一、新时期基建档案管理的重要性
基建工程具有系统化、复杂化、周期长、覆盖面广等特点, 随着社会主义现代化建设进程的不断推进, 基建工程的档案管理工作尤为重要。基建档案管理工作作为基建工程在开展过程中的资料、数据支持, 是基建工程建设的重要组成部分, 它包括图表、文字、音频视屏文件等, 贯穿于基建工程的整个建设过程当中并且涉及多个部分的施工文件管理工作。基建档案是项目施工过程中的重要记录数据, 在项目工程的施工过程、检验环节、验收环节以及后期维修工作都有十分重要的作用。随着社会发展水平的逐渐提高, 基建档案管理工作作为施工过程中一项重要的基础工作, 为项目工程的发展起着不可忽视的作用。
二、新时期基建档案管理的优化策略
(一) 采取领导、保存与监督分层管理的原则。由于基础建设项目的实际工作量、生产量十分巨大, 在整个施工过程中产生的文件档案与实物档案很多, 这对与档案管理工作人员来说是一项难度较高的工作。因此, 在基建档案管理工作中应采取集中领导, 在集团内部设置专职档案管理人员, 直接与基建档案管理的上级主管沟通;在档案保存工作中采取分级制度, 集团各分公司应下设一名专职档案管理工作者, 并由分公司的档案管理主管直接监督;另外在各项目的档案管理工作过程中配备兼职档案员, 负责监督档案管理工作的归档。
在企业总部应设立档案室, 专门负责本企业的档案文件、资料管理工作。企业下设的各分公司也应设立档案库房及档案室, 并且其规模应能容纳该企业十到十五年内的档案资料。各项目施工部门应设立临时档案室, 施工项目的工程档案及文书档案的归档工作交由兼职档案管理员负责, 在施工项目竣工后交由上属的分公司集中保存。
建立一套档案管理工作领导、保存与监督分层、分级管理的制度能够提高企业兼职档案管理人员的业务能力, 同时也为企业的档案管理人员增添人才。
(二) 建立并优化集团档案整理系统。对于集团档案而言, 由于其数量大、内容多, 因此任务量也较为繁重, 应该从多方面入手, 做好分类、鉴定、保密等工作, 尤其是相关单位负责人, 其平日的工作应进一步规范化, 要达到岗位保证有专业人才、人才保证有真才实学的目的。在处理日常工作过程中, 单位部门的档案资料和重要文件具备其特殊的价值, 为了确保这些材料能够充分利用、安全保存, 档案保管单位就应该及时建立一套正规、高效的档案管理系统, 依据我国相关规定如《档案法》《国家保密法》等规范工作, 依据此类条约制定属于集团的条约, 纳入企业管理手册, 同时, 集团分公司应保证达到手册的规定办法。在建立档案整理系统的过程中, 要将文件类型、归档内容、文件保管时间、销毁制度等因素综合考虑, 同时还需要确立相关部门、个人的责任, 将档案保管工作落到实处, 例如档案室的防盗、防尘、防腐等。对于集团而言, 还应从宏观入手, 制定属于本企业的保密规定, 档案人员必须严格遵守, 对自身的工作、要求有严肃、明确的了解, 熟知档案保密的重要性, 可对相关工作人员进行专业培训, 例如保密工作教育、提升保密意识, 就能够保证集团商业秘密的相对安全。
档案整理系统中, 归档范围也是重要因素之一, 例如档案工作的责任制、生产过程中出现或研发的有价值文献都应妥善归档;建立有效的竞争机制, 优胜劣汰, 档案整理系统相关工作人员只有提升自身能力, 才能保证在集团长期发展, 优化工作态度和意识, 由多方面下手, 建立并优化集团档案整理系统。
(三) 购置专业的档案管理信息化系统。基建工程在档案管理工作中可以通过购置专业的档案管理信息化系统, 为企业信息化的发展制定明确方向, 使得企业的档案信息化工作有所保障。在大、中型企业中应配置现代化的机房室, 利用大容量的移动存储设备及高端服务器建立档案信息化、数字化管理制度。同时, 加强档案管理工作中信息化录入人员的业务能力及基础素质, 从而提高各岗位档案管理者的档案信息化水平。
企业应给所有档案管理人员分配档案信息系统的账号且下放相应权限, 在使用信息系统前做好调试工作及操作人员的培训工作, 确保档案信息系统能够在短时间内被工作人员熟练操作。在使用档案信息系统的初级时期, 应及时发现各种不完善的地方并联系软件服务商进行调试和二次开发, 确保档案信息化系统能够合理、有效地被企业利用。
(四) 制定档案管理人员的培训、考核工作措施。据国家档案局的相关法规规定, 档案管理的专职及兼职人员都应定期进行继续教育培训工作, 并接受考核。其中, 专职档案管理人员在职过程中每年应至少进行两次集中教育培训, 以保证专职管理人员的基本工作技能与素质;每年企业应在内部组织档案培训会议, 由档案主管负责并邀请档案学者为专、兼职档案管理工作者教授技能培训课程及相应的考核措施。继续教育培训内容包括档案知识交流组、国家档案协会会议, 为档案管理人员的技能培养提供帮助。
(五) 对归档工作进行细致抽检。抽检主要有两种形式:定期抽检与不定期抽检, 两种制度相结合就组成了严格的归档工作监督体系。例如单位和部门可以依据自身的工作特性将每个季度的工作形成自我检查的程序, 每个季度结束后, 由档案主管及工作人员进行自我检查。若单位自身设有专门的档案保管部门, 也可以以月为单位进行抽查, 将检查结果及时上报、通知。此外, 在定期抽检的同时, 还可以制定不定期检查制度, 若遇到问题、困难, 可以及时通知相关负责人调整、改善, 争取推动档案工作逐步优化、高效。对企业档案的监督工作, 必须由相关的专业领导牵头, 将档案工作进一步落实。一般而言, 档案工作其本身的特性决定了抽检工作是一项技术性、持续性的工作, 同时还具备着管理艺术。我国的档案工作历时悠久, 但现代化的档案工作起步较晚, 相关专业人才不够多, 例如目前大型企业单位依然缺乏该专业人才, 面临社会信息化技术逐步推广的新时期, 应该深入推广专业的、以高科技为载体的归档工作抽检工作。
三、结束语
综上所述, 本文从基础建设档案管理的重要性出发, 对新时期的基建档案管理工作提出了几点简单的改进措施, 基建档案的记录, 对日后相关城市基础设施的建设具有很大的指导作用, 所以做好基建档案管理工作是具有现实意义的。在新时期信息技术高度发展的背景下, 基建档案管理在内容上应该更加详细具体, 在管理上应该更具有层次性, 使基建档案能够被有效地使用, 这样才能使基建档案管理充分的发挥其指导作用。
摘要：经济的发展推动了城市化建设步伐的加快, 基础建设工程是城市建设中的核心工程, 基础建设工程所包括的内容较多, 其建设过程都有系统化的施工方法, 且建设周期比一般的工程要长。基础建设工程从项目提出到工程完工, 都有相关人员对整个过程进行详细地记录和整理, 这些档案对城市以后的基础建设具有较大作用的指导意义, 所以对基建档案实行有效地管理是非常有必要的, 但是目前基建档案管理中存在的问题较多, 本文将结合实际, 对新时期基建档案管理工作提出几点简单的改进措施。
关键词：档案管理,基建,优化策略
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