一、人事档案的概念及其管理的重要意义
人事档案的概念可以简单的概括为一切记述并能够反映个人的学习、工作经历以及在德才方面的表现等具体情况的档案。人事档案的立卷单位为个人, 其真实记录了某一个人的具体经历以及在德能勤绩等方面的具体情况, 是用人单位进行人力资源开发的主要依据和来源, 具有十分重要的保存与使用价值。
对人事档案进行管理具有重要的作用和意义, 具体可以从用人单位和个人两方面来体现:对用人单位来说, 人事档案包含了其全体员工的私人信息, 对其进行管理有利于用人单位了解各个员工的专业素质、业务能力和学习、工作经历等, 是用人单位选拔人才时进行参考的关键依据, 能够在很大程度上帮助用人单位实现知人善用, 做好对人才的开发、培养、选拔和任用等工作;对个人来说, 人事档案具有很强的真实性和可靠性, 同时与其他材料相比, 人事档案具有较大的法律效力, 个人无论是办理就业、离职、出国或者保险等诸多手续时, 都需要用到人事档案, 具有重要的作用。
二、现代人事档案管理实际中存在的问题
(一) 对现代人事档案管理缺乏科学、正确的认识
与其他业务管理工作相比, 人事档案的管理直接关系着用人单位的良好发展, 但是人事档案与其他的专业技术部门又不一样, 它不能为用人单位的发展在技术方面提供直接的支持, 而是默默地为用人单位提供服务, 很容易被用人单位忽视, 甚至有些管理层认为人事档案的管理工作只是一种纯文书、没有任何技术含量的工作, 只要做好档案的保存、保管, 确保档案不丢失、不泄露, 能处理好人事档案的查档和外调等工作就可以。这种对人事档案管理工作的认识是错误的、不科学的。人事档案关系到个人和用人单位的长远发展, 其管理工作具有重要的作用和意义, 必须引起足够的重视, 人事档案管理工作必须由专业的人、遵循科学化、规范化的制度有序开展。
(二) 现代人事档案管理尚不规范, 尚未建立科学、完善的制度
我国目前大部分用人单位的人事档案仍以纸质档案为主, 纸质档案存在诸多不足:档案信息不仅容易失真并且还容易遗失, 有些个人在个人档案填写的过程中由于字迹过于潦草导致难以辨认, 部分信息填写不完整或描述不够准确的现象频频发生。此外, 个人的证书存在遗失或实效等意外情况, 这导致纸质人事档案的有效性降低。加上人事档案管理人员对上述情况缺乏有效的监管, 未能及时补齐个人的各项资料、未能及时补齐并存档个人因继续深造后的学历变更情况, 这些都体现了现代人事档案管理的不规范, 这对个人和用人单位的发展是极为不利的。
当前我国对人事档案的管理一直沿用传统模式, 过于呆板, 且对于档案管理人员的职
责要求、岗位培训等没有明确的规定, 对于人事档案管理的具体流程没有形成制度化。这就导致档案管理人员不能明确自己的工作职责和具体工作内容, 未能清楚的了解人事档案管理的相关业务流程, 缺乏收集与整理档案信息的专业意识, 在具体的管理过程中也未能遵循科学化、规范化的流程, 严重制约了人事档案管理的质量和水平。
(三) 现代人事档案管理缺乏专业的人员队伍
人事档案不仅包括普通员工的人事档案, 还包括干部和骨干员工的人事档案, 是用人单位进行选人和用人的一个重要依据, 因此其失真或遗失将给用人单位的选人和用人带来一定的风险。从表面上看, 人事档案的管理工作缺乏技术含量, 实际上现代人事档案要想实现标准化的管理, 确保人事档案的真实性、可靠性, 则需要具备档案管理专业知识的人员从事人事档案管理工作, 通过实地调查实现去伪存真, 使档案能够真正有效地发挥其参照作用。但是从我国当前的实际情况来看, 很多用人单位并没有按照国家的有关规定进行档案管理人员的配置, 有些用人单位只有一名档案管理人员却管理着几千人的人事档案, 甚至有些单位采用临时工进行人事档案的管理, 这些临时工不仅不具备档案管理的专业知识, 在上岗之前也没有对其进行专业的培训, 只具备档案整理与保存的能力, 严重缺乏对档案信息进行去伪存真的专业知识和技能, 从而导致其缺乏足够的责任感, 对自己的工作职责缺乏清晰的认识, 对档案管理工作敷衍了事。有些档案管理人员甚至身兼数职, 导致其投入档案管理的精力十分有限, 不仅未能及时归档档案材料, 更谈不上档案案卷归档的齐全、完整, 档案信息的真假鉴别、分类准确、编排有序、目录完整和装订整齐等要求, 在很大程度上影响了人事档案管理的水平。
(四) 流动人员的档案管理相对滞后
随着我国市场经济的深入发展, 社会人才资源的配置方式不断发生变化, 人才的流动行日益增大, 在这一背景下人事档案的管理中出现了擅自带档和扣档、档案丢失以及重新建档等诸多情况。近年来, 随着高校的扩招, 大学毕业生逐年增多, 其就业方向日益多样化, 并且选择非公单位、外企等就业的大学生日益增多, 这些用人单位在人才聘任的过程中往往不需要个人档案, 只需应聘人员提供身份证明和学历证明, 这在很大程度上弱化了人事档案的社会功能, 导致公众对人事档案的重视程度日益降低, 一旦需要认识档案的时候又因为管理不当而手足无措。
(五) 现代人事档案管理未能实现信息化、数字化
人事档案的管理需要大量的手工操作, 随着社会和科技的发展, 先进的科学技术也为人事档案的管理带来了改革和创新, 大大提高了人事档案管理的便利性。我国很多单位已经开始采用人事档案信息系统, 但是在实际操作过程中, 对于信息系统的利用仅仅停留在简单的输入阶段, 未能充分挖掘和利用信息系统的其他功能, 这不仅不利于现代人事档案的保管, 同时也不利于提高现代人事档案管理的效率。
二、完善现代人事档案管理的举措
(一) 提高对现代人事档案管理的科学认识
人事档案承载着人才的主要信息, 是用人单位选拔人才的重要参考依据, 对个人和单位都具有重要的意义和作用, 但大多数人搜缺乏对人事档案管理的正确与科学认识。应当提高领导对现代人事档案管理的认识和重视程度, 进一步加大对现代人事档案管理工作的人力和物力投入, 不断完善相应的软件与硬件设施, 加大现代人事档案管理工作的宣传, 动员全体工作人员共同参与到人事档案管理中来, 配合管理人员做好人事档案管理的工作, 提高现代人事档案管理的质量和效率。
应当将档案信息与个人的发展相联系。造成非公单位不重视人事档案管理的原因主要在于我国的市场经济, 加上许多企业并不对员工的人事档案进行保管;国家机关、事业单位和国企也等都十分重视人档案的管理是因为个人的档案信息是其进行人才选聘的一个重要依据。要想让用人单位、个人和档案管理人员对人事档案管理有足够的重视, 必须将个人的档案信息与其发展相挂钩, 不管是聘用还是调任, 都必须对个人的人事档案进行审核, 切实做好“先审后用, 凡用必审”。唯有如此, 人事档案管理的三方才能因为涉及到自身的切实利益而引起对人事档案管理工作的足够重视。
(二) 建设专业化的现代人事档案管理队伍
人事档案管理人员素质和业务能力的水平直接决定了现代人事档案管理的水平, 建设高素质、高水平的专业人事档案管理队伍是做好现代人事档案管理工作的重要保证。首先, 把好入门关, 在聘用人事档案管理人员时必须严格按照国家的有关规定, 设置人事档案管理人员的岗位要求和数量等。其次, 加强对人事档案管理人员的专业培训, 包括岗前培训和定期的业务能力培训等, 不断提高管理人员的专业水平和业务能力, 使其在做好人事档案管理的同时还能不断进行改革和创新, 推动现代人事档案管理顺利、有效地开展。此外, 人事档案管理人员还应当与时俱进, 不断更新观念, 及时学习并掌握最新的科技知识和网络知识, 适应时代的发展, 推动人事档案管理工作向着科学化、信息化和实用化的方向发展, 不断提高现代人事档案管理的效率。
(三) 建立完善的现代人事档案管理制度, 实现规范化管理
现代人事档案管理要想不断提高其管理水平, 最大限度地节约人财物力就必须建立科学、完善的管理制度, 实现制度化、规范化、科学化的人事档案管理。现代人事档案管理制度在结合现代用人制度、代理制度以及转岗分流制度的基础上加以整合和创新, 形成自己的统一的、集中的管理制度, 并根据实际工作的开展不断加以完善, 提高现代人事档案管理的水平和效用, 为社会查询、调阅以及利用人事档案提供便利, 在节约人事档案管理成本的同时, 推动社会人事档案信息的集中化, 提高人事档案信息的利用效率。
加快现代人事档案管理信息化的建设步伐人事档案涉及企业全体员工的人才信息, 具有量大、多变和复杂等特点, 单纯依靠人工处理不仅费时费力, 而且难以提高人事档案信息的利用效率。要想更好地实现对人事档案的管理, 应当建立并不断完善人事档案管理系统, 利用先进的设备和科学技术, 将个人档案信息输入系统, 提高其连续性, 借助扫描仪、相机等设备将有关信息以图片或视频的形式存储, 使得档案信息的查阅更加直观化和形象化, 提高其利用率, 逐步实现无纸化管理, 进一步延长人事档案的使用寿命。此外, 为进一步创新现代人事档案的管理, 管理人员应当充分发挥现代网络技术的作用, 在遵循保密原则的基础上实现非保密数据信息的资源共享, 为社会各界提供更便捷和优质的人事档案管理信息, 在有限的资源基础上进一步提高现代人事档案管理工作的效率, 并推动其进一步的创新和发展。
(四) 加强流动人员的人事档案管理
当今社会受诸多因素的影响, 人才的流动性打, 必须加强对流动人员人事档案的管理, 在人事档案管理制度建立并逐步完善的基础上, 形成流动人员人事档案材料的健全收集网络, 及时归档和更新形成的档案信息;进一步完善人事档案的收集、鉴别、归档、保管、查阅、借阅以及保密等方面的制度和流程, 严格人事档案的管理, 实现人事档案信息的完整性、客观性和动态性, 实现人事档案借阅和转移的规范化和高效化;利用计算机设备完善人事档案管理, 建立起人事档案的计算机索引系统, 便于快速检索, 提高人事档案管理的便利性和效率。
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档案管理系统, 通过建立统一的标准, 规范整个文件管理, 包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台, 支持档案管理全过程的信息化处理, 包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等, 同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式, 以服务模型为业务管理基础, 业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。[1]档案管理系统, 为企事业单位的档案现代化管理, 提供完整的解决方案, 档案管理系统既可以自成系统, 为用户提供完整的档案管理和网络查询功能, 也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理, 或者与MIS信息管理系统相结合, 形成更加完善的现代化信息管理网络。
"旗帜数字化干部人事档案管理系统"由三部分组成:档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统。
摘要：随着我国经济与社会的稳步快速发展, 对我国人事档案的管理工作提出了更高的新要求。不管是对企业还是事业单位来说, 人事档案都是其进行人才选拔的主要依据和渠道。但是由于一直沿用传统的人事档案管理模式, 随着时代的进步其弊端不断显现, 一些新的问题也逐步暴露, 这就使得我们必须针对现代人事档案管理中存在的主要问题进行深入分析与探讨, 提出进一步完善现代人事档案管理的具体举措。
关键词：现代人事,档案管理,问题,对策,探讨
参考文献
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