图书馆档案管理办法

图书馆档案管理办法（精选6篇）

图书馆档案管理办法 第1篇

图书馆档案管理办法

一．图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的、具有查考利用价值并归档保存起来的材料。我馆归档的材料分文书档案和业务档案两类，材料形式主要有：图纸、图表、文字材料、照片、电子形式等。

二．我馆文书档案和业务档案由馆办公室集中统一管理，以维护它的完整性、真实性。负责档案管理的人员应认真负责，对各方面应归档的材料及时督促、检察、收集、鉴定、整理。本馆各部门及工作人员应积极主动提供有关归档材料，保障档案工作顺利进行。

三．我馆文书档案按类别归档，归档的内容主要包括，I．上级文件：政府部门、图工委、图书馆学会下发至我馆的文件。

2．校内文件：学校及其职能部门下发至我馆的有关文件，包括决议、规章制度等。

3．本馆文件：馆内的有关决定，规章制度等。4．规划计划：本馆制订的长远规划和工作计划。5．工作总结：各部室、全馆所做的工作总结。

6．报告及批复：本馆向学校及有关部门递交的请示报告及批复意见。7．来往信函：我馆与外单位有工作关系时产生的信函。

8．会议文件：我校图书情报工作委员会会议材料，本馆主办的有关会议材料，我馆人员参加校外会议的材料及递交的论文，本馆各种会议的记录。

9．大事记载：随时对本馆发生事情进行的记录，收集有关报刊对我馆的报道。10．馆舍资料：有关我馆建筑、内部改建的有关资料，以及内部布置的资料。11．设备家具：有关我馆设备、家具的购置、制做等方面的资料，以及设备维修记录。

12．机构人员：我校图工委、图书馆机构的情况及人员名单，人员进馆离馆情况。

13．晋升材料：有关我馆人员晋升、评职称的有关资料。

14．统计资料:各部室上报的统计数据和全馆汇总的资料，以及我馆上报的数据资料。

15．考勤资料：各部的考勤表及有关材料。

16．考核评估：对个人、部室考核的有关材料，上级对我馆进行评估的有关材料。

17．成果记载：我馆人员出版的著作、在报刊发表的论文，以及其它科研成果的记载。

18．奖惩记载：我馆人员获得奖励的材料和受处分的情况。19．建议意见：对改讲我馆工作提出的各种书面建议或意见。

20．业务工作：有关我馆各项业务工作的有关材料，如计算机、检索课、书友会等。

另外，根据归档材料的实际情况，可增设一些其它类别。四．我馆业务档案按个人归档，归档的材料主要包括，1．基本情况：工作人员的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、参加工作时间、学历、政治面貌等。

2．学历情况: 个人学业情况，包括毕业的学校、专业、学制、学位等。3．工作经历：所工作过的单位及部门，包括本馆的岗位调动。4．任职记载：所担任的党政工职务、专业技术职务。

5．学习进修：在职进修的有关情况，如学习时间、学习内容、成绩 6．讲课报告：在校内外讲课、做报告的有关情况。

7．学术交流：参加业务考察、学术会汉、学术团体的有关情况。8．研究成果：出版著作、发表论文的记载。9．奖惩情况：个人受奖励或处分的有关情况。10．考勤记载：关于个人病事假、出勤情况的记载。11．考评情况：对个人德、能、勤、绩的考核结果。

另外，凡本馆人员在工作、学术中形成的其它材料，可根据实际情况归档。五．凡归档的材料应妥善保管，凡借阅者必须办理借阅手续，及时归还。六．根据学院有关档案工作的文件，及时向学校提供我馆的有关材料，包括：统计表、计划、总结、各项规章制度、本校图书情报工作委员会议纪要、研究成果、校外获奖证书或奖状复印件等

图书馆档案管理办法 第2篇

一、图书情报与档案管理简介

图书馆学是研究和开发文献信息资源的，主要为各类图书馆、科研单位和情报机构培养具有图书馆学和情报学的基本理论，掌握图书资料与情报信息的收集、分类、编目、流通、参考咨询、文献检索、情报服务等方面知识与技能的专门人才。

二、图书情报与档案管理类相关专业介绍及就业前景分析

(一)档案学专业介绍及就业前景分析

档案学的研究内容主要有档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用五个方面。

档案学专业的就业前景广泛，毕业生主要在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管理工作及研究工作。

图书情报与档案管理类专业

(二)图书馆学专业介绍及就业前景分析

图书馆学是一个比较冷门的专业。其课程设置以文科为主，主要分理论图书馆学和应用图书馆学两个方面。

图书馆学专业的就业前景其实非常广阔。毕业生可在大企事业单位、IT 行业、新闻出版部门、大专院校、医院及有关研究机构、图书馆、档案馆、博物馆等从事信息管理和开发工作。

(三)信息资源管理专业介绍及就业前景分析

信息资源管理专业是图书情报与档案管理类的一门骨干专业课程，该课程涵盖了信息资源管理的基本概念、基本理论、方法、技术、标准以及信息资源的组织与过程管理、信息资源的安全管理等。

信息资源管理专业的就业前景广泛，毕业生主要在在国家机关、企业、事业单位及其他社会组织从事信息组织、信息资源的开发、利用、管理与咨询服务等工作.

三、图书情报与档案管理类相关学科及研究方向

(一)图书情报与档案管理类专业相关学科

一级学科 ：1205图书馆、情报与档案管理

二级学科：120501图书馆学

二级学科：120502情报学

二级学科：120503档案学

(二)图书情报与档案管理类专业研究方向

01. 信息资源管理;

02. 信息组织与检索;

03. 信息系统与信息技术;

04. 信息安全与防护;

05. 军队档案管理;

06. 电子军务。

图书馆档案管理办法 第3篇

档案双元价值理论是覃兆刿教授首次提出的，他从档案自身的功能与信息内容两个方面对档案的价值进行了划分，高度总结并概括为档案的工具价值和信息价值，将档案价值的外延放大至整个档案社会实践过程中。覃教授在其《中国档案事业的传统与现代化》书中指出：“档案是工具价值与信息价值的双元价值结合体，这是与图书、情报、文物相异之处。”[1]8档案双元价值观的内涵恰恰来源于档案自身所具有的这两种价值属性。通过档案工具价值与信息价值在档案个体中的关系认知，将这种价值判断与评价映射到对档案群体、档案事业、档案实践活动评价之中，从而印证档案双元价值理论的实际应用价值，这是作为一种科学理论在发展过程中所表现出的成熟一面[2]32。档案的工具价值是显性的且较易发现的，它反映了档案形成机构的属性与职能情况，是档案内容真实性与原始性的保证。而档案的信息价值是隐性的且需要挖掘的，它是档案内容和文化的集中反映，是档案的社会属性。可以说，档案的工具价值是档案内容和文化价值的源泉，而档案内容与文化价值是档案工具价值的继承和放大。

图书馆档案管理活动首先应依据档案的工具价值进行档案的收集和整理，通过档案信息价值更好的发挥来设计档案的保管和利用，采用纸质档案和电子档案双套管理体制，更好地推进档案整体管理水平，由此映射图书馆的管理理念和文化内涵。

二、高校图书馆档案管理之研究现状

通过对中国知网进行高级检索，设定检索条件为“档案管理”+“图书馆”，得到527条记录，依据研究内容对记录进行筛选，得到图书与档案类核心期刊34篇。从发文来源上看，《兰台世界》是这一主题发文较多的期刊。从作者群体上看，厦门市图书馆许惠，湖北省武汉市档案局徐辉，辽宁省图书馆姜欣，浙江图书馆寿洁敏。此研究方向的主要研究者多是一线的工作人员，学术研究者较少，研究学人的层次决定了此研究的理论水平，此理论研究尚不够深入。此类研究亦没有形成核心作者群体，由于处在交叉学科间，图书馆界与档案界对此问题都没有足够地重视。从研究的内容上看，此类研究无论从题目到内容都具有趋同性，新意较少，作者多数是从高校档案管理存在的问题入手探讨解决的措施。提出的措施缺乏理论深度和科学依据，因此，得出的结论大都可信度不高，可操作性也甚小。

三、高校图书馆档案管理现状

档案工作水平反映了图书馆整体发展水平。我国图书馆的档案管理水平参差不齐。发达地区、重点高校图书馆档案管理工作较中小城市高校图书馆的管理工作开展得要好。根据档案工作现实状况，笔者将其归纳为三类。

第一类是“专业型”管理。高校图书馆从上至下全员重视档案工作，设有专门档案科室，设有专职档案管理人员，实行科学专业的档案管理，完善的档案管理制度，科学的档案搜集、分类。此类高校图书馆为其他馆树立了标杆，走在了图书馆界档案管理工作的前列。

第二类是“业余型”管理。高校图书馆管理主体具有一定的档案意识，有相对固定的档案人员和档案科室，开展一些基础的档案管理工作，尤其对那些涉及图书馆改革与发展的档案能给予应有的重视并定期组织立卷归档。但由于档案工作缺乏专业性的指导，档案门类不全，信息结构不合理，档案组织无序，保管制度不健全，开发与利用也非常有限。

第三类，称为“零起点”管理。高校图书馆管理主体没有意识到图书馆档案化管理工作的必要性与重要性，档案管理工作更是无从开展，此举定会对图书馆自身的发展带来一定的弊端。

图书馆是信息的集散地，知识的传播中心，理应关照与图书一样作为信息资源重要组成部分的档案资源，二者是知识管理的重要对象，图书馆从最初的文献管理到信息管理再到知识管理，不断地革新服务内容，提升服务质量，以知识为核心，注重显性知识的提炼与隐性知识的挖掘。档案是连接历史与现实的桥梁和纽带，是传承文化的重要载体形式，图书馆在开展档案管理工作中，应依据双元价值理论，按照此理论进行组卷、分类、设计保管方式，并为了发挥档案的信息价值，进行必要的档案信息资源的开发[3]39。

四、高校图书馆档案管理的科学路径

覃兆刿教授指出：“档案双元价值是用以解释档案的管理功能与社会意义，并评价我国档案管理实践活动的理论观点。”[2]30基于档案双元价值理论，设计高校图书馆档案管理的科学路径。其主要的思路是设计合理同时要便于利用。既注重档案的工具价值的维护，同时又要兼顾档案的信息文化价值的发挥，让档案在妥善安全地保管的同时，得到有效的利用。

1. 档案的形成与分类。

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的材料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录[1]。随着图书馆工作的开展，可资保存的档案应运而生，图书馆全员应树立档案意识，定期组织归档，努力构建完备的全宗。运用双元价值理论，理解档案的工具价值，保护档案实体，便于日后备考和查找。按照档案形成的部门，设置全宗，或根据档案事实的缘由设置卷宗。实现全宗内部结构组织有序，全宗之间泾渭分明。依据图书馆工作性质及其行政设置，现将图书馆档案分为党务工作档案、行政管理档案、工会工作档案、业务工作档案、人事档案、设备档案、财务档案、综合档案[4]44。

2. 档案保护与管理。

管理层次：图书馆由馆长主抓全馆工作（当然档案工作位居其中），明确档案保管的意义，支持并重视档案工作的开展。由专职档案员主抓全馆档案工作。统筹规划，按部就班推进档案工作的组织和开展。图书馆各部门作为基层档案归档部门，向专职档案员负责，及时准确地提交归档材料，并做好本部门档案体系的构建和保管。如此形成了本馆的档案管理系统。管理模式：档案双元价值理论指导下的档案管理实践要求，为了更好地实现档案的工具价值（凭证参考价值）和档案的信息价值（文化价值），图书馆实行纸质档案与电子档案双套管理体系，各部门依照工作性质，形成本部门相关档案，并保管于各部门。但同时为了便于管理，需要各部门将每一份档案数字化，提供给专职档案员进行集中管理，便于了解全馆档案情况，也做到档案统一管理、分散保管。实现网络统一检索，而档案实体保留在形成的各部门，档案信息的整体和有序，便于开展工作。即做到信息价值的开放共享，也不失注重档案的工具价值，形成部门可以设置一些权限，但目录可以开放，便于统一管理。统一平台，分散管理只重视工具价值，忽视了文化价值和社会价值[5]115。

3. 档案的开发与利用。

传统的图书馆档案管理重视建设而轻视利用，近年来随着政府信息公开以及档案相关部门自身宣传，以及借高校评估的契机，档案在高校图书馆中开始得到关注，开始有人问津，也为档案保管化为一席之地。但是更多的档案仍旧被赋予一种神秘面纱，“藏在深闺人未识”。高校图书馆为了追求数量和美观，盲目建立档案，却束之高阁，很少真正地开发和利用，导致档案从形成之日注定成为死档。笔者认为，在图书馆工作中，可以开展以下方面的档案利用：（1）在读者节活动中，利用“用户借阅档案”———评比“书虫”。（2）在年末馆内评优活动中，利用“员工档案”让读者参与打分和评比———评比图书馆先进个人。（3）图书馆新进馆员入馆教育：利用“荣誉殿堂（图书馆多年的业绩）”、“名人档案（各界馆长）”———彰显图书馆的精神文化，增强团队凝聚力和向心力！

总之，档案双元价值理论在近些年被提出，经过档案学人的思辨与争鸣，并被运用于档案实践中，经实践验证而发展为较成熟的理论，此理论应用于图书馆开展档案管理工作，实属必然。在档案双元价值理论的指导下，重视档案的工具价值，按照档案间事物的联系形成卷宗，并科学划分档案的全宗，力求档案的完备和齐全，做好档案的搜集和组卷。挖掘档案的信息价值，依据方便利用原则，重新设计档案的保管形式，各业务部门归口管理物理形态档案，利用电子档案管理平台，统一标准归档、提交档案目录，实行双套制档案管理。打破机构档案统一保管的传统，一切从便于档案信息价值发挥的实际出发，重新设计档案全宗类别及保管地，使高校图书馆档案也真正走向科学化管理之路。

摘要：档案因其自身的原始记录功能而具有工具价值, 它是档案的自然属性, 档案的信息价值是档案内容与文化价值的集中体现, 它表现出了较强的社会属性。档案双元价值观的内涵恰恰源于档案自身所具有的这两种价值属性。

关键词：双元价值理论,档案管理,图书馆

参考文献

[1]覃兆刿.双元价值观的视野, 中国档案事业的传统与现代化——兼论过渡时期的档案思想[M].中国档案出版社, 2003.

[2]任越.从观念到理论——档案双元价值论的演变轨迹研究[J].档案学研究, 2012 (1) .

[3]任越.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯, 2012 (3) .

[4]安娜.高校图书馆档案分类体系及管理模式探究[J].河南图书馆学刊, 2007 (4) .

图书馆档案管理工作探析 第4篇

1.1 概念。档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件。“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来，且具有查考价值的材料。其内容十分丰富，它主要包括文件（上级文件、馆内文件）、规划计划、报告批复、工作人员的基本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况，等等，真实地记录了图书馆每一个时期的基本状况，揭示图书馆发展轨迹，所以档案管理是图书馆管理工作的组成部分，也是社会文化的一部分。它为图书馆向更高层次的发展，提供真实可靠的依据。

1.2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。

归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。

针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。

具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。

2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用

图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。

2.1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。

2.2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最佳途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。

2.3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。

2.4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。

3 图书馆档案管理存在的问题

3.1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。

3.2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。

3.3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。

4 提高图书馆档案管理水平的对策

4.1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。

4.2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。

有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。

4.3 加快档案信息的数字化建设，实现管理“双轨制”。图书馆档案管理数字化，就是利用计算机对档案信息进行检索、统计、收集、登记等，减少档案归档的各项手续与流程。数字技术是现代图书馆的核心，利用优势，争取上级部门的支持，改善管理设施，实现档案信息数字化。但是，档案信息数字化，并不代表废除传统的纸质档案。数字化了的档案讲究存放环境高，又脱离原始载体，其稳定性变弱，在特定环境下影响信息再现；而纸张的物理性能和固态特征，决定了它的耐久性和原始性，寿命可达数百上千年。因此，数字化了的档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，实行电子档案、纸质档案并存的“双轨”管理，是提高图书馆档案管理水平的最佳方案。

4.4 注重档案管理人员的综合素质，提高服务层次。图书馆档案现代化管理属于一种人与机的结合系统，图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分，其地位与作用是非常重要的。首先，提高管理人员的档案意识；其次，注重复合型人才的培养，有步骤、有计划地对管理人员进行在职培训，提高图书馆专业知识、档案管理知识。培养管理人员的责任心。较强的钻研能力、良好的专业素质、熟练应用计算机、良好的人际交往能力也是不可或缺的。只有这样才能有效解决档案信息化过程中所遇到的各种问题，才能依托现代化图书馆这个平台，建立面向用户的全方位服务系统和高效便捷的沟通平台，提供快、准、稳的信息服务。

浅谈图书馆档案管理工作 第5篇

关键词：图书馆档案管理

档案管理工作的创新是高校图书馆实现信息化建设, 提升高校图书馆社会地位的重要途径, 也是高校图书馆建设与时俱进的具体体现。高校图书馆要努力创新档案工作, 要敢于突破那些与当前图书馆工作不相适应的工作观念和管理模式, 积极主动地研究高校图书馆发展过程中所面临的新情况、新问题, 用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题, 促进高校图书馆档案工作水平的全面提升, 加快高校图书馆现代化建设的步伐。

一、档案管理的内容、性质和特点

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成, 保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案管理主要包括两个方面的内容: 一是对档案资源的管理, 也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理, 称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。英语论文格式通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系, 是对管理中各项工作记录的科学合理的管理, 同时也是档案现代化管理的基础。

档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮, 形成二次文献, 便于档案信息的开发和利用,它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。

就图书馆来说, 档案管理是管理工作的一部分, 又是图书馆各项管理工作的组成部分, 如设备管理档案是设备管理的一部分;人事档案是人事管理的一部分;行政管理档案是行政管理的一部分;技术档案是技术设备管理的一部分。档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程, 是一种信息控制系统。因为档案具有原始纪录性的特点, 所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。

二、档案管理建设在图书馆管理中的必要性以及面临的问题

档案管理是一种信息控制系统, 档案的建立需要图书馆各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的, 其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工、输出又为管理工作服务、提供各项数据。同时, 通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是图书馆管理的一部分, 同时又显现和作用于整个图书馆管理当中。所以说，而加强档案管理与建设对图书馆有着很重要的意义。

目前少数图书馆领导对档案建设工作的重要性认识不足, 长期以来各级领导存在“档案工作说起来重要,做起来次要, 忙起来不要”的工作作风, 常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案, 认为部门档案管理是额外负担, 这样就不能为今后工作的总结和改进提供必要的资料。

三、档案工作的创新

图书馆是每个高校必不可少的教辅机构, 也是学校对外的“门面”, 有其特殊性和相对独立性。图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证, 是图书馆管理的重要依据, 具有重要的参考、保存价值。因此,开展独立的档案工作, 建立完整的现代化档案体系,有利于图书馆制定各项方针政策, 有利于提高图书馆为读者服务的质量和管理水平, 更有利于图书馆整体事业的发展。图书馆的档案工作并非可有可无, 它是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分, 在某种意义上说, 图书馆档案是“图书馆历史文明之母”、“高校文化之母”。在树立档案工作是图书馆工作一部分的观念的同时, 也要树立档案信息化意识。信息化时代的到来, 从时间和空间上大大拓展了档案工作的范畴, 从而给档案学基础理论带来冲击, 也给图书馆档案管理工作带来变革和发展机遇。受其影响, 管理文件的数量和质量都有所提高, 管理对象更加复杂、多元化。图书馆档案管理工作只有顺应时代潮流, 在改革创新中不断前进,才能更好地为图书馆建设服务。加强档案信息化建设, 是适应时代发展的必然选择, 是信息社会图书工作的需要, 也是推进档案事业发展、提高档案信息服务水平的必由之路。

高校图书馆档案工作本质上是一项管理性工作, 不管是什么类型的创新, 最终要通过一定的管理机制来实现。机制创新是其他创新工作实现的条件、途径和保障。传统的档案管理模式与管理机制已不能适应日益发展的现代化需要, 因此, 档案工作创新最重要的环节就是要实现机制创新。早期图书馆由于人员少、业务范围狭窄等因素, 在档案管理方面, 采用传统的兼职档案员管理模式, 即由办公室文书一人担当兼职档案员进行全馆档案管理工作。近年来, 伴随着普通高等学校办学规模的壮大, 英语论文格式图书馆也随之发展壮大, 馆员队伍得到扩充, 业务范围不断扩展, 更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求, 使图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。因此, 建立一套完整的档案管理体系,不但是图书馆自身发展的客观要求, 也是图书馆现代化建设的体制保障。

图书馆分三级档案管理体系。第一级管理：一个单位工作情况开展得如何, 与单位领导的重视程度有直接关系。馆领导的重视是档案工作得以顺利开展的根本保障。因此, 馆领导应亲自主抓并参与档案体系的建设工作, 不仅要随时提供领导级档案材料, 更要在人力、物力、财力方面给予档案工作大力支持和帮助。第二级管理：由专职档案员负责全馆档案的管理工作。它继承了传统档案管理模式———办公室文书模式, 但不同的是档案员是专职负责全馆档案的收集、整理、归档工作。他向上直接对馆长负责, 执行馆长决策, 向下对基层档案员布置工作,听取基层意见和建议, 将馆长决策及时传达, 将基层意见及时反馈。第三级管理：由于图书馆工作的特殊性, 决定了档案工作并非办公室一个部门力所能及, 图书馆各部门有其相对独立的业务范围、工作活动, 这就要求各部门分设自己独立的兼职档案管理员, 同时图书馆工会、共青团组织、党支部也作为基层档案归档部门, 向专职档案员负责, 及时准确地提交归档材料, 如此形成了档案管理体系的最基层管理。出于工作便利考虑, 第三级兼职档案员通常是由各部室主任、工会主席、共青团书记、党支部书记担当, 负责本业务范围内档案材料的整理上报工作。图书馆三级档案管理体系的创建是图书馆档案建设的前提和基础。

高校图书馆档案建设是一个循序渐进的创新过程,有了思想上的创新认识做基础, 有了机制上的创新变革作保障, 有了技术上的创新应用做动力, 另外再加之档案工作者在工作中不断积累的创新实践, 高校图书馆现代化建设的崭新局面即将出现。

参考文献：

[1]杨振江.浅谈企事业单位档案的创新[J].中国档案，2006（6）．

高校图书馆读者活动档案管理研究 第6篇

【关键词】图书馆 读者活动 档案管理

【中图分类号】g 【文献标识码】a

【文章编号】0450-9889（2016）05c-0101-02

图书馆读者活动档案是指图书馆在开展读者活动过程中形成的，具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。它是读者活动过程如实完整的记录，也是图书馆档案资源的重要组成部分，它能从另一个侧面反映出图书馆服务水平的状况。因此，做好图书馆读者活动档案管理工作，不仅是图书馆自身发展的需要，也是提高图书馆管理水平的需要。本文拟结合笔者多年来的工作实践就图书馆读者活动档案管理的意义、档案管理现状、档案管理的做法等方面提出几点粗浅的看法。

一、图书馆读者活动档案管理的重要性

（一）有利于深化读者服务工作。图书馆活动文件通常包括活动文件、计划书及活动过程原始记录材料等多方面，是图书馆举办每项读者活动最真实的记录，这些材料能真实的反映出图书馆服务工作的状况。图书馆可通过对材料的分析反思，总结本馆工作中的成败得失，了解读者的实际需求，为今后举办读者活动乃至推进图书馆整体工作发展提供参考。

（二）档案的有序归档，便于档案资料的再利用。图书馆读者活动档案的再利用价值主要体现在：一是归档文件通过分类、排列，便于存取利用。二是为今后图书馆制定读者活动方案提供借鉴。在制订方案时，通过对以往举办的活动档案进行深入分析，借鉴先前的成功做法，并汲取经验教训，达到事半功倍的效果。例如，可以通过分析以往读者活动在时序方面的安排，从中寻找规律，有效把握活动安排的频率和密度，制订图书馆新学年或近期读者活动的整体计划；可以结合以往某一活动中读者反馈的意见和建议或有关工作总结的档案记录情况，进而确定出今后此类活动的规模大小；在组织活动的宣传发动工作方面，可以通过分析档案资料中有关于宣传发动工作的总结和方案，结合当前实际情况，把宣传方案制订得更为科学、合理、完善，等等。

二、图书馆读者活动档案管理工作现状

从本次调查的结果来看，高校图书馆读者档案管理工作确实存在许多不足。具体表现在以下三个方面：

第一，档案管理制度不健全。据了解，当前大多数图书馆没有设立独立的档案管理部门，一般由馆办公室兼管。对读者活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节也没有一套完整的规章制度可遵循，管理人员职责不够明确，普遍存在档案多头管理或者无人管理的现象，档案的归档收集呈现出明显的“三不”特点，即不及时、不完整、不系统，严重影响了活动档案管理质量。

第二，思想不够重视，认识上存在误区。一是图书馆领导层面的认识问题。馆领导对加强重大活动档案管理工作档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓，造成活动档案管理工作往往滞后于图书馆活动或者其他业务工作业务。二是馆员本身的认识问题。部分馆员认为，举办读者活动过程中，各种事务繁杂，光是应付于活动的组织和策划往往已经感到力不从心，根本无暇顾及档案资料的收集；另外，个别馆员对档案上交管理存在私心，认为重大活动是自己一手安排和组织的，纯属个人劳动成果，应作为私人工作档案资料留存，因此拒不上交，等等。这些使认识上的误区给活动档案的收集归档整理工作带来不良影响，使图书馆读者活动档案管理工作难以正常开展。

第三，不重视档案的开发利用，只藏不用。从调查中，大多数图书馆不重视对读者活动档案的开发利用，多数采用的还是单一的纸质文献和传统的管理模式，对档案文献管理和利用手段也没有能与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使得档案的开发利用率不高。

三、图书馆读者活动档案管理的对策

（一）健全读者活动档案管理制度。建立程序规范，内容全面，措施适用的档案管理制度，用制度建设来保障档案管理工作的顺利推进，是使档案管理科学化、规范化的必然选择。图书馆在制定读者活动档案管理办法时，应以学院档案管理的有关制度文件为指导，根据读者活动的性质和特点和规律制定出具有可操作性便于执行的制度，档案规范管理制度的内容范围包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等，应做到详尽全面。只有健全建立制度，才能使图书馆活动档案管理工作做到有章可循。

（二）明确读者活动档案内容构建。图书馆读者活动档案基本内容构件大致应该由下列项目组成：一是关于开展读者活动的文件材料。二是关于开展读者活动的领导机构、工作职责、成员分工和活动计划、安排、总结、整改措施以及向学院或相关部门报送、报审的文件材料。三是有关领导或嘉宾出席活动指导工作的讲话（或发言稿）等材料。四是读者参与活动过程产生的原始记录材料，如读者提出的意见和建议汇总以及对读者进行的各种专项调查摸底形成的材料等。五是开展活动的各种照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体材料。六是活动各阶段情况统计表和汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。只有划定出图书馆读者活动档案的基本构建，才能使工作人员在收集档案资料室目的更为明确。

（三）做好特殊载体的档案整理工作。由于各类先进电子设备的介入，图书馆在开展活动时，记录活动过程的技术手段和设备也随之呈现出多样化的特点，即举办读者活动中所出现的档案资料除了纸质的档案以外，还涉及声像档案、照片档案等。因此，图书馆对于这些特殊载体档案的管理和保存也应做出相应的制度与标准：如为保证数码照片的清晰度，像素应在500万以上，单幅照片不小于3m，并标识有准确的摄影日期；归档的数码照片一般要求为 jpeg、tiff 格式；而对于重大活动，同一场景的照片选取最佳的1-2张归档，涉及重要活动和重要人物的可视实际情况多保留几张。档案目录编制应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。

（四）加强对重大读者活动的档案移交、管理工作。图书馆的读者活动除常规性读者活动外，还有一些大型或重大活动。这类活动具有涉及部门多、参与人员广、载体形式多、时间跨度大等特点，活动资料的归档整理难度较大。因此，应建立完善的档案管理网络，要求联合举办活动的部门指定出档案管理负责人，明确职责，负责做好重大活动档案的收集、整理和保管工作。同时，各部门的档案负责人还应成为活动的主要参与者，全程参与活动的策划、组织和开展，这样才有利于档案馆员做到事前了解，事中跟踪，事后检查，全面掌握活动的全过程，有效确保档案收集及时、归档完整。

四、图书馆读者活动档案管理工作的应注意的方面

（一）注意做好档案资料的编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。一是各种档案资料汇编成册，汇编分类方法可以时间段进行分类，如按学期或者学年等，还有可以按照活动类型进行归类整理等方法进行，档案汇编成册不仅方便过往资料的查找利用，还可为馆领导决策发挥参谋作用。二是编研工作是开发档案信息的途径之一。为加大图书馆活动档案信息开发力度，根据实际需要，将分散的档案材料加工整理进行综合分析、有条件的图书馆最好撰写出专题调研报告，为今后改进工作，提高活动质量提供依据。三是运用计算机和网络技术，如通过计算机录入、扫描等多种手段将档案资料转化成数字信息，使其变成多载体上的、不同表现形式的档案信息，实现档案信息开发利用全程现代化。加工后的数字化档案资料，便于档案信息的检索、网络传递、咨询服务以及开发利用。

（二）应探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系，实现档案资源共建共享。在网络技术的飞速发展和普及的今天，各种资源的共建共享势必成为未来发展的趋势。因此，图书馆在搞好本馆读者活动档案管理的同时，可借鉴档案管理中共建共享的经验，积极探索建立起馆际之间共同开发利用档案信息的合作关系，如将各馆读者活动的档案资料通过科学整合后，进行馆际间档案资源的交流，由此实现档案管理由单一开发利用型向联合开发利用型的转变。而馆际之间通过展示双方编研的档案资料，互补互学，有利于取长补短，互相沟通，共同促进图书馆读者活动水平的提高，以吸引更多的读者走近图书馆，关注图书馆，满足读者持续增长的文化需求，更好地体现图书馆的社会价值。