为了适应中央企业改革发展新形势需要, 进一步提高中央企业办公室工作质量和水平, 国资委于2010年提出在全系统深入开展“争创一流中央企业办公室”活动的要求, 并下发了《关于新形势下加强中央企业办公室工作的指导意见》。西安飞行自动控制研究所 (简称自控所) , 是隶属于中国航空工业集团公司 (简称中航工业) 的成员单位。按照国资委要求, 中航工业作出具体部署, 相继出台了有关评价标准细则, 开展试点工作, 并逐步在中航工业全面推进。
创建“一流办公室”是一项全新的体系性管理改进和创新工作, 以考核达标的形式进行星级认证, 达标考核项目涵盖“督办管理”“公文管理”“会议管理”“信访维稳”等5个基础项以及“文化建设”“满意度提升”“荣誉表彰”3个加分项和“密码密钥”“保密管理”一个扣分项, 具体有100多条标准, 覆盖全面、考评标准高。
这就要求我们一方面要精准对标, 在制度、流程等方面提升管理, 为顺利过关做足功课;另一方面, 要克服一些“柔性”障碍, 充分发挥思想政治工作的“导向和约束”“益智和激励”“疏导和协调”的协同作用, 为“一流办公室”达标认证保驾护航。
二、推进思路及策略
在推进思路上, 我们以弗里蒙特·卡斯特 (Fremont E·Kast) 的变革过程模型为理论基础, 从“提高认识, 明确职责”“对标标准, 完善体系”“信息协同, 搭建平台”“岗位练兵, 提升技能”“挖潜增效, 管理创新”5个方面着手开展这项工作。
(一) 提高认识, 明确职责。在组织全员认真学习“一流办公室”达标有关文件、资料, 明确达标具体要求的同时, 安排核心团队到兄弟单位考察学习行政和党建工作方面的先进做法;邀请上级部门“一流办公室”建设推进专家授课以深化对标准的理解;将“一流办公室”创建具体要求结合每个秘书的岗位职责以及所承担的改进项目, 重新细化岗位KPI;运用平衡计分卡管理工具, 制定部门战略地图和管理改进方案, 实现部门战略和企业战略的对接, 保证“一流办公室”的输出正是企业发展需要的、真正的“一流服务和管理”。
在这项工作启动之初, 党支部开展了特色鲜明的主题活动, 在部门上下统一思想, 组织头脑风暴会, 号召党员干部广开思路, 在创新思考和工作策划方面积极献言献策。通过对标学习、宣传引导, 营造强大的思想气场。
(二) 对标标准, 完善体系。在充分学习和吃透标准的基础上, 策划完成了较为完善的创建工作方案, 结合考核标准, 把持续开展制度体系建设和流程优化作为管理改进工作重点之一。通过对业务工作的重新梳理, 修订和新增了55项制度流程, 建立了包含9大类72个制度的流程制度体系, 并形成了《办公室管理制度汇编手册》。
(三) 信息协同, 搭建平台。通过搭建信息系统, 实现管理业务和制度流程的信息化, 形成包括公文管理、信息管理、流程审批、督办管理、会议管理、客户关系管理、计划管理、支撑保障等10个子系统在内的行政管理信息系统, 业务信息化覆盖率达到85%, 审批类业务以及涉及多个部门协同业务信息化的覆盖率达到100%。
党支部号召党员在全程参与信息化相关系统开发、测试、修改等过程中充分发扬先锋模范作用, 主动学习, 带头攻坚克难, 迎难而上, 赶时间节点, 保证工作的高质量完成。
(四) 岗位练兵, 提升技能。要创建“一流办公室”, 提升员工的素质是核心。通过岗位练兵, 加强培训, 搭建历练平台和拓展员工能力范围、挖掘潜力等手段, 促进团队实现从事务性秘书向政务性秘书的转变。鼓励员工站在企业和部门发展的高度, 系统分析和创新思考, 组织员工参与企业专题调研活动和管理论文的撰写, 增强员工参与管理的积极性。办公室先后有两项提案分获所级优秀提案和优秀改善成果奖。注重团队能力提升和员工特长和潜能的激发。将大的改进项目分解到每个秘书, 让每个人都负责一至两项独立完成的课题。在业务上给他们压担子, 给他们创造历练的机会和条件。
实践表明, 通过在“公文管理系统”“动态信息墙项目”和“会议管理系统”等项目中的历练, 既让秘书的系统思考能力、学习能力和综合协调能力得以提升, 在工作中能独当一面, 同时也让“一流办公室”推进计划顺利实施。党支部发出“人人争当奋斗者, 在岗位历练中成长成才”的倡议, 及时跟进和了解项目推进中的困难, 给予员工必要的思想动力和资源支持, 消除他们的思想压力和顾虑。
(五) 挖潜增效, 管理创新。在管理创新改进具体策划中, 办公室结合“一流办公室”考核的定位, 以部门战略对接所级战略, 明确办公室的价值目标, 探寻以下创新改进区间, 制定改进目标。1.“督办工作”力求更加深入透明。通过信息化手段扩大督办工作范围, 加大督办力度。对督办过程中发现的矛盾和问题深入调研, 协调推动工作进展, 确保企业发展战略落地和决策的有效执行。2.“公文简报”力求更加简要及时。针对公文、简报数量大、信息质量不高等情况, 将现有的信息进行合理分类, 分别建立流转更加高效的渠道, 搭建“动态信息展示墙”, 提高信息阅读效率和对高层决策的参考价值。3.“会议统筹”力求更加合理有力。通过探索信息化手段搭建会议管理平台, 实现对所级会议计划的发布、调整、会议室预定、会议材料的上传和提前分阅、会议服务和会后会议纪要等全流程的管控。4.“客户关系管理”力求更加细致新颖。对客户关系管理 (CRM) 平台进行全面优化升级。依据权限在相关部门开放查阅客户信息的权限, 提高客户信息利用价值。
三、思想政治工作的协同
毛泽东曾指出:“思想是主观的东西, 做或行动是主观见之于客观的东西, 都是人类特殊的能动性。这种能动性, 我们名之曰‘自觉的能动性’, 是人之所以区别于物的特点。”我们的思想政治工作, 就是用人类历史上最先进、最科学的世界观、方法论去教育人、启发人, 解决人的立场和思想问题, 不断提高认识和改造世界的能力。
我们如何通过思想政治工作这个“人类历史上最先进、最科学”的工具, 去“教育人、启发人, 解决人的立场和思想问题, 不断提高认识和改造世界的能力”, 也就是如何解决在“一流办公室”创建中面临的一些“柔性”的障碍, 是摆在党支部面前亟待解决的问题。
在深入分析形势和困难的基础上, 所办党支部经过缜密研究和细致部署, 在推进方式上, 通过“思想”“管理”“文化”三个方面的协同助推, 充分发挥思想政治工作的“导向和约束”“益智和激励”“疏导和协调”的作用, 确保支部工作有核心、有重点、有目标, 与中心工作无缝对接, 为“一流办公室”的创建保驾护航。
(一) 思想协同。“一流办公室”的创建对现有部分工作提出了变革和创新的要求, 这意味着要打破原有的一些惯例、传统和工作习惯产生的核心刚度。在这项工作启动之初, 面对员工的畏难情绪和参与热情不均衡等现象, 党支部积极引导, 以“交心谈心”的方式了解员工的困难和困惑, 消除他们的思想顾虑。结合工作项目进度紧, 需要加班加点赶节点等情况, 策划“温暖奋斗者的心”系列活动, 增进家属对员工奉献敬业的支持和理解, 解除员工的后顾之忧。
充分发挥党员的示范和引领作用。党支部加强“党员示范岗”“明星员工”等典型事迹的树立和宣传, 在网站《明星人》栏目展示部门优秀员工风采, 对在工作中勇挑重担、业绩突出、甘于奉献的同志及时宣传和鼓励, 为管理变革顺利推进助力蓄势。
(二) 管理协同。为了切实将党支部工作融入中心工作, 发挥党支部战斗堡垒作用和党员先锋模范作用, 助推“一流办公室”创建, 党支部提出三个原则:1.坚实的组织保障是思想政治工作管理协同作用充分发挥的前提和基础。党政领导班子要密切配合, 团结协作, 刚柔互补, 分挑重担, 以促进支部工作与部门行政工作紧密融合、密切协同。2.以党建、思想政治及文化建设同部门中心工作的同步实施作为发挥管理协同作用的出发点。思想政治、文化工作的核心重点要以促进中心工作的完成为前提, 避免党建文化工作开展与行政业务脱节, 形成两张皮。3.以计划统筹管理来充分发挥党建工作对中心工作的管理协同作用。将党建工作计划纳入部门计划管理体系统一管理和推进, 提升党建工作计划执行的有效性。
在充分发挥思想政治工作的益智和激励作用方面, 党支部一方面致力于打造学习型组织, 实现员工成长和组织发展的统一, 另一方面紧扣“一流办公室”创建对人员素质提升的要求, 从以下几方面开展工作:
——倡导全员持续学习, 提高自我更新、自觉学习能力。改变旧有的知识结构, 摒弃惯性思维方式, 不仅要加强政务管理理论知识和岗位技能知识的学习, 更要善于站在企业和部门发展的高度思考问题和开展工作。形成系统思考、适应变化、勇于创新、充分沟通、知识共享的思维习惯, 提升员工的主观能动性和创新能力, 使组织拥有不断创新的动力和源泉。
——考虑到“一流办公室”创建达标对提升政务服务能力的要求, 党支部策划开展了“专业知识流程行”“科研现场参观讲解竞赛”等活动, 促进全员更加全面了解企业产品谱系和产业发展情况, 促进业务技能提升, 提升政务服务能力落到实处。
—— 面对企业发展转型, 国际合作日益增多的情况, 办公室需要进一步发挥好对外联络方面的作用。为此, 办公室开展了针对性较强的提升英语能力的活动, 强化秘书在商务英语和专业英语的阅读和交流能力。
通过党政融合和发挥思想政治工作的管理协同效用, 员工在知识储备、系统思考、综合管理等各方面的能力都得到了显著提升, 我们在“一流办公室”创建工作中又迈进了坚实的一步。
(三) 文化协同。文化是团队凝聚的核心, 是组织的灵魂。办公室经过多年的积淀, 有着较好的文化基因。如何让这些优秀的基因更好地发扬和传承, 解决一些制度、流程无法解决的问题, 这正是党支部开展文化建设的意义和价值所在。党支部在这方面的工作重点如下:1.将原有的一些无形而又有价值的文化内涵加以总结提炼, 构建了包含愿景、目标、工作理念、行为准则、岗位职业规范等体系性的部门文化框架。通过在全员的宣讲和推动, 以及对其内涵的完善和深化, 使其成为我们开展工作的行动准则和行为指南。2.开展“文化理念征集”“难忘的假期”摄影大赛等活动, 以丰富的文化活动凝聚人心;开展“致我们最可敬可爱的人——外场保障团队慰问”“关爱·凝聚·幸福”等文化暖心活动, 拉近组织与员工以及员工家属的距离, 传递组织关怀, 进一步深化员工对部门文化的理解和认同。3.帮贫扶弱, 承担社会责任。策划开展扶贫帮困及助学献爱心活动。通过这些活动的开展, 让员工珍惜现有的工作、学习环境和生活条件, 懂得感恩, 让员工在工作中多一份责任、多一份担当。
以有针对性的、丰富多彩的文化活动为依托, 以党建、文化深度融合促中心工作, 不仅增强职工的认同感、荣誉感, 而且激发他们的工作热情和主观能动性, 使“一流办公室”创建工作不断深入推进。
四、结语
2014年年底, 自控所办公室顺利通过了中航工业“一流办公室”三星级达标认证 (初次申请最高只能认证三星级) , 成为中航工业首家申报和通过验收的单位。在完成“一流办公室”达标改进工作目标的同时, 部门提升了管理, 历练了队伍, 打造了一支能顺应发展和善于变革的、励志奋进的办公室工作团队。
与此同时, 思想政治工作在推进“一流办公室”创建中充分发挥了“导向和约束”“益智和激励”“疏导和协同”的作用, 充分体现出其思想、管理和文化方面的协同效应。
回想“一流办公室”创建历程, 它所历经的创新和实践仅仅是我们在推进和提升办公室工作迈出的一步。自控所办公室作为政务服务职能部门之一, 如何使其成为顺应企业未来战略发展的“司令部”, 以及党支部在其协同效能如何更好地发挥, 如何体现出更多的管理特质等方面, 我们还需要更多深入的思考和实践。
摘要：本文主要围绕“一流办公室”创建及思想政治工作的协同作用进行了论述。这对于探索新时期政务工作的管理思路和方法, 提升政务服务能力, 以及研究和丰富党建工作在管理领域的内涵和作用有一定的借鉴和启示意义。
关键词：“一流办公室”创建,思想政治工作,协同
参考文献
[1] 卡斯特.组织与管理[M].中国社会科学出版社, 2000.
[2] 赵勇, 李耀国.如何将思想政治工作与管理有机融合, 党建网, 2014-04-01.