酒店会议室会场的布置

酒店会议室会场的布置（精选9篇）

酒店会议室会场的布置 第1篇

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酒店会场布置程序

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。

例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。

在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。

再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。

但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

会议室会场布置程序 会前

1、查看会议通知单

会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。

2、布置会场

1）根据客人要求来布置会场

常见会场分为：课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型（董事会型）、鸡尾酒会型、舞台式等。

2）根据客人要求准备会议用的设施及工具

常用：纸、铅笔（圆珠笔）、水（茶水、矿泉水）、话筒（有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风）、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。

3）会议摆台

①桌子摆放、椅子摆放

②摆放文具及杯具、信纸、铅笔（圆珠笔）、纸垫及水杯

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③摆放要求：会议桌椅横竖一条线；信纸横竖一条线；水杯横竖一条线 4）横幅的摆放及签到台的摆放

3、会前检查

5）会议桌椅及台面的检查 ①桌椅摆放是否符合标准 ②纸、笔、水摆放是否符合标准

③会议桌椅上无垃圾、污迹，台面干净、整洁 6）会议设备检查

①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备，确保全部正常使用。②提前半个小时开启会议有关区域的空调，保持温度20度左右。

③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用，如有故障及时通知动力部进行修理。

7）工作台检查

①复核会议通知单的所有要求

②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足 8）卫生检查

①清洁地面卫生，确保地面无垃圾、污迹。②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。9）其它的检查

①检查横幅的摆放及内容，确保悬挂对称、内容无错误。

②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌，签到本的摆放是否标准、正确、③检查告示牌，确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。10）人员安排

①会议服务人员提前半小时站立门口，迎接客人到来。

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②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。会中

4、了解会议安排

负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系，了解会议议程，便于安排员工进行配合。

5、迎接客人

1）负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。2）迎接客人的注意事项：

挺胸、收腹、直立、双手放于腰后，双脚与肩并齐，面带微笑；当客人到达时，主动向客人打招呼，问候客人。

3）引客入位：

当客人到达时，引导客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，为客人拉椅协助客人入座。

6、会议期间服务

7、会议进行期间，服务员要在会场当班，不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。

8、为客人添加茶水：

客人入座后，应及时为客人倒一杯茶，俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

3）随时注意所有会议设备的运作情况，发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决

9、由会议服务员打出会议帐单，询问前台是否挂账，有效签单人的姓名。

酒店会议室会场的布置 第2篇

特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅；观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。

2.教室式：房间内将桌椅安排端正摆放或成“v”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。

特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。

3.弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。

4.方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。

5.马蹄形或“u”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。

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酒店会议室会场的布置 第3篇

硬件视频会议系统是基于嵌入式架构的视频通信方式, 主要使用H.320和H.323协议标准 (H.320是在IP网络未发展起来之前, E1的专线网链路的协议;H.323则是针对IP网络的协议, 属于标准协议) 。其具有极高的安全性和稳定性, 视频清晰度高, 音质效果好, 操作灵活, 具有良好的QoS保障机制, 具有双视频流功能, 实现视频和数据同时传输, 人机界面友好, 但因受到协议的限制, 设备已经成型, 功能固化, 无法修改。硬件视频会议系统需要专用的设备来实现视频会议, 网络要求较高, 大多数需要专线网络来保证效果, 因此整体造价高, 但这种硬件形式对于具有专网的行业来说是极其方便的。

二、软件视频会议系统特点

软件视频会议系统是基于PC架构的视频通信方式, 这种方式以H.323和T.120协议为主, 部分产品采用了非标准的自有协议, 主要借助高性能的计算机来实现硬件解码功能。采用PC+通用操作系统 (如Windows系统) 等方式, 充分利用现有计算机设备来实现。

相较硬件视频会议系统而言, 软件模式部署简单, 功能丰富, 对网络的要求较低, 可在公网或私网上实现多点视频通信, 成本低廉, 开放性好, 并可实现桌面型的操作模式。但其劣势也显而易见, 因为使用开放的操作系统所以有较多的Bug和漏洞, 其易遭受病毒等因素的攻击, 稳定性不高, 且视音频质量也不如基于硬件方式的好, 人机界面也较为复杂, 可广泛应用于个人及小型企业, 也可作为大型机构单位备用系统。软硬件视频会议系统比较如表1所列。

三、视频会议室布置

(一) 会场设备。图像输入设备 (摄像机、终端设备、DVD机等) 、图像输出设备 (电视机、投影仪等) 、声音输入设备 (麦克风、DVD机等) 、声音输出设备 (功放、音响等) , 调音台和视频矩阵, 这些设备不是全部都必须配置, 可以根据实际情况进行调整。

(二) 会场布局。会议室的装修和装饰应采用绝缘材料并具有吸声功能;为了确保观看效果和防止颜色对人物摄像产生的“夺目”或“反光”效应, 背景墙应采用单一均匀的浅颜色;会议室墙壁、桌布、地毯等布置应与背景墙匹配;桌椅可以铺设不同颜色加强对比, 椅子不宜采用沙发式或高靠背, 避免挡住后面的参会者。

(三) 会场灯光。建议使用三基色面灯, 亮度控制在500-700流明为宜, 会场的门窗需用深色窗帘遮挡或使用遮光布, 避免让自然光进入会场, 影响视觉效果。

庆典活动会场布置的探讨 第4篇

关键词:庆典活动;会场布置;经验体会

中图分类号:C935 文献标识码:A 文章编号:1000-8136(2010)24-0121-02

随着社会经济的飞速发展,人们的生活逐步提高了,这也使得各类庆典活动越来越受到大众的青睐,出现了专门从事庆典礼仪策划的行业。会场布置是庆典活动的重要组成部分,既专业又琐碎,会场布置的优劣与庆典活动的效果息息相关。作为庆典活动行业里工作多年的一名从业人员,笔者以开工庆典活动会场布置为例谈一些经验体会,与大家共同探讨。

1场地选择

活动场地的选择最好是在平坦开阔的空间,此类场地受限制的庆典用品少,视野好,更容易营造喜庆气氛和达到宣傳效果。一般活动的场地都是客户提前定好的,我们工作的第一步就是亲身到活动的场地勘查,清楚的知道场地的东西南北方向和入口的位置、活动进行中的时间段里光线的照射方向和风向、场地的平整程度等一些细节的问题。只有策划人员在脑子里对场地有准确的印象才能在场地区域划分和气氛布置上容易入手。

2区域划分

场地功能区域的划分首先要确定好主会场(有主席台和领导讲话剪彩、嘉宾就座的场地),这个会场的核心重点位置,因为会场的布置主要都是围绕这个中心点来展开的。主会场的选定要考虑到以下因素:①避免活动举办的时候光线直射台上发言、剪彩的领导和嘉宾的眼睛;②避免风向直吹会场台上发言、剪彩领导的脸;③如果此次活动安排有奠基这个项目,那主会场最好要靠近奠基点,方便领导嘉宾移步可到。主会场这个核心位置定好后就可以根据人群流向来划分场地的功能区。场地区域一般分为:主会场区、停车区、报到区、休息区、洗手间区。划分区域要注意的是:停车场的划分要出入方便,一般是靠近入口处或者安排在主会场的对面场地的边上,停车场要尽量划分能满足所有嘉宾来车的车位,而且行驶线路出入通畅。停车场的出口尽量靠近嘉宾签到处,嘉宾签到处设置在场地的入口和主会场连线上。休息区一般就设置在签到处旁边靠近主会场的位置,便于嘉宾签到后就近休息片刻。临时洗手间区一般是设置在整个会场的角落处,尽量离休息区和主会场有一定的距离,要在人员活动范围的视线内。

3营造气氛

活动需要气氛的烘托,庆典活动要给人一种喜庆、隆重、欢快的感受,所以我们在会场策划和布置的时候,尽量利用各种元素,营造出一种热烈的氛围。

3.1色彩的运用

在中国的传统上红色是喜庆的颜色、是吉祥的颜色,一般开工庆典的布置都是以红色调为主,金色、黄色代表着高贵、富裕,用来衬托会显得更加隆重。五颜六色来点缀会使会场更为活跃。

3.2合理使用庆典用品

庆典用品的使用也要避免繁杂,不是越多越好,适可而止,要根据活动场地条件选择合适的庆典用品,用品的摆放整洁有条理。会场布置着重点有会场入口、签到处、会场休息区、主会场区这四个主要区域,传统的开工庆典会场布置为:会场的入口放气拱门、灯笼柱、升空气球或者再加一些小装饰,若经费允许还可从会场入口到主会场的路线上铺设红地毯,不仅方便嘉宾行走还能起到引导的作用,入口处到整个会场的周边可以插一圈彩旗再点缀上升空大气球,还可以用宣传标语等用品来装饰。会场签到处最好要有帐篷,能给签到处的工作人员和嘉宾遮阳避雨,要有签到桌和数张椅子,签到桌最好能做点小装饰,如铺块红绒布或者摆上一点宣传小广告之类的,还可以放上一两盆台式鲜花,或者在桌子旁边放几个花篮做装饰,签到处最好安排有礼仪小姐,着装统一、面带微笑的礼仪小姐在迎接嘉宾也不失为一道风景线。休息区要摆放有帐篷和椅子供嘉宾休息,休息区要配备有饮用水供嘉宾饮用,休息区周围是安放此次活动介绍或者一些相关的报板广告的最佳位置,嘉宾在休息等待时接受的广告信息是最能使人印象深刻的。主会场搭设舞台和背景板,背景板放置的内容就是此次活动的主题,背景板周围一圈可以用小气球或者鲜花来装饰,舞台上铺设红地毯,前边和左右两边可以用盆栽绿色植物或者鲜花来装扮,主会场周边可用升空大气球、气模型、礼花炮、彩旗彩带、彩烟、小气球装饰、鲜花等庆典用品来装饰,开工庆典的场地比较开阔,可多放置升空大气球、彩烟之类营造高空宏大、隆重气氛的用品。

3.3运用喜庆音乐营造氛围

欢快、喜悦的音乐是庆典会场上必不可少的元素之一。在音乐的选择上也要有讲究,尽量是欢快喜悦的音乐和悠扬委婉的音乐或者一些流行民俗之类的交叉播放。为何要如此麻烦呢?有人会问,庆典就是要欢快喜庆的音乐,为什么还要夹杂着其他音乐呢?欢快喜悦的音乐是能激起嘉宾激情,让其感受到喜庆的气氛,但是人是容易产生审美疲劳的,如果长时间处于强加给的兴奋音乐下是很容易产生抵触情绪的,人不可能长时间都保持一种兴奋的状态。另一种音乐方式是配备有舞龙舞狮或乐队的间歇表演,舞龙舞狮是传统的庆典方式,激扬的锣鼓声和精钻龙狮特技表演也会让嘉宾留连忘返。

4突出亮点

一个活动怎么做到使人印象深刻呢?我的体会是策划人员需用心策划,挖掘出其新意,突出一个亮点,才能让人耳目一新。当然这个亮点要和活动的性质相符合。例如,我们为一个房地产公司策划楼盘开工庆典,房地产公司的名称有一个龙字,楼盘的名称也是“龙腾××”,我们在策划时就抓住“龙腾”的寓意在庆典活动剪彩过后安排在主会场主题背景板后面升起一条充气的巨龙,加上彩烟和礼花炮的衬托,整条龙就栩栩如生了,此形式在以往的活动中几乎没有出现过,当时现场的嘉宾领导都沸腾了,活动过后很多嘉宾都加以赞赏,客户给活动的成功策划给予肯定。

Celebration Conference Site Arrangement Discussion

Li Zhuoyin, Mao Shouxing, Liu Xinmin

Abstract: The conference site arrangement is the celebration important component, the article union working practice, from the location choice, the regionalism, the building atmosphere, prominent luminescent spot several aspects has carried on the elaboration to the conference site arrangement’s work.

会议会场布置方案 第5篇

1、会场布置主题:“xxxxx”医学研讨会

2、地点:榕湖饭店

3、时间:xxx年1月5 日-xxx年1月7日

4、主办单位:“xxxxx”活动策划部

5、协办单位:桂林市第二人民医院

6、会场地形图:

珠海会议布置，会场布置

7、会场周边环境分析:

该酒店沿湖而建，环境清幽，示意与会者居住与研讨，距离市中心比较近，方便众与会者在会议以外时间对桂林进行观光和在桂林购物，且交通方便，不长出现堵车的情况。

第二部分:会场布置总体介绍

1、会场布置创意:

会场布置遵从“还我光明”和“新科技医学”这两个主题，“还我光明”延续着“xxxxx”这些年来在眼科手术的一贯主题，而“新科技医学”是近两年来所推崇的，以提高手术的效率以及质量使得更多的白内障患者重见光明。

2、会场布置主色系--以素雅的白色为主

该会议性质为医学研讨会，鉴于医院的是以白色为主，所以对会场的布置会以素雅的白色做为基调，但是由于“新科技的概念”，会场的布置不会显得很呆板。

3、会场布置分区:

1.会议室(图1) 2.茶歇区 3.报到处

珠海会议会场布置

图1-会议室平面图

第三部分:会场布置

1、讲台设计:

讲台:长1米。宽0.5米，高1.5米

讲台测置于大屏幕前，讲台旁置放一株绿色植物，房间中间靠前位子摆放一张桌子，便于使用投影仪。在大屏幕的另一边置放一株绿色植物(与讲台这里对应)

2、与会区:

该区一共设96个定座位，每排12个座位，共8排。与会人员在开会时必须坐于其中。

3、茶歇区布置:

根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的设备。如该区大概摆设有:饮水机，沙发，桌子、桌子上置放饮水机以及茶叶、速溶咖啡。

4、报到处:

报到处应设置在进入会场的大门边上，便于与会人员签到进入。可以根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的家具。该区大概摆设有:长桌，签到处，领证处(进入会场必须持证)。

5、整体会场设计:

工作人员必须着正装，挂工作牌，主持人由“xxxxx”活动组配备。行动不便的人由工作人员引导到正确的属于他的位置。

第四部分:道具汇总

1、96张白色椅子，工作牌10张，横幅(0.6米×8米)，工作区桌椅安排根据具体情况安排。

2、主讲台(1米×0.5米×1.5米)一般采用朱红色的布来装饰，以显得端庄、严肃的气氛，主讲台上摆放鲜花插花，并配备好每个座位一瓶水。

3、投影仪和大屏幕，屏幕可以分别架设2~3个小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕显示的内容。

4、音响设备布局要合理，使得在场人员能够清晰的听到发言者的声音。灯光设备保持明亮，聚光灯中央空调的设置要符合天气情况和人体情况。

5、盆景摆放要恰当，不过过多的摆放到会场中，并且应摆放长青盆景，盆景颜色不能太过鲜艳。

6、场地最好能够铺上地毯，不仅可以减小走路的噪音，同时也方便了眼睛不好的与会人员，即使跌倒了，也不会受伤。

7、安排一两位急救的医生和护士，以备受伤、晕倒等突发事件的发生。

布置视频会议会场注意事项 第6篇

布置视频会议现场环境注意事项：

在布置视频会议会场时，除了要注意相关电脑及外设硬件配置外，会议室环境设计也非常重要，好的会议室环境能大大提高视频会议的现场效果。在会议室环境设计中需要注意以下几点，如色彩、光线和背景：

色彩与光线

避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况。光线弱时建议采用辅助灯光，但如上所述，避免直射。

使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源。

避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。

建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。背景

背景可进行单独设置(如单位名称等)，禁止使用强烈对比混乱色彩。在会议进行中，避免背景持续抖动、移动物体或人在背景前走动。镜头对门口是背景设置的大忌。被摄物体背后绝对禁止有强光源（如窗户），否则镜头将对背后光源曝光。其他要求

酒店会议室会场的布置 第7篇

太谷梅苑山庄会场布臵

(一)宾馆门前：

弓形门1.尺寸：12米。

2.内容：热烈欢迎参加山西师大物理系89届毕业二十年聚会的各位同学

条幅 1.尺寸：1米*12米。位臵：宾馆大门上方 2.内容：热烈庆祝山西师大物理系89届同学毕业20年聚会圆满成功

（二）宾馆内大厅：

4幅X展架1.尺寸：标准。

2.内容：4句欢迎词

（三）KTV大厅：

条幅 1.尺寸：1米*7.5米。位臵：主席台上方

2.内容：山西师大物理系89届同学毕业20年团聚盛会

主题背景墙：1.尺寸：高3.65米*6米。2.位臵：主席台正面

或本次聚会会标：

X展架：4幅。内容：欢迎词（1）热烈欢迎远道而来光临聚会的各位老同学

（2）让我们欢聚今天，重温昔日美好时光。

（3）

（4）

（四）会议桌面：水果 干果 矿泉水

（五）5种单色气球 7色彩旗烘托会场气氛

（六）会议袋：贵宾证 会议指南 通讯录 纪念证（也即收费证）贵宾卡

会议指南：会议定于7月5 日 6日两天举行 7月5日中午12;00 太原迎泽宾馆（迎泽大街迎泽公园对面）院内准时发车

联系人：杨宝花 *** 中午13：00 在晋中榆次二中北校门口准时发车

联系人：彭继平*** 下午14：40 前在太谷梅苑山庄东湖宾馆大厅报到

下午15：00---17：00 在东湖宾馆KTV大厅开会

每人做一分钟的发言

下午17：00---18：30 文艺节目、趣味游戏（附节目单）

晚18：30---20：00 宾馆餐厅晚餐

晚20：00---22：00 宾馆KTV大厅联谊晚会

7月6日上午 7：00---8：00 自助早餐

上午 8：00---12：00 分班自由活动 游园

中午12：00---15：00 宾馆餐厅聚餐

下午15：00 联谊会结束 返程

山西师大物理系89届同学联谊晚会方案

一、时间：2009年 月

二、地点：

三、策划：

四、主持人：

五、联谊会主题：“回忆美好过去、展望美好未来”

六、联谊会内容：

1、同学代表致辞

2、自我介绍

3、每个班出一个集体节目

4、读老师或同学来信

5、歌曲联唱

6、游戏：顶汽球比赛、每班男女同学各一名背靠兰球比赛 有奖猜谜（同学的名字）、击鼓传花等

7、诗歌朗诵、朗诵毕业留言

8、讲述最难忘的一件事情

9、舞会（与歌曲联唱传插进行）

七、道具：饮料、礼花、汽球、排球、羽毛球网、口哨、荧光棒、小礼品等

八、晚会备选歌曲：（提前准备）

开场曲：《年轻的朋友来相会》、《光阴的故事》

《青青校园》《我祈祷》《大约在冬季》《一条路》《三月里的小雨》

《多少次歌唱》《秋蝉》《春光美》《花寄》《外面的世界》《读你》

《不再孤寂》《原野牧歌》《恰似你的温柔》《玻璃心》《木鱼石的传说》

《枉凝眉》《请跟我来》《再回首》《绿岛小夜曲》《一剪梅》《咖啡屋》

《当我想你的时候》《月亮代表我的心》《同桌的你》

结束曲：《同一首歌》《难忘今宵》

10、主持词：（附）

主持词

一、（男）尊敬的来宾（女）亲爱的同学们：

（合）大家晚上好！（男）我是，，（女）我是，，（男）二十年前，我们怀着同一个梦想，齐聚山西师大物理系，从此情结同窗；

（女）二十年后的今天，我们相聚在梅苑山庄，又是为了追忆这份同学情。

（男）此时此刻，我们俩和大家的心情是一样的，非常激动。几年的同窗生活，度过了 人生那段最纯洁、最浪漫的时光。（女）当时我们所做的一切，无论是对还是错，现在 想起来都是那么的美好、亲切，这是一种记忆，也是一种财富，足以让我们一生去倍加 珍惜。（男）是的，大学四年，我们不仅收获了学业，更收获了真挚、纯洁的友谊，成 为我们每个人人生道路上和精神家园里的不可或缺的力量！

二、（背景音乐起）：

（女）岁月如歌，时光流逝，转眼间我们已走过了二十个春秋。

（男）我们大家也从青春年少步入而立迈向不惑，从单纯的学生成为今天的职场人士，（女）从爸爸妈妈的孩子变成为现在孩子的爸爸妈妈，（男）但无论身份如何改变，角色如何改变，当我们用自己的智慧和汗水，在创造生活和

实现自我的过程中，在品位了人生的酸甜苦辣之后，我们就会发觉：（女）让我们最难以忘怀和割舍不掉的依旧是那段青年时代的同窗友情。（男）是的，教室里的欢笑、（女）操场上的打闹、（男）校园里的往事、（女）留言本上的美好祝福、（男）分手时的诺言，（女）不是也常常闪现在眼前出现在梦中吗？

（男）如今我们还能再以忙碌为由，去淡漠彼此间的同窗情谊吗？（女）所以今天我们举办这次同学会，就是为大家提供一个平台，（男）一个见面交流的平台，（女）在这个平台上不仅能使我们回顾人生天真烂漫的岁月，更能达到沟通、增进友谊的目的。

三、（音乐停、同学自我介绍）（120分钟）

（男）由于我们分别的太久太久，所以有个别同学之间可能有些陌生，但陌生阻挡不了真情的传递，所以我们请每位同学给大家做一下简单的自我介绍。

（男）也正是为了让我们这真诚、质朴的同窗友谊得以延续，前一段时间一些热心的同学倡导要筹建同学会，（女）当初我们很担心，究竟能有多少位同学响应呢？但在联系的过程中的确令人感动，每位 同学的态度都是那么的积极和热情，（男）为了让我们的第一次同学会办的尽量好一些，许多同学做了大量默默无闻的工作，特别是今天所有到会的同学，没有你们的远道而来又怎能把我们的聚会梦想变为现实呢？（女）在此，我代表这次聚会的组织者对全体同学的大力支持和积极响应表示衷心的感谢！

四、（男）师恩重于山，师恩更难忘，没有老师二十多年前的辛勤培育就没有我们二十年后的今天，（女）所以在今天这个难忘的日子里，请我们不能忘记每位恩师对我们的教诲再给我们上一节人生之课，有请

老师！

（老师讲话）

（女）老师的希望更加坚定了我们的奋斗目标，让我们牢记老师的嘱托，（男）在今后的工作中要继续努力，取得更为优异的成绩。

五、（10分钟）

（女）这次同学会，我们的筹办人员和各位同学尽了最大的努力与所有的同学想方设法

进行了联络，（男）可还是有一部分同学因各种原因未能到会参加，我们深表遗憾，（女）但我们在座各位的心情彼此都是非常兴奋和激动的，（男）在此，我们以热烈的掌声相互祝贺和欢迎各位同学的光临。

（女）分别二十年后我们又开始了人生的第2次握手，同学会的成立又使我们成为了一个

更大的集体，（男）让我们每一位同学都认真遵守自己的承诺，尽自己最大的努力去办好今后的每一次

聚会。

（女）下面，我们的酒会正式开始，（男）有请xxx同学致祝酒词。（致祝酒词）

六、（女）多么美好的祝愿啊，他仿佛又把我们拉回到了20年前的中学时代，（男）又激起了我们多少对往事的思念和回味。

（女）同时，也是号召和激励我们进一步加强同学之间的联络和友谊，互相关照和帮助，（男）更是对亲爱的老师和在座同学以及未能参加同学会的所有老同学们的一个深深的祝福。

（男）在我们的同学中，有一位叫xxx的同学，工作在北京，非常遗憾不能赶回参加我们的 聚会，但为了表达自己的心意，特意给大家写了一封信，请 xxx 把他的心里话转达给大家。（女）（加xxx的祝词）

七、（男）今天，就让我们打开珍藏二十年的记忆，敞开心扉，（女）尽情地说吧，聊吧，来畅谈20年来的友情，（男）让我们的倾心长谈使青春时光倒流20年，（女）使我们每一个人的心也能再年轻20岁，去重温我们那美好的时光！（男）现在请各位同学与老师一起慢斟慢饮、边饮边叙，（女）因为我们要细细品位20年来我们的相遇、相识、相知和20个春夏秋冬的思念以及所遇所感。

（男）请大家举起酒杯吧！为我们可爱的各位同学，也为今天难得的聚会，一起干杯！

八、开始表演节目、同学唱歌,同学游戏（60分钟）

九、结束语：

（女）通过今天的聚会，我们更加坚信:无论岁月如何改变，不变的是我们彼此之间永远

纯真的同学情谊，（男）当然，一次短暂的相聚，虽能了却我们一时的惦念，但了却不了我们一生的思念，希望大家今后彼此之间常联系多沟通，我想这才是我们组织这次同学会的真正意义！（女）有开始就有结束，总要有说再见的时候，这时我最想说的是：

（男）在我们的同学会里，没有索取，只有付出，形式上看是虚拟的，但我真心希望同学会

能真正设在我们每位同学的心中，让她成为我们倾诉、倾听、交流、沟通的地方，（女）我希望在大家的共同努力下，使这里拥有真诚和善良，拥有激情和奉献，拥有宽容和

接纳，拥有我们共同向往的一片宁静的天空！

（女）由于时间和经验不足等种种原因，我们的这次同学会还有许多不尽人意的地方，（男）但我想这第一次的不尽人意正是为了我们第二次、第三次的人尽其意，希望大家能给 予最大程度的理解和支持，（合）聚会晚宴开始，最后，为了大家的再次重逢，请同学们共同举杯，共唱同一首歌！

干杯！

附宣传品预算1.拱形门:2*150元/天

计300元

2.条幅:(1*12+1*7.5)*5元/平方米

计97.5元

3.X展架：8*30元/幅 计240元

4.主题背景墙：3.65*6*8元/平方米 计180元 气球：5袋*8元/袋 计40元 5.贵宾卡：150个*1.8元/个 计270元 6.会议袋：150个*元/个 计

7通讯录：150本（120）计7000或6000元 8.纪念册：150本（120）预计9000至10000元 9.印刷会议指南：135册 总预计需：20000元

酒店会议室会场的布置 第8篇

关键词：虚拟会议室,自定义,Virtools

0 引 言

虚拟现实VR(Virtools Reality)技术又称为“灵境”技术,指用计算机搭建一个逼真的三维感觉世界,使人和计算机很好地“融为一体”,给人以“身临其境”的感觉[1]。目前在各行各业的培训中得到了广泛的应用。

虚拟会场布置系统,是利用Virtools这一虚拟现实技术软件,转变传统2D照片宣传的模式,搭建虚拟会议室场景,让会务申请人员根据个人需求和意愿,通过虚拟模型的搭配,快速浏览虚拟会场布置的效果并确定最终布置方案。

Virtools可以将目前常用的一些档案格式整合在一起,如3D模型、2D图形、音频或者视频等。同时,其产品可以发布成Html格式文件,发布到计算机、局域网、互联网、游戏主机等平台上。本文利用Virtools 5.0,以网络会议室会场预定为背景,开发了用户自定义会场布置场景单机版,使会场预定人员能在客户端,对会场布置进行符合自己需要的个性化布置。从而解决了目前会务管理系统中传统的口头描述、纸质文字描述、表格信息描述、2D图片描述带来的交流弊端,为客户与服务人员之间搭建了3D虚拟场景会场布置交流平台。

1 自定义会场布置系统的设计

1.1 用户需求分析

目前,会务管理系统已经应用于高等级、高规格的中型以上不许出差错的国际或国内会务管理,并能为会务管理人员、会务申请人员、会务服务人员等提供较为全面的服务。但是,从整体服务和界面等效果来看,也都还是属于常规软件操作功能的应用,例如表格查询、照片浏览等。本文通过Virtools的虚拟现实场景技术开发的会场布置系统,能给客户带来更好的用户体验,同时也能让用户通过虚拟现实技术向服务人员更为直观地传达个人意愿。

1.2 原型系统的总体架构设计

在虚拟会议室用户自定义会场布置原型系统开发过程中,对现有的会议室及其场景采用实体拍摄、实体考察,并使用几何建模方法进行会议室场景的搭建。同时,利用Virtools自带的数据存储BB模块,及当前流行的数据库软件,保存并重现用户自定义会场布置。基于Virtools的会场布置系统总体框架如图1所示。

使用的主要软件包括如下几类:三维建模软件:Google Sketchup、3DSMAX;三维虚拟仿真软件:Virtools 5.0、 Virtools Server;会场布置存储数据库:Microsoft SQL Server 2005。

1.3 原型系统的会场布置数据库设计

会场布置数据库存储了用户对会议室会场布置的个性化要求。原型系统中,系统为用户提供了两种会场布置模板:教室型和圆桌型。同时用户更可以根据个人意向,修改当前会议室已有配置,保存为新的会场布置模板,供其他用户参考,提高了模板的重用度和共享性。

在当前原型系统中,主要设计了用户登录验证功能,以及存储和读取用户自定义会议室配置数据(虚拟模型坐标、方向)的功能。主要数据库表设计及其说明如下:

a) Status表,存储了已有申请记录的会务资源记录,例如: ID(会务资源编号,主键)、BuildingID(房间名称)、DataID(日期)、TimeItem(时间段)、Status(使用状态)。

b) User表,存储了用户主数据,例如:UserID(用户账号,主键)、UserName(用户名称)、UserUnit(所属单位)、UserEmail(邮箱)、Class1(用户分类)等。

c) VRModules表,存储了3D虚拟会场布置模型主数据,例如VRModulesID(虚拟模型编号,主键)、VRModules(虚拟模型名称)。

d) OrderMeetingRelation关联表,存储了用户、虚拟会场布置模型与会务资源的关联,主要包括在虚拟会议室中,虚拟模型的摆放坐标及其方向。

通过以上几个表的联合查询,可以实现对该用户的登录验证、确定用户申请会务资源唯一性、虚拟资源模型加载定位唯一性。虚拟会场布置数据库结构图如图2所示。

2 自定义会场布置系统的功能实现

在Virtools中,通常将人通过控制让物件产生动作称为行为,将支配互动功能的部分称为行为模块,英文为Building Blocks,简称BB[2]。在Virtools Dev 5.0的Building Blocks标签页中,将500多个软件自带的BB模块划分为21类,便于操作人员快速找到所需要的行为模块。通过不同类型及功能的BB模块的组合,快速满足操作人员的需求。

2.1 读取与存储数据功能的实现

该功能一方面读取后台数据库数据,重现用户的个性化配置;另一方面将用户配置的会场布置数据写入后台数据库,保存用户的需求。实现过程如下:(1) 配置Virtools Server Controller、ODBC和SQL server,同时在Virtools中建立与数据库表中字段一一对应的数组Array;(2) 添加需要的BB模块,并配置必要的行为模块参数,部分参数配置如图3所示,主要包括:Connect To Server(指定连接数据库参数)、Get From Database(指定数据源表及目标数组)、Insert In Database(指定数据源数组及其目标数据库表)、Add Row(指定目标数组)、Group Iterator、Get Cell等;(3) 连接各个行为模块,实现脚本如图4所示。

2.2 自定义会场布置功能的实现

在虚拟会议室场景环境中,用户可以通过鼠标选取界面中的3D模型,拖动或者旋转3D模型;同时,用户还可以浏览系统提供的参考模板。主要操作过程如下:(1) 鼠标选择界面上的模板按钮或者自定义布置按钮,浏览参考模板(图5)或者开始自定义布置,按钮功能脚本如图6所示;(2) 鼠标在模型展示图中点选3D模型,激活并让该模型处于可编辑状态;(3) 用户自定义配置模型位置及方向后,点选SAVE按钮,实现保存会场布置的功能。后台主要用到的BB模块如下:Creat System Font、Set Font Properties、2D Text、PushButton、Activate Script、Mouse Waiter、2D Picking、Group Iterator、Test、Set Orientation等。

2.3 接收用户文字输入功能的实现

在用户提交了虚拟会议室会场布置的结果后,系统会弹出2个文本输入框。用户可以手动敲入用户名、会务资源编号来确定会场布置。主要使用的BB模块如下:Creat System Font、Set Font Properties、2D Text、Input String、Identity、Create String。实现脚本如图7所示。

3 系统前台效果验证

原型系统在开发制作阶段是以CMO格式保存的,会务申请人员客户端需要同时安装Virtools DEV、Virtools Server、SQL Server客户端才能正常运行该CMO文件。因此,本系统单机版需要发布成exe文件供用户下载,在客户端单机运行。运行初始前台效果及自定义会场布置操作效果如图8和图9所示。

4 结 语

本文采用Virtools实现了将虚拟现实技术应用于会务服务的目的,设计了用户自定义会场布置系统。该系统仿真实用效果强,易于推广至其他领域。当前虽然关于Virtools的虚拟仿真文献和资料较多,但涉及Virtools与数据库关联的资料则相当少。此外,本文原型系统的后台仿真数据库设计也不够完善,仍需从用户需求出发,逐步完善。

参考文献

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[4]肖杰华,陈立平,等.面向生产制造过程的虚拟仿真系统建模研究[J].计算机工程,2002,28(6):44-46.

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[7]刘明坤.VT游戏创作秘笈[M].北京:中国青年出版社,2010.

[8]赵震,张兰成.产品设计中交互效果图表现技法[M].北京:机械工业出版社,2011.

[9]罗建勤,张明.Animation交互式漫游动画——Virtools+3dsMax虚拟技术整合[M].北京:中国科学技术出版社,2010.

企业会场布置 第9篇

企业会议的种类复杂多样,按范围分:有全国性会议、省市级会议、地县级会议和单位内部会议;不同系统,不同行业,不同专业也有各自的会议,按性质分:有党委会、董事会、股东会、职代会、行政会、群众组织会、经济工作会:按时间分:有长期固定的会议,有临时性会议;按规模分:有大型会议、中型会议和小型会议;按内容分:有综合性会议、有专题性会议;按名称分:有奠基仪式、开工(破土)仪式、竣工(落成)典礼、揭(挂)牌仪式、开业典礼、签约仪式、投产仪式、颁奖典礼,新产品上市发布会、推介会、演示会、博览会、订货会、研讨会、商务谈判、司庆厂庆、节日庆典、新年晚会、集体婚庆、培训会、拍卖会、交流会、销售会、年会、专业会、表彰会、赞助会、茶话会、团拜会、新闻发布会、文艺汇演等。

会场是企业会议的主要活动场所。会场的选择和布置是会议服务工作中的重要环节。会场安排是否科学,会场布置是否合理,直接影响会议的气氛、秩序和效果。会场的布置应与会议内容相协调。不同的会议,要求有不同的布置形式。如党代会会场朴素大方,职代会会场庄严隆重,庆典会会场喜庆热烈,座谈会会场和谐融洽,纪念性会场隆重典雅,追悼会场庄重肃穆,日常工作会场简单实用。那么,企业如何选择和进行会场布置呢?

会场形式

会议的性质、规模决定会场形式,企业会场的形式很多。目前,企业最常见的会场形式有如下几种:剧院式、课堂式、圆桌式、围坐式、马蹄式、V字式、酒会式等供选择,下面将最常用的几种会场形式分述如下:

剧院式适合听众较多的场合,一般设在礼堂、会堂、影剧院、体育馆等。这类会场在舞台或高出代表席的地方设主席台,并有一定的距离。各种代表大会和其他大型、特大型会议采用这种形式,显得隆重、热烈、庄严,主次分明。在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点是在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,在有限的空间里可以最大限度容纳人数,但参会者没有地方放资料,也无桌用来记笔记。

课堂式一般设在中型会议室,也设主席台,但通常不高出代表席,距离也不大,大体上和教室摆法差不多。采用这种形式,显得紧凑、和谐、庄重。参会者可以有放置资料、记笔记和茶杯的桌子,桌与桌之间要保持适当距离,以便开会时方便座椅的搬动和与会者的走动。

圆桌式适于小组讨论,就像一般企业会议室设有的固定会议桌,摆成椭圆和长方形,不设主席台。桌子不一定是圆桌,一张长方形桌,主持人坐在桌子的一头,便于使用白板或其他展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。日常工作会议采用这种形式,方便讨论发言,显得民主、团结、融洽。布置一般较为随意,好处是参加者能彼此看得清楚。

围坐式就像一群人围坐在一起,没有主席台,主次不明显。各种座谈会、茶话会、讨论会多采用此种形式。这种形式适于少量人员开会,利于彼此间的交流,给人一种轻松、亲切之感。如果对于一个12人的会来说,这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。会场设置便于注意力的集中。

马蹄式将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口(空出一个短边),这种形式一般需要三张或三张以上的桌子,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放搁置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以作装饰,常用于学术研讨会等类型的会议。此种台型容纳人数较少,能体现民主与团结的气氛,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。对会议室空间有一定的要求。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围,多摆设几个麦克风以便自由发言。

V字式房间内将桌椅端正摆放或成“V”型摆放,按教室式布置房间,根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,如果坐成直行的与会者就不能彼此看得很清楚。

酒会式以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式,自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。

日常工作会议的会场布置形式多为中型会议的会场布置。大型会议一般在礼堂召开,形式是固定的。团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。不同的会场形式取决于会议的内容、会场的大小和形状、会议的需要及与会人数的多少等因素。

整体布局

会场的布置与环境的美化对活动本身具有很强的视觉影响力和感情穿透力,因此,会场布置一定要注意环境因素的作用。佛要金装,人要衣装,会场重视“装扮”,才能充分体现出主办方的诚意,这里简介一下会场布置事宜。

布局要求会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等,会场的整体布局要做到:庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。中大型会议要保证一个绝对的中心,多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人,中大型会场还要注意进、退场的方便。小型会场要注意集中和方便。

会场选择首先是地点问题。如果是大中型会议,一般不要离住地太远。会场选择还有大小的问题。大小取决于会议的规模、人数和效果。会场偏小,显得局促、拥挤、小气:会场过大,又会显得空旷、缺乏气氛。大小一般以能容纳与会人员为限度,可留有适当的余地。

会议场地布置,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如,在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。倘若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

会场环境不利的会议场合包括:嘈杂的声音,极不舒适的座位,过高或过低的室内温度,不时地有外人搅扰,环境陌生而引起的心力交瘁感,以及没有与同事私下交谈的机会等等。这些环境因素会影响与会者的注意力,从而导致效率的低下。为与会者布置好会议环

境,使之有利于会议的顺利进行,一般来说,室内会场应考虑以下因素:

一是光线。照明要明亮而不耀眼,通常使用人造光源。亦可利用阳光,应备有窗纱,以防强光刺目;使用人造光源时,要合理配置灯具,使光线尽量柔和一些。二是声响。室内应保持宁静,房间不应临街或施工场地附近,门窗应能隔音,周围无电话铃声、脚步声等噪音干扰。三是温度。室内最好能使用空调机和加湿器,以使空气的温度与湿度保持在适宜的水平。温度在20℃,相对温度在40%～60%之间最合适。一般情况下,也至少要保证空气的清新和流通。四是色彩。室内的家具、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。五是装饰。谈判活动的场所应洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子,简单舒适的座椅(沙发),墙上可挂几幅风格协调的书画,室内也可装饰有适当的工艺品、花卉、标志物,但不宜过多繁杂,以求简洁实用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清。

场地装饰

会场设置包括会场地点、大小、形式的选择和色调、装饰布置、附属设施及座次排列、也包括相关或毗邻的建筑物、通道和区域的美化等。利用色调、尺寸和装饰进行会场设计布置,是适应会议中心内容的需要,起到突出会议主题和烘托气氛的作用,达到企业宣传的实质目的,拟订布置会场的方案时,要讲究一定的科学性、合理性和艺术性,更应细致周到,大致考虑的项目如下:

主席台会场主席台是与会人员瞩目的地方,也是会场布置的重点。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台后方通常会搭建起一块主题衍架背景(彩喷材料)板,背后悬挂会标或旗帜,大型会议在底幕会标两边耍摆挂10面红旗;有些会议可在会场外建筑物四周竖一些彩旗,以烘托气氛;会议名称的标语悬挂在主席台上方。背景上有会议主题及主办机构信息;主席台上可适当摆放鲜花点缀;主席台要求红色地毯,绒布主持台;主席台设席位若干,主席台两侧挂大型白色投影幕,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭);主席台配置有线/无线麦克风、茶水杯(或者瓶装矿泉水)。

色调要与会议内容、对象、气氛相适应,能考虑季节因素更好。包括地毯、窗帘、桌布等。法定性、决策性会议,以褐红色、墨绿色为主,显示隆重、庄严的气氛;庆典性会议则以暖色调为主,显示喜庆、热烈的气氛。可将企业的色系(如某公司将员工的工作服定为红色、或将公司的产品定为兰色等)选择一下确定为幕布底色。另外,主席台的色调要注意整体的和谐,如是工作会议,主席台的布置基调应为蓝、绿色;如是庆典、表彰性的会议,主席台的基调应为红、粉色。室内会议的桌椅、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安排应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。晚会、舞会或智力竞赛的会场可用多种色彩的灯光渲染气氛,以显活泼热烈的效果。

幕布可选择一层幕,也可根据需要选择多层幕,但底幕应选用重质材料的,分幕可用轻质或亮彩材质的。在幕布的周围可加些具有舞蹈性的简单的配色构图或人物构图,这样既简练又大方而且还美观。整个幕布的色系要搭配得当,主次分明,特别要突出企业独有的特色来,当然喜庆是不可缺少的。此外,可在幕布底边处点缀些鲜花或气球等具有动感之物,这样会更佳。

微标在主席台或主席位的上方悬挂会标和会徽。会标一般要标明会议的全称,多用宋体,红底(蓝底)白字,有的会议如追悼会则用黑底白字。主席台底幕上有时需要加挂微标,如党徽、司徽、会徽等。将公司的商标(如果企业的商标比较美观的话)作为幕布的“幕眼”镶于幕中。

标语会场入口处及会场内是给与会者进出时的首先印象,可适当悬挂

些鼓动性、庆祝性的标语。标语应该是口号式的,字数不宜过多。也可以用气球悬挂。大型会议入口可设置贴有会标的拱形气模1～2个,会议主席台上方悬挂横幅一条,两侧面分别再挂两条(也可不挂),以作欢迎和明示主题之用。庄重严肃的会场悬挂的会标通常是红布作底衬,再印上白色的字幅。小型会议,在会场前面的墙上或黑板上可以剪贴或写上字体端庄的会标。会标可用黑体、楷书、行书、隶书等字体来表现。

桌椅会场用的桌椅也有讲究,视不同会议的不同需要决定是否用桌椅,用什么样的桌椅。座椅有软椅、硬椅之分,软椅中又有沙发、扶手椅、一般软椅之别。本着既要开好会,又要考虑到与会者身体需要的原则,不同类型的会议需要摆放不同的座椅。

指示牌指示标志对于与会者迅速地找到会场位置非常重要,指示牌要注意统一整个会议的VI标识;统一VI的胸牌,可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份,更加容易识别和协调人员;要在签到处和贵宾位置设置桌牌,以便使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置。

视听器材黑板(白板)、幻灯机、投影机与放映机等应被视为一般会议所用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文图,应让全部与会者都能看清,而且应提前准备就绪以便随时启用。音响(扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风等),声像(立体电视、激光、全息电影、组合录像、专业摄像摄影设备。电脑控制的多镜头幻灯)组合电源插座等以及同声翻译系统必须事先调试好,根据需要语种提供声道翻译,应将发言大致领域及特点提前告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。

报到台供来宾签到或咨询以及办理手续的地方,在报到处的后方设置签到处背景板,更能体现会议的专业性;报到台的设计要根据需要用中英文字母醒目标出,才能引起来宾注意。

花摆花草是软性的视觉注意力,根据会议性质和主题需要,在主席台底幕下、主席台与代表席的隔离处、讲台和会场四周可适当摆放若干花草盆栽。以表达会场的热闹,生气,但不失庄重。VIP室、签到桌及讲台等位置一般都应放置鲜花,开业典礼及其他庆典往往还需要花篮花门等装点,在主席台后侧适当摆些棕榈树、花草植物盆栽,显得既庄严又朴实。这对烘托会场气氛,营造优美的环境很有好处。

花篮开业祝贺、大型活动的开幕式或文艺晚会闭幕式等场合内外摆放花篮若干个,可作为氛围支持。这类花篮一般体量较大,常用规格为1.5米～2.5米落地式大花篮。构图多采用对称的扇面形或等腰三角形。上层篮花要求端庄大方,下层腰花的构图可稍微活泼一点,但应与上层呼应。常用花材以唐菖蒲、月季、香石竹、菊花、百合为主,不同季节搭配一些时令花材。衬叶主要用苏铁叶、棕榈叶、鱼尾葵或软叶刺葵叶,也用蜈蚣草叶等。

其他需要根据不同的场地情况和不同的主题要求进行配置,这样可以体现大型会议的专业性,使服务更加周到和人性化。在会场安排固定摄影点1～2

个,提供饮水机,小型会晤室。会场内外提供资料样品展示台或展板。比较复杂的会场往往还需要其他很多装饰及布景(例如气球、字画、布艺、展示制作等),此外还需要根据不同会议需要作以下一些准备工作。如:

人、物租赁——礼仪小姐、舞龙舞狮、管弦乐队、锣鼓队,和平鸽、揭幕架、启动台、抽奖箱、展架、展板、展台、泡泡机、烟雾机、雪花机、旋风彩虹机、天女散花机、手动礼花炮、日景烟花,空飘气球、空中舞星、灯笼柱、卡通吉祥物、落地气球、放飞气球等。

礼仪用品——剪彩红绸球、启动球、电子鞭炮、奠基石、金铲、礼仪旗袍、绶带、揭幕、太阳伞、太阳帽、嘉宾名牌、三角串旗、彩旗、条幅、各种灯笼、剪彩托盘托布、金剪刀、剪彩金柱、皇家礼炮、电动礼炮、红绒布、航海舵、文房四宝。

鲜花植物——罗马花杯、罗马花柱、迎宾台花、演讲台花、胸花、手捧花、舞台时花、祝贺花牌。

座次安排

座位编排与会议成效的高低具有密切的关系,排列座次是会场布置的一项重要工作。企业大中型会议都需要排坐序,使与会人员有固定的座位,感到舒适方便,会场也显得整齐有序。主席台和主桌是排列重点,一般会议不排列。

主席台的座次会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员,安排座位时应注意以下惯例:依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中,然后按先左后右、由前至后按顺序依次排列。正式代表在前居中,列席代表在后居侧;为工作便利起见,会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座;主席台座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到薄或会议手册上标明;在主席台的桌上,或与会者个人座位的左侧放置姓名台签。

其他人员的座次小型会议室的座位,应考虑与会者就座的习惯,同时要突出主持人、发言人。要注意分清座位,一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。中大型会场内座位。代表会议、工作会议、报告会议等类型的会议需要安排场内其他人员的座次,具体的安排方法有三种:

横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列座次的方法。选择此法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排列列席代表或成员。

竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次,选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列,或以会场中心座位为基点,向两边交错扩展。

左右排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序,以会场主席台中心为基点,向左右两边交错扩展排列座位,中国传统习惯以左为上,排在第一位的居中而坐。以此为基点,其余的以居中者的左手方为第一顺序,一左一右,依次排列。

场内座位的区划由于一些中大型会议参加的人员多,会场的区域过大,使参会人员不易迅速找到座位,常常影响会议按时召开,降低了会议的效率。有些会议参会者在会议中的角色不尽相同,例如表彰、发奖大会,一些代表是表彰对象,在会议中要上台领奖,为了有序和方便起见,一般都会事先划分专门的区域,以便统一就座或有序地进、退场:根据会场的整体布局,划分出ABCD等大区域。按照场内座位排号分区,每个单位各占几排;或正式代表坐前,列席代表坐后。有条件的印制座次全图。

总而言之,企业会场布置要本着宾客第一的原则,以务实、高效的精神、一丝不苟、精益求精的宗旨为与会者提供全方位、多元化的礼仪服务,将企业会议活动装饰得尽善尽美,为我们的企业形象增添异彩!需要注意的是,不论企业会议的规划有多详尽,对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前我们对会场不作最后的审视,则有可能会出现纰漏,甚至可能会功亏一篑,因此,在开会前的半小时至一个小时内,企业会议主办方负责人最好亲临或是派人到会议现场督促检查工作是否做好,以确保会议取得圆满成功,尽显实效。