重庆师范大学校友会堂是学校的标志性建筑之一, 集演出厅、音乐厅、多功能厅、艺术展厅、校史馆为一体, 是广大师生学习实践、成果展示、召开会议的重要平台。
为管好、用好校友会堂这一特殊场所, 使其发挥更大效用, 学校后勤管理处通过广泛深入的考察、研究, 逐步形成了一套既保证其正常运行又实现节能降耗的行之有效的管理机制和办法。
一是组成精干队伍, 提供专业服务, 创建质量品牌。据了解, 后勤管理处派驻专职管理员, 全面负责校友会堂的日常管理, 同时, 招聘一名专业操作人员负责技术支持。后勤管理处还与物业公司共同制定详细的管理规则和开闭流程。在实践管理过程中, 注重管理的每一个细节, 如进出通道、室内环境、音响效果、灯光搭配、器材摆放、幕布升降等等。迄今, 已高质量地保障了各类大中型演出一百余场次。近期, 校友会堂还迎来“中国红·青春中国心”高校晋级赛学校参赛节目的彩排及第三届汉语桥中文比赛等多项大型活动。
二是建立健全各项规章制度, 实行科学规范管理。后勤管理处经过和党政办、财务处、资产处等部门多次协商, 先后制定了《校友会堂管理办法 (试行) 》《校友会堂使用办法 (试行) 》, 使校友会堂的管理有章可循, 校友会堂的使用有据可依。同时, 根据管理的具体需要, 先后制定了《入场须知》《灯控室、音控室管理规定》《专业音响、灯光操作人员守则》《专业音响、灯光操作人员职责》《专业灯光操作技术人员作业要求 (点) 》《专业音响操作技术人员要求 (点) 》《演出参观记录表》《设备检修维护日志》《设备领用清单》《重庆师范大学校友会堂使用申请表》《校属单位借用校友会堂灯光、音响设备申请表》等内部管理细则, 使校友会堂的日常管理、运行规范有序。
三是推行精细化、标准化管理, 探索重点、特殊场所管理的新模式。为搞好校友会堂的管理, 校友会堂相关责任人还自摸家底, 将校友会堂设施、设备分门别类上册登记, 进一步规范保管和使用制度。在常规管理上严格按制度办事, 做到校友会堂的使用程序合法, 手续完善。后勤管理处还制定了相关应急预案, 责任到人。建立督查机制, 定期不定期地检查, 发现问题及时处理、整改。后勤管理处还注重与相关职能部门紧密配合, 做好各类设施使用过程中的能耗记录, 摸索节能降耗的优化配置。