第一篇：如何举办学术会议
举办学术会议流程
对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会，在此简要介绍以方便于后来者。
一、会前准备
1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等(常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定)，确定特邀嘉宾(含专题讲座专家)和赞助商;②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容(如委员会议、换届选举会议等);③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组，明确会务分工。
2. 发出会议通知：①会议征稿(各委员、委员单位、杂志社);②第一轮通知(告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等);③正式通知及回执(包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等)。
3. 准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单;②编辑出版论文集(包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等;③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿;④编印会议指南(包括会议日程、代表须知等);⑤准备会议纪要和通讯录。
4. 准备会议标识：①代表证;②会场背景幕布、会标(宾馆门口)、指引标志(会议和就餐)、海报、会议日程(报到处)等;③参展商的展览布置(宣传标语、广告牌、充气拱门等);④壁报。
5. 安排会议生活：①预定交通工具;②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场;③联系安排参观、访问、旅游活动;④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。
6. 选定布置会场：①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。
二、会议接待
1. 会议报到：①接站;②填写报到单;③分发会议材料，安排住宿;④收取代表费用;⑤通知有关事项。
2. 会场组织：①检查会议设备;②接待嘉宾;③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录;⑥评选优秀论文或优秀壁报。 3. 会议生活服务：①及时定购代表回程票;②印刷并分发会议代表通讯录;③检查住房设施;④征求膳食意见;⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1. 整理会议文件：①整理会议记录;②形成会议决定(简报、纪要);③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档;⑤向总会和情报信息单位提交论文集。
2. 送别会议代表：①分发回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议学分、照片和通讯录。
3. 会后工作：①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。
召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例，以及开会时间、地点等内容，以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要，选定一些专家或学者进行专题讲座。
学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小(因为会议频繁)，参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者，也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会，尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。
学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，对会上所作的大会报告和宣读的主要论文，要围绕重点议题认真组织评议，通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针，倡导学术民主，提倡各种不同学术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才，参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才，并向有关部门进行举荐，使优秀人才更好地成长。学术会议期间，除进行学术讨论外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题(如诊疗规范、共识等)提出意见和建议。在会议的形式上，也要力求多样化，要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式，营造学术会议的宽松氛围，提高交流成效。
第二篇：学术会议举办详细流程
一、会议前期通知
1. 定会议日期，请专家(包括嘉宾和授课专家)。
2. 拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。
3. 通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。
4. 应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。
二、专家联系(专人负责)
1. 联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。
2. 专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。
3. 去酒店查看，是否有早餐等
4. 专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。
三、会场前期准备
1. 会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资料袋、胸牌。 2. 会场横幅，背景墙，展架，指引牌等 3. 根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。
4. 会场拍照人员，合影地点(有车占用需提前预定位置)。 5. 会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)
四、会议前一天准备
1. 会场布置完毕。可准备一些背景音乐。
2. 茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水) 3. 调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话，以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦)等。
4. 台签。上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。 5. 签到表、笔等
6. 人员分组：①签到、注册;②PPT、讲者主持台签更换;③茶歇 7. 嘉宾是否准备讲稿
五、会议当天
1. 报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。
2. 专家接待组：接待专家入场
3. 现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序。 4. 开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。 5. 准备茶歇
六、就餐
1. 如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。 2. 专家围餐需有人引导。
会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。
第三篇：举办国际学术会议总结报告内容提纲
1. 会议名称、时间、地点、主题，主办单位和学术牵头人; 2. 与会中外宾实到人数，收到中、外论文数;
3. 国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价; 4. 与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;
5. 通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议;
6. 会议中涉及有关政治问题的情况、处理经过和结果及经验和教训(内容务必详细，讲清来龙去脉)。 7. 会议论文集出版情况。
注：
1. 总结报告请在会议结束后两周内完成，经单位负责人审阅后，送国际合作与交流处综合科，并请同时发送到如下电子邮箱qinweih@mail.sysu.edu.cn。(附上一至二幅会议照片)
2. 为扩大会议的受益面，我处会将会议总结放到我处主页上。
第四篇：XX大学举办国际学术会议管理办法
第一条 为规范程序，加强管理，保证学校国际学术会议的办会质量，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)的通知》(教外际„2006‟105号)等文件精神，特制订本办法。
第二条 本规定的国际学术会议是指由XX大学主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、报告会、论坛等会议以及双边会议和国际合作项目工作会议。
第三条 举办国际学术会议的单位(简称“举办单位”)为我校从事教学或科研的机构，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力。
第四条 举办单位是国际学术会议的承办人和责任人，负责会议方案拟定、会议组织、会议预算编制、会务管理、与会专家邀请及接待、突发事件处理、会议学术成果收集及应用、会议宣传报道等工作。
第五条 国际交流与合作办公室(以下简称“国合办”)负责学校国际学术会议的申报及审批工作。举办单位须提前5个月将会议计划报送至国合办，由国合办上报广东省人民政府外事办公室等相关部门审批。获得批准后，举办单位方可对外宣布或承
–– 1 –– 诺。
(一)举办单位提交申办会议的书面请示文件，内容须包括： 1. 举办国际学术会议的必要性、会议预期目标;
2. 国际学术会议的中、英文全称;会议举办的时间、地点;主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称(国外单位应注明中外文全称);会议规模及拟参会外宾人数和名单(中英文姓名、单位、职务及论文题目等);
3. 会议的主题、议题及主要内容; 4. 经费来源及预算;
5. 有关境外国际组织介绍(中英文名称、该组织的章程、组织机构、历次活动、政治背景、对华态度及有无“一中一台”或 “两个中国”问题等)。
6. 报批所需的其它材料
(二)国合办将相关材料报上级主管部门审批。
(三)会议批件下达后，举办单位须在会议举办前40天向国合办提交拟参会的国外及港澳台代表名单(含中英文姓名、护照、证件号码)，国合办协助办理国(境)外代表来华签证及入境手续。
第六条 举办单位须于国际会议举办前2周内，将会议日程安排、与会国外及港澳台代表接待方案等报国合办备案。
第七条 举办国际学术会议应厉行节约、讲求实效，从严控 –– 2 –– 制经费支出，努力做到以会养会。国际会议的收入、支出等经费管理参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行„2015‟371号)及学校财务部门的具体要求执行。
第八条 国际学术会议结束后，举办单位须在1周内向国合办提交会议总结报告，总结报告应包括以下内容：
(一)会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位和学术负责人，与会中、外代表实到名单(港澳台代表单列)，收到中、外论文数量;
(二)会议学术水平评价;
(三)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;
(四)会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;
(五)印制或出版的会议论文集;
(六)是否出现意识形态问题以及解决情况。
第九条 本办法自发布之日起施行，由国合办负责解释。
–– 3 ––
第五篇：举办检验学术会总结
我院举办“云南省医院协会临床检验管理专业委员会
第一届委员会第三次会议”暨“大理州检验医学新进展学习班”
会议总结
7月21-24日，由我院和云南省临床检验中心共同主办的“云南省医院协会临床检验管理专业委员会第一届委员会第三次会议”暨“大理州检验医学新进展学习班”在各级各部门的大力支持下顺利召开。7月21的开幕式，有6家新闻媒体到会。大会由我院副院长赵光敏主持，医院党委委员、副院长胡代军致欢迎词，大理州卫生局原副局长杨煜华副调研员代表州卫生局作了重要讲话，卫生部医政司血液处处长申子瑜教授、云南省医院协会副会长杨万泽、云南省临床检验中心主任牛华、云南省医学会检验学会名誉主任委员白中华等领导和专家作了发言。领导和专家们对近几年大理州医院检验科工作取得的成就，特别是十一五期间检验科实现又好又快的发展给予了充分肯定。学术讲座结束后，大理州医学会检验学会主任委员、大理州医院检验科主任马顺高对此次会议作了总结发言。本次会议参会的省内外专家多、参会代表多、会议规模大、学术起点高、学术内容丰富;安排的两场晚宴娱乐互动节目丰富，气氛活跃。许多专家和代表说：“举办如此大规模的检验学术会议在地州级尚属首次” 。此会的成功举办为我院70周年院庆献上了一份厚重的贺礼;为本地区乃至全省的检验学术水平和检验技术水平的提高和发展起到了积极的促进作用。本次会议的成功举办得到了省内外专家、参会代表的充分肯定和高度评价。具有如下特点：
一、参会专家多，学术起点高。
为了更好的营造学习学术氛围，此次会议邀请到了9位省内外知名专家讲学：卫生部医政司血液处处长、中华医院管理学会理事、中华医院管理学会临床检验管理专业委员会名誉主任委员、中华医学会检验分会侯任主任委员，《中华检验医学杂志》副总编辑，原卫生部临床检验中心主任申子瑜教授;中国合格评定国家认可委员会主任评审员，江苏省临床检验中心主任，《中华检验医学杂志》编委许斌教授;云南省医院协会临床检验管理专业委员会主任委员，云南省临床检验中心主任、云南省第一人民医院检验科主任，硕士生导师，全国青年委员，牛华教授;云南省医学会检验学会名誉主任委员，昆明医学院第二附属医院原检验科主任，白中华教授;云南省医学会检验学会主任委员，昆明医学院第一附属医院原检验科主任，陈端教授;云南省医院协会临床检验管理专业
委员会副主任委员，昆明医学院第一附属医院检验科主任，全国青年委员，硕士生导师，段勇教授;云南省医学会检验学会副主任委员，省医院协会临床检验管理专业委员会副主任委员，昆明医学院第二附属医院检验科主任，硕士生导师，杨红英教授等。
二、参会代表多，会议规模大
参会代表来自全省各地州市114家医疗卫生单位、疾病预防控制中心，科研院所的院领导、检验科主任及检验专业技术人员近260人。
三、会议主题内容多、学术内容丰富
这次为期三天的会议，完成三项主要会议议程：一是由云南省医院协会临床管理专业委员会全体委员及受邀检验科主任参加的 《云南省医师协会检验医师分会成立首次筹备会议》 ;二是讨论了《云南省各级医疗机构等级医院评审临床实验室管理考核标准》 和《云南省医疗机构临床基因扩增检验实验室管理办法》两项内容，为我省检验专业制定切实可行的考评标准，为全省各级医院实现检验工作规范化、标准化、科学化、提高检验技术水平和服务质量，确保检验质量和医疗安全，开创全省检验工作新局面，具有重要意义。三是《大理州检验医学新进展学习班》，讲授检验新技术，新知识，传授实验室检验质量管理和安全管理 ，进行了专题学术讲座：《经济欠发达地区临床实验室的质量保证》《ISO15189实验室认可临床免疫专业评审体会》《医疗机构实验室管理办法及实验室技术准入、验收与分级管理》《检验医学发展动向》《检验相关病案分析》 《医疗机构参与艾滋病防治工作模式及补偿机制试点的经验汇报》《尿液及粪便检验的质量保证及常见误差分析》 《细胞形态学检查案例分析及重要性的再认识》 《产β-內酰胺酶肠杆菌科细菌的耐药性及其基因型研究》9个专题讲座。会议期间，参会代表们听课积极，会场座无虚席，会场纪律好、学习气氛浓烈。代表们纷纷表示，一定要把学到的知识带回单位，运用于实践，不断提高本单位的检验技术水平。
四、互动晚宴节目丰富，气氛活跃
本次会议安排了苍洱之夜和检验之夜两个欢迎互动晚宴，宴会上节目丰富，气氛活跃，有富有民族特色的歌舞表演和抽奖活动;专家和参会代表面对面交流;检验同仁之间相互交流和沟通;相互举杯祝福。体现了检验界同仁积极向上的精神风貌和团结协作精神。
五、会议的成功举办得益于医院领导的各级各部门的大力支持和检验科的精心组织与策划
会议准备和开会期间，得到了医院领导的重视和大力支持，党办、院办、医务、宣传、团委等部门的积极支持。
此次会议虽然筹备时间较短，但准备充分、计划周全，结果圆满。会议的成功举办，体现了大理州医院人高效的办事风格;体现了大理州医院检验科的组织协调能力和团队精神;体现了医院领导对检验学科发展的重视和支持。营造了学习、学术和团结的良好氛围。
2011-7检验科