函电写作范文

2024-05-28

函电写作范文（精选6篇）

函电写作第1篇

商务函电写作规范

商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7c原则，即：

完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（concreteness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）

完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函

电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

函电写作第2篇

We are particularly interested in your products, and would like to have more detailed information on all of your commodities.

本公司对贵方的产品特感兴趣，盼能从贵方获得更多的商品详细资料。

We have extensive sales network for this line of goods, and shall always be ready to cooperate with you in marketing of your products in our market.

我方对此产品有广大的销售网，本公司随时准备与贵方合作，以拓展贵方产品在我国的市场。

We have excellent connections in the trade and are fully experienced with the import business for this type of product.

在贸易方面，我们有良好的关系，对此类产品进口业务更具有丰富的经验。

We are one of the leading exporters of Chinese silk goods and are enjoying an excellent reputation through fifty years’ business experience.

我公司是中国丝绸产品大出口商之一，具有五十年商贸经验，享誉中外。

As to our credit and financial standing, we can refer you to the Bank of China and the Chamber of Commerce in Guangzhou.

至于我们的信用和财务状况，请向中国银行和广州商会了解。

Our reference is the Bank of China.

我们的证明人是中国银行。

We are in the market for chemicals.

我们要购买化工产品。

We are in the market for Chinese leather shoes and should be obliged if you would send us your best quotation.

我方拟购中国皮鞋，请报最优惠价格为感。

The export of textiles is our line of business (or: our business scope).

出口纺织品是我们的经营范围。

to establish (or: enter into)business relations with sb.

与某人建立贸易关系

on the basis of equality, mutual benefit and exchange of needed goods

在平等互利、互通有无的基础上

We hope to trade with you on the basis of equality and mutual benefit.

我们希望在平等、互利的基础上和你方进行贸易。

to fall within the scope of our business activities

属于我们的经营范围

We deal exclusively in light industrial products.

我们专营轻工业产品。

We come to know the name and address of your firm through …..

承蒙。。。。告知贵公司的名称和地址。

The articles we require should be durable and the colors should be bright and attractive.

本公司要求的货物务必经久耐用，色彩鲜明，有吸引力。

We have a long experience in the import and export trade and a wide knowledge of commodities as well as of the best sources of supply of these materials.

本公司在进出口贸易方面历史悠久，经验丰富。对各种货品及其货源十分熟悉。

We have your name and address from the Commercial Counsellor’s Office of the Chinese Embassy in ….

我们从中国驻…使馆商务处得悉贵公司的行名。

We take the liberty of writing to you with a view to establishing business relations with you and meanwhile asking you to make us a competitive offer for 50 metric tons of Bitter Apricot Kernels, September shipment, together with your trade terms and conditions.

询盘

Please quote us your best discount off your list prices for this quantity.

订购贵方这样大数量的产品，请以低于价目表内折扣报价。

The margin on this order is very small and we hope you will allow us an extra discount of 5%.

本定单利润甚微，盼贵方惠予额外5%折扣。

Please make us an offer within this month.

请在本月内给予报盘。

Please quote us your lowest price for the items listed hereunder.

请报下列商品的最低价。

We would like to place an order with you for 5,000 color TV sets.

我们想向你们订购5，000台彩电。

Please quote us your best CIF prices.

请向我方报最好的 CIF 价格。

Please quote us your lowest price for fertilizers.

请向我方报化肥最低价。

We can allow you 3% discount on purchase of ten thousand metric tons.

若购买1万公吨，我们可给予你方3%的折扣。

报盘/报价

In response (reply) to your inquiry of June 23, we have sent today our price-list.

我方今天已将本公司产品价目表寄上，以答复贵公司3月23日询问函。

Referring to your inquiry of November 20, we have quoted as below.

贵公司11月20日询问函收到，兹报价如下。

This range is on a special introductory offer, the terms of which are set out at the end of the brochure.

这套产品均按新产品优惠价报价，优惠条件在小册子末尾。

Since the above price is subject to alteration, we urge you to place your order promptly.

鉴于以上价格可能还有改动，我们请您务必从速订货。

We have pleasure in enclosing a copy of our illustrated brochure, together with our latest price list.

现随函寄去一份附图小册子，并寄去最新价目表一份至感荣幸。

We feel we must point out that our list prices have already been cut to the minimum possible, and that our goods are unobtainable elsewhere at our rates.

必须指出，我们价目表内的定价，业已减至最低限度，如此价格在其他地方不可能购得。

As requested, we enclose our illustrated catalog and price-list and trust that you will find it of much interest.

依照贵方要求，现随函附上有关说明书目录及价目各一份，谅感兴趣。

We are willing to allow 5% reduction in price on all orders over 1,000 pieces.

如果订购超过1，000件时，本公司同意降低价格5%。

We are prepared to offer you a special trade discount of 20% on all orders exceeding $100,000 received before the end of this year.

如果在本月底前接到贵方定单，且金额超过美金100，000元时，本公司将给予20%特别优待。

However we have to inform you that there is no room to make any further reduction in prices as we have already cut them to the absolute minimum.

但本公司已没有再减价的余地，因为我方已将价格减到最低限度。

The above quotation is subject to our final confirmation.

上述报价以我们最后确认为准。

subject to our final confirmation

以我方最后确认为准

subject to your reply reaching here before the end of June

以你方答复于六月底前到达为有效

Our offer is firm/valid/good/open for five days.

我方报盘有效期为五天。

With reference to your letter of …, inquiring for … , we enclose our Quotation No. … for your consideration and trust you will find our prices acceptable.

关于你。。。来函询购。。。，兹附去第。。。号报价单给你考虑。相信你会认为我们的价格是可以接受的。

还盘

In order to conclude the transaction, I think you should reduce your price by at least 3%.

为了达成交易，我想你们至少得减价3%才行。

This is our lowest quotation. I’m afraid we can’t go further.

这是我方最低报价，恐怕不能再降了。

This is our rock-bottom price, we can’t make any further concessions.

这是我方的最低价格，不可能在让了。

Our price is fixed at a reasonable level.

我们的价格定得合理。

Our counter-offer is in line with the international market.

我们的还盘符合国际市场的行情。

As the market is weak at present, your quotation is unworkable.

眼前行市疲软，你方所报价格做不开。

Your price appears to be on the high side.

你们的价格似乎太高。

The price you counter-offered is unreasonable.

你方还盘价格不合理。

We will appreciate it very much if you will consider our counter-offer most favourably.

如能最优惠地考虑我方还盘，我们将不胜感激。

订购

We thank you for your quotation of May 28 and are pleased to place a trial order for your electrical product.

贵方5月28日报价报价函敬悉，谢谢。本公司乐意向贵方试购电器产品。

Your prompt attention to this order would be appreciated.

就本定单，请尽速处理。

We are very pleased to receive your order and confirm that all the items required are in stock.

本公司已收到贵公司订单，至感欣慰。贵方所需的各项产品，均以现货供应，特此奉告。

…you can supply us from stock.

你们可供现货。

Enclosed is our order for 300 sets of Transistor Radios T432.

随函附上我方所订300台T432型晶体管收音机的订单。

Enclosed please find our Sales Contract No. 986 in duplicate. If you find everything in order, please sign and return one copy for our file.

现随函附上我方986号销售确认书一式两份，请查收。如你方认为一切尚可，请签署后退还一份以便存档。

接受

We confirm having accepted your Order No. 85 for 100,000 yards of Cotton Prints, Art. No. 1002.

我方已接受你方85号订单购买货号1002印花布10万码。

PAYMENT 付款

It so chanced that the name of the goods in your L/C was typed as “Shorts” instead of “Skirts” as stipulated in Contract No. ______. We do not find any other discrepancy between the terms of the Contract and those of your L/C.

然而，贵方信用证上商品名称为 “Shorts”，而按照第______号合同上所列为“Skirts”。除此之外，没有发现来证条款有何不符。

It is hardly believable that our draft should have met with refusal while all the documents attached were in perfect compliance with the terms of the L/C.

查我方汇票所附各种单据与信用证条款完全一致，现竟遭拒付，令人难于置信。

Item No.2 of the invoice called for 20 doz. Art. No. G107, which should read Art. No. G170, and the unit price HK$ 500.00 should read HK$ 300.00. Thus an amount of HK$ 4000.00 was overcharged.

发票第二项所列20打G107号商品，系G170号之误;又单价港币500元系300元之误，因而多开了港币4000员。

When examining your L/C No. ______, we find that, while the total amount is in full agreement with that in S/C No. ______, there is an error in the unit price. Since it is a plain clerical error, we deem it preferable not to ask for amendment in order to facilitate delivery.

贵方第______号信用证经过核对，总金额与第______号销售确认书完全相符，但单价有错。由于是明显的笔误，我们不再提请修改，以利及时发运。

To cover the value of goods ordered under our Purchase Confirmation No. ______, an irrevocable L/C (Documentary Credit) No. ______ for US$ ______ has been established by the Bank of China in ______ on ______, 19______ in your favor.

有关第______号订购确认书名下货款，兹已委托______中国银行于______月______日开出以贵公司为受益人的不可撤消的第______号跟单信用证，计金额______美元。

Referring to our Contract No. ______, we are glad to advise that we have established the relevant L/C through the Bank of China on today’s date.

兹特通知，我们已于今日通过______银行，开立有关我第______号合同的信用证。

In compliance with your cable request of ______, 19______, we have amended the relative L/C to allow shipment not later than ______, 19______. We look forward to your advice of shipment in due course.

根据你19______年______月______日来电要求，我们已修改信用证，准许在19______年______月______日前装运。盼能及时寄来装船通知。

In compliance with the request in your letter of ______, 19______, we have extended the date of shipment in our L/C No.______ for one month, i.e. up to the end of ______, 19______.

兹按照贵公司19______年______月______日来信要求，已将有关第______号信用证的装运期展延一个月，至19______年______月为止。

As agreed, we are enclosing our draft at 30 days for acceptance by your bankers.

根据约定，我们附上一张由你方承兑的30天期票。

We should be most obliged if you would grant us an additional 30 days usance on all payments.

如蒙允许对我们的支付款项多给30天宽限，我们将感激不尽。

The credit to cover your order No. 100 has not yet reached us.

支付贵方100号定单之信用证，本公司尚未收到。

Your L/C does not agree with our contract.

你们的信用证与我们的合同不一致。

Delete “Transhipment is prohibited” and insert the wording “Partial shipments and transhipment are allowed”.

删除“不准转船”，加上“允许分装和转船”字样。

We have instructed our bank to open an L/C for the amount of this order.

我们已通知我方银行按本定单金额开立信用证。

Payment is to be effected by letter of credit.

以信用证方式支付货款。

外贸函电写作7C原则的运用第3篇

1 Correctness正确

这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外, 还要求使用规范的语言, 恰当的叙述, 精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman, 而英式则多采用Dear Sirs, 后跟逗号。在给商务书信签名时, 应检查其内容的正确性, 按照惯例检测所写内容是否合适, 要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子, 括号中为正确形式。

(1) It is three foots long and four inches wide. (It's three feet long and four inches wide.)

(2) Because our book is full, so we cannot entertain any more orders. (We cannot entertain any more orders, because our book is full.)

由此可见, 书信写完后要仔细校措词要准确, 尤其是日期、数字不能弄错, 并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃, 一定要尽力保证其准确性。

2 Concreteness具体

要让信函中所涉及的对象具体化, 明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意, 明确详细。例如:

(1) We have received with thanks your check.The amount has been placed to your credit. (We have received with thanks your check No.23 for us US$20000, in payment of our machines.The amount has been placed to your credit.)

(2) The Universal Trading Company is one of our big buyers. (The Universal Trading Company placed over US$2, 000, 000 worth of business with us each year.)

达到具体的目标并不难, 只需要清晰明了, 防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句, 在抽象概念词句中加上具体的事例证即可。

3 Clearness清楚

写信人必须要做到清楚地表达自己的意图, 任何不严密的文字, 含糊不清的词句均应避免使用, 不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后, 就应该用最朴实, 简单的语句表达出来, 而尽量避免使用具有不同含义, 意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排, 使用必要的连词或短语使句子连贯起来, 要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁, 一目了然, 因此写信人还应该注意恰当地划分段落, 通常情况下, 一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如:

(1) We send you 4 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 10 by air. (We send you yesterday, by air, 4 samples of the goods which you requested in your letter of May 10.)

(2) As to the steamers sailing from Shanghai to New York, we have bimonthly direct services. (We have two direct sailings every month from Shanghai to New York.或We have a direct sailing from Shanghai to New York every two months.)

在实务工作中, 由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此, 信函中所述的问题必须让对方清楚明白, 不会产生歧义或误解。

4 Conciseness简洁

简洁是写作的灵魂, 这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山, 内容精炼, 才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息, 同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩, 无法让收信人理解信文, 那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言, 直截了当地表达意思, 尽量少用令人费解的行业术语。例如:

(1) I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation. (Thank you for your cooperation.)

(2) We have begun to export our machines to the foreign countries. (We have begun to export our machines.)

为达到简洁目的, 要注意长话短说, 凡是有长和短的表达方式, 尽量用后者。避免使用陈旧商业术语而采用现代商业英语。不用冗余表达式而采取简洁表达方式。

5 Consideration体谅

体谅原则要求信函时要处处从对方的角度去考虑问题, 而不是从自身出发, 语气上更尊重对方。下面举几个例子体会一下态度和语气:

(1) We'd like to send our congratulations to you. (We-attitude)

Congratulations to you on your success. (You-attitude)

(2) We allow you a 2%discount for cash payment. (We-attitude)

You earn a 2%discount for cash payment. (You-attitude)

要把握书写时的“体谅”原则, 首先要求写信人持有“You-attitude”, 而不是“We-attitude”, 也就是要多站在对方的立场上措辞, 给予对方充分的体谅和照顾, 始终考虑到对方的愿望, 要求以及读信时的感受。要让读者对你的来函留有良好的印象。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好书信的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系, 既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。

6 Courtesy礼貌

礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的, 应该力求避免。尽量避免使用令人不愉快, 不礼貌的措辞用语, 要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气, 要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳, 要立场坚定而又不失亲切恰当的语气会让对方感到温暖, 产生兴趣。即使在催收欠款或提出索赔要求的书信中, 也最好用委婉的语气来表现出礼貌。因此在商务书信中要学会用委婉的语气来指出对方的不尽人意之处。及时回复也是一种礼貌, 让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的来信, 那就写信给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。礼貌可以带来友谊、互信互助, 使对方阅后产生好感。请比较下面的例句:

(1) Quote us the most reasonable price. (Will you please quote us the most reasonable price?)

(2) You made a very careless mistake during the course of shipment. (A very careless mistake was made during the course of shipment.)

通过以上的例如, 在写作中要多使用一些表客气的套语和词汇, 让对方能感受到写信人诚挚的愿望, 愿意共同合作, 达成交易。另外, 被动句的恰当使用, 可以避免感慨和无礼。

7 Completeness完整

一封商业书信只有包含了你期望让对方作出反应的所有信息时才可称得上完整。对对方提出的问题应一一作答。对方所提出的问题都是对方所关心的与其利益密切相关的事情, 应此, 在回信时必须一一回答, 并尽可能具体、准确。叙述完整体现在外贸任何环节中, 如要建立贸易关系信文应包括信息源, 本公司简介, 写信目的, 交易条件, 提供信息咨询, 表达合作愿望。为了检查方便, 看你的信息是否完整, 人们常用所谓5W, 即who, where, when, how, why。完整的信件可以让我们取得预期的效果而无须再另写一封信, 有利于更好地建立企业声誉, 可以避免许多因重要信息不全而引起的纠纷。总之, 商务书信中应包括一切必要的信息。尽量不要在商务书信中使用附言, 否则会让对方感觉你做事不够认真, 态度不够真诚。一封不完整的商务书信有时会让对方很懊恼, 从中得不到期待得到的信息。这样当然会抑制贸易往来的顺利进行, 使双方的工作都受到了延误。

最后指出的是这七个“C”原则是相辅相成的, 在实际使用中要做到统筹兼顾。

总之, 世界市场已经形成, 世界各国的经济相互依存的程度日益加深, 国际贸易需要更频繁的沟通。外贸函电是商务沟通的重要手段, 我们必须具备扎实的语言基础, 并了解其语言特征, 熟练掌握函电各部分写作的规则和注意事项, 这样才能写出为业内人士所认同的外贸函电, 以保证双方顺畅的交流, 达到预期目的。

参考文献

[1]诸葛霖.外贸英文书信[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2004.

外贸函电的语言特点及写作原则第4篇

关键词：外贸函电语言特点写作原则

一、前言

外贸英语函电是国际经济与贸易专业以及经贸英语专业的核心课程之一。其作用于有效地使学生扎实掌握对外贸易实务的各个环节，并熟练地运用英文于各个环节中的交流沟通。在当今变化多端的国际贸易活动中，更丰富的交流方式伴随着网络技术的发展也在积极更新，“商务英语”的范围也在持续扩大。作为具有法律效力的文件，国际贸易函电已进步在词语运用通俗明了，简介朴实；句子言简意赅，精炼准确，越来越趋向礼貌口语的表达方式。一封漂亮的商务信函，不仅能为公司带来新商机，新客户；并且大大促进发展与客户间的合作关系。反之，函件词不达意便会引发误会，更甚者带来不必要的矛盾，造成客户流失，导致公司利益损失。学生们在学习撰写商务信函的过程中，对相关外贸专业理论实务以及商务法规会加深掌握；并且精通扎实了英语语言水平，其专业术语及行文要求都有所进步；对于应通晓人的心理，熟悉推销的艺术，都有更深的理解。

二、外贸函电的语言特点

伴随着竞争激烈的涉外商务活动，外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。首先，它具有明显的法律特征。在全民经济时代，法律法规是管理人们贸易行为的重要工具。尤其在步入国际贸易全球化，透明化的今天，健全的法规便成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。作为外贸经济活动中不可缺少的工具，外贸函电可以及时有效的记录双方在贸易中的行为，并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。如果在贸易过程中出现纠纷，理赔等现象，商务信函便可成为彼此联系的重要证据。因此，信函的内容是必须遵从中国的相关法律法规，并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。在函电术语方面，合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例，即其内容与形式必须获得国际的认可。其次，外贸函电受文化因素影响。外贸函电核心目的是与国际贸易合作方进行有效的业务交流与沟通，因此身处跨国文化背景的环境中，能够实现无障碍沟通，并产生某种经济共鸣，达成合作共识，便可视为一封成功的商务信函。由于不同国家的政治，经济环境及传统习俗的差异，各类人群的經济观，消费观，商业经营习惯，甚至风俗习惯有很大的不同，如果不充分考虑对方文化因素，就有可能困难于了解对方真实态度与合作愿望。所以，外贸函电不仅仅是专业的外语翻译工作，并且还要求函电撰写人员掌握熟练地交际技巧，尤其是在面对跨国文化贸易时的交际能力。再次，商务信函越来越要求文体的正规性。商务信函关系到进出口业务，在撰写的过程中要考虑到不同国家海关，运输，银行，法律更相关专业的惯例，撰写内容格式都要遵行双方要求，因此在文体上要求正式文体或者专业文体，其类型主要有请求函，询问函，联系函，告知函和商洽函等。随着科技的进步，外贸函电的传递方式也趋于多样化，邮寄，快递，电报等。最为广泛应用的即电子邮件及互联网上的在线及时沟通。

三、外贸函电的7C写作原则

为了达到通过商务信函进行有效沟通交流的目的，十分有必要了解掌握写好英文商务信函的原则。这些原则通常被称之为“7C原则”，即正确，具体，清楚，礼貌，完整，体谅和简洁。

（一）正确（Correctness）

商务信函必须书写正确，因为作为具有法律效力的商务贸易单据的凭证，其内容涉及到贸易双方的权利和义务。一封标准正确的商务信函表现在语法的恰当运用，标点符号与词句的正确拼写；并且对于信函内容要求提供的信息事实和数字无误，叙述的内容正确，写作格式规范，写作技术运用恰当以及商业术语准确。例如：These products provided are exactly same to those samples （此次产品与样品100%一样）. 此处 exactly same to those samples说法太绝对，毕竟无法保证在交易过程中每一件货物与样品一模一样，因此可能产生在交货时就产品质量方面的纠纷。可以改为：The products provided are similar in quality to those samples.

（二）具体（Concreteness）

一封正规有效的商务信函必须写得具体，生动和明确。在面对大量货物描述，叙述其多项交易条款时，务必做到仔细具体描述，要尽量避免运用不确定，大概，模糊和抽象的词句。在书写过程中，应尽量使用真实具体的数字与事实，采用恰当的形容词，使贸易双方更加明确了解交易内容。多数情况下，商务信函采用主动语态陈述内容。例如，在最终的销售确认书中，详细具体的列出产品的规格，数量，单价，包装，保险等交易条款，使此信函生动明确，更有分量；做到让交易对方完全了解产品资料，加速今后的交易进程。

（三）清楚（Clarity）

外贸函电写作文体技巧第5篇

1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行.多用短句(15-20字为佳), 技术性的字,就更加要简单易明.

2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

3.轻重有分. 等同重要的.用and来连接,较轻放在次要的句子里. 来源: 报关员培训网

4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). furthermore和moreover

5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which.

6.修饰词的位置要小心,例如: He could only rEimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15.

7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” Significant十分不明确, 改为: The figures show an increase of 19%.

外贸英语函电写作技巧第6篇

英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文商务信函中称呼的书写有讲究

在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。

如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。

2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。

商务信函中主题不能忽略

书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345

Re:Invoice 12345

Subject:Invoice 12345

写出恰当的结尾敬辞

几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。