第一篇：秘书实务概述范文
秘书和秘书工作概述
一、秘书和秘书工作概述
(一)秘书的概念、内涵、特征
1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。
2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。
3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务;为相关的各级领导服务;为人民群众服务。
(二)秘书工作任务、作用、特点和层次划分
1、秘书工作任务(1)总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能(2)各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同(3)秘书工作共同性工作任务是：辅助决策;调查研究;信息工作;文书处理和撰制;会务工作;信访工作;文书立卷和档案管理;电子政务;查办工作;印信证章的管理;值班和接待工作;机关内部的管理工作;机要交通与通讯;保密工作;领导交办的其他工作。
2、秘书工作的作用(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)信息、耳目作用。(5)协调作用。(6)门面、窗口作用。
3、秘书工作特点(1)政治性和政策性。(2)辅助性和服务性。(3)组织性和综合性。(4)保密性和机要性。
4、秘书层次划分(1)行政事务性的秘书工作。(2)文字性的秘书工作。(3)议政谋政的秘书工作。
(三)办公室工作
1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。
2、职能：(1)办文、办会、办事。(2)参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。
3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。
(四)秘书工作人员素养
1、才干素养(1)精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。(2)较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。(3)特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。
2、智能素养(1)知识积累;(2)思维训练;(3)临机智力训练;(4)记忆训练;(5)反思(反省)训练。
3、心理素养(1)乐观与沉默;(2)培植自信心;(3)鼓励竞争精神，防止嫉妒心理;
4、职业道德(1)为事业埋头苦干的献身精神;(2)遵守纪律的自觉性;(3)谦和平等的人际关系。
二、公文写作
(一)公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。
(二)公文的特点
1、法定性;
2、针对性;
3、政策性;
4、效用性;
5、时限性;
6、规范性。
(三)公文的作用
1、颁布法规，传达批示;
2、反映情况，请示工作;
3、联系工作，商洽公务;
4、催办工作;
5、宣传教育;
6、依据凭证;
7、交流信息。
(四)公文的分类
1、按照使用范围的不同，将公文分为：(1)通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。(2)专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。
2、按照来源的不同，将公文分为：(1)对外文件：简称发文。是指本机关(或部门)拟制向外单位发出的文件。(2)收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关(或部门)来的文件。(3)内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：(1)上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。(2)下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。(3)平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。
4、按照秘密程度的不同，将公文分为：(1)秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。(2)普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
5、按照办理时限的不同，将公文分为：(1)特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。(2)急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。(3)平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。
6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：(1)官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。(2)非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。
7、按照具体职能的不同，将公文分为：(1)规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。(2)指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。(3)报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。(4)公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。(5)日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。
(五)公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。
8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复适用于答复下级机关的请求事项。
11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要(抄告单)适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(六)公文写作
1、写作公文的几种类型(1)为自己或本部门工作起草;(2)为领导起草(受命代言);(3)为他人起草(代书)。
2、起草公文的入门条件(1)熟悉情况;(2)熟悉公文格式;(3)熟悉写作规范。
3、公文写作的特点(1)被动写作，遵守性强;(2)对象明确，针对性强;(3)集思广益，群体性强;(4)决策之作，政策性强;(5)紧迫之作，时限性强;(6)讲究格式，规范性强。
4、公文写作的步骤(1)明确写作公文的主旨(根据主旨选择公文);(2)收集有关材料(写作内容);(3)完成总体构思，拟出写作提纲(谋体布局);(4)起草正文(导语、主体、结束语);(5)检查修改(主题、观点、材料、结构、语言、格式);(6)形成送审稿
5、公文写作的要求(1)要保证公文内容在政治上的正确性;(2)要实事求是，在业务上符合客观规律;(3)在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑;(4)要符合统一规定的体式和程序;(体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出)(5)要注意细节。
三、公文处理
(一)公文处理
1、概念(1)发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。(2)发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发;核发、缮印与核对;用印、登记与分发等环节组成。
3、具体要求(1)拟稿必须注重行文规则;(2)会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。(3)审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文;二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾;三查要求和措施是否明确具体，切实可行;四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范;六查公文格工是否符合规定。(4)签发必须确认是自己职权范围内的有关公文;签发后必须对文内容和文字负完全责任;联合发文必须会签。(5)注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。(6)复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。(7)缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。(8)核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。(9)用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月;签署一般先签名后盖章。(10)发文登记一般采用薄册式形式。(11)分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。(12)对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。
(六)公文格式
1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
2、公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm(不含页码)
3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。
4、排版规格与印制装订要求(1)排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2)制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。(3)印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。(4)装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于纸色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。(1)眉首①公文份数序号;②秘密等级和保密期限;③紧急程度;④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成;命令(令)由发文机关全称加“命令(令)”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。(2)主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：
1、****”);附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。(3)版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。②抄送(抄报)抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
(二)收文处理
1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。
2、具体要求：(1)签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收;二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因;四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封;二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆;三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。(2)登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件;下级机关文件。包括请示、报告性文件;重要的带有密级的刊物、资料;其他机关商洽问题和需要答复的文件;上级极关召开会议印发的会议文件材料。(3)审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。(4)分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。(5)拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”;下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”;需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。(6)批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：
1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法;
2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限;
3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行;
4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。
7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。
8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。
9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期;二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号;三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字;四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
(三)公文立卷归档工作
1、公文立卷(1)公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用;二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管;三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。(2)公文立卷的主体可以是综合部门(办公室)，也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。(3)公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料;本机关的文件材料;同级机关非隶属机关的文件材料;下级机关的文件材料。(4)公文立卷的方法
1、文件集中;
2、文件归类;
3、编制立卷类目(类名和条款)(5)卷内文件的整理和编目
1、按照一定标准对卷内文件进行排列;
2、对卷内文件编制页号和件号;
3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。
4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。
5、拟写案卷标题;
6、填写案卷封皮;案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。
7、排列案卷;
8、编写案卷号;
9、编制案卷目录。
2、案卷归档(1)归档制度1)归档范围有价值即归档。2)归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3)归档要求。一是应归档的文件齐全、完整;二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷;三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷;四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。(2)文件的保管期限1)列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2)列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3)列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。
四、会议组织工作
(一)会议的涵义和要素
1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一;
2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
(二)会议的分类
1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。
2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。
3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。
4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。
5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。
(三)会议的功能
1、决策功能;
2、指挥功能;
3、沟通功能;
4、协调功能;
5、动员功能;
6、显示功能。
(四)会务工作的办理
1、会前准备、会议准备、会后整理工作。
2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。
(五)会场的排座
1、小型会议;
2、大型会议。
五、办公室事务管理
(一)环境、卫生、安全管理
1、环境：方便、舒适、和谐统一。
2、卫生：干净、整洁、整齐美观。
3、安全：无任何隐患和事故。
(二)日常工作与管理
1、日程工作安排;
2、领导约见安排;
3、临时性工作处理。
(三)电话管理
1、电话机和电话费管理;
2、电话记录处理;
(四)印章使用与管理
1、印章的刻制和启用;
2、印章的审批和使用;
3、印章的保管。
(五)介绍信的使用与管理
1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。
2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：(1)介绍信的格式应符合要求;(2)介绍信应由专人管理;(3)出具介绍信必须认真履行审批手续;(4)妥善保管好介绍信的存根。
(六)值班工作
1、值班工作的主要任务;
2、值班记录的编写和处理。
(七)保密工作
1、保密工作的重要性;
2、保密工作的内容。
(八)办公用品管理
1、办公用品管理的内容;
2、办公用品管理的原则。
(九)接待工作
1、内容
2、类型
3、程序
4、接待工作计划
5、接待工作实施
(十)财务管理
(十一)车辆管理
(十二)人事档案管理
(十三)应急管理
(十四)其它管理
第二篇：社会工作实务结案概述
第七章 结案——助人关系的结束
第一节 结案概述
一、结案的含义
一般情况下，结案是当介入计划已经完成，介入目标已经实现，服务对象的问题已经得到解决，或者服务对象已有能力自己应付和解决问题，即在没有社会工作者协助下可以自己开始新生活时，社会工作者和服务对象双方根据工作协议逐步结束工作关系所采取的行动。
虽然结案意味着社会工作的协助将告一段落，但并不是说结案工作可以简单从事。实际上，结案是整个社会工作助人过程中的有机一环，是助人活动的一个重要部分，有其特定的任务和内容。来源：考试大
二、结案的类型
1.目标达成的结案。
2.因服务对象不愿继续接受服务而必须终止关系的结案。
3.存在不能实现目标的客观和实际原因的结案
4.工作者或服务对象身份发生变化时的结案
三、结案阶段的主要任务
结案阶段的工作主要集中在对整个助人过程的回顾和总结方面，借着结案，社会作者要帮助服务对象巩固已经取得的改变成果，增强他们独立面对问题的能力和信心，将工作成果转化为服务对象的实际行动。
总结工作
即通过评估有目的的总结社会工作介入的成效。
评估整个工作过程，对计划目标的完成情况、介入效果进行总结和评估，并将结果与服务对象分享，报告给机构，审慎处理服务对象因结案带来的与分离有关的感受和情绪、做结案记录并写成结案报告。
(二)巩固已有改变
社会工作的目标是助人自助，确保服务对象在社会工作助人过程中获得的经验能够巩固下来并应用于日常工作中，是工作者的责任。工作者要尽力帮助服务对象保持在助人过程中取得的进步，巩固和增强他们的自我功能。
具体方法有：
1.回顾工作过程
回顾工作的过程，是帮助服务对象回顾自己的问题、解决问题所采取的行动和步骤。通过这样的回顾，工作者能够帮助服务对象形成对解决问题过程的认知，进一步巩固他们解决问题的能力。
2.强化服务对象已有的改变
在回顾工作过程中，工作者通过指明和强调服务对象自己取得的成绩来增进他们的自信。一个对自己有了信心的服务对象，今后遇到问题时其应对行动和表现都会 更好。因此，结案期工作者在给对象带来改变方面仍然扮演着重要角色。工作者的工作重点是让服务对象认识到他们自己所拥有的力量，他们在使问题解决的过程中 所发挥的作用。社会工作者要尽力协助服务对象探索和巩固已取得的这些成绩。
3.表达积极支持的态度
安排结案时社会工作者应鼓励服务对象自己独立解决问题，并肯定他们有能力这样做。但服务对象可能会怀疑自己是否能够将学习到的东西用于应对其他问题，因此，社会工作者要努力使他们相信他们有这个能力，并通过表达这种信息来巩固服务对象的改变，强化他们的信心。
(三)解除工作关系
正式与服务对象解除工作关系。此时，并不是说工作者绝对不再与服务对象有任何接触，而是不再提供服务。如果服务对象还需要其他服务，工作者应予以转介， 这对时机未成熟就必须结案的服务对象来说尤其重要。转介服务对象时，工作者需要与其他机构建立互联网络，了解转介条件，为服务对象做转介准备，妥善结案。
(四)做好结案记录
结案时要撰写书面结案记录。结案记录的内容包括：服务对象何时求助、求助原因、工作过程中提供了哪些服务、服务对象有什么改变、为什么结案、工作者的评估和建议等。
第三篇：秘书具体职责概述
办文工作
1 收文处理(早午各一次，由打字员负责)
包括1.1上级来文1.2函、简报1.3各支局信件1.4其他信函
1.1上级来文：包括省公司、市局正式红头文件、市局转发自省公司文件。
处理：登记--贴标签--呈局长--批复--处理--存档
1.2 函、简报：包括省公司、市局各部门函、信息、通报、报表。 处理：直接按接收部门分送。
1.3 支局信件：支局各类报表
处理：直接按接收部门分送。
1.4 其他信件：包括职工私人信件(处理：通知自取)、投递退信、群众表扬信(处理：送检查部门处理)
2 发文处理(由秘书负责)
包括2.1县局正式发文 2.2简讯 2.3县局非正式发文2.4文字材料
2.1县局正式发文：包括开邮局、开邮党、开邮任三种红头文件。 处理：部门提供公文草稿—部门送局长审稿—局长提出修改意见--办公室根据局长修改要求进行修改润色，将修改稿呈局长审稿(如不需修改直接进入下一环节)—正式打印--帖标签--部门签字—办公室主任签字--局长阅批—打印盖章--发出—留档。
2.2简讯：包括动态类、会议类、经验类三种，要求时效性，新闻敏感性，足够的阅读量，积累提高写作功底。
处理：对于重要的会议，可编发关于会议信息;对于县局重大的活动，
可编发活动动态信息;对于取得的成绩、亮点、做法，可编发经验类信息。
2.3县局非正式发文：包括各种不适合正式发文的上行报告、下行通知等，如《关于中秋放假的通知》、《关于申请增加xx费用的报告》等
处理：草拟-送局长审-修改-送局长再审(如有必要)-成稿-打印、盖章-发出
2.4文字材料：包括总结类,如《开封县邮政局2008年上半年工作总结》;讲话类，如《二〇〇八年下半年全市邮政工作会议经验交流材料之一：落实政策，强化责任，克难奋进，扎实推进开封县邮政事业全面发展》《在“迎中秋”大客户联谊会上的致辞》等;活动类，如“作风纪律整顿活动”、“思想解放大讨论活动”、“讲正气、树新风活动”，“先进性教育活动”，“辉煌十年征文活动”等，此类活动一般由上级部门发起，分阶段进行，文字工作繁重。
办事工作(秘书负责)
1保管印章、相机、办公设备
2局办卫生
3电话接听
4传真收、发、传递
5来访接待
6领导交办的其他工作—秘书“不管部”职能
办会工作
会前：会议室使用前登记，检查室内卫生、设备，摆放名牌、准备开水、水杯，打印、发放相关会议公文
会中：为领导添水、会议记录
会后：打扫会议室，誊写正式会议记录，(如有需要)编发相关简讯。
秘书工作原则
1三服务原则：服务领导 服务部门 服务上级 一切以领导为中心 2 ABC分类原则 重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急 3保密原则 准确原则 迅速原则“办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎”。
第四篇：出纳会计实务第一章：出纳概述
课题：出纳概述
科目:出纳会计实务
班级:13级财会专业
授课教师:王悦 教材：第一章
课时计划：5个课时 一. 教学目标
(一) 知识目标：通过本章的学习，使学生了解出纳的概念、作用以及出纳的分类;明确出纳岗位工作的职责与任务;掌握出纳工作的原则与工作人员在出纳岗位工作时应具有的职业素质。
(二)情感目标：这一章内容，是学生初识出纳会计实务的第一课，因此在知识讲授过程中要能够激发学生学习的兴趣，使学生热爱这门课。 二. 教材分析
这部分内容理论知识较多，动手操作部分较少，学生学习起来兴趣较小，因此在知识讲授过程中要充分利用讨论及案例的教学，使学生能够增加学习的兴趣。 三. 教学重点、难点
(一)教学重点：要求准确理解出纳的概念，明确作为出纳人员应具备的职业素质及工作原则。
(二)教学难点：出纳的作用是什么、出纳工作的任务有哪些。
四. 教学设计
(一)导入 教师引导
列举几个生活中学生可能接触到的最易看到的出纳工作岗位，让学生对“出纳”有概括性了解。
学生讨论
教师举例之后，组织学生结合实际生活经验，对“出纳”进行讨论，列举出尽可能多的出纳工作岗位。
教师与学生总结
在学生讨论的基础上，由教师与学生共同总结出纳的概念，让学生对“出纳”的讨论进行理论知识的条理化，再由教师给出准确的概念。
结论
1.定义：出纳是国家机关、企事业单位严格按照国家有关现金管理制度和银行结算办法，办理货币收支、票据的保管等核算工作的总称，从事出纳工作的人员称为出纳员。
2.出纳的地位：出纳工作是会计循环中的起始环节，是联结国家与企业、企业与企业、企业与职工以及企业内部各部门经济关系的纽带，出纳工作是会计核算的重要组成部分，对于加强经济管理，完善会计核算有重要意义。
(二)新授
1. 出纳的作用 教师组织学生讨论
教师引导学生讨论出纳工作的具体内容进行细分举例，通过这些日常的工作内容，以便于学生后续进行作用的归纳。
出纳在企、事业单位中的工作任务很多，如物资的采购、工资的发放、零星费用的开支、债权债务的核算、银行借款的借入归还、税金的解缴等。出纳工作直接反映、监督货币收支、保管、结存的情况。搞好出纳工作，组织好资金的收支和调动，可以有效地监督单位的各项经济活动，管好用好资金，保证各项经济指标的完成。
学生归纳
教师组织学生讨论归纳出纳的作用： (1)实施会计监督
出纳是进行会计监督的重要关口。在实际工作中，出纳处理每一笔经济业务，都必须遵照财政、财务制度，把关守口，稽核经济业务的合法性、真实性，拒绝办理一切违法的不合理收支或要求，履行会计的监督职能。 (2)保护企、事业单位财产安全完整
出纳工作直接管理并保管货币、有价证券、票据和有关重要核算资料，担负着保护单位财产安全、完整的重大责任。出纳工作的高质量，直接保证了单位资金的安全完整。 (3)为加强会计管理、提高会计工作质量提供重要基础 出纳工作在企、事业单位的会计核算和财务管理工作中处于“前哨”的岗位。出纳对经济活动的监督，隶属于财务管理，其收付实现后，即进入了会计核算。因此出纳是把财务管理和会计核算有机结合在一起的重要岗位。鉴于大多数企、事业单位的财务管理工作和会计核算工作是由统一的机构和同一班人员分工负责、共同工作的，固而出纳工作直接影响到整个会计工作的质量。
2.出纳工作的分类 教师分析讲解
由教师向学生介绍出纳工作的分类。
举例说明不同工作及不同岗位工作人员的区别，让学生能够真正领会各分类的不同。
3.出纳的职责 讨论分析
结合出纳的基本概念，组织学生讨论出纳岗位应负责的具体工作内容有哪些，在具体工作内容的分析基础上归纳出纳的职责范围和工作要求。 (1)出纳的工作内容
根据财政部《会计人员工作规则》的规定，出纳岗位的主要工作是：
a.办理现金收付和银行结算业务，填制和审核有关原始凭证。
b.登记现金和银行存款日记账，进行账实、账账的核对工作。 c.保管库存现金和各种有价证券。 d.保管有关印章、空白收据和空白支票。
由于各单位业务范围、规模大小不同，视工作需要，有的单位出纳员还可分工兼任会计核算的其他工作，例如编制记账凭证工作。
(2)出纳的职责范围和工作要求
根据以上出纳的工作内容，可以明确出纳的职责范围和工作要求是：
a.严格按照国家现金管理和银行结算制度的规定，办理现金收支和银行结算业务。出纳人员办理收付业务，必须跟据负责人员批准的审核无误的收付款凭证，核对每笔收付款凭证反映的经济业务，做到付款有授权，收款有依据，避免错收错付。
b.根据收付款凭证，逐笔顺序登记现金和银行存款日记账。每日终了，现金日记账和银行存款日记账均要结出余额。现金日记账余额与库存现金核对相符，如有差错，立即报告会计主管人员，及时查找原因。随时掌握银行存款余额，定期与银行对账单核对，月末编制银行存款余额调节表调节平衡。
c.保管结存现金和各种有价证券，保证账款、账票相符。库存现金不应超过库存限额，送存营业收入款或向银行提取现金时应有保安措施，保险箱由专人负责，严格保密密码，妥善保管钥匙，不得将保险箱钥匙及密码交由其他人员开启保险箱。
d.有关印鉴和空白支票要由两人以上分别妥善保管，避免一人同时保管空白支票和所有印鉴。设立支票领用簿，严格支票的审批、领用、注销手续。
e.出纳人员不得兼管会计稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账簿的登记工作。 4.出纳的任务 教师讲解
在出纳职责的前提下，向学生介绍出纳的任务有哪些? 出纳人员的任务，是由出纳的职责所决定的，也是出纳人员履行职责所应达到的要求。出纳的任务是： (1)反映货币资金的收支内容和结存状况
货币资金是企、事业单位开展经济活动最基本的物质基础。因此，及时、组织货币资金的收付，正确反映货币资金的收入数额、支出用途、结存状况，对加强各单位的资金管理，保证各项业务活动的顺利开展有极其重要的意义。
(2)监督经济活动合法性和合理性，正确处理各项经济关系。
货币资金的收付活动反映了企、事业单位的经济活动，出纳人员应在收付活动中监督经济活动是否符合政策法规的规定，是否有利于经济效益的提高，是否符合诚信原则。如现金收支是否符合现金管理条例;费用开支是否符合开支标准和计划预算;各项经济关系的处理是否正确得当，货款清算是否及时等等。
(3)保证货币资金的有效使用和安全完整。 出纳工作通过日记账簿的记录，可以及时提供货币资金的使用和结存情况，保证资金的合理有效使用。同时，出纳人员通过严格的制度和强烈的责任心，防止差错、丢失或发生偷盗抢劫，保证货币资金的安全完整，使企、事业单位的各项经济活动顺利进行。
5.出纳工作的原则 案例分析
某商场负责登记总帐和报表的会计因出国，向商场经提出辞职，要求经理找人接管其工作，商场经理因一时找不到合适的人，便要出纳接管其工作，事后，因为经理忙，也没再安排其他人接管总帐和报表工作，一个多月后，出纳员卷款潜逃，商场失二十多万。
问题：商场为什么会损失二十多万?
教师组织学生对有典型代表意义的教学案例进行讨论分析，在分析过程中，要组织学生进行“出纳工作的原则”的归纳与总结。
为了保证出纳工作的质量和货币资金的安全，必须制订出纳工作的规章制度，使出纳工作有章可循。由于出纳主要工作是货币资金收付，为防止错弊，出纳的规范应贯彻如下原则：
(1)钱、账分管原则
出纳员应专人专职，严格执行管钱不管账，管账不管钱的规定，分工明确，责任清楚;做到有钱就有账，以账管钱，账钱相符。 (2)内部牵制原则
内部牵制，是指在处理经济业务过程中相互联系，相互制约的职责分工制度。具体地说，现金收支的授权、经办(出纳)、记录(会计)应由不同的人员担任，可以互相监督，防止错弊。出纳人员应定期换岗。建立稽核制度，设立专人负责稽核工作，明确稽核责任。 (3)定期检查，完善监督制度
会计主管人员应对出纳人员的工作进行定期或不定期检查，考核出纳工作质量，必要时可以复核现金账实，审计财务收支。
(4)经济责任制原则
出纳员负有重要的经济责任和法律责任。凡是由于出纳员责任心不强、工作疏忽造成的错收，应主动退回对方;错付应负责追回;出纳员失职所致所保管的现金短缺、有价证券遗失、超限额保存现金导致现金被盗抢的，出纳员应赔偿。出纳员挪用贪污公款构成犯罪的，应受到法律的制裁。
6.出纳人员的素质
由于出纳人员的素质要求并不是出纳会计实务一门课程能够解决的，而是由其他多门课程综合训练得出的，一门技术掌握不到位都可能使学生在以后的学习及工作过程中出现失误，所以这部分内容在学生以后的学习中起到了纲领性作用。
教师在这部分内容讲解过程中，虽然用时不多，但是也要引起学生足够的重视，这样才能使学生在后续学习中主动进行相关内容的学习与练习。 五. 课堂练习
案例分析1：小张与小李都是应届会计专业本科毕业，同时应聘广东长江科技有限公司的会计职位。财务经理对小张、小李面试的表现都十分满意，真是难以取舍!在等待通知期间，小张、小李分别接到财务经理的来电：单位的出纳休产假三个月，担任会计期间同意兼任出纳吗?小张说 ：“没问题 !年轻人应该在实践工作中多锻炼。”小李说：“不合适吧，会计不可以兼任出纳，经理还是另做安排。” 请问：广东长江科技有限公司最终应录用小张还是小李?为什么? 要求：学生讨论，按自已现有的知识进行判断后回答问题。 案例分析2：某公司因业务发展需要，从人才市场招聘了一名具有中专学历的张×任出纳。开始，他还勤恳敬业，公司领导和同事对他的工作都很满意。但受到同事在股市赚钱的影响，张×也开始涉足股市。然而事非所愿，进入股市很快被套牢，想急于翻本又苦于没有资金，他开始对自己每天经手的现金动了邪念，凭着财务主管对他的信任，拿了财务主管的财务专用章在自己保管的空白现金支票上任意盖章取款。月底，银行对账单也是其到银行提取且自行核对，因此在很长一段时间未被发现。至案发，公司蒙受了巨大的经济损失。
请问：这个案例给我们的启示是什么? 六. 板书设计 第一章 出纳概述
第一节 出纳的概念、作用和组织
一、出纳的概念 1.出纳的含义 2.出纳人员的含义 二.出纳的作用 1.实施会计监督
2.保护企、事业单位财产安全
3.为加强会计管理、提高会计工作质量提供重要基础 三.出纳工作的分类 为适应工作对象的不同，可将出纳划分为现金出纳和银行出纳。
第二节 出纳的职责和任务 一.出纳的职责
(一)出纳的工作内容
(二)出纳的职责范围和工作要求 二.出纳的任务
1.反映货币资金的收支内容和结存状况
2.监督经济活动的合法性和合理性，正确处理各项经济关系
3.保证货币资金的有效使用和安全完整 第三节 出纳工作的原则和出纳人员职业素质 一. 出纳工作的原则 1. 钱、账分管原则 2. 内部牵制原则
3. 定期检查，完善监督制度 4. 经济责任制原则 二. 出纳人员的职业素质 1. 思想素质 2. 技术和业务能力 七. 作业布置
1.出纳的概念、出纳人员的概念 2.说明出纳的工作任务有哪些? 3.举例说明出纳的职责是什么? 八.教学反思
本章主要是引领学生对出纳进行概括性认识，对于出纳的含义进行深刻地理解，明确出纳人员应具备的职业素质及工作原则，在掌握基础知识内容的前提下，能够充分理解出纳工作的作用，并对于具体的工作任务有清晰的认识和理解。
在充分认识出纳的同时，能够区分不同的出纳工作岗位，能够认识到出纳与会计工作的不同，能够培养学生认真细致的工作态度，为后续的学习建立良好的开端。
要结合学生的理解及掌握程度安排课程进度，不断与学生交流，了解学情，能够做到真正的因材施教。
第五篇：秘书实务
从办好文、办好会、办好事的职业要求看秘书人员应具备哪些能力、素养?
何谓秘书?秘书是一种职务名称，他是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。从秘书定义来看，秘书的基本职能是办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务。这四项基本职能又决定了秘书工作的基本内容——常规业务、领导决策服务和办公室日常事务，也就是我们通常说的——秘书人员要办文、办会、办事。
秘书不仅是职务名称，更是社会职业，从办好文、办好会、办好事的职业要求来看，秘书人员必须得具备一些能力和素养才能胜任这个工作。
一、秘书需要具备的整体能力和素养
(一)秘书具备的能力
1、秘书人员要具备灵活机智的沟通协调能力
沟通协调具有较强的综合性、艺术性和技术性。秘书要具备处理上下左右、各部门之间各种关系的能力，努力创造一个宽松的外部工作环境。部门之间的协调沟通更要善于听取不同意见，求同存异，善于协调和尊重他人;在灵活性的基础上，要坚持各方利益不受侵害的原则，各种事务办理要重视依据留存，以免出现不必要的麻烦。
2、秘书人员要具备敏锐干练的信息处理能力
信息技术发展带来现代秘书和传统秘书的极大区别。面对当今信息量的飞速增长，秘书人员必须要有强烈的信息意识，对信息有敏锐的感受力和判断力，主动识别潜在信息源，并能在纷繁的信息中去粗取精、去伪存真，形成一种主动发现、搜集、过滤、处理、反馈、运用各种有用信息的习惯;同时还要具备信息技术的应用能力，具有信息选择能力、信息处理能力、信息的运用能力。
秘书人员非常有必要提高办公自动化软件使用水平和掌握新型自动化办公设备(如传真机、数码相机、复印件等)的技术，尤其是WORD、EXCEL等软件的使用要非常熟悉。这会极大提高办公效率。
3、秘书人员要具备持之以恒的自我学习能力
一个称职的、成功的秘书人员应该是一个“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，不断调整、更新自己的知识结构。秘书人员不及时汲取新的营养，看问题、写公文、办事情都是老一套，无法在新的形势下有效的开着管理工作。
4、秘书人员要具备自我可控的情绪调适能力
良好的情绪自我控制是建立良好人际关系的基础，秘书最主要的工作是服务领导，这就需要秘书人员具备较高的心理素质，具有良好的适应能力，正确处理好各方面的人际关系，调节自己的情绪，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、冷静、豁达，善于控制自己的感情冲动，始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，从容不迫、不卑不亢的风度，能够正确的处理好工作中的各种矛盾。
(二)秘书具备的素养
素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系和行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书人员的职业素养是秘书工作者个人在政治、思想品格、作风、知识技能等方面经过锻炼学习达到的水平、能力和境界。
1、秘书人员应该具备政治素养
秘书工作是一项政治工作很强的工作。因此秘书人员首先要有好的政治素养。一是要在政治上与党中央保持高度一致，主要是坚持是党的基本路线、方针不动摇。二是要有较高的马列主义理论水平和政策水平，秘书人员工作经常涉及大量理论问题和政策问题，所以在工作中要着重学习马克思主义哲学，重点掌握唯物辩证法，掌握马克思主义的基本原理，并且能够运用这些去指导工作，处理矛盾做出决策。三是要有淡泊明志、乐于奉献的崇高境界，秘书人员是做辅助工作的工作者，不追求名利地位，不计较个人得失，甘当幕后英雄，通过卓有成效的工作，为全面建成小康社会，实现中国梦贡献自己的一份力量。
2、秘书人员应该具备职业道德素养
职业道德可以通过人们的信念习惯和社会舆论起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使从业人员不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。秘书人员要做到忠于职守，自觉履行各项职责;服从领导，当好参谋;兢兢业业，甘当无名英雄;谦虚谨慎，办事公道，服务热情;遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私;恪守信用，严守机密;实事求是，勇于创新;刻苦学习，努力提高思想，掌握科学文化知识;钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
3、秘书人员应该具备知识能力素养
当今是知识经济时代，随着全球化的日益发展，国际交往日益频繁，秘书人员的知识要求越来越高，秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识和更新知识结构。一是要具有基础知识储备。秘书工作基本知识是秘书人员飞翔的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”，不仅要掌握社会科学基础知识，还要有自然科学知识，这是秘书人员知识的基本层次。二是要具有秘书工作的专业知识，及时收集，了解世界各国的风俗禁忌，外交礼仪，中国正在并长期参与国际经济发展，参与国际竞争，这就要求我们秘书人员要面对挑战，转变观念，行为规范，知识常新。三是要具有其他工作相关知识，秘书工作繁琐，涉及面广，为了适应工作和时代要求，在日常工作尽可能多的掌握熟悉专业以外的知识，法学、公共关系学、传播学、领导科学、经济学、心理学等等学科。
4、秘书人员应该具备心理素养
秘书人员服务部门多，结交人员广，人际关系相对复杂，而且要常常协助各类行政领导对工作中遇到的矛盾和困难进行合理分析，如果没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中所出现的各种情况，产生心理上的不适应。所以秘书人员要具有较强的心里素养。
二、秘书办好文的能力和素养
秘书工作繁琐，能力素养要求高，秘书工作者除了满足综合能力和素养外，在办文中也有独特的能力和素养要求。
(一)秘书办好文的能力
1、调研能力
领导的主要工作是管理和决策，秘书人员辅助领导工作，就需要有一定的调研能力，给领导提供多种方案参考。而调研的目的是获得系统客观的收集信息研究数据，为决策提供多种方案。
2、独立驾驭语言的能力
语言文字是公文的第一要素。在公文中，议事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥作用。因此，公文写作者必须具有较好的文字功底，具备独立驾驭语言文字的能力，使公文主题鲜明、观点正确、论证合理、论据充分，使人一读就懂，一听就明，便于理解执行。
3、独立解决问题的办事能力
公文写作人员除了具备基本能力，更要有实务能力。秘书职业的敏感性就是不断发现问题、提出问题，要有“防患于未然”的忧患意识，要有强烈的责任感和敏锐的洞察力，然后通过全方位、多角度的观察视角并综合分析问题，最后有针对性与技巧性的独立解决问题，完成公务活动的最终落脚点。
(二)秘书办好文的素养
1、管理素养
公文写作者要具备现代管理的基本理念和理论知识，掌握公共管理的原则与技巧，在思想品格、气质能力、作风态度等方面符合现代管理者的基本要求。要树立管理就是服务的基本理念。
2、法律素养
公文写作者要具备基本法律意识和法律知识，了解国家的法律、法规，能够运用相关的法律、法规指导自己的公文写作实践。要树立依法治国和依法行政的基本理念，正确处理权与法的关系，正确处理领导人个人意志与法律之间的冲突。
3、政策素养
公文写作者要了解并熟悉相关领域的政策规定，掌握政策制定和政策执行的基本原理和方法。要注意把握时代敏感性和政策敏锐度，注意政策的连续性和变动性，注意法律与政策的关系。
三、秘书办好事的能力和素养
(一)秘书办好事的能力
1、理解和领会能力
办事大多在人与人的交往中进行，要办好事情，须准确而迅速的摸清交办者的想法，如果是上级交办的事情，则要全面、正确领会领导意图。
2、分析判断能力
秘书每天要办的事情常常是千头万绪，这就需要有一定的 分析判断能力，把各种事情合理归类，加以梳理，分清主次缓急、难易远近，并驾轻就熟的分别办好。
3、应变能力
办事的方案、计划，往往赶不上现实变化，需要部分修正或者推倒重来。在实际工作中，许多事情若死守条条框框，往往行不通，须把原则性和灵活性相结合，在不违反原则的前提下变通处理。
(二)秘书办好事的素养
1、秘书办事要有“清、慎、勤”的政治素养
秘书人员办事要公正廉洁、两袖清风，做到“清”;办事要周密考虑、谨言慎行，做到“慎”;办事要勤奋好学、刻苦上进，做到“勤”。只有具备这样的政治素养，才能更高效的开展工作。
2、秘书办事要有良好的作风素养
秘书的特殊性工作，不仅要埋头苦干，更要有良好的作风素养，坚持做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是。只有具备良好的作风素养才能有良好的群众基础，才能更好的解决工作中的各种矛盾。
3、秘书办事要有自我约束的思想素养
秘书人员办事是在领导授权下办事，办事过程中要有自我约束的思想素养。要经常检查自己思想、工作情况，做事要到位、不离位、不越位，力求做到“参与而不干预、协助而不越权、服务而不盲从、尊重而不恭维、补台而不拆台”。
四、秘书办好会的能力和素养
会议是事先约定有组织、有目的的聚众会晤。既然有了会议，自然就有会务组织工作，对秘书人员办好会议也有它相应的能力和素养要求。
(一)秘书办好会的能力
1、处理突发事件的公关能力
秘书人员是辅助领导工作，实现要做好准备工作，必须得更多的了解客户，在会务工作的前期准备中，与客户提前取得联系，在这个过程中充分发挥公关能力尤其重要;在会务准备中有许多突发状况更需要我们秘书人员具有处理突发事件的公关能力。
2、统揽全局协调各方的能力
每一件工作想要完成，需要很多部门配合，具有统揽全局、协调各方的能力就可以早点发现工作节点在哪，配合困难在哪，将工作中的矛盾可以及时解决，为后续会务工作解决问题奠定基础。
(二)秘书办好会的素养
1、高水平的服务素养
会务工作是复杂而又有调理的工作，从事前准备，会中主持，再到会后评估都要有高水平的服务质量得到参会着的肯定。大到外场服饰和礼仪，严密的安保措施，小到微笑礼貌谈吐都对秘书人员有着具体要求，也需要我们秘书人员具备这种素养。
2、强有力的心理素养
秘书人员尤其是复杂会务工作的秘书人员，事物多任务重，容易有情绪波动，因此需要强有力的心理素质，要求我们豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、甘于清贫、独立坚韧等多元的心理自我调适能力和素养。
秘书人员是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务的参谋助手，是办公室一个重要的角色，服从、服务领导、服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此对秘书人员能力、素养都有很高的要求。只有掌握以上提出的秘书人员需要的能力，才能正真的把秘书工作做好。