秘书学概论体会

秘书学概论体会（精选6篇）

秘书学概论体会 第1篇

我相信大部分人听到秘书学概论这个课程名称后，都会把它归为重理论授课的一类，不可避免地枯燥生硬。可是谁叫我们老师是化“腐朽”为神奇的小能手呢，仅在一个学期的课程进行中，我们就先后在老师的带领下，举办和参加了文书大赛、最强秘书、外交礼仪讲座、汇报演出等活动，形式多种多样，在学习秘书学理论知识的基础上，不断在实践活动中培养了秘书工作的综合能力和掌握了秘书工作技能，形成秘书的职业素质。

如果说文书大赛提升了我们的文书写作能力，最强秘书让我们见识了文秘专业学生的各色风采，外交礼仪讲座传授了许多实用的外交礼仪知识，那么最后的“精彩飞young”汇报演出作为一次交流和展示，则给我留下了许多美好的回忆。首先，当然要谈一谈我们的小组成果《女人的N次方》。虽然是第二次演出，但是我们丝毫不比第一次上台轻松，反倒因为担心重复的演出会影响“笑果”而更加紧张了。小品演绎了四类不同人生选择的女人的苦乐，不断的笑料中又不缺乏一定的人生哲理，让人在一次次的捧腹中感受生活的挫折和希望。我们小组包括幻灯片放映者共五人，从剧照的重新拍摄，角色的二次揣测再到细节处的微小改动都投入了五个人的好多精力。

作为小组负责人的我，尽管在排练时间的协调和排练场地的选择中屡屡受挫，但是只要是我们组的同学在一起，说“开始”的时候，每一次排练都像是最后的表演，天热、口渴、身体不适都挺得过来，这种团队的感觉大概只有本人才能体会。还好最后呈现给大家的还算差强人意，我的河南口音还受到了来自河南的高若瑜老师的认可，拍留念照的时候，她偷偷告诉我，我那是河南话与东北话的结合加强版呢。其次，给我留下深刻印象的是情景剧《模拟面试》，四个女汉子面试官排排坐下还真是有点样子。至于三个面试者，龙民，贞有权，泰有才，名字是有点土，但是那口才真不是盖的，特别是我们文秘班男神朱哲力饰演的龙民，简直就是整部剧的笑点。在这个权钱日益成为求职中的不良因素的时代，这个情景剧就是告诉大家，无论你是有经验的，饱读诗书的，有后台的还是有钱的，都将有可能被市场所淘汰，要想成功推销掉自己，就必须全面发展自己，使自己真正成为适应时代发展的综合型人才。

另外，秘书达人的风采展示和乔老师讲搭配也是亮点颇多，俊男靓女扎堆博眼球实在给了我这个懒女人不小的压力，我在心中默念道，“我一定要改变形象，重新做人”！于是乔老师的搭配讲解使我受益匪浅，正式场合的礼服以及非正式的一般职业装，条纹或波点等流行元素的搭配细节，上下比例和色彩的协调等，原先搭配盲的我现在是有点了解了。其实职业装在我们的工作生活中一直是起着重要的作用，过于黑白配会给人古板之感，而太过花哨又不适合秘书的工作性质，所以正确合理的搭配，不仅可以增加自信感，还可以给上司、同事、客户等日常生活的交往对象以很好的印象。

最后，在我们文秘1102班温馨的《爱，因为在心中》大合唱中，结束了本次汇报演出。当我们手牵着手走上舞台，带着我们略显紧张或走调的嗓音，对这台下的人们给出我们最真挚的笑容时，我想那一刻，所有人都是幸福的吧。“爱„„感动”，大学的时光美好而短暂，曾经青涩的我们如今也来到的大四的路口，目送着学长学姐离去的背影，感慨着明年我们也是这样的离去。就像再遗憾也要结束的《秘书学概论》，就像再舍不得也要说再见的老师，成长就是这个样子的，残忍的，美好的，都有。虽然不知道未来是否会成为一名合格的秘书人员，但是这每一次实践的经历都会成为我人生道路上宝贵的财富。

秘书学概论体会 第2篇

教学目标：掌握秘书的涵义和职业特征、秘书工作的内容、特点和作用、秘书学的涵义、研究对象和研究方法

教学重点：秘书的涵义、秘书工作的内容、特点和作用

第一节 秘书的涵义和职业特征

一、秘书的涵义

秘书的涵义，众说不一，下面介绍一下学术界较普遍的四种说法

1、宫中秘藏之书：在我国古代，秘书一词最早出现在汉代，是指皇宫里秘密珍藏的图书资料，秘书在这那时候指的是书而不是人。到了东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆或档案馆的馆长。唐代名臣魏征在当宰相之前就任过秘书监这个职位。中国古代历史上许多相当于现代秘书的职位，不被称为秘书，而被称为史官、御史、尚书、翰林学士等等。我国现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，是始于1912年南京临时国民政府时期。以孙中山为首的临时政府参照欧美正体，实行总统制，在总统府下设秘书处，配备有秘书长和秘书。

2、辅臣：秘书一词源于拉丁文，sectretary有两种中文译义，S大写的为“辅臣”，S小写的则为“帮助上司处理文书和事务的人员”。在欧美国家，设有国务秘书（The Secretary of State）也可以译为“国务大臣”。日本有一个实权很大的职位为“内阁官房长官”，英文译名是（Chief Cabinet Secretary）,中文也可译为“内阁首席秘书”。

3、行政职位：在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分。在公司里，秘书一般都归于行政部门，受行政部门管辖和领导。

4、社会职位：就世界范围而言，秘书是一个广泛的社会职业之一，属于第三产业，即服务性行业。秘书是以处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。不仅服务于政府机关、企事业单位，也服务于私人，也就是我们通过所说的私人秘书。在欧美许多国家，教授、科学家、医生、律师、演员都雇佣私人秘书作为自己工作或生活的助手。

二、秘书的类别和层次

1、秘书的类别

秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体以下几种分类：机关秘书、企业秘书、私人秘书、涉外秘书等。

美国对秘书的分类比较明确，主要有：行政秘书（在机关或企事业单位内处理函件、收集资料、管理档案、办理会务，管理办公设备等）；公司秘书（也称董事会秘书、执行秘书，招待董事会决议或董事会指示、与公司各部门经理保持公务联系，做好协调工作，向董事会汇报公司财务、人事情况等）；通讯秘书（普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业，负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务）；技术秘书（服务于政府技术部门或工程技术公司，从事记录、编写技术资料、文件、科技合同、绘制图表等）；医学秘书（服务于医院或私人诊所，负责与病人的联系，挂号、收费、打印病史资料和医疗护理记录等）；法律秘书（服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员）。

2、秘书的层次 我国政府机关的秘书，因其职务、职责而有相应的行政级别。如中央的秘书可达正部级，省、部的秘书可达厅局级，地、市、厅、局的秘书可达处级，县、团、处的秘书可达科级。通常人们把省、厅两级的秘书人员称为高级秘书，把处、科两级的秘书人员称为中级秘书，科员级以下的秘书人员称为初级秘书。

在北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书层次的划分。

在英国，秘书分为四个等级：行政级（政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，相当于秘书长或办公厅主任）；执行级（直接指导、处理日常行政、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长或科长）；文书级（按照法规记录、撰写、制订文件、统计资料）；助理文书级（打字、速记、接待等工作人员）

在英联帮，有个国际性组织“特许秘书与行政人员公会”（The Institute of Chartered Secretaries and Administrators）专门负责培训政府机关以外的秘书人员培训。每年在全球举行两次统一考试。凡参加17门课程考试全部及格，又有5年以上秘书工作经验者，可取得秘书证书，工资可六即提高40%以上。

三、秘书的职业特征

1、服务的直接性：服务的直接性主要体现在三方面，一是秘书工作的内容与领导工作是一致的；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

2、服务的稳定性：秘书工作的稳定性是相对于其它职业的“偶然性”而言的。比如营业员与顾客之间，商品交易完成了，关系就结束了，这就是业缘性和偶然性。但秘书与其服务对象却有相对的固定性，可能直到秘书自己辞职或被解聘才告结束。

3、知识化：秘书以处理书面信息为主要工作内容，以现代化设备（打印机、电脑等）为办公手段。秘书必须具有一定的文化水平和专业知识，属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。

4、年轻化：秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20-35岁。从主观上讲，很大年轻人认为秘书待遇好、工作环境和条件好，是锻炼能力的好职业，是通过管理层的最好阶梯。从客观上讲，秘书工作繁忙、对脑力、体力要求都较高，而这些正是年轻人的优势，因此秘书的职业年龄较短。但一些高级秘书和秘书官员不局限于年龄的限制。

5、女性化：从世界范围上看，女性秘书占大多数。许多心理学家研究表明，大多数女性温柔、体贴、善于管理、善于形象思维、乐于做程序性和重复性工作，所以女性做秘书工作的较多，但一般多是中、初级的秘书工作。

第二节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法

一、秘书学的涵义和研究对象

1、秘书学的涵义

关于秘书学的涵义与性质，众说不一，有学者认为它是写作学和管理学的边缘学科，还有人认为它是管理学的一个分支，也有人认为它是一门综合性、实践性很强的新兴学科。

我们认为：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

秘书学的研究对象包括两方面：一是秘书工作，如内容、规律、要求、职能、方法、程序等。二是秘书人员，知识、技能、素质、职业道德等。

2、秘书学的研究内容

（1）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（2）研究中央秘书机关对秘书工作的批示、规范与要求；

（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；

（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；

（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

二、秘书学研究的兴起

过去，我国只是对文书档案和公文、应用文写作有所研究，只是最近20年以来，才把秘书学作为一个独立的整体加以研究，并建立起科学体系。

1979年召开中央宣传工作会议，一位领导人指出：我国不仅在自然科学方面、在社会科学方面也落后于西方。为适应改革开放和中国特色社会主义中国的需要，他建议教育部门查一上高教育的社会科学学科有哪些缺门，尽快补上。1980年，上海大学、南开大学、成都大学率先开设了秘书学专业，对秘书学的研究也开始了。

1983年，上海大学首先创办了《秘书》杂志，此后又《秘书工作》《文秘》《企业秘书》《领导与秘书》等杂志也相继出版，这为全国秘书学研究成果的发表，也为秘书学界学术交流，提供了广阔的天地。

1984年，上海召开了“全国高等院校秘书教学经验交流会”，会后又成立了“中国高等院校秘书学学会”，省市级地方性秘书学会也相继成立，推动了秘书学研究工作的进一步发展。

1984-1985年，第一批秘书学专著问世，具有代表性的有：李欣的《秘书工作》，翁世荣等的《秘书学概论》，王千弓等的《秘书学与秘书工作》，它们为中国秘书学的创立奠定了基础。

此后，美国、前苏联、欧洲和日本的秘书学著作也被翻译、介绍进来，这些著作加深了秘书学内涵的研究，扩大了秘书学的研究领域、促使秘书学形成独立的完整的学科体系。

三、秘书学研究的发展方向

秘书学研究的发展方向有三个方面：

1、秘书学教学理论

主要研究秘书专业的培养目标，即秘书应该是怎样的人才。80年代初是传统的看法，认为学好了中文，能写好文章，就能当秘书。也有些地区认为秘书是“文员”，他们要档案系开设秘书专业，重点课程在于文书与档案学。经过几年的实践，人们开始认识到秘书应有较宽的知识面，不仅要通晓中文、写作、文书，而且要懂得经济、法律、社会、心理学等。秘书应该是“通才”。研究者不再把秘书看作是纯中文、文书或纯文科知识，而看作是文理交融的应用性、综合性学科。，这是秘书学研究的第二阶段。九十年代以来，进入第三个阶段，认为秘书不仅是文员，也不只是通才，更主要的应该是管理人才，是综合性、辅助性管理人才。秘书的知识结构中还应补充行政管理、企业管理、公共关系学、市场营销学等，秘书的能力除了写作、打字、处理事务之外，还应具有演讲、使用电脑、处理人际关系等。而且，社会需要不同层次、不同业务侧重的秘书人才，秘书教学也出现中专、大专、本科等不同层次，对秘书的培养也朝着专业化的方向发展了。

2、秘书工作理论

它主要研究秘书工作的特点、性质、作用、方法、程序和改革方向、措施等。只有对些内容进行了深入的研究与探讨，才能把秘书工作做得更好。

3、秘书学相关学科研究 最初研究秘书学所包容的学科有文书学、档案学、应用写作等，以后扩展到更多领域，开始研究管理学、领导科学、以深入理解和阐述秘书辅助管理、辅助领导决策所起的作用；研究社会学、公共关系学以探讨秘书在工作中如何更好地处理各种人际关系等等。

四、秘书学研究的方法与方式

1、从实际出发，由经验上升为理论的方法

实践出真知，秘书学是新兴学科，最初的理论也只能源自于实践。秘书学研究者大多是从实践工作中取得第一手资料和感性认识，从中概论、提练经验性的理论与规律，上升为理性认识。还有些经验丰富的秘书，他们或是自己著书立说，或是被请上大学讲台，研究并传播秘书学的知识。

2、运用其他学科的先进方法研究秘书学

秘书学是一门综合性的学科，与其他学科有着必然的联系。运用其他学科的先进方法来研究秘书学，可以少走弯路，取得成果。比如，有人以控制论原理来解释秘书工作在行政管理中的作用；以管理学中的“五大职能”来阐述秘书学的计划、组织与协调职能；以传播学的原理来阐明秘书信息工作如何提高效率等等。

3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合

秘书学概论体会 第3篇

一、高校教学秘书的工作职能

高校教学秘书的基本职能是协助院教务处及系主任, 处理日常的教学活动, 做好与教学管理相关的各项工作, 保证教学秩序的正常运行。教学秘书工作涉及范围广阔并且繁杂琐碎, 这就要求教学秘书在工作当中必须认真细致, 稍有疏漏就可能酿成教学事故, 严重影响教学秩序, 造成不良后果。因此, 教学秘书工作举足轻重, 必须加以重视。

1. 管理职能。

作为高校最基层的教学管理人员, 教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理, 包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理, 主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初至学期末, 紧紧围绕“服务领导、服务教师、服务学生”这一中心环节, 负责处理具体的教学事务, 为日常教学活动的顺利进行保驾护航。

2. 组织协调职能。

教学秘书的另一大工作职能是组织、落实各项教学工作。由于整个教学管理活动是一个复杂的网状系统, 需要各部门之间相互配合共同完成, 教学秘书协调着教务处、各系部、教师、学生之间的各种关系, 起着承上启下、合理统筹的作用。

3. 咨询反馈职能。

教学秘书负责将各种规章制度、教学文件传达给师生, 不仅要主动征求和虚心听取他们对学校、系部教学管理工作的意见和建议, 还应及时收集、整理各类信息, 积极调查并发现新情况、解决新问题, 研究新方案、采取新措施, 主动为上级领导提供可靠的第一手资料, 在必要的情况下提出合理化建议, 为领导的决策创造条件。

二、高校教学秘书应具备的综合素质

教学秘书不仅要充分认识自身工作的重要性, 还要努力提高自己各方面的综合素质。教学秘书的综合素质和能力的高低, 直接影响着教学管理工作的好坏和教学工作的正常运行。因此教学秘书应是具备较高综合素质的复合型管理人才。

1. 讲究工作方法。

既要有工作的原则性, 又不墨守成规, 要尽己所能为师生提供教学帮助和解决各种教学困难。在新形势下, 不能局限于具体的、传统的管理事务, 要不断地研究教学规律和社会需求, 不断完善和创新工作方法, 要具备科学预见和主动参与的意识, 为上级部门决策提出建设性建议。

2. 良好的人际关系。

要善于团结同事, 以诚相待, 真诚、愉快地面对每一位师生。处理好各种人际关系, 要有强烈的团队意识和协作精神。和谐的人际关系, 为教学秘书顺利完成各项工作创造了良好的人文环境。

3. 协调沟通能力。

教学秘书作为学校与系部、系部与师生之间的纽带, 起着上传下达、相互沟通的重要作用, 在日常教学管理工作中要注重加强与其他部门的合作与联系, 要具备办公室人员特有的协调、沟通能力, 经常主动与师生沟通, 拓展师生之间信息交流的渠道, 了解学校各部门和师生对教学管理的要求, 协调工作中不同的矛盾与冲突, 为教学工作的顺利开展提供帮助。

4. 学习创新能力。

在当今知识经济时代, 教学秘书应当自觉关注和学习教育教学改革的新动态, 学习工作所需的相关知识和技能, 不断完善自己, 才能跟上高校快速发展的步伐, 真正具备适合管理工作的德与才。

三、高校教学秘书工作存在的问题

1. 教学秘书工作未得到充分的重视。

教学是每一所高校最核心的工作, 在整个教学管理队伍当中, 教学秘书是最基层也是最直接的管理者, 需要面对大量繁杂琐碎的工作, 对教学秘书的业务能力与心理素质提出了较高的要求。工作面涉及到领导、教师、学生, 但目前很多高校并不十分重视教学秘书工作, 很少提供机会让教学秘书介绍自身的工作及工作中所遇到的问题, 缺乏对其工作的理解与了解, 认为教学秘书承担繁重的事务是理所当然的, 这样就严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

2. 工作量繁重, 心理压力大。

教学秘书的工作始终是围绕教学而展开的, 不仅包含了常规性的日常管理工作, 而且还要及时处理许多突发事件, 繁杂且责任重大, 如果处理不好就可能会发生教学事故, 造成不良后果, 影响教学工作的顺利进行。虽然有一定的管理权限但是有责无权, 这就使得教学秘书承担了相当大的心理负担, 工作上有很大的精神压力。

3. 培训、进修机会相对较少。

教学秘书的工作涉及面广且繁杂琐碎, 不仅要负责处理院、系各项公务, 同时也要随时接听电话和处理老师、学生们发现的各种问题。终日忙忙碌碌, 再加之许多高校对教学秘书综合素质的不重视, 导致教学秘书很少有机会出去参加讲座、培训班、参观学习等各种教学培训活动, 从而阻碍了其创新能力和整体素质的提高。

4. 需要各方面的积极配合和协助。

教学秘书的工作是为领导、教师和学生服务的, 一个教学秘书需要服务于几十位教师、上百个学生, 工作量之大可想而知。如果没有各方面力量的支持和协助, 教学秘书的工作开展实在是难上加难, 这就需要领导对教学秘书工作的支持, 辅导员对教学秘书工作的协助, 教师和学生对教学秘书工作的配合, 否则教学活动无法正常开展。

四、高校教学秘书工作改进途径

1. 重视教学秘书的工作。

首先要在观念上进行更新, 充分意识到教学秘书承担的责任重大, 并不是随随便便就能做好的, 明确教学秘书相应的职责和权利, 确保工作的顺利进行。其次在政策导向上制订相应的教学秘书职称和职务考核的评价体系, 充分肯定和评价教学秘书的工作和业绩。

2. 注重提高教学秘书的综合素质。

为教学秘书提供教学管理方面的培训, 使其能系统地学习到教学管理方面的理论知识;给予教学秘书外出参观学习的机会, 学习其他院校先进的教学管理经验, 并与其他教学秘书互相探讨交流, 接触新思想、新理念, 共同提高业务水平;给教学秘书进修的机会, 加强理论知识的学习和全面素质的提高, 关注前沿的教育教学方面的动态, 提高自身的整体水平。

3. 加强教学秘书的创新意识。

不能因循守旧用老经验、老方法办事, 应不断更新教学管理知识和观念, 在自己的工作岗位上有所创新和突破, 使自己的工作能力和水平不断提高。

4. 各部门员工的大力支持和积极配合。

因为一个教学秘书不可能独自处理所有繁杂的教学任务, 每个教学任务都涉及到相应的人和事, 只有各岗位人员的大力支持和积极配合才能保证所有教学任务顺利开展、及时完成。

摘要：高校教学秘书队伍是教学管理团队中的组成部分之一, 作为高校教学管理工作的基层人员, 教学秘书工作在教学管理系统中发挥着举足轻重的作用。本文结合自己从事教学秘书工作三年以来的经验和体会, 阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用, 提出了教学秘书应具备的综合素质, 分析了目前教学秘书在工作中存在的问题, 进而提出教学秘书工作改进的方法与途径。

关键词：高校,教学秘书,教学管理,综合素质,存在的问题,改进途径

参考文献

[1]赖剑明, 张晓梅.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业, 2007, (18) .

[2]倪静.浅谈教学秘书的素质要求[J].读与写杂志, 2008, (2) .

秘书学概论体会 第4篇

【关键词】思维与表达;秘书学概论;课程教学

《秘书学概论》是我校文秘专业必修的一门专业基础理论课程，在第一学期开设，后续设有秘书日常事务管理课程、会务组织与服务课程等文秘专业技能课。该课程采用了高职高专的规划教材，主要讲授秘书、秘书工作、秘书的知识能力、职业道德等职业资质、人际关系等方面的基础知识和基本理论，学生通过该课程的学习对毕业后即将从事的秘书职业、秘书工作有一个初步且逐步深入的认知，强化对所学专业和未来职业的认同感，明确专业学习的目标，为后续专业技能学习奠定良好的心理基础。因此，本课程在文秘人才培养中有着不可或缺的重要作用。但是上好这么一门理论课程并不容易，理论课程先天弱点就是枯燥无趣、不易理解，采用传统的教师讲授方法，难以取得良好的教学效果。笔者发现，在课程教学中将理论传授与各种方式的表达训练相结合，不仅可以锻炼文秘学生的表达能力，而且能较好地促进学生理论知识的内化，加深学生对知识的理解，促进学生综合职业素养的发展，促进学生全面潜能的发挥。

一、与小组讨论式的表达训练相结合

小组讨论式的表达训练指的是学生自由组成若干小组，每个小组以6人左右为宜，由组员推举组长，按照教师布置的讨论问题进行小组集体讨论，组长可以进行合理分工，确保每位小组成员都积极投入到讨论的各个环节和步骤，发表自身见解，并认真倾听小组其他成员的想法和意见，然后由小组成员轮流担任发言代表发言，这样在小组合作中多种观点产生碰撞，触发出思想火花。小组与小组间的问题可以不同角度、不同类型的，也可以是层层深入，步步推进的，这样课堂教学内容可以更加丰富、更加饱满。

二、与主题演讲式的表达训练相结合

主题演讲式的表达训练指学生个体就某一秘书学专题发表相关讲话。可以安排每次课前围绕秘书学相关主题进行有准备地轮流登台演讲，如“秘书人员应当目中有人，眼中有事”“秘书应如何处理好与同事的关系”等。或者可以让学生去课余时间采访学校或企业的秘书人员，搜集他们的秘书从业故事和从业经验，然后举办一次“秘书风采”主题演讲活动，这比很多的书本案例鲜活生动的多，既提高学生当众口语表达的自信心，又能有助于学生吸取职业经验，增强学生对秘书职业的认同感和自豪感，树立职业理想。

三、与辩论式的表达训练相结合

辩论式的表达训练指学生以辩论的方式对某一命题来辨明是非或展示不同视角和见解，以便得到正确的认识或更全面更深入的认识。通过辩论有助于学生积极主动地搜寻资料学习，锻炼学生的批判和思辨性思维。

如探讨“女性还是男性更适合担任秘书”这一话题时，教师在班级内组织一次小型辩论会。正方认为女性更适合，女性天生的细腻、耐心、缜密、善于沟通与交际非常适合担任秘书;反方认为男性担任秘书有女秘书不具备的优势，男性做事更加冷静更加果敢，家里分心事较少，更能适应加班熬夜、出差等累活，还能身兼司机、保镖等，节约企业人力成本。在唇枪舌战中，学生逐渐明白秘书应该是男女都可以从事的工作，不存在男女的界限和区分;男女秘书都有其自身的优势和劣势，在工作中应充分施展优势，同时采取有效措施弥补性别劣势。

四、与作文式的表达训练相结合

作文式的表达训练指以布置学生拟写调查报告、读后感等来学习秘书学理论。比如，在讲授秘书的工作职责及任职条件这块内容时，教材的内容仅仅是泛泛而谈，实际上不同的秘书岗位如前台、秘书、助理、办公室主任等，职责与任职条件是有差异的，教师可安排学生分组通过多种渠道收集文秘类岗位的招聘启事，汇总分析工作职责及年龄、性别、形象、工作经验、能力等任职条件，写成一份小型调查报告。教师还可以向学生推荐与课程内容相关的有较强趣味性的影视、课外读物，供学生课外欣赏，如电视剧《曹老板的十八个秘书》，书籍《田家英传》、《首长秘书》、《中国式秘书》，让学生比较直观地了解秘书从业者的真实工作状态与精神状态，还要求学生拟写读（观）后感，用相关理论分析其中的秘书形象与秘书活动，拓宽学生视野，锻炼学生理论联系实际的能力。

以上教学方法突出了学生在秘书学概论课堂教学中的主动地位，取得了较好的教学效果。但是对教师的知识结构、教学能力、组织能力、协调能力、表达能力及教学责任心提出了很高的要求，需要教师具备较高的综合素质;课前要充分备课;在课堂上能有效把握整个过程，有效引导，使学生紧密围绕教学内容配合、参与教学活动;课后要总结反思，对整个教学过程进行及时的审视和调整。另外，要建立相应的科学的考评标准，教师评分、学生自评、学生互评相结合，从态度、能力等方面综合考量，既注重过程，又注重结果，让训练过程和训练结果在课程评价中有所体现。为了在秘书学概论课程教学过程中熟练地驾驭和运用，教师还需要不断的实践和探索。

参考文献：

[1]金常德.秘书学概论课程应当如何创新[J].秘书之友，2013.

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秘书学概论复习资料 第5篇

1、秘书的涵义

（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位

（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）

秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

秘书活动的根本性质是辅助性。

2、秘书的职业特征

（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关

（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层

（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

3、秘书工作的内容

（1）文书撰写：上司口述或会议记录、（2）文书制作：打字、编排、装订等（3)文书处理：收发、办理、、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定（5）会议组织：准备、记录、、善后等（6)调查研究：计划、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、储存（8）信访工作：群众来信来访

（9）接待工作：接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、人际关系等（11）督察工作：实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、（13）日常事务：联络、值班、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费（15）其他临时交办事项

4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：

A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策

B、由单纯传递信息转为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务

D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作

F、强调党务、政务服务工作

5、秘书的工作性质与特点

（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。

6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用

8、秘书工作职能的转变

（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

9、我国秘书工作方式的转变

（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为为上司服务，又为社会服务

（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作

（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作

10、古代的秘书工作制度（1）三省制

（2）贴黄制、引黄制（3）条旨制（4）催办制度：（5）文书制度：

（6一文一事制、文书立卷制、限期承办制

11、秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用

（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究

（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理

12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点

A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化 B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化

C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

13、秘书工作机构的设置原则

（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）

这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

14、秘书工作机构的性质（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的

15、秘书工作机构的职能（1）助手职能：（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能：具体表现见书（5）保密职能：（6）公关职能：

16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力

18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）

（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力

（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需（3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会

19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德（1）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋 跟从领导，（3）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公（6）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用（7）实事求是，勇于创新 实事求是（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能

21、秘书的性格 开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制

22、秘书的心理素质

（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作

（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡

（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟

（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪

27、秘书与主管上司的关系

（一）秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性

（2）知识、能力、体力、思维补充性（3）人际关系的首属性（4）人格上的平等性

（二）秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结

28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

真诚地关心别人、同等友好、维护团结

29、秘书与其他业缘关系：

（1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名

（2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生（3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这是人际关系走向成功的第一步

30、秘书日常工作

（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品

31、办公室布局特点： ①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割

②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排

③工作人员和管理人员同处一地办公（2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 优点

A、比较安全

B、可以保证工作的秘密性

C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点

A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多

B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独

33、邮件收进

（1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办

（2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发

（3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯

34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待

（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式

（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

（3）接待的程序 ①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待 ②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等 ③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等（4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言 ①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 ②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用 ③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待（5）如何确定接待规格 ①由上司决定，秘书仅提供参考意见 ②了解对方来宾最高身份 ③考虑与我方关系 ④以前接待过的来宾参照上次标准 ⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉（6）接待经费： ①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例 ②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 ③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定 ④做好保密工作，注意内外有别（7）外宾接待 基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪 基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资料；礼貌迎接、认真招待、热情送别335、日程安排 富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。

（一）日程安排的原则和要求（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促（5）酌留弹性、劳逸结合

（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。

36、督查（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用 ①督查对领导的作用 督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节； 督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段②督查对秘书的作用 督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

37、保密

（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密

（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结

（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保

议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定（4）会议成本预算 ①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值（5）与会者报到与签到方法

一是秘书点名。于小型会议和工作例会 ①会议时间、地点、人员相对稳定 ②议题相对集中、具体

45、催办的形式

发文催办、电话催办、派员催办

46、修饰避人的原则

在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰

47、选择服饰的基本原则 ①TPO原则：T（time，时间），P（place，密

（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作

38、印信工作

（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围

（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用

（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）

39、值班工作、突发事件处理

（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理

（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度

41、提供信息应注意

（1）适事：指提供信息应有针对性、适用性

（2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间（3）适度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论 ②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导

二是本人签到。适于邀请性会议 三是凭证件报到。适合大中型会议 四是电子签到。用于人多的大中型会议（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活动中最重要、最尊贵的位置。（7）会场布置方式

①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。

②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。

③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，突出主席台的地位

④分散式：将会场分为若干个中心，提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。（8）会议记录

组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等

会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。

方法：摘要记录、详细记录

（9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事

会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，（10）会务要点

①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。

②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上

③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料

地点），O（object，目的）②因人而异原则

③整体性和整洁性原则

43、会议

（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议

（2）分类 ①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等

②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等

③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等

④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议

⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议

（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点

42、调查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持领导决策（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据

（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段

秘书学概论复习资料整理 第6篇

1、秘书的涵义 P1（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣

（3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员（4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力

2、秘书的层次 P4 中国：

①省、厅两级为高级秘书

②处、科两级为中级秘书

③科员级一下为初级秘书

（基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业是例外）国外（英国）自己看书P5 ①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动 ②执行级：文官学院或行政学院 ③文书级：大专毕业生

④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训

3、秘书的工作内容

（办文、办会、办事）P7（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等

（3)文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6)调查研究：计划、实施、分析、研究等

（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等

（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项

4、秘书工作的作用 P10（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用

5、秘书学的研究对象

P14 ①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法 ②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德

6、我国秘书工作职能的转变 P19（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

7、秘书与秘书工作的起源 P28（1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。（2）文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令；《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端

8、外国秘书工作的特点和趋势 P43 特点：普遍化（辅助性强工作适应面广）、年轻化、女性化 趋势：

①由事务型转为智能型（办公自动化程度提高，许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑

越来越多的秘书进入高级秘书阶层）②秘书工作日益专业化：分工日细，技术要求越来越高 ③秘书人员高学历、秘书工作的永业化

9、秘书工作机构的设置原则 P50（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）

（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

9、秘书工作机构的名称与组织形式P51 名称：

①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅（室），其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅）：通关政策研究、日常行政与机关事务

②以“秘书”命名的局、处、科、室、股，统辖于机关、单位或办公厅之下，负责文书、会务、联络、接待 组织形式：分理制或综理制

①分理制：中央的秘书工作机构“办公厅”（部级机构）国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局

省、部的秘书工作机构“办公厅”（厅局级）市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处

余下等级为“办公室”

②综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。下面不在分设部门（工作量不太大的机关）

社会团体的秘书工作机构

10、秘书工作机构的职能 P54（1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告

（4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。具体表现见书

（5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书

（6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系

11、秘书工作机构成员P58 ①不同层次要求：高、中、基层

②群体优化：科学组合应遵从“异质结合” ； 合理分工，密切合作 ； 不仅在组合之际，还要在运用过程中优化

12、秘书人员的自我管理P62

一、工作管理：

首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。

二、行为管理：

秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。大段或小段时间应用，控制工作时间的弹性幅度

四、办公环境管理；

秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理（提前15分到办公室打扫）。

13、气质与性格 P74 现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。

气质表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。气质和性格的关系

气质部分地决定或构成了人的性格。胆汁质的人勇猛、果断、顽强，但是暴躁粗心；多血质的人热情、开朗、活跃，多变、缺乏毅力；粘液质的人温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫不决；抑郁质的人冷静、细心、坚定但固执己见。

气质是先天性的、遗传的，性格虽与气质有关，却在更大程度上受后天影响，也即，性格可以改变，可以有意识培养。

气质、性格与秘书职业的关系 p75

14、心理调试

P77 ①博览群书、开阔胸襟

②培养广泛兴趣、丰富业余生活 ③善于反省、自我调适 ④倾诉、宣泄、调节情绪

15、秘书的考核

P87

1、考核内容：①德:政治思想品德。政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德

②能：工作能力。管理、办事、操作、业务和技术

③勤：工作出勤率和工作态度

④绩：工作业绩。工作任务的数量、质量、时间。终点考核工作实绩

2、考核标准：①直接量化

②比率化

③综合指标化

④类比指标化

3、考核方法：①平时考核：每月一次

②年终考核：自我评价、办公室或业务部门民主评议、主管领导审定

16、秘书的角色意识

P92 ①共性意识和个性意识 ②角色组合

③配角意识与主角意识

17、人际关系的内容和方式

P93 人际关系的含义：这里所讨沦的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系

影响因素：①距离的远近②交往的频率

③态度相似性 ④需要的互补性 ⑤情景因素 ⑥中介因素 障碍： ①心理障碍（自卑感、羞怯感）②语言障碍（语言、语义）③地位障碍

④物理障碍 方式： ①语言 ②体态或身势 ③物质 自主性：强调行为目的、基本态度的独立自主以及也不违反社会制约的条件下有自己独立的行为方式和独特的魅力。适应性：根据社会的共同要求，采取人们普遍能接受的方式以表现自己的行为态度．达到自己的行为目的。

18、礼貌和礼仪

P97 入际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。如与客人见面时应抢上一步，顿首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意，握手对应真诚地注视对方，并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。送名片时应双手递上，文字应正向对方；接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女土后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。

19、秘书与上司关系的处理原则

P100（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结

20、办公室的布局和布置

P107

办公室一般有两种类型：一种是出多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成*另一种是大办公室(40平方米以上)。

1．小办公室

由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也适于设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、倍访等部门应安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备。文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。单人使用的办公室桌椅应面向门口；多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。

2、大办公室

现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声喀杂，来往走动，相互干扰。大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌倚靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。各工作人员都有自己的办公桌椅，使用的文件柜橱、办公设备，既相对独立，又便于联系。每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。如果主管人员与工作人员同在一大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰，又利于监督下属工作。各工作单元的流程要求呈“I型”“L型或“O”型，不要呈“Z”型、“M”型或“x”型。

3、接待室、会议室

接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八倍客人即可。会议室则视单位规模而定，一一以容纳二二十人开会为宜。接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置府比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器．挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙卜并些格调高雅的油画或国画等等。

21、整洁

P108

办公室的首要要求是整齐和清洁。整齐要求办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色(主管人员的桌椅可以特殊一些)，排列尽可能有规则或朝同一方向。办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、钉书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。柜橱书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。

清洁和整齐是不可分的。清洁要求窗明几净，地面应天天打扫，桌椅柜厨府天天揩拭，门窗应定期擦洗。每张办公桌边都应有废纸篓，废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸，办公室内应禁止吸烟。地毯虽有美观、保暖、减少噪音之利，但也是藏污纳垢之所。人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设，小办公室铺设后应经常清扫。打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。

22、光线、空气与温度

P108 办公室要求光亮运区，空气清新，温度适宜。

白天办公最好自然采光，太阳光不直射办公桌为宜。办工桌不靠窗摆放，或以白色或但颜色活页窗帘调整光照。台灯有灯罩，以20到25w为宜。也可采用整体灯光，光线柔和的日光灯，安置在室頂或天花板四周，采用顶部反光，柔和均匀，保护视力。用磨砂或乳白玻璃面集中光源，不宜采用五颜六色的光线。

春秋季节经常开窗，夏冬季节使用空调器，在上班前，中午用餐时，下午下班时至少三次打开门窗换取新鲜空气。晚上下班将绿色植物搬出办公室，早上搬进来，或者一早通风5到10分钟。人体最舒适的温度是在20至25.在夏冬季节不要将室内温度调到和室外反差太大

23、接听电话的程序与要求

P111

电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话。

接听电话首先应说“您好”，紧接着白报家门，再说“请讲”，避免问来问去浪费时问。

秘书应养成一手摘机，—手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间(准确到几点几分)，最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。电话记录单图示如下：

重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一追，让对方核实元误。

通话完中，应说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂断电估才可挂断，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。

重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。

如果电话是打给上司的，秘书应先厂解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话托通以后，秘书应立即挂断，不应再听。

如果电话是订给同事的，秘书府轻轻放下话筒走近同事通知，或者用于捂住话筒叫人，切不可大声喊叫。

如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。

24、邮件收进的程序和要求

P113(1)分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类，然后按其轻重缓急分别处理。A电报、特快专递、航空信等急件；B政府部门或上级公司文件；c业务往来公函D写明上司亲启的信函；e汇票、汇款单人包裹、印刷品；g．报纸、杂志；h．同事的私人信件。

(2)拆封。私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明“误拆”，还需秘书签字，一般会取得谅解。

(3)登记。除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期(4)分送。

(5)阅办。重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意，还应为上司处理提供有关依据。复杂的长信应做摘要，提出拟办意见置于信前。每份信笺、信封及附件等应乎整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，也便于办毕保管备查。

25、邮件发出

P113 ①内容校核：格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。

②信封、封皮查对。地址、收件人姓名或单位、邮政编码、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号。纸笺及附件折叠时应小于信封周边各—‘公分左右，个uJ撑满，以免对方拆封时损坏。③邮件寄发

26、日程安排的原则和要求

P120（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促

（5）酌留弹性、劳逸结合

27、订约事宜 P121 指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录

28、督查工作的原则和程序

P124 督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效

督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

29、公章的样式 P129

1．公章的样式

公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。

(1)质料。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有

将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印“，无须印泥可连续使用万次以上。

(2)形状。古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务(如收发、校对、财务等)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。

(3)印文。按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。

(4)图案。县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。

(5)尺寸。按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关为4．5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4．2厘米(包括边框)。30、公章的使用 P131 自己看

凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完榴、印文清晰

31、值班工作的制度和要求

P138

1．交接班制度

值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。在每个班内来访的客人、打进的电话、收受的文件、电报．以及发生的事故等，值班人员都要将内容、情况、处理方法记录在案；需要下一班做的事情或注意的问题也应写明。接班人员应提

前20分钟左右到达。交接的内容有来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等。交接时双方应查明实物与记录是否相符．确认无误后，交班人员方可离开。

2．请假制度

当班人员如有病、事，应提前向主管请假，以便安排替代。接班人员如果迟到，上一班人员应继续坚守岗位，并电话请示

主管，万得擅自离岗。

3．安全、保密制度

在值班时应集中精力，保持警惕，与安全保卫人员密切联系，共同负责整个机关、单位的安全、保卫工作。除值班室外，其他关闭的办公室不得擅自进入，上锁的柜橱抽屉不得开启。不得把家属带入值班室，也不得接受私人来访，更不可在值班室内打牌、喝酒等。

值班室的电话号码表也属于保密范围，不得外传。

32、信息的形式

P143 ①文字形态：文字、数字、图形、表格。一次文献（报纸、杂志、图书）价值较高；二次文献（词典、名录）信息量大，综合性强

②声像形态：图书、照片、录像带、录音带、电影片、模型、实物。缺点是往往不够全面、深刻，有些观念、心态、思想等抽象的内容以及未来的、想象的、预测的事物不能很好地体现。所以，秘书最好是将声像信息与文字信息配合使用，可可相补充、相得益彰。

③记忆形态：即存在于人们脑海中的信息，被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过来访、交谈。其优点是尚未发表过，有新鲜感；缺点是往往不成熟，具有不确定性。

33、调查的类型

P152 ①普遍调查：资料全面客观、精确；对象多，工作量大。只能采用书面问卷和数学统计方法

②典型调查：选择有代表性的单位调查，适用于经验性调查。侧重于定性分析，有特殊性，适用于思想道德方面 ③个案调查：例如突发事件或事故调查，有明显针对性，涉及历史、社会背景因素，不能单单就事论事 ④重点调查：就决定性单位进行调查，典型是人为选择的，而重点是客观存在的。

⑤抽样调查：在现代社会最普遍，例如课题“状态性”“倾向性”调查。又分为随机抽样和非随机抽样

34、访问法P154 对象是个体（记者采访当事人或知情人），群体（召开座谈会：能分析、评估的人，一般以三五人，至多十来人）

首先：必须态度诚恳、和蔼、谦虚，与被访者建立良好的人际关系。

其次，根据提出的直接和明确程度有结构式访问、无结构式访问、半结构式访问三种。

结构式访问就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访者，用于与被访者没有直接利害关系的问题。

无结构式访问就是调查者将问题做些隐蔽，或采用委婉的方式提出．或以聊家常的形式交谈。这种方式可使被访者少些顾忌，适用于比较生疏的被访者或是比较敏感的问题。

结构式访问可以当场记录，非结构式访问则不宜当场记录，而只能事后作回忆笔记。

访问法的优点是与被访者面对面地交谈，可以追问，可以讨论，了解情况能够全面、深入。又是边问边看，察言观色，容易辨别情况的真伪程度。缺点是费时费力，难以作大规模的调查；而且问题难行统一、科学的标难，所 得情况不易作定量分析。

35、秘书写作的特点 P165 ①代单位立言，非个人意愿 ②集体成果，非个人创作

③内容真实、实用、客观，符合政策 ④语言流畅、平实、简洁、规范 ⑤讲究文体格式

36、公文的行文方式P182 1．下行文

(1)逐级下行文，如“批复”，只用于对“请示”的直接下级。

(2)多级下行文，如“决定”、“通知”，可同时用于不同层次的下级。(3)直达基层组织和群众的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文

上行文通常有两种情况：

(1)逐级上行文，如“请示”，一般只用于向直接上级行文。

(2)越级上行文，如“报告”和“请示”，在一些特殊必要的情况下才可以采用。严重的自然灾害，长期没有解决问题，指定越级上报的问题，对上级机关进行检举、控告，直接上下级机关间有争议无法解决 3．平行文

指凡是互相没有隶属关系的机关、单位之间或同级机关之间的一种行文，如“函”、“通知”。

37、公文的行文准则

P182 1．各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定。2．行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。3．在一般情况下，党政机关不得越级行文。4．行文必须正确确定主送机关和抄送机关。

5．各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决．一律不得各自向下行文。6．同级机关可以联合行文。

7．凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。8．主送机关与文件名称要互相呼应。

9．经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。10．各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。

38、收文办理程序

P183（1）签收、拆封和登记

签收

(1)查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；

(2)查清信封号码与递送人在签收登记簿所登的号码是否一致；

(3)查清文件封口是否破损，包装是否牢固；

(4)查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

拆封

只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领

导人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的

亲笔信封．应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不祥的．应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以 注明。

登记

(1)便于管理和保护文件，防止积压和丢失；

(2)便于检查和检索文件；

(3)便于文件的统计和催办工作；

(4)作为核对与交接文件的凭据。

收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式（2）分办和传阅

分办

(1)属于方针政策性的，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

(2)属于机关日常事务性的已明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工

范围分送给有关部门或承办人阅办；

(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

(4)便函、请柬、介绍佰、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

(5)在文件份数少，问办问知部门(或领导)多的情况下．应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。

传阅

(1)文件传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读

(2)所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。

(3)文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示

意见进行处理；

(4)每份传阅的文件，都应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。

大中型机关设有“阅文室”，凡属传阅的文件，成文书人员送到阅文室。用“阅文通知革”通知有关人员

到阅文室看文件。

（3）拟办和批办（提出初步意见；如何处理做出的批示）（4）承办、催办和助办

39、公文立卷的基本方法

P188 ①根据文件的特征组卷（问题特征、时间、文种、作者、地区、通讯者）

②“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

③适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的(保管期限为16—50年)、短期保存的(15年以下)三种形式。

40、电子文件信息安全的技术措施P202

①签署技术 ②加密技术 ③身份验证 ④防火墙 ⑤防写措施

41、会场布置

P218

小型会议可安排在一般会议室，会议室右方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议空的小央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可放置一两盆鲜花，四边供与会者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量 视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。(见图1、2、3)

多边会议应采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。

大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上捕白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。会标—般用红底白字，企业或用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景。

研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。(见图9、10)会场大小与其过大，不如偏小。工作会议或同一系统会议，与会者的席位以职务高低为序，职务高者离主席席位越近。两边席位，左高右低，前高后低。研讨会之类与会者随到随坐。主席台席位：

第一排席位应为单数，次序以职务高低，重要程度而定。第一排正中央为首席，其次左位，之后右位。会场设施: 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音且大小)，其他准备：

就餐、住宿，医护人员值班，接送车辆，宣传提纲，安全保卫人员和保密措施，提前为参观，考察做准备。

42、会议议程、程序的拟定

P221

1．议程

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，便称为议程，印成文书，就是议程表，会前发给与会人员。

2．程序

一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把每一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

3．日程表与作息时间表

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

日程表，是将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成长格。

作息时间表，是将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

43、会议通知的发送 P223

本单位的小型会议，可采用口头、电话、书回签加等方式通知。

外单位的跨地区的会议必须奇送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

通知上写明会议召开的时间、需用时间或会期、地点、会议名称和主要议题，参加对象，做什么准备，报道日期、地点、接站办法，最后有召集单位名称，联系地址和电话，通知发出日期，公章。

通知提前7天以内并附加回执。回执中需有受邀请者姓名、性别、年龄、工作单位及地址、职 务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、问程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和推备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

44、报道与签到 P223 一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉 二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义 三是凭证件报到。这适合大中型会议

四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议

45、会议信息的收集与编发P225 会议信息具有交流、深化、反馈、决策依据、储存备查等作用。程序和方法：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送和归档

编发的形式：会议简报，具有“简、真、新、快”的特点，字数在二三千字左右

46、会议传达P230 ①内容与程度

②范围与层次：会议传达对象的范围大小和层次高低

③时间：一是传达所需的时间：传达时间总是小于会议时间；二是传达的时限；紧急会议，抗洪 ④方式

47、会议催办P231 发文催办、电话催办、派员催办

48、信访工作的原则P244（1）属地管理、分级负责，谁管理、谁负责原则

①原办理原则

②新办理原则

（2）依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则（3）标本兼治、预防和化解矛盾相结合的原则

治标：采取认真负责的态度，及时解决已经发生的信访问题，化解矛盾和纠纷

治本：严格依法行政，从源头上减少和防止侵害群众利益行为的发生（4）公开便民的原则：为信访人提供便利条件；建立全国信访信息系统（5）双向规范的原则：

对信访受理者的要求：建立健全信访工作责任制

对信访人的要求：对其提供的材料内容的真实性负责；集体走访应选取代表；不得非法集聚，殴打国家机关工作人员，冲击国家机关，阻碍交通，扰乱公共秩序。

49、受理、登记P249 受理 对于来访者，信访人员首先应热情、礼貌地招呼、接待，然后问明来意。如果来访者所谈之事不属于受理范围，应向来访者说明，并尽可能地介绍到对口的单位去符合范围，先填写登记表，然后进行详细接谈。

来信不论是否属于受理范围，都应予以登记；不可将信退回，而应登记后将信附以简明函件转到对口单位。各级任命政府信访工作机构不予受理：

①各级国家权力机关、审判机关、检察机关职权范围内的信访事项 ②对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议的途径解决的

③信访人对已经受理或者正在办理的事项在规定期限内向上级机关再提出同意信访事项 ④信访人对复核意见不服，仍然以同一事实提出诉讼请求。登记；

登记内容大体分四部分：

一是来信来访者的姓名、性别、年龄、民族、工作单位、职业、通讯地址、电话号码、同信或统访人、信访次数等基本情况；

二是信访的内容摘要：即事情的时间、地点、当事人、起因、过程、结果、性质、人证、物证，信访人的要求或建议，有关部门的意见等等；

三是领导批示、处理意见；

四是处理结果、答复情况、接待人、接待时间等。来信中已写明白的，前两部分即可按原信登记，某些未 写明的还得去信或去人间清。

对来访者，先请本人填写第一部分，待详细接谈后由信访人员填写第二部分，领导批示后及处理结束时才填写第三、四部分。

50、调查、处理 P252

调查、处理是信访工作的中间阶段，也是最关键的阶段。调查：

查清事实是信访处理的前提，信访工作人员应按照原件提供的线索和上级批示的意见，采用适当的方法进行调查。处理：

查清事实，得出结论以后，信访承办者才能以党的方针政策和国家的法律、法规去衡量，提出具体的处理意见。但又不能机械地照搬照套，还应遵循“区别情况，实事求是”的原则，既要考虑到合法性、合理性，也要考虑到合情性、可能性

51、催办 P253 催办，作为信访工作的一项制度而得到保证。催办的形式可以是通过电话，可以发文，也可以直接派人去。形式和时间均以信访件的重要和缓急程度而定，但一定要楔而不舍，务必要在规定的时间(如一般信访案的限期为三个月)之内催出结果来。

收到信访事项后，不能当场答复的，应在收到事项之后15日内书面告知信访人。信访事项应当自受理之日起60日内办结；情况复杂的演延长期限不得超过30日，告知理由。

52、沟通的类型和方法 P263 类型：单向沟通、双向沟通、多向沟通（多渠道的单向沟通，多渠道的双向沟通）方法：

①直接沟通：即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。这种沟迥比较快速、明晰，适用于已经打开渠道又不存在任何障碍的对象之间。

②间接沟通：即通过第三方中介或媒介所转达的沟通。这种沟通相对来讲比较缓慢，不够明晰，甚至可能造成曲解，但它适用于初次沟通，或无去寻找到沟通对象，或存在着其他种种障碍的对象 ③明示沟通：即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法。具有熟练、正确使用常用沟通工具，如电话、电传、电脑输出，文字拟写的能力等等。

④暗示沟通：当沟通存在某种障碍时，秘书只能采用暗示沟通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。

案例题重点：

P99秘书与主管上司的关系 关系特征：

P97礼貌 第18题

P116 接待的方式、原则与要求 P127保密工作 P71职业道德 P131公章的使用 P135介绍信的使用

凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自已填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人。否则，出了事故，秘书要负责任。P145信息工作的程序和方法 P218会场准备 第41题

P222会议通知的发送 第43题 P223会间工作

P225会议信息工作的程序和方法 P227会议记录 论述题重点：

P11秘书工作的作用

P59秘书班子的群体优化 P66秘书的能力要求

P96秘书处理人际关系的准则

P124督查工作的原则和程序 第28题 P216会议成本预算 P222会议通知如何写