资料档案管理制度

资料档案管理制度（精选8篇）

资料档案管理制度 第1篇

资料档案管理制度

一、记录的收集

1．检测人员对已完成的质量活动，按规定的记录格式认真做好记录并整理收集。

2．检测原始记录应填写完整、及时、字迹清楚，不得随意涂改，确保检测过程的可复现性。原始记录中还应包括检测人员和核验人员的签名。3．如因笔误或计算错误要修改原数据时，在原数据处划二条水平线，将正确数据填写在上方，并签更改人姓名。4．检测数据的计量单位均用法定计量单位。

二、记录的保存

1．各类人员的培训考核记录、检定/校准证书、服务和供应品的采购记录、环境监控记录及检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、由档案资料员保存，保存期为五年。

2．检测原始记录、报告、实验室间比对和能力验证记录、文件控制记录由检测组保存，保存期为五年。

3．技术人员的技术档案、大型仪器设备的维护记录应长期保存。

三、记录的管理

1．各相关人员应及时将记录交档案资料员存档，并认真履行交接手续。2．存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易爆易燃物品，外来人员未经许可不得进入。3．档案资料员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

四、记录的销毁 各种记录超过保存期，由档案资料员提出销毁申请，经试验室负责人批准后，由档案资料员进行销毁。

五、检验报告的编写

1．检测人员根据检验工作的不同项目，选择合适的检验报告格式。2．检测人员根据检测原始记录，按报告的规定要求填写规定栏目，编制检验报告。

3．检测人员按照检验报告编号的规定对检验报告进行编号。

六、检验报告的核验

1． 检测人员在编制的检验报告上签字后，交审核人员审核签字。2． 审核人员要对检测人员编制的检验报告的正确性、完整性、与原始记录的一致性进行认真地审核。

七、检验报告的签发

1． 工地试验室负责人对检验报告与检验任务要求的符合性以及检验结论进行审查与批准。

2．审核的检验报告由工地试验室负责人签发。

八、检验报告的发放和存档

1．经工地试验室负责人签发的检验报告由档案资料员发放。2．档案资料员每月要把检验报告分门别类地汇总检查，并归档。

资料档案管理制度 第2篇

建设工程涉及大量的信息和档案，而且种类繁多，为便于工程建设信息的管理和交流，制定本办法。

2、适用范围

适用于公司范围内的应用工程、管线工程、土建工程及其他建设工程。

3、职责

3.1工程建设的现场代表负责工程信息的收集。

3.2工程建设的牵头部门应设专、兼职档案管理员，负责工程建设信息的整理、传递、分析。

3.3应建立工程建设档案登记和管理。

4、工程建设信息的分类

(1)立项文件：

项目建议书，项目建议书审批意见及前期工作通知书; 可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见; 关于立项有关的会议纪要;

专家建议文件,调查资料及项目评估研究等资料;

公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。

(2)建设用地、征地、拆迁文件：

选址申请及选址规划意见通知书;

用地申请报告及建设用地批准书;

拆迁安置意见、协议、方案;

建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。

(3)勘察、测绘、设计文件：

工程地质勘察报告;

地形测量和拨地测量成果报告;

申请的规划设计条件和规划设计条件通知书;

初步设计图纸说明;

审定设计方案通知书和审查意见，有关行政主管部门批准文件; 施工图及其说明;

政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。

(4)招投标及合同文件：

勘察设计、施工、监理招投标文件;

勘察设计、监理委托合同，施工承包合同;

其他分类合同。

(5)开工审批文件：

规划审批申报表及报送的文件和图纸;

建设工程规划许可证及其附件;

建设工程开工审查表;

建设工程施工许可证;

工程质量监督手续。

(6)竣工资料：

竣工图;

建设工程移交资料;

建设工程备案资料;

(7)财务文件;

工程投资估算;

工程设计概算;

施工图预算;

工程预付款、进度款拨付资料;

工程决算书;

工程决算审计报告。

(8)建设、施工、监理机构及负责人

工程部现场代表;

工程项目监理及负责人名单;

工程施工项目经理部及负责人名单。

5、流动信息

(1)投资控制信息

①设计变更;

②工程量变化表(现场签证);

③工程造价的市场变化情况;

(2)质量控制信息

①质量抽样检查数据;

③质量事故记录和处理报告。

④施工各阶段验收、检查、测试记录。

(3)进度控制信息

①施工单位的施工组织设计;

②立项工作进度表及报建进度表;

③工程征地、拆迁进度报表;

④工程设计安排：设计委托书送达时间、设计完成时间。

⑤工程开工时间、计划完成时间;

⑥施工单位工程进度表;

⑦监理月报、季报。

6、工程建设信息交流细则

6.1工程建设信息的传递

6.1.1有关工程建设的固定信息均应在工程信息管理员处备份。

6.1.2有关工程建设的流动信息均应传递给工程建设信息管理员。

6.1.3有关工程建设流动信息均应有工程建设牵头部门的信息管

理员传递到公司计划财务部。

6.1.4需要时，工程建设信息应传递到公司主管副经理。

6.2工程信息的共享

现场代表应将工程建设信息录入工程建设信息管理系统，实现信息共享，以便于工程管理、统计、分析、处理。

6.3工程信息的处理

6.3.1工程分阶段信息均应传递给信息管理员进行信息处理

6.3.2各类信息必须分类处理

①设计变更、现场签证、工程量变化表以及工程材料价格变动，应与合同价分析比较;

②进度款拨付，应与合同分析比较;

③项目结算，应与合同价分析比较;

④项目投资变化趋势预测;

⑤对工程进度表，应对照施工组织设计进行分析比较;

⑥对工程量完成情况，应对照年度计划进行分析比较;

⑦工程实际进度与计划进度的动态比较;

⑧工程进度变化趋势预测;

⑨分项、分部及单位工程的验收记录，应对照质量要求和质量标准进行分析比较;

⑩合同执行情况的分析比较。

6.3.3对各分析比较的结果，应反馈给现场代表。

6.3.4对于涉及质量、投资等重要信息，应及时报部门经理处理。

6.3.5工程完工后，现场管理员收集整理、移交工程建设资料，并在工程档案管理员处备案。

7、工程建设信息存档

病理档案室的资料管理 第3篇

1 设备和方法

1.1 设备

计算机、打印机、摄像器材、密集架式切片柜、密集架式蜡块柜。

1.2 方法

(1)切片资料。病理切片是病理科的重要资料,是病理诊断的重要依据,只能实物管理。切片资料包括常规切片、冰冻切片、细胞涂片、免疫组化切片、会诊切片等。我科采用密集架式切片柜,病理切片归入档案室后,经过1个月以上的自然晾晒,各类切片按序号归入切片柜中。每个切片抽屉面贴有起止索引号(包括年、月、切片种类)对于借出、少号、缺号要做好登记,这样才能进行有序的管理。

(2)蜡块资料。过去以标本瓶保存标本的传统方式已逐渐被取消,目前主要以蜡块形式保存。蜡块归档后,采用蜡封,易于保存。按序号归入密集架式蜡块柜中,每个蜡块抽屉面贴有起止索引号(包括年、月),蜡块一般不外借。

(3)文字档案资料。文字档案资料包括病理申请单、冰冻申请单、细胞涂片送检单、病理登记本、病理报告单等。采用两种方式保存:(1)计算机病理管理系统(丹吉尔病理诊断系统)将病理资料信息输入计算机系统中保存。(2)原始资料保存病理申请单每100号装订成册,采取统一装订形式,封面印标准的年份、起止号。其他病理登记本每年装订成册,分类保存。

2 结果

(1)减少空间,利于存档。手术标本多以蜡块形式保存,既减小占用空间,又利于抗原保存[1]。一次性包埋盒的使用,大大减少了蜡块的体积和密集架式资料柜的使用,使存储空间极大。大量病理文字资料以光盘形式保存,既容易保存,又减小空间。

(2)利于检索。手工检索,易漏检,工作量非常大,而采用病理计算机软件则检索方便,只要把疾病名称输入就可检索出相关病理资料,利于科研、教学和医疗工作。

(3)提高工作效率,方便病人查询。采用计算机管理与实物管理相结合的模式,极大地提高了工作效率。老方法需查原始记录,需一页一页去查,工作非常繁琐,而现在只要输入病人姓名或病理编号就可查询病人所有病理相关资料。

(4)病理报告标准化,利于保存。以往病理报告采用手写方式,字迹时间长模糊不清,易破损,现在采用打印形式,标准,美观,利于保存。

3 讨论

病理档案资料是体现医院诊疗水平的重要指标,是医院教学、科研、医疗等方面的重要资料。病理诊断水平的提高需要病理档案资料的不断积累。传统的病理档案资料管理模式已阻碍了病理档案管理的现代化进程[2]。应用计算机与实物管理相结合的模式,已经成为现代病理档案资料管理的新趋势[3]。应用此方法不仅准确性高,简便,且能明显提高工作效率,减轻工作人员的劳动强度,利于检索和统计及病人查询[4],对医疗、教学、科研等方面具有重要意义。

参考文献

[1]陆珍凤,周晓军,石群立,等.病理资料的科学管理[J].医学研究生学报,2007,20(9):969-971.

[2]郭钤新,回允中,杜静华,等.关于病理学科建设问题的讨论[J].中华病理学杂志,2002,31(6):576.

[3]吴波,周晓军.病理资料计算机管理的现状与问题[J].临床与实验病理学杂志,2002,18(6):656-657.

[4]王海燕.病理资料综合管理与应用[J].现代医药卫生,2004,20(4):301-302.

[5]陆珍凤,周晓军,石群立,等.病理资料管理中存在的问题及对策[J].诊断病理学杂志,2009,16(1):54-56.

深井煤矿档案资料的“六化”管理 第4篇

关键词：数字档案 档案创新 档案利用

随着现代经济社会的发展，对档案利用的频繁和档案资源的急剧增长，使传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会和档案信息现代化的利用需要。作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下得“档案现代化管理”上来。档案管理应作为档案工作的终极目的，档案工作重要性特征在得到进一步的强化。为此，孙村煤矿积极推进档案六化管理，提升档案工作水平。

一是管理网络化。为提高全矿档案管理工作，完善档案管理制度，成立档案领导小组，设立专职档案员1名，构建了上至矿长、党委书记、总工程师、总经济师，下至各单位兼职档案员、专职档案员的档案管理网络，并在全矿41个单位、部室设置41名兼职档案员，定期对兼职档案员的业务素质进行培训、考核，提高了档案业务管理水平。强化依附性企业档案管理，将档案网络延伸至所有非煤企业，定期考核、严格监管、深化落实，真正做到档案管理无漏洞、无死角。

二是运作流程化。根据矿制度化管理、程序化运作的总体思路，在不断健全完善各项档案管理制度的基础上，实行档案流行化管理，对档案的接收、整理、归档、查阅等工作绘制流程图，并标注“5W1H”等要素，实现档案管理的“可视化”，使复杂、难以理解的档案管理简单化。

三是资源集合化。随着现代信息技术的不断发展和企业管理制度的不断完善，照片、声像等各类档案资源也随之丰富起来，为及时有效地做好各类档案资料的存档工作，按照“集中统一管理”的原则，对各类档案资料分别存放、管理，并做到定期检查，确保档案资料的完整性。尤其是在孙村煤矿建成“数字矿井”后，我们对主运、副提、排水、压风、供电、副提等集成信息数据全部归档，使井下生产信息资源得到妥善保存。

四是存档多向化。为填补我矿电子档案这一空白，积极推进纸质文档电子化，将我矿具有电子文档的纸质档案资料进行转换，以移动硬盘的形式与纸质材料一并存档，保证了档案资料的完整性。并拓展存档范围，在上级要求范围之外增设办公室岗位资料及员工个人档案，建立归档目录和查阅目录，为办公室内部制度化管理，程序化运作，提供了真实可靠的考核依据。同时对全矿的电子办公设备的随机资料进行存档，建立归档目录，充实了档案资料，而且为使用单位和个人对电子办公设备的维护和修理及时、迅速地提供真实、可靠的资料依据。对荣誉室改造装修，将建矿60周年来珍贵的矿井照片及劳模、先进职工、老矿领导的照片档案收集保管，形象逼真、鲜活生动而且真实再现历史原貌，为服务矿井提供了宝贵资料。

五是开发效益化。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，在现代企业管理中，档案已成为科学决策的重要依据。为此，我矿积极开发利用档案信息资源，指导矿井生产经营，为矿井合理布局、开发新采区、矿井延深、技术创新等提供了第一手材料，为企业创造了极大的经济效益和社会效益，真正发挥了档案的宝贵价值。近年来，先后有205项档案信息成果获得山东省档案局奖励，其中一等奖12项，二等奖66项，三等奖127项，连续8年获得档案信息利用集体荣誉奖。

六是设备信息化。信息化已经成为当今社会和企业发展的重要方向。在矿井逐步走上信息化、自动化管理道路的同时，致力于建立省特级档案室，孙村煤矿档案室按照信息化、现代化的要求，对档案室进行了改造，投用综合档案管理系统网络技术，建立与集团公司信息互动的办公平台，消灭信息孤岛，实现了档案管理由手工记录到信息化管理的转变。

孙村煤矿的档案已经成为客观、真实记录孙煤变化的历史见证，为矿井的安全生产提供了宝贵的资料，赢得了省档案局、省煤炭局、集团公司档案馆的一致认可，连续多年获得山东省档案信息利用先进集体，省档案考核一级单位，以及泰安市档案系统先进集体的荣誉称号。

档案资料管理制度 第5篇

为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定学校档案管理制度。

本制度共分为《档案管理实施细则》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和销毁制度》、《档案人员岗位责任制度》和《分管领导职责》七项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执行。

平昌县泥龙初中

目

录

1.档案管理实施细则―――――――――――――1 2.归档制度―――――――――――――――――5 3.档案保管制度―――――――――――――――7 4.档案库房管理制度―――――――――――――9 5.档案借阅制度―――――――――――――――10 6.档案统计、鉴定和销毁制度――――――—――11 7.档案人员岗位责任制度―――――――――――13 8.档案员职责――――――――――――――――14 9.分管领导职责———————————————15

档 案 管 理 实 施 细 则

1.总则

1.1 为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，根据国家、省、市档案部门有关档案管理的规定，制定本细则。

1.2 档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

1.3 学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一管理。

2.档案管理体制

2.1 学校必须建立档案工作，成立综合档案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。

2.2 档案人员必须忠于职守，严格遵守保密纪律，具有高中以上文化程度，具有档案专业知识。

2.3 档案室由学校领导分管，并纳入主管领导的目标和岗位职责。

2.4 各科室应确定兼职档案人员，负责本科室文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。

3.文件材料的形成与归档

3.1 学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、设备等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。

3.2 根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。

3.3 文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。

4.档案的管理

4.1 档案的分类。学校档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计档案类、声像实物类、教师业务档案九种门类。

4.2 档案编目。学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。

4.3 档案鉴定。根据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。

档案鉴定工作分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

4.4 档案统计。建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。4.5 档案库房管理。配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。

4.5.1 档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。

4.5.2 对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。

4.5.3 定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。

4.6 建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。

4.7 档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

5、开发档案信息

5.1 在学校内部可实行档案开架阅览。

5.2 学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作。

5.3 在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。

6、附则

6.1 本细则根据工作需要可另行补充。6.2 本细则由灌南县小窑中学档案室负责解释。6.3 本细则自发布之日起执行。

归 档 制 度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1、文件材料的归档范围

1.1 凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。

1.2 代管和学校有关的撤销学校的全部档案。1.3 与学校业务工作有关的资料。

2、文件材料的归档要求

2.1 应归档的文件材料必须齐全完整。

2.2 应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

2.3 归档的文件材料必须是原件。

2.4 归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

2.5 案卷题名应确切反映卷内文件内容。2.6 文件材料归档必须办理移交手续。

3、文件材料的归档时间 3.1 1—3大类档案在第二年五月底前归档。

3.2 会计档案在会计终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

3.3 设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。

4、文件材料的归档份数

4.1 各类文件材料一般归档一式一份。

4.2 重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

5、学校档案室应对文件材料的形成，积累，整理和归档工作进行指导，监督和检查。

档 案 保 管 制 度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4.定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6.档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度，相对湿度45－60％之间。

7.档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

8.档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。9.库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。10.应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。11.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

档案库房管理制度

1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。

6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档 案 借 阅 制 度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3、在借阅档案时，应做到以下几点：（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；（2）应该爱护档案，不得遗失；

（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；

4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

档案统计、鉴定和销毁制度

为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1.档案统计

1.1 对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。

1.2 统计工作应认真、求实、准确、及时。2.档案鉴定

2.1 档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

2.2 鉴定小组的任务：负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。

3.确定档案保管期限的原则

3.1 对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

3.2 凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4.鉴定工作应定期进行。5.档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

6.销毁档案程序

6.1 鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告的档案应保存。

6.2 销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

档案员岗位责任制度

1.热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。2.及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3.制订学校档案工作计划和长远规划。4.制定各项档案管理制度。

5.负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6.参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。7.做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8.认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。9.做好档案的统计鉴定工作。

10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。11.对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导。

12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

档

案

员

职

责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

二、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

三、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

四、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。

五、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

七、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

八、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

档案工作分管领导职责

一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的 规定、要求。

二、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。

三、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。

四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。

五、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和 指导。

档案资料管理制度 第6篇

一、档案保管制度

1、档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类登记、保管工作，存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。

2、做好防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。

3、档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。

4、定期对档案进行检查、核对，做好收入、移出、借阅登记。

二、档案借阅、利用与保密制度

1、档案借阅必须登记，归回时办理注销手续，接受档案管理人员指导和监督。

2、查借阅业务范围的档案，需主管领导同意，查阅非隶属业务范围的档案，任单位证明和公司经理同意后方能调阅。

3、一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。

4、不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线涂改。

5、借阅人要严守机密，不得转借他人，不得泄露秘密。

6、借阅人按时归还，管理人员认真核对，当面签名注销。

7、保密是每个档案管理人员与借阅人员的基本职责，应严格遵守。

8、对保密文件应设专柜保管，专人兼管。如人事档案、电脑光盘等，利用时要经公司经理，不得擅自翻印、摘录。

三、档案鉴定、销毁制度

1、以档案的保管期限表为依据，定期进行鉴定，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出销毁。

2、经鉴定后，拟定销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经公司经理、总经理批准后即可进行销毁，必须2人以上鉴销，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。

3、未经批准，任何人不得擅自销毁档案。

档案资料管理制度 第7篇

档案资料管理制度

为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，特制定本制度。公司以依照《中华人民共和国档案法》的有关规定，运用计算机加强档案现代化管理，建立、健全档案管理的各项规章制度，包括：档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度以及档案管理人员守则等。

第一章档案的分类

一、公司咨询成果文件基本档案资料有：

1、工程造价咨询合同；

2、工程造价咨询相关资料交接清单；

3、工程造价咨询工作方案；

4、项目操作人员配置一览表；

5、项目基本资料（含施工合同、招投标资料、结算书、签证单、变更设计、索赔记录、咨询业务会商记录、施工现场勘查记录、工程量核实记录、预结算材料价格签证单、预结算协调会记录等）；

6、工程造价咨询报告书（含结算审定签署表、造价计算书）；

7、造价咨询项目校审纪录表；

8、与咨询成果文件相关的计算底稿；

9、造价咨询项目征询意见回访纪录表；

10、项目备案资料。

二、咨询业务档案可分为过程文件和成果文件两类：

1、过程文件按照咨询项目的类别分别制订文件目录。主要包括：委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗（答疑）文件，竣工验收报告及相关的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、索赔、会议纪要等书面协议或文件，施工过程中甲方确认的材料、设备价款、甲供材料、设备清单，承包人的营业执照及资质等级证书等。

2、成果文件包括：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算、工程决算、造价鉴定报告等。

第二章档案的归档与管理

一、公司的归档资料实行“项目归档”制度，每个项目完成后及时进行资料的归档工作；

二、每个工程项目文档都要进行编号处理，并按文件类型再分成若干个子项以便查找；

三、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

四、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

五、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。

第三章档案的收集及移交

工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后7日内将完整的档案资料移交档案室；公司专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后10 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。

第四章档案的保存

工程造价咨询技术档案过程文件自归档之日起，保存期为5年；成果文件自归档之日起保存期为10年。项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全，归档时填写资料清单及页数，工程量计算书要求加封面，并分类装订完好，资料完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下：

一、工程标底、清单编制存档资料：

1、存档资料目录;

2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;

3、工程造价（标底、清单）编制委托合同;

4、委托方交付的资料：建设方提供的招标文件、答疑文件（除图纸外）;

5、成果文件：工程（概）预算书（电子版及纸质版）;

6、三级复核表;

7、工程量计算书（电子版及手稿）;

8、委托方评价意见;

二、工程造价审核：

1、存档资料目录;

2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;

3、工程造价审核委托合同;

4、成果文件：审核报告、定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;

5、计算书底稿、工程量确认单;

6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送预（结）算书等;

7、三级复核表;

8、委托方评价意见;

三、工程造价过程控制（根据项目要求，统一编号，分批存档）：

1、存档资料目录;

2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;

3、审核付款定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;

4、最终审批支付单（尽可能）;

5、计算书底稿、工程量确认单;

6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送结算书等;

7、三级复核表.四、文件成果要求:

1、外封面;

2、内封面（要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制人、审核人、编制时间、文件成果编号等）;

3、汇总表;

4、编制说明;

5、各分项预（结）算书;

6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书。

第五章档案的借阅

一、凡本公司职工均可通过公司档案管理员借阅并办理借阅签字手续，但需妥善保管，不得涂改遗失，如经发现涂改遗失要受到经济处罚，后果严重者要开除处理或追究刑事责任。

二、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《借阅档案申请表》备案，并按要求及时归还。

三、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者，档案管理员有权催还。接催还通知后，应即刻归还。如确实需要使用，应向档案管理员办理续借手续，经同意后续借。

四、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或总经理办公室主任批准；

五、档案借阅者必须做到：

1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第六章档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；

2、当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行；

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁；

4、经批准销毁的公司技术档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存；

5、在销毁公司技术档案资料时，必须由总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁；

第七章档案管理制度的执行

工程档案资料管理方法研究 第8篇

在建筑工程项目建设的过程中, 对建工程档案资料进行及时收集并对这些档案进行甄别, 是保证建筑工程档案资料完整性和系统性的重要手段。当前, 建筑工程项目档案资料管理是我国建筑工程管理工作的核心。做好建筑工程档案管理工作能够更好地发挥出档案资料在建筑工程项目在管理中的重要作用, 能够更好服务于建筑工程项目建设。目前, 我国建筑工程项目档案资料管理仍然以传统的管理方法为主, 并在实践中暴露出了很多问题。本文主要研究如何利用新的管理方法加强对建筑工程项目档案资料管理工作, 并通过实例分析, 研究现代管理方法所具有的优势。

1 建筑工程档案资料管理现状

传统的工程档案管理模式是工程竣工后, 工程档案人员才对工程档案进行管理。传统的建筑工程档案资料管理模式, 采用事后管理的方法, 在进行档案管理得过程中突出了以下几个特点。

首先, 档案资料不完整。由于在进行建筑工程档案资料进行管理的过程中, 档案资料资料管理采取事后模式。导致了建筑工程档案资料的片面性, 不能够系统地、完整地反映建筑工程项目的实际情况。由于缺乏科学的管理方法, 建筑工程项目的技术文件、资料、记录与工程建设不同步, 导致工程图纸资料不全、质量记录不完善等各类情况, 导致了工程项目档案资料不真实、不客观、不全面。

其次, 档案资料不真实。建筑工程单位在进行施工的过程中, 往往注重施工工作, 而忽视了对建筑工程项目档案资料的管理工作。这样往往导致建筑工程档案管理资料严重失实, 并且在进行建筑工程档案资料管理的工作中, 存在着十分严重的弄虚作假的现象。例如施工单位为确保资料能够呈现出良好的秩序性, 会私自把填写的Et期提前, 这很容易导致建筑工程档案资料与实际工程情况存在很大差距。

最后, 建筑工程档案资料的时效性差。企业在进行建筑工程档案资料管理的过程中, 档案资料管理得时效性差主要体现在建筑工程档案资料不足, 遗漏以及残缺等方面。这主要是由于在进行档案资料管理的过程中, 企业不重视档案资料管理, 导致了缺乏专业人员从事档案资料的管理工作。另一方面由于档案管理人员较少, 但是管理的档案名目较多, 导致了在进行档案管理时容易出现档案混淆的情况。

总之, 传统的工程档案管理模式的管理效率低, 质量也不高, 既不利于工程档案管理工作的开展, 也不能为工程项目建设提供更好的服务。因此, 在新时期传统的建筑工程档案资料管理方法已经不能适应我国建筑工程事业的发展。

2 现代工程档案管理概述

2.1 现代工程档案管理得原则和要求

在整理工程档案资料时, 由于工程的具体情况不尽相同, 且不同地区和行业的要求也不尽相同, 导致施工资料的表样种类繁多、难以统一, 有时即使是同一工程的施工资料, 其表样也存在很大不同, 如此一来, 导致在实际的整理工程档案的工作中困难重重。为此, 在进行建筑工程档案资料整理得过程中应该坚持以下原则:施工资料必须严格依照现行的国家、行业和地方的质量验收进行对标, 且施工记录中必须包含质量验收标准规定中的所有内容, 不能遗漏检查项目, 允许偏差项的偏差值上下限不能有误;所有有关仪器设备的施工记录都必须清晰记录仪器的编号、检定证书编号等信息, 增加记录的有效性;最好避免表样中出现大量空白, 适当的调整表样;尽量避免表样填写过于简单, 最好清晰地将各项关键性指标具体的填写出来, 比如参数、时间、数量等;最好不用使用简称, 防止出现歧义;正确理解工程设计和施工规范。

此外, 按照国家现行有关规范及质量验收标准, 以及《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001、《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009、行业和地方现行有关规范及质量验收标准、工程图纸、工程合同等规范性、法规性文件健全资料归档管理制度。具体应做到以下方面:一、建立项目部资料档案管理制度, 使相关资料档案在每个环节都能够责任到人, 明确应归档资料的范围、编制要求、移交程序及时限等;二、成立专门的档案室, 安排专人负责相关资料的收集、整理和归档;三、建立归档资料收发登记台账。资料归档时相关人员必须认真检查和核对资料的真实性和有效性, 只有符合相关规范要求, 才能进行归档;四、归档资料通常以书面的形式保存, 但同时也应保留同版电子版文件, 且要求电子版文件以防损坏、丢失、误用的方式存储;五、定期进行资料归档情况考核, 及时查漏补缺。

2.2 建筑工程档案管理的内容

相关规章制度中指出:建筑工程资料, 是指建筑工程在建设过程中形成的各种形式信息记录的统称, 简称工程资料。因此, 建筑工程资料管理得主要内容主要包括: (1) 工程准备阶段文件; (2) 施工资料; (3) 监理资料; (4) 竣工图; (5) 竣工验收文件。其中, 工程准备阶段文件可分为6类 (约40项) :商务文件、开工文件、招投标及合同文件、勘察设计文件、建设用地文件、决策立项文件。施工资料可分为8类 (约270项) :施工物资资料、施工进度及造价资料、施工技术资料、施工管理资料、施工记录、施工质量验收记录、施工试验记录及检测报告、竣工验收资料。监理资料可分为6类 (约35项) :监理管理资料、合同管理资料、造价控制资料、质量控制资料、进度控制资料、竣工验收资料。工程竣工文件可分为4类 (16项) :竣工总结文件、竣工交档文件、竣工决算文件、竣工验收文件。

3 现代工程档案资料管理方法

3.1 工程档案资料全面管理

现代工程档案管理资料与传统的档案资料管理一个十分重要的区别就是对建筑工程档案资料进行全面管理。进行档案资料管理不仅仅是对建筑工程技术资料进行管理, 现代建筑工程资料管理, 是从建筑工程立项、审批、勘测、设计、施工、监理、竣工、交付使用到评奖进行管理。档案资料管理的全面性体现在对前期准备阶段资料、施工管理资料、质量保证资料以及施工验证报告资料等所有资料进行全方位管理。在进行工程项目的建设过程中, 只有对所有资料进行搜集和科学化的管理, 才能反映建筑工程建设的全过程中, 才能发挥对工程建设的借鉴作用。

3.2 工程资料管理的系统性、合理性

在建筑工程档案管理的过程中, 档案完整、准确、系统以及安全是对工程档案资料进行组卷的最基本的要求。所谓完整指的是建筑工程项目的文件、材料以及图纸内容要齐全, 能够全面反映建筑工程活动的过程中以及建设成果, 能够使整个过程中能够得到完美呈现。准确指的是在进行建筑工程资料管理得过程中, 建筑活动中的文件、材料, 特别是建筑工程项目的竣工图必须与建筑工程项目的实际建设效果一致。系统性主要指的是, 建筑工程项目的文件、材料以及其它档案资料的分类、组合符合逻辑性和整体性, 并能够体现不同档案资料之间的内在练习。安全性主要指的是在工程档案资料管理得过程中, 应该有利于对档案进行长期保存, 充分发挥工程档案的重要作用。

3.3 进行档案管理要规范、统一、及时以及真实

规范性指的是在档案资料填写的过程中要符合填写规范, 为了确保填写档案的规范性首先要求项目部门应该配备齐全的规范标准以及填写指南等直到资料, 要对档案填写是否符合规范进行定期检查。其次, 在进行工程建设的过程中, 工作人员应该如实填写数据, 数据偏差应该在规范允许的范围之内。

在工程建设的过程中由于管理人员众多, 为了保证填写档案的统一性, 避免重复整改工作, 就要在进行工程建设的初期就组织工程项目的档案管理工作者、施工人员、质检员等相关人员进行交底, 对工程建设涉及到的相关工作单位如:建设、设计、监理、地勘等单位的名称、工程名称作统一要求, 以便以后的资料填写过程中做到前后一致。

建筑工程档案资料的真实性最主要指的是建筑工程档案资料要与整个工程施工的情况保持一致, 能够客观的更反映出建筑工程施工技术和质量等相关数据, 各种数据应该都能够在建筑工程档案资料中得到证实。

及时性是保证建筑工程资料真实性的重要保障。为了实现建筑工程档案资料的真实性一方面建筑工程档案管理工作人员需要对当天的建筑工程情况进行及时统计, 并按照规范要求完成档案表格的填写, 另一方面应该建立起健全的项目制度, 及时将各种资料移交给技术内业处, 方便技术人员进行现场检查, 保证建筑工程档案资料填写与工程进度同步。

4 现代工程档案资料管理方法实例分析

河南省交通规划勘察设计院有限责任公司南办公楼拆除重建工程, 位于嵩山路东、兴华南街西、陇海中路南、汝河路北。2009年5月8日河南省交通运输厅豫交计【2009】88号文《关于河南省交通规划勘察设计院有限公司拆除重建南办公楼的批复》, 同意将原南办公楼拆除重建。经过郑州市规划、建委等相关政府部门审批, 郑州市建委于2010年7月26日颁发《建筑工程施工许可证》, 2010年7月28日工程正式开工建设。工程地上12层, 地下1层, 主体高度47.7米, 东西长63.8米, 南北宽24.5米。总建筑面积21753.66平方米, 地上建筑面积17934.09平方米, 地下建筑面积3819.57平方米。项目建成后, 是河南省综合交通规划、设计、勘察、检测为一体的大型研究综合中心。

在该项工程进行建筑工程项目档案资料管理工作时, 首先, 根据施工内容, 提前拟定施工资料应形成的类别和种类。第二, 结合工程量和施工流水部署, 提前拟定分部分项的划分及数量, 编制检验、试验计划及归档要求。再次, 将以上两项内容列入施工组织设计和施工方案, 以便于在项目部统一执行。第四, 提前拟定工程资料涉及的各类样表, 报建设、监理等单位认可后, 在项目部统一执行。最后, 要求专业分包单位的施工资料策划, 提前报总包单位、建设、监理单位认可后执行。

在工程进行建筑工程档案资料管理得过程中, 相关领导十分重视对建筑工程档案资料的搜集和整理工作, 在工程档案进行填写的过程中采用了统一的规范标准, 并且工程资料十分翔实, 档案资料的搜集以及整理工作十分全面, 从而保证了主教学工程档案的系统性和合理性。由于在进行工程档案管理的过程中, 采用了科学的方法对档案进行搜集和整理, 从而确保了工程档案资料的完整性、准确性、系统性以及安全性。各级各部门在进行工程档案检查的过程中, 工程工程档案得到有关部门高度赞扬。并且工程档案在进行“鲁班奖”专家组复查时, 得到了一直好评, 也因此获得了中国建筑工程“鲁班奖”。

5 现代建筑工程档案资料管理方法效果分析

通过表1可以得出在进行建筑工程档案资料管理得过程中, 现代建筑工程档案管理方法与传统的管理方法相比, 管理方法更加科学, 能够充分发挥建筑工程资料在工程建设中的应由价值, 利于加强对建筑工程项目的管理。

6 结语

传统的建筑工程档案资料管理方法, 在现代建筑工程资料管理中的应用, 限制档案资料在建筑工程项目中作用的发挥。因此, 在建筑工程项目档案资料管理的过程中应用开发新的档案管理方法显得尤为重要。虽然, 现代工程档案资料管理工作繁琐复杂, 分项甚多, 但是通过参建各方认真对待, 在施工之前周密准备、过程之中认真贯彻, 持之以恒, 使此项工作取得了事半功倍的效果。为工程档案资料完整、准确、系统、安全奠定了基础, 该项目工程档案资料在郑州市各级建设行政主管部门的检查中多次受到表扬, 档案资料经郑州市城建档案馆专项验收, 被评为优良档案。在“鲁班奖”专家组审查时, 工程档案资料得到了组委的一致好评, 最终本项目实至名归的获得了中国建筑工程“鲁班奖”。

摘要：建筑工程档案资料在建筑工程建设实施的过程中发挥着重要的作用。但是, 当前我国工程档案管理还存在严重问题。本文主要分析我国建筑工程档案管理中存在的问题, 探究现代工程档案管理的新方法, 并以鲁班奖建筑工程档案资料管理方法为例进行分析。

关键词：工程建设,档案资料管理,鲁班奖

参考文献

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