一、公证机构审查和核实义务概述
(一) 公证机构审查和核实义务简介
《中华人民共和国公证法》第二十八条、二十九条以及《公证程序规则》第五章都对公证审查和核实义务作了明确规定。具体而言, 公证是指公证机构按照法律程序对自然人、法人或者其他组织的民事法律行为予以证明, 或者根据他们自己的申请, 对具有法律意义的事实和文本证明其真实性和合法性。在我国, 公证机构的审查核实是指遵照《公证法》及《公证程序规则》的规定, 公证人员针对必须接受公证的事项有异议的时候, 对公证事项的情况及相关证明材料进行调查核实, 从而确认公证事项和文件是否真实和其来源是依照法律规定。
(二) 审查核实义务的原则
真实性和合法性是公证机构审查工作的生命线, 它直接决定了公证书的质量。审查的客体主要包括对书证的审查和对证人证言的审查。对书证真实性的审查, 可以从以下几个方面进行:其一, 对书证制作者的审查。对书证制作者的审查首先审查的是书证制作者的签名、盖章、捺印是否属实, 是否存在虚假签名, 私刻公章的情形。其次就是在制作者主体真实的情况下, 审查该制作主体出具书证的资格。其二, 对书证形式的审查。对书证形式的审查主要是审查书证有无变造痕迹。其三, 对书证实质真实的审查。一是要审查明确书证记载内容所表达的真实含义, 二是审查明确书证所表达的含义是否是书证制作者的真实意思表示。三是审查书证与待证事实的关联性。
而对证人证言的审查, 其一是对证人资格的审查。证人资格的审查, 首先证人必须是对公证待证事实具有亲身知识的人。第二, 证人必须是能够正确表达意志的人。第三, 证人必须是与当事人无直接利害关系的人。其二是对证言的规范性审查。最后是对证言内容的审查。证人证言作为一项复杂的证据, 主客观各方面因素都会给这类证据的证明力造成影响, 因此必须结合证人的各项因素加以综合分析。另外, 对于办理某些公证例如委托书公证时必须进行目的审查。我国《民法通则》第五十八条明确规定以合法形式掩盖非法目的的民事行为无效。因此, 目的不法在法律上存在着违法性。
怎样审查证明材料的真实、合法?首先, 公证员在进行公证审查时应达到公证行业内公证员的平均水平以及应负有起码的注意义务, 也就是说应当具备一名普通公证员审查公证事项和证明材料的能力与经验。根据我国《公证法》第23条规定, “证明对象真实合法”是我们公证的首要目标, 对于公证审查的注意义务一般只要求根据可搜集到的证据, 能够实现“优势证据”和“证据真实”的高度盖然性即可。
其次, 对证明材料的真实性合法性审查核实不能超过公证员一般注意义务的限度, 即只要形式上足以证明公证申请人提供的各类材料本身是真实、合法的, 公证员在针对具体的案件时则需根据经验法则、逻辑规则和自己的理性良心来判断证据和认定事实。这就决定了公证审查核实权的行使, 是对公证员法律素养和专业执业水平的考验, 直接决定了公证质量和公证执业风险的大小和可能性。
二、公证实务中公证审查和核实存在的问题
实质审查即实体性审查, 也叫“全面性审查”, 即对公证材料的真实性、合法性予以证明。形式审查即形式性审查, 也叫“间接性审查”, 即公证书, 对文件, 签名或盖章签名的真实性, 并与本原件, 等保持一致。这种方法一般只能证明签字和印章的真实性。原则上, 公证机构公证员不对证明材料的真实性负责。一般而言, 证明材料的由相关单位出具, 其真实性也由相关单位负责。在我国《公证法》中, 明确规定公证员具有有权审查的义务, 但对公证员履行其义务应采用何种审查方式, 法律没有明文规定。对此, 《公证法》只是模糊地规定根据公证事项的不同, 采用不同的公证规则。因此, 公证人员如何审查是尽到实质的审查义务, 学术界有不同的观点笔者认为, 公证的形式审查与实质审查并不是独立的, 但对同一公证事项来说这两种方式的“审查与确认”需并行不可偏废, 如果偏重实质审查就会加重公证机构和公证员的责任, 如果偏重形式审查, 就不利于公证质量的提高, 至于公证实践中这种限度的把握, 还需要公证员根据办证经验、当事人的要求和办证惯例来确定。
公证机构公证人员审查核实权有限, 同时相关部门不配合, 这是造成公证机构审查核实困难的实质原因。在目前的公证实践中, 审查核实过程是必要的传导公证的过程中, 公证人员在行使过程中这种权力必须履行的义务并认真核查。现行法律法规并没有赋予公证机构主动收集证据的权力, 公证机构的核实只能是存在的事实和当事人提供的材料的前提下, 无法为当事人补充证据。也就是说, 公证人员审查核实, 一般的范围不得超过当事人提供材质证明的范围。
在目前的公证实践中, 公证人员负责审查当事人提供材料的真实性, 这是因为具有法律效力的事实和文书都是由申请人提供的相关材料予以证明的。而我国正处于社会的转型期, 部分社会公众的诚信度不高, 容易出现造假, 客观上对公证人员的审查核实能力提出了更高的要求和挑战。
结合笔者从事公证工作实践及与同行交流所得, 现实情况下, 公证机构进行核实并不顺利。归纳起来主要有以下几个方面:
(一) 目前法律没有赋予公证机构具体明确的核实权。
《公证法》仅在第二十八条、二十九条规定公证机构具有审查、核实义务, 但没有赋予具体明确的核实权。很多机关不配合公证机构的核实。例如继承公证中, 需要当事人提供被继承人家庭关系中法定继承人的亲属关系证明。但当事人基本反映开具证明难, 公安机关基本不给予证明, 甚至拒绝公证机构的核实。由于法律没有赋予公证机构具体明确的核实权, 加上我国户籍制度不够完善, 公安机关公民信息系统中也未能全面反映公民家庭关系, 故公安机关拒绝出具证明, 甚至公证机构向公安机关核实情况时, 公安机关往往以户籍制度不健全或者保护当事人隐私为由拒绝。
(二) 目前公证机构没有一套统一的户籍、婚姻查询系统。
当事人户籍关系、婚姻状况不清楚, 完全靠当事人到相关机构开具证明, 当当事人提供开具的证明前来公证时, 公证机构出于谨慎审查和核实义务, 需要再次对当事人所提供的证明予以核实, 但公证机构由于没有一套统一的户籍、婚姻查询系统, 还得再次到相关部门核实, 造成人力、物力浪费, 也给相关部门工作带来麻烦。由于目前我国户籍制度不完善、婚姻登记制度存在建档时间较短、信息库信息不全、全国各区域之间不联网等弊端, 导致当事人的户籍信息及婚姻情况很难核实清楚。
(三) 目前全国不动产没有统一登记制度, 当事人涉及不动产公证时, 公证机构无法核实该不动产的具体信息, 尤其是受理异地不动产相关公证时, 公证机构仅能进行形式审查, 这也给公证工作带来困扰。
(四) 居委会等基层组织和单位证明的不严谨性加大了公证机构核实的难度。
居委会等基层组织开具证明的随意性, 私企单位公章管理的不严谨, 加上国有企业的解散、分立、合并等情况经常发生, 以及当今社会人员流动性增大, 人事档案管理混乱, 事事讲人情, 拼关系, 基层组织及单位随意盖章出具证明的情况屡见不鲜, 这也给公证机构的核实工作增加了很大难度。
(五) 异地调查核实的难度很大。
虽然《公证程序规则》第三十三条规定了公证机构有委托异地公证机构核实公证事项及有关证明材料的权力, 但是实践中由于存在异地核实成本过高、调查不便等诸多因素, 导致异地调查核实基本仅能局限于电话调查核实, 这也使公证机构的核实结果存在一定片面性。
(六) 对当事人的制假造假行为惩罚不力, 对制假造假的当事人没有任何威慑力, 客观上助长了某些别有用心的人假造假的嚣张气焰。
三、公证机构审查核实权的行使路径
目前, 对于公证机构的审查核实权存在各种各样的问题, 亟需得到重视和解决。公证需要保证质量, 公证程序也需要更好的执行。因此, 公证机构要提高公证的质量, 必须做好以下几个方面:
(一) 审查核实一贯公证办理的全部过程。
公证员不论是了解申请人的情况, 还是在审查核实的过程中, 每一个环节都必须认真对待当事人。通过与当事人的面对面交流以及对其书面材料的审查, 尽最大努力地了解当事人的情况, 仔细检查和比对其他材料, 以确认身份。
(二) 重视询问笔录, 防范执业风险。
在制作询问笔录时, 将当事人阐述的事情原委、公证员所判断的公证事项、公证后的法律后果以及向当事人阐明后当事人的意见等情况记录下来, 明确告知公证事项法律意义和法律后果。
(三) 进一步落实公证核实法律职权, 运用形式逻辑和日常生活逻辑识别证明材料, 进一步增强办证科技含量, 使用录音录像设备, 采取照相、录音、录像等一系列措施, 对办证过程进行实时全程录音录像。
(四) 建立网络诚信档案并定期公布“黑名单”, 对提供虚假证明的当事人予以曝光, 并将各个公证处信用查询系统联网。加强法制宣传, 搞好普法教育, 进一步完善和强化虚假证明过错责任追究和制裁制度。
审查核实, 不但是一个公证人员显著的职责, 而且是一个公证人员一项重大的义务。为了使社会各界确保公证机构的公证质量, 切实提高公证的社会公信力。面临公证中存在的许多现实问题, 一方面相关部门需要营造良好的公证环境, 另一方面更需要公证人员的不懈努力, 通过仔细的尽职调查, 依法客观合理的运用调查核实权, 努力履行谨慎义务。
摘要：真实性和合法性是公证审查工作的生命线, 它直接决定了公证书的质量。本文结合公证工作实践, 对公证机构审查和核实义务存在的问题进行全面分析, 进一步研究公证机构调查核实权的行使路径, 努力尽到审慎的义务, 从而保障公证质量。
关键词：公证机构,核实义务,调查核实权
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