加快完善社会主义市场经济体制的国家战略中, 深化国有企业改革成为最重要的焦点, 这不仅涉及加快国有经济布局优化, 也包括完善各类国有资产管理体制。而作为国企管理工作不可或缺的组成部分, 办公室管理同样面临着加快改进与创新的迫切要求。
一、国有企业办公室管理工作的重要性
国有企业办公室管理工作担负着既要对外又要对内的双重职责。对外是展示企业形象的公关窗口, 对内则既要作为管理层与一线员工的沟通桥梁、交流纽带, 做好上传下达工作, 又要保质保量完成日常服务工作, 还要及时为各级领导当好参谋、助手。办公室管理几乎就是企业至关重要的信息中心、交流平台、控制中枢与综合服务站的集合。在很大程度上, 国有企业办公室管理工作决定着企业规划决策的落实、生产经营的推进、经济效益与社会效益的取得。
二、国有企业办公室管理的常见问题
(一) 重视程度有所不足
虽然办公室管理工作影响范围大、程度深, 是国有企业生存与发展不可或缺的组成部分。但是, 由于既不能如基层一线生产岗位那样直截了当地体现出产量, 又很难同技术管理岗那般显而易见地突出价值产出, 因此不少国有企业管理者或生产者都难以对办公室管理工作建立起足够准确、清晰、科学、客观的认知与定位。不少国有企业会对办公室管理工作同时抱有既需要又不重视的矛盾态度, 表现在日常工作时只愿办公室人员招之即来, 而到诸如职称评定、薪酬考核等时又但求其挥之即去。
企业高层管理者对办公室管理工作不重视的态度带来的不仅是生产岗或技术岗等对办公室管理普遍缺乏认同, 甚至办公室部分成员也会逐渐产生自我怀疑甚至自我否定的错误认知。由此造成的连锁反应是办公室管理人员缺乏岗位安全感和自信心, 在工作中唯唯诺诺、战战兢兢, 不求有功但求无过的思想比较浓厚。这一方面严重压制了办公室管理人员的工作积极性和主动性, 另一方面也对管理品质、效率的提升产生了负面影响。
(二) 管理思想、模式相对陈旧
不少国有企业自计划经济时代诞生并一直发展至今, 在管理思想和手段各方面早已相对固化甚至形成了根深蒂固的传统观念。这就造成不少国有企业在办公室管理过程中管理思想、模式相对陈旧, 不仅满足于刻板、机械的管理方式, 而且对时代发展变化敏感度有限, 甚至反感新兴管理理论和实践的应用。
(三) 人员素质有待提高
由于管理模式难以跟上时代快速发展, 一些办公室管理人员同样存在对自身要求不足的问题。其在工作中不仅固守陈旧的管理方法, 缺少超越和突破, 而且对新知识、新技能缺乏学习兴趣, 自我提升十分有限。加之不少国有企业编制内的办公室管理人员拥有了“铁饭碗”观念而缺少忧患意识, 在管理中得过且过、人浮于事的现象并不鲜见。
三、当前国有企业办公室管理改进与创新策略
(一) 转变观念、完善机制、落实责任
要想推动管理工作实践的改进和创新, 首先必须转变管理理念。因此, 企业高层需要首先更新传统观念, 将办公室管理置于企业核心管理层, 突出办公室的辅助决策与重要参谋的职能。
而要实现这一观念的转变, 就需要在体制机制上率先进行完善。比如明确办公室管理工作范围、类型、内容、边界、涉及环节、上下游关系等。要全力避免高层管理将与办公室管理无关的作业内容不负责任地“塞”进办公室, 不仅严重干扰办公室管理工作的正常节奏, 而且会同时损害其他作业内容的品质和效率。
同时, 要借鉴现代化企业科学管理的经验以全力提高国有企业办公室管理的现代化、科学化水平。比如充分细化办公室管理工作, 为各项管理工作细则制定相应的标准, 尽量采取可量化手段衡量管理工作的品质和成效等。即, 要使办公室管理工作与管理人员之间建立起对应关系, 以便借助绩效考核方式开展全面考核, 从而推动管理水平的提升。
(二) 精简机构、优化配置、提升效率
在许多国有企业的管理环节中, 办公室管理由于历时漫长且管理内容众多, 造成机构臃肿、岗位层叠等现象, 这对办公室管理工作造成了很大的制约。因此, 精简机构、优化配置、提升效率非常重要。
要达到精简机构的目标, 除了前面提到的标准化管理和量化考核外, 还有一项较为适宜的举措, 就是末位淘汰制。也就是设置一定的考核周期, 按照绩效考核得分排名, 将排名靠后的人员列为待淘汰对象。再设置一至三个月不等的观察期, 给予末位人员改进工作的宽限时间。但若观察期结束后仍然未见起色, 则表明其并不适宜管理工作岗位, 可视具体情况调动到其他部门或岗位。
因此, 在精简机构基础上, 办公室管理岗位就可以逐步加强人力资源的优化配置。一方面, 在现有人员中挑选佼佼者进入更高管理层, 使高层管理队伍得以充实新鲜血液, 同时可以借助办公室管理工作的经验给予企业战略决策更好地参谋和辅助。另一方面, 逐步筛选出过去人浮于事或已无法适应时代或行业发展要求的成员, 将其转向有需要的其他岗位。经过几轮测评和淘汰之后, 留下的管理人员既能满足办公室管理工作现实要求, 又能避免机构臃肿阻碍管理工作顺利开展, 切实做到以岗定人、人岗匹配。显然, 这种轻装简行的模式更有利于国有企业办公室管理工作效率的提高。
结语
国有企业作为国民经济的支柱, 是推动中国经济现代化发展的主要力量。悠久的发展历史既给企业管理工作积淀了丰富经验, 但也容易出现臃肿、陈旧、落后等不良现象。要解决办公室管理的问题首先需要观念更新, 以信息化视角重新定义办公室管理工作范围、形式、内容、价值, 进而以平台化、扁平化方式重构工作模式, 同时借鉴现代企业管理方式, 落实办公室管理人员的责任。其次, 办公室要精减人员, 优化人力资源的配置。这些举措不仅有助于国有企业优化办公室管理工作模式, 也有利于办公室管理向现代化、科学化、网络化、信息化方向实现全面转变, 从而推动企业管理质量和管理效率的整体提升。
摘要：作为既要对外又要对内的管理岗位, 国有企业办公室管理工作的重要性不言而喻。但长期传统思想的影响又使国有企业办公室管理面临诸多问题。本研究总结了国有企业办公室管理的常见问题, 然后提出了国有企业办公室管理改进和创新的策略, 以供相关工作人员参考。
关键词：国有企业,办公室管理,改进,创新
参考文献
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