一、中小企业内部控制的含义
(一) 中小企业的概念及界定
1. 中小企业的概念
中小企业 (Small and Medium Enterprises) “是一个约定俗成的概念, 并无一个官方或者权威的机构依照某种严格的标准认定哪些企业是中小企业;人们对中小企业的理解, 主要出自专家和同行的判断[1]。”中小企业不仅在西方发达国家的经济生活中占据着多数, 也在亚非拉发展中国家的经济中占据着多数。同时, 对于某些特定的行业而言, 中小企业发挥的作用仍不是大型企业所能替代的, 如服务业和轻工业等行业中。
中小企业的界定主要受限于经济发展所处的阶段、各国的国情和行业状况。界定的标准虽然不同, 但多数国家都已“量”为标准来界定中小企业, 因为数据收集较为简单且更为直观。如美国国会在2001年出台的《美国小企业法》中, 对中小企业的界定标准作出规定, 规定中小企业的雇员人数不超过500人;日本将零售业中小企业的资本或出资额限定在5000万日元以下或将职工人数限制在50人以下;意大利将职工人数在500人以下的企业定为制造行业中的中小企业。
在我国, 2011年发布的《关于印发中小企业划型标准规定的通知》中, 对中小企业具体划分标准规定如下:
2. 中小企业的界定
(二) 内部控制的含义
1992年美国COSO报告中认为:“内部控制系为达成某些特定目标而设计的过程, 即内部控制是一种由企业董事会、管理层与其他人员执行, 由管理层所设计为达成营运的效果及效率、财务报告的可靠性和相关法令的遵守提供合理保证的过程。”
2008年, 我国发布的《企业内部控制基本规范》对内部控制做出如下定义:“内部控制, 是企业董事会、监事会、经理和全体员工实施的、旨在实现内部控制目标的过程。”
各国、各组织虽然对内部控制持有不同的看法, 但内部控制越来越被大多数人所接受。从目前看来, 由于内部控制对大中型企业的内部管理及管理效率有着明显的作用, 并已逐渐成为一种不可缺少的技术, 所以内部控制作为一种有效的管理手段被众多现代企业所采用。由此可见, 对于企业的每一位成员而言, 建立、健全内部控制制度都不容忽视。
二、中小企业内部控制存在的问题
(一) 岗位责权分配不明确
“责权分配就是通过有效的方式将职责与职权分配到各个层次、各个部门和各个岗位, 使整个组织形成一个责任与权力有机统一的整体。”我国有关法律法规和企业章程明确规定, 公司的治理应实现相互独立、权责明确、互相制衡的原则, 但在实际运行中, 由于中小企业的规模较小, 业务比较单一, 人员的配置往往不能做到各司其职, 而且也不能做到每个职位都拥有专业的人才, 往往会形成一人身兼数职的情形。表现在管理层上, 可能会出现董事长与总经理由一人担任, 股东大会不能定期的举行, 权力相对集中, 不能做到相互制衡。企业里所设置的各机构, 如董事会, 监事会等, 不能发挥其应有的作用, 形同虚设。
(二) 内部控制监督不力
在我国, 企业外部监督体系已经形成, 它主要包括政府监督和社会监督, 企业外部监督和企业内部监督共同构成了一个完整的监督体系。但事实却并非如此, 表面上看似完整且有效的监督体系对中小企业的监管却不尽人意。
在我国, 很多企业尚未建立起全面系统的内部监督体系, 内部监督也就无法得以正常的运行, 进而无法及时的解决企业内部控制的问题, 长期下去势必会对企业的日常生产经营活动造成一定程度的影响, 进而不利于企业的长远发展。另外, 虽然部分企业建立了日常监督的部门, 但由于其企业的资金受到限制或者没有专业的审计机构和审计人员, 使审计的效果大打折扣。
(三) 缺乏风险管理体系
风险是任何企业在发展过程中所不可避免的因素, 目前, 我国的中小企业所面临的风险主要有:行业风险、责权分派的风险和市场风险等。在我国, 随着经济的不断发展, 为了保证企业能够更好的发展, 企业必须具备风险意识, 风险管理是否到位, 对企业受到风险所带来的影响程度起到决定性的作用。然而, 我国的中小企业对风险存在的认识程度并不是很高, 并未认识到风险意识的重要性, 所以往往并未建立起有效的风险防范管理机制。
三、完善中小企业内部控制的对策建议
(一) 划分权责关系, 明确岗位制度
“中小企业的组织体系进行垂直管理时, 通常采用直线制结构, 因而具有管理跨度小、幅度窄的特点。”受到中小企业规模较小、员工人数不多、资产不多等因素的影响, 中小企业在进行内部控制职责的划分时经常会出现交叉重叠的现象。
首先, 要根据权、责、利相结合的原则, 建立责任追究制度, 明确企业各部门和人员的职能和应该承担的责任, 对履行职责较差的部门或员工进行处罚或批评, 有罚必有赏, 企业可制定考评制度, 定期对企业的各个部门和员工进行考评, 根据考评的结果, 对在考评中成绩较好的部门或员工给予精神、物质上的奖励。其次, 要考虑到不相容职务彻底分离的要求, 我国中小企业企业员工“兼职”的情况普遍存在, 应该坚决避免出纳和会计由一人担任, 总账与明细账由一人负责, 印章和票据由一人负责保管的情况。企业应该切实做到每件事都能落实到个人, 按照规章制度办事, 工作完成后要有专人负责检查, 真正意义上实现不相容职务的分离。最后, 规定管理层在履行好自己职责的同时加强对下属的监督和检查, 还要定期积极地和企业员工进行沟通, 以完善企业的管理制度。
(二) 充分发挥中小企业内部审计的作用
1. 提升内部审计独立性
充分发挥内部审计的作用, 最主要的就是保持内部审计的相对独立性, “独立性作为内部审计最主要的特征, 是审计发挥作用的重要保证。”首先, 内部审计机构作为一个独立的部门应独立于其他任何的管理部门, 直接对企业的董事会负责, 这样就可以使内部审计机构获得较大的权威以方便其进行内部审计, 增强其审计的权威性, 更有利于其对企业的财务部门进行监督以及对企业所面临的风险进行预估, 为领导进行决策提供可靠的依据。其次, 内部审计的人员不得是其他部门的人员兼任, 如会计部门, 审计人员必须是专职的, 与此同时, 内部审计人员不得直接参与企业的日常经营的活动, 只需履行其应该履行的审计职能。
2. 发挥国家审计机关对内部审计的监督作用
由于部分中小企业管理层利用职权对内部审计进行干预的情况屡见不鲜, 往往会导致内部控制制度形同虚设, 这就要求国家审计机关不仅要对企业内部控制制度进行定期或不定期的评价, 还应当以相关法规为基础, 使中小企业内部控制制度更加规范合理, 加强其内部审计的组织建设、制度建设和对其审计工作的领导, 以弥补管理层内部控制观念淡薄而导致内部控制不能有效实行的缺陷。与此同时, 通过立法手段对破坏内部控制良好实现的管理层的违法行为依法追究责任。当然, 国家审计机关还应该对各中小企业实行内部审计的“正面教育”, 加强内部审计的宣传, 加大宣传由于内部审计实践的较好而在经济上取得发展的企业, 提高内部审计的社会影响力, 积极组织开展创先争优的活动, 对内部审计工作先进的企业进行表彰, 形成各企业的领导和员工共同支持内部审计的良好氛围。
(三) 建设基于风险管理的内部控制制度
在中小企业中, 企业的每一位成员, 都应当关注风险的存在, 并将风险管理作为内部控制的主要方面, 通过建立风险评价机制对存在的风险进行评估, 以决定是否需要做出及时的处理以及处理的程度。通常有四种应对风险的措施:风险降低、风险分担、风险规避和风险接受。由于管理者承受能力有限, 必须将公司剩余风险控制在一定范围内, 并使其与公司风险偏好相一致, 因此, 中小企业应根据企业的风险偏好或风险承受能力来制定应对风险的策略, 以风险的评估结果为依据, 通过成本与收益分析的方法采取整体风险或组合风险的策略。
内部控制评价模式属于事后评价模式, 以风险评价机制为基础, 还具有提高企业风险管理能力的作用, 在原有的基础上可以进一步的发展为具有预见性的内部控制评价, 它的主要作用表现为, “评价企业风险管理缺陷, 提高企业风险管理水平;发现企业面临的机会, 使之正确把握和利用;持续监控企业发展, 有利于企业的长期发展。”中小企业的管理者应该根据风险评价机制的要求定期的评价风险管理和内部控制, 使企业能够及时有效的应对风险和由风险带来的机会, 拓宽企业的发展空间, 推动企业的进一步发展。
四、结论
社会主义市场经济不断完善和快速发展, 为中小企业的发展提供了良好的外部环境, 中小企业应该抓住这个机遇, 并在不断克服自身存在的问题的基础上不断完善企业的内部控制制度, 为自身的发展创造出良好的内部环境, 继而实现企业的战略目标。
摘要：随着经济的快速发展, 我国的中小企业得到了迅猛的发展, 但中小企业在很多方面存在亟待解决的问题, 其中, 所面临的最普遍的问题就是内部控制问题。中小企业内部控制制度的不健全, 导致中小企业不能实现良好的持续经营和健康发展, 引起人们的广泛关注。本文从中小企业内部控制的定义出发, 分析了中小企业内部控制存在的突出问题, 并根据这些问题提出了相应的对策。
关键词：中小企业,内部控制,问题
参考文献
[1] 李凤鸣.内部控制学 (第二版) [M].北京:北京大学出版社, 2012, 9:2-7.
[2] 蒙丽珍.内部控制与风险管理[M].大连:东北财经大学出版社, 2011, 9:33-42.
[3] 杨雄胜, 夏俊.内部控制评价[M].大连:大连出版社, 2009:79-81.