高校档案的管理和利用工作, 主要管理对象就是学生的档案信息, 而学生的档案信息既有纸质版的, 也有电子版的。主要就是将所有档案管理有序, 确保无误, 方便需求者进行查阅和调取, 包括校内和校外查阅档案的方便性。当然, 查阅档案不是一件随便的事, 需要在一定切实需求和合理保证下进行查阅和调取。因此, 档案信息还需要一定的保密性, 不是可以随随便便想查就查, 以维护高校学生的合法权益和个人信息。
随着信息技术的快速发展和推进, 高校档案管理和利用工作的高度重视, 高校档案管理工作逐渐成为学校管理重要工作之一。每年对高校档案管理和利用这项工作的考察和优化力度也不断增大, 对档案管理工作人员的工作态度、工作素养、工作效率、工作水平也提出了较高的要求。
一、目前高校档案管理和利用的现状分析
高校的档案信息涵盖学生从开始有个人信息到现在的所有信息, 包括了学生出生年月、家庭成员、学习过程、爱好兴趣、个人荣誉、个人惩罚、个人实践、个人获得奖项等所有信息。如果不认识这个学生, 通过查阅档案就可以较为全面的掌握这个学生的相关信息。虽然, 学生的性格脾气很难直接在个人档案上体现出来, 但是, 个人的基本信息大部分上都体现在档案上。对于一些招生就业的工作单位、科研管理、党政调查的工作需求而言, 通过查阅档案, 基本上就相当于可以查阅这个人了。因此, 档案信息对于学生而言, 它的作用不容小觑, 虽然丢失档案依然可以弥补, 但是如果说档案信息不全, 找回的不够完整, 对于学生的损失, 或者产生的严重后果, 不堪设想。所以, 对于高校档案的管理和利用工作来说, 不是单纯的保管就可以了, 还担负着一定的责任和义务。
(一) 高校纸质档案管理工作存在一定的漏洞
目前来说, 高校档案的管理和利用工作, 一直处于不断优化和完善的过程。在过去, 为了方便档案管理, 会专门有一个区域存放档案, 将学生所有档案进行编码摆放, 就像图书馆的书籍, 需要查询档案的时候, 通过编码可以快速查阅到。这种比较传统的存放方式一直被沿用, 也一直被推崇。但是也存在一定的漏洞和不足, 毕竟高校对于学生档案的管理和利用, 至少在学校存放的时间为3-4年, 甚至可能因为各种原因更长。比如, 有的学生毕业没有及时就业, 没有档案的接收单位, 或者干起个体, 自己创业, 当时不需要个人档案, 对于档案的重视程度不够。学校每年招生还是有新的学生档案入库。如果不能够及时的处理和交接, 在整理纸质档案的同时, 很有可能导致纸质版本的存放混乱, 最后理不清楚, 查找困难, 还容易不小心被遗弃。等到学生或者用人单位需求的时候, 难以下手, 难以查询, 导致档案滞后, 影响学生或者用人单位的及时使用。这就是纯纸质档案存库可能存在的漏洞和弊端, 影响高校档案的充分管理和使用。
(二) 高校档案管理工作者需要一定的提升
档案管理工作本身就很烦琐, 对于高校来说, 一个学校的学生至少万人以上, 甚至更多。一人一档案, 这可以说是学生的标配。对于学校来说, 高校档案管理工作的严谨程度不容小觑, 对高校管理人员的要求也应该更加严格。而目前, 负责档案管理和利用工作的人员有限, 而且不加强对他们的培训和管理, 他们还是会沉迷于以前陈旧的工作模式和工作方法, 这样的工作状态和工作内容不利于档案管理和利用工作的突破和创新。毕竟, 时代在发展, 信息技术在不断创新, 纸质管理档案的方式不能舍弃, 但是新的高效档案管理模式也需要融会贯通, 积极采纳和利用。这样与时俱进, 才能够更好的管理和利用高校档案, 更好的服务好学生和用人单位, 更好的完成档案的交接工作。让档案随着人事变动, 顺利到达用人单位或者档案本人所在地, 保证档案跟着档案者本人, 随时使用, 随时拥有, 有地可循, 有据可依。
二、完善高校档案管理和利用工作的有效举措
高校的档案管理和利用, 牵扯面也不多, 对于这项工作的主要负责人来讲, 主要就是档案、档案的存放地——档案馆。无论是档案的输入还是输出, 无论是档案的查阅还是调取, 基本上都是在档案馆内完成。因此, 如何梳理清楚档案馆内这一亩三分地的工作, 就是接下来要考究、探索和思考的主要问题。
(一) 不断学习, 利用先进的信息技术
时代在发展, 技术在推动。目前, 纸质版本的档案管理方式依然延续, 有其存在的价值和意义, 对于档案的留档和保存也有很大的帮助。但是对于高校的档案管理和利用工作而言, 在工作的开展和推行的过程中还存有一定的障碍。在很多高校里, 负责档案管理工作的部门或者科室不是独立的, 因此在很大程度上缺少相对更为完善和系统的管理体制。而且档案管理的工作人员, 相对来说工作较为单一, 和其他外界的交涉也不是很多, 工作内容也不是太烦琐。长期工作下来, 整个人的工作状态也比较沉闷, 相对来说整个人对待工作的制动性也不强, 积极主动工作的意识也比较淡薄。不难发现在档案管理工作的人员中, 有懈怠工作的现象, 有的工作人员长期存在的状态就是有活就干, 没活就玩。
为了杜绝高校档案管理工作人员的过分懈怠, 应该对这部分人员提出更高的要求。可以加强培训和学习, 很多人出现怠慢的主要原因就是工作内容单一, 工作形式单一, 在工作中没有成就感, 没有突破自我的感觉。其实, 高校档案的管理和利用工作说简单也简单, 说烦琐也烦琐。提升工作人员的工作热情, 提高工作人员的工作效率, 不能对档案管理人员置之不理, 任其随性发展。可以不定期的开展相关的培训, 对一些传统查阅档案的管理和利用模式、理念予以肯定和巩固, 引进一些利用信息技术的查阅方式, 帮助档案管理人员提升工作效率, 毕竟电脑输出和定位, 比人力跑腿查阅更快、更精准一些。而且不断学习的过程也是很愉悦的, 对工作热情的提升帮助很大。除此之外, 还可以定期举办一些年度技能比拼, 比拼档案管理人员查阅档案的速度和检查档案库的管理情况。比如档案的编码是否及时更新, 档案的输入输出是否有失误或者遗漏, 影响他人工作的正常开展。年度对工作的质量、效率也有一定的数据考核, 从而督促高校档案管理工作人员的工作热情和工作效率。
(二) 不断实践, 优化和完善管理工作
高校档案管理工作不是一成不变的, 档案管理的准确性和高效性对于相关工作的顺利开展帮助也很大。除了依赖于学校的培训和学习以外, 还要多与其他高校的档案管理工作进行相互交流和学习。现在信息技术比较发达, 可以和其他高校的档案管理工作人员建立微信群, 互通有无, 这样即使不出校门, 也能够进行相互的学习和交流, 共同促进进步和提升。除了利用手机通信软件, 还可以利用学生放假的假期, 走出校门, 进入其他高校, 实地参观学习, 借鉴其他高校在档案管理和利用工作中的创新之举, 学习其他高校在档案管理和利用工作中的高效之举。实地的学习和感官, 比在手机另一端这样的交流学习方式更加直接。
总之, 做好高校的档案管理和利用工作的途径、方法有很多。对于自己岗位上工作优化的方式也有很多, 档案管理人员对自己要求更加严格, 抓住每一次提升、培训、学习和对外交流的机会, 从而帮助和促进档案管理工作成效, 更好的为学生服务, 更好的为用人单位服务, 更好的保质保量完成档案的管理和利用工作。
三、结束语
众所周知, 一个人的档案见证他的发展履历, 对他的工作、学习、生活的重要性不言而喻。而在高校中, 档案信息对于学生而言, 它的作用更是不容小觑, 虽然丢失档案依然可以弥补, 但是如果导致最后档案信息不全, 找回的也不够完整, 对于学生的损失, 或者产生的严重后果, 不堪设想。所以, 对于高校档案的管理和利用工作来说, 不是单纯的保管就可以了, 还担负着一定的责任和义务。这对高校档案管理工作者来说, 无论是工作态度还是工作质量都提出了更高的要求。要求学校不定期组织档案管理和利用方面的学习和培训, 组织档案工作管理者进行档案工作技能方面的比拼;鼓励引导档案管理工作者走出去, 进入其他高校实地考察和学习, 取其精华去其糟粕, 发挥长处, 弥补自身不足, 使其更好地为学生服务, 更好的为用人单位服务。
摘要：档案对每个人的作用至关重要, 档案涵盖了每个人学习、工作等个人的所有信息可以说是个人人生履历的缩影。在读书上学期间, 档案更是非常重要, 是一个人结束学业, 告别学校, 步入社会, 开始工作生涯承上启下的见证。因此, 高校档案的利用和管理工作不容轻视, 无论是档案管理制度的完善和优化, 还是档案管理人员的认真和严谨, 都应该予以高度的重视和关注。本文通过分析目前高校档案管理和利用的现状, 探究如何利用和管理高校档案, 并思考和探索如何丰富高校档案编研的主要内容, 以期提高和保证高校档案管理的效率和正确率。
关键词：档案,学业,工作,重视,关注
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