1 内部控制的定义
2009年7月1日起在上市公司范围内施行的《企业内部控制规范》中, 将内部控制定义如下:是指由企业董事会 (或者由企业章程规定的经理、厂长办公会等类似的决策、治理机构, 以下简称董事会) 、管理层和全体员工共同实施的, 旨在合理保证实现以下基本目标的一系列控制活动。
内部控制的目的在于改善经营管理、提高经济效益。它是因加强经济管理的需要而产生的, 是随着经济的发展而发展完善的。
2 企业内部控制的作用
2.1 保证会计信息的真实性和准确性
健全的内部控制, 可以保证会计信息的采集、归类、记录和汇总过程, 从而真实地反映企业的生产经营活动的实际情况, 并及时发现和纠正各种错误, 从而保证会计信息的真实性和准确性。
2.2 有效地防范企业经营风险
在企业的生产经营活动中, 企业要达到生存发展的目标, 就必须对各类风险进行有效的预防和控制, 内部控制作为企业管理的中枢环节, 是防范企业风险最为行之有效的一种手段。它通过对企业风险的有效评估, 不断加强对企业经营薄弱环节的控制, 把企业的各种风险消灭在萌芽之中, 是企业风险防范的一种最佳方法。
2.3 维护财产和资源的安全完整
健全完善的内部控制能够科学有效地监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节, 从而确保财产物资的安全完整, 并能有效地纠正各种损失浪费现象。
2.4 实现企业可持续发展
健全有效的内部控制, 可以利用会计、统计、业务等各部门的制度规划及有关报告, 把企业的生产、营销、财务等各部门及其工作结合在一起, 从而使各部门密切配合, 充分发挥整体的作用, 以顺利达到企业的经营目标。同时, 由于严密的监督与考核, 能真实地反映工作实绩, 再配合合理的奖惩制度, 便能激发员工的工作热情及潜能, 从而促进整个企业经营效率的提高, 达到可持续发展的目的。
2.5 有效提升企业执行力
企业内部控制体系建设主要是运用科学的管理模型对企业管理进行规范, 系统梳理流程、寻找漏洞缺陷, 使企业各项经营管理活动有规则、有流程、有标准、有监督、有记录, 最终达到企业各项管理走向规范化和系统化、提高企业运行效率和效益、保障国家法规和企业各项规章制度的遵循性、提高企业整体管理水平与核心竞争力的目的。
3 混凝土企业内部控制现状与问题分析
在现代混凝土企业内部控制过程中, 存在着方方面面的管理问题, 从天津混凝土市场归纳起来看, 至少包括以下几个方面。
3.1 内部管理混乱
混凝土企业的管理特点多表现为成立初期管理迷茫, 成立后期管理粗放。之所以造成这种局面, 是因为私企及个人搅拌站过多, 多数企业基本上还停留在“以物为中心”的刚性管理上, 而不是“以人为中心”的柔性管理, 使人人都存在“短期行为”, 缺乏创新, 发挥不了主观能动性, 导致大部分搅拌站只重视短期效益, 单纯的追求混凝土高产量, 高利润, 而不考虑对企业内部管理制度的完善。
此外, 员工与业绩的考核制度存在不足, 部分企业管理人员和业务人员, 以及技术人员之间管理缺乏相应的评价标准, 很多企业重市场轻技术, 使技术人员缺少应有的工作热情和态度。小型企业依情感管理, 中型企业靠制度管理, 大型企业凭文化管理。对很多混凝土企业来说, 在经过多年的原始积累之后已积聚了相当能量, 但因忽视企业文化建设, 在迈向更高层次阶段时往往因经营初期所忽略的过程而陷入“瓶颈”。
3.2 没有内部控制制度或内部控制制度不健全
这种情况在小型混凝土企业和“内部人控制”的混凝土企业中大量存在。以天津为例, 大多数私人搅拌站老板依靠自己的人际关系及对市场的判断能力和个人的冒险精神完成了资本的原始积累。他们大多数对企业管理, 特别是会计工作不太熟悉和不太重视。在他们看来市场才是最重要的, 内部控制会束缚他们的手脚。所以, 这些企业往往不制定内部控制制度, 老板一人说了算, 管理人员的任务就是保障生产, 会计的作用仅在于如何算账使老板少交税。
3.3 对内部控制认识的片面性
目前, 不少已建立内部控制企业的管理人员对内控制度的认识存在一些误区, 认为内部控制制度就是企业内部会计控制、内部质量控制及内部安全控制。因此, 对内部控制制度的设计停留在内部会计、质量及安全控制上, 参与内控管理的也仅仅是这些部门的人员。
3.4 监督机制不健全
目前大多混凝土企业无专职内审部门, 大多由技术部或战略发展部指派专人负责内部审计工作的推进, 无专门的财务内部审计部门。在内审的职能上, 不能正确评价财务会计信息及各级管理部门的绩效。
4 关于完善混凝土企业内部控制制度的思考
针对以上提出的混凝土企业中存在的主要问题, 结合天津金隅混凝土有限公司的实际, 笔者认为要建立、修正和维护一个企业的内部控制制度, 应从以下四个方面考虑。
4.1 建立一个良好的内部控制环境
(1) 企业的管理者必须树立现代企业管理观念, 经营管理者的管理哲学和经营风格直接决定了一个企业可能采取的内部控制方式以及其内部控制的受重视程度。它是控制环境中最基本、最主要的因素。因此, 管理者在建立一个有利的控制环境中起着关键性的作用。
(2) 设立合理的组织机构。首先按照公司中长远规划目标, 梳理总公司与各分站之间的关系和管理架构, 优化总部和分站的职责范围和管理流程;其次梳理总部部室的机构设置和权责分配, 优化岗位说明书, 完善岗位职责、上岗标准、岗位任职资格及绩效考核等内容。各职能部门授权一定要明确, 本着因事设人、视能授权、责任到位, 且责任与权利对等的原则。再次, 确认相关的管理职能和报告关系。公司内部的组织与管理机构主要包括高级管理班子、生产、技术、供应、安全保卫、财务等部门, 下属各搅拌站的管理由公司各职能部门直接指挥协调, 一线工作流程中遇到的问题需即时与主管职能部门报告, 再由主管职能部门向高管管理班子汇报。做到层层管理、层层负责, 各自履行岗位职责。
(3) 充分发挥审计的作用。管理信息约80%来源于会计资料, 管理信息的可靠性取决于会计资料的真实程度。因此, 在企业高管班子内可设置一个审计委员会, 监督会计报表, 协助企业高管班子与公司外部及内部审计人员直接沟通。审计委员会的建立有利于公司保持良好的内部控制, 内部审计促成好的控制环境的建立, 同时也为改进内部控制制度提供建设性意见。
同时建议, 成立专门的审计部门直接对审计委员负责。审计人员必须从技术、生产、设备、供应、财务人员中分离出来, 直接对公司审计委员会负责。只有这样才能真正发挥内部审计人员的作用, 监督和保护企业的核心技术、内部信息、资产及财产全, 监督企业朝着合理、合法的良性方面发展。另外, 审计部门的设置应该高于其他职能部门, 这样就可以有效加强审计的作用, 保证内部审计的独立性和权威性。同时要把审计工作的主要职能从查错防弊转到对公司的管理作出分析、评价和提出管理建议上来。
(4) 各种管理控制方法灵活运用。在管理过程中, 逐步建立计划控制、目标控制、预算控制、定额控制、进度控制、规章制度控制等管理控制方法。
4.2 建立一个有效的会计系统
建立一个有效的会计系统, 实施会计控制是内部控制制度的关键。在企业以会计准则为指导, 自行设计会计制度日渐成为国家对会计的管理体制的情况下, 会计系统的建立也就是企业会计制度的设计。会计制度的设计不仅包括规定会计账户、账簿、会计报表等内容的编制说明, 还包括发生在企业各部门间各类经营管理活动中会计处理程序的具体规定, 把内部控制抽象性、要素性的方法和程序融化为企业会计制度中具体可操作的方法与程序。
4.3 加强人力资源控制
完善的管理控制系统必须和人融合在一起, “人”是企业各项经营管理要素中的首要要素。可以说, 企业各项经营管理活动的效果从根本上取决于企业中的人力资源。要搞好一个企业, 提高劳动生产率, 增加经济效益, 最重要的是满足人的需求、调动人的积极性, 进行人力资源的管理与开发。通过实施一系列的人力资源政策, 制定严格规范的评估录用程序, 把好人员进口关, 加强培训, 科学考核, 有效激励, 将使员工队伍素质优良, 生机勃勃, 从而使企业战斗力不断增强。
因此企业领导应当关注员工合理需求, 注重进行人性化管理。对员工要奖优罚劣, 既不姑息迁就, 又要防止优秀人才流失, 保证团队相对稳定, 提高生产效率。在混凝土企业中受各项不稳定因素的影响, 员工离职率长期居高不下, 频繁的员工离职直接影响了在职员工心理, 甚至打击了整个团队士气。在这个问题上, 笔者认为应当建全企业管理体系、加快企业文化建设, 增加员工的归属感和使命感。
4.4 加强内控监督
内部监督是保证内部控制体系有效运行和逐步完善的重要措施。内部监督手段包括风险预警、内部评价与绩效考核。
在笔者所在企业中, 内部监督应主要包括日常监督和专项监督两项重点工作。日常监督是指企业对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查。日常监督应当与企业日常的经营活动相结合, 整合于企业的经营活动过程之中, 与日常经营活动结合起来进行;对于日常监督中发现的内部控制缺陷, 内审人员应当及时向有关方面报告并提出解决问题的方案, 对存在的问题予以纠正。
专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下, 对内部控制的某一方面或者某些方面进行的有针对性的监督检查, 大致与个别评价的概念相当。企业应当定期拟定内部控制专项监督计划, 确定当期专项监督的内容和对象。对于专项监督的范围和频率, 企业应当根据风险评估结果以及日常监督的有效性等予以确定。对于用于控制风险评价结果确认为具有重要性的风险的内部控制以及关键业务的内部控制, 应当优先对其进行专项监督。对于专项监督中发现内部控制存在的问题, 要及时向有关方面报告, 提出完善内部控制的意见和建议, 并监督对内部控制进行完善。
5 结语
天津混凝土企业如何实现可持续发展, 以致于不在社会、经济高速发展中落伍、掉队, 最重要的一点就是要加强企业内部管理, 健全管理制度、完善工作流程, 监督审计工作有效落实, 实现企业平衡发展。
摘要：企业内部控制是以专业管理制度为基础, 以防范风险、有效监管为目的, 通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。本文主要通过对天津混凝土企业内部控制的现状与原因分析, 提出关于完善混凝土企业内部控制制度的思考。
关键词：混凝土企业,内部控制体系,建立,监督
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