档案管理索引范文

档案管理索引范文（精选9篇）

档案管理索引 第1篇

档案存放位置索引

为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，做出存放位置的索引。存放位置索引，按其作用可以分为两种：

第一种指明档案的存放位置，即以全总及其各类的档案为单位，指出他们的存放地点，如表1—1。

表1—1档案存放位置索引

（一）第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案，如表1—2。表1—

2档案存放位置索引

（二）上述两种索引，按形式又可分为簿籍式和卡片式两种。而第二种

存放位置索引还可以采用图表形式，就是把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，就便于保管和调卷人员随时参看使用。

上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。

档案管理索引 第2篇

义务教育档案

0、档案目录

1、文化户口册2、0――18周岁人口册3、0――15周岁残疾儿童、少年名册

4、经批准免、缓学儿童少年登记册

5、在校学生名册

6、残疾儿童、少年在校学生名册

7、毕业学生名册、发放义务教育证书名册

8、正常流动学生名册

9、流失学生名册

10、借读学生名册（证明材料）

11、教师情况一览表

12、小学、初中校舍设备情况统计表

13、教育表

14、“两基”复查年申报材料（报告、省“两基”登记表、州“两基”巩固提高年审表、0-18岁表、义务教育阶段适龄人口及在校学生统计表）

15、中小学新生名册和入学通知书存根

16、本乡（镇）实施“两基”以来的材料：含当地政府文件、组织机构、地方法规、措施、重要会议纪要和关于执法情况的处理等。

17、学校“两基”目标责任书

18、教育经费材料说明

19、工作计划、总结20、2007年、2008年“两基”复查年申报材料（报告、省“两基”登记表、州“两基”巩固提高年审表、0-18岁表）

扫盲基础档案

21、扫盲工作情况统计表（州学年扫盲工作情况表、州15—50周岁青壮年文化状况表）

22、文山州15—50周岁青壮年文盲、半文盲花名册

23、文山州15—50周岁青壮年文盲、半文盲夜校学员花名册

24、文山州15—50周岁青壮年文盲、半文盲夜校学员脱盲人员花名册

25、文山州15—50周岁青壮年文盲、半文盲丧失学习能力人员花名册

26、文山州15—50周岁青壮年迁入、迁出、死亡、复盲人员花名册

27、文山州15周岁人口新生文盲人员花名册

28、文山州脱盲学员巩固提高花名册

29、文山州扫盲教师花名册

30、文山州15—50周岁人口文化状况花名册

31、脱盲人员、抽考人员试卷。

索引在企业档案利用中的应用 第3篇

建立档案索引, 可以快速地为利用者检索到需要的档案, 节省查找时间, 提高档案的利用效率。例如建立重要文件索引、专业技术人员职称晋升索引、干部职工录用转正定级索引等等。

一、重要文件索引在工作中的应用

随着社会信息化程度的提高, 人们对档案信息资源的依赖程度也越来越高, 对高效率的档案资源管理、检索利用的需求也越来越迫切, 在日常工作中, 会经常查找一些重要的批复文件, 利用频率高、数量大。虽然我们在档案管理上也实现了现代化管理, 利用世纪科怡档案管理系统对归档的档案进行管理和检索, 但面对利用频率高、数量大的一些重要的批复文件仍然满足不了利用者的需求, 所以建立重要文件的索引势在必行。我公司是矿山企业, 不同于一般的工业企业, 在形成和发展中具有特色的企业文化, 采矿许可证的利用非常频繁, 但采矿证的使用年限只有4年, 到期需要办理采矿证延续, 办理延续的前期准备资料过程需要查找大量的批复文件, 而延续最长时间只有2年, 所以每次办理采矿证延续都要在庞大的档案数量库中检索出大量的批复文件, 费时费力, 所以建立重要文件索引, 就可以在很短的时间内查找出大量的需要的文件, 而且大大提高了查全率和查准率。采矿许可证的延续办理工作几乎贯穿着矿山发展的全过程。

二、专业技术人员职称晋升索引在工作中的应用

专业技术人员是企业的技术骨干和中坚力量, 专业技术人员在企业中的人数的比例逐年增加, 而且专业技术人员的情况各不相同, 有的是刚刚走上工作岗位, 有的已具备中级职称、有的已成为企业的高级专业技术人才, 而且他们所学的专业、毕业的院校和学历各不相同, 每年企业都要进行初级、中级和高级职称的申报评审工作, 对符合条件的专业技术人员进行技术职称晋升, 建立专业技术人员职称晋升索引对每年的职称评审工作非常重要。在索引中分别对他们的姓名、性别、出生年月、政治面貌、所在部门、毕业院校和学历、授予时间、授予何职称、授予单位、全宗号、目录号、案卷呈、张页号等做了详细的描述, 一目了然。专业技术职称对一个技术人员来说非常重要, 几乎伴随着他们的一生, 从初级到高级要经历十几年时间, 各个阶段的职称档案最后都归入人事档案。做好专业技术人员职称晋升索引显得尤为重要, 如果没有专业技术人员职称晋升索引, 需要在庞大的人事档案数据库中找到符合晋升条件的专业技术人员, 费时费力, 不但花费的时间较长, 而且还有可能造成遗漏, 给技术人员职称的晋升造成损失, 也会影响到专业技术人员待遇的提高, 建立专业技术人员职称晋升索引, 给专业技术评审委员会提供完备准确的专业技术人员资料, 为职称的评审工作做好坚实的基础。

三、干部职工录用转正定级索引在工作中的应用

当今世界已进入知识经济和信息时代, 信息已成为比资产 (本) 更为重要的战略资源。档案作为一种信息资源, 作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作, 同时作为与企业同步发展的无形资产, 在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。我公司是矿山企业, 不同于一般的工业企业, 在形成和发展中具有特色的企业文化, 经营管理、业务拓展等各方面积累了丰富的资源。为了使公司不断向国际化、标准化的轨道迈进, 实现可持续发展, 公司每年都要招聘一批新的大学毕业生, 公司规定对新招聘的大学生有三个月的试用期, 对试用期满正式录用的大学生, 公司人力资部要对新招的大学生签订五年期的劳动用工合同, 合同期满还要续签劳动用工合同, 因为每年招聘的大学生人数、学历及签订劳动合同的时间都有差异, 所以人力资源部要经常性地查阅人事档案, 查看哪些人的合同到期需要续签, 过度频繁地查阅利用人事档案, 会对人事档案造成破损, 这给人事档案的保护工作造成了很大的难度。所以建立干部职工录用转正定级索引, 很好地解决了这个难题。公司在新招的同时, 每年也有一批离退休的干部职工, 建立干部职工录用转正定级索引, 对符合退休条件的干部职工可以提前做好办理离退休手续的准备工作, 对新招的和快退休的干部职工只需查阅干部职工录用转正定级索引, 而不必查阅每个人的人事档案, 这对人事档案起到了很好的保护作用。建立干部职工录用转正定级索引, 对公司人力资源部续签劳动用工合同和办理离退休手续发挥了很好的利用作用, 也充分体现了人事档案索引的利用价值, 既节省了查阅时间, 又提高了利用效率。

四、结束语

综上所述, 在档案利用过程中, 实现档案利用价值是企业档案管理的灵魂。档案索引具有高效、快速的查找作用, 能够在庞大的档案数据库中快速检索出利用者需要的档案, 为利用者节省时间, 提高档案利用效率。

摘要：提供利用是企业档案管理的灵魂和生命, 建立档案索引, 在档案利用工作中, 可以快速检索档案, 为利用者节省时间, 提高档案利用效率。

关键词：索引,档案利用,应用

参考文献

[1]郭景明.实现企业档案利用价值的有效途径[J].陕西档案, 2012 (6) .

“题材索引”与“主题索引” 第4篇

西文著作，在书末历来有附加索引（index）的传统。对单独一本书来说，索引或许属于末节，但千千万万本书汇集在一起，就看出了效果——不夸张地说，索引对于一个民族的文化和学术积累，的确是提供了强有力的援手。

编制索引，需要的不仅是耐心与谨严，更要有对某一领域学术脉络的深刻把握，以及对该领域学术前沿的了解与洞察。有些著作在编辑索引时，会特地找来学养深厚的学者，而这些学者的智力成果，无一不体现出其自身的“问题意识”，有时还会给有心人带来启发，开启出新的研究思路。目前我国内地出版的绝大多数学术类图书见不到索引，是亟需引起重视的一个问题。

文明单位创建档案资料索引 第5篇

一、文明单位创建综合资料

1、创建单位简介

2、文明创建主要成果一览表

3、届期内文明单位创建规划

4、分规划

5、届期内文明单位创建工作总结

6、分创建工作总结

7、届期文明单位创建工作自查报告（对照验收细则）

8、文明单位创建申报资料（申报表、申报报告、申报工作总结、创建文明单位领导小组名单）

9、有关典型材料

二、文明单位创建专题资料之一——领导班子团结奋进

1、领导班子理论学习计划、学习记录、记载

2、领导班子成员理论学习心得体会、理论文章

3、领导班子成员以考促学的情况

4、领导班子成员学习“三个代表”重要思想，立党为公，执政为民的先进事迹

5、领导班子理论学习、廉政勤政等制度

6、党组织重视精神文明创建工作的有关资料

7、领导班子专题研究创建工作的记录和落实情况

8、创建文明单位经费落实情况

9、领导班子成员年终考核情况

10、领导班子成员受到表彰和嘉奖的情况

11、领导班子为干部职工家庭解决生产、生活实际困难的情况

三、文明单位创建专题资料之二——创建活动深入扎实

1、文明单位创建规划、领导班子成员名单、自查报告

2、文明单位创建各项规章制度

3、文明单位创建各项活动安排

4、本系统搞好文明创建的综合情况

5、本系统创建工作中的各类典型

6、本系统的文明创建活动记载

7、本单位开展文明细胞创建的规划、目标、措施

8、开展文明细胞创建的评比情况和创建典型

9、参加和支持所在地文明社区建设的情况及各类活动的情况

10、参加市委、市政府中心工作情况

四、文明单位创建专题资料之三——业务工作实绩显著

1、本单位工作规划、生产计划

2、本单位分业务工作总结

3、各项工作（生产）管理制度

4、文明生产（工作）情况及典型

5、各项工作任务、生产指标完成情况及在同地区或同行业的位次

6、服务质量在本地区或同行业的位次

7、注重社会效益，为民办实事、办好事的情况

8、业务工作（生产）的典型经验和特点

9、业务工作（生产）先进个人材料

五、文明单位创建资料之四——思想道德风尚良好

1、对干部职工开展“三德”、“三观”与爱国主义、集体主义、社会主义教育和社会主义荣辱观教育的规划及开展教育活动的记载

2、开展未成年人思想道德建设活动的记载

3、开展教育活动涌现出的先进典型材料

4、对本单位行风的自查报告

5、行风评议情况

6、教育干部职工端正行风的具体措施

六、文明单位创建资料之五——科教文卫事业发展

1、开展科技、文化知识培训的计划及落实情况

2、专业技能竞赛情况

3、政治业务学习计划、记载情况

4、本单位干部职工的科技、教育、专业技能水平

5、自觉抵制“封建迷信、打牌赌博、大操大办”三股歪风的情况和典型

6、“三室”建设情况（档案室、图书室、健身室）

7、开展文体健身娱乐活动的情况和典型

七、文明单位创建专题资料之六——遵纪守法安定团结

1、进行法制教育及普法情况

2、执行各项规章制度的情况

3、本单位的各项管理制度

4、干部职工遵纪守法的典型

5、单位政治学习记录

6、单位出勤记载

7、单位干部职工评议、考评情况

8、单位计划生育情况

9、单位社会治安、综合治理情况

10、领导班子述职及干部职工工作总结

11、单位工作人员廉政建设自查报告

八、文明单位创建专题资料之七——环境卫生整洁优美

1、重视环境综合治理的目标、规划、措施、成效

2、加强环保法宣传的情况和措施

3、开展花园式单位和绿化先进单位的创建规划、进展、成效

4、本单位硬件建设，办公自动化建设情况

5、本单位公益事业改善情况

6、讲卫生、讲文明、革陋习的情况及典型

九、文明单位创建专题资料之八——创建资料规范有序

1、按八条验收标准整理文字档案、图片档案的情况

2、省市级文明单位电视专题片脚本资料

学校精细化档案材料目录索引 第6篇

A、学校行政管理：

A

1（1）校长述职报告

（2）校长学历证书

（3）校干培训证书

（4）专业荣誉奖励证书

（5）论文荣誉证书

（6）有关批文等法律法规

A

2（1）校级班子基本情况登记表

（2）中层班子基本情况登记表

（3）校长、副校长、教导主任、总务主任、教研组长等职责

（4）学校常规管理办法

（5）精细化管理领导小组名单（6）精细化管理考核小组名单（7）精细化管理实施方案

A

3（1）校长、副校长任课情况

（2）校长、副校长任课课程表

（3）校长、副校长备课、听课记录

A4

（1）法制副校长聘任书

（2）法制讲座资料、图片等

A

5（1）学校教代会组织人员名单

（2）校长对教代会的述职报告

（3）少先队组织名单

（4）少先队工作制度

（5）教代会审议学校工作记录

（6）教代会工作制度

A6（1）校务公开领导小组名单

（2）校务公开制度

（3）班级座位轮换办法和制度

（4）学校各班教师配置登记表

B14（1）各年级各班学生花名册

（2）班额标准化管理制度

B15（1）控制辍学工作小组名单

（2）控制辍学工作小结

（3）转、入学手续

B16（1）养成教育计划、记录

（2）学校绿化美化管理制度

（3）校园四化、校园周边环境治理

B17（1）入学档案、转学档案

（2）毕业档案（见四率档案）

B18（1）学校对学生的奖惩制度、奖惩记录

C、教育教学管理：

C19（1）德育工作领导小组

（2）德育工作教案、计划、记录、图片、成果C20（1）升、降国旗制度

（2）升、降国旗轮值表

（3）重大节日、纪念日、升降国旗制度（4）国旗下讲话汇编

（5）重大节日、纪念日、升降国旗记录、发言稿C21（1）班级团队活动计划、记录

（2）班级团队活动总结（3）开学典礼发言稿（4）开学典礼记录（5）毕业典礼发言稿

C22（1）培养学生自理能力的规定

（2）学生一日常规

（3）课堂常规

C28

（1）两课两操作息时间表

（2）学校卫生工作条例

（3）培养学生良好卫生习惯的方法措施

（4）防止传染病常见病流行的方法措施

C29

（1）心理健康教育领导小组名单

（2）心理健康教育计划

（3）心理健康教育优秀教案

（4）心理健康教育活动记录

（5）学生心理健康辅导完全手册

C30（1）形势与政策教育

（2）环境保护教育

（3）网络安全教育

（4）拒绝毒品教育

（5）预防艾滋病教育

（6）青春期教育

（7）有关的优秀备课教案、记录、图片等

D、校园环境：

D31（1）校园整体规划

（2）校园平面图

（3）校园分区图

（4）有关校园的图片

D32（1）学校卫生检查制度（2）学校卫生检查记录

（3）学生卫生检查小组名单

（4）卫生检查值日表

（5）学校卫生工作条例

（6）卫生教育工作记录（7）卫生咨询小组名单

D33（1）校园绿化、美化、净化制度

（2）校园绿化美化工作计划

（3）校园绿化美化工作记录 D34（1）《学生守则》

（2）《学生日常规范》

（3）班级课程表

（4）班级值日表

（5）名人名言挂图

D35（1）学校统一悬挂标示牌

（4）定期检查消防安全计划、记录

E4

4（1）饮水安全管理领导小组名单

（2）饮水安全管理制度

（3）饮水安全管理记录

E4

5（1）交通安全管理制度

（2）交通安全知识讲座

（3）交通安全教育记录

（4）交通安全法规

（5）学校门前交通护导人员名单

（6）有关交通安全文件

（7）学校交通安全管理领导小组名单

F、后勤管理：

F46

（1）学校食堂《卫生许可证》

（2）食堂从业人员健康证明（3）食堂卫生制度（4）食堂物资定点采购记录（5）食堂检查记录

F47

（1）见报帐员台帐

F48

（1）校舍安全检查领导名单

（2）校舍安全检查制度

（3）校舍安全检查记录

（4）校舍及设施维修记录

G、档案管理：

G49

（1）档案管理工作领导小组名单

安新县中小学档案资料目录索引 第7篇

（一）队伍建设档案

1、学校领导机构分工、教代会制度及决议案记录

（决议案记录内容包括教代会召开时间、参加人员、决议事项、决议结果等）

2、校领导任职资格证书复印件及学年未干部考核结果

（学年未从德能勤绩等方面采取无记名的方式进行考核，并及时汇总结果）

3、师德建设工作计划、总结及活动记录

4、师德考核登记表

5、教师量化评估办法及量化结果

（可根据学校实际选择按月、学期、学年量化统计）

6、教师专业发展学校建设组织机构、计划及相关记录

7、教职工登记表及学历证书复印件

8、继续教育学习情况记录及校长、教师参加业务培训记录（继续教育学习情况包括参加继续教育教师登记表、学习科目、学习时间；业务培训记录不包括骨干教师培训）

9、骨干教师培养、管理和使用情况（参加县级以上骨干教师培训记录、镇（校）级骨干教师评比等）

10、语言文字工作开展情况（师生普通话培训与测试工作及开展语言文字活动等）

（二）德育管理档案

1、学校德育组织机构及计划、总结

2、升降国旗制度及讲话

3、团（队）工作计划、总结及活动记录

4、课外兴趣小组活动记录（包括计划、名单、活动记录）

5、班主任量化评估办法及评比结果（包括每月量化管理统计表、汇总表）

6、班主任研讨、培训记录

7、主题班会记录（主题班会教案）

8、德育教育活动记录

9、班级学生花名册及统计表

10、学籍档案（纸质学籍档案）

11、学生考勤及奖惩记录

12、学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料

13、控辍保学工作记录及相关资料（辍学生名单、家访记录、劝学通知书、复学通知书等）

14、家校共建及学生劳动实践活动记录

（三）教学工作档案

1、学校教学工作计划、总结

2、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）

3、各学科教学计划、总结

4、校本课程开发与研究（校本教研制度、计划、备课、期末评价等相关资料）

5、课改实施情况记录（学习培训、符合学校实际和课改理念的备课制度及课堂教学课改资料、效果）

6、教师成长档案

7、教科研课题研究（科研课题、审批计划、实施方案、阶段性资料）

8、教育教研活动记录

（四）电教工作档案

1、图书管理帐册

2、师生借阅登记表

3、每年图书购置计划、申请审批表

4、实验教学进度表

5、实验室、教学仪器设备使用登记表（分组和演示）

6、教学仪器借用登记表

7、教学仪器、设备报废、损失登记表

8、易然、易爆、有毒药品使用登记表（中学）

9、教学仪器管理帐

10、自制教具和第二课堂活动记录

11、现代教育技术培训

12、现代教育技术硬件明细帐（申请、购置、验收、维修、保养、报废）

13、现代教育技术兴趣小组活动记录

14、上机记录单及多媒体设备使用登记表

（五）安全工作档案

1、省市县安全管理有关文件及通知

2、学校安全工作计划、总结及安全工作会议记录

3、安全月报内容

4、安全责任书

5、安全检查整改记录（对伙房、小卖部检查记录及从业人员健康证复印件，整改记录、消防安全检查记录及整改记录、校舍安全检查记录及整改记录）

6、安全教育课计划、课时安排及教案

7、安全教育活动记录（包括活动计划<方案>、总结、活动内容及照片）

8、学校巡查记录

9、安全事故记录

10、门卫出入登记表法纪档案目录

1、依法治校领导小组名单及法制工作领导小组、办公室成员名单

2、法制工作计划及总结

3、学校章程（制定征求意见表、草案及上报申请书）

4、校务公开记录（领导机构、职责、政策法规、收费项目标准、账务收支、廉政建设、职工、学生利益等）

5、校内师生申诉制度及申诉记录

6、制度汇编

7、法制教育活动记录

8、师生普法考试情况（试卷、成绩单）

9、校长教师学法笔记

档案管理索引 第8篇

随着医院信息化建设迅猛发展,患者主索引的统一问题得到重视[1],就医模式横向穿越性已经上升到具有创新性的三级医院评价标准,体现了医院管理的整体性和有效性。然而,在持续地关注患者主索引统一的同时,医院职工主索引统一往往被忽略。职工从进入医院开始,门禁、考勤、登录业务网、登录OA、登录图书馆、登录外网、就医、就餐……无一不用到身份验证功能,于是,每个人便有了门禁卡、签到卡、登录各个信息系统的用户名、诊疗卡、病历号、影像检查号、饭卡等等。繁杂的用户名和密码以及大量的卡证成为我们日常工作中不可或缺的凭证,这些凭证的遗忘和丢失给我们的工作带来很多不必要的麻烦。

在众多信息专家把注意力集中到病人主索引统一问题上时,实现医院职工的索引统一,往往会给医院管理带来成本的降低和工作效率的提高,同时给医院每位职工带来方便,从而实现单位内部整个医院职工数字化工作管理和数字化生活服务一体化,达到医院的智能化及规范化管理的终极目标。

1功能实现

使用唯一的职工编码作为主索引,通过一张智能IC卡式胸牌,将涵盖医院职工的如下功能模块:考勤系统,门禁管理系统,餐饮、消费系统,诊疗系统,图书馆管理系统,外网管理系统,业务信息系统,医院管理系统……

1.1智能IC卡

智能卡是IC卡(集成电路卡)的一种,卡内的集成电路包括中央处理器(CPU)、可编程只读存储器(EE-PROM)、随机存储器(RAM)和固化在只读存储器(ROM)中的卡内操作系统COS(Chip Operating System)。卡中数据分为外部读取和内部处理部分,确保卡中数据安全可靠。

医院可设计制作独具医院个性的智能IC卡式胸牌,充分利用其身份识别、支付工具、加密和解密、信息存储处理的功能,来实现医院规范化管理。

1.2考勤系统

实现职工上下班考勤管理功能;实现迟到、早退、夜班、加班的统计功能。

1.3门禁管理系统

主要应用于手术室、ICU、药房、仓库、档案室、机房、财务处、收费处、入院处、出院处等门禁管理:可以设置进出权限,控制人员的合理流动;具有限制人员进入的控制功能,即哪些人可以进入,哪些人不能进入;具有限制人员进入的时段功能,即某人什么时间段可以进入,什么时间段不能进入;可统计人员进出时间,并可形成各种统计报表;对涉及医疗安全、财务管理、档案资料等高安全等级的场所实现严格监控。

1.4餐饮、消费系统

主要用于食堂、院内超市、本院职工就医。按照类别设置餐饮补助金的自动发放功能;刷智能IC卡胸牌消费的统计查询功能;智能IC卡胸牌中餐饮消费权限的开通、锁死、解锁功能;消费纠错、补助扣发等查询功能;续卡、挂失、注销等功能。

1.5诊疗系统

应用于职工在院内就医,以职工编码作为统一索引。挂号、退号、预约挂号等功能;缴费、退费功能;查询影像检查报告、实验室检验报告等功能;办理入院、出院等功能;查询各种历史诊疗记录的功能;职工健康档案管理;依据职工职称、职位及消费金额等标准进行按一定比例实时费用分解的功能,可依据医院相关规定,进行本院职工就医时的自动实时费用分解,从而避免后期大量票据的繁琐报销工作。

1.6图书馆管理系统

应用于远程登录电子图书馆及在图书馆内部查询资料。远程登录电子图书馆的权限管理;查询资料的权限管理;图书借阅管理功能;图书馆内部查询、下载、复印资料的计费管理;图书馆电脑上下机使用情况的查询管理功能。

1.7外网管理系统

应用于职工登录外网的管理,通过唯一职工编码作为用户名。登录外网的权限管理;登录外网网址和时间的查询统计功能。

1.8业务信息系统

应用于职工在本院的业务工作管理,通过唯一职工编码作为用户名。登录各种业务系统的权限管理,包括登录门诊医生站、门诊护士站、住院医生站、住院护士站、电子病历、入出院、手术、麻醉、设备租赁、费用确认、影像登记、影像报告、实验室标本条码准备、实验室报告等不同系统的不同权限规划;登录各种业务系统的时限管理;登录业务工作站的权限管理。

1.9医院管理系统

应用于科研、人事、耗材管理部门。实现科研统计管理;人事职称管理及报表查询;教学管理及统计报表;继续教育学分管理;地区医院支援及志愿者服务管理;白衣和耗材等领用管理;各种统计报表的查询与统计。

2可能存在的问题

2.1智能IC卡胸牌的安全管理问题,包括新职工建卡、卡内信息的不断更新和维护、卡内不同功能的权限管理、费用等方面写卡的安全、卡丢失处理、注销等。

2.2使用统一职工编码作为主索引,那么该编码唯一性的维护将成为系统的关键,要求人事部门严格规划职工编码的编码格式,并确保其有效性和唯一性。

2.3使用统一职工编码作为登录各个业务系统及外网或OA,是需要花费人力和时间的工作,有些HIS系统不支持相同程序模块不同权限分组下相同用户名的功能,这就要求信息工作人员周全详细地设计功能权限分组,确保满足每个职工的权限划分。

2.4使用统一职工编码作为职工就医的主索引,很可能会与医院原有的门诊就诊卡号相冲突,并势必作为其中的一部分而与患者主索引统一(MPI)工程协同而动。数据库中建立唯一的MPI,将病人和职工的各个诊疗信息串连起来,减少“垃圾”数据,做到医疗信息共享的最大化。这将是一个技术含量很高且代价较高的工程项目,但这并不妨碍职工出示智能IC胸牌顺利完成全部就医流程。

3总结

采用唯一职工编码为主索引,利用计算机技术、网络技术、通讯技术以及科学规范的管理对医疗、教学、科研、管理和生活服务有关的所有信息资源进行整合、集成和全面的数字化,以构成统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制;通过组织和业务流程再造,推动医院进行制度创新、管理创新,最终实现医疗信息化、决策科学化和管理规范化。

摘要：随着医院信息化建设的发展,统一患者主索引的重要性越来越得到医政管理部门的认知,作为其中一部分的医院职工主索引的统一,将会给医院管理带来成本的降低和工作效率的提高,同时给医院每位职工带来方便,从而实现单位内部整个医院职工数字化工作管理和数字化生活服务一体化,达到医院的智能化及规范化管理的终极目标。

关键词：主索引,智能IC卡胸牌,职工编码

参考文献

档案管理索引 第9篇

第一条

为规范各小区档案资料的整理、归类和装订，使之符合物业管理全国示范小区（大厦）的评分标准，特制订本规范。

第二条 由资料员全面负责收集、整理小区的前期和日常工作管理记录，并进行归类和装订，建立完整的小区资料管理档案体系。

第三条 由资料员负责建立小区资料的档案盒目录，内容包括：

（一）基础管理（又细分19项内容，按大写数字分别依次建立19个档案盒）

（二）房屋管理与维修

（三）共用设施设备管理

（四）秩序维护、消防、车辆

（五）环境卫生管理

（六）绿化管理

（七）精神文明建设

（八）管理效益

要求按上述先后顺序分项建立档案盒，在档案盒外包竖向卡片上按以上主题词打印并粘贴，文字为宋体，文字大小以字数为准，一般在26-36号字体之间，最上面使用公司红色雅戈尔LOGO标志。

档案盒统一选用“得力”牌，黑色，型号为5602和5603两种。第四条

在基础管理中，规定的十九项内容分别是：

（一）按规划要求建设，住宅及配套设施投入使用

（二）已办理接管验收手续

（三）由一家物业管理企业实施统一专业化管理

（四）建设单位在销售房屋前，与先聘的物业管理企业签订合同，双方责权利明确

（五）在房屋销售合同签订时购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确

（六）建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定

01

（七）房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

（八）业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责

（九）业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确

（十）物业管理企业制订争创规划和具体实施方案，并经业主委员会同意

（十一）小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准，并制定具体落实措施和考核办法

（十二）物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩戴明显标志，工作规范，作风严谨

（十三）物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率

（十四）物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况

（十五）房房屋及共用设施设备档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅方便

（十六）建立住户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅方便

（十七）建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有回访制度和记录

（十八）定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单，对合理的建议及时整改，满意率达95%以上

（十九）建立并落实便民维修服务承诺制，零修急修及时率100%、返修率不高于1%，并有回访记录

要求资料员按上述先后顺序内容建立档案盒，文字内容打印在档案盒外的印签卡上，文体为宋体，文字的大小依据字数多少设定为16-24号字体。

第五条 按规划要求建设、住宅配套设施投入使用规定，应收集的资料包括（但不限于）：

1.小区简介（由资料员参考小区生活服务手册的内容编写）2.小区总平面图（电子文本方式打印）3.小区实景图（小区照片若干张）

02

4.物业服务中心团队风貌（团队照片）

5.小区国有土地使用权出让合同（由开发商提供）6.国有土地使用证（由开发商提供）7.建设项目建议书的批复（由开发商提供）8.会议纪要（由开发商提供）

9.建筑工程施工许可证（由开发商提供）10.建设工程规划许可证（由开发商提供）11.建设用地规划许可证（由开发商提供）12.小区规划红线图（由开发商提供）13.商品房预售许可证（由开发商提供）14.土地证（由开发商提供）15.竣工平面图（由开发商提供）16.小区地名命名批复（由开发商提供）17.小区门牌号码编制图（由开发商提供）18.小区汽车位平面图（由开发商提供）

19.房地产开发项目备案联系单（由开发商提供）20.房屋建筑工程竣工验收备案证明书（由开发商提供）21.建设项目验收登记表（由开发商提供）22.房地产项目收意见表（由开发商提供）23.消防验收合格的意见（由开发商提供）

24.小区建筑工程技防验收的意见（由开发商提供）25.人防工程竣工验收登记表（由开发商提供）26.绿化建设项目竣工意见单（由开发商提供）27.市政配套工程竣工验收会议纪要（由开发商提供）

28.市政工程关键工序、部位工程质量验收汇总表（由开发商提供）29.市政工程关键工序、部位工程质量验收证明书（由开发商提供）30.住宅小区管道燃气设施建设备案单（由开发商提供）

31.建设项目（房产类）环境保护设施初验意见表（由开发商提供）

第六条

按已办理接管验收手续规定，应收集的资料内容包括（但不限于）：

03

1.小区前期接管介入方案 2.小区前期接管验收方案

附件一：物业服务中心组织架构 附件二：毛坯房细部质量检查标准 附件三：小区接管验收工作流程 3.小区移交汇总表 4.建筑竣工图移交清单 5.结构竣工图移交清单 6.给排水竣工图移交清单 7.电气图移交清单 8.公共设施移交清单 9.公共设备移交清单 10.钥匙移交清单 11.房屋产权移交清单

12.弱电智能化系统安全防范系统 13.水电竣工移交手续 14.设备/设施台帐 15.配电房分布图

16.消防栓、接合器分布图 17.电梯分布图 18.电梯机房分布图 19.泵房分布图 20.草坪灯分布图 21.路灯分布图 22.果壳箱分布图 23.信报箱分布图 24.休闲椅分布图

25.健身器材、娱乐设施分布图 26.质量问题通知单

04

27.初查验房（整改房屋）记录表 28.项目部报验单（室内）29.承接验收单（室内）30.承接验收单（室外）

31.公共设备、设施质量问题通知单 32.智能化设备验收表（初检）33.项目部报验单（公共设备/设施）34.智能化设备验收表（复检）35.设备/设施验收表（复检）及附件 36.水、电计量接管验收单

第七条

按由一家物业管理企业实施统一专业化管理规定，应收集的资料内容（但不限于）： 1.公司简介

2.企业法人营业执照

3.企业法人营业执照（副本）4.法人代表身份证复印件 5.企业名称变更核准通知书 6.原建国物业营业执照 7.第八次股东会访决议 8.公司章程 9.公司资质证书

10.税务登记证（正本、副本）11.组织机构代码证（正本、副本）12.质量管理体系认证书 13.公司财务报表 14.企业文化 15.企业理念 16.公司荣誉

关于公布宁波建国管理有限公司第六家企业资质年检结果的通知

05

关于宁波建国物业管理有限公司经营业绩情况的报告 关于表彰创建首批全国文明城市先进单位、先进个人的决定 关于表彰2007年度物业创星级活动先进集体和先进个人的决定

关于表彰2002年度宁波市城区一级园林式单位和四星级园林式居住区的通报

2003年度全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区）名单

关于授予宁波市中华纸业有限公司等35单位宁波市环保模范单位称号的通报

关于2003年度宁波市物业管理优秀示范小区（大楼、别墅区）的通报 关于公布2003年度全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区）验评结果的通报

关于授予凌江名庭等十一个小区治安防范等级的通报 关于表彰首批宁波市体育设施建设示范小区的决定

关于2002年度宁波市住宅小区（大楼、别墅区）物业管理先进单位和不达标单位的通报

关于公布2007年度鄞州区物业服务示范（优秀）住宅小区名单的通知 关于对我区物业管理小区（大楼）进行综合考评通知

关于公布2008年度宁波市江东区优秀物业管理住宅小区（大厦）名单的通知

关于公布2008年度宁波物业管理示范（优秀）住宅小区（大厦）的通知 17.关于推荐物业管理项目参加全省示范考评的报告 18.关于公布2008年度省物业管理示范项目的通知 19.公司组织架构

20.小区物业服务中心组织架构

21.小区物业服务中心团队风貌及客服接待照片 22.物业服务中心管理人员名单 23.物业服务中心操作人员名单 24.聘任员工登记表

25.秩序维护员政审表（限秩序维护员）

06

26.掌印（限秩序维护员）27.身份证、暂住证

28.业服务中心物业上岗证统计表 29.物业上岗证书

30.物业服务中心技术人员证书统计表 31.物业服务中心技术人员证书

32.小区物业经营用房和管理用房汇总统计表 33.物业用房产权交接单附平面图 34.社区居委会移交协议及平面图 35.幼儿园移交协议 36.投标文件

37.物业管理主投标书 38.物业管理附属投标书 39.授权委托书

40.物业管理投标现场陈述资料 41.中标通知书 42.中标承诺书

第八条

按建设单位在销售房屋前，与先聘的物业管理企业签订合同，双方责权利明确规定应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.小区总平面图

2.关于印发《前期物业管理服务合同》示范文本的通知 3.前期物业服务合同

4.前期物业管理服务合同备案表

第九条

按在房屋销售合同签订时购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.前期物业管理服务协议 2.业主临时公约 3.小区入住管理方案 4.物业交付手续通知单

07

5.重点提示

第十条

按建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定，应收集的资料内容包括（但不限于）：

1.甬价管[2005]162号，关于印发宁波市物业服务收费管理实施办法的通知 2.鄞价[2005]123号，关于印发鄞州区物业服务收费管理实施办法的通知 3.住房[1998]213号，《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》 4.甬价房[2001]312号，关于印发《宁波市区普通住宅小区房屋共有部位和共用设施日常维修收费办法》的通知

5.鄞价[2001]168号，关于印发《鄞县普通住宅小区房屋共用部位和共有设施日常维修收费办法》的通知 6.《物业管理企业财务管理规定》

7.宁波雅戈尔物业服务有限公司物业服务收费管理办法 8.历年损益表

9.历年物业管理专项资金状况表

10.历年公共部位、共用设施日常维修费收地情况表 11.历年损益表、公共维修费使用情况公示照片

第十一条

按房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.《住宅室内装饰装修管理办法》 2.《宁波市城市房屋使用安全管理条例》

3.关于印发宁波市城市房屋使用安全管理条例实施意见的通知 4.《宁波市城市房屋使用安全管理条例》实施意见

5.关于发布《宁波市建筑物外立面装修和改变建筑物使用性质规划管理办法》的通知

6.宁波市建筑物外立面装修和改变建筑物使用性质规划管理办法 7.宁波市店名招牌管理暂行办法 8.小区业主公约 9.住宅使用说明书 10.宁波市住宅质量保证书

08

11.消防设施使用说明书 12.住户手册或生活服务手册 13.装修管理作业指导书

14.关于制止违章装修工作的管理规定 15.装修管理规定 16.装修指南

17.住宅装修管理程序 18.装修通知书

19.房屋装修备案登记表 20.装修公司资质证书 21.承诺书 22.装修平面图

23.业户室内装修单元巡查表 24.违规装修整改通知书 25.违规装修整改通知书照片 26.违规装修整改完毕报告书

27.违规装修整改前及整改恢复后照片 28.房屋装修竣工验收单 29.楼宇管理规定

30.公用设施、设备管理规定 31.电梯安全使用规定 32.治安管理制度 33.公共秩序管理规定 34.消防管理规定 35.车辆秩序管理规定 36.卫生保洁管理规定 37.绿化与景观管理规定 38.精神文明建设公约

第十二条

按业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责规定，应收集

09 的资料内容包括（但不限于）：

1.建设部关于印发《业主大会规程》的通知 2.业主大会规程

3.关于印发《宁波市业主大会、业主委员会动作规程》（试行）的通知 4.宁波市业主大会、业主委员会动作规程（试行）

5.关于印发《宁波市业主大会议事规则》等（试用示范文本）的通知 6.关于同意成立小区业主大会、业主委员会的批复 7.关于要求成立小区业主委员会的请示报告 8.筹备组会议纪要

9.小区业主大会筹备组会议签到册

10.关于组建小区业主代表大会筹备组的公告 11.小区业主代表大会筹备会议公告

（一）12.关于小区业主代表产生办法（草案）13.筹备组会议纪要

14.小区业主大会筹备组会议签到册 15.小区业主代表大会筹备会议公告

（二）16.关于业主代表选举时间的公告 17.筹备组会议纪要

18.小区业主大会筹备组会议签到册 19.小区业主代表选票（样张）20.业主代表名单

21.业主代表大会筹备会议公告

（三）22.小区业主代表选举得票名单 23.通告

24.关于小区业主委员会委员产生办法 25.小区业主委员会选举得票情况表 26.小区业主委员会委员选票 27.小区首届业主代表大会会议议程 28.首届业主代表大会会议纪要

010

29.小区业主大会筹备组工作汇报 30.前期物业服务工作报告 31.小区历年损益表 32.小区历年损益表 33.小区业委会委员名单

34.小区首届业主代表大会第一次会议公告

35.小区首届业主代表大会第一次会议公告（业委会成员公告）36.附件业委会成员简历 37.小区业主公约

38.小区业主大会、业主委员会议事规则 39.物业管理委托合同

40.小区业委会筹备、成立相关照片

第十三条

按业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确规定，应收集的资料内容包括（但不限于）：

1.关于印发《前期物业管理服务合同》示范文本的通知 2.前期物业管理服务合同备案表 3.前期物业管理服务合同 4.首届业主代表大会会议纪要 5.小区首届业主代表大会会议签到册 6.小区业主公约

7.小区业主大会、业主委员会议事规则 8.小区首届业主代表大会第一次会议公告 9.附件：业主委员会成员简介 10.小区首届业主代表大会照片 11.物业管理委托合同

12.历年业主代表大会会议纪要 13.会议签到表

14.关于回复业主代表建议和意见的函 15.历年小区业主代表大会照片

011

16.历年业主代表、业委会名单

第十四条

按物业管理企业制订争创规划和具体实施方案，并经业主委员会同意规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.全国物业管理示范住宅小区标准及评分细则 2.宁波市住宅小区物业管理服务基本标准 3.雅戈尔物业公司未来发展规划及实施方案

4.小区争创全国物业管理示范住宅小区规划和具体实施方案 5.小区达标创优细则 6.市示范小区考评会议纪要 7.会议签到表

8.小区物业服务达标创优工作报告 9.物业服务中心历年物业管理工作报告

10.关于公布物业服务示范（优秀）住宅小区名单的通知 11.示范住宅小区照片

第十五条

按小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准，并制定具体落实措施和考核办法规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.物业管理条例

2.宁波市住宅小区物业管理条例

3.宁波市建委建房管[2003]364号文关于印发《贯彻落实（全国物业管理条例）实施意见（试行）》的通知

4.宁波市甬政发[2005]131号文关于进一步加强物业管理工作的若干意见 5.前期物业管理服务合同示范文本

6.宁波市建委建房管[2003]368号关于印发《业主临时公约示范文本》的通知 7.业主临时公约（示范文本）

8.市建房管[2003]482号关于印发《宁波市业主大会、业主委员会运作规程》（试行）的通知

9.宁波市建委建房管[2006]450号文关于印发《贯彻落实（浙江省物业管理条例）甬政发[2005]131号文实施意见》的通知 10.质量记录汇编

012

11.质量管理手册

12.程序文件

13.客服部服务手册 14.秩序维护部服务手册 15.工程维修部服务手册 16.环保部服务手册 17.公司制度汇编

第十六条

按物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩戴明显标志，工作规范，作风严谨规定，应收集的资料内容包括（但不限于）：

1.文明办公制度 2.职业道德守则 3.员工职业道德规范 4.岗位说明书、岗位职责 5.员工行为规范 6.员工着装规定

7.内部通启----致《客服人员接待礼仪规范》 8.员工考勤制度

9.物业服务中心管理人员履历表

10.物业服务中心管理人员物业上岗证统计表 11.物业服务中心管理人员物业上岗证 12.管理人员学历统计表 13.管理人员学历证书 14.操作人员履历表 15.技术人员证书统计表 16.技术人员证书

17.操作人员健康证统计表及健康证 18.雅戈尔物业服务有限公司党员名册 19.物业服务中心培训计划

013

20.员工培训记录表 21.员工培训现场照片

第十七条

按物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.工程维修部主管岗位职责 2.综合维修工岗位职责 3.电工安全操作规程 4.高配电工岗位职责 5.维修工作标准作业图 6.工程维修人员工作纪律

7.工程维修人员上门维修行为规范

8.设备、设施保养内容、周期、质量验收标准9.计算机使用管理规定 10.设备保养制度 11.水泵房管理制度 12.监控员岗位职责 13.监控中心管理规定 14.监控机房管理制度

15.监控设备、监控屏幕的保养规定 16.安防设备、设施运行管理标准 17.电梯管理员岗位职责 18.电梯管理规定 19.电梯机房管理制度 20.电梯运行管理制度 21.电梯系统运行管理标准 22.消防管理规定 23.义务消防员岗位职责

24.车辆管理员岗位职责 25.巡更器使用规定

014

26.对讲机使用规定 27.门禁系统管理 28.门禁系统维保

29.JL365物业管理系统6.0操作指南

30.新视窗社区E家园综合管理软件V5.0软件销售合同 31.合同附件一：系统功能清单 32.合同附件二：售后服务条款

33.新视窗物业综合业务管理平台V5.00方案书 34.新视窗物业管理系统使用指南（客服人员）35.新视窗物业管理系统使用指南（收费人员）36.公共广播与室外配电总平面图 37.智能化平面图

第十八条

按物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.物业服务收管理办法

2.关于印发《物业服务收费明码标价规定》的通知 3.关于规范物业管理收费明码标价的通知

4.甬价管[2005]162号，关于印发宁波市物业服务收费管理实施办法的通知 5.鄞价[2005]123号，关于印发鄞州区物业服务收费管理实施办法的通知 6.甬价房[2000]22号，关于规范建筑装璜垃圾清运费的通知 7.甬价房[2000]315号，关于规范物业管理公共电费分摊行为的通知

8.甬价房[2001]123号，关于印发《宁波市区住宅小区物业管理停车收费办法》的通知

9.鄞价[2001]193号，关于印发《鄞县住宅小区物业管理停车收费办法》的通知

10.甬价费[2008]157号，关于明确住宅小区机动车停车收费有关问题的通知 11.甬价房[2001]312号，关于印发《宁波市区普通住宅小区房屋共有部位和共用设施日常维修收费办法》的通知

015

12.鄞价[2001]168号，关于印发《鄞县普通住宅小区房屋共有部位和共用设施日常维修收费办法》的通知

13.鄞价[2006]33号，关于开展2006年物业管理综合服务收费资质考核评定工作的通知

14.鄞价[2007]86号，关于加强住宅小区物业服务收费监管工作的通知 15.普通住宅小区前期物业管理综合服务收费标准的批复 16.物业服务收费标准 17.有偿服务项目 18.历年损益表

19.历年物业管理专项资金收支状况表

20.历年公共部位、共用设施日常维修费收支情况表 21.历年财务公示照片

22.历年物业水费成本柱形分析图 23.历年水费公共能耗汇总统计表 24.历年物业电费成本柱形分析图 25.历年公用电费汇总表 26.历年专变电表分摊明细表 27.历年电梯电费汇总表 28.历年楼道电费汇总表

29.公司财务部部门经理岗位职责 30.公司财务部出纳岗位职责 31.物业服务中心收费员岗位职责 32.财务公开、监督制度 33.财务管理制度

34.物业服务收费标准作业规程 35.物业服务收费管理办法 36.会计上岗证

37.历年宁波雅戈尔物业服务有限公司经营情况 38.历年物业费收缴率汇总统计表

016

39.历年物业费收费明细报表 40.历年度应收帐款汇总统计表 41.历年度应收帐款明细报表 42.财务公示照片：

历年损益表

历年物业管理专项资金收支状况表

历年公共部位、共用设施日常维修费收支情况表

第十九条

按房房屋及共用设施设备档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅方便规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.小区房屋总平面图 2.建设项目验收登记表 3.房地产开发项目备案联系单 4.房产备案登记审批表 5.房屋及配套设施统计表 6.新标准住宅备案面积表 7.房屋建筑图 8.房屋结构图 9.房屋给排水图 10.房屋电气图 11.房屋消防给排水图 12.房屋环境照明图 13.房屋绿化平面图 14.小区配套设施竣工图 15.设施设备配置一览表 16.设备/设施台帐

17.自来水一户一表安装工程代建合同 18.电力工程合同

19.电力设备说明书（封面）20.智能化工程合同书

017

21.小区消防合同 22.设施设备合格证

23.消防操作控制台编号对应表 24.小区消防报警地址码一览表 25.消防设备说明书 26.污水泵使用说明书 27.电梯买卖合同 28.电梯安装合同 29.电梯维保工程协议 30.电梯定期检验报告 31.电梯维护保养报告书 32.电梯安全检验合格证 33.小区通邮申请

34.小区挂号出件投递的函电 35.关于住宅小区通信协议书 36.室内覆盖协议书 37.管道燃气配套工程合同 38.CATV安装合同书

39.景观水处理系统操作维护手册40.共用设施设备使用概况 41.配电房分布图 42.泵房分布图 43.电梯分布图 44.电梯机房分布图 45.门禁系统主机分布图 46.路灯分布图 47.草坪灯分布图

48.消防栓、接合器分布图 49.健身器材、娱乐设施分布图

018

50.信报箱分布图 51.休闲椅分布图 52.警示标识位置图

第二十条

按建立住户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅方便规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.小区总平面图

2.房产开发项目备案联系单 3.房屋及配套设施统计表 4.住户清册 5.房屋移交通知单 6.防火协议书 7.房屋装修承诺书

8.室内设备设施检查记录表 9.业主联系单 10.收楼资料

11.车位住户明细清册 12.车位平面图

13.物业用房汇总统计表 14.房屋产权交接单附平面图

15.社区居委会用房移交协议附平面图 16.幼儿园移交协议 17.高压供用电合同 18.供用水合同

19.自来水水费结算协议书 20.历年业主水表抄表汇总统计表

21、历年水费成本分析柱形图

22、历年水表抄数汇总明细表

23、历年业主电表抄表汇总统计表

24、历年电费成本分析柱形图

019

25、历年公用电费汇总明细表

26、历年物业公司电表分摊明细表

27、历年电梯电费汇总表

28、历年楼道电费汇总表

29、出租人员统计表汇总 30、出租人员登记表

第二十一条

按建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有回访制度和记录规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.客服主管岗位职责 2.客服员岗位职责

3.物业服务中心24小时值班制度 4.24小时巡逻制度 5.房屋维修工作程序 6.维修服务承诺制度 7.住户投诉管理程序 8.住户求助服务作业规程 9.回访制度

10.物业服务中心服务热线及常用电话 11.接待来访/来电登记记录表（室内）12.维修签发单及回访表

13.接待来访、来电登记记录表（室外）14.维修签发单

15.小区投诉/回访记录表 16.电梯报修记录表 17.工程维修单 18.门禁检查表 19.工程维修单

20.房屋及附属设施设备周检表

020

21.无偿服务项目 22.有偿服务项目

23.服务接待、资料档案质量检查标准 24.员工通用行为规范

第二十二条

按定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单，对合理的建议及时整改，满意率达95%以上规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.业主满意度测量控制程度 2.年度业主满意度调查方案 3.业主满意度调查报告 4.业主满意率调查表 5.物业服务中心培训计划 6.工程维修部员工培训记录表 7.工程维修部员工培训记录表

8.工程维修部关于上门礼仪规范的培训照片 9.关于开展小区业主满意率抽查的公告 10.业主满意率抽查的公示照片 11.业主满意度调查表 12.业主满意度调查报告

第二十三条

按建立并落实便民维修服务承诺制，零修急修及时率100%、返修率不高于1%，并有回访记录规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.维修工作标准作业图 2.维修作业指导书 3.工程维修人员工作纪律

4.工程维修人员上门维修行为规范 5.维修服务承诺制度 6.维修回访制度 7.无偿服务项目 8.有偿服务项目

9.接待来访/来电登记记录表（室内）

021

10.维修签发单

11.物业服务中心维修回访表

12.接待来访/来电登记记录表（室外）13.维修签发单

14.小区投诉/回访记录表 15.特约服务记录表

16.物业服务中心信件登记表 17.物业服务中心邮件邻取通知单 18.失物移交汇总明细表 19.失物移交记录 20.感谢信 21.荣誉锦旗

22.物业服务中心提供便民服务实景照

第二十四条

按房屋管理与装修规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.建设部[2002]110号令《住宅室内装饰装修管理办法》 2.宁波市城市房屋使用安全管理条例

3.2007年10月修改版《宁波市城市房屋使用安全管理条例》9 4.宁波市店名招牌管理暂行办法

5.关于印发《宁波市住宅小区物业管理服务基本标准》的通知 6.宁波市住宅小区物业管理服务基本标准 7.标识和可追溯性控制程度 8.作业指导书

装修管理作业指导书

住宅装修须知

关于制止违章装修工作的管理规定 空置房管理作业指导书

9.小区总平面图

10.小区房屋装修管理预案 11.小区房屋、商铺装修管理预案

022

12.住宅装修管理程序 13.关于全装修房的若干建议 14.装饰工程验收标准

15.有关业主违规装修管理资料

装修通知书 房屋装修备案表 承诺书

装修公司资质证书 装修平面图

业主室内装修单元巡查表 违规装修整改通知书

违规装修整改通知书照片 违规装修整改完毕报告书 违规装修整改前及恢复原样照片 16.已批装修登记表 17.房屋装修竣工验收单 18.历年装修户数动态表

19.房屋使用情况一览表登记照片 20.空置房打扫检查记录表 21.住户房屋装修纠纷协调协议

第二十五条 按共有设施设备管理规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.市房[1999]90号文关于印发《宁波市住宅小区物业管理服务基本标准》的通知 2.规章制度

3.维修服务承诺制度 4.维修人员工作纪律 5.电梯管理规定

6.电梯三角钥匙（等）使用规定 7.水泵房管理制度

023

8.游泳池清理消毒规定 9.应急处置预案 10.作业指导书

给排水设备运行制度 给排水系统作业指导书

二次供水管理制度

安防设备、设施运行管理标准 电梯管理作业指导书

弱电系统设备管理作业指导书

设备保养制度

设备机房管理的要求和标准

设备、设施保养内容、周期、质量验收标准

设备档案制度

电工安全操作规程 维修作业指导书 11.标准作业规程

房屋维修管理标准作业规程

维修工作标准作业图 游泳池水处理标准作业规程 水泵房定期保养标准作业规程 风机设备保养标准作业规程 水塔和蓄水池清洗标准作业规程

工程维修部和设备设施房清扫标准作业规程 水泵房巡查标准作业规程 电梯困人救援标准作业规程 喷水池清洁标准作业规程 景观水池水处理标准作业规程 小区道路维修作业规程 12.公共设施管理细则

024

13.市政设施管理规定 14.泳池设备及池水处理 15.电梯报警系统概况 16.设备/设施开关时刻表

17.物业服务中心办公室开关灯时刻表 18.物业服务中心技术人员证书统计表 19.技术人员证书复印件 20.配电房分布图 21.专变日巡查表 22.专变交接班记录

23.低压配电房日巡视记录表 24.草坪灯分布图 25.草坪灯巡查记录 26.路灯分布图 27.路灯巡查记录 28.射灯巡查记录7 29.水下灯巡查记录 30.投光灯巡查记录 31.地埋灯巡查记录 32.公共照明工程维修单 33.泵房分布图 34.水泵房日巡视记录 35.消防泵房日巡视记录表 36.消防泵房交接班记录表 37.水箱清洗施工协议书 38.消毒片使用说明书 39.生活饮用水检测报告书 40.水箱清洗人员健康证 41.水箱清洗记录

025

42.水、电公共能耗汇总统计表 43.门禁系统主机分布图 44.门禁检查表 45.工程维修单 46.智能化工程合同书 47.监控系统情况记录表 48.监控查巡记录表 49.下水道检查、疏通记录

50.窨井清理、阴沟疏通消毒工作记录 51.潜污泵巡查记录 52.电梯分布图 53.电梯产品买卖合同 54.电梯产品安装合同 55.电梯定期检验报告 56.电梯安全检验合格证 57.电梯维保工程协议 58.电梯维护保养报告书 59.电梯报修记录表 60.工程维修单 61.电梯日巡视记录表 62.电梯报警电话检查表 63.设备登记卡 64.历年路面维修计划 65.道路维修记录

66.设备、设施保养内容、周期、质量验收标准67.设备保养制度 68.维修工作标准作业图 69.工程维修人员工作纪律 70.综合维修工岗位职责

026

71.电工安全操作规程 72.水泵房管理制度 73.电梯机房管理制度 74.电梯管理规定 75.电梯管理员岗位职责 76.电梯系统运行管理标准

77.监控设备、监控屏幕的保养规定 78.消防管理规定

79.安防设备、设施运行管理标准 80.火灾处理流程

第二十六条

按秩序维护、消防、车辆规定，应收集资料的内容包括（但不限于）： 1.市房[1999]90号文关于印发《宁波市住宅小区物业管理服务基本标准》的通知

2.秩序维修部服务手册

治安管理规定 小区车辆管理规定

秩序维护员人员工作纪律

秩序维护员人员着装规定 秩序维护员门岗服务规范 秩序维护亭工作规定 巡逻岗工作规定 24小时巡逻制度

巡更制度

秩序维护员人员寝室管理制度 监控中心管理规定

监控设备、监控屏幕的保养规定 对讲机使用规定 巡更器使用规定 消防管理规定

027

3.作业指导书

车辆管理指导书 车位管理作业指导书 安全巡视作业指导书 外来人员管理作业指导书 物资出入管理作业指导书 消防管理作业指导书

4、秩序维护部工作手册

常见的几种可疑情况及处理措施 常见治安、刑事案件的处理措施 火警、火灾应急处理程序

火灾处理流程

业主（住户）家中发生刑事治安事件处理流程图

紧急集合方案

秩序维护员应急计划和措施 值班室、岗亭的清洁操作程序 车辆管理作业程序

车辆损坏、被盗的处理程序

粉灭火器的使用与保养标准作业规程 消防水枪、水带操作标准作业规程

秩序维护员服务过程检验标准作业规程 4.小区封闭式示管理示意图

5.闭路电视监控、周界报警系统总平面图 6.公共广播与室外配电总平面图 7.智能化安全防范系统概况 8.小区安防设施配置一览表 9.安保器材统计表 10.巡更路线走向图 11.监控系统情况记录表

028

12.周界报警系统检查表 13.监控查巡记录 14.巡更器记录受检表 15.巡更情况记录表 16.警示标识一览表 17.警示标识位置图 18.消防概况

19.消防喷淋报警系统概况 20.义务消防人员职责 21.义务消防组名单

22.员工培训记录表（关于消防设备设施的操作）23.秩序维护员进行消防设施设备连接培训照片 24.小区消防设施配置一览表 25.消防器材分布情况 26.消防楼道疏散示意图 27.消防栓、接合器分布图 28.秩序维护部队长每日工作流程 29.巡逻岗每日工作流程 30.门岗每日工作流程 31.内岗每日工作流程 32.监控中心每日工作流程 33.员工培训记录表

34.秩序维护部员工队列培训照片 35.秩序维护记录表

36.秩序维护部工作日检查表 37.秩序维护部夜间检查记录表 38.临时出入证登记表 39.来客登记

40.出租人员统计表汇总

029

41.出租人员登记表 42.大宗物品出小区登记表 43.机动车辆进出登记表 44.地下车库巡逻记录表 45.车辆情况登记表 46.失物移交记录

47.温馨提示（张贴内容原件留一份存档）

第二十七条

按环境卫生管理规定，应收集资料的内容包括（但不限于）： 1.宁波市市容环境卫生管理条例„„„„„„„„„„„„„„„„„„001 2.宁波市饮食娱乐服务企业环境保护管理办法„„„„„„„„„„„„010 3.关于禁止乱张贴乱涂写乱刻画的通告„„„„„„„„„„„„„„„014 4.宁波市限制养犬规定„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„016 5.城市建筑垃圾管理规定„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„020 6.宁波爱国卫生条例„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„024 7.城市生活垃圾管理规定„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„029 8.市房[1999]90号文关于印发《宁波市住宅小区物业管理服务基本标准》的通知„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„038 9.规章制度

环境卫生管理工作制度

卫生工作检查制度 绿化与景观管理规定 窨井阴沟清理疏通管理规定 清卫车使用规定

割草机操作要求与注意事项 绿篱机操作要求与注意事项 清卫人员工作纪律 绿化人员工作纪律 10.标准作业规程

玻璃门、窗、镜面保洁标准作业规程

030

灯具清洁标准作业规程

雕塑、宣传窗、标识牌清洁标准作业规程

绿地保洁标准作业规程

排水沟清洁作业规程 清洁工作应急方案 清洁工作检验标准和方法 11.生活垃圾管理方案及实施 12.环境卫生管理概况 13.开荒保洁合同书 14.日常清洁合同书 15.保洁公示牌照片

16.小区环境保洁区域划分表 17.保洁人员身份证或暂住证复印件 18.历年住宅楼道清扫轮流表 19.环境工作日检查表 20.清卫抽检记录表 21.工作联系单

附件一：不合格服务确认单 附件二：保洁扣罚通知单 22.楼道清洁卫生反馈表

23.窨井清理、阴沟疏通消毒工作记录表 24.历年环境消杀计划完成情况 25.环境消杀记录表 26.消杀通告

27.装璜垃圾清运合同书 28.垃圾代运协议 29.化粪池清运协议 30.化粪池合格证书 31.外墙清洗施工协议书

031

32.生活水箱清洗施工协议书 33.生活水箱清洗计划 34.清洗水箱的流程 35.生活饮用水检测报告书 36.水箱清洗记录 37.环卫设备清册

38.外围保洁车、生活垃圾清运车照片 39.果壳箱分布图 40.老鼠屋摆放位置图 41.化粪池分布图

第二十八条

按绿化管理规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.宁波市城市绿化条例

2.宁波市城市绿地养护技术规程

3.关于印发《宁波市城绿地等级标准》的通知 4.宁波市居住区绿化管理办法

5.关于明确《宁波市城市绿化条例》适用若干问题的通知 6.关于印发《宁波市住宅小区物业管理服务基本标准》的通知 7.绿化竣工平面图 8.绿化工程施工合同 9.绿化结算报价

10.市政基础设施工程竣工验收备案表 11.市政基础设施工程竣工验收报告 12.竣工验收证书 13.小区绿化概况 14.绿化与景观管理规定 15.绿化管理制度 16.绿化养护合同书 17.绿化人员身份证复印件 18.历年绿化年度工作计划

032

19.历年绿化养护计划与完成情况 20.历年绿化养护记录表 21.历年绿化养护周检表 22.历年绿化养护月检表 23.绿化标牌设置统计表 24.绿化标牌照片

第二十九条

按精神文明建设规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.精神文明建设公约 2.宁波精神

3.宁波市市民文明守则 4.宁波市民“十不”规范 5.社会主义荣辱观——八荣八耻 6.小区业主公约 7.设备/设施台帐

8.健身器材、娱乐设施分布图 9.健身器材、娱乐设施照片 10.休闲椅分布图 11.信报箱分布图

12.小区精神文明建设概况

13.积极配合街道、社区、派出所工作记录 14.物业服务中心、社区和业主活动登记表 15.物业服务中心、社区和业主活动照片 16.节日布置照片 17.宣传窗科普教育内容 18.感谢信

19.物业服务中心荣誉锦旗

第三十条

按管理效益规定，应收集的资料内容包括（但不限于）： 1.小区前期物业管理综合服务收费标准的批复 2.小区物业服务收费标准

033

3.有偿服务项目

4.历年物业费收缴率汇总统计表 5.历年收费明细表

6.历年应收帐款汇总统计表 7.历年应收帐款明细报表 8.历年损益表

9.历年物业管理专项资金收支状况表

10.历年公共部位、共用设施日常维修费收支情况表

11.历年年损益表、物业管理专项资金收支状况表及公共部位、共用设施日常维修费收支情况表公示照片 12.物业用房产权交接单附平面图 13.物业经营用房统计表 14.物业经营用房租赁合同 15.物业费交费通知单 16.物业费催交通知单

第三十一条

对开发商移交的竣工图纸等内容较厚的不在基础管理档案盒中直接装订，单独以附册形式另行装订，建立附册A，并按顺序从001号开始编起。主要内容包括（但不限于）：

附册A-001

建筑图（分幢或按单元放置）附册A-002

结构图（分幢或按单元放置）附册A-003

给排水图（分幢或按单元放置）附册A-004

电气图（分幢或按单元放置）附册A-005

环境照明图 附册A-006

小区配套设备竣工图 附册A-007

绿化平面图 附册A-008

消防给排水图 附册A-009

房屋面积备案表 附册A-010

房屋清册 附册A-011

物业管理招标书

034

由资料员依据实际情况按幢或按单元进行放置，若同类图纸要分若干档案盒摆放，原则上按同类图纸先后顺序排，其他同类图纸按此方法操作。举例：建筑图要分5个档案盒分装，则附册从A-001到附册A-005，结构图排序从附册A-006开始，以后类推。每幢或单元竣工图纸要按规范折叠，并按楼层数有序放置，做好目录登记打印工作。

第三十二条

小区接管验收资料和业主档案资料不在基础管理档案盒中装订，另行建立附册B，并按顺序从001号开始编起。主要内容包括（但不限于）：

附册B-001

前期物业服务协议、业主临时管理规约 附册B-002

房屋移交单 附册B-003

防火协议书 附册B-004

业主装修承诺书 附册B-005

室内设施设备检查表 附册B-006

业主联系单

附册B-007

业主收楼资料小区竣工验收检查表 附册B-008

承接验收单 附册B-009

装修备案资料

由资料员依据实际情况按幢或按单元进行放置，若同类内容要分若干档案盒摆放，原则上按同类内容先后顺序排，其他同类内容按此方法操作。以上资料要以复印件格式复印一份（必须是填写完整的）摆放在基础管理档案盒中。原件以附册B按序装订成册放置于档案盒中。

第三十三条 小区日常工作制度和检查记录表单，建立附册C，并按顺序从001号开始编起。

主要内容包括（但不限于）：

附册C-001

公司程序文件 附册C-002

质量管理手册 附册C-003

服务手册 附册C-004

公司制度汇编 附册C-005

作业指导书

035

附册C-006

上级文件 附册C-007

公司文件、函 附册C-008

内部通启 附册C-009

公司巡检资料

附册C-010

会议纪要

附册C-011

日工作报告

附册C-012

周、月工作报告

附册C-013

年度工作总结

附册C-014

特别事件报告、申请报告

附册C-015

仓库月报表

附册C-016

物资申购单、材料物品申领单

附册C-017

入库单

附册C-018

财务月报表

附册C-019

固定资历产及低值耗品登记表

附册C-020

物业费明细表（包括综合服务费、日常维修费、停车费、食堂、会所、水电费、垃圾清运费等收入）、附册C-021

感谢信、收条、证明

附册C-022

业主满意度调查表

附册C-023

物业服务中心培训计划及记录 附册C-024

考试资料

附册C-025

物业服务中心人事资料 附册C-026

文件借阅、领用登记表 附册C-027

公章使用登记表

附册C-028

工作交接单、节假日值班表 附册C-029

业主物品寄放登记表 附册C-030

假期申请表、加班申批表 附册C-031

物业服务中心通知 附册C-032

考勤表、工资单

附册C-033

物业服务中心合同、协议书

036

附册C-034

物业服务中心会议纪要 附册C-035

信件登记表、邮件通知书 附册C-036

失物移交记录 附册C-037

管理人员月考核表 附册C-038

秩序维护员月考核表 附册C-071

阳台封闭登记表 附册C-072

住户承诺书 附册C-073

违规装修整改流程 附册C-074

装修管理责任书 附册C-075

房屋装修竣工验收单 附册C-076

装修户数动态表

附册C-077

特约服务、有偿服务登记表 附册C-078

接待来访/来电登记表（室内）附册C-079

接待来访/来电登记表（室外）附册C-080

工程维修单及回访（室内）附册C-081

工程维修单及回访（室外）

附册C-082

工程维修单及回访（电梯、公共设施）附册C-083

小区投诉回访记录表 附册C-084

设施设备验收表

附册C-085

秩序维护部工作日检查表 附册C-086

秩序维护部夜间检查记录表

附册C-087

不规范服务处理单、秩序维护部月奖罚报表 附册C-088

巡更器记录表 附册C-089

监控查巡记录表 附册C-090

巡更情况记录表

附册C-091

监控系统情况记录表、秩序维护记录表 附册C-092

来客登记表

附册C-093

大宗物品出小区登记表 附册C-094

机动车辆进出登记表

037

附册C-095

消防器村检查表 附册C-096

消防系统情况记录表 附册C-097

临时出入证登记表 附册C-098

周界报警系统检查表 附册C-099

地下车库巡逻记录表 附册C-100

出租人员登记表 附册C-101

业主房屋租赁合同备份 附册C-102

设备台帐及保养计划 附册C-103

维修人员月度考核表 附册C-104

水表抄见

附册C-105

设备完好检查记录 附册C-106

道路维修记录

附册C-107

路灯、景观灯巡视记录 附册C-108

消防泵房设备检查表 附册C-109

潜污泵巡视记录表 附册C-110

水泵房巡视记录 附册C-111

风机巡视记录 附册C-112

专变日巡查表 附册C-113

电梯日巡视记录 附册C-114

电梯报修记录表 附册C-115

电梯维护保养报告书 附册C-116

电梯检验报告

附册C-117

下水道检查疏通记录表

附册C-118

操作人员工作服发放清册（秩序维护部）附册C-119

电梯报警电话核查表 附册C-120

清卫工作抽检表 附册C-121

小区环境工作日检查表

附册C-122

保洁扣罚单、不合格确认单、保洁联系单 附册C-123

公共平台、天沟、窨井、阴沟清理记录

038

附册C-124

小区环境消杀记录表 附册C-125

空置房打扫检查记录表 附册C-126

小区重大卫生、绿化记录 附册C-127

绿化日工作记录 附册C-128

绿化养护周、月检查表 附册C-129

楼道清洁卫生反馈表 附册C-130

门禁检查表

附册C-131

设施设备开关时刻表 附册C-132

住户手册

附册C-133

住户清册、车位清册 附册C-134

设施设备合格证、说明书 附册C-135

服务中心设备说明书及保修卡 附册C-136

监控设施平面图

附册C-137

业户室内装修单元巡检表

附册C-138

档案资料查阅登记表/文件借阅登记表 附册C-139

水泵房交接班记录表 附册C-140

消防泵房交接班记录表 附册C-141

专变交接班记录表

附册C-142

业主水、电表抄表汇总统计表 附册C-143

公共能耗汇总统计表 附册C-144

低压配电房日巡视记录表 附册C-145

房屋及附属设施设备周检表

表单不限于以上项目，可根据各小区不同情况建立，工作记录表单由资料员每月向各主管进行收集整理，依据收集资料的厚度按周、月、年分别进行装订，以上表单（必须是填写完整的表单）以复印件格式摆放在基础管理档案盒中。原件以附册C的形式按上述顺序装订成册放置于档案盒中。

第三十四条

档案盒中装订存放的资料为当年工作记录，以前年度的工作记录无法在档案盒中放置的，可摆放于其他地方。资料员每年对装订工作记录进行检查，对二年以上的日常工作记录进行登记并建立清册，经物业服务中心经理确

039

认后上报公司总经理同意后进行销毁。销毁工作每年一次，于每年的3月份统一上报实施。

第三十五条

资料员要做好日常资料的保管和资料借用登记工作，对外借的资料要及时进行追讨，因资料保管不善造成公司损失的，资料员要追究相应责任，并提前解除劳动合同。