写论文没有思路的时候，经常查阅一些论文范文，小编为此精心准备了《人力资源管理中人事档案论文(精选3篇)》仅供参考，大家一起来看看吧。摘要：人事档案是应人力资源管理的需求而产生的产物，人事档案中部分材料也是在人力资源管理的过程中产生，因此，人事档案是人力资源管理重要的组成部分。人事档案是对一个人经历、学历、能力、道德品质和薪资水平等方面动态的、客观的、真实的和综合的记录，对人力资源管理有着重要的参考和凭证作用。利用人事档案可以提高人力资源管理的效率，降低成本。
人力资源管理中人事档案论文 篇1：
提升人事档案在人力资源管理中作用与策略
随着我国市场经济体制的不断深入发展，用工形式发生了很大的变化，组织的人事管理由传统的人事管理转向了现代化的人力资源管理。现代化的人力资源管理是一种较新的人员管理方式，它与人事档案发生着密切的联系，因此，如何更好地发挥人事档案在组织中的重要作用，提升组织的人力资源管理策略，是本文论述的重点。
1 人事档案与人力资源管理的关系
人事档案是组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、工作表现、德能勤绩，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、图表及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
人力资源管理，是指运用现代化的科学方法，对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织和调配，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目标。
人力资源管理的核心是以人为中心，强调对人的管理，尊重人，重视人，采用的是个性化的管理模式。在这样的模式下，反映个人经历、德才能绩、工作表现，真实记录一个人客观面貌的人事档案，变得更加重要。由此可见，人力资源管理与人事档案互为作用，互相促进，人力资源管理广泛使用人事档案，能促进人事档案工作的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发和管理水平的提高。
2 人事档案对人力资源管理的重要作用
人力资源管理与人事档案管理虽然都有各自的管理对象和管理内容，但两者有许多契合点和结合点。在人事管理意义上，两者都属于人事管理范围。两者之间的密切关系，是由人事档案在人力资源管理中所起到的各种积极作用决定的。这些作用主要表现在以下几个方面：
2.1 人事档案可以为编制人力资源规划提供重要依据。目前，影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理不仅对于科学合理的人力资源工作规划的制定发挥着重要作用，而且还是分析组织内人力资源状况是否适应单位的改革与发展要求的重要参考依据。因此，一方面，要通过分析人事档案信息，进而总结组织整体的人才储备状况；另一方面，要结合人事流动的档案信息，预测组织人力资源的需求状况，从而有效科学地制定人力资源规划，为组织领导的决策提供可靠的依据。
2.2 人事档案可以为制定人才招聘政策提供参考依据。人事档案所提供的组织成员数据和组织成员流动方面的信息，可以为制定合理的人才招聘政策、合理的选聘标准和编制职位说明书提供参考依据。
2.3 人事档案可以促进人力资源的合理配置。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。依据人事档案所提供的组织成员的信息，组织能够进一步了解人力资源的数量、专业素质、文化程度等方面的数据，从而对其进行科学管理，根据不同人力资源的能力和各类人才的不同特点，在组织内部进行合理的配置，因事择人，因人治事，充分发挥人才的特长，促进部门之间、行业之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，从而更好地进行人力资源管理。
2.4 人事档案可以为绩效考核提供重要信息。人事档案中的组织成员绩效考评信息记录，是了解和比较组织成员工作效果的重要信息源。绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，是收集、分析、评价和传递有关某一个在某工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面信息情况的过程。绩效考核是人力资源管理的重要环节，关系着员工的晋升和奖惩。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的素质、能力、绩效、表现等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证组织决策的科学化、合理化。
3 人力资源管理中利用人事档案的现状和困境
通过上面几个方面的论述，可以看出人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而在现代人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化，企业在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案，究其原因，可归纳为以下几点：
3.1 档案收集渠道过窄，造成人事档案的内容不够全面。资料的收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，内容必须完整。现在国内组织的人事档案，普遍存在档案材料内容不够全面的现象。
3.2 人事档案内容缺少真实性。近年来，就业压力不断增大，越来越多的人找不到满意的工作，为了更好地就业，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，甚至出现同一个人却有几套不同的户口、不同的学历和专业。这些信息给人力资源管理部门制定岗位配置计划、各种培训进修计划及退休解聘计划等造成误导，使人力资源管理在组织中的作用发挥受到了阻碍。
3.3 缺乏高素质复合型管理人才。企业人力资源管理信息化对人事档案人员提出了更高的要求。目前，许多组织的人事档案队伍整体素质普遍较低，档案管理专业人才少，既熟悉计算机技术，又掌握人力资源管理和人事档案工作的复合型人才更是严重缺乏，不能适应人力资源管理信息化建设和发展的需要。
4 提升人事档案在人力资源管理中发挥作用的策略
随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。
4.1 人事档案收集多元化，使内容不断丰富和凸显专业特点。人事档案应为人力资源管理提供更有价值的信息和数据，比如，我们对于人事档案的功能定位不能仅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成员、政治面貌、学习经历和工作经历，而是要将人事档案放在为组织开发和管理人力资源上提供更多的信息支持，其收集内容要体现出人才个性、个人专长、个人信用记录等，为组织按需设岗、公开招聘、竞争上岗、择优录用等提供依据。以高校人事档案管理为例，除收集人事档案规定的十大类外，还应收集教职工的知识构成、思想和心理素质等方面的相关信息，这样有助于高校制定适宜的培训、招聘和人才安置计划。我们应根据高校发展的需求，针对高校内专职教学人员、教学管理人员、学生管理人员及行政管理人员的不同特征进行归纳总结，就不同岗位职责及特点确定档案材料收集范围及重点， 如，专职教学人员，应在收集档案材料时着重收集教学成果方面的材料；教学管理和学生管理人员，应着重收集反映其管理水平、师生满意度的材料；行政管理人员，应着重收集反映其行政管理水平和应急能力的材料。
4.2 坚持客观公正原则，确保人事档案的真实性。真实性是人事档案最基本的特性，失去了真实性，人事档案也就失去了其存在的价值。人事档案要做到客观公正，必须保证归档材料的真实可靠，做到实事求是，完全符合当事人的实际。人事档案归档材料做到客观公正，是目前杜绝假文凭、假年龄、假工龄的有效措施。
4.3 加快人事档案的现代化管理步伐，为人力资源管理提供便捷高效的服务。人事档案管理工作应大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化管理，充分利用网络平台，将个人的档案材料输入计算机形成数字化的档案，在企业内部局域网上建立平台形成资源共享，不断提高人力资源管理工作效率和水平。
（作者单位：河南经贸职业学院工商管理系 来稿日期：2013-10-15）
作者：郭芳
人力资源管理中人事档案论文 篇2：
人力资源管理中对人事档案利用的思考
摘 要：人事档案是应人力资源管理的需求而产生的产物，人事档案中部分材料也是在人力资源管理的过程中产生，因此，人事档案是人力资源管理重要的组成部分。人事档案是对一个人经历、学历、能力、道德品质和薪资水平等方面动态的、客观的、真实的和综合的记录，对人力资源管理有着重要的参考和凭证作用。利用人事档案可以提高人力资源管理的效率，降低成本。但随着人力资源管理的不断发展，人事档案的发展略显滞后，为跟上时代的步伐，服务于现代人力资源管理，笔者对人事档案的管理提出了一些思考和建议。
关键词：人力资源管理 ;人事档案;利用
一、人力资源管理与人事档案的关系
1.人事档案是应人力资源管理的需要而产生的产物
中国在商周时代就有文字记录的谱牒，它们作为家族世系发展的记录，同时也是权力、职位继承的依据，已经具有人事档案的特征，可以认为是人事档案的早期雏形。谱牒是当时的管理者为了满足理顺家族成员的关系，合理进行家族事务和财产分配的需求而产生的产物。到了汉代，管理者为了公平合理地封赏官员而对官员的经历、战功和表现等进行官方的记录，以作为论功行赏的凭据。汉代官方所记录官员的经历、业绩和表现等信息，已经具备了人事档案的基本特征，可以看作是人事档案的早期形式。汉唐以后，历朝历代官方对官员的履历、经历、业绩等都有记录，并以此作为官员考核、任免和升迁的重要依据。随着历史的发展，管理部门对管理对象的履历、经历、德、能、绩、廉等记录内容有了更详细和具体的要求，并把这些记录长期保存作为管理工作的重要凭据。这种对管理对象履历、经历、德、能、绩和廉等情形记录在案并以此作为考核和使用依据的作法发展到现在就成了现代的人事档案制度。
新中国成立后，为了更好地做好干部的管理工作，中央组织部于1956年8月制定了我国第一部全国性的干部档案工作法规《干部档案管理工作暂行规定》。并在以后的人力资源管理工作实践中，不断对档案工作提出了新的要求和规范。1990年12月，中组部、人事部、劳动部和国家档案局先后发布了《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件，并在此后的工作中，对相应的文件又做了新的修订和完善，对人事档案的管理进行了更加严格和全面的規范。2018年11月中共中央又修订并印发了新的《干部人事档案档案工作条例》，对人事档案的管理和使用又提出了新的要求。
综上所述，可以说，人事档案的产生和发展，其实是顺应人力资源管理工作自身不断发展的需求而产生和发展的，也是人力资源管理工作重要的依据和凭证。
2.人事档案的内容是人力资源管理相应部门在使用和管理人的过程中产生的产物。人事档案是人力资源相关部门在考察和使用人的过程中产生的。例如，人事档案中的政审、考察、考核、审核、审计等材料是组织对相应人员的进行德、能、绩、廉进行考察时产生的材料，职工的转正定级、落实工资待遇等是人事部门对职工在使用中产生的材料。同时，人事档案是经过相应管理部门形成或者是由相关部门认可的材料。例如，人事档案中的学籍学历材料是由教学管理机构形成的材料，奖励和处分材料是相应管理部门在工作中形成的材料，个人的自传、履历表、职称评定相关材料等是由相应部门认可的材料。这些材料是人力资源管理部门在工作中产生的，也是开展工作所必需的。
因此，人事档案是应人力资源管理的需要，在人力资源管理工作中形成的，又为人力资源管理提供参考和凭据的材料，它是人力资源管理工作中相辅相成、不可或缺的重要组成部分。
二、人事档案在人力资源管理中的作用
一方面，人事档案是对个人身份、学历、经历、能力、薪资水平、政治面貌、思想品德、健康状况及社会关系等情形的原始记录，它是在人力资源管理工作中产生的和经人力资源管理相应部门认可的材料，是对一个人人生经历动态的、全面的、综合的和客观的记录。因此，在人力资源管理部门选拔任用人才时，通过它能对相应人员有一个综合、全面和客观的认识和了解，有利于人力资源管理部门合理选人、用人，构建用人单位良好的人才体系，为人力资源管理提供重要依据。另一方面，也为人力资源管理部门在用人的过程中提供监督作用，及时对人力资源管理部门和其使用和服务对象做出警告和风险提示，为人力资源管理部门规避不必要的法律纠纷和风险，为选人和用人单位提供重要的资政和凭证作用。
三、人力资源管理中对人事档案的利用
1.寻找和发现对象。相关人才管理部门，如政府部门的人才局、人力资源管理服务部门、用人单位等均可以通过查阅相关人员的人事档案，来了解和发现拟使用的对象，挑选有利于本单位发展和队伍建设的人才。尤其在现代大数据时代，随着人事档案数字化工作的逐步推进，相关部门通过数据筛选和查阅人事档案来选择和发现人才，将极大地降低招聘选用人才的风险和成本。
2.考察和选拔任用人才。人事档案中相关部门对个人的考核和评价，其个人的人生经历、德、能、绩、廉等客观、公正和全面的记录，有利于人力资源管理部门对拟任用人选有一个全面的认识，做出客观、公正的评价，防止选错人、用错人和带病提拔人，既是对求职人员公平，也是对选人、用人单位良性、有序开展相关工作的有力保障。
中共中央办公厅于2018年11月印发的《干部人事档案工作条例》中就明确规定：“组织人事部门应当坚持‘凡提必审’‘凡进必审’，干部管理权限发生变化的‘凡转必审’，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。”对人事档案在干部选拔、任用、安置和流动中的重要依据和凭证作用进行了充分的肯定。
3.监督和管理人才。近年来时有人事档案造假的报道，这些事件既是对社会公平正义的损害，也是对人力资源管理工作的挑战，但也说明了人事档案在人力资源管理中的重要性。工作人员在其生活经历和工作经历中，所有的行为都将收录入人事档案，而在其人生的重要环节，如求职、升职和工作流动中，人事档案都将是其重要的评价依据。定期按规定对聘任使用人员人事档案的审核审查，既是对聘任使用人员的监督管理，也是对人力资源管理工作的自查自纠，可以有效地净化人才市场，也有利于人力资源管理工作的良性发展。
2016年11月，中共中央办公厅、国务院办厅出台了《关于深化职称制度改革的意见》中提出：“探索建立职称评价诚信档案和失信黑名单制度，纳入全国信用信息共享平台。”而职称评审材料是人事档案重要的组成部分。2018年11月中共中央办公厅出台的《干部人事档案工作条例》中也要求组织、人事部门对干部审核、审查材料和处分材料要收进其人事档案中分类保存，同时要求在干部的招聘、引进、提拔、任用和流动前，必须审核其人事档案。这些政策和措施的出台，可以说是充分利用了人事档案在选人、用人中的监督和管理作用。
四、人事档案的分类、管理和利用现状
1.人事档案的分类。人事档案根据人员属性可分干部人事档案、企业职工人事档案和流动人员人事档案;从人事档案记录的载体可分为数字化人事档案和纸质人事档案;从管理权限可分为单位职工人事档案和流动人员人事档案。
2.人事档案管理的现状。人事档案是一项与人力资源管理工作相伴而生，源远流长的工作，也是实际生活中一项专门的工作。但是现实工作中，人们对人事档案管理的研究和宣传还较少，除了国家的一些规章制度外，用于指导该项工作开展的理论体系还不丰富，很多企事业单位职工对人事档案不了解，对人事档案的重要性认识不够，甚至有些人就业几十年，其档案还在就读学校存放，或者有些流动人员的档案自己都不知道存放在何处。基于上述原因，导致人事档案管理人员缺少专业的人才，很多是半路出家，边做边学，管理人员的专业化和职业化不足，影响了人事档案管理工作的进一步开展和发展。
3.人事档案在人力资源管理中利用的现状。在当前数字化的时代，很多人事档案还是纸质化，利用限于人工操作，利用和管理范围还是局限于本单位利用和管理为主，跨单位、跨地域的查阅、借阅数量较少，即使有也大多需要专人专程办理，费时费力且成本较高。这些使得人事档案的信息资源开发利用率不高，人事档案在人力资源管理中的作用没有得到充分发挥。同时，人事档案的管理和利用方式在很多地方和单位的人工操作，使利用人事档案为人力资源管理提供抉择依据的客观性、可靠性、完整性和权威性存在不确定性。影响了人力资源管理对人事档案利用的效果、权威和意愿。
五、现代人力资源管理对人事档案利用的需求
随着社会的发展，人员流动性越来越大，用人方式多种多样，就业形式也灵活多变。在万物可联的物联网和大数据时代，人力资源管理也一样希望通过某些材料的数字信息，把反映一个人长期的各方面表现进行客观的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最经济的方式，找到最适合的人员。而人事档案正是人力资源管理部门所希望得到的那些材料。但现阶段由于人事档案数字化程度不高，收集的材料内容不够丰富，人事档案工作还没有全民开展，可供利用的资源和范围有限，即使具有專门人事档案保存和管理的单位，也仅只在本单位的范围内开展人事档案的利用工作，且只管理本单位人员的人事档案。这使人事档案的相关信息相对割裂孤立，利用极不方便。同时，人事档案管理人员流动性大，素质参差不齐，职业化程度不高，这样的管理水平也使人事档案难以满足人力资源管理部门的需求。这些，使得人事档案的利用价值降低，利用率不高，为人力资源部门提供参考和凭证的作用难以得到充分的体现和发挥。远没有达到人们当初创建人事档案就是为了为人力资源管理服务的初衷。
六、更好地服务于现代人力资源管理，人事档案管理工作应在以下方面加强改进和管理
1.人事档案本身真实性、客观性和权威性的保证。近年不断爆出有人利用他人人事档案求学、就业的新闻，也有的人通过学历、经历造假等手段，利用假的人事档案谋取不当利益。这些极大地损害了人事档案的公信力，使人事档案的权威性受到质疑。影响了人力资源管理对人事档案主动利用的意愿，也为假档案的存在提供了存在和造假的空间。要杜绝这些现象，必须对人事档案在全国范围内进行彻底的清查核实，去伪存真，还人事档案本身应具有的客观性和真实性的本来属性。
2.人事档案本身信息收集、鉴定和保存、管理制度的完善
（1）全民开展人事档案制度。目前，人事档案工作仅在政府机关、事业单位、一些社会团体和企业单位开展，对一些私营企业、流动人员、灵活就业人员和广大农民，并没有建立人事档案，也没有专门人事档案管理机构和人员，更谈不上人事档案材料的收集、更新和鉴别等。在过去传统时代，这种情况对人们的生活和工作，对人力资源管理部门和政府相关部门的工作看似也没有大的影响，但是随着社会的发展，大数据、物联网时代的到来，人们连种地都用上了信息化的手段，但作为国家的主人，社会主体的人的基本信息还长期滞后于社会的发展，这极大地拖累了各级各类人力资源管理部门的工作效率，工作实绩，加大工作成本。
（2）人事档案收集的内容范围还可进一步拓展。目前的人事档案，还只有10个类别的材料，涵盖个人三龄两历一身份、基本社会关系和组织、人事部门开展的审核、考核以及个人获得的奖惩和工资待遇等内容。内容还不够丰富，如对个人有着重要意义的社保信息、医保信息、纳税信息、住房信息和诚信信息等重要信息，还没有进入人事档案收集保管的范围，只是掌握在少数机构手中，成为信息的孤岛，不能为组织和人力资源部门所利用，不利于相应部门通过人事档案，对个人健康、诚信和廉政情况的审查审核，淡化了组织和人力资源部门对相关人员的监督和关注，也给相关失信人员和腐败分子提供了做假和逃避监督审查的空间，降低了人事档案的利用价值。因此，应进一步丰富和拓展人事档案收集材料的内容和范围，使人事档案真正能反映个人的全面情况，使人力资源管理部门通过对人事档案的查阅审核，就能对人做出综合的判断。
3.顺应数字化时代的发展，尽快推进人事档案数字化建设。人事档案要融入信息时代的发展潮流中，自身必须先符合信息时代的要求，尽快数字化。具备信息时代的基本特征，才可以接入到大数据的各个端口，成为各类数据中的一员。但是，人事档案数字化面临着两个问题，一个是经费问题，一些单位长期以来积累的人事档案数量庞大，要全部数字化将面临大笔经费开支，预算难以完成。另外人事档案具有保密性的要求，一些单位在场地、设施等硬件上一时难以满足，数字化工作一时难以开展。但不论是什么样的困难，信息化的时代已经到来，历史的洪流将会随着时代的发展滚滚向前，人事档案也不例外。
4.实现人事档案信息在保密的前提下互通共享。大数据、物联网时代的基本特征就是各种数据互通共享。现在异地医保结算已经在一些地方运行，银行信息、住房信息等也已经在一定范围内实现了互通共享。这说明，相关数据的互通共享在技术上已经有了一定支撑，在实际生活和工作中也有需求。如果人事档案信息收集中增加银行信息、社保信息、医保信息、住房信息和诚信信息后，能实现在保密的前提下，一定范围和要求内互通共享，将极大地提高人力资源管理的效率，并降低成本。
5.建设一支专业和职业的人事档案管理队伍，提高人事档案管理质量。人事档案中存在的各种问题，除了要从制度上加以规范外，还应加强人事档案管理人才队伍的建设，从整体上提高人事档案管理人员的业务素质和政治素养，使人事档案管理人员形成一支专业的和职业的队伍，除了能严格按照规章制度管理档案外，还应具有一定的人事档案审查审核能力，才能在实际工作中把好人事档案管理的各个关口，确保人事档案的真实性和权威性。只有在制度保障和人员保障的双重作用下，人事档案为人力资源管理服务的各项预期才能得以实现和落实。
参考文献：
[1]李晓婷.人事档案管理实务[M].上海：复旦大学出版社，2019
[2]马 娥.干部人事档案工作的管理与思考[J].档案管理，2020
（作者单位：海南大学人事处）
作者：杨吉琼
人力资源管理中人事档案论文 篇3：
新形势下电子人事档案在人力资源管理中的作用
在人力资源管理工作中，人事档案管理是重要的工作内容。传统的管理模式中，人事档案的形成多采用手写记录方式，以纸质档案为主，这种类型的档案具有一定的管理难度，主要体现在档案的保存方面。在对纸质档案进行管理的过程中，除了保存以外，还需要对其采取一定的保护措施，如防虫、防火和防潮等。在此期间稍有不慎，就会导致人事档案丢失或损坏，一旦发生档案丢失的情况，就会进一步增加人力资源管理的难度，导致其工作效率的下降，从而给企业或单位造成较大的损失。由此可见，传统的人事档案管理工作存在管理性能方面的不足，在现代人力资源管理工作中已无法满足其要求和发展的需求。因此，在新形势的人力资源管理工作中，传统的人事档案管理工作已经不能满足当下发展的需求，亟待优化。
目前，我国无论是经济发展水平，还是科技水平，均处于世界领先地位，推动了互联网技术的快速发展，其应用基本普及。自此之后人力资源管理中对于电子人事档案的应用愈加广泛，其优势和发挥的作用被广泛认可，而备受青睐。在实际应用中相关信息的记录主要采用电子版形式，具有一定的便利性。不仅促进了档案管理工作的稳定性，还提高了其安全性，对人力资源管理工作效率的提高有着重要作用，而且电子档案的应用还可以作为人才优选的主要依据，从而促进企业健康稳定的发展。
新形势下人力资源管理中电子人事档案的重要作用
有利于促进人力资源管理效率，并降低工作难度
人力资源管理工作的主要内容是围绕着人进行相关工作的开展，所以在人事档案管理中应坚持“以人为本”的原则，新形势下电子人事档案的应用也不例外。对该项工作加强管理，有利于优化人才选择工作，从而为企业收获更多的复合型人才，有利于建立更加专业且素质超高的人才队伍，同时对工作人员的潜能的激发具有一定的作用，对企业经济效益的提高有良好的促进作用，企业的事业也会得到快速发展。
以往所使用的传统人事档案管理工作，主要以纸质档案为主，由于其保存难度较高，所以日常工作中档案的调取和收发需要十分谨慎，当人事档案调取后采用快递的方法完成传递，一旦丢失就会对人力资源管理带来较大的影响，直接降低人力资源管理工作质量。而电子人事档案管理的应用，有效规避了这一现象的发生，其数据保存方法主要采取信息化模式，相关资料的传输可通过网络进行，同时档案内容可进行完整备份，以避免档案丢失的情况发生，管理效率也得到大大提升。
另外，电子人事档案的管理，可通过网络技术进行，降低了管理方面的难度。这种人事档案管理的方法，提高了档案管理的整体质量，无论是相关资料的记录方式，还是保存方法均得到了较大的改善。此外，传统人事档案的管理模式中，纸质档案的保存需要较大的空间，档案保存室空间有限，当其空间无法满足人事档案保存时，往往会放置在其他地方加以保管，久而久之难免会忘记，导致资料丢失。还有些工作人员进行档案保存时，由于空间不足而放弃保存，这些均会增加人事档案丢失的风险。
电子人事档案的应用，可将相关资料及信息进行数据化保存，并通过电子形式进行查阅，促进了人力资源信息管理的全面性，这有利于提高员工的整体待遇，并完善企业的体系，对企业的发展有着积极作用。电子人事档案的保存主要依靠计算机技术完成，随着该技术的发展，其内存逐渐扩大，能够保存的数据越来越多，也有利于提高电子人事档案管理的精细化，为人力资源工作质量的提高奠定了良好的基础。
人力资源管理成本得到合理控制，节省人力资源
以往所使用的人力资源管理模式较为传统，由于人事档案多采用纸质方式进行保存，其管理的主要内容是档案的收集、分类及筛查等，这些工作完全依靠人工完成，想要保证工作的顺利开展，对人力资源的需求较大。然而新形势下，电子人事档案管理的应用逐渐广泛，其工作的开展需要依靠计算机软件及相关技术完成。通过信息化的处理方法对人力资源相关当纳进行分类和处理，在档案分类的过程中，能够提高其准确性，同时人事档案的调取工作可采用计算机软件进行检索后调取，从而优化了管理操作的流程。通过电子人事档案的应用，有利于减少人力资源的投入，也可节约资源，从而大大缩减了人力资源管理工作中的成本投入，对企业经济效益的提高有着积极作用。
电子人事档案具有全面性，有利于提高整体效益
与传统人事档案管理工作相比，电子人事档案管理工作更具科学性，有利于促进人力资源管理工作的顺利开展。同时采用电子档案管理方式，还能够对各个员工的特点进行分析，促进了人力资源工作的全面性，可将其作为人才选拔的重要根据。
新形势下，人力资源管理工作要求越来越高，此时使用电子人事档案，能够使人力资源管理工作的需求得到满足，而且在人才需求管理方面，电子人事档案的应用更具合理性和科学性，使相关工作的开展更加规范。在人力资源管理工作中，工作安排的合理性和规范性是提高工作质量的重要基础，而电子人事档案的应用具有促进作用。在实际管理中，依据单位对人才的具体需求，以及单位岗位的区别，对人力资源进行合理安排，保证各个职位安排的合理性，使员工的特长得到全面发挥，提高各个岗位的工作质量，从而创造出更大的价值，促进单位健康长效地发展。
有利于为企业相关决策提供依据
在企业中人力资源管理是不可缺少的重要管理部分，其在工作中对企业决策有一定的影响。然而在人力资源管理质量中人力资源管理部门中的人事电子档案与之有着密切的联系，甚至影响管理质量的高低，同时电子人事档案也会直接影响到企业员工之间的关系和凝聚力。企业员工利益和企业的发展是企业决策的出发点，此时加强对电子人事档案的重视，能够深入了解员工的特点，从而在决策中起到引导作用。
在新形势下人力资源管理中电子人事档案管理的发展措施
对人力资源管理人员的素质进行全面提升
人力资源管理工作在社会高速发展的过程中，发生了较大的变化，想要使其符合新形势下的要求，就必须对管理工作加以完善，尤其是相关资料的整理和归纳中要保证其完整性。同时在人事档案管理的过程中，要做好人才信息的完善统計，并做好相关记录，加以分析后为其安排合理的工作岗位。从事人力资源管理工作的相关人员是保证该项工作质量提高的重要基础，因此相关单位应该重视人力资源人才队伍的建设，并保证其完整性。
单位应该定期组织人力资源管理工作人员参加相关培训，在此期间重点培养相关工作人员的专业水平，使其综合素质得到显著提高，从而实现复合型人才的培养，保证新形势下，电子人事档案在人力资源管理工作中更加完善。另外，提高工作人员的专业素质还要注重工作人员对电子档案管理工作流程进行充分的掌握，并熟练应用计算机技术，从而在档案的登记、修改以及信息传输中发挥作用，使该项工作的开展更加顺利，提高各项操作环节的效率。
工作人员是否能够熟练掌握计算机操作技术及安全操作规则，是保证上述工作质量的重要基础，所以工作人员必须通过培训全面了解相关知识，并保证能够在日常工作中合理应用。从而使人力资源管理工作中电子人事档案管理的完善性，保证其稳定性。想要提高人力资源管理的有效性，并促进电子档案资料的利用率，就必须重视管理人才队伍的建设，并采用合理的管理方法。所以，除了定期组织相关培训外，工作人员可自由选择时间进行培训，并自主决定培训的内容，从而对管理人员工作的欠缺之处，加以补充和完善。
为了进一步吸纳人才，可在招聘的过程中选择复合型人才，将其安排在人力资源管理岗位，完善人力资源人才队伍的建设。与此同时，鼓励从事人力资源管理的工作人员互相交流，从而学会取长补短，使其不断提高对自己的要求，保证符合人力资源管理岗位的要求，促进电子人事档案的完善性，使其电子化效果更加突出。
加强基础建设促进电子档案管理体系的完善
随着社会的快速发展，人力资源管理工作的形式也在更新。在此背景下，人力资源管理工作中电子人事档案管理工作，需要明确工作的重心，并以此为导向完成相关工作，即在实际工作中，不断对管理工作的特点进行深入了解。例如，电子人事档案的应用在人事资料收集中，需要相关工作人员对单位的需求进行充分了解，充分掌握单位对人才类型的要求和需求，并了解相关人员对工作岗位的要求。以此为基础开展电子人事档案管理工作，从而促进工作体系的完善性，保证人力资源管理工作中，电子人事档案的作用得到全面发挥。
在人力资源管理工作中，电子人事档案管理质量的高低受到多种因素的影响，其与硬件设备之间有着密切的联系，良好的硬件设备有利于提高工作效率和管理质量，同时还能够在相关资料收集、检索和存储中保证运行的安全性和有效性，因而在实际工作中要注重硬件设备的投入。
此外，为了进一步促进人事档案发挥更大作用，从事人力资源管理工作的相关人员，需要充分地了解单位发展的具体要求，熟练掌握单位的管理制度及相关流程，以此为基础对电子人事档案管理体系进行完善，并加以推广和应用，进一步提高电子人事档案的作用发挥，使其发展更加顺利。
对人力资源工作模式从根本上扭转
以往人力资源管理工作中对人事档案的管理主要采用纸质管理方法，对于相关资料的记录主要以录音、手记和照片为主，由于上述内容具有较高的保存条件要求，而且繁琐的资料保存或相关内容的检索，需要较大的人力，而且极易发生资料丢失的情况，这不利于企业的发展，甚至造成更大的影响。因此，在进行人力资源管理的过程中，需要对管理模式进行相应的创新，积极构建电子人事档案管理模式，并将其进行优化。在实际应用中要将以往的人事档案信息转换为电子档案信息，利用计算机软件进行相关数据的收集和录入，实现传统人事档案向电子人事档案的全面转型。电子人事档案应用的过程中，其所收录的信息可重复利用和检索，为了保证利用率和安全性，还需要建立相关信息共享的平台，并加强管理，实现信息资源的合理应用[ 1 0 ]。另外在人力资源档案管理工作中之后经期模式进行转化，才能够真正地适应新形式的要求。在进行保密文件和档案管理的过程中，相关工作人员录入档案信息后需要利用计算机进行加密，同时对权限授权及身份信息验证的方法加以管理，操作人员输入权限验证后，方可进行电子档案的相关操作，以此提高管理的安全性。除此之外，从事电子人事档案管理工作的相关人员需要对其相关性能进行充分了解，只有这样才能够真正提高管理的质量，并促进管理工作安全有效地运行。
综上所述，在我国经济和科技水平高速发展的背景下，我国人力资源管理工作逐渐向信息化的方向发展，并取得了一些成就，这大大提高了我国人力资源管理工作的质量。档案管理工作是人力资源管理中不可缺少的重要组成部分，尤其是人事档案的管理更是重中之重，需要加强重视。依据新形势的具体要求对人事档案进行创新，积极融入电子人事档案，依据企业的发展需求及人才要求。通过电子人事档案的检索和分析，为企业发展选择合适的人才，并通过各种合理方式提高电子人事档案的作用，从而使人力资源管理工作符合新形势的要求，为单位的发展提供坚实的保障。
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作者：王杏如