干部人事档案真实地记录了干部的姓名、年龄、性别、学习经历和工作经历、政治思想、业务能力、奖惩情况等资料和信息, 这些信息可以为干部评价、任免、考察、晋升以及调动等工作提供重要的科学依据。干部人事档案实行计算机管理, 相对于传统的管理方法, 在很大程度上提高了干部人事档案管理效率以及质量, 有效地提高了档案的利用率, 同时又有利于纸质档案的保管, 是现代档案管理发展的时代要求, 是干部人事档案工作信息化的必然选择。
一、国家信息化和现代组织人事工作的必然要求
(一) 国家信息化的必然要求。改革开放以来, 随着干部人事制度改革的不断深化, 人事调动越来越频繁, 人事信息量不断增加, 档案内容更新换代的速度不断加快, 传统的手工管理已经不能够满足现代干部人事档案管理的需要, 现实的工作情况迫切地需要改革。
在以后的发展过程中, 加快数字化建设已成为我国现代化建设的国家战略。随着一系列信息化档案管理工作法律法规的不断完善, 我国计算机信息管理技术不断成熟, 并且普及到了社会中的各行各业, 为干部档案实行计算机管理创造良好的条件, 这对于促进干部人事档案的现代化改革发展具有极其重要的现实意义。
(二) 现代组织人事工作的必然要求。传统的手工管理干部档案的过程中, 低效率、缺员的矛盾越来越突出。同时, 随着人们档案意识的不断加强, 档案思想观念的不断改变, 传统手工管理的繁、慢、乱等现象已经跟不上时代发展的快节奏。干部人事档案管理部门在日常管理中, 要处理档案的接收、分类、整理、归档、利用等繁重的工作, 而手工管理这些繁琐的事情容易使得工作出现无序化, 最终演变成慢、乱的现象。
现代组织人事工作需要数字化技术来支持, 充分利用现有的先进设备, 有利于提高工作效率和质量, 这也是国家信息化工作的必然要求, 从而才能更好地为我国的经济建设提供服务。干部人事档案实行计算机管理势在必行。
二、干部人事档案规范化、信息化管理的客观需要
(一) 有利于干部人事档案的规范化管理。干部人事档案实行计算机管理有利于实现规范化地管理, 可以及时、方便地记录干部档案信息, 通过计算机的保存、检索功能, 可以更加直观、方便地查看干部的基本信息。如需要查找某人的档案信息, 通过计算机查询其编号或姓名就能直接快速地将个人基本信息逐条清楚地显示出来, 从而提高了工作效率和质量。
(二) 有利于干部人事档案数字信息化管理。实现数字信息化的管理, 能够全面地展现出干部本人的具体情况和过往经历, 这样就有利于干部在选拔任用的过程中, 能够快速地给领导提供更加全面的信息, 让领导充分了解干部的能力、人生观、价值观、思想品德等, 实现任人唯贤。
干部人事档案实行数字信息化管理, 除了能够快速、全面地提供干部的信息以外, 其实用价值也很大。近年来, 由于纸质人事档案容易涂改造假的弊端, 全国多地出现干部人事档案涂改造假现象:2013年, 山西太原市质量检验协会原秘书长王红英, 请人为其改写档案, 将其出生时间改小两岁;梅州市技师学院副院长钟立篡改档案中的工作履历, 违规获取公务员身份……干部人事档案实行计算机管理以后, 可以直接建立干部人事档案数据库, 建立干部个人电子档案系统, 做到纸质和数字档案分离管理, 这就能够有效地保证干部个人档案材料的真实性, 使得出生时间、简历、学历等涂改造假情况变成不可能, 从而保证了干部人事档案的可靠性, 维护了干部人事档案的严肃性。而且纸质和数字档案分离管理可以有效减少档案材料无故遗失或者损坏等情况, 有效保护好原始档案, 从而有利于保护干部人事档案的完整性和安全性。
干部人事档案实行数字信息化管理有利于提高工作效率。在日常组织人事管理工作中, 每年都有大量的考核考察、工资审批等工作, 这些工作都涉及干部人事档案材料的查阅问题, 传统的纸质档案的查阅会耗费大量工作精力和时间, 而通过实行计算机管理, 实行干部人事档案数字化管理, 就可以去繁化简, 通过电脑就能够查阅到所需要的相关信息, 有效地提高了管档人员的工作效率。
三、结语
随着计算机技术的不断发展和普及, 传统的干部人事档案管理方式已经不能适应时代发展的需要, 为了充分发挥干部人事档案的作用, 应当在干部人事档案管理工作中, 积极引入计算机信息管理技术, 全面提升干部人事档案管理工作水平。
摘要：近年来, 随着社会经济的快速发展, 干部人事调动比较频繁, 档案信息变化快, 干部人事档案管理工作也显得越来越重要, 对其管理水平的要求也越来越高, 传统的干部人事档案管理方法已经不能够满足当前工作的需要。为此, 非常有必要认真落实干部人事档案管理工作, 进一步研究分析加强干部人事档案管理工作的措施, 不断提高人事档案管理水平, 从而加快干部人事档案管理工作的改革、创新。计算机技术就是一种先进、科学的技术手段, 将其应用于干部人事档案管理工作中, 不仅有利于提高管档人员的工作效率, 同时也可为干部工作以及领导决策提供准确、及时的信息服务。本文重点探讨了干部人事档案实行计算机管理的必要性。
关键词：干部人事档案,计算机管理,必要性
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