第一篇：常用事务文书写作
常用事务文书写作
(--)常用事务文书写作 1.简报
特点：内容广泛;形式特殊;行文灵活;制发自由。
适用范围：反映工作部署和进展情况;交流工作方法和经验;报告工作中的新情况、新问题;介绍典型事例;传达上级机关的布置和意见。
简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道;从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报;从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报;按出刊日期分，有定期简报、不定期简报;按发行时间分，有长期简报和短期简报。
写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。
按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实;观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省;文字简洁，措词严谨，意尽文止。
注意事项：反映要快;选材要精;内容须真;风格要实。 2.调查报告
特点：目的明确，有针对性;事实确凿，讲准确性;叙议结合，重叙述性。
适用范围：总结经验;反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据;反映新生事物;揭露问题;还历史本来面目。
调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告;反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告;反映新生事物的调查报告;揭露问题的调查报告;还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。
写作格式：标题、开头、正文、结尾。
调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。
正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。
注意事项：明确调查的目的、对象、范围;学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有第一手材料;在掌握第一手材料的基础上，认真分析研究材料;注意表达方式，言简意赅，克服繁琐累赘。 3.计划
特点：指导性、预想性、可行性。
计划的分类。按内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、科研计划、学习计划、宣传计划、文体活动计划、生育计划等;按性质分，有综合性计划、单项计划、专题计划等;按范围分，有国家计划、省市计划、单位计划、部门计划、个人计划等;按时间分，有长期计划、中期计划、短期计划，或计划、月度计划等;按执行的严格程度分，有指令性计划、指导性计划。
写作格式：标题、正文、结尾。正文包括指导思想、基本情况、任务要求、具体措施、完成时间五部分。
注意事项：要吃透上级的精神并灵活运用;要紧密联系本单位的实际;要走群众路线;要留有充分余地;要保持计划的连续性和严肃性;避免工作计划写作的三种通病;文字表达要清晰明白。 4.总结
特点：范围限制、时间限定;人称固定、理论分析。
适用范围：本单位一段时期内所共同关心的问题的回顾。
总结的分类。按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结、销售总结等;按范围分，有行业总结、单位总结、部门总结、个人总结等;按时间分，有总结、季度总结、月总结、阶段总结等;按性质分，有全面总结、专题总结和单项总结等。
写作格式：标题、正文。正文分四个层次：基本情况、成绩和经验、存在问题和教训、今后的努力方向。
注意事项：要有实事求是的精神，有正确的指导思想;常用说明和议论两种表达方式。 5.书信类文书
书信类文书主要有介绍信、证明信、慰问信、感谢信、推荐信、邀请信、申请书、倡议书、建议书、请假条、便函、各种证书、贺信(电)、唁电等。所有这些都具有书信特征，即写作结构都是由标题、受文者称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和时间组成。
有无标题是书信类公务文书与人们为处理个人私务而使用的一般书信最显著的区别，因为一般书信是不写标题的。书信类文书的标题最简单的写法是直接写文种名称就可以了，例如《介绍信》、《证明信》、《请假条》等。有的文书将发文者的名称或行文事由也写在标题中，使受文者一目了然。例如《致新疆地震灾区的慰问信》等。
受文者称呼应该顶格书写，后加冒号。
问候语单独成段。
祝颂语分祝语和颂语，祝语一般单独占一行，前面空两格。颂语另起一行顶格书写。如便函中常用的祝颂语：“此致敬礼”。根据不同内容，也有些祝颂语写在一起，单独成段。如慰问信中的“再次致以最诚挚的慰问!”唁电中的“×××同志安息吧!” (1)介绍信
介绍信是机关单位派人到其他机关单位联系工作、接洽事宜时专用的一种书信类文书。它的目的和作用就是介绍派人原因、证明所派之人的身份。
介绍信有两种写作格式，一种是用带单位名称抬头的信笺临时手写、加盖公章的便函式介绍信。另一种介绍信是事先印制好的带存根的联单式介绍信。这种介绍信格式相对固定，有编号，好管理，写作过程十分简便，只需填写受文者名称、派员名称及人数、大概派员原因和事宜，以及时间和介绍信有效期限就行了。除了在落款处盖公章外，还应当在存根和正联单之间加盖“骑缝章”。
标题直接写(印制)“介绍信”，或者将出具单位名称也写上，“江苏省人民政府办公厅介绍信”。受文者名称在标题之下左起顶格书写，后加冒号。受文者名称一定要写正确的全称或规范简称，这是对对方的尊重。有时介绍信是出具给单位领导人，应当在其姓名后加写职务名称，或者不写姓名只写职务名称。例如：“××公司×××总经理：”。
正文介绍信正文的起始句基本固定，以“兹介绍„„”、“现介绍„„”或“今介绍„„”开头，后接派员名单、人数，必要时应写清派员的职务、政治面貌等，派出人数要用中文大写。然后再写派员目的、事由，应当尽量写具体明白，有利于受文者一目了然。结束语常用“望予接洽为荷”、“请予以接洽”之类的固定用语。
祝颂语介绍信的祝颂语通常都是“此致敬礼”。
落款出具介绍信的单位名称(全称或规范简称)、出具时间，加盖公章。不盖公章的介绍信是无效介绍信，受文单位可不予承认。为表示严肃、慎重，介绍信在落款的左下方可以用括号注明有效期限，如“自即日起××天内有效”或“×月×日前有效”。
(2)慰问信
慰问信是以集体或个人的名义，向特定的单位、群体或人员表示关怀、问候、致意的特殊书。
慰问信有两种，一种是在特殊的日子到来之际，向特殊的单位、群体或人员发出慰问，如劳动节时慰问劳动者、教师节时慰问教育工作者、新年到来之际慰问全体市民、厂庆日慰问全厂职工等。另一种是向受到自然灾害的地区发出慰问，这种慰问又分为向受灾者慰问、向参加救灾者慰问两种。
慰问信的写作结构和一般书信基本一致，只是加写标题：《慰问信》或者《致××××的慰问信》。
受文者称呼。在标题之下左起顶格书写，后加冒号。
正文。正文的开头一段，说明发出慰问的理由，并表示慰问之情。
①如果是特殊的日子的慰问信，通常写：“值此××××到来之际，谨向你们致以诚挚的问候和美好的祝愿!”接下来，通常要回顾所慰问的该单位、群体或人员的光荣历史，概括评价他们为祖国建设、为地区或单位发展做出的贡献，向他们介绍本地区或单位最新发展动向和成就等。
②如果是向受灾者慰问，通常写：“惊悉××××地区发生了××××(灾害)，使你们遭受了生命和财产的巨大损失，谨向你们表示衷心的慰问!”接下来，通常鼓励他们要有信心战胜灾害，党和政府以及全国人民都在关心他们，支援他们，一方有难八方支援，这是中华民族的传统美德。鼓励他们早日展开生产自救，重建家园。
③如果是向参加救灾者慰问，通常写：“×月×日XXXX地区发生了XXXX(灾害)以来，你们一直英勇奋战在救灾第一线，不顾个人安危，为抢救国家财产，保护人民群众的生命和财产安全，„„，谨向你们致以崇高的敬意和诚挚的慰问! ”接下来，通常高度赞扬他们置生死于度外，奋不顾身地抢险救灾的壮举，高度评价他们是一支具有光荣革命历史的队伍，是一支特别能打硬仗的队伍，在他们面前，任何艰难险阻都能被克服和战胜。同时，还表示向他们学习和致敬。
最后，写祝颂语。慰问信的祝颂语一定要有针对性，不是那种放之四海而皆准的祝健康、祝尊快、祝平安之类，更不是“此致敬礼”，要根据不同慰问内容和慰问对象，写得恰如其分。例如“祝你们在心的一年里„„”就突出了新年祝福。也可在最后向被慰问对象再次表示慰问、敬意之情，与开头形成呼应。
落款。写发出慰问信的单位名称或个人姓名，以及发信时间。
总体而言，慰问信要写得很有人情味，抒情色彩浓，格调积极、健康、高昂，除了表达自己的关心、支持、问候，也可以加入自己的决心、态度、希望。另外，慰问信的篇幅不宜过长，措辞要朴实、自然。
(四)公文处理
1.收文处理
收文处理程序可以分为四个阶段：第一阶段，公文的收受与分流，具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编;第二阶段，办理收文，具体包括：拟办、批办、承办、注办;第三阶段，组织传阅与催办查办;第四阶段，处置办毕公文，包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
收文处理方法：收文后，对需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理，紧急公文，应当提出办理时限;公文的承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿，对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由;凡是涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，上报的公文，如果有关方面的意见不一致应当如实反映在公文里面;送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办查办，一般公文定期催办查办;对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。 2.发文处理
发文处理程序同样由四个阶段组成：第一阶段，文稿的形成，包括：拟稿、会商、审核、签发;第二阶段，公文的制作，具体包括：注发、缮印、用印或签署;第三阶段，公文的对外传递，包括分装、发出等环节;第四阶段，处置办毕公文，包括立卷、归档、暂存、销毁。
发文处理方法：公文的签发应当由本机关领导人完成，重要的或涉及面广的，必须由正职或主持正常工作的副职领导人签发，有些公文也可以由被授权的秘书长或办公室主任签发;审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意;草拟、修改和签批公文时所用的笔、墨，必须符合存档要求，不得在文稿装订线以外书写;属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文，凡是必须经过政府审批的事项，经过政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明经政府同意，公文内容如果是属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。
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第二篇：常用公文与事务文书写作
目
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上 编
专题讲座
第四讲
常用公文与事务文书写作
第一节
公文基础知识 .......................................................................................................... 1
一、公文概述 .................................................................................................................. 1
(一)公文的概念和特点 ...................................................................................... 1
(二)公文的作用 .................................................................................................. 3
(三)公文的种类 .................................................................................................. 3
二、公文的格式 .............................................................................................................. 6
(一)秘密等级和保密期限 .................................................................................. 6
(二)紧急程度 ...................................................................................................... 6
(三)发文机关标识 .............................................................................................. 7
(四)发文字号 ...................................................................................................... 7
(五)签发人、会签人 .......................................................................................... 7
(六)标题 .............................................................................................................. 7
(七)主送机关 ...................................................................................................... 8
(八)正文 .............................................................................................................. 8
(九)附件说明 ...................................................................................................... 9
(十)印章 ............................................................................................................ 10
(十一)成文时间 ................................................................................................ 10
(十二)附注 ........................................................................................................ 10
(十三)主题词 .................................................................................................... 10
(十四)抄送机关 ................................................................................................ 10
(十五)印发机关 ................................................................................................ 11 (十六)印发时间 ................................................................................................ 11 1
三、公文的行文规则 .................................................................................................... 11
(一)确有必要原则 ............................................................................................ 11
(二)不得越级原则 ............................................................................................ 12
(三)部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则 ........ 12
(四)联合行文的原则 ........................................................................................ 13
(五)发文不升级原则 ........................................................................................ 13
(六)主送机关不升级的原则 ............................................................................ 14
(七)发文协商一致原则 .................................................................................... 14
(八)重要下行文抄送直接上级机关的原则 .................................................... 14
(九)请示一文一事原则和报告与请示分开原则 ............................................ 15
(十)不直送的原则 ............................................................................................ 15
(十一)双重抄送原则 ........................................................................................ 16
四、公文的写作要求 .................................................................................................... 16
(一)依法拟文 .................................................................................................... 16
(二)遵命写作 .................................................................................................... 16
(三)材料真实 .................................................................................................... 17
(四)主旨明确 .................................................................................................... 17
(五)内容单一 .................................................................................................... 17
(六)数词的使用 ................................................................................................ 18
(七)引文的处理 ................................................................................................ 18
(八)简称的使用 ................................................................................................ 18 第二节
常用公文的写作 .................................................................................................... 19
一、通知 ........................................................................................................................ 19
(一)通知的适用范围和特点 ............................................................................ 19
(二)通知的分类及其写法 ................................................................................ 20
(三)通知与相近文种的区别 ............................................................................ 25
二、报告 ........................................................................................................................ 27
(一)报告的适用范围和特点 ............................................................................ 27
(二)报告的写法 ................................................................................................ 28
(三)报告行文应该注意的事项 ........................................................................ 32
三、 请示 ...................................................................................................................... 34
(一)请示的适用范围 ........................................................................................ 34
(二)请示的特点 ................................................................................................ 34
(三)请示的写法 ................................................................................................ 35
(四)请示与报告的区别 .................................................................................... 36
四、批复 ........................................................................................................................ 38
(一)批复的适用范围 ........................................................................................ 38
(二)批复的特点 ................................................................................................ 38
(三)批复的结构和写法 .................................................................................... 39
(四)批复写作注意事项 .................................................................................... 40
五、函 ............................................................................................................................ 41
(一)函的适用范围 ............................................................................................ 41
(二)函的特点 .................................................................................................... 42
(三)函的种类和写法 ........................................................................................ 42 第三节
银行常用事务文书 ................................................................................................ 45
一、计划 ........................................................................................................................ 45
(一)计划的概述 ................................................................................................ 45
(二)计划的结构与写法 .................................................................................... 47
(三)制定计划的注意事项 ................................................................................ 48
二、总结 ........................................................................................................................ 51
(一)总结的概述 ................................................................................................ 51
(二)总结的结构和写法 .................................................................................... 53
(三)总结的写作要求 ........................................................................................ 56
三、调查报告 ................................................................................................................ 59
(一)调查报告的概述 ........................................................................................ 59
(二)调查报告的写作 ........................................................................................ 62
(三)总结写作的注意事项 ................................................................................ 65
四、会议记录 ................................................................................................................ 67
(一)会议记录概述 ............................................................................................ 67
(二)会议记录的写法 ........................................................................................ 68
(三)记录的方法 ................................................................................................ 69
(四)注意事项 .................................................................................................... 70
第四讲
常用公文与事务文书写作
教学目的：了解公文的种类和基本特点，掌握银行常用事务文书的写作方法。
第一节
公文基础知识
一、公文概述
(一)公文的概念和特点 1.公文的概念
公文是公务文书的统称，它是党政机关、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书，也叫文件。
国务院在《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布，以下简称《办法》)中对公文的定义为“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。
这个定义专指行政机关的公文。但是，因为司法机关，企事业单位和群团组织也要按照《办法》中的规定来办理，所以，我们将公文的定义确定为以上的表述。
我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院《办法》)中规定的公文，即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅另有规定。党务性公文因为我们使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处，所以不作专门介绍。
2.公文的特点
公文是应用文的一个重要组成部分，它除了具备应用文的一般特点外，还具有自己独自的特点。
(1)政策性
公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此，国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文，必须符合党和国家的方针政策，不能具有随意性。
(2)权威性
公文代表着制发机关的法定权威，它的内容体现了某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。这个特点是其他任何文体的文章都无法比拟的。
公文的权威性还体现在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。《办法》中明确规定：“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和规范。
(3)特定性
公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。
公文的作者就是发文机关，而不象文学作品那样，作者是个人。行政机关的公文多是以机关的名义发布的，以机关首长或领导人个人名义发布的公文，那也是依据法律规定，以它所在机关法定领导人身份行使职权，并不是以私人身份行事。至于机关内部某一公文的起草者，不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。
作者的特定性还体现在，甲机关职权范围内的事务，必须由甲机关来行文，其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系，可以联合行文。
读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读，不能象对待文学作品和广告一样，想看就看，不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件，或作出决断，或了解下情;下行文的受文者必须认真领会文件精神，认真贯彻落实;平行文的受文者，也必须深入了解文件意图，在工作中积极配合。否则，贻误工作都要相应承担责任，受到追究。
(4)规范性
公文的严格规范性是其他文章，包括其他应用性文章都无法比拟的。公文是否需要行文，以什么名义行文，使用什么公文种类行文，格式如何安排都有明确的要求，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。随着科技的发展和办公自动化的普及，公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了《中国工商银行公文处理办法》(工银发[2001]291号，以下简称《工行办法》)后，又出台了《工商银行电子公文处理办法》，还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的发展和提高工作效率，对公文的规范化要求也会越来越严格。
(二)公文的作用
公文除具有一般应用文的作用外，还具有更加直接的功用。 1.领导作用
下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、方针、政策以及政府制订的法规、条例等，它要求下级机关和人民群众落实和执行。
2.指导作用
各级党政机关下发的文件，有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。
3.沟通信息作用
上下级之间，通知有关事项，答复询问，呈送请示、报告，平级和不相隶属的机关之间，利用公文相互联系工作，交流信息，沟通情况，商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下，联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系，达到上下一致，左右协调的目的。
4.宣传教育作用
公文通过明确的政治观点和主张，并通过阐述为什么要实行这样的主张，提出这样的观点，来使群众了解方针政策，提高人们的思想认识，调动人民群众的积极性，推动各项工作的向前发展。
5.约束惩戒作用
通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规则、办法等，都是法律、法令的具体化，一经发布，在其规定的范围内，人人必须遵守，否则，或受到批评教育，或被绳之以法。
6.凭证及备考作用
公文不仅作为收文机关开展工作的依据，而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外，任何工作都有连续性，原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。
(三)公文的种类
2002年8月24日，国务院《办法》中规定了13种公文为国家法定公文。分别是： 1.命令(令)
适用于依照有关法律发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
2.决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3.公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。 4.通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5.通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6.通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7.议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。
8.报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9.请示
适用于向上级机关请求指示、批准。 10.批复
适用于答复下级机关的请示事项。 11.意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12.函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13.会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
工商银行总行在《中国工商银行公文处理办法》(以下简称《工行办法》)中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种，即排除了命令和议案。
以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。
1.按照行文方向，可以分为：
(1)上行文：指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。
(2)下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。
(3)平行文。平行文主要是函和议案。通知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。 2.按照办理的时限要求，可以分为： (1)特急公文 (2)紧急公文 (3)常规公文
特急和紧急公文，由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急则急，当缓则缓。如果一味地强调紧急，那么受文单位不知所措，就都成为常规文件了。如果确实紧急，应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的，要向上级说明情况，请求批准。
3.按照机密程度，可分为： (1)绝密公文 (2)机密公文 (3)秘密公文 (4)普通公文
为了保守国家机密，发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密，过严不利于办理，影响公文的办理速度和工作效率。
《工行办法》中按照发文机关的标准将公文种类区分为： (1)行发文和行党委发文
总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。
(2)办公室和党委办公室发文
办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。
(3)部门发文
部门发文指内设部门在业务职权范围内行文。它行文原则上只编一种发文代字，并由 5
本级行办公室统一规范。
各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定，不要更换，以保持公文字号的稳定性和连续性。
二、公文的格式
公文共由十六个部分组成。分别是：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
(一)秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》中规定“按照绝密级事项三十年，机密级事项二十年，秘密级事项十年认定”。
《工行办法》根据《办法》，对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文，应当根据《中国工商银行秘密事项一览表》、《中国工商银行商业秘密保护办法》的有关规定，分别标明‘绝密’、‘机密’、‘秘密’，或‘商密一级’、‘商密二级’、‘商密三级’及保密期限。其中‘商密一级’公文还应当和‘绝密’、‘机密’公文一样，标明份数序号。”
商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的，就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文，还是要标注绝密、机密、秘密的级次。
《工行办法》还规定，“公文密级的确定由主办部门提出意见，办公室审核确定。”
(二)紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
2000年的《办法》比以前的办法将电报的紧急程度增加了“特提”一级。特提即是“特急提前”的意思。
《总行办法》规定：公文紧急程度的确定由主办部门提出意见(“特提”、“急件”公文，应注明原因)，办公室审核确定。
(三)发文机关标识
发文机关标识即发文机关的名称后加“文件”二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。
(四)发文字号
发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确，尽量减少字数。一旦确定，即约定俗成，不能轻易更换，以免造成混乱。如“国发[2003]3号”。国发，即表示国务院发文，2003是表示哪年发的文，要写全称，“2003”不能写成“03”。年份要用方括号括上，不能用圆括号。序号是发文的流水号，以年为单位编写。序号不编虚位(如“3”不能编为“003”)，不加“第”字。
联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门，原则上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文，一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理部和住房信贷部、公司业务部联合行文，那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。
《工行办法》具体规定：
1.行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经规范了的字号自行编号。
2.各级行公文的发文代字应将“工银”排在前，本行简称排在后。如“工银京发”、“工银吉函”等。
(五)签发人、会签人
上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
《办法》中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。
请示后附的“联系人”，应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示”为例，联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。
(六)标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
发文机关的名称、主要内容、文种，这是公文标题的三要素。下行文的标题，三要素缺一不可。但是，体现在具体的程式化的正规文件上，因为公文的标题和发文机关标识同处一页，所以标题只包括两个内容，即事项(主要内容)和文种即可。
标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。以阿拉伯书写的数字、年份不能回行中断。
公文的标题一般不用标点。如果标题中包含法规、条例的名称，则必须用书名号将法规、条例的名称括起来。如：××省人民政府关于提请审议《××省母亲和婴幼儿保健条例(草案)》的议案。
另外，如果标题中有不加标点符号就会造成理解不便或产生歧义时，则要加标点符号。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，其中的“九五”如果不加引号，会引起理解上的不便。
(七)主送机关
主送机关指公文的受理机关，即负责处理或执行公文的机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。
上行文的主送机关只有一个。如果需要其他上级机关知晓，应该用抄送的形式，而不能多头主送。
下行文一般是普发文，因此主送机关一般使用规范的、大家认可的简称。如总行对下行文的主送机关的为：“各一级分行、直属分行、直属学院：”。
(八)正文
正文是公文的主体。
在公文中，正文是公文的核心。其他15个公文的组成部分，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能办好。而正文部分则是变化的、动态的，因为每份公文所要反映的事件，所要解决的问题都是不一样的。即使是同一个事件，不同时间行文，因其事件的变化而公文的内容也不会相同。一篇公文的质量高低，效用大小，公文的正文起着决定性的作用。因此，必须高度重视正文的写作。
正文一般分为事由、事项、结尾三个部分。事由和事项又是正文的主体部分。 事由也称原由、缘由，指发布文件的起因。事由部分主要解决的是“为什么”的问题。也就是为什么发文或为什么提出公文里所表述的事项。写作“事由”必须有理有据，简明扼要。
事由部分可以写发文的目的，也可以交代事项的背景。
事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办的”或“要干什么”的问题。所以，“事项”要写得十分明确，要做什么，怎么做，写的清清楚楚。事项部分可用序号标明分项来写，也可以按照事件的内在逻辑关系分部分来写。
在实际写作中，事由和事项不是平分笔墨的。有的公文事由详写而事项简写;有的公文事由简写而事项详写，这要看具体文种或行文的需要来定。以请示和报告为例，一般说来，请示的事由部分需要详写，占的篇幅较大，事项部分则很简练，把请求办理的问题写清楚就可以了。而报告则和请示相反。报告的事由部分一般比较简练，而在事项部分则比较详尽。
正文的结尾要根据不同的文种来确定。结尾的总的要求是完整、明白、简洁。 完整是说有了结尾之后，文章就不再残缺任何部件，让受文者感到首尾呼应，结构完美。
明白就是让受文者通过公文的结尾对文章的内容、意图清楚明白，了然于心。 简练是指结尾的文字要干净利落，戛然而止，不拖泥带水。 结尾一般可分三种类型：
1.在长期的实践中，不同的文种形成了不同的惯用尾语。如请示的结尾“妥否，请批示”之类。
2.提出要求，展望未来性的结尾。
3.很多时候，正文写完即结束，没有一个专门的结尾语或结尾段。随着文风的不断改进，这种情况也越来越多。
是否需要加上一个专门的结尾部分，不能一概而论，要视其行文的具体需要来定。 写作正文时，一般还应注意行文语气合乎文种要求。文种不同，行文方式不同，行文语气是有差别的。如上行文多用恳请，尊重的语气;平行文多用协商、谦和的语气;下行文多用严肃、平和的语气。
(九)附件说明
公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。并将附件附于正文的后面。具体位置是位于正文的结尾后，在发文日期前。与结尾文字空一行。
附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物，如照片、图表等。一般的说，附件是为了避免正文过长和内容的割裂而附的，对正文起说明、补充、证明和参考作用。但是，在有的公文里，附件却是公文的主要内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性的文件就是如此。
附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要写明顺序号(如“附件1”“附件2”等)、名称、件数和页数，这些说明要和文后所附材料一致。不能只是笼统的说一句“附件如文”。
(十)印章
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。
加盖印章，印章要上不压正文，下沿要骑盖成文时间，不要盖在空白处。
(十一)成文时间
成文时间就是公文的法定生效日期。公文中明确说明生效日期的除外。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
成文时间用汉字书写。具体位置是在正文右下方，右空两个字。
(十二)附注
附注就是附带的注释，一般有下列几种情况：一是可在此处注明公文的传达、适用范围，如“此件可公开发布”;二是可在此处注明有关引文的来源和出处;三是对出现在文件中的有关名词、术语进行解释;四是提出要求。如“此件不得翻印”等。另外，联系人的姓名和电话也标于此处。
公文正文中如有附注(需要说明的其他事项)，应当加圆括号标注。具体位置是成文日期后面下两行，居左空两字。
(十三)主题词
公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求和主题词表标注主题词，下行文按本级机关的主题词表和要求标注主题词
工商银行总行虽然目前没有明确要求公文必须标注主题词，但是将来肯定也要按照国家要求标注，所以，这方面知识还是有必要掌握。
所谓主题词，就是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标注主题词便于公文检索和查询，是公文部门和档案部门相互衔接的一项工作。
(十四)抄送机关
抄送机关指除主送机关外还需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。
抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文的内容。公文需要抄送的条件是协调工作。虽然抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文内容，但是，因为工作关系， 10
它对所抄送的公文的内容应该了解，从而在必要时协调或配合工作。
原公文办法中，在这一项下有“抄报”、“抄送”两个概念。现在“抄报”已经废止，需要时，无论是对上级机关、平级机关还是下级机关，一律用“抄送”。
《工行办法》规定增加了一条“内部发送”。“内部发送”是指将文件发送给本级行需要执行或知晓公文的有关内设部门，一般排列顺序为：办公室、主办部门、会签部门及其他部门。
“抄送机关”标注在主题词下一行，在抄送机关上下各画一条互相平行的横线。“抄送”两个字居左空一个格，“抄送”后标冒号，再排印抄送机关名称;抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一个格;各抄送机关名称之间用逗号或顿号隔开，最后一个抄送机关名称后用句号。
(十五)印发机关
印发机关是指发文机关负责制发公文的部门，即发文机关的办公厅(室)或下设的秘书处(科)。一般写全称。标明印发机关以示对公文的外在质量负责。
(十六)印发时间
印发时间指公文印刷装订完成并发出的时间。
印发机关和印发时间置于抄送机关之下，可在一行中写明，先左空一格写印发机关名称，然后空一格写印发日期。
公文格式中还需说明的是： 1.文字从左至右横写、横排。
2.公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 该标准已由国家质量监督局于1999年12月发布施行。目前尚属推荐国家标准(不是强制国家标准)。所以《办法》规定参照执行。
3.公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、公文的行文规则
所谓行文规则，是各行政机关之间行文时所应遵循的原则。公文的行文原则实际上是处理工作和处理上下左右关系的原则，必须掌握。
公文的行文原则有：
(一)确有必要原则
行文应当确有必要，注重实效。这是行文规则的根本规则，是总的原则。公文是依法 11
行政和进行公务活动的工具，有必要的必须发文，以利工作。但是过多过滥，使人应接不暇，反倒贻误工作。所以，可发可不发的公文应当坚决不发。要坚持不懈的反对和克服官僚主义、形式主义和文牍主义。
(二)不得越级原则
行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。
一个机关的行文关系是根据该机关的隶属关系和职权范围确定的。行文关系是各级行政机关相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。每个机关各自都有一定的职权范围，各处于一个组织系统之中，从而构成了相互之间的不同的组织关系。例如：领导与被领导的上下级关系;指导与被指导的上下级关系;同级别的平行关系;有业务往来而不相隶属的关系。这种组织关系及各机关的职权范围决定各机关的行文关系。而行文规则是根据行文关系确定的，反转过来又规范着行文关系。
请示和报告只能向有上下级隶属关系的上一级机关行文，不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作。这是指“一般”的情况下。遇有紧急重大情况，可以越级报告。《国务院办公厅关于切实加强紧急重大情况报告工作的通知》(国办发[2000]27号)中规定：“特别紧急情况下，地方各级政府、部门和单位的值班人员，可在向本地区、本部门负责同志报告的同时，直接报告国务院”。
特殊情况需要越级请示或报告工作时，要抄送越过的机关。
(三)部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)以外，不得对外正式行文。
这实际规定了两个行文原则，一是部门一般不得向下一级政府正式行文的原则。如果需要行文，应报经本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。以银行为例，总行的各个部室一般不能向一级分行、直属分行行文，但是，它可以对一级分行、直属分行内设的相关部门行文。二是部门内设机构不得对外正式行文的原则。部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性的文件，不得代替部门审批下达应当有部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行 12
文应当注意选择使用与行文方向一致的、与公文内容相符的文种。这一规定，有利于提高公文质量和效能，避免公文“打架”，有利于从源头上治理文山，控制发文总量，使精简文件的工作落到实处。
关于这一条，《总行办法》进一步明确为：
1.各级行可在职权范围内向相应的政府部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不应向下一级地方政府政府正式行文。
2.各级行的内设部门发文仅限于上下级相关部门和本级行各部门之间，在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作方法、询问和答复问题及联系其他事项。不得用部门公文印发政策性、规范性文件和审批下达应该由本级行审批下达的事项，对涉及其他部门的有关事项未经协商一致，不得各自向下行文。
3.除办公室以外，各级行内设机构不得以部门名义对外正式行文。与其他单位内设机构进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
4.各部门发文时应同时抄送本级行办公室。对越权擅自行文的，办公室应责令纠正或撤消发文。
(四)联合行文的原则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。政府与同级党委、军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文的情况是经常发生的，因为在公务活动中，有不少事项必须由两个或更多的单位(部门)协调一致才能解决。这一条原则就说明和规范了联合行文的几种情况：
行政机关与党委机关联合行文，党委机关排列在前;行政机关与军队机关联合行文，行政机关排列在前;行政机关与人民团体或具有行政职能的事业单位联合行文，行政机关排列在前;行政机关内部联合行文，主办单位排列在前。
《工行办法》中明确：各级行可以与同级党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位联合行文。
(五)发文不升级原则
属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
这条规定一是有利于加强部门的职能作用，二是避免造成办公部门压力过大。 在银行实际工作中，为了强调本部门的地位和作用，在发文上也存在着两种倾向，一 13
是不深入基层，不做深入细致的调查研究，靠发文件指导工作，造成文件泛滥;另一种倾向是不靠扎实的工作、正确的决策指导下级工作来树立部门的权威，而是靠以机关名义发布文件来提高自己的影响，有些部门甚至把以机关名义发布了多少本部门的事务的文件当成政绩的大小来炫耀，这种认识是不对的。部门职权范围内的事务，不要升级由机关行文。其实，有些须经机关审批的事项，也可以由部门行文，但须经机关同意，并在文中注明经机关同意。
部门向下一级机关行文，应用“函的形式”。标题可写成“关于××问题的复函”，而不应写成“关于××问题的批复”。部门之间请求批准和答复审批事项，应用“函”，不可用“请示”和“批复”。部门联合行文应当明确主办部门，明确的方法是主办部门排列在前，只编主办部门的发文字号，联合上行文只盖主办部门印章。
(六)主送机关不升级的原则
属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
这条原则也是强调职能部门的作用，要求下级政府和部门不要事无巨细，请求批准的事项都一律报政府，属于部门职权范围的事项，应以函的形式报送主管部门，不必再经政府办公部门转办，造成公文旅行。
目前在实际执行中，有些一级分行没有执行这一条。无论哪个专业的，无论什么事项，都经过办公室主送总行，由总行办公室批转给有关部门。这样，势必给本级办公室和总行办公室造成了办文压力，无谓地增加了两级办公室的办文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易贻误商机。
(七)发文协商一致原则
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。
这一条规定了部门不得超越职权，凡涉及其他部门职权的事项，均要与相关部门会签，未经协商一致，不得擅自行文。
(八)重要下行文抄送直接上级机关的原则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。一级分行重要的下行文应当抄送总行，二级行的重要下行文应当抄送一级分行。
这一条也必须加以注意和执行。所谓重要下行文，是指本级机关虽有权处理，但是牵涉到上级的工作联系或法规、政策等性质的问题，需要上级有所了解或把关定向一类的公文。报载湖南省某县政府发文征收事业费用，导致了严重的社会后果而原县长被撤职，就 14
是典型的例子。如果按照这条规定办理，该县政府在实施该文的具体事项前，将文件抄送上级市人民政府，在市政府的把关下，就有可能避免这种重大的差错。
(九)请示一文一事原则和报告与请示分开原则
“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。但不得抄送其下级机关，“报告”不得夹带请示事项。
这条规定实际上规定了两条原则：请示一文一事原则和报告与请示分开原则。 请示一文一事原则。就是在一个请示中，只能讲一件事，不能一文数事。在我国的公文史上，历代王朝都提出一文一事制度。其好处是可以使公文内容集中，篇幅简短;便于公文办理，有利于提高工作效率;方便公文立卷归档。
请示只能写一个主送机关，即主管机关，不得多头主送，对协管机关可以抄送，但不可抄送下级机关。(请示的代拟部门不应视为不可抄送的下级机关)
报告与请示分开原则。这是因为报告的职能是汇报工作，反映情况，答复上级询问。2000年这次修改的《办法》将报告可以提出意见和建议的职能也删去了。这种修改的目的就是为了严格限制报告的功能，便于公文的办理，提高工作效率。报告是阅件，不需要上级批复，因此，在报告中夹带请示事项，很容易误事。
在实际工作中，确实存在着报告和请示不分的现象。主要表现在：请示与报告的文种概念不清，相互混淆。我们经常可以看到这样的公文“关于××××的请示报告”。另一种情况是，在遇到既要向上级汇报工作、反映情况，又需要请求上级机关指示或批准的事项时，不能正确的选用文种，该用请示而用报告。例如，地方发生了重大灾情，地方政府既要向上级报告灾情，又要向上级请求解决救灾物资或资金。在这种情况下，应该用请示，而不用报告。如发生严重旱灾需报告灾情和申请救灾资金，上报公文的标题可写成：关于我省遭受严重旱灾急需抗旱资金的请示。
(十)不直送的原则
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
这条原则要求一是不得将上报公文的主送机关写成上级领导人的姓名或姓名加职务;二是不能越过办公厅(室)将上报上级机关的公文直接送给领导同志个人。
这里顺便还要说明的是，向上级机关报送“请示”、“报告”、“意见”，一般应以机关名义，不要以机关领导人的名义，因为在公文格式中已经规定了上行文应注明签发人。更不要以机关领导人的名义向上级机关领导人个人行文。
(十一)双重抄送原则
受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时要抄送另一上级机关。
这一条主要规定受双重领导的机关向上行文和上级机关向受双重领导的机关行文的注意事项。
四、公文的写作要求
(一)依法拟文
公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，因此公文的内容必须符合党和国家的法律、政策的要求。《办法》第二十五条规定：“草拟公文应该做到：
(一)符合国家法律、法规及其他有关规定，如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。”拟写公文以国家法律、法规和方针政策为依据，实质上是依法行政的的体现。在我国法制日益健全，人民群众法律意识不断加强的今天，尤其要特别注意依法拟文，保证公文内容符合国家法律、法规。任何一份公文中，任何一条事项，都不能和国家的法律、法规相冲突。坚决杜绝以往由于我国法律、法规不健全而存在的机关公文说了算的现象。如果公文存在着与国家法律、法规相冲突的情况，那么在法律、法规修改之前，这样的公文是没有法律效力的。强制执行，必然造成严重的社会后果，给国家带来不应有的损失。
要保证公文符合国家的法律、法规，拟写公文的人员不仅要具备较高的写作能力，还必须具备较高的政策和理论水平，熟悉国家相关的法律、法规和方针、政策。另外，机关领导在签批时要认真审核，严格把关。更重要的是机关领导要成为熟悉国家法律法规的专家和模范遵守、执行国家法律、法规的模范，不能主观臆断，把个人的意愿凌驾于国家的法律、法规之上。
(二)遵命写作
公文内容是领导机关意志的体现，是领导机关处理公务、解决问题的工具，因此必须按照领导机关的意图撰写。不能象其他文体一样可以根据个人意愿随意发挥。另外，在某种意义上讲，领导机关的意图实际上是领导机关负责人依法行政，根据国家法律、法规和方针、政策创造性的处理公务的体现。因此，这条注意事项还要求拟写公文的人员在写作中，必须认真领会领导的意图，把领导交代的各项事项务必写清楚，不要走样。如果觉得领导的意图有不合适之处，也只能是向领导提出建议，供领导参考，而不能直接按照自己的意思拟文。如果建议不被采纳，只要领导的意见不违背国家的法律、法规和方针、政策，就要按领导的意图拟文。
(三)材料真实
这里所讲的材料，是指公文写作中运用的材料，如调查到的事实，引用的数据和上级下发的有关文件等。它包括写到文件里和没有写到文件里的为了写作此文件而收集的全部材料。材料是否真实，直接影响到公文的质量和效力。
真实是一切文章的生命。要想文章真实首先材料要真实。但是文学创作所讲的真实是艺术的真实，是源于生活、而又高于生活的真实。它所表现的生活事实与现象虽然在现实生活中可能存在或应该存在，但不一定真有其人其事。在文学创作中，可以想象和虚构。而实用文体特别是公文的写作则要求绝对的生活真实，来不得半点的想象和虚构，所以公文的材料必须是在现实生活中已经发生的真人真事，在任何情况下都能经得起推敲和验证。否则，即使是细节上的出入，也可能影响公文的正确性。
为了保证材料的真实，要特别注意几点：一是要在收集材料时反复核对，不要道听途说;二是要尽量使用第一手材料，对第二手材料一定要认真核实，确保准确;三是对材料的意义的分析解释上，一定要以科学的态度，实事求是地正确地把握材料的本来意义，不能以偏带全，不能人为拔高。有一些公文，虽然使用的材料是真实的，但是，为了表示材料的典型性，却对材料的意义有意地拔高和夸大，结果适得其反，造成不好的影响。这也是一种不真实。
(四)主旨明确
主旨即主题。公文反映的是领导机关的战略意图，所以一份公文引导什么、赞扬什么、制止什么、批评什么，都要旗帜鲜明地明确表达，不能含糊不清，模棱两可。
做到主旨明确，还要注意用语准确。要一是一，二是二，确凿无疑。公文中在反映情况时严禁使用“大约”、“可能”等词语、在批复中严禁使用“基本同意”、“大致尚可”等词语。否则，会造成理解上的偏差或混乱，给工作带来损失，失去公文应有的作用。
(五)内容单一
内容单一也就是要一文一事，这不仅是请示的基本要求，也是所有公文写作的基本要求。
内容单一的公文，便于阅文者把握公文的主要内容，便于阅文者集中思考文中所提的问题，拿出解决的办法，提高工作效率。如果一篇公文里杂七杂八地罗列了很多事情，就很可能给阅文者造成麻烦，分散阅文者的注意力，使其难以清楚地把握公文的主要内容，影响公文的效果。
另外，公文一文一事，内容单一，也有利于公文的分类和归档。
(六)数词的使用 1.结构层次的序数
第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。 2.其他类别数字的使用
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次的序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(七)引文的处理
引用公文应当先引标题，后引发文字号。如“《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)”
引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(八)简称的使用
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。如“国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》。)”
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第二节
常用公文的写作
一、通知
(一)通知的适用范围和特点
按照《办法》，通知的定义为：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
这个定义实际是功能说明性定义。它向我们交代了公文的适用范围，也就是通知的用途。
通知是使用频率最高的公文。根据某省政府办公厅统计，在行政机关所收发的公文中，通知占下行文的80%，占行政机关全部发文的45%。分析清楚它的特点，对于我们正确地运用通知开展公务活动，把握它的写作方法很有帮助。
通知的主要特点有： 1.功能的多样性
在公文中，通知的功能是最为丰富的。特别是用做下行文的时候(通知也可以作为平行文，向对方晓谕事项)，它几乎具备了各种公文的功能。它既可以用来布置工作，又可以发布指示;既可以晓谕事项，又可以公布任免;既可以批转下级公文，又可以转发上级和不相隶属机关的公文。
通知作为下行文，正是因为其功能多样，行文方便，所以比起命令、决定、决议等公文来，其规格和郑重程度以及保密性都显得低一些。
2.运用的普遍性
从发文的角度看，不受机关级别的限制，大到国家党政机关，小至基层企事业单位，任何有发文职能的机关、部门，都可以发布通知。
从受文者的角度看，通知的受文对象最为广泛，特别是周知性通知，它的受文对象几乎是发文机关辖区的所有人员。
3.一定的强制性
通知主要用于下行文。下行文一般都是上级机关对下级机关或民众布置工作，提出要求，规范事项，阐明原则，因此具有指导性和强制性。通知作为下行文也同样具有这一特点。但是，它比起其他文种，如命令、决定、意见等，指导性和强制性就要弱一些。特别是周知性的和作为平行文发布的通知更是如此。
(二)通知的分类及其写法
根据通知的适用范围，可以将通知区分为批转与转发性通知、传达性通知、任免通知等。
值得注意的是，2000年8月24日，国务院发布的《办法》中，已经将原办法中通知“发布规章”的功能删去，但是现在有的教科书仍然在讲它的发布规章的功能。这与现《办法》的精神是相违背的。我们必须注意。
在分别介绍它们的写法之前，先介绍一下通知的一般结构。
通知的结构分标题、主送机关和正文三个部分。一般通知的标题也采用公文标题的一般写法，即由发文机关名称、事由和文种组成。事由概括要简明、准确，让人一看就知道通知的事项。在结构上，通知标题一般是将“关于”加在事由之前，和事由组成一个介词结构。使事由更加明确和突出。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。还要说明的是，有的通知还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。标题下第一行顶格写被通知的单位，即受文单位。受文单位要写全称或规范化简称。正文的第一部分写发该通知的原因、根据和目的;第二部分写通知的具体事项;第三部分是结尾，对全文加以总结、提出号召、希望、要求等。也可以只有第
一、第二部分，事项写清楚、完整就结束。
下面我们依次介绍几种通知的写法。 1.批转及转发性通知的写法
这类通知的写法首先要搞清“批转”和“转发”这两个公文术语。批转指的是“批转下级公文”，是上级机关对下级机关的公文加上批示性意见转发下去。而对上级的公文也可以转发，但是不能加上批示性的意见。这样看来，“批转”只适用于下级公文，而不能对上级机关的公文使用。“转发”指“转发上级机关和不相隶属机关的公文”。一个“发”字，体现了尊重上级机关和不相隶属机关的意思。这两个术语虽然表示的行为是一样的(都是在“转发”另外的文件)，但是因为有性质上的区别，所以，在公文中一定要区别对待。“批转”在任何时候都只能是上级对下级公文适用，而“转发”是对上级和不相隶属机关的公文适用。
“批转”和“转发”两个术语，在实际的公文写作中，经常出现错误，造成公文的不规范。如：《××局党委转发局直属团委关于开展志愿者活动安排的通知》。
这个标题中的“转发”一词显然用错，应该用“批转”，而不是“转发”，因为局直属团委是局党委的下级部门，对于下级的公文应该“批转”，而不是“转发”。但是，如果用 20
于转发不相隶属机关的公文，则可不必考虑行政级别的关系。如：《国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见的报告的通知》。
另外，除了标题，在正文中可以不考虑“批转”和“转发”的区别。如《国务院批转中国人民保险公司关于加快我国保险事业发展的报告的通知》的正文里，有这样的表述：“国务院同意中国人民保险公司《关于加快我国保险事业发展的报告》，现转发给你们，请遵照执行。”在这里用的是转发。这里的“转发”，主要的意思是“发送”的意思，其尊重的意义比较淡薄。
值得说明的是，在批转和转发的通知中，如果转发的是上级机关的文件自不必说，即使转发的是不相隶属机关的文件或批转的下级机关的文件，只要一经转发或批转，那也代表着上级机关的意愿，有着与上级机关文件的同等效力。是“参照执行”还是“遵照执行”，要以上级机关的批转或转发意见来确定。
下面介绍批转性和转发性通知的基本写法。 (1)标题
批转、转发的通知，因其比一般的通知多了“批转”或者“转发”的一层意思，所以，它的标题就多了一个部分，即发文机关+批转(或转发)+事由(被转发的文件名)+文种。如《国务院批转水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见的通知》、《国务院办公厅转发国家税务总局深化税收征管改革方案的通知》。
有时为了使标题更加简洁、突出重点，在这类通知的标题中可以省略被批转或转发公文的制发机关的名称。如《国务院批转<编辑干部业务职称暂行规定>的通知》。这个暂行规定的制发机关是国家新闻出版署、国家人事部，如果在标题中将这两个机关的名称加上：《国务院批转<国家新闻出版署、人事部关于编辑干部业务职称暂行规定>的通知》，标题就显得过于臃肿，不够简明。其实，无论标题中加不加上被批转或转发公文的制发机关，通知的正文中都会说明，所以，在标题中完全可以省略。
如果转发的是几个机关的联合通知，为使标题简明，可将原文中几个机关的名称概括的写出，即在联合发文的几个机关中，选择一个主要的机关(一般是排在第一位的)其他的用“等部门”表示即可。如国家教委、建设部、国家计委、财政部、国家土地局及全国教育工会联合行文的《关于加快解决教职工住房问题的意见》，国务院办公厅在转发时，其标题为《国务院办公厅转发国家教委等部门关于加快解决教职工住房意见的通知》。
转发过一次以上的通知，如果机械地按照标准的标题三要素的写法，其标题就会出现“通知的通知的通知”这样叠床架屋的情况，造成标题过长，层次过多，烦琐累赘，语意 21
不清。如《关于转发市经委关于转发省经委关于转发国家经委办公厅关于批转<经济日报>发行工作座谈会纪要的通知的通知的通知》就是如此。解决的办法就是弄清楚什么才是转发的原件，将其保留，中间的转发层次可以略去。即原件标题里有几个“的通知”字样，你在拟文时，注意区分清楚，只保留原件的“的通知”，然后再加上文种“的通知”，形成“关于转发××××××的通知的通知”。就是说在一个批转或转发的通知的标题里，“的通知”最多只能保留两个。这样，既符合行文规则，又使标题减少层次，表意清楚。然后在正文中对各级转发的情况作简要的说明就可以了。现在有一种做法，就是干脆在转发的通知的标题里，不加文种，形成“转发‘×××××的通知’”这样表面上看，标题简明了，实际上这种标题的结构是不完整的，造成了新的语意不明。
(2)主送机关
通知主要用于下行文，所以它的主送机关一般比较多。如果通知发给几个不同的机关，那要写清楚受文单位，可以写全称，也可以写规范化简称;如果通知发给所有的下级机关，则可以使用同类机关的统称，如国务院发出的通知：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”;如果是广泛告知性的通知，有时没有特定的具体收文对象，这时就不用写主送机关了。
无论是逐一列出受文单位还是使用规范化统称，都要注意主送机关排列的规范性。要按约定俗成的惯例来排列，不能此文把一个单位名称排在前面，彼文又把另一单位名称排在前面。
(3)正文
批转和转发性通知的正文一般比较简单，内容包括两个方面，一是首先写明批转或转发对象，要写清楚原发文件的发文机关、标题及发文字号;二是批示性意见或转发意见。批示性意见只能用于批转性通知，写清楚为什么要批转这个文件，原件的内容对本系统的工作有何指导或借鉴意义，对原件中的措施、办法持何种态度(是参照执行还是遵照执行等)。转发性的通知因为转发的是上级机关的文件或不相隶属机关的文件，所以，在转发时，为了使下级机关了解、掌握发文的意图，一般要阐释清楚上级和不相隶属机关文件的对工作的指导意义，然后写明贯彻的具体要求。总之，批转或转发性的通知正文一般都比较简明。如总行纪委《转发中共中央纪委办公厅<关于纪检监察机关及其工作人员要提高警惕严防诈骗行为的通知>的通知》的正文：
现将中共中央纪委《关于纪检监察机关及其工作人员要提高警惕严防诈骗行为的通知》(中纪办[2003]62号)转发给你们，并提出如下要求，请一并贯彻执行。
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一、去年以来，在广东、陕西等地曾发现有人冒充总行纪委、监察室有关领导向工商银行一些单位推销各类商品，向个人索要钱物的现象，影响极坏，严重损害了纪检监察机关的形象。为此，总行纪委也曾在网上下发通知要求各级行纪检监察部门严密防范此类诈骗行为。总行纪委再次重申：各级行纪检监察部门和广大纪检监察干部要高度警惕，坚决拒绝以各种名义冒充上级纪检监察机关或其他部门领导的推销和索要钱物的行为。
二、凡无中央纪委监察部办公厅、宣教室、培训中心以及本行上一级纪委监察室等部门正式通知，而假借各种名义举办的各类培训班、学习班、学习研讨班或会议，各级纪检监察部门均不得派人参加。
三、各级行如发现有以中纪委领导同志、工作人员或总行纪委监察室领导同志及工作人员名义进行诈骗活动的，要及时向总行监察室报告，并与当地公安机关联系，及时制止犯罪行为，抓捕罪犯。
批转或转发性通知一般没有一个特定的结尾，正文写完就结束。被批转或转发的文件作为附件列于正文后面。
2.传达性通知
传达性通知的功能是“传达要求下级机关办理和有关单位需要执行或周知的事项”。按照这个含义，传达性通知还可以区分为两种：一种是传达要求下级机关办理或执行事项的通知;一种是传达需要下级机关或有关单位周知事项的通知。
要求下级机关办理或执行的通知，有很强的规范性和约束力，下级机关必须认真办理或贯彻执行。如《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》，在这篇通知里，它所规范和要求的事项，下级机关和有关单位是必须严格遵照执行的，如有差错，是要追求有关单位和有关人员责任的。因此，这类通知也可以称作指令性通知。
要求下级机关和有关单位周知的通知，其使用范围是很广泛的，如布置例行工作，召开会议、节假日放假、设立或撤消机构等。这类通知比起前一种来说，约束力较弱，很大程度上是大家知道了，按照常规和要求办理就可以了。这类通知又称作周知性的通知。
下面介绍这类通知的写法： (1)标题
这类通知的标题按照公文标题的一般写法就可以了，即发文机关名称+事由+文种的形式。如《××省人民政府关于加强水污染防范工作的通知》，“××省人民政府”为发文机关名称，“加强水污染防范工作”是事由，“通知”是文种。
(2)主送机关
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指令性通知一般有明确具体的发文对象，应该按照规范性的要求逐一写出。周知性的通知，有时不必写出具体的受文单位。
(3)正文
这类通知里指令性通知的写法比较复杂，所以，这里主要介绍它的写法。 这种通知的正文一般包括缘由、通知事项、执行要求三个部分。
缘由也叫根据，是指发出通知的起因，在正文开头写出，相当于新闻的“导语”。在这一段里，要根据实际需要，或者说明发文的原因、依据，或者写明通知事项的背景、形势，或者交代通知事项的目的、意义。这段文字要简明扼要，一般以一个自然段完成。然后，一般以“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”等承上启下的过渡语句来引起事项。如：
为加强对单位及个人外币通知存款的管理，根据总行《中国工商银行外币通知存款业务管理办法》，省行制定了《中国工商银行××分行外币通知存款业务管理办法实施细则》(以下简称《实施细则》)，现印发给你们，望遵照执行。
这个通知在缘由中交代的就是发文的目的和根据。而“现印发给你们，望遵照执行”则具体体现了此通知的指令性。
通知的事项部分是通知的主体部分。在这部分里要详细、具体地布置工作、说明任务、交代措施、明确质量标准和要注意的问题，以及完成的时间和检查考核的方法等。只有这样，才能方便下级机关和有关单位贯彻落实。这部分内容在结构上通常采用以序数分段的方法来表现，这样可以使通知的事项清楚地表述。如果通知事项的内容不是很多，也可以采取通过段落来区分内容层次的写法。
执行要求是指在布置任务之后，提出有关完成任务的具体要求。但是，在很多时候，边写事项边写了要求。这样，就不必在结尾专门写什么执行要求了。如果在有的通知里需要在文尾集中写要求，那就要根据具体情况，简要、明确地提出，意尽言止，不要拖泥带水。
周知性的通知写法比较简单，只要把需要大家知道的或需要遵照执行的事项写清楚就可以了。在这样的通知里，以会议通知最为典型。如例文《中国工商银行关于召开分行行长会议的通知》。会议通知通常包括几个要素：会议名称(内容)、会议目的、会议时间、会议地点、参会人员、准备材料、会议费用、报到时间，会议要求(如报名时间、告知航班、车次等)等。如果举办正规的大型的跨地区的会议，尤其要写清楚这几方面的内容， 24
否则，会给下级机关带来麻烦，接到通知后，还要通过电话来询问有关事项。这几方面的事项，也可以整合为几个小标题来表述。
如果是重要的高规格的会议，在会议之前一般要发两个通知。第一个通知(也叫预备通知)是告知受文单位将于什么时间(写明月份)召开什么会议，什么人员参加，并提出下级机关应该作什么准备的具体要求，如进行什么调查，统计什么数据，书面材料什么时间上报给什么部门等。第二个通知是在会议召开前发出的，具体说明会议的时间、地点、参加人员等。
3.任免性通知
任免通知的目的是将本机关或本单位的任免人员的消息发布出去，通报给本级机关，以便交接、衔接工作;让下级机关知晓，便于下级机关和上级机关联系工作。有的部门的领导变动，其任免通知还要抄送有工作联系的外机关，外部门，以方便部门、单位间协调工作。这类通知内容单一，写法简单，只要写明什么会议决定、什么人担任什么职务，免去什么人担任的什么职务就可以了。
任免通知的注意事项一是遵循先任后免的原则，二是职务由高到低排列。
(三)通知与相近文种的区别
在公文中，通知与公告、通报都具有发布性、告知性的特点。但是，它们在使用时又具有严格的界定。
1.通知与公告的区别
(1)通知的周知性比公告弱。通知常以文件的形式发送，只有个别的广而告知的通知在报纸上公布，而多数公告要通过报纸、电视、电台等公共新闻媒体发布。
(2)通知受文单位的指向性比公告具体，发布的范围比公告小。通知一般都有受文单位，即使是普发性的通知，也只是限于国内;而公告在一般情况下，多是用来向国内外发布重大的例行事件的周知性文件。
(3)通知在使用上限制性较小，而利用公告发布事项则有明确的限定。任何机关和部门、企事业单位，都可以利用通知发布事项，布置、联系工作;而公告对发文机关的要求很严格，只有中共中央、全国人大常委会、国务院等党政机关以及所属部委和其他获得授权的机构才有权发布公告。
(4)通知发布的事项没有公告重大。通知发布的事项多是具体的工作，篇幅一般较长，内容比较具体;而公告发布的多是需要国内外周知的重大事项，一般都比较简明，篇幅较短。
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2.通知与通告的区别
通告也是告知性的公文，但是，它和通知在使用上也有着不同的分工。
(1)从用途上看，按《办法》的规定，通知是用来“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员”的，而通告是用来“公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”的。
(2)从受文对象上看，通知的对象一般是机关或单位，通告的对象一般是社会公众。 (3)从行文要求上看，通知的事项一般是要求办理或贯彻执行的，而通告的事项一般只需要周知或遵守就可以了。 【例文】
中国工商银行办公室
关于召开分行行长工作会议的通知
各一级分行、直属分行，直属学院：
总行定于4月16日下午召开分行行长工作会议，现将有关事项通知如下：
一、会议时间
会议采用电视会议形式召开，4月16日(星期三)下午2：30开始，时间约需2个半小时。
二、会议内容
总结一季度经营情况，分析当前经营形势，布臵二季度重点工作。
三、参加会议人员
各一级(直属)分行，三峡、苏州分行行级领导干部和部门主要负责人;各直属学院、广东分行营业部领导班子成员;软件开发中心、数据中心(上海)领导班子成员及部门主要负责人，数据中心(北京)、票据营业部领导班子成员;各稽核专员办公室专员;总行各部室总经理。
四、会议地点
(一)在总行办公楼10层第五会议室设主会场，总行和北京分行、数据中心(北京)与会人员在主会场参加会议。
(二)在各一级(直属)分行、三峡和苏州分行、总行软件开发中心及数据中心(上海)设分会场，以上各单位与会人员在分会场参加会议。直属学院、票据营业部、稽核专员办公室、广东分行营业部与会人员到当地分会场参加会议。
五、其他要求
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(一)所有与会人员请提前15分钟进入会场，会议期间请将手机、呼机臵于静音状态。
(二)各单位要安排专人做好会议准备和会务工作，信息科技部门要认真全面地检测电视会议系统，确保会议顺利进行。有关电视会议系统检测和运行方面的问题，请及时与总行信息科技部联系。
联系人：(略) 联系电话：(略)
二○○三年四月十四日
二、报告
(一)报告的适用范围和特点 1.报告的适用范围
《办法》将报告的适用范围定义为“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问”的公文。2000年这个新的《办法》将原《办法》中的“提出意见和建议”的功能删去了，这是值得大家注意的。从这个定义中可以看出，报告的作用很单一，那就是向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问。
根据这个定义，可以将报告分为三类：
(1)工作报告，是向上级机关汇报工作的报告。
(2)情况报告，是向上级机关反映重大情况、重大事故或具有倾向性的问题的报告。 (3)答复报告，是答复上级机关询问的报告
另外，还有一种报告，虽然《办法》中没有列出，但是，在实际工作中经常用到。这种报告是向上级机关报送材料、物品的报告，行政工作中，有些材料或物件按规定要向是向上级机关报送。那么，就需要用报告行文，向上级机关报送，而所报送的材料或物品则作为附件附于文后。
作为行政机关使用的公文的报告，与一些专业部门从事业务工作时所使用的标题中也带有“报告”二字的文书，如“稽核报告”、“调查报告”、“评估报告”等，不是同一个概念。这些文书性的报告，不属于公文的范畴。
2.报告的特点
(1)单向性。报告是下级机关向上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关询问的上行文，在报告中只要将工作或事件的汇报清楚即可。它的作用是仅供上级了解情况，即使在报告中对工作提出了什么意见和建议，那也只是作为工作体会来反映的，而不需要上 27
级机关就此报告作答复或批示。至于上级机关通过报告发现什么带有倾向性的问题，从而对下级机关作出什么指示，那是另外的事情。从报告的法定功能上看，报告不要求受文机关作出答复或批示。所以，有些报告中的结尾习惯上用“以上报告妥否，请批示”，这是不对的。
(2)陈述性。因为报告是专门用来汇报工作、反映情况、答复询问的，因此，在报告中一般都是直述其事。按照上级什么指示，做了什么工作，取得了什么成绩，有哪些经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算;反映情况，要把时间、地点、人物、事件、原因、结果写清楚;答复询问，更要问什么答什么，把上级机关询问的事项回答明白即可，所以行文语言基本上都是叙述性的。
(3)事后性
无论是汇报工作，反映情况，还是答复询问，都是对已经发生了的事情进行反映，因此，报告具有事后性。这是报告的一个突出特点。特别是新《办法》中将报告的“提出意见和建议”的功能删去了，使报告的事后性更加明显。即使是汇报正在进行中的工作，那也只是对已经做过的那段工作情况的报告。
(二)报告的写法
根据《办法》对报告的定义，上面将报告区分为四种类型。这几种类型的报告，在结构上都分别包括标题、主送机关，正文等几个部分。在写法上，无论哪种报告，其标题和主送机关的写法、要求都是基本一致的。
1.报告的标题
报告的标题原则上不能简单地仅以文种为题。因为作为公文的报告，是要以“红头”文件的形式向上级报送的，所以，报告的标题可以省略发文机关的名称，如工作报告的标题“关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告”、情况报告的标题“关于完成全面勘界工作任务情况的报告”、“关于工商银行工会干部待遇的报告”、“关于报送××××年工作计划的报告”。这几种报告，除了报送材料的报告外，从标题上很难看出区别，要在具体写作中，根据报告内容恰当地拟订标题。
2.主送机关
报告是上行文，是专门为特定的上级写作和报送的，因此，它不能普发性地上送，也要按照上行公文的要求，只能有一个主送机关，如果还需要让其他相关的上级机关知晓，要用抄送的形式。
3.正文
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报告的正文因种类的不同，在写法上有些差异，下面分别介绍。 (1)工作报告
工作报告是向上级报告工作的，根据报告的内容又可以区分为综合工作报告和专题工作报告。
首先谈综合报告的写法。
综合工作报告是对某一阶段全面工作的各种主要情况的综合性报告。
综合工作报告的开头要概括地说明全文的主旨，即把一定时期内总的工作情况作以梗概的介绍，如主要工作内容、对整个工作的估价等。然后用“现将××情况报告如下”之类的过渡语句引起下文。
主体，既全文的核心部分。这部分要就各方面工作的主要情况即工作完成情况、主要做法、取得的成果、存在的问题、今后努力的方向等进行表述。因为全面工作是由各方面工作组成的，那就要对各个方面的工作进行总结回顾。因此，这部分的结构形式通常是按照工作的方面来划分层次，并利用序号来标明。书写的顺序一般按照各方面工作对整个工作的重要程度来安排，先写对全局工作影响最大的，然后依次进行。
也有的综合报告在对全部工作进行综合后，按照工作情况概述、取得成绩、存在的问题或困难、今后工作的意见等几大部分来写。这种结构方式需要较强的综合能力，否则会造成空洞抽象的后果。
综合报告的难度在“综合”上。它需要全面了解工作的各方面情况，占有大量的资料，把握工作的全貌，并且要对资料进行深入细致的由此及彼、由表及里的分析、归纳和总结，理清工作脉络，从中概括出工作的本质性的东西，选好写作的切入点。
在综合报告的写作中，最容易出现的问题是平铺直叙，泛泛道来。虽然综合报告是全面的总结，但是在写作上也不能平均用力，要把整个工作中的那些影响全局的工作当作重点来写，把那些对本地区、本部门带有普遍意义的做法、经验、教训当作重点来写。在突出重点的前提下，以点带面，使文章具有应有的广度和深度。
报告的结尾也不是一成不变的，要按文章的整体需要来确定。如果需要，或者归纳重点，照应全文，或者重申意义，展望未来。也可以采用程式化的报告结尾：“特此报告”，“以上报告，请审阅”等。
其次谈专项工作报告的写法。
专项工作报告，是就某一专项工作向上级机关作的报告。它一般是针对重大工作或上级交办的某一项任务的完成情况而写作的。如银行在开展某项上级布置的工作任务完成后， 29
应该向上级报告任务完成情况。再如企业建设一个大型项目，在进行到某一阶段，都要及时向上级报告进展情况，以利于上级了解工程情况，作出下一阶段的工作部署。在实际工作中，专项报告的写作是经常的、大量的，掌握它的写法对实际工作会有很大帮助。
专项工作报告的标题和综合工作报告的标题，在形式上是一样的。如《国家民族事务委员会关于进一步做好少数民族语言文字工作的报告》，它是由发文机关名称、工作内容(也可以称作事由)和文种组成。
专项工作报告的开头方式较多，下面介绍几种类型供学习参考： 背景式开头。在开头交代报告产生的现实背景，例如：
一九七八年以来，我们对少数民族语言文字问题进行了广泛深入的调查研究，听取了中央、地方有关部门以及民族语文工作者和有关专家的意见。最近，根据党中央、国务院关于民族工作的指示精神，对今后我国民族语文工作的指导方针、主要任务和措施又作了进一步研究。现报告如下。
根据式开头。就是交代报告产生的根据，例如：
根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去年冬派人到××市和×县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了调查。××市委、市政府和×县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：
目的式开头。就是将发文的目的明确地阐述出来作为开头。例如：
为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作的通知》(国发[19××]42号)精神，，切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好的为改革开放和经济建设服务，结合我市的实际情况，就进一步加强森林防火工作制订了具体措施。现将措施报告如下。
结果式开头。就是将工作的结果概括地写在第一段，正文再详写具体过程。例如： 我县外经委等10个部门共40多人参加了省山区利用外资洽谈会，带去项目36个，要求投资总额7000万美元，8000万人民币。洽谈结果，实现14个项目，投资总额为4000万美元，1500万人民币。现将洽谈过程中我们认为值得注意的问题报告如下：
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直接导入式开头。就是用过渡句直接导入主体。例如： 现将我省完成全面勘界工作任务情况报告如下： 专项报告开头的方式还有一些，这里就不一一列举了。
专项工作报告的主体部分写法通常是采用三段式的结构，即工作情况、经验和不足、今后的打算三个部分。
工作情况，包括某一方面或某一项工作的依据、工作的大体进展情况，取得的成效等。这一部分内容要尽可能地把工作情况反映清楚全面。可以按照工作的进程顺序写，这样写以其内在的逻辑关系来划分层次就可以了。也可以按照工作的不同方面来写，这样写，可以用序数词来显示，层次能够比较清楚。
经验和教训是一个问题的两个方面，可以分别分条表述。经验包括工作中的所采取的做法或取得的经验，教训包括工作中的失误和工作中存在的问题。写经验体会，应基于对某方面工作的全面、深刻的分析，把其中带有规律性的指导性的东西加以归纳、提炼，使之上升到理论的高度。但是，总结经验一定要从实际出发，不能人为地拔高。另外，有几条写几条，不能为了凑数勉强硬写。写存在的问题和工作中的教训，应该实事求是，如实反映，不能文过饰非，遮遮掩掩，要力求具体、深刻。
今后的打算，是针对存在的问题来写的，重点要写出如何发扬成绩，汲取教训，克服存在的问题，把工作做得更好。这部分内容要具体，措施要得当，方法要可行、有效。
专项工作报告的结尾一般用程式化的结尾用语，如前所述的“特此报告”、“以上报告，请审阅”等来结束。
(2)情况报告
情况报告主要用于向上级机关反映重要情况、重大事故或具有重大倾向性问题的报告。重要情况是指在工作中出现了意想不到的、对工作造成了影响的问题，例如在金融体制改革建立现代商业银行运行机制过程中遇到的问题和阻力等，就应该适时地向上级机关如实报告。重大事故是指出现了突发事件、案件等，例如银行发生了重大的火灾、失窃、诈骗、抢劫等事故，就要迅速地向上级报告，有时还可以根据上级指示，越级报告。重大倾向性的问题是指已经发现苗头，还没有形成气候，但是很可能对今后的工作造成影响的问题。例如在银行减员增效政策出台后，银行员工的思想动态和社会各阶层的反映等，作为基层行有责任向上级及时报告。
情况报告的作用是让上级机关及时了解情况，一是供领导机关决策参考;二是让上级 31
机关了解重大情况解决的是否妥善;三是让上级机关在必要时作出指示，给予指导。
情况报告的开头要视报告的内容来定。反映重要情况的报告，开头一般要写明因为什么原因，出现了什么情况，然后用“现将出现的情况报告如下”这样的过渡句来引入主体部分的叙述。反映重大事故报告的开头一般先写在什么时间、什么地点、发生了什么事故，然后也用一句过渡性的语句引起报告的详细内容介绍。反映重大倾向性问题报告的开头，一般要先写明在什么情况下，发现了什么苗头，为什么引起了注意。然后也是用过渡性的语句引起下文。
主体部分。这类报告反映的事项一般比较单一。反映重大情况的报告在写作中把重大情况叙述清楚，然后把情况发生的背景、造成的影响和损失以及采取的措施和处理的结果交代清楚。反映重大事故的报告要写明事故的具体时间、地点、原因、人物、结果、损失程度等。然后说明已经采取的补救办法和善后善后措施。反映重大倾向性的报告要把倾向性的问题说清楚，并分析、预测其发展趋势以及可能带来的后果。
结尾。如果是反映重大情况和反映重大事故的报告，可以用“特此报告”之类的惯用语收束。如果是反映重大倾向性的报告，可以用“特此报告，供参考”之类的结尾用语来收尾。
(3)答复报告
答复报告是为回答上级机关的询问而写作的报告。这种报告的特点一是具有被动性，是在上级询问之后而写作的，二是针对性很强，上级问什么，就答复什么，不能所答非所问，也不能回答没有询问的问题。
值得注意的是，一是对待上级询问的事项，一定要慎重，如果情况不够清楚，一定要深入实际认真调查，掌握真实情况后再作回复;二是如果上级是用函来询问的，本来是可以用函来回答的，但是为了表示对上级机关的尊重，一般还是用报告作答为好;最后就是要及时回复，不得拖延。
(4)报送报告
报送报告，是向上级机关报送材料或物品的报告。它的写法非常简单，一般只需写明“现将××××报上。请审阅(或请查收)”即可。报送的材料、物品的数量要在附件说明里写清楚。
(三)报告行文应该注意的事项
1.确属必要。对常规性的工作，要按照常规要求及时向上级报告工作。对上级没有要求要写的报告，发文机关一定要考虑是否需要行文。如果确系重大情况和问题，要毫不犹 32
豫地迅速行文，而一些无关紧要的事情，则没有必要行文。不能大事小事均向上级报告，分散上级机关的注意力，增加上级的工作量。
2.质量要高。高质量的报告首先要保证情况属实，不能有半点虚假，包括对材料的分析、对情况的看法都要力求准确;其次中心要突出，条理要清晰;最后是报送要及时，否则，事过境迁，报告就没有意义了。
3.报告一般不能越级，不能夹带请示事项。 【例文】
关于大连分公司筹备工作进展状况的报告
总公司：
我们分公司筹备小组在总公司领导的指示和安排下.于20×年×月×日到大连开展筹备分公司的工作，现工作已进行了××天。现将筹备工作第一阶段主要进展情况电传总司，向领导汇报如下：
一、在筹备工作中，我们始终坚持总司领导结合市场需要，积极稳妥地落实各项工作的指导精神，在具体项目办理工作中，大搞市场调查研究工作，做到结合实际，以充分的调查数据作决策指导。
二、分公司的营销总部选址选在该市××街××号××大厦，共租××间房，总共×××平方米，租价意向为年××万元。我们是依据办公点是否有利于业务声誉和价钱是否合理的标准选址的，如果这一选址得到总公司的批准，我们将进行下一阶段的装修、购买办公设备及发布招聘公司职员广告的准备工作。
三、分公司接运总公司材料的仓储地及企业部选取在该市××区××镇。选用这一地址的做法标准是节省成本，如在该市市区内选点，经我们匡算，总成本将比现选址高出15%以上。现在我们与该镇人民政府关于该选点的意向已确定。
四、分公司筹备小组在该市开展工作，其困难程度要比原来预想的大得多，目前尚有不少工作比预定程序所确定的日期慢了半拍。其中的主要问题是和当地有关单位协调的问题。我们原匡算的资金投入与现在的市价有一定的差距，这是造成我们在原有意向的基础上谈判期延长的主要原因。为此，请总公司领导对加大投入做出预前考虑。加大部分所需比例约为原计划的3%。
筹组工作虽有种种困难，但我们准备加大工作力度，相信第二阶段的筹组工作能如期完成。
33
请总公司领导及时将工作指导意见电传给我们。 特此报告
×省×公司大连分公司筹备小组
二○××年×月×日
三、 请示
(一)请示的适用范围
按照《办法》中的规定，请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。具体说来，请示的用途有：
1.请求指示
下级机关在实际工作中，遇到新情况、新问题，因为在政策上没有明文规定，处理起来没有把握，需要上级给以指示的时候，要用请示。
2.请求批准
下级机关在处理较为重要的事件或问题时，政策规定在处理前必须经上级批准的，如机构设置、人事安排、重大决策等，要用请示。
3.请求帮助
下级机关遇到无权或者无力解决的问题，需要上级机关授权或者在人力、物力、财力等方面给以帮助时，要用请示。
4.请求解答
下级机关在执行政策时遇到困难或执行中遇到新的情况时，对方针政策吃不准时，对上级机关的某个决定有不同看法时，要用请示。
5.请求协调
下级机关的工作涉及其他机关或部门，在处理工作时与其他机关或部门意见出现分歧，需要上级裁决或协调时，要用请示。
(二)请示的特点 1.请求性
本机关、本部门打算办理某种事情或解决某个问题，而自己却无权去做，或者没有能力去做，或者不知应不应该办理及怎么办理，在这种情况下，才请求上级指示或帮助。这种祈请上级机关的特点，是请示最突出的特点。
2.对应性
34
在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一。与它相对应的文体是批复。下级机关的请示报送给上级机关，上级机关无论是否同意请示的事项，无论能不能给予解决或说明，都要给下级机关一个回复。下级机关是在遇到比较重大的应该办理的事项，而又拿不准或无力办理的情况下才请示的，所以上级机关有义务、有责任尽快予以答复。这不仅是下级机关请求的需要，而是请示这种文体法定的特性。
3.单一性
公文的一个突出特点就是一文一事，而请示和其他文种相比，这种特性更加突出。在一份请示中，只能就一项工作、一种情况或一个问题进行请示，不得在一份请示中包含几个需要请示的内容。如果需要请示上级机关的问题较多，那就要一个事项发一个请示，各自独立成为一个文件。
4.时效性
请示内容所反映的事项或问题，一般都是近期需要办理的，所以，文秘人员应该根据领导的安排及时地写作和发文，以便尽早得到上级机关的批复，及时解决应该解决的问题。相应地，上级机关在处理下级机关的公文时，要注意请示的时效性，及时地给以批复。
(三)请示的写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文三部分内容。 1.标题的写法
请示的标题由发文机关名称、事由和文种三部分构成。如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。
拟订请示的标题要注意两个问题，一是要把事由概括准确、精练，保证标题简短，事由明确;二是避免出现同义动词的重复出现，如《关于请求批准购买×××的请示》。这个标题里的“请求批准”是多余的，应该删去。
2.主送机关的写法
主送机关就是受文对象，它回答“请示谁”的问题。主送机关要写全称或规范化简称。主送机关只能是一个，绝对不能多头主送。如果需要其他上级机关知晓，可以用抄送的形式。
3.正文的写法
请示的正文一般分三个层次，即事由、请示事项和结尾。 (1)事由
事由写在请示的开头。所谓事由，就是要写明请示的原因、背景、依据，回答清楚“为 35
什么要请示”的问题。这部分内容在很多情况下是请示的主要部分，而下文的请示事项则很简单，有了事由的铺垫，要求上级机关做什么，写清楚就可以了。因此，这部分内容要写得充分、恰当、具体、明了。
如果请示仅仅是按照规定履行程序，那开头的事由部分可以简略一些。 (2)请示事项
请示事项即要求上级给予指示、批准的具体问题。回答的是“请示什么”的问题。这是请示最核心、最重要的部分。请示的事项要清楚、直接地表述。分条来写，可以保证清晰明了。在请示的事项中，不能含糊其词，即使是对拿不准的问题，也要表达本级机关对此问题的认识、看法，对准备办理的工作，如果有几种不同的各有利弊的方案，要逐一列出，以便上级机关选择确定。决不能只摆情况和问题，没有自己的态度，把矛盾推给上级机关。
(3)结尾
请示的结尾一般都用程式化的结尾用语，如“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，请予批复”等。结束语，既要表达紧迫的意思，又要用语谦和，不宜用“请从速批复”、“请尽快拨款，以解急需”等类结尾用语。
请示因为是一文一事，特别是基层工作中所写的请示，它的正文一般不应太长，只要把请示的原由交代清楚，把请示的具体事项表述清楚即可。
(四)请示与报告的区别
请示和报告都是工作中使用频率较高的上行文，但是它们承担了不同职能，各有各的适用范围。很多机关不能准确把握二者的区别，该用请示的用报告，该用报告的用请示，甚至将两种文体合用，称之为“请示报告”。据一研究者对某一沿海城市的调查，1988年该市政府收到请示类公文1930篇，竟有1489篇用“报告”或“请示报告”行文。尽管最近几年国家加大了公文规范的力度，很多理论工作者和实际工作者不断呼吁要区分使用，但是，误用两种问题的现象还是时有发生，造成行文混乱，给办文带来了很多麻烦，以至影响效率，给工作带来了不应有的损失。
报告和请示的区别，在分析它们各自的特点里面，已经涉及，为了更清楚地了解和更准确的把握二者的用途和特点，现将它们的区别归纳如下：
1.行文的时机不同
大多报告具有事后性，即使是在一项工作进行到某一阶段(事中)向上级作的报告，那也是报告前一阶段的工作，因此，报告是事后行文的文种。而请示则必须事前行文，因 36
为请示所涉及的工作或事项，必须经过上级机关批准才能进行。先斩后奏，做完才请示是不符合组织原则和管理规定的。
2.行文的目的不同
报告是汇报工作，反映情况的公文，其目的是让上级机关了解下级机关的工作情况，掌握动态，为做出决策和指导工作提供依据。而请示则是用于向上级机关请求批准的事项，其目的是通过上级机关的决策和指示，解决工作中亟待处理而又无权或无力解决的具体事项。
3.结构和内容构成不同
报告的结构相对于请示来说比较自由一些，结构安排不拘一格，根据不同的内容可以采取不同的结构方式;其内容也可以比较广泛，可以一文一事，也可以一文多事(如综合工作报告)。而请示在结构上要求比较严格，它的组成部分必须有请示的缘由、请示的事项和惯用的结尾用语;在内容上必须一文一事，决不可以一文多事。
4.办文的方式不同
报告的目的是供上级机关了解情况的，那么，上级机关接到报告后，没有法定的义务要求予以回复，因此，报告中不能夹带请示事项，否则，贻误工作发文的下级机关要负责任。而请示则要求受文的上级机关必须及时尽快的给予批复，或者同意，或者不同意，都不能不了了之。 【例文】
××分行关于设立老干部办公室的请示
省分行：
随着干部制度的改革和时间的推移，工商银行离退休干部日益增多目前已达785人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员(一直挂靠在人事科)，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到及时妥善的解决。为了更好地使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟设立老干部办公室。现将设立老干部办公室的几个问题请示如下：
一、老干部办公室的主要职责是做好离退休老同志的管理服务工作。具体任务是：
(一)贯彻落实省分行的老干部处的指示精神，统一管理全行的老干部工作。
(二)组织行机关离退休老同志学习并指导各支行老干部管理部门组织离退休老同志 37
学习党和国家的方针政策，了解改革开放的进展情况，跟上迅速发展的新形势。
(三)定期召开老干部座谈会，交流思想。及时了解离退休老干部的思想动态和他们的困难，在可能的情况下，尽力设法帮助解决。
(四)开展力所能及、丰富多彩的文体活动，丰富离退休老干部的晚年生活，增进他们的身心健康。
二、编制、干部调配及经费的解决办法：
(一)老干部办公室直属我分行领导，拟设科级建制。
(二)该办公室拟设行政岗位五个，其中主任(正科级)一名，副主任(副科级)一名。编制由行内调配解决。
(三)老干部办公室经费由工商银行行政经费中调剂解决。 以上请示妥否，请批示。
四、批复
(一)批复的适用范围
按照《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示事项”。
批复和请示是相互呼应的一对公文，这在公文中是绝无仅有的。下级机关以请示的形式要求上级机关对请示的事项给予答复，上级机关在接到请示后，要及时研究，予以明确答复。
(二)批复的特点 1.被动性
批复以下级请示为存在条件，先有请示，后有批复;只要有请示，必定对应批复;下级有多少份请示，上级就要有多少份批复。批复从不主动行文，这是个特点是所有公文文种里独一无二的。
2.针对性
批复是针对下级的请示行文的，它必须针对下级提出的问题来回答，不能所答非所问，要直接就请示的事项明确地做出表态：完全同意，或部分同意，或不同意。
3.权威性
下级机关用请示来要求上级机关回答，一般都是重大的事项。对于上级机关，撰写批复的依据必须是党和国家的有关的方针、政策，不能靠长官意志。因此，批复对于下级机关来说，具有法律的权威性。
下级机关一旦接到批复，必须依据批复精神处理办理事项，不得违背和走样。
38
(三)批复的结构和写法
批复的结构包括标题、主送机关、正文三个部分。 1.标题的写法
批复的标题一般采用公文常规标题的写法，即发文机关+事由+文种的形式。如《××省人民政府关于××市土地利用总体规划的批复》。批复标题的事由即请示(也是批复)的事项，为了使批复的标题准确、鲜明，往往在标题中把请示(也是批复)的事项或请示的标题写明，这样，批复的标题一般比较长。如《国务院关于广东省深化改革扩大开放加快经济发展请示的批复》、《国务院对财政部关于对外国企业常驻代表机构降低核定利润率征税请示的批复》。
2.主送机关的写法
批复的主送机关一般只有一个，那就是发出请示的下级机关。但是，有时上级机关认为请示的事项具有普遍性，那么可以利用其他的办法来处理：一是除批复原请示机关外，并转有关机关，如《国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复》;二是将批复抄送给有关机关和单位;三是另用通知行文，将本机关对原请示中反映的普遍性问题的有关意见传达下去。
3.正文的写法
批复的正文部分一般分为四个层次，即批复的依据、批复的事项、执行要求和结束语。 (1)批复的缘起和依据
批复的缘起是批复正文必不可少的内容，一般的写法是在批复的第一句话引叙来文，要完整的引用请示的标题及发文字号，如“你省《关于变更××市行政区域范围的请示》(×政[199×]49号)收悉。”
请示的依据一般是批复的第二句话，要写明以下批复的意见是根据什么政策提出的。可表述为“根据××关于××的规定，批复如下：”必要时可以引文件名和发文字号及条款序号，有时也可以引用政策的原文。如果所请示的问题在上级文件和规定中找不到依据，可以写成“经研究，现就有关问题答复如下：”
(2)批复事项
批复事项也可以称作批复意见，是针对请示所提出的问题，给予明确具体的答复。如果完全同意，就要在复述原请示主要内容后，明确表示肯定性意见。部分同意的，要复述同意的内容，对不同意的那部分内容，还要在复述内容后，说明不同意的理由。如果对请示的内容不予批准，也要在否定性意见后说明理由。虽然是对下级机关行文，但是也要注 39
意用词的选择，一般不要过于生硬。如果批复的事项比较多，为了清楚的表述，可以分条来写。
(3)执行意见
执行意见也可以称作执行要求。这部分内容要看行文需要确定，不是每个批复都必须具备的。如果需要写执行要求，则要简洁明了。有些批复只是批准事项，那么这部分内容就没有必要了。
(4)结束语
一般用“此复”、“特此批复”等惯用语来收尾，有的也可以不用，批复内容和执行要求写完了就结束。
批复的一般都比较简短。内容简单的批复，正文部分文段合一。内容多的批复，其请示事项和执行要求根据需要，可分段或分条来写。
(四)批复写作注意事项 1.及时回复
无论是否同意下级的请示事项，都要及时的予以答复，以免贻误工作，如果超出下级要求的时限，应及早对下级说明原因。有的上级机关为了促进改进工作作风，提高工作效率，还提出了自我约束的措施，即超过了下级要求的时限未作答复，下级可以理解为上级同意请示事项。
2.态度明朗
无论是否批准，都要鲜明的表明态度，不能含糊其词，模棱两可。如果对请示的事项原则上同意，但是觉得请示所表述的措施、办法不够妥当和周密，可以将原文退回，请其修改后再作批复。
3.协商一致
如果批复的内容涉及其他机关或部门，在批复前应同有关机关和部门协商一致，以免给下级带来麻烦。
4.一文一批
这和请示一文一事是对应的。不能几个请示作一个批复。另外，在一个请示里，只能就请示的事项进行批复，不能把其他的工作扯到里面来。如果另外有工作要布置，可以用其他文种另行发文。
【例文】
国家税务总局关于外商投资企业和外国企业
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购买国产设备抵免企业所得税有关执行问题的批复
广东省国税局：
《关于外商投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税有关问题的请示》收悉。现就执行国家税务总局颁布的《关于投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税管理办法》(以下简称《管理办法》)的有关问题，批复如下：
一、关于国家鼓励项目适用范围界定的问题
根据财政部、国家税务总局《关于外商投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税有关执行问题的通知》(财税字[2000]49号)的规定，可给予投资抵免企业所得税的国产设备，是指用于《国务院关于调整进口设备税收政策的通知》(国发[1997]37号)中规定的《外商投资产业指导目录》鼓励类、限制乙类的投资项目(不包括国发[1997]37号规定的《外商投资项目不予免税的进口商品目录》)的国产设备。凡在执行中对企业购买的国产设备是否属于上述规定的投资项目范围判断不准、或者存在争议的，可征求省级外经贸部门的意见后确定。
二、关于企业申请抵免企业所得税时提供“税收(出口货物专用)缴款书复印件”的问题
根据《管理办法》第十条的规定，企业申请抵免企业所得税时，应提供税收(出口货物专用)缴款书。若企业从非生产制造部门购买的设备、或者用投资总额以外的资金购买的设备、或者没有取得税收(出口货物专用)缴款书的设备，但按照规定可以抵免企业所得税的，在办理抵免所得税时，可以相应提供购买设备发票，不用提供税收(出口货物专用)缴款书。
二○○一年一月十七日
五、函
(一)函的适用范围
按照《办法》规定，函“适用不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。
函是一种使用频率较高的公文，掌握它的适用范围对于日常工作具有重要意义。掌握函的适用范围，首先要搞清楚“不相隶属机关”这一概念的内涵。以一个一级分行和它周边的机关为例，来说明不相隶属机关的含义。
1.与同一上级的其他一级分行、直属分行不相隶属。
2.与总行内设的个业务部门不相隶属。同样，一级分行的内设部门和下级分行也不相 41
隶属。
3.与地方政府及其下设的各部门、各机构不相隶属。 4.与其他金融机构以及其他单位不相隶属。
一个一级分行与以上所列的各机关、单位之间就是不相隶属的关系。和这些机关和单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，要用函。
人们通常说函是一种平行文，对于这个平行文的概念要准确的把握。从以上介绍的不相隶属机关的含义看，所谓的不相隶属机关，既有平级单位，也有比本机关级别高的，有比本机关低的。这里要注意的是，在同一行政系统内，只能用函向平级单位行文，但是对本系统以外的其他机关和单位，却不必不计较行政级别，可以用函来行文。
(二)函的特点 1.行文多向性
函是平行文，不但可以和本系统的不相隶属机关、单位行文，也可以向其他一切有业务往来的机关、单位行文。函也可以作为上行文和下行文。对于上级的问函，如果不是特别重大的事项，可以以函的形式回复，同样，对于不是重大的事项，也可以用函的形式向下级机关行文。
2.使用的广泛性
函既可以商洽工作，也可以询问和答复问题，既可以请求批准，也可以答复审批事项。它的使用范围在公文文种中，是其他文种无法相比的。
3.写作的轻便性
函的行文比较自由，写作也比较灵活轻便。它一般就事论事，所以篇幅较短。
(三)函的种类和写法 1.函的种类
函按照不同的标准可以区分为不同的类别。
按照格式划分，可以分为公函和便函。公函的使用、写作、格式和办文的规则都与正式公文一样。而便函则不属于正式公文，不需要完整的公文格式，但是要加盖公章。
按照行文方向划分，可以分为来函、去函和复函。来函是指对方机关主动发来的函，去函是指本机关主动发去的函，复函是指答复来函和回复批准事项的函。
按照作用划分，可以分为商洽函、询问函、答复函、请求函。 2.函的写法
函的结构包括标题、主送机关、正文三个部分。
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(1)标题的写法
函的标题和其他公文的标题基本一样，也是由发文机关名称、事由和文种组成，如《××省人民政府关于请对虎滩海滨花园项目建设给予支持的函》。但是，有些函为了使标题更加清楚地表达函的内容，往往在标题中加函的主送机关名称，如《中国科学院××研究所致××大学为商洽建立全面协作关系的函》、《国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函》
(2)主送机关的写法
函的主送机关要写全称，和其他公文一样，主送机关只有一个。 (3)正文的写法
正文是函的主体部分。内容包括原由、主体、结语三个部分。原由部分即发函的起因，写明发函的原因。有的函原由部分简略，而事项部分详细，有的函原由部分详细，而事项部分简略，这要视函的内容来具体确定。如果是复函，则要在原由部分首先写明“贵单位×年×月来函收悉、经研究，现回复如下：”之类的语句，然后回复事项。原由部分写作时要注意避免和标题重复。
主体部分要紧接原由部分清楚地表述要商洽的工作、询问或答复的问题、请求批准的或答复审批的事项。内容简短的可以篇段合一，紧接着原由部分写事项，内容较多的可以分段来写。
函的结尾部分，如果是去函，不需要答复的，可用“特此函告”之类的结尾用语结束;如果需要答复，可用“请复”、“特此函告，请复”、之类的结尾用语结束;如果是复函，则可用“特此函复”“专此函复”“此复”之类的结尾用语结束。需要注意的是“此复”这一结尾用语，只适合在答复下级机关的函中使用。
【例文】
关于联系技术人员出国学习的函
×市科技局：
得悉贵局近日与澳大利亚××公司达成协议，将由贵局在贵市选派×人到澳学习。我公司与澳大利亚××公司同是生产羊毛纺织品的公司，但因我们的印染技术较差，又难以有缘师从强者，影响了产品的质量。因此，我公司想趁此机会派一技术人员随参观团到澳学习。恳请贵局助我公司一臂之力，帮助我们安排一技术人员到澳大利亚××公司学习。我公司将对贵局付出一定的劳务介绍佣酬。未知允否?专此函达，敬请回复。
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×市××公司 二○××年×月×日
44
第三节
银行常用事务文书
一、计划
(一)计划的概述 1.什么是计划
古人云：“凡事预则立，不预则废。”其意思是说，无论做什么事情，事先有计划才能成功，没有计划，就可能导致失败。
现代管理科学认为，管理活动大致包括四个方面，即决策、计划、组织和控制。这四个步骤是环环紧扣，缺一不可的。计划介于决策之后，处于组织和控制之前，可见计划在现代管理方面是相当重要的。计划是决策的具体化，书面化，是组织和控制的依据。没有计划，决策就不能得到很好的落实，没有计划，组织和控制就失去了方向和目标。原联想集团总裁柳传志说：“联想集团发展得比较快的主要原因，应该就是成功的制定战略和实现了战略要求。”“制定战略”就是制定计划，“实现了战略要求”就是完成了计划。现代管理中，成功企业的实践，无不证明计划的重要。
根据以上分析，可以给计划定义为：计划是为完成某一时期的预定任务而对完成任务的步骤和方法做出具体安排的文书。
理解上述定义，应抓住预定任务和完成任务的步骤和方法这两个概念，如果没有预定的任务，也就是要完成的工作，就谈不上计划的写作，如果没有完成任务的步骤和方法，所做的计划也就没有实际意义了。这是任何计划都必须具备的两个要素。
计划适用于一切机关、单位，一切人员，但是作为事务性文书的计划，则主要用于党、政、工、青、妇机关和企事业单位及学校。
计划广义上说是这类事务性文书的统称。规划、安排、要点、方案等也属于计划的范畴。
规划，一般指较长期的计划，是对未来的总体的工作目标做出全面筹划和战略部署的较为宏观的计划。如《××省国民经济第十个五年发展规划》。
安排，一般指当前的短期的计划。是就某一项单一的工作做出较为详尽的具体的计划。如《××县3月份植树造林工作安排》。
要点，一般指比较简明、扼要的计划，是反映一个单位某一时期主要工作的计划。如《××局2003年工作要点》。
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方案，是对未来的工作做出最佳安排的计划。是具有较强的专业性和约束性的计划。如《××银行清产核资试点工作实施方案》。
另外，我们日常工作中常说的打算、设想等，也有计划的意思，但是因为它们一般目标不够明确，步骤、方法等还不完善，线条较粗，所以，它们还不能算做计划。
2.计划的特点 (1)预见性
这是计划最显著的特点之一。计划不是对已经形成的事实和状况的描述，而是在工作开展之前对工作的目标、工作的步骤、工作的方法予以明确，作出安排。这种安排虽然是根据上级机关的要求、以往的经验和目前的客观形势做出的，但是毕竟是在事前做出，这就决定了计划具有预见性的特点。可以说，预见是否科学、准确，是计划能否起到指导工作作用的关键。
(2)约束性
约束性是决策的具体体现，是经营管理的目标，是监督考核的依据。它一般是根据上级机关下达的工作任务制定的，制定后，一般也要经过上级机关批准。所以计划一经通过、下达，在其所计划的范围内，对工作就有了指导作用，对员工就有了约束力，各有关方面和人员必须认真遵照执行。如果需要调整和修改，一般都要履行一定的审批手续。
(3)具体性
计划是为了完成工作任务而做的事先筹划，所以它在写作时，都要根据不同情况的需要，尽可能地做出详尽的安排。如总目标的确定和科学的分解，人力、物力、财力等资源如何配置，工作阶段如何划分与过渡，都要予以谋划，以使工作计划具有可操作性。
3.计划的分类
计划因其与工作和学习密切相关，所以总类繁多，按照不同的标准可以分成不同的种类。
按照时间长短划分，可以分为长期计划、短期计划。长期计划一般指一年以上的计划，短期计划指计划，季度计划，月份计划等。
按照功用划分，可以分为生产计划、工作计划、学习计划等。 按照内容划分可以分为综合计划、专题计划等。
按照作用划分，可以分为指令性计划、指导性计划等。指令性计划是国家或者上级机关直接明确下达的，并且提供必要的保证，要求必须完成的;指导性计划是通过有关政策法令、利用经济杠杆和各种措施，提供必要的信息和咨询服务，给以必要的指导，将指标 46
第三篇：常用事务文书写法
第一节事务文书概述
一事务文书的概念
事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书。尽管它们不是《办法》中的法定文种，但却是在日常工作中使用的最为普遍和广泛的文书。
二事务文书的种类
类别有：计划类文书、报告类文书、规章类文书、简报类文书和会议类文书。
三事务文书的写作要求
(一)以方针政策为指导，以法律规定为依据
事务文书的政策性很强，它是党和国家的方针政策在有关实际工作中具体的体现。拟稿者须认真领会有关的政策，并运用政策原则去指导工作。同时，事务文书还必须以法律规定为依据，不能与现行政策和法规相抵触。
(二)深入调查研究，获取真实材料
撰写事务文书要了解实际情况，进行深入细致的调查研究，尽可能多地搜集、积累材料，只有这样才能明情况、知变化、定决策，才能发挥事务文书的指导性功能与务实的作用。
(三)实事求是，切实可行
事务文书，或拟订计划，或制定规范文书，或调研总结，或拟会议材料，都是为了解决工作中的实际问题，因此必须要实事求是，要解决的问题，具有科学的可行性。
(四)格式约定俗成，语言准确简练
事务文书的格式虽然不像行政公文那样程式化，但许多文种的格式也有约定俗成的共同特点。在结构方面，事务文书要求开门见山、突出重点、层次分明;在语言方面要求用语准确，尤其是规章类文书，更讲究炼词炼句，不能出现歧义，表述不能模糊。
第二节计划、总结
一计划
(一)计划的概念和特点
1.计划的概念
计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和期限的不同，计划文书还有不同的叫法。
规划——是具有全局性的、较长时期的长远设想。
方案——是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤一一对专项工作作出全面部署与安排的计划。
安排——是对短期内工作进行具体布置的计划。
设想——是初步的草案性的计划。
打算——是短期内工作的要点式计划。
要点——是列出工作主要目标的计划。
2.计划的特点
具有预见性、可行性、指导性。
(二)计划的种类
计划以不同标准可分为不同的种类。
(1)按性质分，有综合性计划和专题性计划。
(2)按内容分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、军事计划等。其内容与各单位、各行业的业务工作有密切关系。
(3)按时间分，有长期规划、短期计划、计划、季度计划、月计划等。
(4)按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。
(5)按表达形式分，有条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。
(三)文种特征
计划是对未来一定时期内的全面工作或某项工作的提出指标、要求、措施、步骤、期限的文件。它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。决策部门的领导者可以凭此统筹全局，纵横协调，综合平衡，理顺关系，减少盲目性，增强预见性，合理安排人力、财力、物力，以低消耗取得高效益，从而取得领导、指挥群众去实现计划目标的主动权。
计划的种类较多，可以从不同角度划分。从内容上分，有生产计划、工作计划、科研计划、接待计划等;从范围上分，有国家计划、地区计划、单位计划、班组计划;从时限上分，有长期计划、计划、季度计划、月份计划;从性质上分，有综合性计划、专题性计划等;从效力上分，有指令性计划、指导性计划、一般性计划等;从形式上分，有叙述式计划、条文式计划、图表式计划、大事记式计划等;从名称上分，有规划、计划、要点、安排、方案、纲要、设想等，故计划是计划类文件总称。
规划是计划中的一种，是带有全局性、长远性和方向性中期(如
三、五年)计划，它是战略研究、发展的蓝图，是跨进一个新里程的远景，具有理想性、鼓舞性、指导
(四)计划的写法
1.表格式计划
制作表格式计划时，先要把各项内容划分成几个栏目，再把制定好的各项具体计划内容填写进栏目中，形成表格。这种方式适用于时间较短、范围较小、方式变化不大、内容较单一的具体安排，如销售计划、月计划等。
2.文表结合式计划
即表格式和条文式相结合的计划。一般是将各项目的内容填进表格后，再用简短文字作解释说明。
3.条文式计划
由标题、正文、落款构成。
(1)标题。由四个要素组成：单位名称、适用时限、计划内容和计划种类。
(2)正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、目标和任务、措施和步骤构成。
(3)落款。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。
(五)计划的写作要求
要做到：(1)从实际出发，统筹兼顾;(2)突出重点，主次分明;(3)目标明确，步骤具体。
1.简报
特点：内容广泛;形式特殊;行文灵活;制发自由。
适用范围：反映工作部署和进展情况;交流工作方法和经验;报告工作中的新情况、新问题;介绍典型事例;传达上级机关的布置和意见。
简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道;从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报;从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报;按出刊日期分，有定期简报、不定期简报;按发行时间分，有长期简报和短期简报。
写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。
按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实;观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省;文字简洁，措词严谨，意尽文止。
注意事项：反映要快;选材要精;内容须真;风格要实。
2.调查报告
特点：目的明确，有针对性;事实确凿，讲准确性;叙议结合，重叙述性。
适用范围：总结经验;反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据;反映新生事物;揭露问题;还历史本来面目。
调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告;反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告;反映新生事物的调查报告;揭露问题的调查报告;还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。
写作格式：标题、开头、正文、结尾。
调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。
正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。
注意事项：明确调查的目的、对象、范围;学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有第一手材料;在掌握第一手材料的基础上，认真分析研究材料;注意表达方式，言简意赅，克服繁琐累赘。
第四篇：第6章常用事务文书
第6章
常用事务文书
学习目标
◎ 掌握工作计划、工作总结、述职报告、工作简报的概念、特点、作用及种类;
◎ 掌握各种文种的结构和写作注意事项;
◎ 能撰写工作计划、工作总结、述职报告、工作简报等事务文书。
6.
1事务文书概述
6.1.1
事务文书的内涵、特点和作用 1.事务文书的内涵
事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用事务文书这一名称，是相对于正式公文而言的。
2.事务文书的特点
(1)对象的明确性
事务文书的写作有明确的对象、特定的读者，对对象有明显的约束力，如给所属上级单位的计划、总结、简报、调查报告等。 (2)内容的实效性
事务文书是直接用来处理事务工作的，要注意实用，讲求效率。为此，事务文书从主旨的确立、材料的使用到写作形式的运用要讲求实际和效率，便于文书内容的落实和处理。 (3)一定的程式性
事务文书一般都有一定的程式性，有约定俗成的惯用格式。虽然它不像法定公文那样有着非常严格的格式要求，但在长期的应用中，事务文书的实用性和真实性决定了它逐渐形成了较为稳定的结构层次、习惯用语、处理程序等组成要素。虽然格式上有一定的灵活性，但总体上是相对稳定的。
(4)较强的时限性
3.事务文书的作用
(1)对领导决策具有参谋作用
事务文书具有的咨议性特征，决定了这类文书对领导决策具有参谋作用。 (2)对具体工作具有规定约束作用
事务文书是因事而制的，它的制发者可以是个人作者，也可能是法定作者。凡以法定作者名义制发的事务文书，在行政管理中具有规定约束作用。 (3)对读者具有认识作用
在行政管理中，需要借助像事务文书这样的文字材料来交流情况，而这些记录着经验、情况的文字材料，能跨越时空进行交流。 (4)留存备考，依据凭证
6.1.
2事务文书的种类
1.计划类文书
计划类文书是单位或个人对一定时限内的工作进行筹划和部署的文书，包括规划、设想、计划、方案、安排、预案等。 2.报告类文书
报告类文书是反映工作状况和经验，对工作中存在的问题或具有普遍意义的重要情况进行分析研究的文书。这类文书包括总结、述职报告、调查报告、工作研究等。 3.简报类文书
简报类文书是记录性文书。这类文书包括简报、典型材料等。 4.会议类文书
会议类文书为专门会议所形成，主要体现会议的基本精神，包括开幕词、闭幕词、工作报告、讲话稿等。
6.1.
3事务文书的写作注意事项
1.写作目的要明确
2.运用材料要真实
3.写作态度要实事求是
6.
2工作计划
6.2.
1工作计划的含义、特点和种类 1.工作计划的含义
工作计划是对未来一定时期内的工作、学习、生活等拟定实现目标、方法、措施和步骤的一种文书。
2.工作计划的特点
(1)科学的前瞻性
由于计划都是在事前制定的，因此，必须具有科学的前瞻性，对未来一段时间内各种因素的变化和可能发生的问题，要有周密的考虑和足够的估计，对可能达到的目标做出实事求是的预测。 (2)独特的创新性
计划的内容一定要有自己的特点和新意，要有新目标、新措施、新思路。如果每年的计划都是老一套，那么这个计划就没有制定的必要了。 (3)行动的指导性
计划一经制定，就成为有关单位或个人一段时期内行动的方向和开展工作的依据。计划所制定的目标，鞭策人们为此奋斗;计划所列出的方法和措施，指导人们如何奋斗，因此，可避免工作的盲目性。
(4)操作的可行性
计划虽然是人们对未来工作的预测和设想，但绝不是不切实际的幻想或胡思乱想，而是从实际出发，符合客观事物发展规律的预想。
3.工作计划的种类
计划是个统称，按照其内容特点还可细分为规划、设想、要点、打算、安排、方案等。规划是带有全局性、长远性和方向性的计划;设想是初步的、粗线条的、不太成熟的计划;要点是对工作的主要方面做出的简明扼要的计划;打算是对近期要做的事情做出的初步的、内容不够全面、具体的计划;安排是对近期要做的事情做出的内容比较具体的计划;方案是对某项工作做出的全面、具体、部署周密的计划。写工作计划的时候，可根据不同的内容要求选择恰当的种类。
6.2.
2工作计划的结构
工作计划一般由标题、正文、落款和日期三部分组成。 1.标题
工作计划一般用单行标题，常见的有两种形式：一种是完全式标题。这种标题由制定计划的单位名称、时间、内容和文种四部分组成，如《大学2009年重点学科建设方案》;另一种是省略式标题，这种标题或省略制定计划单位的名称，或省略计划的时间，或同时省略上述两项，如《2009年生产计划》、《市公安局扫黄打黑工作方案》、《体育锻炼达标计划》。采用省略式标题的计划，必须在正文或落款里清楚明晰地写明被省略掉的内容。如果是非正式计划，要在标题后面或下方用括号注明初稿、草案、讨论稿、征求意见稿等字样。
2.正文
(1)导言(前言)
它简要地说明制定计划的背景、依据、目的和意义。 (2)目标和任务
这部分是计划的核心，它包括两个方面：一是总的目标和任务，这部分写得比较概括。二是各部门、各时段的任务，这部分要分条列项写具体。对于一些短期的或简单的计划来说，这两个方面可合在一起写。 (3)因素分析
这部分是对完成任务的各种有利因素和不利因素的分析，也是对实现计划的可行性的说明和评估。它为提出实施计划的措施和步骤奠定了基础。 (4)措施和步骤
这部分是计划的重点，它以第三部分为依据，是第二部分内容落实的保障。这部分要说明完成任务的具体措施、行动步骤和完成的时间。为了眉目清楚，一般采用以序数词列项或用小标题的形式书写。
6.2.
3工作计划的写作注意事项
1.调查研究，实事求是
制定计划前，必须深入实际，认真的调查研究，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况，分析主客观条件，尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。制定计划时还要从本单位、本部门的实际出发，任务和指标应是经过各方面的努力可以达到的理想指标，既不要过高，也不能过低。计划切忌说假、大、空话，写得不实用。
2.内容具体明确，语言简明扼要
计划是将所要进行的工作做出的安排和打算，为收到良好的效果，计划的整体设想要明晰，并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来。计划切忌语言含糊，职责不清。计划的内容一般要分条分项来写，叙述要平直、说明要简洁。如内容复杂，每个问题可设小标题，以示醒目。 3.内容要有针对性和灵活性
计划的内容既要全面，又要有针对性，重点要突出。
6.
3工作总结
6.3.
1工作总结的含义、特点和种类 1.工作总结的含义
工作总结，就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，分析成绩、不足、经验等。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，制定计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律：计划—实践—总结—再计划—再实践—再总结。
2.工作总结的特点
(1)自我性
总结是对自身社会实践进行回顾的产物，它以自身工作实践为材料，采用的是第一人称写法，其中的成绩、做法、经验、教训等，都有自指性的特点。 (2)回顾性
这一点总结与计划正好相反。计划是预想未来，对将要开展的工作进行安排。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一阶段的工作。所以总结和计划这两种文体的关系是十分密切的：一方面，计划是总结的标准和依据;另一方面，总结又是制定下一步工作计划的重要参考。 (3)客观性
总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查的文种，这决定了总结有很强的客观性特点。它是以自身的实践活动为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。 (4)经验性
总结还必须从理论的高度概括经验教训。
3.工作总结的种类
1)按照性质划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。 2)按照范围划分，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。
3)按照时间划分，有总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。
6.3.
2工作总结的结构
1.标题
总结的标题主要有以下几种形式。
(1)直陈式标题。一般由单位名称、时限、事由和文种四个要素组成。标题的各项内容，也可根据具体情况有所省略，如标题中可省略单位名称。
(2)正副标题。一般来说，正标题概括总结的主要内容或基本观点，副标题说明单位名称、时限、文种等，如《适应新的形势，努力做好财会工作——厂财务处2009年工作总结》。
(3)不标文种式标题。写成一般文章的题目形式，虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容。
2.正文
这是总结的重心所在。由于具体情况不同，总结的内容也不一样，但各种总结都有共同点，其内容一般包括以下几个方面。 (1)基本情况
这部分是总结的前言。一般用简洁的语言，概述完成工作的基本情况，交代清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的简单过 程、基本做法，对工作完成情况的基本看法和总体评价等。有的总结还在这部分运用数据，说明工作的成绩或不足。概述的内容根据总结的不同要求有所侧重，不是千篇一律。基本情况这一部分内容要写得提纲挈领、简明扼要，以便读者对总结先有一个大概的了解，为下文具体介绍经验教训打好基础。
(2)成绩和经验
这是总结的精华和重点部分。成绩是指实践活动中所取得的物质成果或精神成果。经验是取得优良成绩的原因和条件，如正确的指导思想、积极的工作态度、科学的工作方法、坚强的意志等。这部分的结构方式，要依据总结的目的、作用来决定。旨在向上级汇报工作或向本系统、本单位职工总结工作的，多采用先谈取得的主要成绩，然后概括出几条经验体会的方法。旨在总结取得重大成绩的某项工作，并要向外介绍经验的，常采取先提问题，叙述取得的巨大成绩，然后着重谈经验体会的方法。写好这部分内容，必须力戒就事论事，要在对过去工作情况的分析研究中，提炼出带有理论色彩的观点，以指导今后的工作。要求做到材料翔实、言之有物、条理清晰、脉络分明，能给读者留下深刻的印象，使读者受到启迪。
(3)问题和教训
总结的写作，要用一分为二的观点，既总结成绩和经验，也要找出存在的问题和教训。存在的问题和教训，这两者是有区别的。存在的问题，是指在工作实践中切实感到应该解决而暂时没有解决或没有条件解决、没有办法解决的问题。教训，是由于指导思想不明、方法不当，或其他原因犯了错误，造成了损失而得出的反面经验。总结存在的问题和教训是为了进一步做好工作。因此，我们要着重分析问题和教训存在及产生的主观原因。当然，这部分内容也可视总结的重点来取舍，如果是着重反映问题的总结，则应把这一部分当作重点写;如果是专门总结成功经验的总结，也可以不涉及存在的问题和教训。这部分要根据实践活动的具体情况和总结的目的要求而灵活掌握。
(4)努力方向
这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施、今后打算、努力方向，或者提出新的奋斗目标，表明决心、展望前景、鼓舞斗志。这部分在写法上要有新意，防止落入俗套。
6.3.
3工作总结的写作注意事项
1.表达要叙述、议论相结合
叙述、议论是总结最常用的表达方法。叙述是总结行文的基础，它通过对过去工作情况的交代，使读者明白某单位、某个人的工作状况。议论则是指分析、综合、论证，它能把分散的、感性的材料转化为具有指导意义的理论。总结写作时应注意在说明工作过程，列举典型事例时，应以叙述为主;分析经验教训，阐明努力方向时，应以议论为主。叙述是议论的依据，议论又是叙述的分析综合和提高。 2.总结出个性
写一个单位的总结，一定要抓住本单位最突出的、最能反映客观事物本质特点的、最具鲜明个性和特色的东西。如新的情况、新的问题和新的经验教训等，切忌人云亦云。当然，也不能无中生有的标新立异，要注意新的情况、新的问题及经验教训的代表性和普遍意义。
3.一分为二的观点 总结不论是写成绩还是问题，都必须准确把握分寸，实事求是地叙述事物发展的全过程，用一分为二的观点，研究事物的内部联系，寻找其中的规律性。
6.
4述职报告
6.4.
1述职报告的含义、特点及种类 1.述职报告的含义
述职报告是各级机关、社会团体和企事业单位的领导及工作人员，向所在单位的组织人事部门、主管领导机关或本单位职工群众，陈述自己在一定时期内履行岗位职责情况而写成的书面报告。
述职报告是干部人事制度改革，引进竞争机制后兴起的一种新的应用文体。写好述职报告对于各级各类领导干部发扬成绩、纠正错误、改进工作，自觉接受上级机关审议、群众监督，都具有重要意义。
2.述职报告的特点
(1)自述性
自述性就是要求报告人自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。 (2)自评性
自评性就是要求报告人依据岗位规范和职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩等方面的情况，做自我评估、自我鉴定、自我定性。(3)报告性
报告性就是要求报告人明白自己的“身份”，以被考核、要接受评议、监督的身份，履行职责做报告。
3.述职报告的种类
(1)从内容上划分
1)综合性述职报告，是指报告内容是一个时期所做工作的全面、综合的反映。 2)专题性述职报告，是指报告内容是对某一方面的工作的专题反映。 3)单项工作述职报告，是指报告内容是对某项具体工作的汇报。 (2)从时间上划分
1)任期述职报告，是指从任现职以来的总体工作进行报告。一般来说，时间较长，涉及面较广，要写出一届任期的情况。
2)述职报告，是指一年一度的述职报告，写本的履职情况。
3)临时性述职报告，是指担任某一项临时性的职务，写出其任职情况。比如，负责了一期的招生工作，或主持了一项科学实验，或组织了一项体育竞赛，写出其履职情况。
(3)从表达形式上划分
1)口头述职报告，是指需要向选区选民述职，或向本单位职工群众述职的，用口语化的语言写成的述职报告。
2)书面述职报告，是指向上级领导机关或人事部门报告的书面述职报告。
6.4.
2述职报告的结构
1.标题
1)文种式标题，只写《述职报告》。 2)公文式标题，姓名+时限+事由+文种名称，如《20年至20年试聘期述职报告》、《20年至20年任商业局长职务的述职报告》。
3)文章式标题，用正题或正副题配合，如《20年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓——造纸厂厂长王的述职报告》。 2.抬头
1)书面报告的抬头，写主送单位名称“如党委”、“组织部”或“人事处”等。
2)口述报告的抬头，写对听者的称谓如“各位代表”、“各位委员”、“各位同志”，或“各位领导，同志们”。
3.正文
(1)开头
开头又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景;岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识;对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给予听者一个大体印象。 (2)主体
主体，是述职报告的中心内容，主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题，要强调写好以下几个方面：对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况;对上级交办事项的完成情况;对分管工作任务完成的情况;在工作中采取了哪些措施，做出哪些决策，解决了哪些实际问题，纠正了哪些偏差，做了哪些实际工作，取得了哪些业绩;个人的思想作风、职业道德，廉洁从政和关心群众等情况;写出存在的主要问题，并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见和措施。
这部分要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广、量多，所以宜分条列项写出来。条、项要注意把内在逻辑关系安排好。 (3)结尾
结尾一般写结束语。用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”、“以上报告，请领导、同志们批评指正”等做结。 4.落款
述职报告的落款，写上述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放文尾。
6.4.
3述职报告的写作注意事项
1.要充分反映出自己在任期内的工作实绩和问题
述职是民主考评干部的重要一环，也是干部自觉接受组织和群众监督的一种有效形式。干部做述职报告，是为了让组织和群众了解和掌握干部德才状况和履行职责的情况。因此，述职报告应该充分反映出自己任期内的工作实绩和问题，即写出自身在岗位上为国家和人民办了什么实事，结果怎么样，有哪些贡献，有哪些不足，包括工作效率、完成任务的指标、取得的效益等。工作实绩如何，是检验干部称职与否的主要标志，述职人要充分认识这一点，实事求是地把自己的工作实绩和问题反映出来。 2.要实事求是地评价自己
对自己的评价要实事求是、不夸大，不缩小，要准确恰当，有分寸，不说过头话、大话、假话、套话、空话。要做到这样，应注意处理以下几个关系：
1)处理好成绩和问题的关系，就是理直气壮摆成绩，诚恳大胆讲问题。
2)处理好集体与个人的关系，不能把集体之功归于个人，也不要抹杀了个人的作用，必须分清个人实绩和集体实绩。
3)在表述上要处理好叙和议的关系，就是以叙述为主，把自己做过的工作实绩写出来，不要大发议论，旁征博引，议论也只是对照岗位规范，根据叙述的事实，引出评价，不能拔高。
6.
5工作简报
6.5.
1工作简报的含义、特点及种类 1.工作简报的含义
工作简报是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。常见的工作动态、情况反映、简讯、内部参考、快报等，都属简报。
2.简报的特点
(1)简
简就是内容集中，篇幅短小，文字简要。 (2)真
简报的内容必须绝对真实。 (3)快
这是对简报时间上的要求。 (4)准
准就是针对性强。
3.简报的种类
(1)会议简报
会议简报主要用于报道会议情况和主要精神，反映与会人员的意见、建议。会议简报一般用于较大型会议。内容简单的会议不需要简报。 (2)专题性简报
专题性简报是就针对人们关心的、重要的某一议题专门出一期简报。专题性简报的内容集中、单一，一般是写一个问题或一件事。语言简洁，篇幅短小，时效性很强。
(3)综合性简报
综合性简报是指在内容方面对某些情况或问题做全面的、综合性的反映。
6.5.
2工作简报的结构
1.标题
工作简报的标题和新闻的标题相似，有单行标题、双行标题和多行标题。简报无论采用哪种标题形式，都应该尽可能地概括出正文的主旨，让人见题知意。
(1)单行标题，用一句话概括正文的主要内容。
(2)双行标题，正标题揭示正文的内容或意义，副标题起补充说明作用，强化正标题的含义。
(3)多行标题，引题交代背景或揭示意义，正题概括正文的内容，副题补充或说明正题。
2.正文
(1)前言部分
一般用简洁、明确的一段话(有时仅一句话)，总括全文的主要事实，先给人一个总的印象。接着交代时间、地点、事件、原因、经过、结果。简报的开头类似新闻开头中导语的写法。 (2)主体部分
主体部分是简报的主要部分，是对开头部分概括内容的进一步具体化。 (3)结尾部分
用一句话或一段话，概括正文的主要内容，或指明事件发展的趋势，或发出号召，或提出今后的打算。事情单
一、篇幅短小的，可不写结尾部分。 3.供稿单位
简报一般不署名，必要时在正文的右下方写明“供稿”。 4.按语
对于内容重要的简报，有时要在正文之前加写一段文字，以表示发文单位的意见，这段文字就是简报的按语。
6.5.3
工作简报的写作注意事项
1.材料真实，有新意
材料真实是简报写作的“生命”。 2.以叙述为主，议论为辅
工作简报写作的特点在于让事实说话。
第五篇：2011年三级秘书考试常用事务文书的拟写
1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性;其二是真实性;其三是时效性。 P367中
2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P367
3. 市场调查报告的主体由三部分：书上第368页下
4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369中
5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p369
6. 计划的特点：其一是针对性;其二是预见性。 P369
7. 从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。
看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。
北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。(注明：背景是老师举的例子，未必是考题)
仔细看一下书上第370页，例文分析2
8. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等;按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。(选择题)P372
9. 总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等
10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P374
11. 在总结中的注意事项：第
一、
二、
三、四点 P374
12. 述职报告的特点是：一是个人性;二是真实性;三是通俗性。 P375
13. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376下
14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文
15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法
16. 投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378
关于投标书的结构和写法同学看一下即可。