企业商务文书写作技巧

企业商务文书写作技巧（精选8篇）

企业商务文书写作技巧 第1篇

[商务文书的写作技巧培训心得]马上就要回去过年了，可学习不能荒废啊，利用本周末时间把“商务文书的写作技巧”这堂课学完了，结业考试成绩为八十七分，错了两道题，商务文书的写作技巧培训心得。培训讲师闫静，授课优点：课程演练与互动较多；不足点：在提出问题时，未充分调动学员的积极性，导致问题抛出去后得不到学员的及时回应。以下是我在听课时做的一些重要知识块的笔记，供大家参考。

商务文书 按形式来划分可以大致分为两类：固定格式的商务文书（如商务合同、邀请信、通知、请示以及批复）和非固定格式的商务文书（如电子邮件）；按内容用途来划分也可以分为两类：通用的商务文书（如通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）和礼仪性的商务文书（如贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信）。

商务文书的作用和最终目的是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而这种沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。而怎么样才能让别人真正理解你的意思而达成你的目标，就需要我们在撰写商务文书时注重它的五大特点：简单直白、准确、朴实、庄重、规范，心得体会《商务文书的写作技巧培训心得》。其中在考量其庄重程度时，我们可以先问自己三个问题：

1、你跟对方熟吗？

2、对方的职位比你高吗？

3、传递的是好消息吗？如果否定的答案越多，庄重的程度就应越大。商务文书撰写有四个要素：主动目标、素材、结构、语言。如果商务文书撰写的仅仅是你的意愿，那是被动目标；如果商务文书撰写能得到别人的行动才是主动目标。

商务文书撰写的六个步骤为：

1、制定正确的行动目标；

2、决定文章的正式程度（正式程度的表现：形式、称谓、语气）；

3、设定文章的总体风格（我们可以把文章的总体风格分为四类，第一类是简单型：资源充足且立场一致，我们撰写时罗列事实，短文即可；第二类是说服型：资源充足但立场不一致，我们撰写时需强调利益所在，并且要多次沟通；第三类是解决问题型：资源不充足但立场一致，我们撰写时需有问必答，较长篇幅；第四类是艰难型：资源不充足立场也不一致，这类就不值得我们花费精力了。）

4、选择文章的层次结构（连贯式：重点在解释事情的前因后果，造应于事故调查报告、工程进展报告、程序安装等；并列式：重点在要便于读者照其兴趣或关注的重点分段阅读，造应于报告、总结、建议书；分析问题式：重点在围 绕问题直到最终解决的逻辑关系而展开，适应于公告、通知等；问答式：适应于企业内刊、内部通讯、操作程序等；行动结果式：适应于广告宣传等。）

5、列出文章大纲；

6、撰写初稿。

商务文书的写作技巧主要有六个方面：

1、增加情感指数（就是增加对读者的关注度，情感指数的计算方式为：用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者的次数。增加情感指数的方法有：

1、增加每二人称代词，如您、您们；

2、增加第三人称专有代词，如消费者、纳税人、员工、大家等；

3、增加读者的姓名；

4、增加对读者的暗指，如请坐、请放心等。）

2、努力做到“读者为尊”；

3、进行有效反馈（如正面反馈、修正性反馈等）；

4、增加商务文书的时间紧迫性（时间的规范、准确、通用）；

5、增加可性度；

6、做到行文简洁（有五种方式：采用电报文体、另加附件、词句力求简单、多用主动语式、适当运用缩略词。）

企业商务文书写作技巧 第2篇

(一)结构

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：

1、信头(The Letter Head);

2、案号和日期(The Reference and Date);

3、封内地址(The Inside Address);

4、经办者行(The Attention Line);

5、称呼(The Salutation);

6、事由行(The Subject Line);

7、信的正文(The Body of Letter);

8、结束礼词(The Complimentary Close);

9、签名(The Signature);

10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

11、附件(Enclosure);

12、抄送(Carbon Copy Notation);

13、附言(Postscript)

(二)格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自

信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式

格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

(三)信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名;5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”

建立贸易关系

建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。

建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研，市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。

新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。

建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。

1、询盘

询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用)，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

一般来讲，写询价函的`目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。

2、报盘、递盘、还盘和接受

报盘(Offer)又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等)，而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的Offer，称为Buying Offer。报盘有实盘(Firm Offer)和虚盘(Non-firm Offer)两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。

还盘(Counter Offer)又称还价。指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。

递盘(Bid)又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。

接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出，不能任意撤销。

3、订货

订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得，大致有两种情形：1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货(或称定购)。

定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。

订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。

另外，卖方接到买方的订单后应认收。认收时，最好重复一下订单的条件。有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况下，可选用三种方法：1、送上代用品;2、还盘;3、拒绝接受。

采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。此种信函必须非常仔细缮写，而且要为友谊和今后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。

4、装运

装运(Shipment)，装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即不定期货船或是定期班轮。随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一半。

装运时间，即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下，卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期在合同规定的装运期内，卖方就履行了合同的交货义务。但在FOB条件下，通常是由买方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。

不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装船通知(Shipping Advice)，其内容包括合同号(或订单)、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险，并准备接货。如因卖方未及时发出装船通知，致使买方未能及时办理保险，而在此期间货物在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。

在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单据，作为履行合同并提取货款的依据。装运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由买卖双方商定。

装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定和唛头等，称为“装运须知”shipping instructions.

如果从一港至另一港无直达船，那就需要转船。为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。因此，在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。

装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常书写有关装运的信函有几种目的：催促早日装运;修改装船条款;寄发装船通知;寄送装船单据等等，趁通知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。

发出装运通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F价格条件下，一般须以电报通知买方，以便买方办理保险和准备派船接受。

交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易的终结，但对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外，还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销活动等等。

5、支付

当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。卖方获得一定的债权，买方负有一定的债务。这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。为实现债权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：即汇付、托收和信用证。

(一)汇付(Remittance)

汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖方)的支会方式。参与汇款业务的有四个当事人，他们是：付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银行。如由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法;如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。汇款时买方(付款人)可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。

(二)托收(Collection)

托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出口商(卖方)开出以进口商(买方)为抬头的汇票，委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的分行或代理行(代收行)，代为向买方收款。托收业务中涉及的当事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(进口商)。委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。托收是建立在商业信用上，风险较大。托收分为光票托收和跟单托收。

(三)信用证(Letter of Credit, 简写 L/C)

买卖双方进行贸易结算时，除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系，否则，卖方不愿接受付款交单或承兑交单。因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单，这时卖方虽然仍是货主，但他可能收不到货款，在承兑交单项下，买方已拿到单据，最后因某种原因无力支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国际贸易交会时，更多地采用信用证的方式。

企业商务文书写作技巧 第3篇

关键词：商务英语书信,写作原则,写作技巧

一、7Cs原则在商务英语书信中的运用

所谓7Cs原则, 指的是简洁 (conciseness) 、 清楚 (clarity) 、完整 (completeness) 、具体 (concreteness) 、礼貌 (courtesy) 、 正确 (correctness) 和体谅 (consideration) 七大原则。为了使内容通俗易懂, 礼貌周到, 商务英语书信的写作往往要由一些写作原则来指导。在7Cs原则的指导下, 商务英语书信的作用能够得到充分发挥。

1. 简洁原则

在满足完整和礼貌原则的前提下, 简洁原则就是精简单词。只保留重要的单词, 既能够给人以强调的感觉, 又能衬托出书信的重点, 最重要的是可以节省贸易双方的时间和精力。通过遵守下列建议, 就可以实现简洁原则:

1.1 缩短或省略单词和表达

用尽可能少的文字表达出完整和明确的内容。单词代替词组, 词组代替从句。例如enclosed herewith可以简写成enclosed ;at this time可以替换成now ;due to the fact that可以用because来表达;a draft in the amount of $1000 变成a draft for $1000。很显然这几个例子中后者的表达都是符合简洁原则的。

1.2 避免不必要的重复。

尽管重复有表示强调的作用, 但商务书信会因为对于同一件事情过多的重复而变得冗长。比如下面这个句子:Will you ship us any time during the month of December, or even November if you are rushed, for November would suit us just as well。在这个句子中, 作者想表达的是对方可以在11 月底前装运, 所以可以把此句变化成Please ship us by the end of November, 这样既清楚地表达了作者的意图, 又避免了不断地重复。

2. 清楚原则

为了使对方正确的理解书信的内容, 必须使用清楚的表达。这就是清楚原则, 也是7Cs原则中首要的写作原则。商务书信要想发挥效果, 其内容表达必须清楚。避免使用复杂, 有歧义和易使人误解的表达, 尽量使用朴实简单的单词, 构建良好的句子和段落。准确、直接、简单的商务英语书信是首选。比如下面这个句子, As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services。对于这个句子, 模糊词是bimonthly, 此句可理解为两个意思, 一个是we have two direct sailing every month, 另一个则是we have a direct sailing every two months。可见一个单词位置如果放置错误, 对整个意思也会造成很大的影响, 这在商务信函中是大忌。

3. 完整原则

一个完整的商务书信, 必须包含对方所需求的所有信息, 这就是完整原则, 也是写信最基本的要求。对方提问的所有问题必须给予明确的答案。不能直接回避某些无法作答的问题, 可以做一些解释说明。还要学会如何机智的应对对方提出的有损自身利益的问题。

4. 具体原则

在商务书信中, 有时对方会提出一些需要具体回答的问题, 如贸易术语、装运、货物规格和特性、数据和日期等, 这时候就需要使用具体原则。为了实现具体原则, 可以遵循下列的建议:使用具体的事实和数据;多使用动词;尽量使用主动语态而不是被动语态;选择生动、形象的文字;注意语序;把修饰词放在正确的地方。比如下面这句话, Please send your proposal to us as soon as possible。如果将as soon as possible换成一个具体的日期, 如October10, 那么这句话将会更具体。

5. 礼貌原则

为了达到礼貌的效果, 不仅要及时回复对方的书信, 在书信写作过程中, 还要尽量使用委婉的语气和礼貌的语言, 这样就可以给对方留下真诚可信的印象。

避免信中出现盲目的礼貌, 如机械的插入一些“please”和“thank you”等。在书信中, 不能对对方表示出愤怒、怀疑、指责和贬低等情绪。更不能使用带有刺激性, 进攻性的语言。如下面的例子, We are sorry you have misunderstood us, 很显然此句中有指责对方的意思, 所以最好改为We are sorry we did not make ourselves understood clearly。

6. 正确原则

正确原则, 顾名思义就是使用正确的语法、标点、拼写、语气, 传达出正确的信息, 避免造成不必要的误会。例如, “I’ll, we’re”这种表达似乎太口语化了, 在商务信函中, 可以把它们替换成“I will, we are”。

由于商务书信是很严肃很正式的, 其内容牵涉到贸易双方的权利、义务和利益问题, 所以一封商务书信, 首要关注的就是它的准确性。而各种商务材料的基础, 即确切的条款和精确的数据是特别重要的。因此, 既不能高估资产或者收益, 也不能低估负债或者费用。因为高估会使自己处于一个尴尬的境地, 而低估会使自己丧失信心, 阻碍贸易发展。

7. 体谅原则

体谅原则就是写信者站在对方的角度, 考虑对方的感受来写商务书信。此原则对于贸易双方的交流效果有着至关重要的影响。遵循以下建议, 即可以实现体谅原则:

7.1 尽量多使用“you”而不是“I”和“we”

读信者最希望在商务书信中看到“you”而不是“I”和“we”, 因为商务交际中, 贸易双方都更在意自己的利益。体谅原则就是试着站在对方的角度, 考虑对方的愿望、要求、兴趣和困难, 并采取他们的观点。如下例, We allow2 percent discount for cash payment。这句话很显然是从写信者自身出发的, 所以应改为You earn 2 percent discount when you pay cash。这样的语气就是从读信者的立场出发的, 从而引起他的兴趣。

7.2 尽量多使用积极肯定的语气而不是消极否定的语气

为了使商务书信达到有效的沟通目的, 在写作过程中要尽量使用积极向上的语言而不是消极负面的语言。因为积极向上的语言能给予对方鼓励和动力, 进而产生积极的影响, 而消极负面的语言会使对方感觉到一种批评并且失望的感觉。如We won’t be able to send you the brochure this month, 此句用的是否定消极的语气, 所以可以改为积极肯定的语气, 如We will send you the brochure next month, 这样才能达到交流目的。

二、七大写作技巧在商务英语书信中的运用

在书写商务信函的过程中, 不仅要掌握7Cs原则, 还要有写作技巧来指导。商务书信想要有效地表达出贸易双方的需求, 传达交流信息, 可以遵循以下七大写作技巧:

1. 用词精简

商务英语书信中应尽量选取简单常用的单词, 避免使用复杂冷僻的单词。这样才能够使信中所表达的内容实现有效的目的。例如, 用“never”来替换“under the no circumstances”, “as you requested”替换“as per your requested”等等。

2. 语气委婉恰当

由于贸易双方都希望看到对方能为自己做什么以及自己能获得什么利益, 所以在写信前, 要站在对方的立场思考, 明确这封信要达到什么目的, 最终有效的表达出自己。所以多采用委婉恰当的语气, 商务书信就能发挥其真正的作用。

3. 运用术语

商务书信的一大特色就是术语和缩略词的大量使用。商务英语牵涉到许多专业术语, 如信用证、保险费、保单、提单、到岸价、离岸价等等。外贸业务人员应该熟练应用专业术语, 以免对公司造成巨大的损失。

4. 提倡主动语态, 避免被动语态

通常, 相比被动语态, 主动语态更能够简洁有力的表达出效果。在商务书信中, 积极主动的句子能更有效的传达出写信者的意思, 避免对方误解。所以主动语态是用来交流信息的首选。只有在表达某些不愉快的事情时, 为了达到一种礼貌客观的效果, 才会选用被动语态。如下例, Your sample of July 10 was received by us today, 此句的被动语态最好换成主动, 即We received your sample of July 10 today。

5. 长短句的运用

在商务书信中, 过多地使用长句子, 会造成冗长复杂, 混淆写信人的写作目的, 掩盖主要的信息。短句子虽然可以明确写信人的意图又易于理解, 但通篇都用短句子, 又会使文章无聊生硬毫无特点。所以要注意使用长短句搭配的方式写作。这样既可以给对方留下深刻的印象, 又可以使对方快速的理解写信人所表达的内容。句子的平均长度以15 到18个单词为准。

6. 段落长度适中

商务书信中, 每个段落的长度都应该适中才能发挥真正的作用。首尾两段不宜过长, 3-4 行即可。首段过于冗长, 会使对方感觉疲倦, 不想继续阅读下面的内容。而尾段通常都要简单明了, 这样才能够清楚地表示出写信人的目的。至于中心段落, 机不能过长也不能过短, 7-8 行即可。应该过长会使对方感觉整封信没有重点, 混淆写信人要表达的意思。而过短又会使对方难以清楚地理解写信人的意图。

7. 创建良好的印象

在商务书信中, 给对方留下一个良好的第一印象和最后印象是至关重要的。多使用新颖的词汇, 多站在对方的角度思考, 是实现这一目标的好方法。避免使用千篇一律的表达。比如“We are in receipt of your letter…”, “We have for acknowledged your letter…”等等。这些表达尽管语法正确, 但却毫无创新。最后写结束语时, 尽量避免使用分词。因为这种用法在现代商务书信中已经很少用到了, 没有任何的意义和用处。

三、结论

总而言之, 在贸易交流中, 商务英语书信是非常重要的通讯工具之一。本文通过分析商务英语书信应遵守的7Cs原则以及七大写作技巧, 来指导外贸业务人员写作。因为只有这样的信函才能给对方留下深刻的印象, 引起对方的共鸣, 进而达到自己的目的, 实现商务谈判。

参考文献

[1]陈苏东.商务英语写作[M].高等教育出版社, 2002年8月.

[2]曹菱.商务英语信函[M].外语教学与研究出版社, 2002年10月.

[3]谈芳, 吴云.高等学校英语应用文写作[M].学林出版社, 2004年7月.

细论商务英文写作的礼貌技巧 第4篇

关键词:商务；英文信函；写作；礼貌原则

礼貌是国际商务信函的一个重要原则。一封彬彬有礼的书信能使你在对方的心目中树起一种良好的职业道德形象。有时为了显示礼貌与人情味，加上一些语气和语句也属于商务书信写作的一种策略和技巧。

一、使用礼貌语言。

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

例如： a) Your order NO．85 for l00，000 yards of Cotton Prints Art．NO．1002 is rejected．

b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art．No．1002．

后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

二、使用委婉的语气。

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气，在商务英文信函写作中，

1.模糊词汇的运用

可以适当使用语义模糊的词汇，如：We are afraid..., we would say..., we may say..., we think..., it seems to us..., we suggest..., as you are aware, as we need hardly point out..., please..., it will be highly appreciated that if you can…

例如：I m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”．

2.疑問句的运用

当我们要求对方做写与生意有关的事情时，我们用疑问句更好。句子听起来更礼貌。

例如：Make payment by confirmed irrevocable L/C.

We request you to make payment by confirmed irrevocable L/C.

Could you make payment by confirmed irrevocable L/C.

第一句不合适，因为听起来像命令。第二句在礼貌方面也不妥当。第三句值得推荐。原因很明显，它体现了礼貌，也表示了对对方的尊重。

请求对方做某事时，可以用问句来表示写信人的客气，如：Could you please send us recent updates of. 另外就是使用套句，如：We would be grateful if you could please send…

三、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

例如：We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

再如：According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year. 作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

四、使用表示感谢的词语。

要善于及时并随时表达你的感谢之情。尤其有时候在批评对方工作不到位时，为避免对方过于没面子，可以先对对方所作出的努力给予肯定和感谢，而后再提及不足之处。

当然，写作时在应用礼貌原则时，很重要的一点就是要把握交际原则，掌握好“礼貌”与“卑恭”之间的度。在语气上既要显出你的热情，礼貌与周到，又要做到不卑不亢，从容自然。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

参考文献:

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1995.

[2]陆墨珠.Communicating in International Business. [M].北京：中国对外经济贸易出版社，2004.

[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京：北京大学出版社，2007.

英语商务信函写作技巧 第5篇

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？一封完美的商务信函可以帮助你取得更好的结果，那就接着看看以下内容，如何助你成为书信大师的？

良好的第一印象

试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开头，并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms.Jones。如果你不知道他们的姓名的话，可以使用 Dear Sir or Madam。阐明写信的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因

写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/（询问信息），/request/（请求某人做某事），/apology/（道歉）/complaint/（投诉问题）。这些不同原因就决定了信件的样式和语气。请求帮助的信

如果您在写一封请求帮助的信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...转达坏信息

如果你是要告诉收信人一些坏消息或是道歉，那你就应该写得礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。信件末尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去如:Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...提到今后的联系时间

信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday／。结束语

如何写close或信件的结束语取决于你和收信人的关系何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。检查错误

商务英语写作技巧总结 第6篇

1. ”否定+until (till)“结构，在否定词”no“，”not“，”never“，”little“，”few“，”seldom“等的后边所接用的”until/till“，多数情况下译为” 直到……才……“，”要……才……“，把否定译为肯定。

Nobody knows what he can do till he has tried.

2.. ”not so…but“和”not such a …but“结构，这两个结构和”否定+but“的结构差不多，不同之点是这两个结构中的”but“是含有”that…not“意味的连续词，表示程度。可译为”还没有……到不能做……的程度“，”并不是……不……“，”无论怎样……也不是不能……“等。

He is not so sick but he can come to school.

3. ”疑问词+should…but “结构，这个结构表示过去的意外的事，意为”none…but“，可译为”除了……还有谁会……“，”岂料“，”想不到……竟是……“等。

Who should write it but himself?

4. ”who knows but (that)…“和”who could should…but“结构，这个结构是反问形式，一般意译为”多半“，”亦未可知“等等，有时也可直译。

Who knows but (that) he may go?

5. ”祈使句+and“和”祈使句+or“结构，”祈使句+and“表示”If…you…“，”祈使名+or“表示”if…not…，you。

Add love to a house and you have a home. A ad righteousness to a city and you have a community. A ad truth to a pile of red brick and you have a school.

6. “名词+and”结构，在这个结构中，名词等于状语从句，或表示条件，或表示时间。

A word, and he would lose his temper.

7. “as…，so…”结构，这里的“so”的.意思是“in the same way”(也是如此)。此结构表明两个概念在程度上和关系上相似。

As rust eats iron, so care eats the heart.

8. “if any”结构，“if any”和“if ever”，意思是“果真有……”，“即使有……”，表示加强语气。与此类似的还有：“if anything”(如有不同的话，如果稍有区别)，“if a day”(=at least，至少)。

There is little, if any, hope.

9. “be it ever(never)so”和“let it be ever(never)so”结构，这里，“be it”中的“be”是古英语假设语气的遗留形式，现代英语则使用“let it be”。“ever so”和“never so”都表示同一意思，都表示“very”。

Be it ever so humble (let it be ever so humble)， home is home.

10. “the last+不定式”和“the last +定语从词”结构，这种结构中的“last”意思是“the least likely”，用于否定性推论。可译为“最不大可能的”，“最不合适的”，由原意的“最后一个……”变成“最不可能……的一个”。

电子商务信函写作技巧 第7篇

1)跟新买家建立联系

dear mr. jones:

we understand from your information posted on ali that you are in the

market for textiles. we would like to take this opportunity to introduce our company

and products, with the hope that we may work with bright ideas imports in the future.

we are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. we have

enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main

products we supply at present. you may also visit our online company introduction

at which includes our latest product line.

should any of these items be of interest to you, please let us know. we will be happy

to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

we look forward to receiving your enquires soon.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

email:xxxxxxxxx2)对新买家要求建立业务联系的回复

dear mr. jones:

we have received your letter of 9th april showing your interest in our complete

product information.

our product lines mainly include high quality textile products. to give you a general

idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a

catalogue and a price list. you may also visit our online company introduction at

which includes our latest product line.

we look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to

work together with you in the future.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

email:xxxxxxxxx3)向老客户介绍公司的最新产品信息

dear mr. jones:

we have refreshed our online catalog at and now it covers the

latest new products, which are now available from stock.

we believe that you will find some attractive additions to our product line. once you

have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the

matter further. we would be very happy to send samples to you for close inspection.

we will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

企业商务文书写作技巧 第8篇

我国经过二十多年的广告实践历史, 目前已逐步步入成熟阶段, 广告文案写作在企业广告策划中的重要性受到业内人士广泛关注, 广告文案写作效果会对企业产品宣传造成直接影响。一定修辞技巧在广告文案中的应用增强了读者的阅读兴趣, 具有了一定的形象力和感染力, 也加深了受众记忆, 传播目的得以优化。因此, 企业管理者应如何结合自身实际发展情况, 选择侧重点, 找好切入点进行广告宣传, 成为业内人士关注的话题, 本文针对广告文案中常用的比喻排比, 双光对偶, 飞白回环等技法进行相应阐述。

二、广告文案语言的文体特征和基本要求

以推销产品、服务或树立品牌形象为传播目标, 以对消费者有价值的广告信息为内容, 以大众传媒和其它各类媒介为载体是广告文案语言的文体特征。而海外广告人文案语言公式:keep it sweet simple。无论中外, 广告语言最好能做到“甜美”和“简洁”, 这是广告文案语言的基本要求。例如:献给正在创造历史的时代领袖。这是上海证大发展集团的地产广告。例如:极致的精密, 对您而言意味着尊贵、华美与恒久。而我们则正在让它成为一种完美的本能, 这是奥迪汽车的广告。针对不同的媒体采用不同的语句表述:报纸多书面语, 广播电视多口语, 网络媒体多用网上正在流行的俚语, 户外广告多用口号式语言。针对不同的人用不同的语气:文化背景决定了人们对语言的喜好倾向, 对什么人说什么话实际上就是对消费者的心理和文化背景做分析。比如:牙好, 胃口就好, 吃嘛嘛香。要充分发挥不同种语言的优势, 比如:车到山前必有路, 有路必有丰田车;没有牙齿, 看你怎么念。当然, 企业广告文案写作业必须与其它社会各要素进行有机结合才能更好执行, 比如广告文案可以和画面音响等广告要素进行结合, 以便发挥更大效用。比如西门子6618杂志广告:一个三十岁左右的年轻男子, 衣着干净名贵, 悠然的坐在飞速行驶内部装修豪华的火车上, 身边座位上放着他的西装外套和西门子手机。此时文案中的广告语就可定为灵感点亮生活, 标题可定为决胜千里之外, 而正文定为:不在办公室, 一样能决胜千里, 西门子6618拥有强大商务功能, 不论你身在何处, 都胜券在握。GPRS快速上网, 高清晰免提电话, 英汉词典, 个人商务助理。

三、广告文案中汉语言文字的特殊表现和运用

汉语言作为我国企业广告文案写作人员的重要因素, 相比较于西方文字的表音性具有明显差异性, 冗余性是其中最突出的差别, 每个汉字作为一个个体存在于语句构成中, 每个音节又得根据语句因素来进行汉语转化的书写, 超出了交流信息原本的需求, 比如中国移动平面广告, 广告标题为中国移动通讯翻开新的一页, 广告公司为广州市上意广告有限公司。汉语言文字的综合性强, 通过语音编码和图形编码输入大脑, 并与字义有一定联系, 它可以在语音渠道与语形渠道上获知语义。另外其孤离性也很强, 不只以“词”, 也可以“字作为语素在单位中应用, 不依赖上下文单独出现, 在表示交流的信息程度上, 远比西方表音文字高。比如“万基洋参丸”系列平面广告, 广告公司为麦肯光明广告有限公司上海分公司, 就有“大补特补未必补, 少补精补才对路“的产品广告宣传语。除此之外, 汉语言特征基础上的特殊语言运用有:在冗余性强的特征约束下, 文案写作要注意字词的过分运用和累赘, 使文案力求简洁;在综合性强、只有在音形合一的前提下才能获得准确语义的特征约束下, 注意化腐朽为神奇, 同时在为听觉媒体写作文案时, 要注意同音同义的情况, 避免导致误听误解, 比如百衣百顺 (电熨斗) , “闲”妻良母 (洗衣机) 等。在孤离性强特征的约束下, 创作简洁、明了, 短小精悍, 易记易传的广告文案。在汉语在一定的语境中可以产生联想义、引申义、比喻义的特征约束下, 准确掌控目标受众特定的语言环境, 并逐步形成具有特色的, 能使文案与受众之间产生更生动、更有效联系的联想义、引申义和比喻义。比如:“生活中离不开那口子”的口子酒广告语, 一个都不能少, 百年大计质量第一的广告语。如今, 在一个受众听觉化的媒体中, 要灵活应用汉语言文字的表音手法, 对语音和语调进行适当处理, 要兼顾到特殊受众的语言特征, 抓住情感表现这个核心点, 采取押韵或平仄手法创造出一种节奏和音韵并美的文案, 比如:万水千山, 近在咫尺, 网络天空, 任你翱翔, 轻松面对, 应付自如的中国电信广告宣传语等。

四、企业广告文案写作中的典型修辞技巧

1. 比喻

比喻是广告策划中最常见的修辞技巧之一, 这种方式依据两种食物之间的相似性进行划分, 可以缩减客户与产品之间的陌生感, 有化平凡为神奇的效果, 受众容易引起情感共鸣, 是实现广告宣传目的最重要的一种手段。

例如:像目前的手一样柔软。这是台湾某儿童鞋企业的产品宣传广告, 很好的抓住了儿童鞋的柔软特征, 母亲的手的比喻激发增强了彼此之间的亲切感, 浓厚的亲情被唤醒, 受众会对儿童鞋产生一定的想象, 从而形成狗购买动力,

例如:爱箩利, 随身的绿荫。这是爱萝莉防晒霜的广告标语, 这种绿荫的比喻会让人很容易想到夏日炎炎, 大树下的凉快, 起到防晒的功效, 而且是随身的, 可以随时调用。方便轻巧。暗喻的广告宣传技法让广告文案形象直观, 会吸引诸多爱美女士的眼球。

2. 排比

这种修辞技巧是广告文案写作中使用频率最高的一种, 基于三个意思相近的结构词组进行表达, 以加强使用效果, 这种方式运用得当可以形成很强的语言表达气场, 让受众在不知不觉受到情绪感染, 从而产生购买欲望。

例如:天天呼吸, 空气不可污染;日日饮用, 水源不可污染;餐餐进食, 蔬菜不可污染。这种公益广告运用语意相近的词语铺排在一块, 给受众一种强烈的语气感, 无形之中感受到一定震撼, 从而加深对于保护环境的意识。

例如:春季给您带来沉醉, 夏季给您带来欣慰, 秋季给您带来甜美, , 冬季给您带来回味。这是新飞冰箱广告的宣传语, 这种将四季变换的感受交织在一起的陈述, 呈现出了一种时空流转, 一副舒适温馨的生活氛围, 让冰箱的形象和功效在受众心中挥之不去。

3. 感叹

感叹是一种通过呼声或者类似的声音去表达含义的修辞方式, 这种方式在企业广告文案写作的运用主要体现在情感方面, 可以拉近受众距离, 与受众进行情感交流, 从而实现广告宣传的最终目的。

例如:“味道好极了”。这是大多数人很熟悉的雀巢咖啡广告语, 发自肺腑的呼声赢得了大众喜爱, 这也是雀巢咖啡曾经在全球征集广告用语时最中意的一点, 经典的感叹用词精简干练, 恰到好处。

例如“世界最薄, 舒服极了”这是博士伦隐形眼镜的广告, 简单直白, 亲切自然, 朗朗上口。有很强的感染力, 让受众急于一试。运用感叹, 要求情感真挚, 分寸恰当。不能矫揉造作, 胡乱夸耀。否则, 容易引起受众反感。

4. 对偶

对偶的修辞技法可以增强广告文案设计的趣味性, 基于两种字数相等, 结构基本一致的近义词句组合, 对比进行表达使用, 在企业广告文案写作中对偶技法的恰当运用, 可以增强广告用语的整齐性, 文笔流畅, 音韵和谐, 便于受众记忆和形成惯性思维。

例如:总裁为您服务领袖由我安排。这是某服装厂的广告用语, 对仗工整, 具有很强的气势性, 言简意赅的语句很好的传达了服装厂所提供给的服务, 表现出一种上乘质量的信息, 在受众面前表现的信心满满, 受众就会像是吃了一颗“定心丸”, 个性与表达相互结合, 宣传效果明显。

例如:碧水推舟随波逐流。这是某航运公司的广告用语, 两个成语的叠加使用使得表达效果特别, 妙趣横生, 对偶性质的修辞技巧读起来朗朗上口, 美观醒目。很好的抓住了读者的阅读心理, 显示了广告文案写作背后浑厚的文化底蕴。

5. 双关

双光的修辞技法兼具了文字的含蓄美和幽默感, 通过对语言和词意的联系, 达到某种关联构成双重意义这种修辞技法在企业广告文案写作的应用使得文字独有的魅力得以彰显, 具备了一石二鸟的表达效果。

例如:格力空调, 冷静的选择。这是格力空调广告, 冷静突出了格力空调对于制冷方面的优势, 静突出了格力空掉噪音很小的应用特性。冷静的选择也提醒客户要经过深思熟虑后购买如愿的类型和品牌, 一语双光, 含蓄委婉。

例如:丰华正茂。这是丰华圆珠笔的广告, 谐音双关, 风华正茂的风被丰取代, 使得文案具有了双重含义, 向受众表达丰华圆珠笔的发展正处在茂盛时期, 并受到广大消费者欢迎。另外, 这种表述可以凸显作者的文笔功底, 富有一定的感染力, 双光恰到好处的应用可以使得文案带有意味深长的味道, 不仅实现了广告传播的效果, 而且不会被挂上自我炫耀的名声。特别要注意的是, 作者在企业广告文案写作中要应用这一技法时, 要特别注意衔接自然, 切不可生硬嵌套, 否则会弄巧成拙。

6. 飞白

飞白的关键在于关键字眼的故意写错, 读错或者仿效错误, 白字意指别字, 主要目的在于使受众对该产品的广告宣传兴趣变得浓厚。

例如:华力电蚊香默默无“蚊”的奉献以及中国电信千里“音”缘一线牵, 这里故意进行了同义词替换, 让企业产品要表达的特性更加直观明了, 受众产生美好想象, 传播效果更加明显, 但飞白因为涉及到别字因素, 所以在正常使用过程中, 一般都需加引号区分。

7. 回环

回环是指词和词语先后顺序进行颠倒的过程, 但结果仍旧具有完整意义, 回环法在广告文案写作中的作用明显, 主要是通过应用广告信息, 回环往复的传达信息来增强宣传效果, 受众兴趣浓厚自然会带动企业经营效益。

例如:万家乐热水器的广告“长城电扇电扇长城, 长城电扇广告”, 为广告效果的顺利传达奠定了基础, 回环的关键作用就在于揭示产品信息之间的内部关系, 信息与词序必须紧密结合, 否则就会陷入纯碎的文字游戏中, 失去广告文案策划的初衷。

8. 顶真

用前句的结尾来做下句的开头, 让相邻的句子首尾相接, 并且具有一定趣味性的修辞手法就是顶真。顶真手法在企业广告文案写作中的应用使得文章结构更加紧密, 具有很强的语感, 可以更好的表现事物之间的承接和递进关系。

例如:骆驼进万家, 万家欢乐多的骆驼电扇广告;世界愈来愈依赖电脑, 电脑愈来愈依赖“斯切拉特斯”的“斯切拉特斯”软件公司广告。顶真可使文章气势变得更加强大, 对受众的刺激力度更大, 从而引发购买欲望。文案当中出现的前后句交叉现象可增强受众印象。运用这一技法要注意, 所有的文笔要充满自然感, 强拉硬扯的行为不是明智之举。

五、结语

综上所述, 企业广告文案写作中涉及到的修辞技巧多种多样, 但在一般情况下, 广告文案的写作实践往往需要多重技巧的相互穿插, 可以收到更好宣传效果。广告宣传使用的精炼语句, 往往比形象更便于受众记忆, 优秀的企业广告文案往往一字千金, 具有画龙点睛之功效。因此, 我们总说:广告文案作为一种面向大众的传播, 语言艺术往往是其中最为关键和行之有效的工具。

摘要：中小企业会受到自身条件约束, 对广告宣传的人力物力投入不足, 产品知名度和商品销售难以得到有效提升。现代市场竞争规律表明, 企业管理者除了对产品质量, 功能及售后服务等方面进行大力投资外, 也应加大对广告宣传的投入力度。本文通过对广告文案语言的文体特征和基本要求探讨, 分析广告文案中汉语言文字的特殊表现和运用, 重点针对企业实际发展状况论述广告文案写作中的修辞技巧, 以期能为业内人士提供一定借鉴。

关键词：企业广告,文案写作,修辞技巧,广告学

参考文献

[1]曾锐.中小企业广告文案写作研究[J].企业科技与发展, 2014 (16) .

[2]朱景尧.战后美国垄断资本的经营多样化和混合联合公司 (续完) [J].武汉大学学报 (人文科学版) , 2015 (03) .