今天小编为大家推荐《机关档案计算机管理论文(精选3篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。摘要：创新是一个民族进步的灵魂，是一个政党永葆生机的源泉，是一个国家兴旺发达的不竭动力，同样，我们的机关档案管理工作也需要不断的创新，才能够适应不断发展变化的经济社会状况。本文就新时期如何做好机关档案工作的创新提出了自己的看法。
机关档案计算机管理论文 篇1：
牢固树立安全意识着力构建机关档案工作安全体系
摘要：机关档案工作作为国家档案事业的重要组成部分，其档案安全工作也是实现档案工作整体安全的基础。本文着重剖析了如何建立健全机关档案工作安全体系，从五个方面进行了详细的阐述。
关键词：机关档案 档案安全体系 安全意识
近年来，维护档案安全这一话题，逐渐摆到了档案工作者的主要议事日程上。2010年，国家档案局杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上提出“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”的思想，并指出“不断提高档案安全意识，研究确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和信息安全，全面推动档案事业安全发展、协调发展、可持续发展。”机关档案工作作为国家档案事业的重要组成部分，安全问题尤为重要。
一、建立完善的制度体系，为确保档案安全提供制度保障
机关档案工作特点是琐碎繁杂、具体而微，涉及方方面面、细枝末节，因此一定要建立涵盖各项工作、各个工作环节的档案安全保密制度体系，使档案安全工作规范化、制度化。
（一）建立完善的档案保管制度。档案是机关的宝贵财富，应根据档案技术标准，制定完备的档案保管制度，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案的完整与安全。保管制度应包括如下内容的要求：档案装具要求、档案上架排放要求、档案库房及保存地的硬件要求，档案库房及钥匙（门禁）等的管理与登记要求等等；要建立定期检查、进出登记等一系列措施来保障档案的安全保管。
（二）建立严格的档案鉴定与销毁制度。档案鉴定与销毁决定了档案的命运，关系档案的存毁，至关重要。因此一定要依据《中华人民共和国档案法》对档案鉴定与销毁的标准和依据、程序和手续、权责等都做出详细的规定，使之有据可依，严谨细致，才能保证档案的安全完整。
（三）建立规范的档案利用制度。档案利用工作是开发、利用档案资源，发挥档案作用，体现档案工作价值的重要工作，但同时也与档案的安全与完整息息相关。因此要对利用范围、权限、方式、手续、时间等等予以严格规定，使档案利用工作分权限审批、分密级管理，严格审批和借阅手续，严格借阅工作，做到档案去向记录明确、责任清楚，从而降低档案遗失风险，确保档案安全。
（四）将保密工作规定纳入档案安全制度体系中。档案工作与保密工作息息相关，无论是涉密档案的管理利用，还是到期解密工作，都要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密法律法规和规定，档案工作人员也必须严格遵守保密制度，才能做好档案的安全保密工作。
（五）建立健全档案考核惩戒制度。为确保档案的安全，纠正违反档案安全制度的各种行为。要依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保护国家秘密法》的相关规定，制定惩戒制度，对违反相关制度并危及档案安全的行为进行惩罚，从而确保档案安全。并从实际工作出发，制定档案考核与检查制度，将相关档案工作纳入考核体系，通过自查、抽查、检查等方式进一步规范、督促、监督档案安全工作。
二、牢固树立档案安全意识，努力提升维护档案安全的自觉性
机关档案工作不仅仅是档案管理部门的工作，更是广大兼职档案人员及全体员工共同参与完成的。因此，全体员工的档案意识决定了一个单位的档案氛围。必须不断提高全体员工的档案安全意识，时刻绷紧档案安全这根弦，才能真正实现档案的安全保管。
（一）要明确档案安全的目标和责任。将“树立档案安全事关党和国家根本利益的思想；树立‘安全第一’的思想，树立‘安全问题无所不在’的思想，树立‘安全问题人人皆知有责’的思想”的意识强化到每一个员工心里，切实重视起档案的安全问题，真正树立起档案“安全第一”的意识。
（二）加大宣传力度，提高全体员工安全意识。档案安全不仅是档案工作者的责任，更重要的是全体干部员工都要有档案安全的意识，都要从自身工作的点滴做起，自觉维护档案的安全，也就是说，每一个员工都是维护档案安全的责任者。因此档案工作者要立足本职工作，通过多种形式的宣传教育活动，比如举办展览、集中举办档案安全知识讲座、张贴宣传资料、提醒各部门领导对本部门员工进行教育、考核检查等方式来提高大家的档案安全意识，使大家时刻绷紧档案安全这根弦。
三、大力加强档案库房安全建设，确保档案存放场所安全
档案库房是档案的重要存放场所，它的安全直接影响档案的安全，因此要不遗余力地加强档案库房建设，确保档案的安全保管。
（一）加强档案库房的基础设施建设。“工欲善其事，必先利其器”，档案库房基础设施的投入和建设至关重要，要严格按照国家关于档案库房的相关规定和标准进行建设。
一是档案库房要符合“八防”要求。即档案库房要做到“防火、防水、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防盗”等“八防”。档案库房选址要安全，要灭绝火源，要严格控制温度及湿度，要定期投放防虫药品，确保档案库房达到“八防”要求。
二是提高硬件设备技术含量。档案库房还需要配备各种设备以保证档案存放条件。如配备专门档案装具及柜架，既能存放档案实体，又能保证档案安全；配备加湿机、抽湿机、新风设备等，可有效调控档案库房溫度、湿度的清洁度，保证档案存放环境达标；配备消毒机具，对新入库或年代久远档案除菌，确保档案完整。
三是加强库房内部管理。严格控制档案库进出人员及手续，档案库房属于机要重地，非档案工作人员一率不得入内；进出档案库房的人员要履行严格的登记手续备查；严格控制档案实体的进出库，档案无论入库还是利用处库，都要严格履行手续；严格控制档案库房的钥匙或门禁管理，档案库房钥匙领用要有登记，门禁要与保卫部门协调定期更换，以保证档案安全。
四、大力推进档案电子化进程，保护档案原件安全
档案信息化就是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化建设是新时期档案工作的一项重要任务，是档案事业发展适应时代需要的必然趋势，是国家信息化建设的重要组成部分，是档案专业社会化的基础和前提。档案信息化主要有两部分工作：
（一）传统档案数字化工作
杨局长提出“加速开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化后，就可用数字化产品代替原件提供利用，从而起到不动原件、保护原件的作用。”机关档案工作中档案利用工作频繁，更应把纸质档案数字化作为保证档案安全和利用的重点，大力推进档案电子化进程。
（二）档案电子化工作
一是确立“文档一体化”作为实现档案电子化的理论依据。文档一体化，是文件与档案一体化管理的简称，其涵义是立足于文件和档案的内在联系，运用系统理论和计算机管理方法，将文件管理和档案管理信息数据网络化，形成一个完整的信息系统，以发挥文件与档案整体最佳信息效益，提高机关工作效率，实现机关行政管理信息共享，文档一体化是实现文书档案电子化的重要制度安排。
二是建设电子档案管理系统，实现档案电子化。电子档案系统是实现各类电子文件归档、整理、编目、查阅、统计、备份和系统日志记录功能的自动化管理系统，也就是说它可以将文书档案等各门类档案纸质实体转化成电子件并加以管理。因此，实现文书档案电子化的主要工作就是建设电子档案管理系统。要重点做好系统的开发建设工作，保证档案管理部门全程参与程序设计，保证电子档案与纸质档案完全一一对应；切实建立完善的安全保障机制，切实做好电子档案系统的安全管理；尽可能深层次开发利用档案资源。
三是优化电子档案管理系统功能，保护档案原件安全。
首先，要加强电子档案管理系统数据库建设。只有建设具有齐全完整的电子档案资源的电子档案管理系统，对所有纸质档案都实现电子化，才能真正达到完全通过电子件进行档案利用，而不调阅档案原件，从而切实保护档案原件的安全。
其次，要加强电子档案管理系统的检索功能。因为档案工作的主要目的和价值体现就在于档案利用工作，而档案检索的查全率、查准率对利用效果和效率至关重要，因此一定要注意开发电子档案管理系统的检索功能。提供模糊查询和精确查询等不同查询方式；提供按文件字号、文件题名、责任者、形成时间、主题词等不同检索项的查询。
第三，要切实加强电子档案管理系统的安全管理。电子档案管理系统要建立完善的安全性保障机制。电子档案管理系统的安全包括各种硬件存放安全、系统使用过程中的安全、系统各级各类管理和操作人员保密安全、系统数据的安全等方面。可以通过如下方法实现和保障电子档案管理系统的安全：加强各种硬件存放地的安全保卫设施和保障，严格监督控制温湿度，以确保硬件安全；完善保密制度、加大管理和操作人员安全保密教育；通过分级管理密码、分级控制权限等技术手段保障系统安全；通过建立监控和跟踪日志、及时更新防病毒软件，及时备份数据等方法保证系统数据安全。
五、采取恰当的档案管理模式，进一步提升档案安全管理系数
近年来，随着各个单位业务工作的不断发展，产生了门类繁多的业务档案资料，并都产生了规范管理的需求；基于“大档案”观念，是否将它们纳入档案管理范畴、采取什么模式进行管理、具体的管理方法如何等等都成为档案管理部门面临的新课题。同时，不同的管理模式和方法对档案的安全工作影响也不尽相同。
（一）要采取适当的档案管理模式。不同的档案管理模式对档案整理方法、保管方式要求都不同，所需的人力、物力、财力等要求也不相同；同时，各个单位具体情况也不同，产生的业务资料的种类、要求、数量不同，档案管理部门及人员的理念、力量、素质不同，内部体制和职能不同。因此，一定要选择最适合本单位情况的档案管理模式，才能真正保证档案的安全。
（二）档案管理模式简介。现在主要采用的档案管理模式主要有两种：一种是传统模式。即档案管理部门着重对文書档案、声像档案、实物档案等基础门类档案的集中统一管理，对业务档案等采取规范、指导、监督检查的方式进行管理。一种是档案集中化管理模式。即将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，从而实现文书档案和业务档案管理并重、档案实体管理与档案信息化并重的档案管理模式。
（三）档案集中化管理模式在档案安全保管中的作用。近年来，一些单位特别是商业银行、企业等逐渐形成并采取了集中化管理的档案模式。它对档案安全管理的作用在于：一是档案集中保存、集中存储，便于安全管理工作的开展；二是档案在收集、管理、利用等环节统一管理，便于工作的监督检查；三是档案全部由专业档案管理人员负责保管，提高了档案管理水平，降低了风险；四是可以有效地防范档案散落在业务部门及人员手中的道德和工作风险，并可以防止前期人员因工作疏忽产生的错误。
参考文献：
1．杨冬权.在2009年北京市档案信息化工作会议上的讲话.2010.
作者单位：中国人民银行营业管理部
作者：杜媛媛
机关档案计算机管理论文 篇2：
小议机关档案管理工作的创新
摘 要：创新是一个民族进步的灵魂，是一个政党永葆生机的源泉，是一个国家兴旺发达的不竭动力，同样，我们的机关档案管理工作也需要不断的创新，才能够适应不断发展变化的经济社会状况。本文就新时期如何做好机关档案工作的创新提出了自己的看法。
关键词：机关；档案工作；创新
当前我国的机关档案管理工作中还存在众多的问题， 管理意识薄弱、管理方法落后等缺点都阻碍了机关档案管理水平的提高，因此，机关部门必须优化档案管理的方法，提高档案管理水平。下面笔者就简单探讨该如何提高机关档案管理工作的水平。
一、要加大培训力度，提高档案从业人员的整体素质
人的因素是决定机关档案工作发展的关键因素 开展档案规范化管理活动，关键在人，首先要有一支能打仗 愿打仗 打得赢的人才队伍作保障 其次要发现和培养典型，总结经验，及时推广 并且还要在激发干劲上下工夫，用正确的导向引导人心，让肯干事 能干事 干成事的人得到褒奖和重用，从而引导档案工作者把心思用到工作上，形成推动事业发展的强大合力 我们采取了一系列包括学历培训，外出培训，短期培训，操作培训等措施加强人才培养 通过一系列的业务培训，档案干部队伍的整体素质明显提高，逐步形成了一支能够适应档案规范化管理需要的人才队伍，为档案规范化管理的深入开展和整体水平的提高提供了坚实的人力资源。
二、强化档案管理意识，严格档案管理程序
强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调 除湿机 档案密集架和电脑 引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统 档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利 职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备 及时归档 此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整 内容真实可靠。
三、提高档案管理利用率
在传统的档案管理体系中，档案管理始终存在着一个不容忽视的问题，那就是档案管理的利用率低。总结过去的经验，我们可以得知，档案信息在发展中有着不容忽视的作用，要充分重视并且高效利用这种信息是必不可少的。尤其是在现在的信息时代，信息资源是最有用和珍贵的，我们必须提高档案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查询的档案体系，要强化和突出服务理念，档案部门更应该积极主动地做好管理工作，使之易于查阅和使用。其次加强网络功能的应用，是的可以在公司网络平台上直接查询档案信息并加以利用。这样就可以提高服务和利用效率，间接提高利用率。对档案信息的高效利用才能真正体现出档案管理的重要性，事项档案信息的价值。信息时代日新月异，我相信，在短时间内快速提高档案的利用率并不困难。五、树立动态的管理观念所谓动态的管理观念指的就是摆脱传统的一成不变的管理方法，要随机应变，一方面是不仅仅要保存旧的档案，更要对旧的档案进行源源不断的补充和解释，这些内容可以以一年为一个阶段来补充说明，这样会是的档案内容逐渐完善，形成多方面多角度的档案信息。而另一方面是在公司人员流动频繁的情况下，档案的更新必须要高频率的，形成及时准确的档案信息，所以档案管理部门必须要安排好人员来做好接收信息，筛选信息，拼凑信息和管理信息的工作。传统档案管理体制一直都在进行着改革和创新，但是效果却并不太令人满意，而且在信息飞速发展的今天，传统的改革方法已经跟不上时代的脚步。所以新的改革和创新成为了不可或缺的角色。努力实现档案管理的现代化，提高档案管理的科学化水平，是信息时代提出的要求。国家提出了机关档案信息化建设的任务，不仅要求充分利用计算机技术和网络技术，还要进一步提高档案管理现代化水平。档案管理工作是一项政治性、专业性、和技能性很强的工作，尤其是要提高对档案管理工作人员的培训，要严把关，勤查工作，做好每一项检查。档案信息对于个体和组织而言都是十分重要的资源，对于各项工作的发展都有着重要的意义。
四、优化机关档案管理的管理方法
由于对机关档案管理工作的不重视，导致机关部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法， 使机关档案管理工作的准确性、 完整性、 真实性都受到影响， 导致机关档案管理工作水平的降低。因此，为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法， 使其更加科学、 规范，保证机关档案管理的准确、 真实、 完整。例如， 1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档， 确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性； 2.对机关档案资料进行相关性的收集、 整理、 存档， 保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、 科学、 规范， 更有利于机关档案管理工作效率的提高； 3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、 档案检索系统、 借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解， 不易导致机关档案资料的丢失， 而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。
五、抓规范，基础工作到位
维护档案的完整、准确与安全，是档案管理的基础性工作和重要内容，特别是涉及到贯彻落实党的路线、方针、政策方面，它直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到个人的切身利益和政治前途。因此，对档案管理的基础工作，一定要加以规范。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节。一是档案材料收集整理不及时，档案资料丢失严重，影响档案的完整性和真实性；二是基础设施不配套，档案保管条件恶劣，影响了档案安全和使用年限；三是制度不到位，材料的转入、转出、档案的查（借）阅等手续没按规定履行，档案管理混乱。针对存在的这些问题，应坚持做到“四化”，一是收集归档程序化。建立健全档案材料的归档制度，特别对于人事变动、工资调整等材料，应及时收集、存档；二是鑒别整理规范化。严格按照各类档案整理《标准》认真细致地鉴别、收集、分类、整理，将有利用价值和利用价值大的各类资料予以归档；三是设施建设标准化。按照档案管理基础设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和应备的管理设备；四是管理工作制度化。自觉执行档案管理的各项制度，使每项工作都制度化，保证各项工作井然有序地开展。
六、结束语
在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，要创造性地开展，推进档案工作实现跨越式的发展，这是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。
作者：卢艳君
机关档案计算机管理论文 篇3：
人事档案计算机化利于提升医院管理水平
[摘要] 传统人事档案管理方式是采取纯手工操作，而且存在着许多明显的弊端，如效率低、保密性差、保管周期长等。医院人事档案应用计算机管理，改变了过去人工归档等的落后劳动方式，不仅将档案管理人员从烦琐的手工劳动中解脱出来，提高了办公质量和人事管理水平，给我们的工作带来了事半功倍的效果，而且及时、准确地为领导决策提供人才信息和用人依据，大大提高医院管理水平。
[关键词] 医院；人事档案；计算机；管理
医院干部人事档案是医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面情况的反映，是人力资源开发的宝贵信息库。我院是全国500所大型医院之一，职工人数多，现存人事档案就多达1291卷。传统的人事档案管理方式是对职工档案进行信息翻阅、抄录、核对、装订、制表、清洁等工作，这种纯手工的管理方式存在着许多明显的弊端，如效率低，保密性差、保管周期长等。另外，随着时间的延续，将产生大量的文件和数据，这给查找、存储、更新和维护都带来了不少困难。随着计算机技术的高速发展，解决了这一问题。笔者所在的南宁市第二人民医院1999年6月开始应用计算机软件管理人事档案，并建立了人事档案管理数据库。多年的实践证明，使用计算机管理医院的干部人事档案，速度快、精确度高、贮存量大、功能多等，满足了医院管理工作的需要，大大地提高了工作效率和人事管理水平，充分地体现了干部人事档案为医院服务的目的。
(一)计算机管理医院人事档案，为领导决策提供人才信息和用人依据。我院2000年以来，通过人事制度改革，岗位竞聘，选拔了大批既有较高学识和较强业务工作能力，又有较高政治素质的人才。作为人才信息缩影的人事档案，详细记载了一个人从小学起至现在的经历、业务能力、思想品德、工作业绩、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现等。十多年来，我院每次竞聘、选拔中层干部工作，都通过人事档案提供大量的德、能、勤、绩、廉等客观材料，为领导决策做参谋。因此，医院领导在查阅档案资料时，会感觉到“见档如见其人”。通过档案可全面地了解人才的经历和专业技术情况，动态分析人才的人生轨迹，预测人才的发展潜力。有针对性的选拔、培养、任用管理干部等，从而实现任人唯贤、人尽其才，才尽其用，最大限度地实现人力资源的价值。截止到2010年底，我院人事档案提供选拔中层干部材料达680多卷(次)。这些人事档案信息通过计算机软件，进行检索、查询、比较、选优，对人员的素质状况、人才结构等进行分析，既准确，又快捷，为领导决策提供了全面的可靠的依据。
(二)计算机管理医院人事档案，利于干部人事部门编制各种各类的统计表。为领导和上级机关提供可靠信息。我院人事部门每年都要编制干部的基本情况统计、管理人员基本情况统计、在编专业技术人员情况统计、编外专业技术人员情况统计、在职干部培训学习情况统计、学历更新情况统计、女职工基本情况统计、职工人数增减情况统计、职工工资情况统计、离退休人员情况统计等等，其涉及的面之广、数据量之大可想而知，如用手工统计不但需要花费大量的人力、物力还会缺乏准确性。自从应用计算机管理医院人事档案和建立干部信息数据库以后，可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内完成各类统计表的编制，不但快速而且准确，为上级领导机关提供了综合信息，利于上级机关制定干部工作的方针政策，为加强干部管理、改革干部制度提供准确数字的依据。
(三)计算机管理医院人事档案，为科学、合理制定工资制度改革提供了保障。自从使用计算机管理人事档案以后，在工资套改方面发挥了神奇的功能。例如利用人事档案信息库查证职工年度考核结果直接与套改工资挂钩，且套改工作年限需要扣除年度考核中不合格和不定等次的年限等。特别是我院于2000年开始执行新的工资改革方案，依靠完整的人事档案数据库，提供每一位职工的学历、职称、职务、工作时间、毕业时间、考核结果、工资演变等情况，作为划分工资等级的重要依据。利用这些人事档案信息，通过计算机软件进行套改现有工资，只用几天时间就完成了以往一个月左右才能完成的工作量。从而大大提高了工资套改的工作效率。
(四)计算机管理医院人事档案，为医院各类专业技术人员的职称评定提供了依据。在人事档案资源库中，存贮着职工的各类材料信息，例如学历学位材料、评审(考试)专业技术职称(资格)、聘任专业技术职务材料、进修和学习材料、奖励材料、考核鉴定材料，以及业绩档案中的创造发明、科研成果、论著材料等，都是评聘工作中的重要标准和依据，它涵盖了一个人在专业技术能力方面的提升过程，是医院人事职称评鉴、晋升不可或缺的信息资源数据库。从1988年实施专业技术职称制度改革至今，我院已进行过数次涉及多学科专业技术职称评定，通过运用计算机建立医院人事档案资源库，为专业技术人员职称晋升提供了真实而有效的学历凭证和组织鉴定材料，确保了专业职称晋升工作的顺利完成。
(五)计算机管理医院人事档案，可提高利用干部人事档案的利用率。在档案利用的时候，若利用者需要查询某个人的档案，即可在计算机人事信息数据库中，按姓名、部门或任意条件查询相关人员档案：若利用者只需要查询某个人的基本情况，则在计算机人事基本信息库中就可以直接查询到结果。若是职工的基本情况发生变化，即可随时准确地将最新信息录入计算机，以保证职工档案信息的时效性、真实性和准确性。应用计算机人事信息管理软件可以查询到全院职工情况、科室基本情况，能按学历学位、按职称名称或职称时间、按工作时间、按年龄段、按工资段等各种方式进行查询，查询结果可快速显示或打印。传统的医院人事档案管理模式是手工查阅。如过去我院手工查询卫生专业技术人员的情况，按高级、中级、初级职称分类，用《职工花名册》数人头平均35分钟查一次，且手工查询容易错漏。现在利用计算机，只需要简单的查找、浏览、筛选操作，就可将所有符合条件的内容都查询出来，且仅用5分钟即可完成查询，用信息管理软件查询准确率达100％，真是天壤之别。我院人事科每年为各部门、各类人员，提供档案信息利用次数达580多次，实现了档案信息资源的共享，同时也提高了医院的办公质量和人事管理水平。
(六)计算机还以其特有功能自动生成各类花名册等，为各方面提供准确的信息资料。我院人事科每年年底为年终统计和工作使用，打印《专业技术人员花名册》《工勤人员花名册》《临时技术人员花名册》《临时工人花名册》，为离退休人员统计和工作使用打印《离退休职工花名册》，供领导参谋用的《中层干部花名册》，档案查询、检索用的《在职人员档案花名册》《非在职人员档案花名册》等，总之，可以根据需要打印各种花名册出来，非常方便工作。
第一，以前，我院人事科每年年底都要用复写纸手抄一式两份全院职工花名册，由于医院职工
人数多，需要两人参与，各抄一半，平均7天抄完一本；手工操作是一项繁重的劳动，而且每次抄写都难免有一些错漏，特别是一些常用的信息，如出生年月、参加工作时间、学历、职称时间等，经常出现抄写错漏，在这种情况下，重抄一遍浪费时间，若不重抄写又欠美观。用计算机就不同了，纠正错误非常方便，校对一次，可以减少一批错误，经过几次校对后完全可以杜绝错漏。而且计算机人事信息管理软件还能将所需要的花名册进行编辑、自动排序和顺序调整，打印1份花名册只用3个小时，而且字体工整美观。
第二，工资变动情况登记表的打印，过去我院人事科每完成一次工资调整都要用手工填写一人一份的工资变动情况登记表。需要两人参与，8分钟抄一份，平均7天抄完千余份。现在只要将新的工资标准输入计算机人事信息管理软件后，1分半钟即可以打印1份，两天全部完成，免去了许多手工劳作之苦。
(七)计算机管理人事档案，使档案目录达到统一化、标准化。由于医院职工构成比较复杂，有各类型、层次的大量业务人员，又有各级行政人员，反映在人事档案上。有种类繁多的特点。我院人事科每年收集到职工的年度考核、进修学习鉴定、晋升职称、学历变更、各种先进、工资调整、干部任免、聘用合同等纸质档案散材料4千多份，这些散材料收集后必须手工分类抄写成目录，费时费力，工作效率低。应用计算机人事管理软件编制目录，可事先将简化的标题输入人事信息软件中，录入这类标题时只要复制、粘贴就可得到同样的标题。如果是同一标题而且不需要简化的，则可采取批量输入完成。如果批量输入的信息有错误时，即可进行批量修改。传统手工抄写目录平均30分钟抄1份。而应用计算机人事信息管理软件处理这项工作就简单多了，即从机内调出原来的目录进行修改或补充，平均仅用10分钟就可以打印1份，省时又省力。
由此可见，传统的手工抄写目录与计算机编制目录是无法比拟的。不仅可以避免手工抄写出现的失误，而且改变了过去人工归档等的落后劳动方式，使档案人员既节省了时间。又提高了工作效率。
(八)计算机管理医院人事档案。利于档案检索。以前在查找档案时因为检索工具的不全或者其他方面的原因，档案人员需要花费大量的时间进入档案室调档、阅档、摘抄、找文件资料等。应用计算机管理干部人事档案后，档案人员可在数据库中，将职工按姓氏归类、依次录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时。只需要打开计算机“查找功能”，输入需查人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。为档案人员省去了手工重复操作之苦，节省了档案人员和利用者的大量时间。计算机的模拟人工智能替代了原有手工查阅档案，为档案人员快捷查找档案提供了方便和灵活，且直观性强。
(九)计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存。利用计算机管理后的人事档案，档案人员除了在建立数据库输入信息时需要用档案原件外。很少再直接接触原件，让档案很好地保存于档案柜中，避免了人为的纸质损伤，又有利于人事档案纸制载体的保护，从而延长了档案的寿命与保密性。
(十)计算机管理人事档案，便于档案资料的大量存储及长期保存。计算机管理后的人事档案，其数据库中的信息会随着档案材料的不断增加而增多。因此，为了保证数据库库存的安全和避免超载，可以把档案资料数据库的数据采用即时备份、定期备份存放在光碟、U盘、软盘等磁性媒介上，这样既可以极大地节省资源，又利于档案资料的长期保存，达到了数据库维护与利用的目的。
医院人事档案采用计算机管理，使档案管理人员摆脱了传统的手工操作。减轻了劳动强度，提高了办公效率，成为最方便、快捷、高效的管理手段，为医院领导科学决策和各项工作的开展及时提供准确数据和信息，医院人事档案信息资源也得到了充分开发与利用。从而，极大地提高了医院管理水平。
[参考文献][1]李扬，耿玲，张超.在医院人事档案管理中运用数据库[J].中国医药指南，2009，(2).[2]张敏，医院人事档案的计算机管理与应用[J].科技情报开发与经济，2009，(16).
[责任编辑：周志华]
作者：邓海燕