声像档案管理规定

声像档案管理规定（精选9篇）

声像档案管理规定 第1篇

声像档案管理规定

总则

为规范项目部各类档案管理，根据有关国家及地方法律法规要求，结合项目实际情况，特制订声像档案管理规定。本规定自发布之日起实施，各相关单位应认真组织本规定的实施。

1、范围

本标准规定了记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等档案的收集要求、整理程序和保管规定。

本规定适用于江苏阚山发电有限公司2×600MW超超临界工程各参建单位。

2、规范性引用文件

GB/T 7156文献保密等级代码

GB/T15418档案分类标引规则

GB7309-1987盒式录音磁带总技术条件

GB-9416.1-1988

GB/T14306-1993

中华人民共和国档案法实施办法

中华人民共和国保守国家秘密法

国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号

3、职责

3.1各参建方移交公司的声像档案工作由工程管理项目部工程管理部负责管理，并负责业务指导。

3.2 声像档案做为档案管理的一部分，应在分管技术的副总经理和综合事务部主任的领导下开展工作，同时在业务上受行业、地方档案行政管理部门和中国电力投资总公司档案管理部门的监督和指导。

3.3各参建方应建立声像档案管理网络，配备专兼职声像档案员，负责各单位在工程各阶段形成的声像资料的收集、整理、保管工作，并按规定向工程管理公司项目部工程管理部移交归档。

3.4 工程公司项目管理部依法履行下列档案管理职责：

3.4.1 贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定项目部有关档案管理的规章制度和企业标准。

3.4.2 统筹规划并负责项目声像档案的收集、保管、统计、利用、鉴定和销毁工作。

3.4.3 监督、指导各参建方单位的声像档案的形成、积累、整理和归档工作。

4、要求

4．1声像档案归档范围：

1）、反映本项目工程主要职能活动和基本历史面貌的声像档案；

2）、上级单位来项目视察工作或从事其他活动所形成的与本项目工程有关的重要公务活动的声像档案；

3）、召开重要会议和重大纪念活动中形成的声像档案；

4）、工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼等活动所形成的声像档案；

5）、记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像档案；

6）、具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像档案；

7）、重要施工过程及操作，试验、启动所形成的声像档案；

8）、各项专题活动的录音（像）带

4．2声像档案的归档时间与要求

4.2.1凡是归档范围内的声像档案资料，必须及时、全部、完整、准确地移交归档。

4.2.2 所形成的声像档案资料，必须按照归档要求移交归档，影像、照片等必须另附文字说明，具体包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者等。上级领导的讲话录音（像）带，必须同时翻录成纸质文件。

4.2.3归档的声像档案材料必须是原版原件；底片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。

4.2.4 归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性，应一式两份，与相应的纸质文件同时归档。

4.2.5 归档使用的录音（像）带。软磁（光）盘的性能质量，应分别符合GB-7309、GB9416.1-88、GB/T14306-93的规定。

4.2.6 磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时归档，同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性上，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性文件目录清单。

4.2.7磁带（软）磁盘需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

4.2.8 录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录象片。

4.2.9 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

4.2.10 归档的磁带（软）磁盘必须贴上标签。

4.2.11磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。

4.2.12 录象带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。

4.2.13声像档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。

4.3 照片档案的整理

4.3.1照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。卷内目录的填写,以照片的自然张或总说明的若干张为单元填写卷内目录。（一组照片在填写总说明后，仍以照片的自然张填写卷内目录）。

4.3.2各参建单位按上述要求将自身形成的声像档案按照《竣工资料编制细则》编审程序及移交归档时间要求进行移交。

声像档案管理规定 第2篇

2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。

3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

4.做好声像档案的开发利用工作。

5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

梯级管理声像档案 第3篇

电视声像档案有何价值?

首先, 它是一种重要的资源, 也是可再生利用的资源。

内容丰富、品种齐全的电视声像档案库可以成为节目素材源, 节目制作人员信手拈来, 重复使用, 既节约成本, 又提高效率。也可对声像档案再行改造、编辑, 从更新的时间节点上对原有材料进行新的打量和观照, 通过新的视角造成历史的“景深”, 打造荧屏的新亮点。这样的制作方式是一种“化腐朽为神奇”的省时省力之举。中央电视台的《见证》就是个成功的范例。节目把历史上的纪录片进行钩沉和重新梳理, 以新时代人的眼光“见证历史”, 感受“时间的重量”。

其次, 电视声像档案是一部形象的历史, 有弥足珍贵的镜鉴价值。

德国传媒学者克罗兹说过“中国是世界上少数几个正在剧烈变动中的国家之一, 在这里发生的一切都将成为历史”。电视人便是这个伟大的剧变时代的见证者。除了新闻节目和人文纪录片之外, 电视娱乐节目以及服务节目也同样是时代风潮和人文变化的反映, 大至社会世相的沧桑变迁, 小到巷陌人家的家长里短, 无一不是这部历史的构成部分。对这古老民族走向现代化的历史过程的点滴记录, 无疑对人类历史的发展具有重要的镜鉴意义。

再次, 电视声像档案的保管也是一个单位规范管理的需要。

电视台的声像档案保管不仅仅是当下播出的电视节目的简单归档和保存, 节目的原始记录素材以及在节目相关活动中形成的有保存价值的照片、底片、影片、唱片、光盘、录音带、录像带以及相关的文字说明等历史记录都应该包括在内。

在全国近2000家四级电视台 (广播电视台) 中, 电视声像档案的保存现状不容乐观。主要问题是:

1.声像档案管理存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像档案数量多, “一软”是指档案管理松散。大量的播出带闲置, 难以充分发挥作用。节目素材有的存放在科室或个人手中, 不能得到合理利用;有的使用人员不明或频繁变动, 档案不能有效利用。尽管不少电视台声像资料室的硬件符合了存放的要求, 但还是存在着“硬件硬、软件软”的现象。

2.管理制度不健全, 声像档案没能集中统一管理

据调查, 现在电视台声像档案的管理主要有三种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成, 随时移交;二是各节目部门一年一次移交档案室;三是由节目部门分散保管或个人保存。但还有相当部分的声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。

3.档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后即便是摄制人员本人也难以追忆齐全和准确。而多数电视台忙于大量日常节目的制播, 从录音、录像带的归档情况来看, 相当一部分单位都是一盘带子反复用, 原始录音 (像) 没有保存下来。看似节约了磁带, 其实丢失的是大量有价值的甚至是不可复得的原始录音 (像) 。部分珍贵的声像资料被有些部门或个人据为私有, 难以分享和再生利用, 造成声像资料实际意义上的流失。

4.收集渠道不畅, 保管条件差, 流失严重

电视台对播出带一般有比较严格的管理, 设有专门的磁带库进行收管, 但对原始素材带的管理却很随意。素材带要不要收集保存, 如何收集保存, 任由工作人员随意处置。许多有价值的素材带没有作为档案统一收管, 而是散存在个人或节目制作部门内部。声像资料的保存需要硬件存放条件, 对温度、湿度等空气指标有较为严格的规范要求。随意、散乱的存放使得声像资料很难有质量的保障。加之缺乏有效的管理, 形成的档案不及时归档, 或被归为己有, 或是下落不明, 造成声像档案新的散失。随着部门的行政调整和人员流动, 声像资料的严重流失也在所难免。

如何改进声像档案的管理工作呢?笔者建议:

1.规定范围, 确定档案时效

档案生命周期理论告诉我们, 文件从产生形成到最终销毁或作为档案永久保存, 是一个完整的生命过程。这一过程可分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存等若干阶段。由于各阶段有其不同的价值、作用和特点, 各阶段文件也存在着与之相对应的保管方式。电视台的声像资料应根据声像的不同内容和相应的性质, 分门别类进行归档, 并制定相应的归档要求和技术规范, 确定保存时效, 为以后的保存和开发利用做好基础性工作。

2.统分结合, 明确归档职责

鉴于电视台工作的性质, 电视声像资料的保管和归档应该采取从摄制人员、栏目组, 到部门、全台的“梯级”归档制度。在保管条件都得到保证的前提下, 根据声像资料的重要程度和性质, 分门别类, 分级保管。目录要全台备案, 可以供所有的人借阅、调用。在全台层面上的重大事件和活动以及各处室的行政行为的档案, 也要根据相关的管理条例进行归档。

各栏目组是声像档案产生的重要源头, 要防止电视台声像资源的流失, 就得从源头抓起。可以设立栏目档案信息员, 由栏目工作人员兼职, 参与栏目的制作, 其职责重在鉴别、收集有价值的声像档案, 定期上交档案室。这些档案的整理、编目等工作仍由专门档案室工作人员来完成, 以统一编目归档, 全台一盘棋, 保证全台档案的系统性和完整性。

3.规范标准, 创造保管条件

要注意解决好规范化、标准化问题, 以提高声像档案实体质量, 为声像档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

一是保存的照片、底片、影片、唱片、光盘、录音带、录像带等要规范标准, 统一规格;二要注意检查归档的声像资料是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等;三是摄录的技术要规范, 以利于再生利用。

建立相应的声像资料室, 从硬件设施到空气温度、湿度等都要按照声像保管的条件进行配套, 确保保管条件的完备。

4.科学检索, 制定调用规则

声像档案管理规定 第4篇

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

声像档案管理制度 第5篇

Q/JRD-210-43.10-89

声像档案管理制度

1989-11-3发布1989-12-01实施

吉林热电厂发布

1、总则

1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥

声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法（试行）》，特制订本标准。

1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利

用以及检查与考核等项内容。

1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。

2、声像档案的归档范围

2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片（包括底片）、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：

2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。

2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。

2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。

2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。

2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。

2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。

2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。

2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。

2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市（局）级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。

2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。

2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。

2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。

2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。

2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。

2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。

2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。

2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。声像档案材料的归档要求

3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人（摄录人员）负责整理、归档，不得私自保存。

3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。

3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。

3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。声像档案材料的整理

4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。

4.2 声像档案材料按问题（内容）可分为十大类。人物活动类；外事活动类；会议类；生产、建设及厂发展概貌类；科技、体育、学术活动类；事故、灾害及突出事件类；纪念、庆典、文体活动类；荣誉及奖惩类、其它等。

4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。

4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。

4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。

4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。

4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。

4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明；胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。声像档案的保管

5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。

5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。

5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内；其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。

5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。

5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。

5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。

5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。

5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。

5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。

5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。声像档案的鉴定与利用

6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。

6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。

6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。

6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。7 检查与考核

7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。

附加说明：

本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。

编制：

初审；

审核：

审定：

批准：

声像、照片档案管理办法 第6篇

一、我局在各项工作中活动中的照片、录音录像资料是我局档案的重要组成部分，应收集齐全，按照有关规定理事归档。

二、录像、照片档案，应按国家有关音像、照片档案的规定和载体形式的不同，单独整理，分柜保管。

三、整理归档的声像、照片，必须图像清晰、声音清楚。

四、声像、照片档案说明卡项目填写要齐全，一律用黑色或蓝黑墨水书写整齐。

声像和实物档案管理办法 第7篇

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3．反映各处室主要职能活动的声像材料。

4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7．其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。

2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1．按——问题法分类项。

2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。

2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。

4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。

2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9．与其他载体有密切联系的照片档案。

10．其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。

2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1．按照片反映的——问题立项分类。

2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。

3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。

3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5．其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。

城建声像档案管理刍议 第8篇

1 城建声像档案管理中存在的问题

1.1 政府对声像档案管理工作不够重视

声像档案的录像拍摄需要专业的技术人员, 由于政府对档案管理工作投入的资金有限, 档案部门不能聘请专业的拍摄人员, 导致拍摄人员整体技术水平不高;拍摄录像的装备不先进, 拍摄中出现无用、无效的拍摄镜头, 拍摄的档案录像资料质量较差, 从而使拍摄的声像资料没有实际用处;没有专业的编辑人员对所拍摄的声像档案资料进行及时的整理, 导致档案丢失或者破损。另外, 声像档案存放对环境温湿度有一定的要求。由于资金投入不足, 声像档案的存放不具备良好的环境, 造成声像档案资料发霉损坏, 从而不能为城市的发展提供完整的历史资料, 声像档案也就失去了存在的意义。

1.2 城建声像档案资料收集不全面

城建声像档案资料收集得不全面, 主要原因有以下几个: (1) 一些建设单位或城建档案管理部门在拍摄工程档案时, 没有准确把握城市原貌的拍摄范围, 无法依据拍摄范围选择合适的拍摄设备, 造成拍摄过程中原貌拍摄难以控制, 使得拍摄内容不全面。 (2) 城建档案管理部门没有深入了解工程项目的开工和建设进度, 没有及时参与工程项目施工过程的拍摄。很多建设单位、施工单位由于没有有效掌握声像档案拍摄的时间、内容、数量等方面的资料, 收集的声像档案材料没有记录开发前的原貌, 也没有对工程项目前、中、后三个环节进行详细的拍摄, 导致工程项目拍摄内容不全面。 (3) 有些建设单位基于自身的需求, 并没有将声像档案无偿交给城建档案管理部门。这些单位虽然获得了便利的使用权, 但是, 由于没有采用集中的管理模式来统一管理城建声像档案, 只是将档案资料散乱地存放于不同的业务科室。这不仅造成声像档案资料中照片底片丢失或损坏、一些重要资料遗失等问题, 还加大了档案管理部门对城建声像档案资料的收集难度。 (4) 受拍摄资金的限制。城建声像档案的拍摄需要大量资金, 没有资金的支持就无法实现拍摄的全面化和系统化。

1.3 城建声像档案管理缺乏相应的规章制度

完善的规章制度是科学、有效管理声像档案的保障。有些城建声像档案管理部门由于缺乏相应的声像档案管理制度, 没有有效约束档案管理人员的行为, 再加上档案管理人员在城建声像档案的管理和使用上有时处理得不恰当, 比如管理人员没有及时对声像档案进行整理和归档, 管理人员随意处置声像资料, 声像档案管理缺乏良好的环境等, 容易造成档案遗失或破损。

2 城建声像档案的管理策略

2.1 提高政府对声像档案管理的重视程度

要提高政府对城建声像档案管理的重视程度, 就要加强对城建声像档案资料收集和管理的宣传。城建声像档案的资料收集和管理工作不单单是城建档案部门的工作, 还与政府多个部门存在一定的联系。因此, 政府相关职能部门必须履行与之相关的义务, 分担档案管理部门的工作, 加强各部门间的联系, 确保城建声像档案的资料收集和管理工作有序地进行。

2.2 拓宽城建声像档案信息的收集渠道

全面、完整地记录城市发展的历程, 单单靠城建档案管理部门是不够的。档案管理部门的资金、技术、设备和人员有限, 收集的资料也有限, 因此, 城建声像档案资料的收集应该面向社会, 拓宽信息的收集渠道, 全面出击, 通过各种渠道收集信息。比如可以向社会广泛征集资料, 动员全民进行信息的收集。对于城市的重点工程和重点项目, 要全方位地收集资料。这些重点工程将对社会的发展产生重要的影响, 因此要重点收集。另外, 城建档案管理部门要加强与重点工程施工单位间的联系, 让施工单位帮忙收集资料, 以确保资料的完整性和准确性。

2.3 加大对城建声像档案管理的资金投入

城建声像档案资料的收集是一个漫长的过程, 也是一个庞大的工程。信息资料的收集需要投入大量的资金, 以保证城建声像档案的信息收集工作正常进行。我们应该加大技术研发力度, 运用计算机技术对收集到的城建声像档案信息进行系统化处理, 并将档案信息保存在计算机当中, 制成电子档案, 避免城建声像档案信息丢失, 减少信息收集的工作量, 从而减少资金的投入, 最大限度地提高资金的利用率。当城建声像档案的资料收集工作完成以后, 要对所收集的资料进行系统化和全面化的整理。这些资料的整理也需要投入大量的人力, 因此要对资料的整理人员进行明确分工, 将城建声像档案资料划分出区域, 并对档案整理的工作人员进行分组, 然后分区域整理档案资料。资料整理完以后, 要输入计算机中, 并进行资料的备份, 以建立完整的大档案资料库。

2.4 健全城建声像档案管理规章制度

城建声像档案管理是一个持久而巨大的工程, 在档案的管理工作中难免出现各种问题。因此, 针对城建声像档案管理工作, 我们必须制订相应的规章制度和法律法规, 在城建声像档案的管理过程中实施监督, 确保每项工作、每个工作细节准确无误, 并且确保城建声像档案管理工作在法律的允许范围之内, 使声像档案管理工作有法可依, 防止档案丢失, 将相应的规章制度落到实处, 并制订相应的实施流程。加强对城建档案管理人员的培训, 提高他们的思想道德水平, 增强其法律意识。对于城建声像档案的丢失或者损坏, 要有相应的处罚措施, 档案管理人员应该重视对电子档案的建立和管理, 重视档案的保密工作, 以免档案内容随意传播, 不利于后期档案资料的收集和档案的有序化管理。完善的规章制度是城建声像档案规范化管理的理论依据, 使档案管理工作有法可依、有制度可循, 有利于档案管理工作的顺利开展。

3 结束语

现代化城市发展迅速, 城建声像档案是一个城市发展的历史依据, 是城市现代化建设的重要理论依据和参考文献, 使城市的发展有迹可寻、有据可依。当前, 在城建声像档案管理中仍存在很多问题。为此, 在城建声像档案的资料收集过程中要号召全民参与;在资料的管理环节, 要制订相应的法律规范, 避免在管理时出现资料遗失或者损坏等问题, 妥善保管城建声像档案。

参考文献

[1]于凡.城建声像档案管理工作的探索与实践[J].城建档案, 2013 (6) :31-32.

[2]康力.谈如何进一步规范城建声像档案管理工作[J].山西建筑, 2015 (3) :249-251.

声像档案管理方法探讨 第9篇

关键词：声像档案;问题;管理方法

0前言

城建档案是档案管理中较为重要的门类，在城建过程中具有重大的利用价值，越来越受到重视。由于在城建过程中收集及保存着大量的声像档案，容易造成损坏，如何让这些具有价值的档案资料妥善管理，是我们档案管理人员关注的问题。以下就声像档案的管理问题及方法进行分析。

1、城建声像档案管理问题分析

在管理声像档案过程中，比较常见的问题是照片的底片以及反转片载体的保护剂有指纹、污渍或光盘划伤等，这些问题给声像档案造成了无可挽回的损失。

现就常见的损毁现象进行分析。

1.1指纹与污渍问题

污渍物体接触到底片、反转片的药膜（乳剂）面、光盘的信号层等，一旦时间过长，声像档案就会出现发霉变色、变形、信号丢失等现象，甚至反转片的药膜脱离片基或变质等等，影响声像质量，严重时会无法使用。这些现象的发生都是档案管理不足所造成。

1.2划伤问题

造成划伤有三个原因：（1）在拍摄过程中底片及反转片经过相机片窗时被片芯的毛刺刮伤。（2）在底片或反转片冲洗后的药膜面未干燥及不按规程整理底片造成的人为划伤。（3）录像带在整理时由于档案管理人员不清楚光盘的构造而划伤信号层。

1.3变形、斑纹、褪色、霉变、信号丢失问题

档案载体保管不当会受到不干净空气或存在过多漂浮物的位置、具有化学空气的地方，从而发生物理变化（如斑纹、褪色、霉变等）。另外就是不按照规范进行存放，受强烈阳光的直射而造成磁性材料信号磁变损失及变形。

2、管理声像档案载体的方法

2.1防止有害气体、潮气、尘埃、阳光辐射及强磁场侵害

归档后的声像档案存放的房间应保持温度20℃，声像档案进行单独存放，特别要进行避光、防磁、除尘处理。声像档案归档时需按按照规范进行存放，用专用的桃胶处理过的影集装存反转片档案，照片利用纸袋装，用无酸纸袋分装底片。而录音及录像等需装入专用的防磁柜内，特别要注意的是每盒光盘需立着存放，以免变形，造成损失。

2.2防止尘埃的伤害

各地天气都不一样，根据具体天气情况，妥善对声像档案管理。如北方天气比较干燥，风沙较大，风沙的尘埃具有很强的附着力，要避免尘埃所造成的声像档案损坏，应采取对声像档案进行分类处理，在具备防尘条件下及时存入库存，同时发现有尘埃附着档案，可以用专用的软毛刷弹掉，切记不能用手或手帕去擦。

2.3禁止将声像档案载体同放一个袋内或盒内

照片和底片要分别存放，由于照片比底片更容易吸潮，不能放在一块。一旦受潮便会和底片粘在一块，导致药膜面损坏。因此，录音带或录像带等必须分开存放，而且要立着放，否则也会发生挤压、变形而无法使用，造成无法弥补的损失。

2.4采用正确的方法调取、检查声像档案载体

定时检查声像档案，如工作需要调取无档案需要我们做好防静电工作，衣服要洁净，手套要防静电的棉质手套，调取时应尽量触摸边沿部分。声像档案如录音带、视频录像每年需要在无尘的条件下倒带一次，特殊情况下需备份一套光盘保存。

3、受损伤声像档案载体的补救措施

3.1 保管不当的声像载体的补救

由于受到各种因素影响而粘合的底片或照片、录音带。利用洁净的容器倒上常温的纯净水或蒸馏水，将这些粘合在一块的底片或照片放进去浸泡，到时一定程度自然分离。然后将这些录音带、视频录像带放在干燥无尘条件下的室内，用专用工具打开带盒轻轻转动带轮用擦拭照相机的镜头布轻轻擦拭带基。

切记不准将已粘合的录像带或录音带放入机器中运行或强行剥离。

3.2 粘有较脏尘埃的声像档案载体的补救

声像档案如粘有较脏的尘埃，可以采用专用的软毛刷进行清除，若清除不掉可以利用纯净水中浸泡几分钟后再轻轻擦拭。而录音带、视频录像带、光盘可以采取专用强风气吹球再用专业镜头软毛刷清除，注意光盘的信号层不准沾水。

3.3 染有斑渍、指纹的照片档案的补救

将照片、底片、反转片放入纯净水或蒸馏水中泡一会（对于较脏的底片，也可以用彩扩照片中的稳定液加纯净水或蒸馏水稀释后清除脏面）而后取出放入盛有照片、底片、反转片专用清洁液的容器内，用脱脂棉在清洁液中轻轻擦拭斑渍和指纹就会急、逐渐减轻和消除。注意的是照片、底片、反转片浸泡时间不宜过长，以免损害照片、底片、反转片的药膜。

3.4对轻微划伤的声像档案的照片、底片、反转片的补救

根据照片、底片、反转片划伤的程度进行处理，轻微划伤的情况可以置于温度18-20℃的纯净水或蒸馏水中浸泡，所划伤部位会自行合拢，或者可以涂少量的甘油进行填补伤缝处理。

3.5录音带、视频录像带的保存

将录音带、视频录像带用专业非线工作站转成数字化的AVI格式信号，再将AVI格式的信号刻录到档案级的光盘上进行保存。

4、结束语

声像档案的管理具有特殊性，一般对此部分的档案管理人员有较高的职业要求。不但要熟悉档案管理知识，还要懂得声像档案管理的具体要求及发生损坏的档案处理措施，对电脑操作要熟悉，同时要有较强的接受新生能力。希望以上所阐述部分供同行有类似的问题可以借鉴处理，为我国声像档案管理事业作出贡献。

参考文献：

[1]王亚清.谈档案鉴定工作的现状及对策[J].工程建设与设计.2010（09）

[2]劉东斌.档案价值鉴定的悖论[J].档案管理.2004（04）