文书档案是学校历史的见证, 是该校最真实、最原始的资料, 档案管理中的内容很广, 其中包括科研理论成果、学校建设等许多具有较强实践意义的内容, 这些档案能为该校日后解决实际问题提供借鉴, 它是一所学校可持续发展的依据。档案管理是一项复杂而周密的工作, 成功的档案管理应该具有准确性、保密性、科学性的要求。文书档案指得是由通用文书转化而来的信息档案, 是社会中各个单位都不可或缺的, 它展现了这个单位的发展历程, 记录该单位的现状, 又利用这些记录指导着该单位未来的发展。提供文件要保证时效, 及时处理。使档案发挥相应的作用。
一、 档案管理现状及原因分析
(一) 档案管理现状。就当前情况来看, 我国档案管理经常出现归档文件信息处理不及时、收集不全文件材料、不能及时对文件进行移交、公文格式不按要求办理等状况, 文件的及时处理, 就是迅速、适时、恰当。及时的原则就是对文件处理的时间和时限要求。在规定的时间里必办, 在限定的时间里必须办完。文件得到及时的传阅、督办、及时地进行归档处理。这将大大提高档案管理工作的质量, 体现档案管理工作的重要性。
1.文件资料汇集不完整。档案是为了存储在各个阶段的各项实际工作与活动中形成的有较大价值的信息资料, 它为我们提供学生、教师的基本资料, 还可从它所记录的解决问题的方案中总结实际经验, 有利于可持续发展。加大对档案管理的重视程度, 但由于本项工作特别要遵循文件处理的基本原则, 保证文件资料完整、齐全, 不丢失。因此要认真做好这项工作。不要出现档案资料不全, 资料不完整、成套的文件遗失, 这样势必影响档案的质量, 给工作带来不便。
2.档案公文格式不规范。档案最重要的作用就是供需要的人查阅, 可是文件数量繁多、涵盖范围宽泛, 为查阅方便, 档案的建立必须要有一个统一的格式, 这样的档案才会有条理。要想做出这样效果, 就需要有专业能力。分析现在档案的现实问题, 公文格式不符合要求主要体现在:标题格式不规范;纸张大小不符合要求;字体使用不规范;公章加盖不符合标准。
(二) 原因分析。原因主要包括如下4种:
1.对档案管理不重视。专业管理人员不到位, 不能及时对档案进行收集, 降低了档案管理的质量。
2.档案管理过程中管理人员队伍的连续性不强。不能合理配备档案管理人员和确保管理人员的质量, 这样不能很好地保证档案在日常工作中便于社会各方面的利用。削弱了档案对外的查询和借鉴价值。
3.档案管理人员业务熟练程度不高。档案管理是一项专业性很强的工作, 管理人员必须练好基本功, 熟悉和精通业务。否则就会造成档案管理过程中没有条理, 出现文件丢失的现象。
4.过度依赖高科技技术。在信息化时代, 信息技术已经渗透到了社会上的各项工作中, 近几年来, 我国经济水平提高, 教育事业受到重视, 为档案的建设和发展提供了更多、更好的条件, 档案管理也实现了信息化, 先进的管理设备为档案管理减少了工作量、缩减了工作时间, 但是如果完全依赖计算机、网络, 或者是运用不当, 也会使档案管理出现较多的漏洞: (1) 文件只在计算机中存储, 不打印纸质档案作为备份。计算机存储虽然成本少, 也较方便, 但是并不安全, 不宜长久存储, 还容易出现文件丢失的状况。 (2) 有些计算机存储的文件虽然打印出来了, 但是没有去档案室做相应的记录, 这就会导致文件管理程序紊乱, 即使出现管理漏洞也无处查询。
二、创新档案管理工作
(一) 解放思想, 摆脱束缚。外行人往往会把档案管理简单地想象成文件的收发和保存, 就如同是一个简单的仓库保管一般。没能意识到档案管理还有文件的收文、登记、分送、批办、归卷等繁杂的程序。因而要想从根本上提高档案管理的水准, 首先要转变人的观念, 加强对档案管理人员思想上正确的引导。必须要解放思想, 摆脱束缚, 重新确立档案管理的认识。
(二) 勇于探索, 不断创新。档案管理不能因循守旧, 要严格地规范存储和管理的过程, 在实践中求实创新, 要想提高档案管理的水准唯有创新。改革创新, 首先要从思想观念、思维方式到服务内容、工作方法、管理方法等方面, 提高管理人员的工作能力, 建立健全规范化的责任考核机制, 调动管理人员的工作积极性, 促使管理人员严格执行制度、严格按程序办事。要用制度管人, 建立符合实情的奖惩制度可有效地提高档案管理工作效率。
1.完善档案管理制度。根据实际情况, 建立、健全档案工作制度, 制定《档案室管理制度》《档案保密制度》《档案工作人员职责》《立卷归档制度》《档案资料查阅利用制度》, 用制度加强专业档案队伍的管理, 增强档案管理的科学性、严密性、准确性。
2.加强档案管理措施。许多单位都对档案管理做过研究, 已经形成了各自不同的创新性管理模式。经过不断地实践, 创新管理模式已日臻成熟。档案管理可以借鉴这些创新、先进、有效的管理模式, 结合工作实际情况, 不断进行改革, 融入自己所需要的新思路, 使档案管理工作更趋于合理化, 利用这种创新的模式进行档案管理有利于增强档案管理的针对性和有效性。比如, 要合理利用信息技术, 引进先进设备, 利用它来辅助档案管理, 将会节省人力、减少工作失误、减少工作量。这样不但能够提高档案管理的工作效率, 而且还提高了档案管理的质量和准确性。
三、 启示
档案管理在单位的管理工作中是不可或缺的一项重要工作, 在现今教育改革的浪潮中, 对教育教学过程中的经验积累、历史记录留下资料, 留给后人, 让改革浪潮中的弄潮儿有章可循, 有史借鉴, 少走弯路, 多有参考。所以建立完整、科学的档案管理制度, 创新档案管理手段, 加强档案队伍的管理, 有充足的资金提供基础保障, 专业管理人员才能够不断增强管理工作的效率, 减少工作失误, 更好地为档案工作奠定良好的基础。
摘要：近几年来, 社会、国家和家长对教育工作越来越重视, 这就对档案管理工作提出了更高的要求。档案管理工作是一项较基础、较复杂并具有较高服务性的工作, 它为其余各项工作的进行提供参考依据。近几年来, 教育改革正在大刀阔斧地进行, 档案管理工作的工作量、工作范围、重要性都在不断增加, 本文主要分析了我国档案管理工作的现状, 并针对其中存在的问题提出了几点创新档案管理工作局面的措施, 具有一定的参考价值。
关键词：档案管理,现状,措施
参考文献
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