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县级档案馆档案信息化论文 篇1：
档案信息化建设工作健康发展之我见
摘要：档案信息化建设是新时期档案事业的新的重大举措。但由于国家政策、档案人员装备、信息化技术等问题导致了现阶段的非正常发展。文章提出，可通过加强国家宏观调控，档案信息化建设宣传，稳定人员，提高技术装备，技术攻关等措施来改善这种格局，实现新时期档案信息化建设的健康发展。
关键词：档案；信息化；档案管理
作者简介：李成利（1965-），男，四川泸定人，四川民族学院档案室，馆员，主要研究方向：档案管理。（四川 康定 626001）
档案信息化是当代档案工作追求的目标，每位档案工作人员都在为做好档案信息化建设而努力工作，但工作中总会担心自己的信息化建设工作太靠前，太创新，会走弯路与曲路，并且会给自己带来压力。笔者一直致力于档案信息化建设实践工作，现把自己在信息化建设实践中的一些想法与观点谈出来，供大家探讨。
一、档案信息化建设的含义、特征及目标
1.档案信息化的含义
档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里的广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能、潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态，其中，计算机化程度是衡量是否进入档案信息化的标志。
档案信息化建设是指在各级组织的统一管理与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。包括档案信息数字化，档案信息网站建设和数字档案馆的建设工作。
2.档案信息化的特征
（1）组织与规划性。档案信息化建设是一项重大且专业性的工程，它涉及到相关的各项各业，即一项系统工程，它集人与物、知识与技能、设施与设备于一体。要完成该项工作必须形成一体的组织，并且制定相关的工作计划，有步骤、有目标地进行，绝不能搞各自为政、各行其是的建设。
（2）实体与信息的交互性。档案信息化建设的核心模式就是把档案实体资源转化为档案信息资源，安全有效地保管和向社会提供服务。同时，它也是一种信息载体的变化与转移，即由纸质载体和文字载体向光学载体（磁性载体）及数码载体的转移。无论档案转移的方式与方法的变换如何，其最终必须保证档案实体与信息相互印证和档案资源的的社会化利用。
（3）现代技术的利用。由于档案信息化建设是一项档案信息流控制的全程建设，该过程控制依靠的是现代的技术与理念，理念是技术的指导，技术是理念的实践。现代理念是指用现代思想武装的头脑对所存物质及规律的时代反映。现代技术是指与时代要求一致，符合事物发展需求的各种知识与技能的总和。现代技术的核心就是计算机技术与网络技术。
（4）明确的目标性。档案信息化建设作为档案工作的一项时代的系统工程，目标就是档案信息数字化、档案信息网站建设、数字化档案馆建设，这三项目标是一个完整的整体，缺一不可。档案信息数字化是基础，档案信息网站建设是手段，数字化档案馆建设是终极，这三者之间相互补充，互为基础，协调发展。
3.档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标有局部和全局之分。局部目标即为组织目标或者团体目标，指通过规范控制与管理档案信息流，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案工作的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作实现健康、有序、持续发展。
全局目标分事业全局目标与社会功能目标。事业全局目标是指档案事业从全球到各国，从国家到组织机构（团体），从中央到地方实现对档案信息流的规范控制与管理。社会功能全局目标是指在本单位（组织或者团体）档案信息化的基础上，通过档案工作的改革开放和科技进步，促进社会的改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变，以及法制化和民主化进程。例如，档案文件向社会公开，强化了政府的公民意识和公众的民主权利；档案网站上开辟富有特色的档案史料展览，打造新型的档案文化，丰富公民的文化生活。实际上，档案信息化是为了更好地将社会的过去、现在、将来用高质量的档案信息连接起来；更好地让信息沉淀、历史凝固、时光延伸、瞬间永恒、记忆说话、岁月留痕、知识传播、文化传承；更好地解决社会信息化中遇到的资源整合、内容管理、安全控制等重大课题，为社会的和谐发展提供优质的档案信息服务。因此，档案信息化与社会的科学发展有着紧密的联系，追求的最高目标和最佳境界应当是推进社会的全面进步。
二、档案信息化建设的发展及现状
1.档案信息化建设的发展
在20世纪60年代，日本学者提出了信息化的概念，70年代得到了西方认可。80年代，国内一些地方与行业开始着手信息化建设，档案信息化工作也开始在一些地方进行试验，并取得了一定的成绩，这一时期处于摸索试验阶段。20世纪末，随着首届全国信息化工作会议的召开并且对信息化概念形成了一定的共识，这时在全国兴起了档案信息化建设的高潮。
2.档案信息化建设的现状
信息化建设取得了较大的成绩，但仍处于初步发展阶段。据不完全统计，目前有30多个省市档案信息化建设工作已纳入地方国民经济和社会发展或地方档案事业发展“十五”规划，部分省市成立了地区档案信息化建设的领导协调小组，明确了组织管理机构，制订了地方或内部的档案信息化工作规章管理制度；省级以上档案馆在档案信息化建设方面已投入了大量的经费；配备了档案信息化建设所需的计算机、网络设备、输入输出设备及其它相关设备；建立了档案信息与工作网站，部分档案局馆与地方政府办公网络系统挂接；建立了大量的机读目录，并且设置了对外开放利用机读目录。档案信息化建设已取得了初步成果，为“十二五”期间做好信息化建设工作打下了良好的基础。
三、档案信息化建设存在主要问题
1.国家统一组织与规划不够
国家为了促进档案信息化建设工作的健康持续发展，作出许多的相关规定，但由于相关规定缺乏操作性，加之地方层层转发，不做相关细划，使得该项工作出现了共性明显、特色突显的尴尬格局，造成地方各级与各单位对该项工作的重复投资，重复劳动。
2.档案信息化建设的地区发展水平极不平衡
总体上是：中央高于地方；中心城市地区高于远离中心城市的地区；经济发达的东部地区高于经济相对落后的中西部地区；沿海地区高于内地。
3.经费投入相对不足
（1）在全国省级以上档案局（馆）中，基本上都设立了专门的档案信息化建设经费，但相对于整个档案业务经费中所占比例相对不足。（2）对于全国县级档案馆来说，基本上没有档案信息化建设的专项经费。（3）对于全国其它行业的档案工作来说，90％以上的单位没有档案信息化建设工作内容，档案信息化专项经费更无从谈起。
4.档案管理软件系统缺乏
虽然现在各地方与各单位都在搞档案信息化建设与管理，但并没有形成统一的软件系统规范与要求，不同的地方、不同的单位使用不同的档案信息化管理软件，形成了各行其是、闭门造车的个性与特色相统一的信息化建设格局，结果无法实现地方与行业信息的全面融合与信息共享。
5.软件系统及其应用相对薄弱
许多档案馆虽然购置了硬件设备和应用软件系统，但由于种种原因，对这些设备及设施的应用水平和利用效率不高，没有发挥真正的效用。
6.相关政策不配套
我国档案公众利用效率不高的一个重要原因是档案工作相关政策与人们日益增长的档案需求不协调。如档案开放政策与保密政策，档案网络利用的相关规定等在一定程度上严重地限制了对档案的合理利用。
7.专业技术人员不足
档案信息化建设要求在档案工作中充分地体现计算机技术与网络技术的利用。然而，由于现从事档案工作的人员绝大部分是异行移位（即为了照顾关系，为了平衡矛盾，为了生活等不得已进入到档案工作之中）现象的结果。这种结果催化了档案事业专门人才的极度匮乏。
四、解决矛盾的策略
1.加强国家的宏观组织与规划
根据当前一些对档案信息化建设概念的解释，国家是档案信息化建设的唯一主体，应该义不容辞地对该项工作进行全程与全面的管理，加强对相关政策落实的监督与检查，尽量杜绝各自为政的特色信息化建设格局。
2.加强档案信息化软件的规范与标准管理
目前，档案信息化建设的唯一成果是生成了大量的信息数据，由于这些数据的元数据各异，造成了它们无法共享。为了避免这类数据以后的再现，只有加强该类数据产生的技术环境管理，对其进行全面与全程的规范与标准管理，实现全国的数据“纵横”共享。
3.加强宣传，扩大影响，引起重视
档案信息化建设工作关系着档案工作的未来发展，是我们新时期档案工作的重点与亮点。谁忽略了该项工作，谁就会落后于时代的发展。因此，我们要加强对该项工作的全面宣传，让全国各地，社会各层都明确档案信息化建设的重要意义，让他们行动起来，在档案信息化建设工作方面加强对资金、人力、技术、设备与设施的重视与投入。
4.加强档案干部人员管理
档案人员是档案信息化建设的主体，要用知识与技术武装他们、良好的工作环境稳定他们、正确与有效的舆论引导他们，让他们稳定工作岗位，努力工作，积极学习，奋力开拓，共谋档案信息化建设新篇章。
5.加强技术攻关，减少利用限制规定
目前，我们利用档案难的重要原因就是对利用的限制太多，这种限制集中体现在保密技术相对落后，无法适应日益增长的档案信息需求。因此，我们要改变这种格局，就是要加强对相关技术的攻克。解决开放利用与保密之间的矛盾，满足日益增长的档案信息需求。
档案信息化建设的目的是让档案工作提高工作效率，扩大档案信息的利用，充分发挥其在社会主义经济建设、政治建设、精神文明建设过程中的功效，实现档案事业的自身价值，因此，档案人员应该义不容辞地立足本职，展望未来，以科学发展观的思想为指导，坚持以人为本，统筹协调，实现档案工作的又快又好的健康持续发展。
参考文献：
[1]徐玲.试论我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报,2010,(2):153-153.
[2]吴昊.小议档案信息化建设的内容及实施[J].民营科技,2010,(1):81.
[3]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报,2009,(6):124-126.
（责任编辑：刘辉）
作者：李成利
县级档案馆档案信息化论文 篇2：
试论县级综合档案馆档案信息化建设
摘要：加强档案信息化建设是县级综合档案馆的一项重要工作，是推动档案事业跨越式发展的一项系统工程，本文就此进行分析和探讨。
关键词：信息化;档案馆;建设
一、信息化建设是社会发展对档案馆工作提出的必然要求。
随着经济社会的快速发展，各行各业的信息化建设都在加速推进，档案行业亦是如此，社会对获取档案信息的便捷度要求越来越高，快捷高效的获取档案信息已经成为人们的一种基本需求。这就迫切要求档案管理部门适应新的档案载体和传播方式的变化，提高档案治理水平，提升档案供给能力。因此开展档案信息化建设既是档案管理本身的需求，同时也是社会发展的必然要求。
2011年，国家档案局中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》中就已要求强化档案信息化工作，2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出：“档案管理信息化。全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：“人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。推进档案馆构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，提升档案信息化能力。加强专用局域网络建设及设施设备配备，满足提升馆藏档案数字资源安全管理及备份工作水平需求。实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。”
由此可见，国家档案行政主管部门早已明确要求各级档案管理机构要加快档案信息化建设的进程，以适应时代发展，促进档案事业健康可持续发展。
二、县级综合档案馆信息化建设现状及存在问题分析
（一）软硬件难以适应档案信息化建设要求。近年来，随着政府的投入加大，县级综合档案馆建设得到了长足进步，档案库房、技术用房和办公用房功能基本齐全，但在档案信息建设上投入还不足，标准化机房、大容量存储设备、功能齐备的档案管理软件等软硬件建设还不能满足档案信息化建设的需要。
（二）电子档案接收工作滞后。随着电子政务的不断推广，电子档案的接收成为各级综合档案馆资源建设的重要内容，目前，县级综合档案馆电子文件接收功能缺失，面临电子档案没有及时归档而遗失的风险。一方面很多单位虽然建立了办公自动化业务系统，但系统大多缺少电子文件归档管理功能，电子文件、业务流程等元数据都无法收集，另一方面档案馆档案管理系统不具备电子文件接收功能，更无法对电子档案进行四性检测。
（二）数字资源质量不符合新要求。目前，县级综合档案馆馆藏纸质档案数字化加工成果质量不高，不符合档案数字化技术规范和规则的要求，需要进行数据质检和数据修改。各立档单位移交的数字化加工成果更是質量不一，存在题名错误、责任者不完整、图像内容不全、图像不清晰等问题，都需要求重新进行修改或完善。
（三）档案保管保护信息化手段落后。目前，县级综合档案馆使用的档案管理软件，大都仅能满足档案数字化成果的简单利用，功能单一，档案的收管存用工作仍停留在人工管理、手动操作状态，信息化介入程度低，管理方式和措施比较低效。
（四）档案存储过程存在安全隐患。目前，县级综合档案馆对档案库房的管理有效监管措施比较粗放，库房的温湿度控制，多采用人工巡查，手动调控，难以达到24小时恒温恒湿的要求，各种载体档案的保存状态存在隐患，缺乏利用信息化手段对库房环境实时监管，精准把控。
（五）档案开发利用不能适应社会需要。目前，县级综合档案馆在档案开发利用方面工作表现滞后一是未能利用移动互联网等新兴方式向民众提供服务，不能适应群众对查档便捷性的需求;二是各档案形成单位，档案管理各自为政，数据无法共享，形成信息孤岛，阻碍了“一网通办”等工程的实施;三是档案开发程度低，档案的开放、鉴定、编研等工作仍需人工低效进行。
三、加快县级综合档案馆信息化建设的几点思考
（1）强化档案信息资源体系建设
加强档案信息资源数据库建设。利用现有的电子文件建立档案数据库，加强文件目录数据库建设，开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库。通过馆藏数据的整合，给利用者一个清晰的认识和整体的了解。建设特色数据库，根据各项工作的发展方向，利用先进的数据库管理系统建立数据库，在各个环节建立相应的数据库，便于信息的存储、检索、浏览和处理，有利于信息交流和提高服务质量，将档案信息资源共享系统纳入到整个信息系统之中，优化资源结构，提高开发程度。与各个单位合作，打造一个完整的服务体系，利用相关的信息资料弥补相互之间信息资源的不足，实现资源的整合、共享和增值服务。
（2）强化档案信息管理体系建设
一是建立统一的管理平台，加大档案信息建设基础设施的投入力度，配备通用的网络、计算机，还要购置防火墙等安全设备;二是引进或自行开发档案信息管理软件，由纸质公文和电子公文双重归档到逐步实现文档一体化，电子档案、纸质档案同步管理网络化;通过档案信息管理软件系统对各部门所有档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用等各个方面实行计算机的有效控制。对不同来源、不同格式的数字档案进行规范化加工，数据著录、提供各种数据索引、编制目录等;三是档案信息管理系统以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统，使办公自动化系统与档案管理系统的有机连接，将文件材料的公文处理与档案管理结合起来，为信息共享提供平台。四是认真做好系统的日常维护工作，确保电子公文的真实性、完整性、有效性，实现档案工作信息化。
（3）强化档案信息社会化服务体系建设
创新服务方式，变“看摊守业，等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务，同时改变传统的档案利用服务模式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务。依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，提高服务的及时性。真正把档案馆建设成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心。以计算机和网络技术为新的工作平台，以现代信息处理技术为管理手段，全面强化档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设，实现档案资料方便快速检索，切实提高工作效率。建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，方便、快捷地向公众提供档案利用服务，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。
（4）强化档案信息安全体系建设
县级综合档案馆作为全县档案信息的核心，包含网络硬件基础设施、信息资源、应用支撑、业务应用、数据利用、管理与标准体系和安全与保密体系。系统总体架构应由多层结构组成，在安全体系建设方案设计上，应满足当前安全保障需求，也为日后灵活扩展打下良好基础。结合现今技术发展趋势和项目建设要求，在系统总体设计时采用较先进的技术架构，优先满足档案收、管、存、用等业务的数据信息安全要求，结合云计算技术、大数据安全分析技术等做好信息安全保护。采用标准的、开放的、技术成熟的、先进的安全应用集成技术进行系统建设，实现安全高效，功能完善，结构合理，易于扩展，高度自动化。
参考文献：
[1]许蕾蕾.信息化在档案工作中应用[J].信息化论坛，2007（4）
[2]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J]兰台内外.2009（1）
作者简介：张文清，1974.8，女，汉，本科，方向档案专业，馆员，安徽省合肥市肥西县人。
作者：张文清
县级档案馆档案信息化论文 篇3：
社会转型期的县级档案业务指导工作
1 县级档案业务指导工作的历史地位及面临的发展形势
1.1 县级档案业务指导工作的历史地位
我是1983年开始从事县级档案业务指导工作的，屈指算来，已有27年的县级档案业务指导工作经历。在我的档案工作理念中，县级档案行政管理部门对基层单位的档案工作实行业务指导，是县级档案行政管理的一大特色，也是县级档案行政管理部门实现档案行政管理的一个主要手段和措施。在我27年的业务指导工作实践中，有两件事给我留下深刻印象：一件事发生在1984年，一位叫彭桂和的老同志到档案局办公室脱帽、三鞠躬，泪流满而，感谢档案局从县政府餐厅杂物问的废纸堆中找到了他的处分材料，使其能够顺利平反，恢复待遇；一件事发生在2001年，我就读的许昌县二高一位管后勤的老师，在我办公室跪着哭诉找不到档案材料，无法解决其待遇。这两件事时刻警示着我，档案业务指导工作虽然平凡，却是关乎文件归档能否齐全完整、关乎百姓民生能否幸福和谐的大事。
1.2 当前县级档案业务指导工作面临的发展形势
随着社会的转型，县级档案业务指导工作面临的形势发生了哪些变化呢?这些变化主要表现在六个方面：一是随着县级档案行政管理部门行政管理职能的转变，一些原有的档案行政管理方法和措施，已不再具有计划经济时代的强制约束力，档案业务指导就是其中之一；二是档案所有权归属和管理呈现多元化态势，档案业务指导工作也逐步向多元化服务转变；三是各种门类、不同载体的档案和泛档案的大量涌现，使县级档案业务指导人员应接不暇；四是随着现代信息化技术的应用，文件的载体形式和归档、存贮方式呈现多元化，特别是电子文件的出现，给常规的档案业务指导工作带来新的问题，原有的档案业务指导模式面临新的机遇和挑战；五是档案法规、技术标准的日臻完善，对县级档案业务指导工作提出了更高的要求；六是县域经济和社会建设总目标调整和社会多元化需求环境，迫使县级档案业务指导工作必须实行改革和完善，以适应社会转型的发展需要。这些变化对县级档案业务指导来说，是发展机遇也是严峻挑战。
2 对县级档案业务指导工作性质、特点的再认识
2.1 县级档案业务指导工作的性质
县级档案业务指导工作是县级档案管理部门依法对本行政区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行管理的一种职能活动。它包含两方面的内容：一是档案业务行政指导；二是档案业务技术指导。档案业务行政指导主要是指对国家有关档案法律、法规、政策的贯彻、落实和本行政区内档案事业发展计划、规章制度、业务标准规范的制定、组织实施的指导，是宏观的；档案业务技术指导主要是指对国家有关档案具体业务标准规范应用、档案宣传与教育的引导、辅导、咨询，是微观的。如果上述观点成立的话，县级档案业务指导工作应当是一种行政管理行为，具有行政管理的性质。县级档案业务指导工作所具有的这种性质，是由其自身职能作用所决定的，是一种必然结果。
2.1.1 县级档案业务指导工作是一种法定的行政行为。《档案法》第六条第二款明确地授予了县级档案行政管理部门依法对本行政区内的档案工作实行指导的权利。这种权利的取得，是有法律依据和授权的，而不是任何一个单位都可以行使的。
2.1.2 实行县级档案业务指导工作是我国档案工作实行“统一领导、分级管理”原则的体现。对于县级档案行政管理部门来说，
“统一领导、分级管理”的主要职能和实现途径是由档案业务指导部门来承担和实现的。以许昌县档案局为例，业务股的职责是：一、负责对全县档案工作的业务指导；二、制定全县档案工作规划、计划、业务标准规范、管理办法并组织实施；三、负责全县有关档案工作事项的备案、审查、批准、验收工作；四、负责协调、督促县直各专业主管机关做好本系统的档案工作；五、负责对县直机关、团体、企事业单位和其他组织档案工作的目标管理工作；六、负责本局各科室的业务协调工作；七、负责全县档案工作的统计、上报工作；八、负责档案馆与县直机关、团体、企事业单位和其他组织的业务衔接、协调工作。从许昌县档案局业务股的职责中我们可以看到，业务股承担了档案局除档案保管、档案利用、档案执法监督和机关日常管理以外的所有业务管理工作。而业务股实行业务管理的主要途径是实行业务指导，通过业务指导来达到业务管理的目的。
2.1.3 县级档案部门对本行政区内档案工作实行业务指导，是县级档案工作长期实践的正确选择。以许昌县为例，档案工作建立初期，档案业务指导工作在许昌县档案工作的建立、管理制度的完善、业务标准的推行和全县档案资源的积累方面起到了极大的促进作用。档案工作“恢复、整顿、提高”时期，通过业务指导工作的开展，使许昌县的档案工作在短短几年内得到了恢复发展。近几年来，通过业务指导的有效开展，促进了档案工作的规范化管理和转型。许昌县的实践进一步证明，业务指导工作在县级档案事业发展的几个关键阶段都起到重要的职能作用，实施对辖区内档案工作进行业务指导，是一个正确的选择。
2.2 县级档案业务指导工作的特点
与省市档案业务指导工作相比，县级档案业务指导工作有其自身的特点：一是从档案业务行政指导上来讲，具有被动性和主动性相统一的特点。以许昌县档案业务行政指导来说，无论是业务政策的制定，还是业务政策的贯彻执行，必须服从和自觉、自愿地接受省、市档案局的业务行政指导，处于被动服从的地位；同时，许昌县的业务行政指导在不违背有关原则的前提下，还必须发挥自身的能动作用，主动地去处理业务问题，开展富有成效的指导工作。二是从档案业务指导的形式来讲，具有更注重微观业务指导的特点。以许昌县档案业务指导所处位置的特殊性来看，其面对的指导对象主要是最基层的社会单元，而这些社会单元最需要的就是具体的业务指导，这就决定了业务指导不得不把微观业务指导放在工作的重要位置。三是从档案业务指导的层次、管辖范围来讲，具有具体性的特点。以省、市、县档案局在行政级别和管辖范围上的差异来对比，省、市档案业务指导关注的是具有政策性、全局性、长远性、重大性的业务指导；而县级档案业务指导则更加关注具体的业务工作部署和落实，基层单位具体工作的规范、步骤和进度。四是从业务指导人员的业务范围来讲，具有综合性特点。从省、市业务指导工作部门来看，业务指导人员多有一定的专业分工和职责范围，具有相对的独立性。而县级业务指导人员由于受各种客观条件的限制，分工并不是很明确，什么业务都得干，其工作职责综合性更强。五是从业务指导的对象来讲，具有复杂性和困难性的特点。从被指导单位来说，县级档案业务指导面对的多是最基层的社会单元，其经济条件、对档案工作的认知程度以及其处事方式十分复杂，根本无法与省市档案业务指导面对的指导对象相对比，而且数量庞大，业务指导难度极大，业务指
导人员被拒之门外的事情时有发生；从被指导人员来说，县级档案业务指导面对的被指导人员多是兼职，有的身兼数职，而且组成复杂，学识水平、理解能力、专业知识也根本无法与省市档案业务指导面对的专职、高学历被指导人员相比。
3 县级档案业务指导工作的范围、内容与方式
3.1 县级档案业务指导工作的业务指导范围
目前，学术界和档案部门对《档案法》第六条第二款规定的指导范围还存在一定的争议。但作为县级档案部门来说，不能因为存在争议而迟误工作，应当依据《档案法》第六条的规定和自身的业务指导能力，结合当地社会、经济的发展状况，来具体确定档案业务指导的范围。以许昌县为例，目前档案业务指导的范围有以下七个方面：一、纳入县档案馆档案接收范围的县直一、二级党政机构、团体、事业单位；二、纳入县档案馆接收范围的乡镇党政机关；三、纳入县档案馆接收范围的国有企业集团公司；四、非公有制企业(由于业务指导能力的限制，目前许昌县只对规模以上的非公有制企业、外地在许昌县开办的招商引资企业实行档案业务指导)；五、纳入属地管理的省市派出机构、重点建设项目；六、其他主动请求档案业务指导的单位、个人，如：个人家庭建档、小型企业建档等；七、档案局认为有必要给予业务指导的单位。当然，县级档案业务指导的范围并不是一成不变的，各地应当根据本地的实际情况和业务指导的能力来适时地调整业务指导的范围。
3.2 县级档案业务指导工作的业务内容
《档案法实施办法》第八条在法律层面上对县级档案业务指导工作的内容作了原则性规定，在具体的工作实践中，各地档案部门应将其具体化，以便于业务部门操作。但是，由于各地的情况不同，县级档案业务指导工作的具体内容也不可能完全一致。以许昌县为例，许昌县档案局业务指导的具体内容有12项：一、对全县贯彻、落实国家有关档案工作法律、法规、方针政策的指导；二、对全县制定、实施本行政区域内档案工作规划、计划、制度的指导；三、对县直机关、团体、企事业单位和其他组织制定、实施本系统、本单位档案工作规划、计划、制度的审查、指导；四、对纳入全县档案业务指导范围的单位进行文件归档和档案业务标准、技术、规范的审查、检查、指导；五、指导、协调全县各专业主管机关做好本系统的档案工作；六、指导、协调各档案专业协作组的工作；七、对县直机关、团体、企事业单位和其他组织的撤、并、转、破产单位的档案处置情况进行指导；八、指导全县专门档案信息资源的整合、流向；九、指导全县机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理认证工作；十、指导重点建设项目档案建档、验收工作；十一、指导、实施档案员业务培训工作；十二、指导、协调档案馆与机关档案室的业务衔接工作。这12项内容是许昌县档案业务指导工作的常规性项目，是必须正常开展的。但在具体的工作实践中，也会根据国家、省、市档案局的要求和许昌县社会发展的需要，随时增加一些临时性的内容，如：2003年“非典”档案、2004年禽流感防治档案的业务指导工作，以彰显业务指导工作服务经济社会建设的能力和作用。
3.3 县级档案业务指导工作的方式问题
对这个问题，实际上是涉及对“指导”一词怎么理解的问题。《现代汉语词典》中“指导”词条下有两层意思：批示、教导；指点、引导。而“批示、教导”有教育、引导的意思；“指点、引导”有疏导、辅导、咨询的意思。因此，我个人认为县级档案业务指导工作的方式就是批示、教育、指点、引导、疏导、辅导、咨询。实际上，这些方式也是县级档案业务指导部门或业务指导人员在H常工作中经常使用的工作方式。目前，在县级档案业务指导工作中争议最大的就是“批示、教育”是不是档案业务指导工作的方式问题。有的认为，档案业务指导就是引导、疏导、辅导、咨询，是一种服务行为，而“批示、教育”则是具有强制性的，不符合县级档案业务指导的实际。其实，这只是对县级档案业务指导工作的一种误解。关于县级档案业务指导工作的性质问题，第二单元已作了论述，这里用一个实例来加以说明：2008年许昌县档案局依据国家档案局八号令要求，对县直机关、团体、各乡镇编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行审查批复，其程序是：报送机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表、机构“三定”方案、内设机构职责简介——业务指导人员审查——反馈审查意见——报送单位修订材料一一再次报送材料——业务股审查并报主管局长审批——档案局办公室行文批复。从实例中我们可以看到，县档案局对相关事项的审查、审批过程，实际上就是一个完全意义上的档案业务指导过程。
4 县级档案业务指导工作存在问题的分析
我们知道，档案管理具备两方面的基本功能：一是档案质量的维护功能；二是档案利益的维护功能，那么，作为县级档案业务指导工作来说，通过业务指导来实现档案管理的两项基本功能，则是县级档案业务指导工作的基本内容和最终目标。在计划经济时代，县级档案业务指导可以通过严格的行政管制行为来轻易地实现。，但面对社会转型期社会的多元化因素，县级档案业务指导要实现其最终目标，已显得力不从心。在具体的实践过程中，文件规范化整理要求与基层档案员业务素质不高之间的矛盾，县级档案业务指导能力与不断扩大的业务指导需求之阳J的矛盾，统一管理模式与多元化管理模式之间的矛盾，维护国家档案信息资源完整与不同利益主体档案利益需求之问的矛盾日益突出。这些矛盾的日益突出，又进一步导致业务指导工作更多地注意具体的档案业务环节、档案管理内容，使业务指导工作在指导范围、内容和指导方法上产生偏差。其主要表现是：
4.1 违背档案业务指导层次节制、分级负责原则，过多地涉入基层单位的档案管理事务。按照《档案法》及《档案法实施办法》的规定，县级档案业务指导部门和基层档案机构分别有不同的业务指导范围和要求。但在县级档案业务指导实践中，业务指导部门直接涉入基层单位进行业务指导的事例，数不胜数。如：许昌县档案局业务指导人员每年都要直接参与机关档案管理规范化认证、企业与科技事业单位档案升级活动，消耗大量的人力和时间。这种“越俎代庖”的业务指导行为，虽然说其出发点是好的，促进了工作的开展，但我们认真地反思一下就会发现，这种业务指导行为是违背档案工作“统一领导、分级管理”原则的。它不仅打乱档案业务指导层次节制、分级指导的体系，而且也会导致县级业务指导工作量的不断增大，使本已不足的县级档案业务指导能力难以承受。
4.2 超越业务指导能力，过分扩大业务指导范围。我们以许昌市各县为例。一个县的档案业务指导人员多的4～6人，少的只有2—3人。而按正常的业务指导工作来说，纳入县级档案业务指导范围的单位平均在150个。档案业务指导人员与应接受业务指导的单位比例是1比25～1比
75。这个比例与其他行业来对比，业务指导已处于超能力运行中。而且，每年还要根据省市档案部门的要求，开展档案规范化管理认证、社会主义新农村建没档案建立、重点建设项目档案监管验收等工作。这里提及的每项工作，都要比正常业务指导工作的工作量大几倍，而且有些工作并不属于业务指导工作的指导范围。
4.3 出于对档案完整、文件归档质量的考虑，过多地关注具体业务。按照《档案法》第六条、《档案法实施办法》第八条规定，县级档案业务指导对基层单位的指导应是宏观的，没有对基层单位具体业务进行指导的义务。但由于目前县级机关档案员更迭频繁、业务素质不高，业务指导人员出于保证文件归档质量和档案完整的职业责任，不得不具体帮助基层单位完成文件归档、整理工作。以许昌县为例，每年档案员的更换率在25％以上，业务指导人员不得不当这些单位的“雇佣工”。而这种“授之以鱼”的做法，必然会导致业务指导工作陷入基层单位的档案整理事务中，进一步“弱化”县级档案业务指导工作的能力。
4.4 职责缺失，对新领域、新技术方面形成的档案疏于指导。社会的转型，催生了一批新的社会领域和新的技术。面对这些新领域、新技术方面形成的档案，该如何去收集，如何去归档，如何去管理，急需档案业务指导部门去规范、去指导。但目前实际情况是：县级档案业务指导部门很少去指导，大有任其发展、放任自流的趋势。这个问题虽然有一定的主、客观原因，但也是县级档案业务指导部门职责缺失的具体表现。其实质是县级档案业务指导能力的不足和业务指导能力具有缺陷。
5 对县级档案业务指导工作变革的思考
5.1 县级档案业务指导工作变革的基本原则县级档案业务指导工作变革的基本原则，必须是在确保国家档案信息安全完整的基础上，调整职能，完善工作机制，提高县级档案业务指导工作的整体能力，满足转型期社会发展对档案业务指导工作不同层次的需要，促进“覆盖人民群众的档案资源体系、覆盖人民群众的档案利用体系”的建立。
5.2 县级档案业务指导工作变革的设想
县级档案业务指导工作的变革，关键是为县级档案业务指导工作“卸载”，使县级档案业务指导工作从繁重而不现实的具体业务环节中得以解脱，回归到档案工作政策与业务技术的指导上来。先让我们看几个许昌县档案业务指导工作中的实例：
实例一：2001年，某发制品公司出资20000元，请求档案局为其整理档案。接洽后，许昌县档案局及时组织五名退休老同志由一名业务指导人员带队，历时一月半，完成了该公司档案整理与人员培训任务。
实例二：2004年，某面粉有限公司决定对公司档案进行规范化整理，提供劳务报酬15000元。许昌县档案局应邀由一名业务指导人员带队，组织四名退休老同志为其整理档案，历时近一个月整理各类档案200多卷。
实例三：2005年，某房地产有限公司出资18000元，委托许昌县档案局为其整理档案。由于该公司不属许昌县管辖，加之档案局业务人员正在协助县疾控中心晋升国家二级档案管理先进单位，档案局只好委托4名业务熟练的县直档案员承担此项工作。
实例四：2001年～2002年，许昌县档案局为确保文件归档工作改革顺利进行，坚持单位自愿原则，在全县推行了由档案局代为进行文件归档示范工作，经与物价局协商，收费标准为每件2元(包括卷盒、目录打印、装订等耗材)，每年有90多个单位要求档案局代为进行文件归档工作。示范工作结束后，每年仍有30多个单位要求业务股代为进行文件归档工作。从实例一至实例三中我们可以看到，许昌县档案局通过组织退休老同志、机关业务熟练的档案员来承担非公有制企业的档案整理工作，有效地缓解了业务指导能力的不足，满足了非公有制企业的需要。但我们深入想想就会发现，这种缓解仅仅是暂时的，是权宜之计，而且很不正规。而实例四则告诉我们，由于种种原因，县级档案局对县直机关、团体、企事业单位和其他组织的业务指导压力和工作量不但没有减少，反而有增加的趋势。这种压力和工作量增加的趋势，也必须有一个“卸载”和疏导的途径来缓解。那么，有没有既可以满足基层单位需要，又能为县级档案业务指导工作“卸载”的途径呢?我认为是有的，我们不妨从以上四个实例给我们的启示中找答案。
5.2.1 推行档案中介组织服务。实例一至实例三给我们这样一种启示，针对数量庞大的非公有制企业和社会组织的档案工作，单靠县级档案部门有限的业务指导能力和组织退休老同志，实践证明是不可行的。但不去指导，又与《档案法》的规定相违背。既然非公有制企业因档案管理人才和专业技术的原因，有将文件归档工作和档案管理推向社会的意愿，那么，档案部门就应当顺其要求，推行档案中介组织服务。即在县级档案业务指导部门的监管下，由档案中介组织来承担起对非公有制企业和社会组织档案工作的业务咨询、档案整理和档案托管服务。推行档案中介组织服务不仅符合“把本该由社会承担的职责还给社会”的职能转变要求，也是县级档案业务指导把具体的事务性指导从职责中分离出去的一条有效途径。
5.2.2 建立文档服务中心。实例四给我们的启示是：针对县级党政机关、团体、事业档案工作对县级档案业务指导的长期依赖，如果没有一个“卸载”渠道来缓解，是县级业务指导能力无法承受的，需要建立一个事业型的机构来缓解业务指导的压力。目前来说，最好的办法就是在党政机关办公集中的地方建立文档服务中心。文档服务中心主要负责对纳入范围的县直党政机关、团体、事业单位处理完毕应归档文件(纸质、电子)的接收、整理、鉴定和保管。必要时，县档案局可以根据《行政许可法》的规定，授予文档服务中心对所辖县直党政机关、团体、事业单位档案工作的业务指导权。建立文档服务中心，不仅可以解决档案业务指导工作量“负载”过大的问题，而且为档案业务指导工作的“卸载”提供了适宜的“承载点”。
5.2.3 设立档案业务指导网络服务平台。实例一至实例四还给我们这样一种启示：县级业务指导工作面对数量庞大的、办公分散的被指导单位和被指导人员，需要建立一个高效、快捷的业务指导平台，来适应和满足基层单位和档案员的需要。传统的档案业务指导方式是面对面的，不仅费时、费力，而且效率不高。现代网络信息技术的应用，为县级档案业务指导工作扩大指导面、减轻劳动强度提供了平台。特别是在对乡镇和企业的业务指导上，其效果更为明显。
县级档案业务指导工作的变革是一个过程，需要一定的时间，也许还会走弯路，但我相信，把对基层单位具体的档案整理从县级档案业务指导职责中剥离出来，把本该由社会承担的职责还给社会，一定会成为县级档案业务指导改革和完善的趋势。
(作者单位：许昌县档案局
摘自《档案界》网站)
作者：刘子芳