高等学校培养人才的工作能够正常、高效率地运行, 必须要求对教务工作进行科学管理, 明确管理目标、内容、原则和方法, 建立一支合乎要求的管理队伍, 健全管理制度, 提高管理的效能。教学秘书作为这支管理队伍的重要组成部分, 是保证各教学单位教学工作正常运转和教务管理得以完善的一支重要力量。教学管理系统一般分为校、系、教研室三个层次, 系级的教学秘书一方面须完成系的相关教学管理工作, 一方面是联系校级教学管理部门与系级教学工作的桥梁和纽带, 是教学管理活动的直接执行人。因此, 对高校系级教学秘书工作的探讨将会有力促进高校教学管理工作的高效运行。
1 系级教学秘书的工作内容
1.1 日常教学管理及运行
教学秘书主要的工作之一就是日常的教学管理, 系级教学秘书以系为单位保持系里教学工作的正常运行。其内容大致可分如下几方面:
1.1.1 教学计划的管理及执行
教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件, 是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。系级教学秘书, 一方面要熟悉系里各专业情况, 协助系领导编制、修订或调整教学计划, 确保计划本身的合理性;另一方面, 教学计划的严格执行是保障教学质量的基本途径。系级教学秘书应根据教学计划的要求来安排各学期的课程, 期中教学检查, 毕业生专业实习, 课程论文及毕业论文, 毕业生毕业审定与学位审定材料等一系列教学计划内容。
1.1.2 日常教学活动管理
系级日常教学活动可以分为三个方面, 即教师方面、学生方面及科研方面。教师方面, 包括对教师教学任务的安排, 教学大纲、教学进度表和考试试卷的收集, 工作量的统计, 课堂教学质量评估, 调、停课安排等;学生方面, 包括各学期课程教材的征订, 学生各学期期末考试试卷的整理归档及成绩的记录, 实习教育, 补考、重修安排, 学籍管理, 毕业学分统计等;科研方面, 包括校、系级品牌或特色专业建设, 校、系级精品课程及重点课程建设, 新专业的申报, 教学教改项目的立项结题管理等。
1.2 教学相关协调、沟通及服务工作
系级教学秘书是校级教学管理部门与系级教学工作、系级内部的教学工作的协调、沟通和服务者, 三种角色有机统一。
1.2.1 协调工作
协调工作是教学秘书的工作核心。系级教学秘书的协调工作表现在两个方面, 其一, 协调校级教学管理部门与系级的教学工作, 主要指通知、监督、协调系里完成教务部门的相关教学工作, 如学生报考英语、计算机等考试, 学生考试安排及成绩报送, 各项教学统计表的报送等。其二, 协调系级内部的教学工作, 比如学生的选课, 教师的调、停课, 学生毕业实习和毕业论文工作等。
1.2.2 沟通工作
沟通工作是教学秘书进行有效协调工作的基础。教学管理部门、教师及学生之间信息的传递和沟通是沟通工作的主要内容, 其目的在于更好地促进协调, 确保教学计划正常地运行。
1.2.3 服务工作
服务工作主要指系级教学秘书要为教学服务, 为系领导决策服务, 为教师服务, 为学生服务。其一, 为教学服务应及时收集、反馈教学一线的信息, 协助系领导决策, 做好系级教务管理日常事务;其二, 为教师服务应合理有序地安排好教师的教学任务, 提供教学所需的相关信息;其三, 为学生服务应认真倾听学生的意见, 为学生提供教务咨询让其更清楚了解学校的各项规定和具体事物的操作程序。
2 系级教学秘书工作中存在的问题
2.1 对教学秘书工作重要性认识不足
由于受到传统思想的影响, 教学秘书所做的工作被看成只是安排教学课程、统计学生成绩等简单的事务性工作, 是为了给从事教学工作的教师搞好辅助服务而已, 没有政治地位, 工作的琐碎性及难以量化的性质, 使工作的难度和业绩不易体现出来, 从而导致教学秘书主观上背负自卑心理, 只满足于上级布置什么就完成什么, 缺乏科学预见和主动参与意识以及对工作的主动性和积极性。长期得不到应有的重视, 这样会使得教学秘书对职业前途失去信心, 导致教学秘书工作缺乏稳定性。
2.2 业务素质不高, 缺乏专业培训
系级教学秘书本身工作量大, 整天陷入事务管理和处理日常繁琐事务中, 平时只是忙于机械应付, 没有精力也没有机会进行系统学习。同时高校缺乏对教学秘书的定期培训, 部分人员的管理水平一直在低水平徘徊, 且缺少外出学习、深造的机会, 无法吸收当今高校先进的教学管理方法和理念来充实自身的工作经验, 至今教学秘书工作仍以经验型管理为主, 根本谈不上教学管理的科学化、规范化和专业化。
2.3 工作强度高, 精神压力大
系级教学秘书处于教学管理队伍的基层, 每天处理维系复杂而具体事务性工作, 除了教学相关事务外, 大多数系级教学秘书还需兼任系里的行政工作, 其工作强度大, 且在管理制度上只规定了教学秘书的责任, 却没有关注教学秘书应该具有的权利。外界对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价, 教学秘书在基层管理中所能发作用得不到足够重视, 导致教学秘书的精神压力大, 思想负担重。
3 改进系级教学秘书工作的建议
3.1 重视系级教学秘书队伍建设
3.1.1 校、系对系级教学秘书工作的重视
校、系领导要充分认识到系级教学秘书对提升系的教学管理和教学质量的重要性, 对其工作给予适当的关注、客观的评价和认识, 肯定他们在教学管理工作中的地位和作用, 认可他们为教学管理活动所作的贡献。
3.1.2 开展多种形式的继续教育培训或交流
校级教学管理部门、系应定期或不定期地为系级教学秘书开展教学管理业务培训、参加管理研讨班交流等, 使其不断提高专业水平;同时, 加强交流, 进行横向和纵向校际之间的经验交流, 取长补短, 总结经验, 提高自身管理水平。
3.1.3 积极组织教学管理研究
校级教学管理部门、系应根据实际情况组织系级教学秘书开展教学管理工作的相关研究, 指导其从教学基层的管理者、服务者成长为教学管理的研究者。校、系可有针对性地为教学秘书提供教学改革相关的研究项目和经费, 鼓励他们从事教育的理论和实践研究, 加强自身专业水平的提高。
3.2 加强系级教学秘书素质建设
3.2.1 专业素质
教学管理要紧跟教学改革步伐, 教学秘书应掌握一定的高等教育管理理论, 以先进的管理理念引导管理工作, 以正确的管理理论指导实践, 以自身的高效率管理去为教学服务。同时, 随着信息化的普及, 高校的教学管理逐渐从纸质和手工作业过渡到教务管理软件操作等信息化手段, 因此教学秘书应加强计算机信息化的相关素质。
3.2.2 职业道德素质
教学秘书应热爱本职工作, 有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神, 兢兢业业、踏踏实实地工作。同时, 应牢固树立为师生服务的观念, 尽量满足教师关于教学的合理要求, 也要诚心诚意地关心、帮助和指导学生。
3.2.3 心理素质
教学秘书工作强度高、精神压力大, 没有健康的心理素质则难以承受过强的工作压力。因此, 教学秘书要加强心理调适的能力和情绪修养, 保持坚强的意志和乐观的状态, 克服不良情绪对工作的消极影响, 从而使自身的心理素质得到很大的提高。
3.3 明确教学秘书的工作职责, 改善工作条件
3.3.1 理顺管理渠道, 明确工作职责
系可设立独立的教学管理办公室, 由各专业主任或学科带头人负责, 理顺系级教学秘书岗位的管理渠道;同时, 明确系级教学秘书的工作职责, 保持其工作的单一性, 避免行政事务干扰教学管理工作, 使其专心教学事务的管理。
3.3.2 完善考核机制, 改善工作条件
完善对科学考核与评价的机制, 充分认识和肯定教学秘书的工作, 对其工作实施公正的绩效考核, 并将考核结果直接与收入挂钩, 真正体现劳动价值。同时, 可通过对教职工和学生较多的系配备教务员协助教学秘书工作, 或定期召开教学秘书会议听取其意见要求并切实为其解决实际问题等形式, 改善教学秘书的工作条件, 给予其实现自我追求的机会和途径。
摘要：教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分, 是保证各教学单位教学工作正常运转和教务管理得以完善的一支重要力量。系级教学秘书是联系校级教学管理部门与系级教学工作的桥梁和纽带, 是基层教学管理活动的直接执行人。因此, 对高校系级教学秘书工作的探讨将会有力促进高校教学管理工作的高效运行。
关键词：高等院校,教学秘书,教学管理
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