, 以便管理。学术秘书的工作除及时规整所收论文外, 与代表们保持联系, 及时解答相关问题也是工作的重心之一。文章归整完后, 就可以通过学术组专家及时审阅稿件, 层层删除不符合的文章, 并通过邮箱及时退还稿件;对于符合条件的稿件, 也应及时发送录稿单, 对文章的内容表示肯定, 并邀请投稿人与会并告知下一步的安排。

3.3.2会议注册费时间的安排

按照国际惯例, 会议相关费用如注册费, 文章版面费等的收取在接到录稿通知或邀请函后就可以支付了。会务组为了做好会议前期安排, 一般都会鼓励代表提前安排行程, 在优惠期 (会前3-4个月) 缴纳费用, 通常这期间的注册费一般比会前缴费或注册缴费分别要便宜20-30%%左右, 越早缴纳优惠越大。

3.3.3国际支付的开通

国际会议组织中, 国际支付的开通是保证国外代表顺利支付会议注册费的保证。近年来, 随着我国银行之间直接汇兑的增多, 通过国际银行的转汇也越来越常见。为了方便缴纳会议费用, 会议组织方一般会提供邮局汇款-票汇 (check) 、银行汇款-电汇 (wire transfer) 、银行卡转帐-信用卡 (credit card) 三种支付方式, 代表们可根据自己的实际情况确定其中一种支付方式。前两种方式对于国内代表来讲是比较方便的选择, 因此国内代表通常需要会务组提供相关的银行名称、账号及开户行, 同时将银行或邮局回单扫描发送给会务组。对于国外代表信用卡转账, 会务组应该提供账户开户分行名称、银行地址、邮编、银行分支代码以及银行账号以及联系人姓名与手机号等信息。

3.4会议指南的设计与制作

会议指南设计是会务组后期需合力完成的工作, 具有参会所有信息。其中应包含:组织机构、赞助与支持机构、大会主席欢迎词、总信息 (应包含技术报告安排、海报的设立与拆除、参展时间、媒体室、摘要集、论文集以及注册台、信息台等信息总汇) 、楼层分布图、会议议程详细信息 (应包含总体议程规划、分会场主持人须知、各分会场议程安排表等详细信息) 。会议指南中所安排的会议事项应该是经过会务议已经确定的事情。会议议程是会议指南设计的核心, 这需要花费大量的工作时间来完成, 同时也会根据情况的变化进行调整。同时会议指南还一般还包括技术考察路线及简介、陪同人员须知、晚间节目以及参展单位介绍。指南的最后一般为参会作者及主持人索引, 含作者、国家、论文 (或海报) 信息。会议指南的最后一页或封底往往提供了大会组委会的联系信息。

会议指南在会议中几乎人手一册, 使用频率最高, 因此, 造型设计以美观大方、轻巧灵便为主, 版面设计时考虑到方便查找与翻阅也是非常重要的。

四、会议召开阶段

4.1会议注册

会议注册是会议开始最为繁忙的阶段和关键阶段, 这段工作的好坏直接关系到会议整个阶段的运作。担任注册主要工作的应该是秘书处的全体工作人员以及众多的会议志愿者。会议秘书长负责整体协调工作, 学术秘书和财务人员是注册的核心成员。由于前期联系的关系, 学术秘书比较熟悉代表情况, 并在注册前也已准备好相关注册用的资料, 包括所有归类信息和缴费情况, 因此学术秘书需要与代表及时核对信息, 并进行修正。会议考察是自愿行为, 会务组一般只会在注册时张贴相关宣传海报供代表参考选择, 并另外登记缴费。提供给国外代表的会议注册费发票可以只有会务组公章的收款凭据;但对于国内代表就必须是国家税务机关认可的事业单位发票了。

4.2会议召开

会议召开前一定要在显眼的位置安放会场分布图、当天的会场安排和各会场报告顺序, 很多代表会在参会前核实报告情况。同时, 收集PPT的媒体室也是需要的, 它便于代表们及时在报告前将演示的PPT送到会务组整理并送到各分会场试演。因此, 组织者应该在会前根据会场设置, 准备相应数量的笔记本电脑和多媒体投影仪, 有时播放的图片会对此有要求。当然有些代表为了保密资料会不愿意拷贝多媒体到会议电脑上, 这也是可以理解的, 因此对此也要注意不要强求。对于提前告知工作人员防止其PPT外泄的代表, 工作人员也应尊重代表意见, 保护合法权益。另外, 当遇到原本计划做报告的代表最后因没能出席会议时, 应及时修改报告顺序, 并告知当天的会议主席, 否则, 参会代表将会要求等着报告代表的出现。

五、会议资料归档整理阶段

会议召开完后, 资料的整理归档也是十分重要的, 根据档案馆学术交流归档的要求, 一般需要归档的材料有会议通知、会议议程、邀请函、开幕式上的演讲稿、合影及相关照片、论文集、通讯录、会议纪要、会议总结等材料。因此, 从一开始到会议束, 就需要注意会议相关资料的收集整理工作。

参与多个大型基建项目 第4篇

其间，云南省第一人民医院本部进行了改扩建，功能和设施最为齐全、先进的1号住院楼（新住院综合楼）已于2011年7月正式投入使用，系目前云南最大的住院大楼。“积极引进社会资本，探索多元化办医模式”一直是王天朝先前在演讲、接受采访时引以为傲的显著业绩。10年间，王天朝先后完成院本部以外6个医疗布点，包括新昆华医院、世纪金源医院、经开区医院、温泉医院、西双版纳医院以及瑞丽医院。

世纪金源医院位于昆明世纪城小区西南角、广福路与饵季路交叉口处，目前该处仍只是一块空地，四周被围墙围挡，大门紧闭，里面布满杂草和垃圾，不见动工。项目曾在去年年初举行过隆重的开工奠基仪式，由云南省第一人民医院与云南仁泽房地产开发有限公司合作开发，但开工仪式之后便没有了下文。

就在王天朝落马前3个月，2014年5月9日，云南省第一人民医院经开区医院的签约仪式也在建工发展大厦3楼会议室举行，时任院长的王天朝出席并签署了合作协议，该项目建设周期为3年。

据万达官网显示，去年6月，云南省第一人民医院西双版纳医院也在万达西双版纳国际度假区顺利封顶。瑞丽国际医院项目于2012年初开工，预计2015年投入运营，由云南省投资控股集团有限公司建设，云南省第一人民医院托管。王天朝在职期间的云南省第一人民医院发展了多处基建项目，但其中哪几个项目涉及王天朝一案，官方并未透露。

据上述云南省委知情者介绍，按照以往医疗系统的腐败情况来看，落马院长通过帮助开发商取得项目，最终会获得10%或以上的回扣。该知情者称，先前云南省一名落马医院院长就曾供出，当时参与招标的两家建筑公司，一家给其10%回扣，另一家给20%回扣，这名院长觉得“20%太多，选了10%那家，结果没想到还是出事了。”

如何拍摄大型会议 第5篇

一，拍摄前，首先要向会议的主办单位要一份会议程序安排表，并向会议经办人详细了解会议程序安排，具体有哪些领导或者嘉宾要登台演讲，哪些人物是重点拍摄对象等等，做到心中有数，避免漏拍领导或重要人物的照片。要使你所拍摄出来的图片能满足宣传资料的使用和档案资料留存，以及作为个人或集体留念。

二，在拍摄会议的前一天就要检查好所有的装备，电池要充满电、存储卡格式化并留有足够的空间、相机和闪光灯运行正常等等的一切准备，确保在包中放入所需的装备，对于大型会议的拍摄三脚架也必须带上，一些重要的会议还要多带一部相机，以防万一留有备用

三，出发前再检查一下自己所带的设备是否而还有漏带的，一定要提前进入会场，没有拿到的会议资料可以利用这个时间向会议经办人索取，或拍摄会议场景外的布设横幅标语、张灯结彩热闹而隆重的场面、一些到来的领导嘉宾进场的登记签名等等，这些拍摄的画面不管留档作资料，还是以备后期编辑选用都是不可缺少的素材。

大型会议 第6篇

会务组：

1、通知

2、材料准备

3、会场布置 文秘组：

1、记录

2、录音

3、整理

4、纪要 后勤组：

1、接送

2、宾馆安排

3、票务服务

4、出行

二、小型会议

1、通知

2、材料准备

3、会场布置

4、会议签到

5、会议纪律

6、会议记录（录音）

7、会议纪要整理

7、会议纪要分发

8、检查、督办和落实

9、汇总

大型会议策划 第7篇

一、大会策划

1.与会人员与单位

本公司领导，行业协会领导，政府有关部门，媒体，供应商及客户代表，本公司会务人员。

落实名单，确定人数。

2.时间〈日程〉、地点

根据会议日程、内容需要确定时间，根据规模确定场地。

3.会议主题与内容

确定主题一即主要目标，及具体内容：如，是否发放资料，公司业绩宣传，经营及产品推介，优秀组合、人员表彰等。

是否安排吃、注行、游览考察及纪念品等。

4.拟订会议日程

会议程序。

5.经费预算

场地、伙食、车辆、旅游、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列。

6.组织机构

成立筹备小组，明确人员、分工：领导〈公司副职〉、会议主持人、会场服务、接送站、联系媒体及各有关单位、吃住游、车辆等。

形成策划方案报公司审批，建立筹备机构后开展工作，发出会议邀请函〈要回执以落实人数〉，落实人员、经费，联系政府、媒体，落实场地、设备，准备资料、纪念品。

二、大会日程

范文网

1.到会人签到，发会议资料。

2.主持人介绍到会嘉宾、会议主题，表示欢迎，公司领导讲话。

3.供应商客户代表发言。

4.受表彰者发言。

5.政府领导讲话。

6.到会人员合影。

7.安排具体业务活动〈如，对口部门业务洽谈、交流〉。

8.宴请。

9.如有可能，安排一些轻松的联谊活动。

会尝设备〈音响等〉、媒体、领导等事项需有备份方案，如，原落实场地有变、拟讲话领导未到等，如何处理。

—定规模的活动，难以面面俱到，细节均完美，故抓好重点即算成功：如，日期不改，主题不变，人员大部到位，日程按步骤进行。

中大型会议项目的风险管理策略 第8篇

一、研究内容

(一) 中大型会议的界定

业界以及学术界对会议的定义缺乏统一的标准, 按照会议的功能并结合国际组织对会议的界定, 本文研究的会议是指在签约的场所进行的, 超过四个小时的, 人数超过三十人, 按照一定程序开展的, 组织有序的, 以口头交流活动为主的, 以达到议事协调、信息交流、知识传播、推介联络等目的群体活动。结合我国会议市场实际, 本文研究的中大型会议指一百人以上的会议。

(二) 中大型会议的特点

根据《中国会议统计分析报告》, 我国会议市场中一百人以上规模的会议占到近一半的比例, 其中100~300人的会议在大约占到中大型会议中的70%。我国会议主办机构承办会议占到了80%的比例, 但从2010年以来逐年减少, 五年来减少了8.4%。主办机构临时统筹会议, 往往缺乏会议组织和管理经验。

(三) 会议项目风险管理研究现状

项目风险是指可能导致项目损失的不确定性。风险管理是指项目管理机构以科学管理的方式对可能遇到的风险进行计划、识别、评估、应对和监控的过程, 以实现保障项目实施并达到预期目标的实践活动的总称。杭州伍方会议服务有限公司对曾350名的会议策划者进行调查, 结果发现仅有16%的人认为风险管理极其重要, 55%的会议策划者没有规范的紧急事件处理对策或管理体系。文献研究中针对会议的风险研究较少, 胡潇潇 (2015) 分析了中国—南亚博览会的风险管理办法和原则, 并提出了会议风险管理的程序和内容, 周武秀 (2012) 以焊接工程国际会议为例从会议策划、筹备、会期以及会后总结四个阶段介绍和分析了该会议中的风险管理。

(四) 风险研究的意义

会议与旅游一样都有明显的脆弱性, 最直接的表现就是不可抗力会导致会议的推迟、规模减小甚至取消。会议的脆弱性还表现在受经济形势的影响, 行业的发展影响着会议的规模。中大型会议还会受到某些政策的影响, 如政府采购政策、消防安全政策等。会议项目风险管理规划和风险管理能力对会议的举办及成功起到重要的作用。

二、中大型会议项目特点及风险管理特点

(一) 中大型会议项目的特点

1. 复杂性。

一是会议利益相关方的多样性。行业或社团会议涉及到一个或多个主办机构, 承办机构、协办机构、支持机构、合作媒体、赞助商等多方利益主体。企业商业会议筹备中涉及到销售、品牌、生产、研发、物流、财务等多个部门的共同协作配合。二是会议目标和功能的多样性。会议往往承担多重功能, 如推广、教育和交流功能等, 因此会议日程和活动内容相应地呈现多样性。三是会议供应商的多样性, 会议的供应商涉及到专业会议组织者、目的地管理公司、会议场地、设备及技术服务、餐饮、住宿、交通、演讲人、礼仪、媒体、翻译、搭建等一系列的服务供应商。

2. 各项工作任务的相互交叉和交叠开展。

一般的会议项目会分为若干个职能组, 在责任矩阵表中, 许多工作涉及到多个部门的共同协作。胡潇潇列出的中国———南亚博览会责任分配表中, 32项工作中23项需要多个部门的协同合作。甘特图进度表呈现了会议项目在整体以时间为序的推进过程中, 各子任务的交叉特性。

(二) 会议项目风险的特点

1. 时效性。

会议运营在不同阶段所面临的风险是不同的。

2. 动态性。

会议的风险管理是一个动态的过程。在会议运营过程中, 会议的某些要素发生变化, 风险管理计划将需要重新评估。

3. 经济性。

为了降低或预防未来可能出现的问题需要, 风险管理需要消耗一定的资源。

4. 信息依赖性。

会议的风险管理需要及时准确的信息作为判断基础, 因此各部门之间密切的信息沟通与信息处理能力非常重要。

三、中大型会议项目风险管理策略

项目风险管理中风险的识别和应对策略的执行是进行会议项目风险管理的基础。

(一) 会议项目风险识别

1. 利益相关方即包括主办、承办、协办等组织机构, 也包括赞助商等合作伙伴, 还包括政府机构相关主管部门, 如会议审批机构、消防安全部门等。其中可识别的风险主要有相关方的配合程度以及对会议项目的投入情况。此类风险主要出现在会议筹备初期, 但贯穿整个会议项目周期。

2. 资金是项目得以运行的基本保障。对于企业类会议, 整体经济形势和企业财务状况将影响会议的预算支出, 因此其主要风险是会议预算支出管理。对于协会类会议和学术会议, 在其筹备期中需要消耗掉一定的资金来完成相应支付, 造成现金流的风险。此外学术类会议的资金风险来自于参会者注册费的不确定性。此外, 会议周期越长, 通货膨胀、利率变化和税收政策变化对会议财务收入和支出的风险越大。

3. 嘉宾和参会人员是会议项目的服务主体和服务目标, 能否达成预期目标将决定了会议的质量。主要的风险是嘉宾的出席与嘉宾参加活动的质量, 参会人员的数量和质量以及参会人员的满意度。

4. 供应商的服务是需要重点风险管理的要素, 包括合同执行能力和服务商自身的风险管理能力。如注册软件供应商的信息处理能力和数据安全措施, 场地供应商的场地安全管理能力, 餐饮供应商的食品安全管理能力。

(二) 风险评估及应对策略

风险对应策略的实施可以改变风险发生的概率、风险后果的性质和风险后果的大小。常见的风险应对策略包括 (见下表) 。

1. 回避策略, 当风险可能性较大且没有替代方法的情况下, 通过改变计划或通过详尽的规划尽量保证计划的可行性。在会议项目启动初期, 需要确定利益相关方并进行项目资金规划, 因此, 这两方面需要识别可能存在的风险和评估项目的可行性, 并根据评估结果修改会议方案, 从而回避风险。

2. 减轻策略, 采取可用的措施降低风险概率或影响, 即通过采取预防性方案或严格执行等措施降低风险发生的可能性或风险带来的后果。此策略主要用于项目筹备期和会期阶段, 可采用的措施通常是项目计划执行跟进、充分的沟通协调机制、严格的合同管理等方式。

3. 转移策略, 将风险由第三方承担。在会议项目中, 风险转移主要是将风险转移给产品或服务供应商, 因此需要选择有能力管理产品或服务范围内风险的供应商。

4. 接受策略, 基本不采取特定的措施或通过制定备用方案来应对风险。这一消极策略主要适用于会期阶段和风险较小的部分。

四、结语

大中型会议项目风险管理计划的实施需要有效的沟通, 包括会议筹备人员沟通风险管理计划和程序, 与会议利益相关方沟通风险的监督与防范流程, 并且在规避和处理风险时获取必要的支持和资源。风险监督需要在持续的基础上进行, 根据项目情况的变化发现潜在风险并寻求计划改善或规避风险, 同时监督风险管理计划是否需要调整或细化, 从而保证风险管理处于动态的稳定状态中。

摘要：中大型会议项目占我国会议市场份额的一半, 这些项目具有一定脆弱性、复杂性和交叉性。会议通常是一个临时项目, 因此主办方大多缺乏项目风险管理的意识和能力。会议项目的特点决定了其风险管理的特点, 在会议项目的启动、筹备和会期三个阶段, 不同的会议要素存在着不同的风险, 需要选择回避, 减轻、转移、接受等策略进行风险管理。

关键词：大中型会议,项目,风险,管理策略

参考文献

[1]胡潇潇.中国—南亚博览会风险管理研究[D].昆明:云南大学, 2015.

[2]周武秀.2012焊接工程国际会议项目风险管理[D].北京:北京工业大学, 2012.

[3]王赫然.会展活动现场风险控制与应对措施[J].价值工程, 2015 (6) :157-158.

[4]杜华.会展活动中的风险防范与管理对策研究[J].现代经济信息, 2015 (24) .

[5]王起静.会展项目管理[M].北京:中国商务出版社, 2004.