公司行政后勤管理方案(精选6篇)
公司行政后勤管理方案 第1篇
一、公司保密的范围及密级的确定
(一)公司秘密是关系公司发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司的保密范围主要包括以下事项:
1、公司重大经营发展决策中的秘密事项;
2、公司重要人事决策中的秘密事项;
3、公司专有生产技术和新生产技术;
4、公司新产品技术、配方和技术研发资料;
5、公司关键设备和重要生产工艺的技术资料;
6、公司招标项目的标底、合作条件、贸易条件;
7、公司重要的合同、客户、供应商和贸易渠道;
8、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行账户账号;
9、公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表;
10、公司员工人事档案,工资性、劳务性收入及资料;
11、公司内部掌握的协议、意向书及可行性报告、重要会议记录;
12、其他经公司确定为应保密的事项。
(二)公司秘级的确定
1 、公司经营发展中直接影响公司利益的重要决策文件资料为绝秘级: 2 、公司规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级 3 、公司生产经营工作的其他秘密事项为秘密级。
(三)属于公司秘密的文件、资料应当标明密级,并确定保密期限,保密期限届满并经公司总裁或董事长同意后,方可解密。
二、保密执行规定
1、公司员工都有保守公司秘密的义务。掌握公司秘密的员工,须与公司签订保密协议。
2、掌握或接触公司秘密的人,不得泄漏和出卖公司的秘密。与公司秘密无关的人,不得打听、刺探公司秘密。
3、未经公司总经理或经理批准,任何人不得复印、摘抄、拍摄公司的秘密文件、资料。
4、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应根据秘密事项的重要程度,事先报经公司董事长总经理批准。
5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,公司的主办部门应采取相关保密措施,防止秘密的泄漏。
6、外单位人员参观或培训,必须办理相关手续,经总裁或其授权人批准;严格控制同行业人员观看公司生产线重要关键部位。
7、掌握公司机密的员工离职,必须由其上级监督移交所保存的机密文件,不得私自保留复印。如发现员工在离职后有泄露公司机密的行为,公司有依法追究的权利。
8、公司员工发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告公司领导,由其及时作出处理。
9、凡泄露公司秘密的,按公司《奖惩规定》予以处理,给公司造成经济损失和重大影响的,公司依法追究其法律责任。
10、具体可参照《保密协议》。
公司公务车辆管理规定
为规范公司的公务车辆管理,保证车辆的使用,更好地为公司的生产经营工作服务,并合理控制车辆费用,制定本规定。
一、公司公务车辆管理权限规定
公司公务车辆包括小车与货车,由公司办公室统一调度、维护和管理。
二、用车范围规定
1、公司各部门主管以上人员公务用车。
2、经公司各部门经理或总经理同意接送的业务单位重要客人。
3、公司各部门因生产经营工作特殊情况需要的用车。
4、公司因采购或送货需要用车。
三、公务用车程序规定
1、用车人填写《用车审批表》,注明用车事因;
2、部门领导审批签字;
3、车辆调度员安排调车。
四、小车驾驶员执行规定
1、员工外出办事,3公里以内,应首先选择公交车(或自行车,保安部有公用自行车)为主要交通工具(经理以上人员及财务部支取大额现金用车除
外)。其他符合条件的用车,一律登记、记录。
2、员工非工作时间借用公车(节假日或下班时间车辆的使用),需总经理同意,并经总经理签署“用车申请单”见附表2,方可用车,交还公车前必须保持车辆整洁、外观无损伤、车况正常,并按行驶里程计收油费。
3、驾驶员每次出车,应按要求做好小车出行记录,并对车辆进行全面检查,确保车辆处于安全、可靠的良好状态。
4、无出车任务时,驾驶员须在休息室待命,车辆应停放规定地点,接到出车任务时及时出车。
5、出车须严格遵守交通法规,保证行车安全,因违规驾驶发生责任事故,驾驶员须自行承担相应责任。
6、驾驶员发生违章驾驶罚款,由本人承担,非本人责任的特殊情况,须经部门主管领导批准才可报销。
7、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时,可视实际需要进行修理,但无迫切需要或修理费超过100元时,应事先征得总经理批准。
8、如因驾驶员使用不当或车管专人疏于保养,致使车辆损坏或机件故障,其所需要修护费,应依情节轻重,由公司判定比例与责任人予以负担。
9、在无照驾驶、非公事驾驶外出、未经许可车辆驾驶员将车借予他人使用,违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况,由车辆驾驶员及其直接责任人共同承担一切后果。
10、私闯红灯、乱停车、驾驶未佩带安全带、驾驶时车速超规定等驾驶车辆违反交通规则行为,其罚款等费用由驾驶人员自行负担。
11、凭“用车申请单”出车,未经批准,保管人及挪用人不得擅自动用公车,违反者按200-1000元/次处罚,严重者按盗窃罪交公安处理并开除。
12、驾驶员应保持车辆整洁,做好小车的日常清洁保养。
13、驾驶员应遵守职业道德和礼仪规范,为乘车人提供优质服务。
五、小车费用管理规定
1、车辆外出进行一般修理、年检和保养,须经小车调度员审核同意并经小车管理部门主管领导批准才可进行。
2、车辆外出大修,须先报计划和费用标准,经部门主管审核,报经理或总经理批准后才可进行。
3、报销出车路桥费、油费、修理费等,须经主管部门领导审核,报经理或
总经理审批,方可报销。
4、严禁虚报出车费用和外出修车发生交易行为,违者,从严处理。
公章管理
印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具,为了加强印章管理,规范印章使用,避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果,特制定本规定。
一、印章的保管及使用
1、公司现有公章:公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章,一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章,二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。
2、印章由公司指定专人保管,印章保管人应将印章存放在保险箱内,不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。
3、公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴,凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章,使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发;公章管理人员不得委托他人代管、代用。
4、公章合同专用章适用于公司与顾客签订的合同、咨询合同等主要业务合同;凡公司签署的主要业务合同,均需使用合同专用章签订。
5、财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴,所有财务人员在没有总经理的签字许可下,不得私自在支票或各类票据上盖章。
6、按监理规范和企业印章使用流程细则,除需要总经理审批的用印外,均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。
7、部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴,凡属以部门名义发文、一般函件(介绍信、各种证明)上加盖部门印章时,需由主管或部门负责人签发后,方可使用,同时管理人要做好用印登记。
8、印章(业务章除外)原则上不得外借、外带,如需外带,必须经总经理批准后,办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能在工作时间以外,市外借出需在一人陪同下方可使用。
9、法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。法人章、财务专用章不得合放,必须分人保管。
10、使用公章必须由用印人严格履行登记手续,由他人代替登记的,须做出详细说明。实行谁用印,谁登记,谁负责。
11、所有加盖印鉴的文书均需留底归档。
12、在公章使用中,如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理,造成的一切经济损失,由有关人员承担责任。
二、业务章的领用及管理
1、业务章的领用:由各地区部根据业务情况,并写出详细的书面报告(领用原因等情况),向公司综合办申报,由综合办核定后,呈报公司主管领导审批,方可领用。
2、业务章的管理
2.1业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。经理为公司所授权使用业务章的责任人,各部门经经理授权使用的业务章,需经总经理签字方可使用。
2.2公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用,需由经理签字方可使用。
2.3业务章不允许外借。代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带,如需外带,需经部门负责人批准后,办理借用登记手续后方可借用。如经经理授权管理使用的,管理人为责任人,其对经理负责,责任人在使用印章期间不列为外借。
2.4不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章,特殊情况需经相应审批权限的领导签批。一级印章由总经理签批;二级印章由部门负责人或相应的主管签批。
2.5印章管理人员应做到坚持原则,立场坚定,严格管理,保守秘密。印章持有人违反管理制度,造成印章遗失或使用不当,公司将按严重违规处罚,并追究相应的经济责任和法律责任。印章遗失后,应及时向分管领导和总经理汇报,并在报刊上发表遗失声明。
2.6印章申请审批权限及申请流程审核参见公司《印章使用流程细则》。
公司接待管理规定
为规范公司的公务接待管理,保证公司生产经营运作、对外联系和内部接待工作的正常开展,制定本规定。
一、公务接待原则
热情有礼,招待适宜,勤俭节约,大方得体,严格控制费用支出。
二、接待规格的确定
一类:由公司主要领导出面接待。适用于上级机关领导、地方政府和其他企事业单位来员洽商重要事宜及公司领导有特别要求的接待,由办公室具体负责安排接待。
二类:适用于上级机关一般性来客及对外经营工作有直接联系的所有对象,由对口部门负主责,办公室协助安排接待。
三类:一般性接待。适用于经常性、礼节性业务往来,由对口部门具体负责安排接待。
三、接待内容和程序
(一)接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
(二)接待程序主要是:确定接待类别及主责部门;制定详细接待计划;按计划组织实施。
计划内容包括:接送站(机)时间、车辆安排、陪同人员、责任人、住宿地点;早餐、中餐、晚餐时间、地点及陪同人员;活动内容及陪同人员;纪念品购置。
一类:由办公室负责制定详细接待计划,明确各个环节的责任人,按计划组织接待工作。
二类:由对口部门负责制定详细接待计划,明确需要办公室协助的接待环节,确定责任人,按计划组织接待工作。
三类:由对口部门负责制定详细接待计划,确定责任人,按计划组织接待工作。
(三)本部各部门接待宾客原则上不提供住宿、伙食,如需要在外住宿和在外就餐的,各部门应征得本系统主管领导同意。
四、接待礼仪
1、迎接。一般由对口部门根据来客情况派人负责迎接,对来客须住宿的应提前订好房间,客人到时协助其办理各项手续。对来访贵宾,应提前取好房卡并陪同引领客人入住。
2、陪餐。一般由业务对口部门安排人员陪餐。
3、接待人员在接待时须严格遵守公司相关规定和接待礼仪规范,做到热情有礼,涉及公司保密事项时须礼貌避答。
4、接待过程中如遇有客人提出办理限制事宜,应婉言拒绝。
五、接待参观规定
1、决定参观须经主管部门批准并领取参观证,有专人引领。
2、来客参观介绍以秘书或专业人员为主,接待部门配合。
3、非经批准不准进厂参观和在生产场所拍照。
4、参观进行时,原则上介绍者在先、接待经办人在后。
六、经费管理
1、接待经费指用于公务接待中所发生的费用,包括餐饮、住宿、用车费用等。
2、接待经费由公司财务管理部根据公司有关规定实行总额控制,按实列支,接待部门(人)应严格按审批的接待标准执行。未经批准,擅自接待和超标准部分由接待人自行承担。
办公用品管理规定
为规范公司办公用品的申购,入库,保管,发放,使用,报废,盘存,交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本规定。.
一、办公用品的分类.
按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类.
其中低值易耗品主要指:签字笔,圆珠笔,铅笔,刀片,胶水,胶带,气泡袋,大头笔,割刀,刀座,绑带,大头针,图钉,曲别针,橡皮筋,复印纸,打印纸,便签纸,橡皮擦,原子笔,笔芯,夹子,涂改液,白板笔,萤光笔,记事本,电风扇,线插板,剪刀, 钉书机,计算器,电话机,装订机,档夹,裁纸刀,印泥等价值较低的日常用品。
高值管理品为:电脑,打印机,文件柜,空调,相机,投影仪,办公桌椅等价值较高的物品。
二、办公用品的管理责任部门:公司办公用品的管理统一归口为公司管理部, 管理部应当于每月月初的 1 号-5 号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司经理审核,办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类,其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用,月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划,当月的支出应当限定在月初的计划经费之内,如有超支的,需要列出超支的缘由,超支巨大的需做当面解释,非常规费用对应高值管理品一项,
高值管理品不设月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置。管理部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司经理。
三、办公用品的申请:办公用品的采买或者领用申请需要填写《申购单》,公司办公用品的申请资格人为文员及组长级以上人员。各部门管理人员应当根据自己部门的办公需要,及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出,由主管统一进行申请。
四、办公用品的审批:在填写《申购单》后,申请人应当将申购单交给部门主管签名,并交由管理部给到经理批准后,方可购买。
五,办公用品的采购.: 填写的《申购单》在得到批准后,应当交到公司管理部由管理部统一采买,管理部应当做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较,甑选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本,管理部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率。
六,办公用品的入库管理:在供应商送来所购的办公用品后,应由管理部统一签收、保管和发放,管理部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管,财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字,确认无误的准予付款。
七,办公用品的保管:备用的办公用品由管理部统一保管。公司为管理部划定相应的存放区域,实 行封闭保存.由各部门申请的办公用品应当及时发放, 发放出去的办公用品应当由管理部做好相应的领用记录,明确领用部门,领用人, 领用日期. 对于大件管理品实行保管责任制,实行使用人,领取人,保管责任人三合一的办法, 对保管责任进行归属,管理部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为:电脑及其配件,电话机,电风扇,计算器,对因个人工作失误,非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿.(责任认定分 3 等,含完全责任,一 般责任和轻微责任,分别对应 80%,50%,20%的损失赔偿比例。.损失的计算按历史采购成本计算,根据管理部事先公布的该类办公用品的使用年限,在计提折旧后得出。如存在产品更新换代,市面购置价值降低的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式 可以由赔偿人选择.) 实行定期盘存制.盘存频率为一月/次,管理部将于每月的 25 号至
31 号内抽取时间进行大件管理品的盘存.盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况,问题情况,并让相应的保管人签字确定,以便及时地发现问题,处理问题。
八、办公用品的领用:各部门凭《申购单》可以领用已采购回公司的办公用品.在领用时,领用人应当在管理部的《办公用品发放表》上签上领取人姓名和日期.领取人可以是《办公用品申请单》申请人,也可以是申请人指定的办公用品使用人.但涉及高值管理品的,必 须是使用人前来领取并签字,以明确保管责任. 在领用人签字领取办公用品时,人事行政部应当对领取人做好登记记录。
九、办公用品的报废:公司对高值管理品的报废实行审批管理.各单位,部门如有高值管理品损坏,不能使用的,应当依据以下程序进行处理.
1. 对简单问题的可以自行维修处理.但对有保修服务品,且在保修期内的,不得擅自自行处理。
2.可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至管理部统一进行处理。
3. 对维修不成的高值管理品实行报废处理.报废应当是在对可能维修的,在提交 过维修申请,经过维修但无法修好的情况下,或者是对无条件维修的,经过了技术员的故障认定,方可由该管理咳嗽碧钚础栋旃闷繁ǚ仙昵氲ァ,经经理签字确认后报废事项方为成立。
4, 高值报废品在得到报废审批后应当由管理部进行回收处理,以求极可能的开源节流。
5, 高值管理品在完成报废程序后,应当从《高值管理品登记表》上核销,核销时应做红笔登记,并附上《办公用品报废申请单》.
十、辞职清退情况处理:对于有提出辞职的员工,在办理辞职手续时,必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。
业务通讯费用规定
1、为了便于工作业务联系,公司决定从3月1日起,为公司管理层配备手机或话费津贴,话费津贴如下:
经理层:288元/月
副经理:180元/月
主管及主管级以下:100元/月
2、如有现配手机管理层的人员,手机与话费不超出规定范围内,由公司承
担费用,若超出津贴范围内则每月在其员工工资里面扣除,使用手机管理人员待电信合同期满后解除手机、统一话费津贴,现未配手机管理层则按现规定标准津贴。
3、其他管理层内部联络的则用集群网,配送短号,内部短号费用5元由公司支付,在工资里补助。
4、人事部每月10号前从网上查询每月配有手机人员的话费,并递交经理、财务传阅。
固定电话及费用管理规定
为节约管理费用开支,有效控制固定电话费用,结合公司实际情况,制定本规定:
一、固定电话安装规定
1、固定电话的安装须由部门提出申请,报所在公司行政管理部审核办理,非生产经营工作需要,不得随意安装。
2、不需对外联系的生产班组只可安装内线固定电话。
3、各办公室根据工作需要安装固定电话。
4、不需对外联系的部室不开通长途,需对外联系部室可开通国内长途。因工作需要须开通国际长途的,须报公司经理审批。
二、固定电话费用控制规定
1、各办公室固定电话根据工作性质需要,由所在行政管理部门制定话费标准,报公司经理或总经理审批后执行。
2、固定电话发生超标准话费,由所属人员承担,从工资中扣除。
3、禁止用固定电话拨打各种声讯台和发生其他损害公司利益的行为,所发生费用,由责任人或所属人员承担,并予以加倍处罚,从工资中扣除。
4、行政管理部门对固定电话费进行登记,对需扣除、处罚的固定电话费用进行统计,经部门负责人签字后,报财务部予以扣除。
5、确因工作特殊情况超过固定电话费标准的,必须经部门负责人审核,报公司经理审批同意后方可由公司承担。
6、每月的电话费,由厂长按时负责交付,清单、发票及时给到财务,以保证通讯的畅通。
7、人事部负责电话报修类,出现故障时,及时拨打10000号,或寻找电工修理。
印制品管理规定
为规范公司印制管理,控制和节省印制品费用开支,特制定本规定。
一、名片印制规定:
1、印制名片人员范围
1.1公司主管及以上管理人员;
1.2公司物资采购、产品营销业务人员;
1.3其他对外进行业务工作联系必须印制名片的人员。
2、管理规定
2.1印制名片由部门申报,所在行政管理部门主管领导审批。
2.2管理部门负责名片印制的各项具体工作。
2.3名片印制格式、版面、颜色,由董事长办公室负责统一确定。
2.4员工个人每次印制名片的数量,一般应控制在一百张以内。
2.5员工不得自行印制名片,必须由行政管理部门统一办理。
二、表单印制:
1、各部门常用表单,经部门主管审核,报经理批准,统一由管理部负责印刷。
2、一般常用的表单,一款最多一次印100本,如有因公司需要由经理批准可多印。
3、所有需印刷的表单,如有改版或作废,需及时通知有关部门人员。
三、其它资料印制
公司宣传资料、广告类,由总经办负责印刷。
会议管理规定
为规范公司会议管理,提高会议效率和会议质量,制定本规定。
一、会议管理权责规定
1、董事长办公室负责公司召开年会和公司召开其他重要会议的通知、组织、安排、服务、记录、会议纪要等会议管理的各项工作。
2、部门组织召开的专题性会议和内部工作会议,由该部门负责通知、组织、安排、服务、记录、会议纪要等相关工作,行政管理部门给予必要的协助和提供
相关的会议服务。
二、会议召开权限规定
1、公司年会须经公司总经理提拟方可召开。
2、以公司名义召开相关会议,由公司相关领导提拟召开,报公司总经理审批。
3、属于定期召开的月度(周)工作例会,无需会议提拟人和审批程序。
三、会议准备规定
1、做好会议通知:
(1)会议主持部门应指定专人负责会议通知,会议通知可采用邮件,会签《会议通知单》和电话通知的形式。
(2)会议通知一般应提前一天以上,通知对象为与会人员和会务服务提供部门。
(3)对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等须作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门应编制详细的会议计划通知相关部门。
(4)对远途参加会议的,会议通知人应充分考虑参会人的路途时间。
2、做好会议其他相关准备:
(1)对有会议资料的会议,会议提拟部门应提前做好会议所有资料准备的组织工作,对须提前发放的资料,应按规定提前的时间发放。
(2)会务服务部门应提前做好落实会场、布置会场、备好座位、会议器材、茶具茶水、会议所需的各种设施、用品等会务准备工作。
(3)部门召开的会议需用会场的,应向会议室管理部门书面提出,由会议室管理部门统筹安排。
四、会议组织规定
1、会议提拟部门应做好会议的各项组织工作。
2、会议主持人应履行以下责任:
(1)应提前5分钟以上到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
(2)应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,向与会人进行必要的说明。
(3)应根据会议进行实际情况,对议程进行适时、必要的控制,限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
(4)属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
(5)应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门(人)、达成标准和时间等会后事项的安排向与会人明确。
3、与会人须遵守以下规定:
(1)应准时到会,并在《会议签到表》上签到。
(2)如需会议发言应言简意赅,紧扣议题。
(3)遵循会议主持人对议程控制的要求。
(4)遵守会议纪律,保持会场安静;将手机调到振动或关机,原则上不允许接听电话,如须接听,应离开会场接听。
(5)做好本人的会议记录。
4、应对会议时间进行有效控制:
(1)对会前确定了会议时间的,应按规定的时间完成会议议程并闭会。
(2)对会前未确定会议时间的,应尽量将会议时间压缩在最短的时间内。
五、会议记录及会议纪要规定
1、公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录,原则上应确定专人负责会议记录。
2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
3、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
4、会议记录人要做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
5、根据会议需要整理会议纪要。下列情况下,应整理会议纪要:
(1)公司各类临时行政会议;
(2)须会后对会议精神贯彻落实的会议;
(3)主持人要求整理会议纪要的会议。
6、会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定。
7、董事长办公室、公司行政管理部对所辖范围内的重要会议,应进行拍摄并予以留存、归档。
六、会议考勤规定
1、会议主持部门应对会议到会情况进行如实考勤,对迟到、中途退场、无故缺席会议的经考勤情况反馈其所在部门。。
2、所规定的参会人员因特殊情况不能参加会议的,须在会前报经本部门领导或会议相关领导批准。
公司大事记管理规定
为了及时记录公司发展过程中发生的重大事件、发展历程,保存珍贵的历史资料,为公司的未来发展提供有参考价值的历史依据,制定本规定。
一、公司大事记录的职责部门
1、董事长办公室管理策划组负责公司总部的大事记录,并负责公司大事记的汇总、整理。
2、公司各部门负责向管理策划组提供相关重大事项信息。
3、公司各部室负责向所在行政管理部提供相关重大事项信息。
4、各级管理者对记录公司大事工作须予以支持、协助、配合。
二、公司大事记录要求
1、按时间顺序记录大事并做到完整、详细。
2、各部门填写《公司大事记反馈表》,反馈公司大事。
3、管理策划组每月进行一次汇总,并报董事长办公室领导审核。
4、管理策划组每年底对公司大事进行汇总、整理,经董事长办公室领导审核后予以归档。
5、董事长办公室管理策划组应指定专人负责记录公司大事。
三、大事记编写的内容
(一)企业性质、产品方向
1、公司创建时间、地点、批准机关等。
2、公司性质、投资规模、产品方向、生产方式、生产能力、投入产出情况。
3、公司在国家、地方、行业中的地位、作用。
(二)公司建设
1、公司地理位置、自然环境、交通运输等。
2、重要的地面、地下建筑物、构筑物的投资数额、建成年代、用途。
3、高、精、尖设备的购置、自制及作用。
(三)公司沿革、职务任免
1、公司撤并(兼并)、调整及关键时期的更名,企业隶属。
2、公司高级管理人员的任职,企业领导方式。
(四)生产发展、技术进步、项目开发
1、产品的种类,系列,数量及性能。
2、新产品研制(引进)试制、鉴定、创优、技术转让、专利申请等。
3、技术革新、技术改造成果。
4,产品销售、占领市场态势。
5、项目开发、项目效益、项目地位。
6、产品开发中的失误、教训。
7、引进产品可行性研究、考察、会议、签约等活动。
(五)企业管理、企业文化
1、企业管理权限,企业管理机构组织形式。
2、企业管理制度,企业管理重大决策,管理创新。
3、企业文化建设的建立、提升、发展。
4、公司重大合理化建议及实施效果。
(六)人力资源管理
1、公司的工资制度、分配制度、福利待遇。
2、公司的用工制度、员工培训。
(七)重大人身、设备、质量、生产等事故。
(八)公司获得的荣誉称号,公司重要人物、模范人物。
(九)公司组织或参加的重要活动、会议、社会赞助、公益事业等。
(十)上级政府部门领导来公司视察、指导、参观等。
安全保卫管理规定
为规范公司的安全保卫管理,建立良好的公司秩序,保证公司的财产安全,特制定本规定。
一、门卫管理规定
1、人员出入规定
(1)公司员工凭公司发放的工作牌进入工厂。
(2)公司来客须在门卫处进行登记。进入生产区的,须由相关人员陪同,到行政管理部办理入厂手续,凭相关证件进入生产区。
(3)公司客商凭产品提货单或物资送货手续方可进入生产区。
(4)外单位施工、安装人员等,须由施工项目主管部门到行政管理部统一办理临时出入证,方可入厂。
(5)外单位培训学习人员,凭行政管理部办理的外来人员培训学习出入证件,方可入厂。
2、车辆出入规定
(1)所有机动车辆出入,必须在卫门前主动停车,经门卫执勤人员允许后方可入厂,出厂车辆必须停车接受卫门执勤人员检查。
(2)载货车辆一律从货物卫门出入,特殊情况从其它卫门出入的,须经安全保卫负责人批准方可出入。
(3)货车以外的机动车辆可以从主卫门出入。
(4)禁止的士、摩的、营运叭叭车入厂。
(5)载货翻斗车必须放下车厢翻斗后,方可在厂内行驶。
(6)外单位客车、小车须办理手续,经有关领导批准才可进厂,但上级政府部门领导来厂视察的车辆须随时放行。
3、物资出门检查规定
(1)一切物资凭出门证和其他必须的相关手续从货物卫门出厂,特殊情况需从其它卫门出厂的须经安全保卫负责人批准。
(2)门卫执勤人员必须对出门物资的出门证件、相关手续进行认真检查,证件、手续不全的不得放行。
(3)门卫执勤人员收取票据放行物资后,须将票据放入票箱并确保所有物资票据的及时回笼。
(4)门卫执勤人员查验出物资出门一般差错问题,报告班长处理,重大差错或违法嫌疑问题,及时报告安全保卫负责人处理或报告公安机关。
(5)因本公司原因出现的票据手续不齐,需特殊处理的物资出入卫门,必须经安全保卫负责人查验办理特殊手续才能放行。
(6)安全保卫负责人每天负责出门证的收回,并进行检查和规档。
4、其它规定
(1)门卫执勤人员有权对有疑点的车辆、人员进出进行询问检查。
(2)严禁闲杂无关人员进入门卫室内逗留、闲聊。
(3)员工骑自行车进出工厂大门须下车推行,不得骑进骑出。
二、监控管理规定
1、监控室人员须严格履行岗位职责,认真做好视频监控工作。
2、监控中发现任何情况和疑点,必须及时通知保安巡逻人员。
3、对公司的重点监控部位,必须予以特别的注意和监控。
4、对监控视频记录,须保留6~10天,对须存档的视频记录予以拷贝。
5、严禁闲杂无关人员进入监控室内逗留、闲聊。
三、保安巡逻检查规定
1、保安巡逻人员必须对所管辖控制的区域,进行经常性巡逻检查,每班至少巡逻检查四次以上。
2、发现外来可疑人员,须进行询问或盘查,有问题的,带回保安队处理,无问题的,带离出厂。
3、发现有人偷盗或从事其他违法活动,必须立即予以制止,对其进行控制并向上级报告。
4、在办公室人员休息时间,发现办公室门打开或夜晚亮灯,应上前查看,如无人,应予以处理或报告有关领导。
5、巡逻时发现有长明灯、长流水,能关闭的立即关闭,并告知责任部门。
6、应对公司、工厂重点关键部位进行重点巡逻检查。
7、巡逻时发现重大险情、紧急情况,必须立即上报公司、部门有关领导并参与组织扑救。
8、保安巡逻必须按时填写《保安巡逻检查日志》,并予以保存备查。
食堂管理规定
为规范公司食堂管理,保障员工用餐的安全、卫生,根据公司实际,制定本规定。
一、员工就餐规定
1、遵守就餐时间规定,有秩序进入餐厅。
2、自觉排队打饭菜,不得强行插队。
3、员工打饭菜不得向食堂人员提出无理要求。
4、保持就餐安静文明,不在餐厅内打架、哄吵。
5、不得打赤膊、打赤脚进入餐厅就餐。
6、爱惜粮食,不得多盛饭而随意倒掉。
7、自觉爱护餐厅环境,不在餐厅内乱丢杂物。
8、吃剩的饭菜倒入泔水桶中,不得倒入其它地方。
9、公司不配备餐具,由个人自备,自己清洗餐具后放到餐具摆放柜,不能随便乱放。
10、自觉爱护餐厅设施,损坏按价赔偿。
二、食品进库验收及出库规定
1、确定专人负责食品进仓库的验收,严格把关,不验收不符合食品质量标准和短斤缺两的食品。
2、进库食品须有卫生许可证和检验合格证或化验单。
3、正确如实填报食品、菜类进出库单,严禁弄虚作假。
二、食品采购规定
1、按实际需要有计划采购,不得任意超量采购,以免积压变质。
2、做到勤跑、勤问、勤比较,快速完成每天的采购任务。
3、认真检查所购货物的质量、数量、包装等,严防破损与丢失。
4、每日在购货台账上详细登记产品名称、供货单位、购货数量、产品批次、保质期限和相关证件等情况。
5、在确保食品质量的前提下,努力降低食品、菜类的采购成本。
6、搞好运输卫生,需冷藏的食品,须贴有标志,生、熟食品、半成品应分开存放,防止食物污染。
7、严禁采购假冒伪劣食品、过期变质食品和变味食品。
三、食品库房规定
1、食品堆放要整齐、分类、清洁,防止地湿、积压、霉烂、虫蛀。
2、库房内不准吸烟、不准存放有毒有害物品及私人物品,不准私自处理食品;不准无出库单出库;不准闲杂人员入库。
3、做好库房的通风干燥和防火、防盗、防投毒。
四、卫生管理规定
1、从事食堂工作的人员,须有健康证并经上岗培训合格后才可上岗。
2、炊事人员必须定期检查身体,发现有传染病者,立即调离。
3、做好食品的防毒、防腐、防污染、防霉变。
4、做好防鼠、防苍蝇、防蟑螂,防止病菌传染。
5、蔬菜要择洗干净,肉类必须洗净再切,食品生、熟须分开。
6、严禁使用已变味、变质、腐烂、霉变和已过安全期的食品。
7、餐具使用前,必须用洗洁精清洗干净并严格进行消毒杀菌。
8、砧板、案板和煮饭、炒菜、盛饭菜用具须保证清洁干净。
9、及时清理厨房、餐厅卫生,保持干净无油腻、积垢。
10、经常打扫墙面、墙角、屋顶、门窗卫生,保持干净无灰尘、蛛网。
五、食堂安全规定
1、严禁非食堂工作人员进入厨房和食品加工操作间。
2、加强对食品卫生状况的检查,发现问题,及时处理。
3、发现食物中毒或疑似中毒,必须立即上报和送医院抢救。
4、安全用气、用火,做好防火、防爆,防止意外事故发生。
5、食堂人员离开时,须关气、关火、关门窗。
六、食堂账务规定
食堂财务管理须日清月结,每周进行预测,每月公布账目,发现盈亏,应及时进行合理调整。
七、食堂服务规定
1、按时做好饭菜,保证正点开餐和工作晚点员工的就餐。
2、注重饭菜质量,合理安排、调节菜谱。
3、各种菜肴、食品必须在挂牌上明码实价。
4、为员工就餐提供热情、细致、周到服务。
5、虚心听取员工意见,不断提高烹调水平和服务水平。
公司宿舍管理规定
为规范公司宿舍管理,创造良好的住宿环境,保障员工的住宿安全,结合公司实际,制定本规定。
一、公司宿舍管理权责规定
公司行政管理部门负责本区域公司宿舍的统一管理,做好员工入住、退宿、宿舍安全、卫生、宿舍调整、物品发放等各项工作。
二、公司宿舍的申请住宿和退宿规定
1、凡是想住宿者,通知人事部,由人事文员办理住宿手续,并发放宿舍钥匙。
2、退宿者持申请表到人事部办理退宿手续,退还所有领用物品,手续结清后,人事文员在申请表上签字确认。
3、退宿和换床规定
(1)离职人员和已取消住宿资格人员,各项费用结清后在二个工作日内搬离宿舍;无故不办理退宿手续超过三个工作日的,公司即对其宿舍床位另作安排,并有权处理其宿舍内的遗留物品;
(2)住宿房间及床位调整,须经宿舍管理员批准,员工不得私自调换。
(4)住宿人员如有工作异动,应及时退房并交出钥匙。
四、住宿费用规定
1、凡是住宿人员,需扣水电费30 元/月,如果不住宿,不需扣费。公司对每个宿舍进行用电补贴,超出的电量,由本宿舍人分摊。
2、财务每月初都会随同电工、保安抄电表,将用电量公布于公告栏。
3、公司不接受中途入住、退住宿舍人员,住宿按月计,如果有改变住宿的需提前提出,新进员工除外。
四、员工住宿安全规定
1、严禁在宿舍内和宿舍走道燃放烟花鞭炮;
2、严禁违规私接电线,私自更改用电设备开关;
3、电器设备周围不得放置易燃、可燃、爆炸物品;
4、发现接触不良、线路老化等情况,及时通知人事部维修;
5、人员离开房间,应关掉所有电源。
6、严禁从宿舍高处向下抛物、丢东西。
五、员工宿舍卫生规定
1、员工应经常打扫宿舍内的卫生并保持干净整洁;
2、宿舍内不得乱摆、乱放、乱贴、乱钉;
3、宿舍公共区域卫生必须由专人天天打扫并保持干净整洁。
六、宿舍损坏报修规定
1、宿舍内设备物品损坏,报人事部并填写《维修单》安排统一维修。
2、宿舍门锁损坏须向人事部报修,不得私自换锁。
3、员工宿舍出现长流水、房间没电和灯不亮、房间门打不开的,员工可直接报维修应急处理后再补填《维修单》。
七、员工住宿规定
1、不得向窗外倒水和扔撒废弃物;
2、将生活垃圾放入垃圾桶内;
3、不将杂物扔入下水道;
5、不撞门、不踢门、踢墙;
6、不撕毁公示栏内的通知、告示。
7、不得私自带外人到宿舍留宿过夜。
8、不得在宿舍内养宠物、家禽。
9、不得在宿舍内从事任何违法活动。
10、员工在宿舍内不得影响他人正常休息。
七、公司宿舍检查规定
管理部门每周应组织对员工宿舍的安全、卫生等情况进行检查,发现问题,及时处理和整改。
公司水电管理规定
为加强公司水、电管理,保证水、电设备安全、正常运行,合理使用,减少浪费,维护正常的办公和生活秩序,培养公司全体员工养成安全用电、节约用电、节约用水的良好习惯,根据国家节能减排有关规定,结合分公司实际情况,特制定本规定。
1、公司所有员工必须树立“节约光荣浪费可耻”的思想,坚决杜绝各种形式的浪费现象。
2、要节约用水,禁止长流水。水管、水龙头等如有损坏和漏水,负责后勤维修的人员应及时阻漏。否则,将追究有关人员的责任。每发现一起水浪费现象,视情节罚有关责任人10-50元。人为损坏的,要照价赔偿和修复,并视情节罚款。
3、要节约用电、禁止长明灯。晚12点以后厕所、冲凉房等场所,只能开一间房的灯。原则上这些场所白天不准开灯。若确需开灯,用后应及时关上。
4、要加强车间及办公场所的用电管理,明确责任人。厕所、冲凉房、热水器及路灯由保安人员负责管理。厨房电器及灯具由饭堂人员管理。车间及办公场所由各电器使用人负责管理,各办公室的空调温度不能低于26℃。每发现一起长明灯现象,罚有关责任人每人10元。若属空调、电焊机等耗电大的电器设备下班后未关,每发现一起罚款责任人30元。情节严重的,加倍处罚。
5、不得用开水或热水洗衣服、被子等(特殊情况经许可除外),每发现一起,罚款10元。
6、公司保安人员有权对任何违章用水、用电的行为进行监督,发现问题及时处理,不能处理的及时报告,同时报请有关部门按章处罚。若知情不报,每发现一起,罚值班保安10~100元。
7、公司水电费用一律由厂长办理,并于每月15日前将有关票据交到财务。
公司钥匙管理办法
一、目的:
为了保障公司设备、财产、人身安全,规范办公室门锁的管理,落实锁匙管理责任,特制定本规定。
二、适用范围:
适用于公司所有钥匙的管理。
三、内容:
1. 公司行政部门负责公司钥匙保管、领用登记、回收、配制的管理;
2. 钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管,并对所配置钥匙安全负责;
3. 严禁将钥匙借给他人使用,否则一旦发生意外事项,转借人也将负有连带责任。 如因公务需要延迟下班或休息日加班等特殊原因需要使用办公钥匙,必须填写好《锁匙借用登记表》经经理批准后,办理相关借用与归还手续;
4. 任何人不得随意复制公司钥匙,如因工作需要复制锁匙,需经得公司经理/总经理签字审批后由行政部统一复制并记录在《锁匙发放/变更登记表》;
5. 钥匙持有人实行“上班前开门,下班后锁门“的原则.不得随意在非正常工作时间里擅自开门;
6. 如果钥匙有遗失或损坏,请速报行政部,以便及时更换并记录在《锁匙发放/变更登记表》;
7. 任何锁头的增加、更换、移动都必须填写《锁匙发放/变更登记表》经经理/总经理批准后进行更正锁匙或编号;
8. 所有公司锁匙的遗失,必须马上向行政部报告,经经理/总经理批准后及时更换锁头并填写记录;
9. 持有钥匙的人员,在离职或调动前,必须将持有的全部钥匙缴回行政部,行政部验正后,填写相应的归还清单。否则不予办理离职手续。如员工自离职未交接相关工作及锁匙时,行政部将与其有关的所有锁匙重新更换并填写完整记录;
10. 行政部每半年检查一次领用的钥匙,检查内容包括:数量、损坏、丢失、是否复制等,并填写相关的检查记录;
11. 逢重大节假日(假期超5天以上),行政部必须制做门锁封条,对公司所有区域范围内的大门进行封条封锁。
四、其他说明:本管理规定从发布之日起开始实行,以前的规章、制度、规定等
与本管理规定有抵触的地方,以本规定为准,没有抵触的继续遵照执行。
五、相关记录
锁匙借用记录表
锁匙发放/变更登记表
公司行政后勤管理方案 第2篇
为进一步完善公司行政后勤管理的相关制度,便于日常监督考核,根据公司《行政管理制度》相关规定,制定《行政管理细则》,请公司员工认真学习,严格贯彻执行,对违规者将依照行政管理细则的规定扣减当事人或责任部门主要负责人绩效工资。
一、行政办公区域管理细则(一)办公秩序规范
(1)办公室必须保持清洁,办公用品摆放应整齐、有序,做到物品定位。桌面上不得放置任何杂物,不得存放与工作无关的私人物品。下班后,必须将各类文件清理摆放整齐,重要文件、涉秘文件、图纸资料须放入文件柜妥善保管。(违者扣绩效工资50元/次)
(2)爱护公物,妥善保管办公用品,因个人原因造成的办公用品遗失、损坏,由个人负责维修或按折旧后的净值全额赔偿。
(3)办公室、会议室、接待室要保持整洁,大方,不得随意在墙面等处乱钉、乱贴、乱画。(违者扣绩效工资50元/次)
(4)办公楼内要保持安静,严禁在办公场所或楼道大声喧哗、嬉笑打闹;楼道内不准乱堆放物品。(违者扣绩效工资50元/次)
(5)工作中应使用文明用语,待人礼貌、热情、周到。尽量用普通话;严禁说脏话、粗话。(违者扣绩效工资50元/次)
(6)公共办公区域、会议室严禁吸烟。吸烟须在规定的吸烟区内。(违反规定者扣减绩效工资200元/次)
(7)禁止随地吐痰,不得乱扔烟头、废纸等杂物。茶叶渣和便纸应放入
篓内。严禁在办公区内燃烧废纸和其他杂物等,以防火灾发生。(违反规定者扣减绩效工资100元/次)
(8)下班后须将所有的电源关闭,节约用电、用水,人走灯熄,人走水停。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(9)严格遵守上下班时间,做到不迟到,不早退。(违者按人力资源的相关管理规定处罚)
(10)上班时间内不得干与工作无关的事,严禁上网聊天、电话聊天、玩游戏。非工作需要,工作日中午严禁饮酒。(违反规定者扣减绩效工资50元-100元/次)(二)职员形象规范
(1)上班时间统一佩戴工作牌上岗;胸牌统一佩戴在胸前并正面朝外。凡配发了服装的职员,必须按要求统一着装。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(2)上班必须着装得体,禁止奇装异服,保持积极向上的精神面貌。男职员不得留长胡须、不宜留太长的头发和指甲;穿着整洁,禁止穿拖鞋、背心、短裤。女职员不得浓妆艳抹,不得染奇异发色,指甲不能太长,应保持清洁,涂指甲油要尽量淡色;着装要大方得体、整洁,不得穿着奇装异服及吊带裙、凉拖鞋。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
二、会议管理规范
(1)会议着装:与会人员应按照相关会议要求出席各类会议。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(2)公司各部门、各分、子公司要严格按照会议要求安排人员参加各类
会议。(违反规定者扣减绩效工资100元/次)
(3)遇大型会议,由会务承办部门安排专人负责签到工作,与会人员应严格按照签到时间到达会场。(违反规定者扣减绩效工资200元/次)(4)出席或常规列席总经理办公会,与会人员须提前10分钟进入会场。(迟到者扣减绩效工资200元/次)
(5)会议指定列席人员应在会议地点附近或者指定地点候会。(违反规定者扣减绩效工资100元/次)
(6)与会人员不得缺席、迟到、早退或委派他人替会,确因工作需要临时调整的,须经分管副总同意,并及时向行政管理部或会议组织者报告。(违反规定者扣减绩效工资200元/次)
(7)会场中,与会人员不得随意走动或处理与会议无关的事情。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(8)与会人员进入会场须将手机等通讯工具关闭或置于无声状态。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(9)会场内接打手机时间不超过1分钟,通话应不影响到其他人。如遇紧急事务,应在会场外处理。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
(10)会场内严禁吸烟。(违反规定者扣减绩效工资200元/次)(11)其他部门需向与会领导报送紧急文件或会议材料的,应通过指定会务人员转送,其他人员不得随意进入会场。(违反规定者扣减绩效工资50元/次)
三、安全消防、访客来访管理细则
(一)访客来访管理规范
1、公司员工有访客预约拜访的应提前到公司门庭安保人员处登记;公司领导有访客预约拜访的应提前通知行政管理部安排接待。
2、公司门庭安保人员应在访客到访时,文明礼貌的确认访客的身份、来访事由、是否提前预约;在所有信息都已确认后门庭安保人员应根据下列情况通知相应人员:
(1)拜访对象是公司部门负责人或一般员工的直接通知本人,由当事人负责引领。
(2)拜访对象是公司副总以上的应通知行政管理部,行政管理部在征得领导同意后,由行政管理部安排人员引领至公司领导办公室。
3、确认信息不全的应根据被拜访者身份通知公司相应人员(人员参照第二条);不能确认访客的身份、来访事由、是否提前预约由门庭安保人员文明礼貌的拒绝访客要求,在客人不配合的情况下应耐心的做出解释。行政管理部将对安保接待工作进行检查,对违反上述规定要求的进行处罚,每次扣减当事人或责任部门主要负责人当月绩效50元。(二)安全消防管理规范
办公室行政后勤管理策略研究 第3篇
(一) 水电公司办公室行政后勤管理的内在含义。
水电公司办公室行政后勤管理是对该单位的所有的固定资产、后勤服务、公司访客、办公室车辆管理等各项日常琐碎事务进行的有效管理。水电公司办公室行政后勤管理相对于各个单位部门而言起着统筹规划的作用, 它直接关系到各个任务命令的下达。此外, 随着当下水电公司办公室行政后勤管理的发展, 办公室的行政后勤管理作用将会越来越重要。
(二) 水电公司办公室行政后勤管理的管理现状。
1.水电公司办公室行政后勤管理的工作职能认识不足。一些办公室的工作人员由于办公任务比较简单, 对于水电公司的行政后勤管理人员来讲, 其工作都是一些日常事务。久而久之, 在心理也就减少了对办公室行政后勤管理工作的重视, 并逐渐出现烦躁、厌烦这些不良情绪, 对办公室行政后勤管理任务多数情况下都存在拖泥带水的现象, 只是搞一些形式主义并不能将委派工作真真正正地落实。这种执行力不强、拖泥带水、走过场的现象, 既降低了工作效率, 也降低了工作质量水准, 长此以往会给单位的发展造成严重的阻碍。2.办公室的工作人员没有责任意识。办公室行政后勤管理工作的工作人员本身工作任务比较清闲, 而且工作内容比较的单一, 而且办公室行政后勤管理并不牵扯一些复杂的工作流程, 所以在工作人员的思想意识中就形成了“办公室行政后勤管理不重要”的错误思想, 随之而来的就是工作人员的责任意识逐渐淡化。水电公司办公室行政后勤管理该工作人员责任意识的不足, 主要表现在遇到困难时, 工作人员下意识地选择逃避而不是脚踏实地的去解决困难, 寻找问题出现的根源。其次, 在办公室安逸太久也逐渐地丧失了该有的责任意识, 对工作中出现的问题会产生推卸责任的想法, 并且将责任推卸到无辜的群众身上。3.工作人员缺乏主观能动性。水电公司办公室行政后勤管理工作对整个单位部门的发展具有非常重要的作用。然而, 工作人员在思想上并没有引起足够的重视。在出现问题时, 不能积极发挥自己的主观能动性, 主动解决困难控制局势的发展。而是采用消极的方式任事态逐渐恶化, 一些工作人员还试图将责任归咎于他人身上, 这种自私只做表面文章的行为, 根本不能有效地解决问题。这不仅危及水电公司办公室行政后勤管理在群众心中的地位, 还不利于一些新政策的实施发展。
二、办公室行政后勤管理策略
(一) 端正工作人员工作态度。
俗话说“态度决定一切”, 那水电公司办公室行政后勤管理的策略改变应着手于当下水电公司办公室行政后勤管理工作人员的态度。
水电公司办公室行政后勤管理虽然看起来比较清闲, 实际上每一份工作背后都牵扯到复杂的流程, 这些工作是否符合达标, 对办公室行政后勤管理工作有非常重要的影响。面对市场竞争的日趋激烈, 水电公司办公室行政后勤管理工作变得更具挑战性。行政后勤工作的处理过程中会遇到很多的难题, 这是对工作人员处理态度的一种磨练, 在水电公司办公室行政后勤管理工作中, 工作人员要有务实精神, 在工作中尽量做到无私奉献、不计个人得失, 真正将水电公司办公室行政后勤管理当做自己的责任义务。
(二) 规范水电公司办公室行政后勤管理制度。
制度的规范化管理是办公室行政后勤管理工作的一个参考标准, 有助于水电公司办公室行政后勤管理工作人员对各项工作任务的判断。关于水电公司办公室行政后勤管理制度, 应该从日常的办公事务着手, 并时刻掌握全局的变化。此外, 水电公司办公室行政后勤管理制度上还存在很多管理上的细节漏洞, 需要每一位工作人员对行政后勤管理制度进行仔细的勘察, 找出制度中存在的细节漏洞, 例如, 水电施工的总值班制度和应急处理方案应认真落实, 发现问题进行及时上报, 不拖延、推诿。
(三) 建立有效的奖惩机制和考核机制。
如今水电公司办公室行政后勤管理工作中大多数情况下都存在工作散漫、效率低下的现象。针对此类情况, 若是在水电公司办公室行政后勤管理工作中加入考核机制和奖惩机制, 不仅改变了行政后勤管理工作人员的散漫作风, 还能使员工在思想意识上重视其本职工作, 进而改善之前的散漫、懒惰行为。奖惩机制能激发水电公司办公室行政后勤管理人员的竞争意识, 增强其解决困难的决心和意志力, 对办公室行政后勤管理有重要的推动作用。其次, 建立奖惩机制对水电公司办公室行政后勤管理来讲也是一种新形势下的管理创新, 它能最大限度的调动工作人员的工作积极性, 并将行政后勤管理工作真正落实到群众当中。
三、结语
如今的水电公司办公室行政后勤管理存在工作人员态度不端正, 没有对办公室行政后勤管理引起足够的重视, 并且在水电公司办公室行政后勤管理的问题上, 大多数工作人员不是推卸责任就是放任自流, 导致事态的恶性发展。针对于此, 新时期下的水电公司办公室行政后勤管理人员应该端正其工作态度, 建立有效的奖惩机制, 激发工作人员的工作积极性, 将水电公司办公室行政后勤管理真正落实到实处, 真正做到为员工服务。
摘要:办公室行政工作历来是连接领导和群众的重要关系纽带。本文就以办公室行政后勤管理策略研究为课题, 系统地进行阐述和研究。
关键词:办公室行政,后勤管理,策略
参考文献
[1]张向辉.水电公司办公室行政后勤管理对策探析[J].新西部 (下旬刊) , 2014, (9) :82, 51.
[2]李文军.试谈企业行政后勤管理工作的发展[J].办公室业务, 2014 (5) :32-33.
公司行政后勤管理方案 第4篇
兴业银行是我国金融行业优秀代表之一,是经国务院、中国人民银行批准成立的首批股份制商业银行之一,2007年2月5日正式在上海证券交易所挂牌上市。开业24年来,兴业银行始终坚持与客户“同发展、共成长”和“服务源自真诚”的经营理念,致力于为客户提供全面、优质、高效的金融服务。根据英国《银行家》杂志发布的全球银行1000强排名,兴业银行按总资产排名列第75位,按一级资本排名83位。在胡润品牌榜中,兴业银行以150亿元品牌价值,排名第四十位。并入围2013世界500强。
随着兴业银行的快速发展,兴业银行总行的行政后勤采购与资产管理,面临更多样化的需求和更高的内外部管理要求,主要表现在以下两方面:
从内部来看:兴业银行资产超过三万亿,其中有100多亿行政后勤类资产需要管理。各分行/各机构增量资产的购置流程各异,存量资产分布地域广,隶属关系复杂。在现有条件下,只有全面掌握兴业全行固定资产信息,有效监控各机构、分行采购流程,才能降低管理风险;同时,《兴业银行五年规划》明确提出建立健全标准化、集中化的后勤服务保障体系,要求行政后勤部必须提高采购与资产管理水平,向管理要效益。
从外部来看:采购及资产统一管理是金融同业的改进方向。近年来,国内众多大型金融机构、大型企业的行政后勤管理工作都在进行转型,中国工商银行、中国农业银行、中国移动等均采取相应的管理策略推动自身行政后勤管理工作水平的提升,包括成立集中的采购服务中心、资产管理中心以提高集中采购程度、并出台采购及资产管理的规范制度等多种措施以提升精细化管理水平。
为了适应内外部环境要求,全面提升采购及资产管理水平,推进本行“大行政后勤管理体系”建设,从2011年开始,兴业银行总行行政后勤部携手AMT启动了采购及资产管理咨询及持续服务项目,对兴业银行的采购与资产管理进行全面诊断和分析,讨论并制定出相应的解决方案,并通过细化制度流程,推进信息系统设计与投产工作,逐步建立起一套适合兴业银行的采购及资产管理体系。
1.规划阶段:根据兴业银行的总体发展目标,参考同行标杆及集中采购、资产全生命周期管理等外部最佳实践,结合兴业银行现状,提出“整体规划、分步实施”的总体策略,确立了“统一明确的管理策略”、“规范细化的制度流程”、“清晰定位的组织职责”、“构建专业优良的人员团队”、“搭建采购及资产管理系统架构”五项主要工作。在明确改进方向和发展大纲的基础上,确立采购及资产管理提升各个阶段目标及实施计划,为指导、保障后期采购与资产管理持续推进明确了方向和路径。
2.制度流程梳理优化阶段:一方面,结合总体规划,重新设计操作性强的关键业务流程,形成采购管理、资产管理、供应商管理等具体的规范和管理办法;另一方面,完成业务需求说明书的修订,以指导系统建设,并协助开展系统选型以及立项等相关工作的技术支持,为采购与资产管理系统的顺利实施奠定基础。
3.系统建设阶段:在系统设计时,基于前期对需求的理解,将业务需求转换为系统需求,协助系统开发团队完成《软件需求说明书》、《概要设计》、《详细设计》等文件,为系统的开发和实现提供了指导和实施保障。在系统实现过程中,基于本行实际需求及相关设计方案,进行系统测试,梳理优化《采购品类表》、《采购品类配置清单》、《财产配置管理规范》等文件,进一步规范了系统基础数据;在系统上线阶段,进行系统功能总结,同时组织相关人员开展系统操作培训,下发用户操作手册等。截止目前系统上线,已实现了采购及资产管理电子化的需求,逐步向管理精细化目标迈进。
4.持续优化推广阶段:目前兴业银行的采购与资产管理已进入持续优化推广阶段,需对已上线的系统进行持续跟踪,完善对现有工作流优化,提高运行效率,完善报表管理内容与业务分析指标等;并以系统在全行推广为目标开展二期建设,实现集中统一管理与各业务条线实际相结合,不断提升管理精细化水平,打造完整的“大行政后勤管理体系”,创建同行业业务新标杆。
采购及资产管理体系建设对兴业银行带来的价值:
1.全行收益。
建立了面向总行的采购及财产自助申请平台。针对不同的品类和业务场景,设置了丰富和弹性的配置清单,建立了符合业务流程规范以及兴业操作习惯的流程管理体系,有效指引本行各需求部门的员工按制度、按规范处理相应业务,大大降低了跨部门沟通成本,提升整体工作效率;
2.部门收益。
建立了面向行政后勤体系的自助工作平台。针对行政后勤体系的日常业务进行定制化设计,提供统一的数据平台、监督与管理平台、辅助决策平台。
(1)工作效率的提升:提供统一的采购与财产的数据平台,通过将原业务上复杂的单据进行结构化分解,日常的业务数据得以记录、分析,并作为报表进行输出,结合历史数据,成为数据分析与报表统计的基础来源。如供应商评价数据、财产使用情况得以反馈至管理人员,为日常的管理提供便利的指引。
(2)增强风险管理控制:提供统一的监督与管理平台,制度及系统明确规定了采购与财产的申请、处理要求和条件,保证信息来源的完整性与规范性,避免信息缺少或不符合要求带来的审核风险。采购及资产管理人员可以通过工作的流程监控,全方位掌握当前采购与财产业务的执行情况,便于管理人员及时处理采购与财产业务,满足执行监督与管理的需求。
(3)加强智能化、辅助决策:提供统一的辅助决策平台,通过系统提供的数据统计分析及报表输出功能,管理层可以查询单个项目的进度情况,某个供应商某个合同的执行与评价,也可以随时查阅总行乃至全行的业务数据,获得月度、季度、年度的准确数据。为管理层的决策和项目追踪提供很好的工具及数据支撑。
行政后勤部走动式管理方案 第5篇
一、目的:
为加强公司公共区域综合管理,促使本部门管理人员关注所管辖区域内各人员的工作状态、基础设施,办公秩序,环境卫生等,使管理人员能及时发现、及时处理相关问题。
二、使用范围:
总公司及台商分公司行政后勤部各级管理人员对其所管辖的业务区域进行日常性巡查。
三、定义:
本方案中的管理人员:指行政后勤部各模块负责人及管理人员。
四、巡查区域及内容: 1.0办公区域: 1.1基础设施、设备:水电畅通,无浪费、无损坏现象,长时间离开应关闭水电;基建设施完好,地面、墙壁、天花板、门、窗、锁等无损坏现象,百叶窗帘高度一致;办公家具、电器,无损坏、无移动现象;卫生间的洗手夜、纸巾供应齐全,干手器、除臭设施运转正常,垃圾无溢出现象,蚊香有点,喷香机运转正常;饮水机有配桶装水,会议室、洽谈室(接待室)、休闲区、健身区物品摆放整齐无损坏、无移动现象,各时钟指时正确,各指示性、禁止性标识准确、无过期变色及脱落现象;消防器材、设施完好,无移动、无损坏、无缺少现象;绿化盆栽摆放位置合理,生长健康有型,无病虫害、无枯枝黄叶,报刊杂志架整洁无过期报纸杂志;洁具房、柜内物品摆放整齐,无杂物垃圾存放现象。
1.2环境卫生:空气清晰无异味,地面、墙壁、门窗玻璃、健身器材、盆栽、办公家具电器等设施设备表面无蜘蛛网、无灰尘、无污迹、无垃圾;垃圾桶、水桶及时清运,无溢出现象。
1.3相关秩序:按《考勤管理制度》规定的的工作时间上下班,不得在上班时间做与工作无关的事,无聚众聊天歇息现象,无离岗现象,保洁员有按规定着装厂服,无在规定区域外吸烟现象,消防通道、门畅通无堵塞现象。2.0厂区操场及周边围墙:
2.1基础设施、设备:各厂房外观墙壁、窗户无破损,各栋厂房间电源线、视频线、电话电路走线整齐,各区域指示性、禁止性标识无过期、无掉色、无损坏现象。各指示性、禁止性标识准确、无过期变色及脱落现象。
2.2操场有按规定频率清扫,水泥地面上无垃圾,无积尘,无长垃圾堆放,各水沟、阴沟、下水道沉淀池等畅通无堵塞,无垃圾,无泥沙沉淀,各垃圾桶、垃圾清运车内的垃圾无外露有定时清运。
2.3摩托车、自行车和汽车有按规定区域停放整齐,在规定的区域装卸货物,操场上无成品、半成品堆放,装卸货车辆在规定的区域停放整齐,围墙周边无闲置楼梯存放,路灯、围墙灯定时器无过早或过迟开关现象。
2.4绿化带草木生长旺盛有型,无病虫害,无枯枝、无落叶,无杂草,无杂物堆放。
2.5吸烟室内无无聚众聊天、玩手机现象,无在规定以外的区域吸烟现象。3.0生产区域:
3.1基础设施、设备:水龙头、冲水阀无漏水现象,干手器、感应器、排气扇、水箱等使用正常,下水管道无堵塞,照明开关、灯能正常使用无损坏现象,各指示性、禁止性标识准确、无过期变色及脱落现象;消防器材、设备无损坏,无遗失现象。
3.2环境卫生:卫生间、楼梯、楼道地面无垃圾,无痰迹,墙壁、门窗天花板无污迹,无蜘蛛网,卫生间地面干燥无印痕,除臭措施有效无异味,清洁工具放置在规定的区域,无随意堆放。
3.3生产秩序:员工有按规定分类着装厂服、配带防护用品,消防通道畅通无堵塞及占道,无在规定区域外吸烟,4.0食堂区域:
4.1食品安全:蔬菜类新鲜无腐烂变质食材,门、窗、锁完好,无使用和储存三无产品、过期及变质食材,成品菜、半成品菜及未销售完的菜有防护措施,冰箱生熟食材、菜类、肉类有分类存放,杀菌、消毒、防蝇、防鼠设施完好,餐具有按规定消毒,未用完餐盘、碗筷等的餐具有防护,工作人员有按规定佩戴卫生防护用品,液化气房有上锁,4.2环境卫生:地面干燥无积水、无污迹,墙壁、天花板无蜘蛛网,就餐桌椅无油污,加工台、灶台洁净,物料架食材摆放整齐,垃圾桶、馊水有及时清倒无异味,排水管道畅通无堵塞,·12·· 4.3就餐秩序:有按规时限开餐,打菜、打饭有序,无插队混乱现象,各指示性、禁止性标识准确、无过期变色及脱落现象。
4.4服务质量:食堂员工着装整洁,态度和蔼,打菜、刷卡及时无拖延,留言本无投诉现象。5.0宿舍区域:
5.1环境卫生:地面洁净无垃圾,无印痕,墙壁无污迹,无蜘蛛网,无灰尘,垃圾有按时清倒。
5.2基础设施、设备:表面洁净无灰尘,门禁完好通信正常,垃圾桶无缺少损坏情况,员工活动中心器材完好无移动,盆栽生长健康无枯死现象,数字电视通信正常,机场椅摆放整齐,开水机,洗衣机使用正常,无损坏现象,消防设施完好无移动或短缺。
5.3宿舍室内卫生及物品摆放均按制度执行(抽查房间数最少5间)。
五、巡查时效及监督考核方式:
1、专员、课长对以上所属区域每天巡查次数不得少于一次;
2、副经理、经理对以上所属区域每两天巡查次数不得少于一次;
3、对于每次巡查工作应做好相关《巡查记录表见附表》,巡查异常视情况限期整改落实,每天上交部门经理审核存档;
4、相互监督,及时发现快速处理的原则,巡查异常整改推进纳入月度或绩效考核范畴,各厂区文员跟进落实;
公司行政后勤管理方案 第6篇
一、目的:
为强化添祥物业公司后勤部门(以下简称“后勤部门”)全体管理人员遵章守纪和自我约束的意识,促进前勤部门管理人员的积极性,提高工作效率和服务质量,保证公司各项规章制度顺利执行,结合《员工守则》、工作流程、质量标准及公司管理实际需求,在原有公司规定的基础之上,特制定本方案,报公司审核批准后实施。
二、适用范围
适合对后勤部门考核(财务部经理、行政人事部经理、办公室主管、行政人事部文员)。适合对后勤部门日常管理工作。
三、考核原则及绩效设置
本着公开、公正、公平、合情、合理的原则,结合后勤部门实际情况,并根据各岗位性质,并进行月度绩效考核:(注:公司后勤部门在编人数为4人)
财务部经理绩效考核不设置基本金额,实行预付制,所有扣款金额均纳入公司活动经费。行政人事部经理360元/月
办公室主管360元/月(含行政人事部经理助理:360元/月;含财务部经理助理300元/月,具体工作内容详见岗位职责)行政人事部文员200元/月;
上述绩效奖励将采取以奖为主,倒扣为辅的原则规范实施。
上述绩效设置基于公司总编制人数160人;总编制人数在160人以上且不足200人时,绩效奖金基数在原有基础之上上调100元/月;总编制人数在200人且不足250人时,绩效奖金基数在原有基础之上上调200元/月;总编制人数在250人且不足300人时,绩效奖金基数在原有基础之上上调300元/月;总编制人数在300人及以上时,绩效奖金基数在原有基础之上上调400元/月(注每50人一档,以此类推)。
上述绩效奖金调整计划基于后勤部门人数不作增编的基础之上;因工作职责调整,对应的绩效将跟随岗位一并调整; 部门人员每增加一人,对应的绩效基数调整计划将随之下调一档。(例如:总编制人数在190人时,不增加之前,绩效上调100元/月,增加之后,绩效不予上调;当总编人数在220人时,不增加之前,绩效上调200元/月,增加之后,绩效上调100元/月。以此类推)公司统一调整绩效基数时,不纳入上述绩效核算之列,将另行并入绩效资金总额。
四、岗位职责 财务部经理
服从总经理的管理,接受总经理对本职工作的检查和指导。
严格遵守国家财经法规、财务工作规定和公司相关制度,遵守职业道德;建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等有关制度,监督各项制度的实施和执行。
组织编制公司年、季度成本、利润、资金、费用等有关的财务指标计划,定期检查、监督、考核计划的执行情况,及时调整和控制计划的实施。
组织各项目收费人员正确、及时、完整地处理账务,办理现金收支和银行结算等业务,及时进行账务登记。
加强财务监管,认真履行财务收支审批手续和费用报销制度,正确合理调度资金,保证日常合理开支需要的正常供给。
负责固定资产、流动资金及专项基金的管理,会同有关部门办理固定资产的购建、审计、报废等财务审核守续。搞好会计核算,及时提供真实的会计核算资料;组织经济活动分析,编写经济活动分析报告,提出改进意见和建议,为公司生产经营决策提供依据。
审核年、季、月度各种财务会计报表,搞好会计决算工作。组织实施公司财务审计和会计稽核工作。
负责组织公司劳动保护用品定额拟定、修改、补充、审批、实施工作;负责除香珠花园、开发区管委会物业服务中心、深圳工业园孵化园8号地块、湖北省汽车研究院之外各单位的收费任务。
负责各部门网点物资申购、派发、核销等工作。认真完成领导交办的其它工作任务。行政人事部经理
服从总经理的管理,接受总经理对本职工作的检查和指导。负责制订和修订职责范围内相关作业流程及相关作业指导书。
负责对各部门人力需求及人力配置情况进行评审,并负责人力资源的招聘工作。贯彻落实本部岗位责任制和工作标准,密切与前勤部门以及财务部门的工作联系,加强部门间的协调配合工作;负责组织公司人事、薪资统计、劳动纪律等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作;负责组织修订公司各部门的员工工作标准及相关岗位流程;负责合理配置工作岗位。组织劳动定额编制,做好公司各部门人员的定编工作,结合实际需要,及时组织劳动额的控制、分析、修订、补充,确保劳动定额的合理化和准确性,杜绝劳动力的浪费;
负责抓好公司劳动纪律管理工作。严格考勤制度,定期检查劳动纪律;负责组织公司员工的招聘、录用、合同签订、建档、辞退、考勤、差假、调动、考核、考察、推荐、晋升等人事系列化基础管理工作;组织培训教育管理工作。配合各部门做好专业技术培训教育组织工作;协助各部门做好客户单位的沟通工作。按时完成公司领导交办的其他工作。办公室主管
服从上级部门经理的管理,接受上级对本职工作的检查和指导。
按照行政人事部的统一安排,有针对性对公司下属各网点进行例行检查;
负责做好会议、涉外工作等重要事务的安排,部门会议的组织,做好重要会议的记录及会议纪要的整理。
建立档案并保存整理各类档案(包括人事档案、培训档案、合同档案、文件资料档案等)负责公司各部门员工考勤统计、薪资核算等基础性工作的复审工作。
负责归档公司相关文件,负责文档资料整理存放,书籍报刊管理,严格执行档案资料保密制度;
负责组织公司办公费用的计划;固定资产的统计、协助采购部对办公用品、办公耗材、办公设备的采购、发放和盘点工作;负责对公司办公设备的管理和维护;
负责组织员工企业文化活动;负责公司网站、微信平台的维护和推广工作; 负责对各部门管理干部月度绩效考核的初审工作; 负责公司资质的办理、变更、年检、保管等工作;
协助财务部做好帐务处理以及相关票据初审、发放及回收工作;负责每月按时向统计局、税务局上报报表;
负责各项目的物业方案、合同的拟定及招投标工作; 协助部门做好各客户单位的沟通工作。
每月2日前汇总上月华企在线学习情况并安排当月学习课程; 负责完成上级交办的其它工作任务。行政人事部文员
服从上级部门经理的管理,接受上级对本职工作的检查和指导。
按照行政人事部的统一安排,有针对性对公司下属各网点进行例行检查;
负责做好会议、涉外等重要工作任务,并做好公司会议精神上传下达,协助办公室主管做好重要会议的记录及会议纪要的整理工作。
协助各部门做好员工的招聘、录用、合同签订、建档、辞退、考勤、差假、调动、考核、考察、推荐、晋升以及劳动保险等人事系列化基础管理工作;协助办公室主管组织公司办公费用的计划;固定资产的统计、协助采购部对办公用品、办公耗材、办公设备的采购、发放和盘点工作;负责对公司办公设备的管理和维护; 负责公司各部门员工考勤统计、薪资核算等基础性工作的初审工作。负责公司各部门各类报表的收集整理工作; 协助办公室主管,做好公司相关文件的归档以及文档资料整理存放工作,严格执行档案资料保密制度;
具体负责保管行政人事部印章工作。
负责各部门员工绩效考核信息的统计、初审工作。负责公司办公室的日常接待工作。负责完成上级交办的其它工作任务。
五、考核类别及奖罚标准
后勤部门应立足服务立场,切实做好本职工作同时,积极进行角色转换,尽力做好前勤部门各项后勤支援任务。各后勤管理人员要加强学习,努力提高自身业务水平,特别是公司下发的《员工守册》,要尽快熟悉掌握。在日常管理过程,发生相关违纪行为的,将按照公司相关制度进行处罚,该处罚项目不列入本项目绩效考核范畴,对发生《员工守册》规范之乙类、丙类违纪行为的,将取消当月绩效评估资格。针对后勤部门管理人员职责履行方面,并作以下几方面绩效考核: 财务部经理:
定期对公司各部门进行财务方面的技能培训以及业务检查、监督、考核工作。技能培训原则上每月不低于一次,及时对各项目部收费人员进行业务培训工作,并填写培训日志,将各项目部收费人员反映的问题或存在的问题及时与项目经理进行沟通,协助解决;未按上述要求组织业务培训或无相关培训记录,均视为不合格,并将按照10元/次的标准进行处罚。
每月底且不超过次月5日,对各项目部收费人员进行业务检查及帐务核对,对存在的管理问题,予以纠正或登记,并参照公司相关制度对其实施考核。未按上述要求组织实施或超过规定的时限要求,均视为不合格,并将按照20元/次的标准进行处罚。
每周五下午17:30前将各单位回款情况进行统计,上报至总经理审阅的同时,及时向各部门进行通报,由各部门协助财务部门进行欠款催缴工作。对未按上述要求进行统计或未进行通报的,将按照20元/次的标准进行处罚。
每月底且不超过次月5日,针对各部门物资申报工作进行审核,并在当月10日前完成物资采购任务,根据各部门实际情况,由各部门自行领用、配送。对未按上述要求进行审核或未在规定的时限内采购完成,将视为不合格,并按20元/次的标准进行处罚。
每季度第一个月15日前完成各部门上一季度财务报表,交由总经理审核,并对各部门负责人进行通报。对未按上述要求进行统计或未有规定的时限内完成上述工作任务的,将按50元/次的标准进行处罚。
每月15日、30日上下浮动三天内完成公司各部门员工的工资发放任务,对未上述时限完成工资发放任务,(总经理审批不处罚的其他情形除外)将按50元/次的标准进行处罚。
每月完成行政人事部安排的月度检查任务不低于三次或三个网点,应附有详细的检查记录,未按上述要求完成当月巡检任务,将按10元/次或10元/个的标准进行处罚。客户单位关系维护任务是公司对外联络的重要手段,也是对外收费顺畅的前置条件。根据公司要求,为切实做好重要客户的沟通工作,每月至少完成5个目标单位的沟通维护工作,应附有详细的维护记录,对反馈存在的各类问题,及时与相关部门进行沟通并协助解决。否则将按20元/个的标准进行处罚。结合财务部经理岗位的特殊性,上述考核内容均采用目标任务考核制,后期将根据该部门实际调整情况,适时新增客户满意度评价体系。
2、行政人事部经理:
应参照岗位职责及其内部分工,及时、准确、有效开展各项工作。考核详情参照《添祥物业公司行政人事部内部考核实施细则》执行。
3、办公室主管
该岗位管理干部应切实做好前勤部门与后勤部门衔接工作,充当纽带作用。根据公司要求,该岗位在承担行政人事部的部分岗位职责的同时,协助财务部经理做好财务审计工作,强化公司财务管理力量,行政人事部部分岗位职责考核,将参照《添祥物业公司行政人事部内部考核实施细则》执行,财务部相关工作将从以下几个方面进行考核: 协助财务部经理做好各项目收费人员的技能培训工作,原则上每月不低于一次,并填写培训日志,将各项目部收费人员反映的问题或存在的问题及时与项目经理进行沟通,协助解决;未按上述要求组织业务培训或无相关培训记录,均视为不合格,并将按照5元/次的标准进行处罚。
协助财务部经理对各项目部进行业务检查及帐务核对,每月底且不超过次月5日完成,对存在的管理问题,予以纠正或登记,并参照公司相关制度对其实施考核。未按上述要求组织实施或超过规定的时限要求,均视为不合格,并将按照10元/次的标准进行处罚。每周五下午17:30前协助财务部经理核查各单位回款情况并予以统计,上报至总经理审阅的同时,及时向各部门进行通报,由各部门协助财务部门进行欠款催缴工作。对未按上述要求进行统计或未进行通报的,将按照10元/次的标准进行处罚。
每月底且不超过次月5日,针对各部门物资申报工作进行初核,并在当月10日前完成物资采购任务,根据各部门实际情况,由各部门自行领用、配送。对未按上述要求进行审核或未在规定的时限内采购完成,将视为不合格,并按10元/次的标准进行处罚。
每季度第一个月15日前协助财务部经理完成各部门上一季度财务报表,交由总经理审核,并对各部门负责人进行通报。对未按上述要求进行统计或未有规定的时限内完成上述工作任务的,将按30元/次的标准进行处罚。
每月15日、30日上下浮动三天内协助财务部门完成公司各部门员工的工资发放任务,对未上述时限完成工资发放任务,(总经理审批不处罚的其他情形除外)将按30元/次的标准进行处罚。
每月完成行政人事部安排的月度检查任务不低于五次或五个网点,应附有详细的检查记录,未按上述要求完成当月巡检任务,将按10元/次或10元/个的标准进行处罚。按公司经营业务内容准确编制记账凭证,制作各类财务报表和财务分析表,并保证报表的准确性、真实性、装订整齐。未按上述要求完成或10元/起进行处罚 负责服务单位的物业费发票审计和开据任务,且根据各项目或单位的实际需要,由部门申报发票需求,其任务时限上下浮动一天内完成上述工作任务,未按上述要求完成或错一项扣20元/起。(此类工作任务由部门或项目反馈考核)
每月及时向统计局、税务局上报报表,并保证报表的准确性,并打印装订整齐,未按上述要求完成或错一项扣20元/起。(此类工作任务由财务部经理实施考核)
结合该岗位工作任务的特殊性,上述考核内容均采用目标任务考核制,为方便考核,均财务部经理具体组织实施,有关考核项别均由部门或项目提供。后期将根据该部门实际工作需要或调整情况,适时新增客户满意度评价体系。
4、行政人事文员:
该岗位员工应加强对责任区域的工作质量进行管理,结合公司要求从以下几方面进行规范(时限考核均以电子邮件时限为准): 每月底且不超过次月5日,汇总并初审各部门员工考勤信息,并形成电子档形式交至办公室主管复核,未按上述要求进行考勤统计或超过规定时限的将按10元/次进行处罚;其中初审错误一处按10元/处进行处罚。
每月底且不超过次月5日,汇总并初审各部门培训计划至公司行政人事部经理,否则将按5元/次进行处罚;
每月底且不超过次月5日,汇总并上报各部门培训记录、周例会记录、项目部办公室周例会记录以及各部门客户意见反馈表至办公室主管,未按上述要求完成工作任务的,将按5元/次或5元/项进行处罚;
每月底且不超过次月5日,汇总并初审各部门物资盘点表、物资申报表至办公室主管,否则将按5元/次进行处罚; 每月底且不超过次月5日,及时更新员工相关信息,以及各类报表、资料的归类存档等工作,未按要求完成的,将按10元每次的标准进行处罚。
每月完成行政人事部安排的月度检查任务不低于五次或五个网点,应附有详细的检查记录,未按上述要求完成当月巡检任务,将按10元/次或10元/个的标准进行处罚。
每月底且不超过次月7日,完成各部门员工绩效考核的初审,并上报至行政人事部经理。否则将按照10元/次进行处罚。
未涉及到的内容将参照《添祥物业公司行政人事部内部考核实施细则》执行。
六、说明
1、本方案由公司审批之后开始实施。
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