信息化项目管理是针对信息化项目, 采用项目管理的基本方法并结合信息化特点开发的管理方法, 对信息化工程项目进行全面的计划、跟踪、控制, 保证项目本身和项目的结果达到预期目标。公司信息化项目建设内容涉及实施单位的管理、技术、人员等各个方面, 影响因素众多, 关系复杂, 其设计、开发、实施都需要进行有效的管理。在此信息化项目管理理论背景, 基于ERP系统展开信息化项目规范管理应用研究、信息项目全过程管理应用、信息化项目里程碑管理应用等三方面, 持续开展信息化项目关键节点管控创新与实践。
首先是开展公司信息化项目管理的应用研究。细致梳理信息化项目计划管理、立项管理、设计管理、物资采购管理、实施过程管理、上线运行管理、验收管理和建转运管理等项目建设管控关键节点。分析各个流程开展顺序, 理清各环节耦合关系, 为ERP系统功能整合提供依据。
其次是基于ERP系统实践开发信息项目全过程管理应用。整合信息化项目立项管理、建设管理、验收管理等关键管控环节, 精简管理操作流程, 完成统一的管控流程操作界面集约化, 实现信息化项目线上管控功能, 为科学化项目管理提供有力的保障, 同时提高依法依规治企水平。
一是信息化项目前期管理。信息化项目的立项及计划工作, 包括信息化项目储备库建立及审核、信息化专项计划编制及审核、计划调整编制及审核。主要审核提交的项目资料和数据是否充分、完整, 对于资料和数据表述不完整, 影响到项目实施工作正常开展的情况, 应当要求业务主管部门或单位及时补充。
二是信息化项目建设管理。项目建设管理是对信息化专项计划的执行, 包括进度计划编制、实际进度维护、招标采购、合同管理、阶段性付款等工作, 通过进度、资金、资源、质量等维度对信息化项目的建设过程进行管控。
三是信息化项目验收管理。项目验收管理实现的是信息化项目的结项收尾, 包括验收、结算、决算和转资等工作。导致信息化项目验收周期较长的原因主要有:企业对收集工程建设中的各项资料收集不够重视, 导致竣工后的财务预算报表编制不够全面, 财务说明书及说明书的内容完善性不足;施工单位的工程结算不够及时;工程竣验收时间较长, 针对上述原因, 需强化信息化项目的竣工决算质量, 建立明确的固定资产转资制度, 完善信息化水平, 完善工作流程。
最后是基于ERP系统开发信息化项目里程碑管理应用。形成一套完备严谨的信息化项目里程碑管理、监控与反馈的应用平台, 主要管理功能有以下六大方面:
在项目立项管理方面。通过与公司相关集成系统一致性比对, 监控ERP系统中信息化项目的立项情况, 包括项目个数、项目定义、项目名称、创建日期、管理部门、创建完成率等, 为项目管理部门提供必要的项目信息和项目预算。实现信息化项目立项信息的准确性和唯一性, 确保项目立项严格管控。
在项目招标合同管理方面。实时监控项目招标合同阶段的采购申请以及采购订单信息, 包括采购项目信息、采购需求、采购中标、合同签订等方面的差异和异常情况, 再结合项目里程碑节点考核参数, 实现项目招标合同签订阶段的数据信息可追溯, 确保项目招标阶段全过程的科学性和合法性。
在项目履约和物资入库管理方面。全面展示项目履约和物资入库阶段的供应计划以及物资入库信息, 包括项目信息、合同编号、供应计划、供应计划履约、物资入库等差异和异常情况, 再结合项目里程碑节点考核参数, 全面展示项目履约和物资入库阶段的详细情况, 实现公司内部信息化项目物资管理的有序性和精益化。
在项目发票校验管理方面。准确反映项目发票校验阶段的采购订单以及发票校验情况, 包括项目信息、采购合同信息、物资入库、发票校验等差异和异常情况, 严格满足财务发票校验的内部控制和管理要求。
在项目进度以及状态管理方面。按需提醒项目进度和项目状态的变更过程, 主要包括项目信息、项目预算、项目成本、项目形象进度、支付金额、支付完成率等项目进度的重要信息。同时实现项目进度和状态的变更的版本管理, 确保准确反映项目进度和状态, 避免信息系统线上线下“两张皮”的情况。
在项目竣工决算管理方面。及时推进信息化项目的竣工决算工作, 特别是信息化设备的及时决算以及对应的固定资产转资管理。相关的项目决算控制信息包括了项目财务预算、实际财务支出、进项税以及项目实际财务支出。通过展示和预警功能逐步形成完整的、规范的、及时的信息化项目转资管理流程, 保证相关信息化设备与外包服务转资的及时性和有效性。
同时, 在上述六大项目里程碑管理方面, 实践开发项目关键节点预警功能, 形成信息化项目关键节点工作流事前预警机制。分析信息化项目关键节点的管理考核数据, 通过工作流形成待办事宜并设置相应预警提醒, 确保项目建设和运维人员及时进行事中监控, 保证每个管理环节的无缝衔接和及时预警。
综上所述, 基于ERP系统的信息化项目关键节点管控创新与实践, 全面梳理公司的信息化项目规范管理流程, 结合信息化手段开发信息项目全过程管理应用、信息化项目里程碑管理应用, 有效规范信息项目全过程管理、促进项目管理信息的共享, 帮助公司信息化管理人员全面掌握信息化项目的全过程管理信息, 及时发现项目管理中的问题和缺陷, 并督办解决, 为实现信息化项目管理成本降低、效率提升提供了有效的支撑。与公司信息化管理部门的工作方向、目标是一致的, 也符合公司各专业对信息化项目管理的需求和要求。进一步来说, 将有力支持公司信息化项目管理业务的规范化建设, 实现信息化建设业务与公司管理规范的严谨对应、环环相扣和全面覆盖, 有利于提高公司信息化建设的管理水平, 有助于公司快速灵活地应对不断变化的客户需求和市场发展趋势。
摘要：随着公司的高速发展, 相关业务发展对信息化支撑需求较为急迫, 公司信息系统建设工期紧张, 业务流程及需求变化频繁。信息化项目管理在满足业务应用要求的前提下, 还要逐步加强和完善建设过程管控, 尤其是提高对项目建设过程中关键节点的管控力度, 更有助于保障项目建设进度, 提升项目建设质量。同时, 贯彻落实总部关于信息化建设“集团化运作、集约化发展、精益化管理、标准化建设”的要求, 亟需全面梳理信息化建设管理流程, 创新管控关键节点环节整合, 并基于公司现有的ERP系统开展相应的创新与实践。
关键词：信息化项目,项目全过程,项目关键节点管控,项目里程碑管理