秘书实务与案例分析

秘书实务与案例分析（精选6篇）

秘书实务与案例分析 第1篇

秘书实务与案例分析

第二章

秘书工作基本要求

案例分析

案例1：上司办公桌上的机密文件

琳达是费希德（上海）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的电话铃响了，琳达过去接电话时，发现上司的桌子有份印有“公司机密 不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。

b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的机密文件。

c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。

d、给老同事艾玛打电话，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。

e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案e 公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。

案例2：秘书工作的基本原则

琳达是腾飞仪器（北京）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项：

a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主张，而是在请上司确认之后再处理。

b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司机密，所以，即使知道了也要装作不知道。

c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。

d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。

e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案d 企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份内工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。

案例3：上司自己的工作出错

琳达是香港玛丽制衣（深圳）公司总经理秘书。这天上午，琳达一边在前台值班，一边润色给总经理起草的发言稿。当琳达正在给一位新来的客人沏茶时，行政部经理过来说总经理急着要看发言稿。琳达说还有点没改完，如果总经理急着要，那就请他帮忙把把关再送给总经理，他说没问题。但中午的时候行政部经理对琳达大发脾气，说总经理对发言稿很不满意。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、由于当时太忙，没有仔细检查，我下次一定注意！b、我当时就给你说清楚了还没改完，你应改完之后再交给总经理呀！

c、实在不好意思，我今后一定注意！d、头，别太在意，就是总经理自己不也经常出点小差错吗？！

e、总经理也是鸡蛋里面挑骨头，有点小毛病自己随手改改不就完了吗？！

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案是c。

秘书在发现工作出现失误之后，无论什么原因，在第一时间道歉，表明了你的人品和态度。秘书不论在什么情况下都要诚实和谦逊。

案例4：恋人的工作变动

琳达是普天制药（中国）公司副总经理的秘书，她的男朋友是公司市场部杰克。他俩准备在今年国庆节结婚，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开司务会，讨论人事问题，琳达来到会议室为大家添茶。

“最近香港分公司的刘勇病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替他„„”人力资源部的胡经理说。

“派市场部杰克去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。

“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。”

人力资源部的胡经理马上回答：“行！我们在月底前给杰克办好调令。”于是杰克去香港工作的事就这样定下来了。

这天下班后，琳达和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想蜜月旅行最好还是去新马泰„„”克杰说着，递给琳达一本精致的新马泰旅游小册子。现在琳达感到十分苦恼。不仅下半岸结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。

b、到时候再说吧！c、默默无语。

d、胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗？ e、好，我俩就去新马泰旅游。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案是e 只要琳达的态度有些不自然，就有可能引起杰克的怀疑；他肯定会追问，如果琳达不说出真相，则有可能影响双方的感情；如果说出真相，则有可能泄密。的确，对于像琳达这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，就可以说它是一种欺骗。但是，秘书的“秘”就是秘密的“秘”，无论哪家公司都不能容忍秘书泄密，而在所有的公司机密中，人事是秘密中的秘密！

第三章 秘书的专业知识

案例分析

案例1：秘书的日常工作

琳达是罗格精密仪器（北京）公司销售部经理的秘书。她是秘书新人。下面是她平时做的工作：

a、由于不了解上司的一些工作习惯，所以经常向自己的前任请教。

b、上司外出办事回到公司的时候，即使他自己不说，也给他沏茶或泡咖啡。

c、每天上班之后，计算好上司到办公室的时间，提前为他整理好办公室。

d、上司什么都不说准备外出时的候，问上司去什么地方。

e、因为上司容易忘事，所以，经常根据日程表口头提醒上司。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案是d 作为秘书，最好知道上司去什么地方，这样就便于日程管理。但是，有时上司并不希望秘书知道自己去什么地方了。这的确让秘书为难，不过，作为助手，秘书只能自己去观察和分折，直接问上司去什么地方是不合适的。

案例2：销售部送来的文件

琳达是格林路桥设备（上海）公司财务部经理的秘书。这天上午十点左右上司正在与部下奥尼尔商量工作，销售部的秘书艾丽拿着一份文件过来了。她说她的上司想请琳达的上司大致看一下这份文件，如果没什么大问题，她就马上把文件带回去。上司商量工作估计还要10来分钟。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、因为上司正在商量工作，对方又比较急，所以，写个纸条递达给上司，问他如何处理。

b、因为上司商量工作只有10来分钟就结束了，所以问艾丽能否稍等一会。

c、因为上司现正在商量工作，所以让艾丽给自己的上司打电话，请示这事怎么处理。

d、如果可以的话，先把文件放在自己这里，待上司看过之后，就马上告诉艾丽。

e、因为商量工作还有10来分钟结束，所以请艾丽先回自己办公室去，上司商量工作一结束就马上通知她。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案c 罗丝拿文件过来是想让琳达的上司看完后当场拿回去的，而琳达的上司正在商量其它工作，所以，琳达应积极提建议解决问题而不是简单地让罗丝去请示她的上司怎么办。

案例3：上司打高尔夫球

琳达是红桥投资（中国）公司的总经理的秘书。今天是星期五。十点来钟，琳达在去上司办公室送邮件时，正听见总经理在与朋友打电话：“前一向太忙了，好久没打高尔夫球了。你明天有空吗？好，那就这么说定了，明天下午一起去打高尔夫球，放松放松。”一点钟左右，高尔夫球俱乐部的客服人员给作为俱乐部VIP会员的总经理来电话；中午总经理外出应酬还没回来，琳达接的电话。对方问总经理明天去不去打高尔夫球，如果去就给他预留位置。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、也许可以去，你们先留个位置吧！b、明天肯定去！c、我不太清楚。

d、我需要请示一下再答复你！e、我们总经理太忙，说不准！

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案是d。

总经理是打算明天去打高尔夫球，但他并没有直接给琳达下达订位的指令，所以，回答对方要请示上司后再作答复，既没有自作主张，又体现了积极主动的精神。

案例4：上司的日程“撞车”

琳达是琼斯环境（上海）公司市场总监的秘书。中午十二点过，上司对琳达说：“我中午跟朋友约了一起吃饭，所以下午上班可能要稍为晚一点回来。”下午l点钟，苏州昆山天昌公司的刘总来找上司，他说是和上司约好的。看来这事是上司忘记给琳达说了，琳达只知道上司从1点半开始要听取市场部李伟的工作汇报。现在面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、对刘总说，请稍等，既然你与上司约好了，那就在上司回来之后，听取市场部李伟工作汇报之前与你先谈。

b、对刘总说，请稍等，既然你与上司约好了，那就在上司回来之后立即与你面谈。然后给李伟打电话，说汇报的时间可能要推迟。

c、告诉刘总，说上司回来的时间比较晚了，而他与上司商量的问题又比较花时间，所以先回去再约时间。对李伟说原定的时间不变。

d、因为上司回来之后马上就要听取李伟的工作汇报，所以，琳达向刘总承认她也不知道上司回来后会怎么处理这件事。

e、琳达对刘总说，上司可能要晚一些回来，请他稍为等一会，上司回来之后怎么处理到时候再说。她对李伟说汇报的事也要等上司回来后再说。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案b 因为琳达不知道上司与刘总有预约的事，不知道上司是怎样考虑这件事的，所以不应该对刘总说上司下午的其他安排。李伟是公司内部的人，所以请他把时间推迟是比较稳妥的。

第四章 秘书的社会常识

案例分析 案例1：英文缩写

下面是5个时事用语的英文缩写，请从中挑选出一个你认为不合适的。b a、WTO＝世界贸易组织 b、CPI＝工业品出厂价格

c、GDP＝国民生产总值

d、OPEC＝石油输出国组织

e、IMF＝国际货币基金组织

案例2：戏剧

梅兰芳是我国优秀的（）表演艺术家，请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（d）内。

a、黄梅戏

b、越剧

c、豫剧

d、京剧

e、川剧

案例3：市场营销用语

以下是5个市场营销用语，请从其中挑选出一个你认为不合适的填到（d）内。

a、消费者＝购买产品(或服务)的人

b、媒体＝报纸、杂志、电视、广播和网络等 c、市场调查＝通过一定手段找到消费者需求的行为 d、促销＝通过降价方式来刺激消费者购买欲望的活动 e、市场占有率＝在市场上的所有同类产品中自己的商品所占的比例

案例4：我国古代哲学家

《道德经》是我国伟大哲学家（）所著，请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（e）内。

a、孟子 b、孔子

c、庄子

d、孙子

e、老子

案例5：金砖四国

当前国际上所谓的“金砖四国”是指哪几个国家？请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（c）内。

a、巴西、俄罗斯、南非和中国 b、墨西哥、俄罗斯、印度和中国 c、巴西、俄罗斯、印度和中国 d、巴西、日本、印度和中国 e、美国、俄罗斯、英国和中国

案例6：企业财务报表

要了解一个企业资金的使用情况，主要是看（）。请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（d）内。

a、进货台帐 b、损益表 c、现金流量表 d、资产负债表 e、销售台帐

案例7：科技词汇

人们对“不明飞行物”一般都用（）来表示。请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（e）内。

a、克隆

b、DNA c、纳米

d、干细胞

e、UFO

案例8：莎士比亚

莎士比亚是（）伟大的剧作家，请从以下5个选项中挑选出一个你认为合适的填到（c）内。

a、美国

b、德国 c、英国 d、法国

e、意大利

第五章 管理上司的办公室

案例分析

案例1：早晨整理上司的办公室

琳达是施露化妆品（上海）公司财务总监的秘书，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。下面是她整理上司办公室时做的一些工作：

a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。

b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎，需不需要浇水。

c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。

d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。

e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够，需要添加。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 写字台的抽屉属于上司的私人空间，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司没有指示的情况下，即使是秘书，去整理上司的抽屉也是不合适的。案例2：上司感觉身体不适

琳达是莫尔食品（成都）公司总经理的秘书。这天总经理上班后不久，就对琳达说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、知道总经理的老毛病又犯了，马上到柜子里把备用药找了出来。

b、向总经理建议：“您太疲劳了，回家休息吧！” c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找总经理了。

d、马上调整总经理的工作日程，取消一切约会。e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题d 秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。但是，不能表现得过份了，因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你可以表示自己的担心，但你不能替上司发号施令。上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。

案例3：在上司上班之前

琳达是施朗化工仪器（北京）公司总经理的秘书。下面是琳达这天早上在上司上班之前做的工作：

a、上司来电话说他临时有点事，要十点后才能到办公室，所以，琳达通知了各部门的经理秘书。

b、因为上司来电话说要晚一会儿到办公室，所以，琳达比平时多花些时间清扫上司的办公室。

c、查看上司当天的日程表，发现上司当天的日程安排要变更，马上打电话与有关人员确认。

d、把上司每天上班后必看的报纸整齐地放到上司的办公桌子上，并将上司感兴趣的文章标题用红笔打上波浪线，以引起上司的注意。

e、行政部经理来电话，说上司上班后请马上通知他，他有几件急事要请示上司，琳达同意转达。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案a 虽然上司上班要晚一会儿，但那只影响与上司面谈的人或相关会议，琳达只需要与这部分人联系。那些今上午与上司工作没有关系的人或部门就没有必要打招呼，所以给所有部门经理秘书打电话是不合适的。案例4：上司与客人的会谈超时

琳达是唐龙投资（中国）公司总经理的秘书。按昨天下午下班之前定好的日程安排，总经理今上午九点半到十点一刻与河北大地公司的刘总会谈；从十点半到十一点半跟青岛海洋公司的李总会谈。十点一刻，青岛海洋公司的李总如约而至，琳达请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到总经理办公室，向总经理暗示另外的客人已到；可总经理对琳达的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见青岛李总等得有些不耐烦了，琳达只好又一次来到总经理办公室，她递给了总经理一张纸条：

a、“总经理，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“总经理，李总已到。还让李总等多久？”

c、“总经理，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”

d、“总经理，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”

e、“总经理，李总已到。我怎么向他解释？” 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题b 总经理在看到你的“还要让李总等多久？”纸条后，既不会感到你给他压力，也不会感到很为难，他只要在你的纸条上写上“5分钟”或“30分钟”就行了，而不要回答“怎么办”或“怎么答复对方”这类问题。

第六章 电话实务

案例分析

案例1：接受指示时来电话

琳达是冰川钢铁（中国）公司总经理的秘书。下周就要召开全国经销商大会了，这天上午琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示的时候，她办公桌上的外线电话响了。琳达只好对上司说了声“对不起”后回自己办公室接电话，结果这电话是找上司的。而对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、问对方是什么事情，如果是急事就转给上司。b、说上司现在很忙，问对方可不可以先找公司的其他人。

c、像平时一样问对方是什么事情，她帮助转达给上司。

d、告诉对方说上司正在商量工作，完了之后就马上打电话给他。

e、说上司现在正在商量工作，完了以后再转达给上司。请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案c 即使秘书是在接受指示的过程中，如果外线电话响了（这意味着是由公司外部打来的），秘书就应马上去接电话，更何况这电话本来就是打给上司的。把对方的意思转达给上司，虽然会影响上司作指示，但这影响并不大，转达完了仍可以继续，所以，应像平时接电话那样，问对方是什么事情，她帮助转达给上司。

案例2：客人未能按时到达

琳达是伍兹餐饮（北京）公司公关部经理的秘书。这天下午上司要与北京天府餐饮公司的马总谈合作，约好从2点30分开始，可快3点了马总他们还没到。于是上司让琳达与对方的秘书确认一下。下面有5个选项：

a、“马总出门了吗，我们怎么还没看到他？”

b、“我们与马总约好是2点30分见面，他没有改变计划吧？”

c、“我们在等马总，他什么时候能到？”

d、“我们还没有看到马总，他是什么时候出门的？”

e、“你能跟马总联系上吗？我们联系不上他。” 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案d、“还没来是怎么回事？”这种直接问法多少带有责备对方的意思。其实，应相信对方也有时间观念，因此，对方来晚了，肯定在路上出现了什么情况，所以，应该体谅对方，因此，不宜直接问对方为什么还没到，而最好间接一点问对方。

案例3：开会时原则上不接电话

琳达是东讯电子（广州）公司董事长兼总经理的秘书。这天上午上司正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时，参加人员一般不接电话，等散了会再说。十点左右，朗日公司的总经理胡戈来电话找上司。朗日公司是本公司的大客户，胡总对琳达说他有急事要与上司商量。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能接听电话。b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？

c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会，我马上帮您去找找。

d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来接电话！e、胡总，实在对不起，我们表总不在公司。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题c 当你说帮对方去找找以后，你就可以去向上司悄悄汇报，听取他的指示，如果他认为事情不急，不愿意去接电话，那么，你就要这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知总经理上哪儿去了，回头见着总经理，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果上司愿意来接，你就可以说刚刚找到了丧总。这样，你既没自作主张，又照顾到了对方的面子。

案例4：上司不想接广告公司的电话

琳达是全能食品（广州）公司总经理的秘书。快到年底了，公司马上就要开懂事会了。由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。这天上午十点左右，广告公司的总经理郑斌来电话，想就明年的广告代理问题与总经理交换一下看法。正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的广告问题，就对琳达说：“不就是明年的广告的事吗？现在没时间！” 面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、郑总，我们总经理今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗？

b、郑总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。c、郑总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。d、郑总，关于明年的广告问题，跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗？

e、郑总，我们总经理今日身体有些舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题a 一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契，她能理解上司的每一个意图。在年终这个事情繁杂，再加上业绩欠佳的时候，上司的心情烦躁，说些言不由衷的话是很正常的，因此，在这个时候，应该更好地去了解和把握上司的，成为上司名副其实的助手。年底说忙，对方完全能理解，这样，待上司心情好些之后，上司自然会与对方联系。

第七章 接待实务

案例分析

案例1：上司在走廊上聊天

琳达是梅隆娱乐（上海）公司市场部经理的秘书。这天上午十点钟，上海阳光文化公司的徐总如约准时到了。琳达把客人领到会客室后，去上司办公室通知上司，可上司没有在办公室。琳达出来一找，发现上司站在走廊上和公司营销总监说话。而对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、对上海阳光文化公司的徐总说：“我们经理现在不在座位上。按理他应在座位上，我再去找一找，如何？”

b、上司正在与公司营销总监说话，看样子上司知道预约的客人到了。为了引起上司的注意，琳达走上前去悄悄说预约的客人到了。

c、对正在与公司营销总监谈话的上司说：“不好意思，打断你们的谈话。您预约的客人已经到了。是否还让他等一会儿？”

d、对正在与上司谈话的营销总监说：“不好意思，打断你们的谈话。预约的客人已经到了。你们的谈话是否可以等一会儿再继续？”

e、对上海阳光文化公司的徐总说：“实在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的话，我们另约时间见面好吗？”

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案c 即使是在与公司营销总监谈话，也要优先考虑预约而来的客人，所以，必须将客人已到的信息传递给上司。当然，上司与公司营销总监的谈话也许就快完了，也许还要稍等一会儿。但不管怎样，琳达还要问一下上司的意见。案例2：客人提前到达

琳达是斯迈尔机械（上海）公司总经理的秘书。这天下午2点，江苏万马公司江总来访。琳达看了看日程表，上司与江总约好是3点见面，现在对方提早1小时到了。上司正在开会，估计3点左右结束。于是琳达与江总进行了下面的一段对话：

a、琳达：“可能我听错了，听总经理说你们约好的是3点？”

江总：“实在不好意思„„我记得似乎是2点。”

b、琳达：“不知是谁弄错了，反正今后注意一些就可以了。”

江总：“那现在总经理正忙着吗？”

c、琳达：“实在不巧，总经理正在开会。我去问一下他，请您稍等一会儿，可以吗？”

江总：“给你添麻烦了！”

d、琳达：“会议还有30分钟左右结束，您能再等一会儿吗？”

江总：“那我就再等一会儿吧。”

e、琳达：“那这边请，我带您去接待室。”

江总：“谢谢！”

请从上面5句话中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案是b。

既然对方说了“实在不好意思”进行了道歉，秘书就没有必要再提醒对方“今后注意”了，更何况对方是老总，是上司的客人。

案例3：上司在外面预约的客人

琳达是联合日化（北京）公司销售部经理的秘书。这天上午，一个琳达不认识的客人来访。对方自我介绍，他是琳达的上司在拜访客户时认识并预约的客人。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、对客人说由于是上司外出时预约的客人，自己不知道，所以表示道歉。

b、对客人说，自己没有听上司说过这事，问客人上司是在什么时候和在哪儿与他预约的。

c、对客人说等会儿上司会打电话回来，她会转告他，并问对方是否可以给自己一张名片。

d、上司回公司的时候，一边转交客人的名片，一边介绍来访客人的样子。

e、对上司说，如果在外面预约了客人能否提前告诉自己？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。答案是b。

上司在外面预约客人，没有告诉秘书是很正常的。既然是上司预约的客人，那就没有必要问对方上司是在什么时候和地方预约他的，给对方造成一种不信任感。

案例4：不作自我介绍的客人

琳达是斯泰电子（上海）公司总经理办公室的秘书。这天上午琳达正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。琳达马上站起身迎接客人：“您好！请问您是„„”“我找你们老总！”客人说着就要里走。面对这种情况，琳达应该如何处理？下面有5个选项：

a、对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。

b、对不起，先生，请你填写会客登记表。c、先生，你不能进去，否则我叫保安了！d、先生，您预约了吗？

e、对不起，先生，请问您贵姓„„

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。答案是e。

你再次让客人自我介绍，不仅很有礼貌地阻止了他往里闯，而且给客人创造了第二次自我介绍的机会。在现代商业社会，你第一次可以鲁莽无礼，但你不能一而再再而三地无礼。所以，只要对方还有起码的教养，他就会停下来作自我介绍。

第八章 信息收集实务

案例分析

案例1：新总裁即将来视察工作

琳达是北京中海集团大连分公司总经理秘书。新上任不到十天的集团公司总裁下周星期一要来大连视察工作。为了做好接待准备工作，琳达给总裁秘书打电话，了解总裁的有关信息。下面有5个选项：

a、总裁多大年龄了？ b、总裁的家住在哪儿？

c、总裁的性格如何？

d、总裁原来到过大连吗？

e、总裁喜欢吃什么菜喝什么酒？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案b 新上任的总裁来视察工作，当然要接待好；要接待好总裁自然要了解总裁的一些基本情况，如多大年纪，是否第一次来本地，喜欢吃什么菜，喝什么酒，等等。但至于总裁的家住在什么地方，它与本次接待没什么关系，所以问这个问题是不合适的。

案例2：两个经理之间有矛盾

琳达是鸿达玩具（苏州）公司总经理的秘书。总经理刚从上海的集团总部调来不久。琳达在与总经理接触过程中，无意中知道了总经理准备派销售部经理张明和市场部副经理龙峰去参加下个月在莱比锡国际玩具博览会的想法。他俩几年来一向不和，这在公司里几乎是公开的秘密。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、如果总经理问自己派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。

b、主动向总经理报告，听销售部梅倩说，他俩曾在饭堂动手打过架。

c、如果总经理问自己他俩的关系如何，就说他俩因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。

d、如果总经理不问自己就不说这件事。

e、如果总经理问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题c 上司每天要接收很多信息，如果秘书把管理人员个人之间的矛盾这种小事也汇报给上司，那就会对上司造成“信息污染”。但是，当管理人员个人之间的矛盾有可能会影响上司的决策之后，作为助手，秘书应把这种矛盾作为“信息”提供给上司。至于上司根据你提供的信息如何作出决策，那是上司的事情。对上司决策有用而且是必需的才能称之为“信息”。

案例3：该不该打“小报告”

琳达是腾越机械（北京）公司总经理的秘书。这天快下班的时候，琳达与总经理确认好明天的工作日程安排之后，与总经理天南海北地聊起来，从人情世故到家长俚短。总经理突然对琳达说：“市场部经理邹敏马上就要回家休产假了，我觉得销售部的程军不错，我想提他当市场部经理，你看怎样？”虽然琳达对程军没多少直接的了解，但知道他在公司的口碑似乎不太好，前天财务部的小芸还悄悄地告诉琳达，说她前些天在一家餐厅偶然看到了张军带着老婆孩子吃饭，可第二天就以宴请客户的名义来报销餐费。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、我不太了解。b、这个人很有能力。c、这个人爱占小便宜。d、那天报销餐费„„ e、总经理你说合适就合适。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题d 作为上司的助手，秘书在一般情况下不应卷入公司内部的人事纠纷，但在上司已经问到你的时候，那你就有责任把你所收集到的人事信息向上司汇报。至于上司会怎样判断你提供的信息价值，那是他的事。

案例4：上司的隐私

琳达是通联电信（中国）公司营销总监周涛的秘书。前天上司把琳达叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要去香港出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给琳达一张写着地址的纸条。第二天，根据上司提供的地址，琳达将礼品送给了一位住在亚运村的年轻漂亮的女士，看她的样子，似乎与周总的关系比较暧昧。”一天，公司总裁问琳达：“近来公司好象有人在议论周总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？”琳达明白总裁实际上问的就是帮上司送礼的事。面对这种情况，琳达应该怎？下面有5个选项： a、“前几天周总的老师过生日，由于要出差，他让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“对周总的私事我不太了解！”

c、“上个星期五下午，我帮周总送了件礼物给住一位住在亚运村的年轻漂亮的女士。”

d、“上个星期五下午，我帮周总送了件礼物给一位住在亚运村的小姐，看她的样子，和周总的关系肯定不一般。”

e、“最近一段时间我与周总接触不多。”

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题c 在一般的情况下，秘书对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。但是，实事求是，如实向上司（包括上司的上司）汇报，这是每一个做秘书的天职。也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。

第九章 上司的日程管理实务

案例分析

案例1：不便安排约会的时间

琳达是北欧皮具（上海）公司销售部经理的秘书。琳达在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项：

a、上司下班之后不安排约会

b、上司出差回来上班的第一天不安排约会

c、琳达自己工作扎堆的时候不安排约会

d、上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会

e、中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息。秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。

案例2：制定日程表的方法

琳达是日朗船舶（中国）公司公关部经理的秘书，专门负责上司的日程管理。下面有5个选项：

a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。这四种表格相互衔接，滚动执行。

b、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。

c、当上司打算外出时对你说“我出去一下”，你除了说“我知道了”外，其它什么都不要一说。

d、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地记入日程表。

e、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 当上司对你说“我出去一下”，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。

案例3：上司临时改变日程

琳达是皇冠服饰（上海）公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：“明天早上一上班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午10点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他联系一下，最好把时间推迟到明下午2点钟之后。”琳达按照上司的指示开始工作。下面有5个选项： a、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说希望将明天上午10点的约会推迟到明下午2点之后。

b、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说上司因为有急事要去大明公司，请对方予以理解。

c、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说如果明下午2点方便的话，我们就等待他的到来。

d、佳琪公司的欧阳经理说明下午2点能准时到达，于是问上司明天几点能从大明公司那里回来。

e、与行政部联系，更改明天使用接待室的时间，并更改上司明天的日程表。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案b 在现代商业交往中，提前更改预约的时间是很正常的，一般人都能理解和接受。但是，如果你告诉对方上司是因为另一家公司而改预约的，那就会给对方一个你优先其他公司而不重视他的印象。在这种情况下，你只需要告诉对方你有急事要改变预约时间就行了，告诉对方变更的理由是不适合的。

案例4：给上司安排约会

琳达是东川投资（中国）公司总经理的秘书。琳达每天都要接到一些客户的来电来函，要求她安排时间与她的上司面谈，因此，下面是琳达在安排上司约会时考虑的一些问题：

a、一开始就问对方希望面谈的时间，尽量满足对方的要求。

b、如果不能满足对方希望的时候，就请对方再提两三个方便的时间，自己调整后再通知对方。

c、如果对方很着急，在问清了理由之后，只有有空就近安排。

d、如果上司的健康状态不是很好的话，不直接告诉对方，只要求缩短面谈的时间就行了。

e、如果安排上司连续与两个客户面谈，之间至少要隔15分钟。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 当秘书在接受客户约会申请时，的确要考虑对方的特殊情况。但是，作为基本原则，秘书的安排必须得到上司的确认，所以，不能只要是你认为上司日程有空你就给予安排，这是非常不适合的。

第十章 会务管理实务

案例分析 案例1：接受会议筹备工作

琳达是秋野电机（上海）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向上司进行了确认，下面有5个选项：

a、这次座谈会大概有多少人参加？

b、我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗？

c、如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适？

d、会场上的桌椅摆“口”字形合适吗？

e、我在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 上司指示琳达来筹备会议，既然将会议日期和地点都定下来了，那什么时候去订会议室就是秘书份内的工作了，所以，问上司什么时候去预订会议室是不合适的。

案例2：会议场地的布置

琳达是鸿达家具（中国）公司总经理的秘书。这天上司对琳达说：“我想下个月召开全国各分公司经理会。最好在外面找个条件好一点的地方开，这事你负责办一下。”琳达与上司就会议的时间和预算进行了确认外，还就其它问题进行了确认。下面有5个选项：

a、除了要准备话筒和投影仪外，还要准备其它会议器材吗？

b、在征求分公司经理们的意见后再确定会场定在什么地方，可以吗？

c、会议名称用“鸿达公司分公司经理会议”合适吗？

d、在确认陪同分公司经理来开会的人数后，再去预约会场和住宿的房间，可以吗？

e、会议代表的午餐是准备盒饭还是在饭店里的餐厅就餐？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

答案b 上司指示琳达这个会是在公司的外面进行，作为会议的举办者，会场定在什么地方当然是由上司上司决定。因此，在征求分公司经理们的意见后再确定会场定在什么地方是不合适的。

案例3：需要上司确认的会务工作

琳达是旭君五金（中国）公司营销总监的秘书。这天上午上司开完例行的司务会回来后对琳达说，下个月初的市场营销会议由他主持，让琳达做好会议准备。琳达就会议的相关问题向上司进行了确认。下面有5个选项：

a、下个月初市场营销会议的具体时间定下来了吗？

b、今天司务会讨论的是什么议题？

c、会议资料要马上开始准备吗？

d、会议资料基本上与上季度市场营销会议的相同吧？

e、可以马上请行政部预约上次营销会议租用过的会议室吗？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案b 公司让上司主持下个月的市场营销会议，琳达作为秘书，自然要帮上司做好会议筹备工作，如准备会议资料、确定会议时间、租用会议场地等。但今天上司参加的会议内容与琳达所要做的筹备工作没有什么关系，所以问今天的会议内容是不适合的。

案例4：在上司开会期间的工作

琳达是隆泰保健（北京）公司市场总监李涛的秘书。这天上午九点半，上司去参加总经理召集的会议时，说今天的会很重要，无论是谁找他都等开完会再说。下面有5个选项：

a、销售部刘经理来找上司，琳达说：“您先回办公室，李总开完会后您再过来。” b、上司的太太来电话，说有事找上司。琳达对她说：“李总正在开会不能接电话，请您回头再打过来。”

c、公司财务总监来找上司，琳达说：“李总正在开会。他开完会后，我再给您电话好吗？”

d、天津分公司吴经理来电话找上司，想了解公司对国庆节期间促销活动的统一安排，琳达说：“李总正在开会。会开完之后我们再联系吧？”

e、北京鸿星公司余总来电话找上司，琳达说：“如果方便的话，能告诉我您是什么事情吗？回头我们给您打电话。”

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案b 上司是交待了无论是谁找他都等开完会再说，但是，这只是针对一般的情况。如果出现紧急情况，那就另当别论。所以，当上司的太太来电话时，最好问一下是什么事情，根据事情的紧急程度确定是否转达，所以，简单地请上司太太回头再打电话是不合适的。

第十一章 出差实务

案例分析

案例1：请上司确认出差事宜

琳达是东方软件（深圳）公司总经理的秘书。这天上午上司开完会后对琳达说，他明天要去在杭州的总公司出差，让她帮自己做好相应的准备，于是琳达就出差准备请上司确认几个问题。下面有5个选项：

a、这次去杭州还有陪同你一起去的人吗？

b、有没有需要准备的资料？

c、你还是想住在西湖国际大酒店吗？

d、这次突然去总公司的目的是什么？

e、需要与杭州总公司那边的人打招呼吗？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d 作为秘书，为上司出差作准备是很自然的事。秘书要根据日程安排，帮上司安排住宿、工作所需要的资料等，但上司出差的目的与出差准备工作没什么关系，所以问上司出差的目的是不适合的。

案例2：为上司作出差准备

琳达是宙飞建材（成都）公司总经理的秘书。这天上午上司开完会回来对琳达说，他准备后天到南京去出差5天，与南京天鑫公司讨论合作事宜，让琳达帮他做出差准备，于是琳达开始帮上司做准备工作。下面有5个选项：

a、把飞机票和从财务部借的出差费交给上司。

b、把上司出差所需的文件资料交给上司。

c、按照上司的喜好，帮上司订好在南京住宿的饭店。

d、给南京天鑫公司总裁办打电话，告诉对方上司到达南京的时间，并请对方照顾好上司。

e、把出差日程表交给上司，并确定出差期间琳达每天用电话向上司汇报的时间。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d 上司出差之前通知接待方是理所当然的，而且上司在出差期间工作会更忙，所以，也更需要照顾，从这一点来说，秘书的工作做得很仔细。但是，你与南京天鑫公司仅仅是商业上的合作伙伴，因此，你主动请对方照顾好上司是不合适的。

案例3：上司出差期间的工作

琳达是伟达照明用具（中国）公司总经理的秘书。这天下午琳达收到全国照明用具行业协会的来函。上司是该协会的理事。她拆开信封一看，它是协会召开理事会的回执。下星期四能否参会，请在本周五之前答复。上司正在西北地区出差，要到星期六才能回来，现在又联系不上。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、查看上司的日程表，如果有空的话，就答复对方说上司参会。

b、不马上答复对方，等上司周六回来后再作答复。

c、因为这种会议很重要，等上司回来可能有些晚了，所以与协会联系，说如果没有特殊情况就参会。

d、因为联系不到上司，所以查看上司去年的做法。当发现上司去年也没参会时，就答复对方今年也不参加。

e、给对方打电话，说上司正在出差，能否等到联系上之后再答复对方。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d 上司是这个协会的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果没有特殊情况，上司就应该参会。现在联系不到上司，不知道上司的意图，所以秘书不能代表上司答复对方今年也不参会。

案例4：为上司出差保密

琳达是基固设计咨询（广州）公司营销总监的秘书。上午十一点多钟上司从总经理办公室回来对琳达说，他今下午要出趟急差，不需要琳达为他出差作什么准备了。临行前上司又嘱咐琳达：“我后天晚上回来，这两天不要给我打电话，而且要对部门经理以下的人保密。有什么事等我回来再处理。”上司走后琳达遇到了一系列的问题。下面有5个选项：

a、上司原定明天上午参加的客户座谈会，请销售部于经理代替上司出席。

b、市场部王经理送来节日促销方案，想请上司签字后实施，琳达把方案收起来后对王经理什么也没说。

c、给恒昌公司的刘经理打电话，说有事取消明下午的约会，向对方表示道歉。至于约会推迟到什么时候，回头再定。

d、因为今天下午要召开例行的司务会（部门经理及部门经理以上的人参加），给行政部经理打电话，说上司出差了不能参加。

e、财务部经理打电话来找上司商量工作，琳达说大后天再联系。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d

因为上司出差对部门经理以下的人都是秘密，所以，即便对行政部经理也不要多说。上司不能参加例行的司务会，只说有急事不能参加就行了。

第十二章 其他日常工作

案例分析 案例1：为上司招待客人订桌

琳达是信安鞋业（深圳）公司销售部经理的秘书。这天下午上司对琳达说，他想这个周末招待从香港来的朱先生，但在什么地方宴请朱先生他还没想好，让琳达帮安排一下。于是琳达为安排宴请的事请上司确认几个问题。下面有5个选项：

a、这次宴请大概是什么标准？

b、是吃粤菜还是其他别的什么菜？

c、您希望在市区哪一带宴请朱先生？

d、您希望在什么时候预订好饭店包间？

e、除您以外，我们公司还有其他人参加吗？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d 如果上司同意了你推荐的饭店，那就应当马上预订，以确保到时候有席位。因此，问上司什么时候预订好饭店包间是不合适的。

案例2：为上司印制名片

琳达是西北矿机（西安）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我的名片不多了，下周到北京参加国际矿机新产品研讨会可能不够用了，你再帮我印一些。”为了印名片，琳达请上司确认相关事项。下面有5个选项：

a、名片的内容没有改动的地方吧？

b、还是用现在的这种纸张印制吧？

c、还是像往常一样印3盒吧？

d、这次研讨会要用多少名片？

e、在这个星期五下班之前印好来得及吧？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案d 上司因为自己的名片不多了，所以让琳达帮他印一些。在印名片之前，琳达请上司确认名片的内容、纸质有没有变动，的确有必要，但是，参加研讨会只是偶尔碰上的，对印名片没什么直接关系，所以请上司确认在会上用多少名片没什么意义。

案例3：为上司选择礼品

琳达是施鸿投资（中国）公司总经理的秘书。上司昨天刚从兰州出差回来。今天一上班就对琳达说：“这次我到西北出差，兰州黄河公司的刘总给我帮了不少的忙，我想给他送件什么礼物，以表示我的感激之情。这事你帮我办一下。”于是琳达就送礼请上司确认了几个问题。下面有5个选项：

a、礼品大概在什么价位？ b、您有没有特别想赠送的物品？

c、什么时候送给对方比较合适？

d、您是不是还要在礼品盒里附一封您的亲笔信？

e、礼品直接寄到刘总的公司吗？

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。本题答案c 因为上司是在出差过程中得到了对方的帮助而要表示感谢，所以，寄给对方的礼品自然是越快越好，否则，礼品所要表达的心意就会因时间而被变淡薄，因此，问上司什么时候寄给对方是不合适的。

案例4：上司的女儿还在幼儿园

琳达是长盛机电（北京）公司销售部经理的秘书。由于上司的太太临时出国，这些天上司每天下班后都要去幼儿园接女儿回家。这天下午，上司与哈尔滨大龙公司冯总就合同谈到快六点都没有谈完；谈完之后上司还得宴请冯总。这时上司似乎完全把去幼儿园接女儿的事给全忘了。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：

a、装作不知道有这件事。b、上司让自己帮忙就去接。c、提醒上司该去接女儿了。

d、如果上司让自己去接就推辞，说自己晚上要去上课。e、提醒上司，说自己可以代替他去接。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。本题是e 去幼儿园接女儿，这看起来是上司的私事，但上司为了工作而牺牲了自己的私人时间而不能去接自己的女儿。如果不能按时去接，必然会影响上司的工作，因而去幼儿园接女儿不再是件私事了。秘书提醒上司说自己可以去接，表明了作为助手的积极主动精神。

秘书实务与案例分析 第2篇

随着社会需求的不断变化，高职院校文秘专业的主干课程《秘书理论与秘书实务》，也在紧紧围绕市场需求不断调整，课程名称由《秘书学》发展到目前的《秘书理论与秘书实务》，下面是浅谈秘书理论与秘书实务课程。

《秘书学》突出了对学生动手能力的培养，适应了社会对技能型秘书人才的需求。并且，课时数在逐渐加大，大部分高职院校的课时数由以前的60课时增加到目前的.75课时或者更多，可见其主干课程地位在不断强化，课程建设逐步完善，形成了一门以办文、办会和办事为主要内容的实务性很强的课程。

在社会更强调学生实际应用能力的前提下，只是单纯增加课时数或改变名称并不能提高学生的实践操作能力，必须密切结合岗位所需，灵活运用各种教学模式，才能培养出高素质多技能的人才。在近的教学实践中，笔者在课堂教学中将课程重点定位在办会、办文、办事三大技能上，结合国家秘书职业资格鉴定的内容，围绕会服务、懂管理、多技能的目标，培养学生的服务意识、沟通能力和团队协作精神，并强化学生专业知识和技能。

教学模式的改革

为切实培养学生的实际操作技能，充分调动学生参与到教学过程中，我们在行为引导型教学法的基础上，参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出适应学生实际的任务驱动下的项目导向式的教学模式。即课堂教学活动以完成项目任务的过程为中心，学生在教师的启发引导下，通过参与任务解决过程，发现问题、提出问题，激发自主学习的热情，这种模式由传统的教师教学变为学生求学、索学。

环节一：案例引入 激发兴趣

教师首先向学生分别介绍一次成功和失败组会的案例，使学生对会议组织树立起一个感性认识，案例最好是教师的亲身经历，或是学生经历过的会议，这样学生会兴趣很浓。此时教师抛出第一个问题：请分析组会成功、失败的原因。在互动提问的过程中，引导学生总结归纳，组会的成败在于细节，细节决定成败，使学生加深印象。

环节二：任务提出 项目驱动

教师向学生提出组会任务。最好结合学院实际工作，如教师表彰会、年度总结会和教师培训会等，或根据专业情况组织公司客户恳谈会、新闻发布会等。然后教师利用多媒体放映会议视频，在学生观看视频前，提出观看的重点，让学生带着问题观看，并结合视频说明会议的目的、形式、组会人员、组会环节等。

观摩后，根据任务让学生虚拟一个组织进行人员分工，如可成立某某公司办公室或某某学院办公室，进行会务分工，下设会务组、材料组、会场组、后勤组、保障组、客户组和新闻组等。

环节三：任务分析 团队合作

《秘书实务》教学实训改革与实践 第3篇

关键词：秘书实务,实训教学,改革

《秘书实务》是秘书专业的技能核心课程, 重视学生秘书职业技能的培养, 强调实训。实训即职业技能实际训练, 是指在学校控制状态下, 按照人才培养规律与目标, 对学生进行职业技术应用能力训练的教学过程。从时空上分, 有校内实训和校外实训, 包括教学见习、教学实训和生产实训。就教学实训而言, 其教学模式与传统的教学模式有很大区别。传统教学往往以“传递———接受”为主要模式, 教师是知识的传授者, 以教为中心, 将知识要点传授给学生;学生是知识的接受者, 主要通过上课专心听讲, 练习及课后学习来获得知识。这种教师单纯教、学生被动学的模式, 在一定程度上忽视了学生作为学习根本主体的存在, 教与学的互动较差, 学生缺乏主动性, 更谈不上技能的培养。以职业技能培养为目的的教学实训则通过模拟实际工作环境, 教学采用来自真实工作项目的实际案例, 教学过程理论结合实践, 更强调学生的参与式学习, 使学生能够在最短的时间提高专业技能、增长实践经验, 并逐渐培养团队合作精神。

针对《秘书实务》课程特点, 结合实际教学条件, 我们在实训教学中逐渐摸索出以下几种教学模式。

一、任务驱动+项目导向模式

《秘书实务》课程基本上都是围绕某一项任务或项目展开的。为切实培养学生的实际操作技能, 充分调动学生参与教学, 我们在实训教学当中, 参考现代教学理论, 在行为引导型教学法的基础上, 探索出适应学生实际的“任务驱动下的项目导向式的教学模式”, 即将课程的绝大部分内容进行整合, 划分为若干项目为导向, 以完成项目任务的过程为中心, 学生在教师的启发引导下, 参与到整个项目当中, 进而完成整个任务项目。总体教学思路:大任务———系列项目———给定项目———学生操作———师生总结。这种由传统的教师“要你学”变为学生“我要学”的模式, 激发了学生自主学习的热情。现以“会务管理”这一大任务为例, 介绍任务驱动项目导向教学模式。

步骤一:案例导入提出问题。教师首先向学生介绍一次“会务管理”的案例。案例的选择要典型, 如可以是学生曾经经历过的会议, 或者教师曾经参与甚至筹划过的, 以此来调动学生的兴趣。此时教师可以向学生展示办会过程中从筹划到开展及最后效果的各种文字记录、视频资料和图片资料。然后老师就可以提出第一个问题:如何做好会务管理?学生分组讨论, 在互动提问的过程中, 引导学生总结归纳, 指出会务管理的关键在三个环节:会前准备———会中服务———会后善后, 细节决定成败。

步骤二:任务下发项目导向。教师向学生提出“办会”任务, 往往以一个虚拟会议事件为开始。学生根据这一大任务进行人员分工, 如下设会务组、秘书组、会场组、后勤组、保障组、客户组和新闻组等, 小组成员按各自所属项目合作。

步骤三:任务分析团队合作。虚拟组织各成员进入角色, 对照各自给定项目任务进行分析。在学生讨论细分任务时, 教师可做适当的引导, 要求既要注重会前、会中、会后三个大的环节, 又要注重各环节中的细节, 对照会议录像引导学生互相补充完善, 将任务落实到每个人, 同时注重培养学生的团队合作精神, 让他们在相互协作中完成任务分工, 教师在现场进行具体引导和指点, 最后与学生一起确定整个会务的工作流程。

步骤四:独立操作自主完成。各组织成员在统一认识的基础上, 按分工开始正式运作, 先完成各自筹备方案的策划, 然后细化流程, 制定详细方案, 如会务总体方案、后勤保障方案、新闻报道方案、会场布置方案等, 这样既能锻炼学生的组织策划能力, 也能提高学生的写作能力, 同时对学生思考问题与解决问题的能力起到驱动作用。这个环节对培养实际技能具有极高的强化作用。因此环节耗时较多, 故安排在课下完成。

步骤五:学生讲解教师点拨。学生将会议方案做成PPT形式, 在课上演示讲解, 让其他学生提出问题, 这样能既锻炼学生的口才, 也能促进学生学会思考, 然后教师对各方案进行点评;采用启发式组织学生对整个接待流程进行归纳总结, 通过对比分析, 结合各自会议方案归纳会务工作组织中的知识点, 以此加深印象, 形成系统知识。

二、情景模拟驱动课堂教学

由于教学资源和教学条件的限制, 有些教学任务在校内无法采用真实任务驱动, 只能采取情景模拟的教学方式进行。中文系有专门的秘书实训室, 室内模拟秘书办公环境设计, 办公设施已经较为齐全。利用这个有利条件组织学生仿真实训。仍然以上文“办会”为例, 在五个步骤完成的基础上, 即可以采取情景模拟的教学方式仿真实训。

步骤六:课堂练兵项目实现。按照各小组的筹备方案, 学生自己模拟组织会议。由学生各自扮演会议组织中的角色, 在实训室进行实际组会, 进行模拟练兵, 意在使学生将会议流程总体模拟一遍, 积累办会经验, 体会办会中的各个细节, 锻炼其组织协调能力。同时, 也为学生展现各自才华提供一个平台, 充分调动学生实际操作的积极性。

步骤七:总结阐述项目评价。组会完毕, 按预先给出的评价项目, 由各小组互评, 互评时要同时阐述理由, 要指出如何改正完善, 让实际操作者心服口服, 目的是为学生积累经验吸取教训。然后教师对会议的组织情况进行总结, 各小组与教师共同根据评价结果给出学生本次组会的成绩。

按照上述七个步骤进行教学就始终把学生作为学习的主体, 通过主动学习, 将书本上抽象的理论变成实践的能力。教师主要起引导、点拨作用, 而更多的是把知识加以引伸, 使学生能够触类旁通, 最终目的是提高学生的组会技能。

其实, 课程的其他项目也可以采用此教学方法。比如, 讲“办文”这一项目任务时, 可让学生模拟公司相关人员, 如分别扮演办公室秘书、办公室主任、公司副经理和经理, 模拟发文和收文的各种程序的实际操作。学生在情景仿真模拟实训中能够进入角色, 通过老师和其他学生的点评, 同学们加深了对企业发文程序的认识, 锻炼了文书处理的能力。

三、“走出去, 请进来”开放式实训

秘书专业课程应突破单线课堂教学的封闭性, 开放教学活动, 充分利用课堂外广泛存在的教学资源, 对常规教学活动做有效的补充。目前, 我们采用“走出去, 请进来”的开放式实训模式, 让学生提前体验职业环境, 激发学生自主创新能力。

(一) “走出去”模式。

通过利用学院 (系) 各职能处室办公室, 将工作现场带进课堂。如我们安排文秘专业学生分组分时间段到系部进行秘书见习工作, 收到了良好效果。又如一些课程的项目任务我们采用课堂布置任务, 让学生分组开展调查研究、实习等的方式进行。这些课堂外的教学补充都是作为教学计划的有效组成部分, 而不是一种随机性的、临时性的教学安排, 从而保证其应有的教学效果。同时, 秘书专业的教学还可积极寻求与外之间的联姻, 建立较为固定和长期的协作关系, 将教学活动延伸到机关、事业、企业等单位中去。如我系与百色市档案局 (馆) 建立了教学实习基地, 这为我们的教学活动延伸提供了良好条件。

(二) “请进来”模式。

按照课程计划, 请学院一线秘书人员到课堂上给学生进行专题讲座。例如请曾经担任院办秘书的老师来到课堂就“如何做好一名秘书秘书人员”与学生进行座谈;请在化妆礼仪方面有丰富经验的老师到课堂就“秘书职业妆容与修饰”给学生进行现场培训;涉及到文档管理项目环节, 请档案室有丰富实践经验的工作人员来进行专题讲座。诸如此类的“请进来”模式, 效果良好, 学生受益匪浅。

秘书专业的实训教学应是一个动态发展的过程, 教师应有敏锐的嗅觉, 随时关注秘书工作的发展, 根据市场的需要, 及时调整实训教学内容和教学方法, 把握人才培养方向, 确保秘书实训教学效果。

参考文献

(1) 谢春红.谈情景模拟法在《秘书实务》课程教学中的运用[J].中州大学学报, 2012, 01.

(2) 袁红兰.项目式教学在秘书实务课程中的运用[J].人力资源管理, 2011, 07.

秘书实务与案例分析 第4篇

【关键词】中职生 ； 秘书实务 ； 案例分析法

【中图分类号】G71 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2015）7-0270-02

培养秘书专业人才紧紧地锁定在了培养该职业的专业能力与基本能力上，中职秘书实务课程也应当立足于此。该课程具有较强的应用性，对秘书实务课程的改进应当操作简单、容易观察，体现社会与时代的水准，要结合案例与实际，动静结合，便于更好的培养出合格的秘书人才。

1.案例分析法的基本含义

1.1案例分析法的依据

案例分析法必须服务于教学目的的实现、教学任务的完成，而不是猎奇图“新”，也不是随心所欲[1]。因此在运用案例分析法进行教学的时候，必须要依据教学大纲、围绕教材内容，绝对不能将离开了教材内容与教学大纲要求的案例运用到教学分析中，因为这样做会导致教学脱离原定的轨道，无法达到教学要求。因此，在运用案例分析法进行教学的时候，必须要依据教学大纲的要求，并明确选择与分析案例的目的性。

1.2案例分析法的实践性

案例分析法解决的都是理论联系实际方面的问题，因此具有很强的实践性。案例分析法教学的难点就是理论与实际的结合，而弱点就是理论与实际的脱节，同时案例分析法的着眼点也在于此。所以，案例分析法的运用必须将理论与实际相结合，而不能单纯的对案例进行分析。

1.3案例分析法的目标

实现对人才的培养是案例分析法的目标，必须将学生的积极性通过对案例的分析调动起来，致力于对学生分析与解决问题能力的培养。所以，案例分析法需要科学的对案例进行深入的分析。

2.案例分析法的作用

2.1增加教学中师生间的互动

传统教学模式中，学生是接受者，教师是传授者，而教师仅仅提供一些理论知识，学生只能囫囵吞枣一样的接受。但是在案例分析法这种教学模式下，师生之间形了互动的关系，这样的教学方式使得学生有兴趣积极的参与进来，能够将主动性发挥在一些课堂讨论与阅读分析案例的环节中。而在整个案例分析教学的过程中，教师始终担当着一个“导演”角色，“剧本”的选择不仅要符合教学需要，还要在课堂讨论的过程中起到因势利导、审时度势的作用。尽可能的使每个学生都能将自己的才能与智慧充分的发挥出来，进而获得最大程度的收效。案例分析法有着传统教学方法所无法比拟的优势，它能在活跃课堂氛围的同时，增强师生之间的交流。

2.2培养学生分析与解决问题的能力

案例分析法能够引导学生将所学习的理论知识当做工具，进而解决一些实际应用上的问题[2]。案例分析法中研究的问题都是错综复杂而又真实存在的情形，有隐含的也有外露的，需要学生通过不同的情景对问题进行发现与分析，最终找到解决问题的有效办法。在案例分析法教学中，会对学生严格的加以要求，因为案例分析法具有特殊性，它要求学生不再被动地接受知识，而是主动地接受并运用知识进行探索，在对教学案例进行分析时，能够运用掌握的分析方法与理论知识联系实际的进行思考、研究与分析。运用这种分析方法还需要学生能够开拓出新的知识深度与广度，从而能够积极的进行一系列富有创造性的思维活动，将学生在学习中的主体地位充分的体现出来。

3.案例分析法在中职秘书实务课程中的应用

3.1教学案例的选择

在中职秘书实务课上应用案例分析法，需要切合提高该课程的教学效果，应当保证科学、合理、正确的运用案例分析进行教学的应用，这样才能保证案例分析法发挥出最大限度的优势。应当从以下几点进行着重考虑，保证案例分析法在中职秘书实务课上的正确应用：

3.1.1真实性

因为案例具有认识的作用，学生能够从案例中了解秘书工作，对需要掌握的业务技术加以认识；假使，教师应用的教学案例严重失真，那么学生将会得到错误的引导[3]。因此，教师最好选择亲身经历过的案例，这样才能具有强烈说服力；案例的选择还应当与论题相符合，不能脱离出秘书工作的范畴，同时还需要与当时论及的问题相切合。

3.1.2接近性

案例选择的接近性从时间、地点、人物三个方面考虑。时间上，需要统一论题的案例，选择在近期发生的案例。比如说，三年前迎接新生时做的接待工作与今年迎接新生时做的接待工作，明显后者相比于前者具有更好的效果。地点上，发生案例的地点离教学地点越近越有更好的效果。人物上，如果发生案例发生在一个学生所熟识的人物上，那么印象将会更加深刻。

3.1.3幽默性

如果选择的案例不但真实，同时又具有幽默性，那么将在很大程度上吸引学生的学习兴趣，因此，在选择案例的时候，应当选择一些具有幽默性的案例。比如，一位外企经理对经常迟到的秘书说：“或者你换一块手表，或者我换一名秘书。”同时也可以使用一些学生比较熟悉网络用语或者是广告词汇，比如，可以引用“接下来，就是见证奇迹的时刻”来吸引学生的注意，进行对问题答案的剖析；用“一般人，我不告诉他”来暗示学生接下来讲解的是重点部分。教师在引用这些语句的时候，可以尽量模仿原版的声音特点，进而起到寓教于乐的效果，激发学生的学习热情。

3.2教学案例的运用

案例分析法中的重要环节就是教学案例的运用。通过案例事实能够帮助案例教学在教学内容与实际经验上进行有机的结合。案例分析法不仅继承了传统教学模式的精华，还能将正在发生或者曾经发生过的一些矛盾、危机与冲突事件作为教学案例并引入到課堂教学过程中，将学生的求知欲与思维的火花激发出来，并使其置身于案例的角色与背景之中，自主的对有效信息进行探求、对事实真相进行挖掘，最终形成决策选择并得出认知结论。endprint

3.2.1建设教学案例库

案例教学改革得以持续推进的基础就是对教学案例库进行坚持不懈的建设[4]。案例教学模式以案例库为运行的基础，如果没有一定容量与数量并较高质量的教学案例，就会使案例教学变得空洞。虽然说案例分析法来源于社会实践，但是不是说社会上发生的任何事件都能用于教学案例。在建设案例库的时候一定要考虑案例的真实性、接近性与幽默性。同时，这些案例也应当尽量接近秘书的工作与生活，使学生通过这些案例应用到以后的秘书工作中。全体教师应当积极地参与到案例的建设过程中，通过交流案例教学的经验能够营造出一种较为良好的气氛，使案例教学向一个新的水平发展。

3.2.2把握好案例分析与理论教学的关系

在诸多教学方法中，案例分析法仅仅是其中的一种，理论教学不能被案例分析所替代，而是应当在一定程度的理论基础上实施案例分析。有很多基础理论与知识不易从案例分析中进行讲解，案例分析法综合运用了各门学科中的知识，想要应用案例分析法，就必须要对基本的知识与理论有较深的掌握与理解。

3.2.3多媒体与口述相结合

对案例的口述是最为常见的方式，因而其方便、灵活，但是欠缺形象性与生动性。如果运用多媒体的教学手段将一些来自于影视片中的案例呈现给学生，那么将最大程度的保留原有的形象性与生动性。而且这种案例信息量比较大，学生可以从片中角色的举手投足间获得丰富的联想与启示。同时由于这种案例具有很强的隐蔽性，因此能便于学生提高发现问题的能力。

综上所述，想要培养出专业性的秘书人才，就必须紧紧地锁定在培养职业的专业能力与基本能力上。中职秘书实务课程应当合理的采用案例分析法，结合教材内容与教学大纲，并联系实际情况对学生的分析能力进行培养，才能培养出更加合格的秘书人才。

參考文献

[1]郑崇田，郝全梅，崔乃瑜.秘书实务概说[M].香港：雅园出版公司，2012（9）：56-57.

[2]韩国海，杨硕林.秘书专业如何开展案例教学[J].秘书2013（5）：15-16.

[3]金妙翠.案例教学法的研究与实践[J].职教论坛，2012（6）：34-35.

秘书实务案例分析 第5篇

琳达是斯泰电子(上海)公司总经理办公室的秘书。这天上午琳达正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。琳达马上站起身迎接客人：“您好!请问您是……”“我找你们老总!”客人说着就要里走。面对这种情况，琳达应该如何处理?下面有5个选项：

a、对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。

b、对不起，先生，请你填写会客登记表。

c、先生，你不能进去，否则我叫保安了!

d、先生，您预约了吗?

e、对不起，先生，请问您贵姓……

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

答案是e。

秘书实务案例分析答案 第6篇

早晨整理上司的办公室

琳达是施露化妆品(上海)公司财务总监的秘书，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。下面是她整理上司办公室时做的一些工作：

a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。

b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎，需不需要浇水。

c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。

d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。

e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够，需要添加。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

本题答案c

写字台的抽屉属于上司的私人空间，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司没有指示的情况下，即使是秘书，去整理上司的抽屉也是不合适的。

上司感觉身体不适

琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。这天总经理上班后不久，就对琳达说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：

a、知道总经理的老毛病又犯了，马上到柜子里把备用药找了出来。

b、向总经理建议：“您太疲劳了，回家休息吧!”

c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找总经理了。

d、马上调整总经理的工作日程，取消一切约会。

e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

本题d

秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。但是，不能表现得过份了，因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你可以表示自己的担心，但你不能替上司发号施令。上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。

在上司上班之前

琳达是施朗化工仪器(北京)公司总经理的秘书。下面是琳达这天早上在上司上班之前做的工作：

a、上司来电话说他临时有点事，要十点后才能到办公室，所以，琳达通知了各部门的经理秘书。

b、因为上司来电话说要晚一会儿到办公室，所以，琳达比平时多花些时间清扫上司的办公室。

c、查看上司当天的日程表，发现上司当天的日程安排要变更，马上打电话与有关人员确认。

d、把上司每天上班后必看的报纸整齐地放到上司的办公桌子上，并将上司感兴趣的文章标题用红笔打上波浪线，以引起上司的注意。

e、行政部经理来电话，说上司上班后请马上通知他，他有几件急事要请示上司，琳达同意转达。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。

本题答案a