在档案事业的发展过程中, 档案管理人员是档案管理工作的主体。目前, 随着当前科学技术的发展进步, 使档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着巨大变化, 现代技术也广泛应用到档案工作中, 这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求, 档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。因此, 在新的形势下, 克服不良倾向, 树立良好的工作意识, 提升工作能力, 健全工作机制, 打造一支高素质的档案管理队伍, 是提升档案管理工作水平的关键, 对于不断开创档案管理工作新局面尤为重要。
一、克服四种不良倾向
(一) 克服工作定位上的边缘化。长期以来, 不少基层单位认为档案工作不能直接创造经济效益, 因而没有将其纳入日常的工作重点来抓, 而是置于边缘位置, 往往只重视财务、人事、基建等方面的管理。在科室设置上更是作为“冷部门”, 极易成为精简或兼并的对象, 也往往将档案管理人员置于可有可无的位置, 只设置兼职档案人员, 且该人员在实际工作中, 自认为档案工作是专为他人“铺路”、当配角的工作, 再加上疲于应付日常事务, 忽视对档案业务的管理, 严重制约了档案工作的进一步发展。
(二) 克服从业人员构成的老龄化。目前, 由于大多数基层单位对档案管理这项工作没有引起足够的重视, 档案机构在单位相对于其他科室地位低, 工作人员大都不愿从事档案管理工作, 致使档案工作人员存在队伍老化、缺乏后备力量等问题, 工作在一线的从业人员大多年龄偏高, 知识结构老化单一, 无法胜任新时期档案工作的需要, 急需把一批懂业务、爱岗位的优秀年轻同志引进来, 尽快充实到档案队伍中去。缺少后备军问题严重制约了档案队伍的发展壮大, 使档案管理工作长时间处于发展停滞的状态, 极大阻碍了档案事业的持续发展。
(三) 克服知识结构的单一化。当前, 随着高新科技日新月异的飞速发展, 在新形势下, 广大档案工作者知识结构单一, 只掌握档案学的基本知识, 与自己从事的专业工作相近的其他专业知识还比较匮乏, 无法适应科学技术的不断更新, 许多工作者无法掌握高新科技手段进行档案信息的采集和筛选, 缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识, 还满足于手工“保管型”管理档案, 无法利用网络媒体等优势推动档案工作的创新与发展。
(四) 克服主动服务意识的弱化。前面已经提到, 在实际工作中, 由于基层单位大多对档案管理这项工作没有引起足够的重视, 档案管理人员多数是兼职人员, 岗位不固定, 不被单位重视, 待遇较低, 工作上缺乏积极投身工作、努力创新工作方式方法的内在动力, 导致了事业心不强, 奉献意识与敬业精神欠缺, 业务上不精益求精, 产生了只要“守好摊”, 不丢失、不泄密, 能应付检查、外调、查档就行了, 当一天和尚撞一天钟, 缺乏工作的主动性和服务意识, 缺乏主动融入经济社会发展大局的工作理念。
二、树立四大工作意识
(一) 服务意识。档案管理工作是一项服务性很强的工作, 没有良好的服务, 很大程度上就失去了档案管理的意义。这就要求档案管理人员必须树立超前服务、主动服务的意识, 正确处理档案工作同其它各项工作的关系, 明确自己的职责, 自觉地做好各个环节的工作, 主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助, 充分发挥好档案信息资源的作用, 服务经济社会发展。
(二) 敬业意识。档案管理工作是一项复杂而细致的工作, 从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等, 都需要档案管理人员付出艰辛的劳动。同时, 档案工作又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。所以, 要做好档案管理工作, 就必须具有强烈的事业心、责任感和无私的奉献精神, 以积极、主动、开拓创新的工作姿态投入到工作中去, 甘寂寞, 乐平凡, 甘当无名英雄, 履职尽责。
(三) 安全意识。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性, 如:有些档案涉及到国家安全和社会稳定;关系到企业竞争与发展;影响到个人隐私与生活等。因此, 档案工作人员必须树立较强的安全防范意识, 在工作中要守口如瓶, 自觉强化保密观念, 提高保密意识, 严格执行保密制度, 正确处理档案利用与档案保密的关系, 严守党和国家以及企业的机密, 防止档案泄密事件发生, 筑牢坚固的安全思想防线。
(四) 创新意识。新形势下, 以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应, 因此, 档案管理人员必须树立创新意识, 勇于探索、勇于创新, 自觉从传统的、简单的、封闭落后的固有模式和状态中走出来。要一改守摊看点、仓库保管员的形象, 从根本上转变观念, 勇于探索和实践, 提出创新的决策、对策和办法, 有效地、创新性地开展工作, 让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
三、提升四种工作能力
(一) 协调能力。在实际工作中, 档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起, 为了做好档案工作, 档案管理人员要经常与各科室等部门及有关人员打交道, 收集相关档案资料, 指导检查各部门的兼职档案人员开展工作。如何才能得到各方面的支持, 除了靠有关的规章制度外, 更主要的是靠档案工作者自身综合协调能力的发挥, 才能得到单位相关部门和人员的支持, 争取档案收集的主动权, 保证各部门形成的文件按时按要求及时归档移交, 共同把档案做好, 确保档案的统一管理。
(二) 管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、开发利用等一系列程序, 如何能够协调处理好这些程序的衔接, 必然要求档案管理者具备一定的管理能力。近年来, 随着计算机在档案管理工作中的广泛应用, 利用计算机管理档案是实现档案管理规范化, 提高工作效率的重要手段, 因此, 档案管理人员要认真学习现代管理的新知识, 掌握现代管理的新技能, 学会用新的思维方式, 使用新的管理模式和手段, 驾驭现代科技设备, 善于用现代科学管理手段来管理档案, 不仅要熟练操作计算机, 懂得规范准确地使用档案软件, 还要具有创新意识, 跟上现代化的步伐, 不断提高工作效率和质量。
(三) 学习能力。随着无纸化办公逐渐成为现实, 档案管理信息化、网络化、资源共享成为现阶段档案管理工作的关键词, 档案工作者要胜任本职工作就必须树立终生学习的理念, 主动学习、善于学习, 不断“充电”, 经常性地参加系统的知识更新与继续教育, 不断提高自身文字表达、信息收集、综合分析、特别是电子计算机现代技术的应用等基本技能, 运用新理论、新技术指导和改进档案工作模式, 进而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流, 以适应新时期不断发展变化的档案工作需要。
(四) 开发能力。档案的开发和利用是档案存在价值的体现, 档案只有开发利用, 才能使档案的潜在价值变为现实价值, 实现其经济效益和社会效益。当前, 档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作, 也是档案利用的拓展与深化, 档案工作人员要积极采取现代化的管理手段, 对档案资源进行信息挖掘, 把死资料变成活信息, 以提供更好的档案服务, 充分体现档案信息的利用价值。
四、建立四个工作机制
(一) “制度约束”机制。为促进档案管理工作更趋科学、规范, 易于操作, 必须把规范行为、从严管理作为档案管理工作的筋骨, 建立实施“制度约束”机制。为保证档案工作的正常运转并形成良性循环, 要从档案的收集、整理、立卷归档, 保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全完备的制度及措施。如《档案管理人员工作职责》《借阅制度》《库房管理制度》《各类文件归档制度》《档案保密制度》等一系列规章制度。同时, 还要将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核, 以此来规范档案管理人员的行为, 造就一支“懂业务、会管理、服务优”的档案管理队伍。
(二) “人本管理”机制。即“以人为本”的管理模式。档案管理部门既担负着对所属单位的档案工作进行监督和指导, 又担当着负责保管本单位档案的双重职能, 在具体实际工作中, 人的因素是最主要的, 人是档案管理工作活动的主体, 是管理目标的实践者。为此, 单位领导要了解人员思想动态, 注意对他们进行培养, 提高人员在本单位的工作地位, 切实解决他们在工作、生活中的实际困难, 改善他们的工作环境和提高其工资、福利待遇, 衔接好新老交替工作链, 保持档案队伍的稳定性, 使他们安心、热爱本职工作, 在实际工作中, 履职尽责, 充分发挥他们的积极性、主动性和创造性, 促进档案工作的持续稳定发展。
(三) “创新激励”机制。充分调动档案人员的积极性和创造性, 建立鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度, 切准人员思想脉搏, 把握人员的所想、所思、所盼, 以引导和鼓励档案管理队伍出人才、出成果, 将创新的内容与待遇福利、职称评定、晋升提拔等方面严格挂钩, 努力营造一种鼓励创新的气氛和环境, 促进档案工作良性循环。
(四) “网络管理”机制。为了使档案管理工作层层有人抓、事事有人管, 要结合单位实际情况, 明确分管领导、责任部门, 设立专职档案管理人员, 选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作, 明确职责范围, 在实际工作中对本单位的档案工作履行好监督、检查和指导的职责, 严格标准, 抓好细节, 确保档案的完整统一管理, 形成上下齐抓共管的档案管理网络, 确保档案工作各项管理措施落实到位, 把档案管理工作提高到一个新水平。
摘要：在新的形势下, 克服不良倾向, 树立良好的工作意识, 提升工作能力, 健全工作机制, 造就一支高素质的档案管理队伍, 是提升档案管理工作水平的关键。
关键词：档案管理,人员素质,提高
参考文献
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