第一篇：机关公文写作基本要求
机关公文写作基本要求 (1)
岳阳市教育体育局办公室关于印发《岳阳市教育体育局机关公文写作基本要求》的通知(岳教体办通
〔2016〕9号) 编稿时间：2016-04-06
来源：局办公室
作者：未知
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为进一步规范机关文稿写作，提高公文质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合教育体育系统实际，特辑录机关公文写作基本要求如下。
一、几种常用文稿的写作要求
(一)通知。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。不能因为文件版头已印发文机关，而在标题中省略了发文机关，直接写发文事由和通知。通知的正文主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。根据通知种类的不同，写法上有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等。
(二)请示。请示，是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：政策性请示，一般因政策问题而制发;核准重大问题的请示，多涉及人事、机构等方面的问题;事务性请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救助费用、变更机构名称、新建改建办公设施、以上级名义下发文件等。
1.请示的写法 。(1)标题。一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。(2)正文。正文一般由三个部分组成：请示缘由，提出请示的原因和理由。请示事项，就是提出有关问题请求上级指示或批准，有的提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。请示要求，应明确提出请求解决问题的方法或途径，常用“当否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。
2.撰写请示注意的事项。
(1)下级机关一般不得越级请示。报送省厅(局)、市委、市政府的公文，一般以市教育体育局名义，市直教育体育单位不得直接报送。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
(2)不能多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。报送省厅(局)、市委、市政府的请示件，分别报送至省厅(局)办公室、市委办、市政府办文电科。
(3)请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
(4)请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题;而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文;“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复;“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。
(5)在主要负责同志外出请示中，应写明外出事由、时间、地点、人员、由谁代为主持工作等情况，其中外出事由的陈述尽可能详细。带队外出时，应将参加人员名单附后;因参加会议、活动等原因外出时，应将会议通知、活动邀请函的复印件附后。
(6)报请市委市政府审批的事项，凡涉及其它单位职权的，必须充分协商，并经部门单位会签后报市委市政府;部门单位发文或几个部门单位联合发文能够解决的事项，不得要求以市委市政府或两办名义发文;提请市委市政府或两办名义发文的请示件，须附代拟稿、依据等。
(7)印发请示件须用专门的文件函头。
(三)报告。报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于***试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。调研报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出意见建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。
1.报告的基本格式。报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算(意见或建议)。结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”;“以上报告，请审阅”;“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。
2.报告写法要求。一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
(四)会议纪要。会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。 1.标题有两种情况。一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《岳阳市教育体育局关于※※※会议纪要》。
2.会议纪要正文写法。一般由两部分组成。会议概况，主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。会议的精神和议定事项。党组会、局务会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等)，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
3.会议纪要称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。
4.会议纪要与会议记录的区别。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
(五)批复。批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。 1.批复的格式。标题、主送机关、正文和落款署时。(1)标题——批复的标题有两种写法。一种是：同意+事由+文种。另一种是：事由+文种 。(2)正文——正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如 “同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该;内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。(3)最后盖上机关印章，署明日期。
2.写作要求。内容应有针对性 ：批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。表达应直接明确：批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。依据要充足可行：批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由;如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。行文要及时：请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。
(六)函。按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
1.函的写作。一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头。主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。主体。主要说明致函事项，内容单一，一函一事，直陈其事。要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”“请即复函”“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
2.撰写函件应注意的问题。函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
(七)建议提案答复件。
建议提案答复件是一种特殊的公文形式，有其特定的规范要求，在内容和格式上都有特殊的规定。
第一，答复件的内容要求：
1.答复件内容要符合国家法律法规和党的方针政策及有关规定。办理人员在办理工作中，要全面了解代表和委员所提出的问题和要求，国家有关的法律法规是如何规定的，党在这方面的方针政策是什么，答复内容不能出现与国家法律法规和党的方针政策相悖和不符的现象。
2.实事求是，符合实际。代表或委员提出的问题，能解决的，一定要千方百计想办法解决，并尽快落实;列入规划解决的，要实事求是地讲清目前只能列入规划解决的原因;暂时不能解决的，也要如实说明原因，并讲清楚不能解决的理由，不能为了求得代表委员的满意，把目前不能解决的问题说成列入规划解决。
3.对建议提案所提问题和建议，要有的放矢地逐条答复，不能避重就轻，答非所问，切忌讲空话、套话。建议提案中涉及问题较多的，可以仅针对单位职责范围内的问题予以答复。对几个单位协同办理的建议提案的答复，协办单位需先就职责范围内的问题和要求写出本单位答复并送主办单位，主办单位综合协办单位的答复后写出全面答复。
4.文字要简明、通顺。答复对办理过程只需简单介绍，要明确答复代表委员能办还是不能办。能办的，什么时候开始办或者现在已经办到什么程度，预计什么时候可以办好;不能办的，讲明情况，说明理由，有政策依据有要提供详细的依据。
5.答复的口气要诚恳、谦逊。一般公文行文对象是行政机关和单位，答复件的行文对象则是自然人。但这个“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大会权力的人大代表和行使民主监督权力的政协委员，办理人员在答复件的语气、用词造句方面都要非常注意，要以诚恳、谦逊的态度答复代表委员。
第二，答复件的格式要求：
1.关于发文字号。答复件要求标明发文单位代号、发文类别、发文年号、发文序号及办复结果类别等5个方面的内容。发文类别用“复”，发文字号中不提夹带“字”、“第”等字样。
2.关于答复件类别。建议提案的办复结果分为四类，分别为：“A”类：所提问题已经解决或者基本解决的;“B”类：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的;“C”类：所提问题因条件限制或其他原因目前不能解决，予以解释说明的;“D”类：所提问题留作参考的。
3.关于答复件的标题。答复人大代表建议使用标题：“岳阳市教育体育局关于岳阳市×届人大×次会议第××号建议的答复”;答复政协委员提案使用标题：“岳阳市教育体育局关于政协岳阳市×届×次会议第××号提案的答复”。
4.关于答复件正文的抬头称呼。建议答复件使用“×××代表”，联名的建议也只写一个领衔人;提案答复函使用“×××委员”或“××单位”，联名的提案只写一个领衔人。
5.关于答复件的开头语。建议答复件，开头语采用“您(等×位代表)在××会议上提出《××》(的建议)收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”字样，则标题引用后不再重复文字“的建议”;提案答复件，开头语采用“您(等×位委员)在××会议上提出《××》(的提案)收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”或“提案”字样，则标题引用后不再重复文字“的提案”。提倡把办理过程简要写进第一自然段，如领导如何重视，何时召开有关会议研究，何时深入实地调研等，让代表委员了解政府办理此建议(提案)，具体做了哪些工作。
6.关于落款。落款必须在成文日期上加盖市教育体育局公章，二级机构不能行文答复代表委员。
7.关于附注及抄送等。附注要求注明联系人和联系电话。联系人可以是本单位办公室主任或承办建议提案的具体经办人。建议(提案)答复函除答复代表(委员)外，还要抄送市政府督查室、市人大联工委(市政协提案委)。
(八)领导批示件回复。以市委书记批示件为例： 1.标题。关于某某事情的书记批示件办理情况汇报。
2.签发。承办责任人(单位主要负责人)亲笔签发(签字位置：与标题平行右侧方)。
3.称呼。一份称呼为：荣华书记;一份称呼为：市委督查室。 4.正文。报书记的回复件起始句为：“收到您关于某某事情的批示(编号：
)……”;送市委督查室的备案件起始句为：“收到《市委主要领导批示件办理情况督查通知书》(岳批查〔2016〕
号)后……”;上述回复件要有调查经过、有来件人对办理工作的意见、结论清晰、文字凝练。
二、公文的专用语
(一) 常用的专用语。开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前;引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下;称谓词：本(我)办、贵(你)处、该单位;表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布;询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之;表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行;结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将...报告给我们。
(二)正确使用专用名称。公文常用的称谓词：第一人称：我(本)局(部、所、院、校、委、站);第二人称：你(贵)局(馆、委、处、办);第三人称：该单位(部门、系、院、所、局)、他、他们;特指人称：收文单位直书其名，使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧义的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如教育部、国家体育总局、省教育厅、省体育局、市委、市人大、市政府、市政协(市政协的全称为“政协岳阳市委员会”)、市委宣传部、市发改委、团市委(注意“团”字在前面)、市特校、岳阳中学(一般不称为“市岳阳中学”)、岳阳电大(不能称为“岳阳市电大”)、岳阳电视台(不能称为“岳阳市电视台”)、市一职专、局基教科等等。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。 关于岳阳经济技术开发区、南湖新区、屈原管理区，目前还没有约定俗成的规范化简称，所以在公文中一般应写全称，不能分别简称为“经开区”“新区”“屈原区”。
关于乡镇学校，一般不能用简称，如汨罗市屈子祠镇中心小学，不能简称为“汨罗屈子祠中心校”等。
(三)规范受文单位名称。
1.全市教育体育系统：各县市区教育局、体育(文体)局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位(学校、幼儿园)，相关民办学校，机关各科室。
2.全市教育系统：各县市区教育局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育单位(学校、幼儿园)，相关民办学校，机关各科室。
3.全市体育系统：各县市区体育(文体)局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各体育单位，机关各科室。
制定表格或者公文表述中，需罗列各单位名称的，除有特殊要求或规定的，一般要按电话簿中的排序进行排列。
三、序号、标点符号、字体例析 (一)序号、标点的正确使用
1.“第
一、”、“第
二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“
一、”、“
二、”、“
三、”。 3.“
1、”、“
2、”、“
3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点(实心小圆点)，即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。
4 .序号如加括号，如(1)(2)等不再加标点符号。
5.用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。
6.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。
7.在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。
8.文中小标题层次序号依次可用“
一、”、“
(一)”、“1.”、“⑴”标注;第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。结构层次序号不能越级使用或错用。如“
(一)”、“①”、“⑴”、“1.”。
(二)年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择);年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如“2005年10月”。
(三)公文的年份中“括号”的正确使用 印发公文时，年份外的括号应该用六角符号“〔〕”，而不用小括号“()”或中括号“【】”“[ ] ”。
如：岳教体通(2016)5号(不规范)，岳教体通[2016]5号 (不规范)。岳教体通〔2016〕5号(规范)
(四)正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”。如：2016年1月～2月中的“～”(使用规范)。
2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)
(五)相邻的两个数字间顿号的使用
1. 相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。如：
2、3个
5、6天
27、8岁
6、7点钟(不规范)，两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟 (规 范)。
2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。如初中
一、二年级，
八、九两个月。
(六)字体的使用 标题：2号小标宋体。 文件签发人姓名: 3号楷体。
正文：一般用3号仿宋体。文中第一层：3号黑体;第二层：3号楷体加粗;第三层：3号仿宋加粗。
四、相关工作要求
(一)明确文稿报送程序。凡以市教育体育局或局办公室名义报送或下发的公文(含工作汇报、总结材料等)，必须依照审批程序办理，先由科室负责人、局办公室核稿后，再呈送相关局领导审核，经局长审批签发后，承办科室具体报送。下发的公文纸质版由承办科室负责，电子版交由办公室统一转发。
(二)强化文稿拟稿责任。全局性工作总结、全市教育体育工作会议报告、全局性综合性材料由相关科室提供材料，局办公室起草。凡由科室牵头承办的公文和其他文稿(含会议材料、工作方案等)，应先拟好初稿，经科室负责人签署意见后，再报办公室校核。凡格式不规范、条理不清晰、内容不具体、主题不突出的文稿一律退回重办。
(三)确保文稿印制质量。文稿印制时必须以经过审签的定稿为依据进行排版、定密、定文号，文稿印制前，承办科室要严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，检查文字是否准确，格式是否规范，印刷是否清晰，装订是否美观，份量是否足够，杜绝重复印制，减少浪费。
各县市区教育局、体育(文体)局(此为逗号)，岳阳经济技术开发区(此为顿号)、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位(学校、幼儿园)：
附件：
岳阳市教育体育局
2016年×月×日
第二篇：公文写作的基本要求
各级党政机关、事业单位依据2012年7月1日中办、国办颁发的《党政机关公文处理工作条例》制定本单位的实施办法。
(一)公文基础知识
1. 公文种类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。
2. 公文格式:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(二)发文注意事项
1. 主送机关和正文中使用规范简称或者全称：国务院和北京市政府机构都有规范简称，参考首都之窗和国务院官网，包括单位排序。如：市委、市政府;市教委、市委教育工委。
事业单位没有规范简称，建议使用全称。公文中对同一单位的的称谓应当一致，避免前后不一。 2. 正文层次标识：
第一层 “
一、”“
二、”“
三、”……使用三号黑体字。
第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……使用三号楷体字。
第三层用“1.”“2.”“3.”……使用三号仿宋字体。 第四层用“(1)”“(2)”“(3)” …… 使用三号仿宋字体。
公文中出现或者①或者a都是不规范的。公文统一使用A4白纸，行间距(固定值28)
3. 正确使用六角括号：发文字号中的年份使用六角括号标注，即：„ ‟，使用四角括号是不对的，如“京教办[2012]1号”。六角括号在键盘上不能找到，应当打开word菜单栏，通过“插入——特殊符号——„ ‟——确定”的路径找到。 4. 公文中的数字，除部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。成文日期也是阿拉伯数字。
5. 请示等需要回复的公文要标注联系人及联系方式：请示、需要对方批复或者回复的意见、函等文种，在附注(成文日期之下主题词之上)部分标注联系人和联系方式，并使用圆括号括住。
例如：(联系人：×××;联系方式：××××) 6. 签发日期和印发日期：签发日期是主要负责人签字同意发文的日期;如果是联合发文，签发日期以最后一个签发单位负责人的签字日期为准。公文经机关主要负责人签发后方可印制。印发日期是公文实际印制的日期。因此，印发日期可能与签发日期同日，也可能在签发日期之后。但是，绝对不能在签发日期之前。
7. 印章的使用：以“中心”名义发文，应当使用“中心”的印章。以“中心办公室”名义发文，应当使用“中心办公室”的印章。
公文的红头、标题中的发文机关和印章是一一对应的，大家在盖章时一定要注意识别。
(三)正文写作要求
第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。
第二，要有针对性，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢。
第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出。
第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚。
第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强。
第六，语言要准确、简洁、规范。
(四)介绍常用几种应用文
1. 计划与方案：计划与方案就是工作的打算和安排，进行书面化、条理化、具体化以后形成的“工作安排”、“工作要点”、“工作规划”、“工作方案”。“计划或要点”是把想要做的工作具体化，“方案”是把计划进一步明细化，有完成计划的具体方法和步骤，具有可直接操作的特点。要点的要求明确，指导性强，便于执行，也有利于事后检查。工作要点有标题、正文、署名和成文日期四部分组成，工作要点的特点是具有指导性、预见性、可行性和约束性。
2. 总结：总结是单位或个人对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面系统的分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示规律的书面报告材料。总结有三大类：单位总结、个人总结、专题总结。个人总结要抓住主要问题，突出经验、教训和个人思想上的收获体会，不可停留在工作过程的回顾或一般优缺点的检查上。
个人总结：
1、前言：交代与中心内容有关的情况;
2、全面总结一般包括所做工作、成绩;
3、总结收获和经验体会、存在的问题及原因;
4、今后努力方向。
3. 简报：简报是反映所在单位完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新思路，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上达、左右沟通、交流经验的作用。常用的简报有工作简报和会议简报。
简报的写作要求：
1、新：反映新情况、新问题、新经验;
2、准：材料真实确切、问题切中要害、政策把握准确;
3、简：篇幅短小精悍，语言简洁明了;
4、快：迅速及时，快编快发;
5、全：要素齐全，格式规范。 标题最重要，“题好文一半，眉清目传神”，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题是信息的“脸面”。
4. 调查报告：调查报告是对某一事物、问题或事件进行调查研究后，通过分析、加工，利用调查材料和研究结论整理撰写出来的书面报告。
调查报告主要特点，一是针对性强—针对人们普遍关心的事情或者亟待解决的问题而写;二是用事实说话—报告的内容真实准确，建立在深入细致的调查研究基础之上;三是揭示规律性—通过对事实的分析研究，得出规律性的认识。 调查报告：
1、前言。调查对象的基本情况，调查的方法，调查报告的主题和主要内容，调查报告要回答的问题等。
2、主体。不仅反映已调查清楚的具体情况，更要反映从实际情况中总结出来的规律性认识，即成功的经验、有效的措施或做法，问题产生的原因、教训和解决问题的办法等。要做到有理有据，先后成序，详略分明，主题突出。
3、结尾。或总结全文，或表达意见和建议，或提出发人深省的问题，或展望前景。 5. 汇报提纲
6. 会议记录：会议记录是在开会过程中，由专门人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来的文字材料。 会议记录一般由记录头、记录主体、审阅签名三部分组成。
1、记录头：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席列席和缺席情况、会议记录人员签名等(重要会议请速录人员)。
2、记录主体：会议中心议题、会议讨论焦点及主要意见、主要领导权威人士或代表人物的言论、定调性言论和总结性言论、会议决议或议而未决事项。会议记录两条最基本的写作原则：真实性、完整性。 7. 会议纪要：会议纪要是一种常用公文，是在会议记录的基础上整理加工而成的、记载传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，具有纪实性和指导性的公文。会议纪要一般分为办公会议纪要和专题会议纪要。 如：《北京学生活动管理中心主任办公会会议纪要》，会议纪要的正文：简要介绍会议的基本情况，会议召开的目的，会议的起止时间、地点、参加人员，会议的基本议程、主要活动和会议结果;具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作提出的要求。会议纪要不加盖印章，正文后注明主持人、出席人和发送单位。
8. 通知：通知适用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规范性公文、传达事项、任免人员等。通知是公文中使用频率最高、适用范围最广的一个文种，是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。 《通知》：
1、标题：由发文机关、事由及文种三部分组成。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。
2、主送机关：指通知的对象，一般应写全称或规范化简称、统称。主送机关较多时注意排列的规范性。同级机关用“、”，不同级别、类别的机关用“，”分开。如：各区县教委，各高等学校、中等职业技术学校、民办高等教育机构：
3、正文：包括通知的依据和目的、通知事项、通知结语三部分。
4、落款和日期：在公文右下方写明发文机关署名及发文时间，并加盖公章(骑年压月)。
9. 报告：报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复询问与要求、报送资料使用的一种陈述性公文，是典型的上行文。报告按内容可分为工作报告、情况报告、答复报告等。报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。
报告：
1、标题：报告是上行文，如《北京学生活动管理中心关于2013年工作情况的报告》。
2、主送机关：只有一个，即有隶属关系的上级机关(市教委)。
3、正文：(1)前言。概述，并用“现将……报告如下”。(2)工作情况和成绩。(3)工作经验。体会。(4)存在问题。一分为二。(5)今后打算。改进措施。
4、成文日期。 10. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。下级机关向上级机关请示必须做到：凡属职权范围内的一般问题不随意请示;请示必须一文一事，且主送机关只有一个;请示必须在事前;上级机关收到请示后应认真研究，及时予以批复。请示属上行文，文中必须有请示语。
请示：
1、标题：由事由和文种两部分组成。
2、主送机关：是发文机关的直属上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。
3、正文：请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫;请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性;请示尾语一般用“特此请示。”
4、落款：正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 11. 批复
12. 函：函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。内容上可分为申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。从行文方向上，“函”有来函和复函之分。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
函：
1、标题：由发文机关、事由和文种三部门组成。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
2、主送机关：顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
3、正文：一般由缘由、事项、希望与请求和结语几部分组成。复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。尾语一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结;复函多用“特此函复”等为结尾。
4、落款：正文右下方署名署时并盖公章。
文件质量和办文效率是一个单位工作作效率的综合体现，也是工作水平的直接反映。做好公文处理工作，重点要抓好四个环节：
一是起草文件。一方面吃透上情，另一方面吃透下情。
二是保证文件质量。牢固树立“精品”意识。行文简浅显，做事诚平恒。
三是规范办文程序。
四是提高办文效率。
工作理念：文经我手无过错、事交我办您放心
第三篇：公文写作的基本要求
(一)公文写作的要求
基本要求：合法、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
(二)行文规则
二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
党的机关与行政机关相互行文规定：行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
(三)写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
二、公文处理的基本原则
(1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则;(3)全面及时原则;(4)时效原则;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则;
(8)简化原则。
二、收文处理的一般过程
(1)公文的收受与分流：签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式;外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载;启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启;内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载;分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理;摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。
(2)办理收文：拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
(3)组织传阅与催办查办：组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
(4)处置办毕公文：包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
三、发文处理程序与方法
(1)文稿形成：拟稿。撰拟公文文稿;会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助;核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查;签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
(2)公文的制作：注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化：缮印。制作供对外发出的公文：用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
(3)公文的对外传递：分装。按规定具体拣配和封装公文。发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
(4)处置办毕公文：包括：阅卷归档、暂存、销毁。
四、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
第四篇：挽联写作基本要求
古代和现茌农村，悼念死人一般送挽联，用布制成，上书哀棹之词。
[范例参考]老年男丧：老成凋谢大雅云亡南极星沉斗山安仰
中年男丧：人琴俱杳德业长昭道范长存音容宛在
老年妇丧：女宗安仰慈竹风凄母仪足式宝婺星沉
中年女丧：彤管流芳懿范犹存淑德永昭芳徽难再
挽师长：梁木其頹立雪伤神高山安仰教泽永怀
南极星沉
道范长存
母仪足式
淑德永昭
高山窭仰
斗山婪仰
音容宛在
宝婪星沉
芳徽难再
教泽永怀鹤架难回，终隔云山家万里;猿肠易断，那堪风雨月三更。
频年善训长聆，何以报也!一旦讣音忽至，能勿悲乎!
残月冷空山，辟谷已随黄石去;寒云低野渡，柬刍空帐素车来。
青灯黄卷十年心，回首旧游，明月好寻蝴蝶梦;白发红颜三代泪，怆怀此别，残魂应发杜鹃啼。
挽联写作基本要求责任编辑：飞雪 阅读：人次
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第五篇：军队机关公文写作要求
军队机关公文格式
1、
2、 纸张类型：A4(210*297);16开(184*260)：允许偏差2mm。 公文页边与版心尺寸：
A4：上白边：37 mm;左白边：28mm;版心尺寸：156*225。 16开：上白边：25 mm;左白边：25mm;版心尺寸：139*215。
3、 正方用三号字，A4纸一般每面排除异己22行，每行排28个字。
16开纸一般每面排除20行，每行25个字。
4、 装订要求：骑马订或者平订的订位为2个，A4型纸两订外订眼距书芯上下70mm,16开纸为60mm，允许误差不超过4mm。
5、
6、 红色反线：其长度与版心宽度相同，A4为156mm;16开为139mm。 份号用三仿宋体阿拉伯数字，在版心左上角第一行顶格标识，位数最少2位。密级用三号黑体字，以绝密、机密、秘密字样顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。无密级则不得标识。
7、 发送机关标识用红色小标宋体字，但在文种标识的公文中种类名称用黑色。(圆括号用红色)。其上边缘距离，请示和报告A4是80mm, 16开纸为65mm。
8、 发文字号用三号仿宋体字标识，请示和报告的发文字号位于发文机关标识下空二行。首长名章用红色，签名章用蓝色，均在职务右侧空一行加盖，不压成文日期，不能超出版心。成文日期在首长名章或签名章正下方适当位置标识。
9、 无正文说明，正文排完后所剩空白不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页，并用三号仿宋字在版心上部第三行居左空二字标识“此页无正文”字样。发文传达说明，用三号仿宋体字，在成文日期下空一行左空二字加圆括号标识。
10、 版记，一般位于公文主体的下方，版记的最后一行一般是公文末页的最后一行。如公文主体下空位不足以排印版记全部内容时，应当将版记全部另起一页排印，该页不标识“此文无正文”字样。
11、 主题词，用三号黑体字，词目之间空一字。在主题词下2mm处印一条与版心等宽的反线。抄送机关用仿宋体字，名称间用逗号隔开。
12、 页码，用四号半角白体阿拉伯数字标识，单面印刷时，页码居右空一字。请示报告中的“签发，已阅”用三号仿宋字，
13、 主体，标题用二号小标宋体字标识，位于红线下空一行，分一行或多行居中排布。主送机关用三号楷体字，在标题下空一行左顶格标识，后标全角冒号。正文(不含小标题)用三号仿宋体字，最多设四层小标题，各层分别是黑体、楷体和仿宋。成文日期用三号仿宋体汉字。
写作格式
1、纸张16开，页边距是非功2.522.52.
2、题目用二号小标宋。题目与正文空一行，行距为30磅。正文用三号仿宋字。每一页中，一页20行，每行25个字，最后一项放页码。
3、正文一级标题用黑体三号字。