青年档案工作者的意识

青年档案工作者的意识（精选8篇）

青年档案工作者的意识 第1篇

一、社会档案意识决定档案工作生存和发展的成败

1.社会档案意识决定档案工作的价值体现。社会上普遍存在以下档案意识:档案工作无非是把收集来的资料加以整理保存,需要利用时查阅而已;档案工作离自己很遥远,只有自己的档案才与自己有关,否则那都是政府机关单位的事;档案信息资源很难获取,档案材料收集归档与己无关;个人不可能通过档案和档案工作了解国家和机关单位权力运行的方式和规则,从而维护自身权益。诸如此类的档案意识会直接导致漠视和忽视档案工作,档案资源利用率不高,档案价值不能得到充分体现,最终导致档案工作地位下滑。

这里说的是档案价值体现削弱,并不是说利用率降低影响档案的固有价值。笔者非常赞同杨立人老师关于档案的备用品价值观点。“在档案馆中,有很多档案默默地保存在库房中,平时较少被利用,有些档案几十年未曾被调过一次档,但它已经发挥了保障作用,这是档案价值的特点。”[2]29档案可以为国家和个人提供参考咨询和凭证作用,并不是非得要人们频繁地去查阅档案,很多档案材料只是在需要辨清某个历史事实的时候才发挥它的价值,并且档案的凭证价值有时是不可估量的。

2.社会档案意识关乎档案法律法规的贯彻落实。国家档案意识是社会档案意识的顶层意识,直接决定了国家档案法律法规的制定实施和贯彻落实情况。从1956年4月国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》,到1987年9月六届全国人大常委会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》,以及1996年7月第八届全国人大常委会第二十次会议通过的《关于修正〈中华人民共和国档案法〉的决定》等,充分反映了历届国家领导人是充分重视和关心档案和档案工作的。但与欧美发达国家相比,我国档案法规体系还不完善,在贯彻落实上很多流于形式,缺乏强有力的监督机制。

2014年2月中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》),是当前加强档案工作纲领性文件。《意见》施行的首要目的就是提高社会档案意识,加大档案工作的支持保障力度,推动档案事业的科学发展。其中谈到当前档案工作不适应新形势新任务、新要求的首要原因是“一些地区和部门不够重视档案工作”,也就是档案意识问题。

3. 社会档案意识影响档案工作者的职业热情。档案工作的开展,档案工作地位的提高,最终要依靠档案工作者来推动和实现,档案工作者的职业精神是档案工作成败的生命线。受各种社会档案意识的影响,档案工作者一谈到自己从事的职业,总是底气不足,缺乏应有的从业热情。例如,随着高校人事制度改革,高校在编人员必须有一定的学历水平,很多高校档案工作者都是档案专业本科、硕士甚至于博士毕业生,但是这些高学历的专业人员在进行理论研究时,由于受到学科和学缘的制约,难以形成气候;在晋职、晋升时又处于劣势,同工难以同酬,导致档案专业人员很苦恼,专业不干可惜,干了很揪心。

二、增强社会档案意识,提高档案工作社会地位

1.完善档案法律法规体系,加强政策法规的贯彻落实和督查督办力度。国家档案意识是社会档案意识的刚性保障,是档案工作地位得以建立、巩固和提高的根本基础。相对于欧美许多国家,我国档案学理论和档案工作事业成果少、起步晚。新中国成立后,一批档案工作法律法规的得以建立和完善,保障了档案事业的发展。但总体来说,从建国到现在,出台的规范性文件相对较少,并且许多集中在50年代和80年代,很多规范性文件都是在社会发展过程中为了适应现代办公和科学管理和研究而发展的。各级档案主管部门要通过国家档案法律法规的贯彻落实,利用法制的强制力,来宣传、保障和推动社会档案意识的增强,一方面让档案工作者在履行档案工作义务的同时,享受到《中华人民共和国档案法》及与之相关各项法律法规规定的权利和待遇。另一方面,要让广大人民群众知道档案是什么,为什么要重视档案工作,哪些行为是违反档案法律法规行为,进而了解档案工作为什么是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是每个人的重要职责。

2.加强档案和档案工作宣传力度,提高档案职业的认可度。“由于受经济发展、文化水平以及档案馆工作方式与手段局限性的限制,不同社会地位和文化层面的社会公众对档案馆的价值与作用了解的层面也相差甚远。”[3]48目前社会上大部分群体对档案和档案工作以及档案工作机构,认识模糊,不甚了解。档案宣传就是要通过各级各类档案馆(室)、网站、新闻、展览、文件中心、爱国主义教育基地和普及档案教育等等途径和方式,不断提高各种社会档案意识,包括档案和档案工作的价值意识、从业意识、专业意识、文化意识、信息知识意识和利用意识等等。让社会最大限度地了解档案和档案工作,认识档案和档案工作为何、有哪些、谁在管、怎么用的问题。例如,笔者在高校经常碰到很多高校毕业学生查找自己的学生档案,绝大部分学生对档案基础知识知之甚少,即使是教职员工也不是很清楚。诸如档案和档案工作的基本概念,各种专门档案有何不同,档案传递方式,档案如何利用,哪些档案资源可以利用等等。所以在高校,就要想方设法让教职员工和学生了解高校档案工作是干什么的,档案工作价值在哪里,文书档案、科技档案、人事档案以及其他各种专门档案是如何形成、运转的,学校档案工作和文书工作、资料工作、保密工作、机要工作的区别到底在哪里等等。

3.提高档案工作者自身的档案意识,做好档案基础性工作。档案工作者作为档案信息、档案知识最直接的管理和传播者,要热爱档案和档案工作,加强自身业务水平,利用现代办公手段,不断改进档案工作方式方法,成为增强社会档案意识的主体。社会上很多人虽然不否认档案学理论,但是认为档案工作不需太多的知识理论。所以档案工作者不但要做好本职工作,还要加强理论素养,提高自身的学术水平,有为才有位,才会得到全社会的认可。20末和21世纪初的教育体制改革和人事制度改革,随着机构人员的缩减,档案工作受到了很大影响。2014年《意见》的颁布实施,体现了国家加强档案工作的决心,所有档案工作者必须要坚定信念,借此东风、励志前行,把档案工作做大做强。

4.做好档案编研工作,不断改进档案利用水平。档案编研和信息资源开发,是档案工作的立足之本。利用现代办公手段整理和优化组合档案信息资源,广泛了解档案用户的需求,改变传统档案利用工作的被动性,主动提供服务,让档案信息资源转化为知识资源来服务社会,让社会真真切切看到档案工作的价值,是提高社会档案意识的另一有效手段。20世纪80年代档案事业之所以呈现繁荣景象,得益于各种档案学会和学术活动的繁荣,以及档案文献编纂工作的空前发展,能从庞杂繁多的档案文献中加工出大量有用的档案信息资源,使得档案和档案工作在行政管理、科学研究、参考咨询、资治资政、信息查询等方面发挥了巨大的作用。随着档案利用数量增多、利用领域扩大、利用方式的变化,档案和档案工作自然会获得社会的广泛认可。《意见》中指出:加大开发力度。努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”。唯此,才能充分发挥档案的价值,引起社会关注,增强社会意识。

5.做好档案信息公开工作,让更多人了解、接触和享有档案信息资源。加大档案和档案信息资源的公开公布力度,提高档案信息资源利用率,让档案真正成为活的有用的信息资源,从而促进社会档案意识的提高。传统意义上的档案工作是为国家统治者提供服务的,人民群众是难以一见更不要说享有利用的权利。当今社会是个信息社会,在条件允许的情况下,各级各类档案机构要最大限度地开放和公开档案资源,让各种社会群体享有利用档案信息资源的权利。政府和机关事业单位在信息化建设过程中要有效地加强档案信息化建设,保障档案信息资源的广泛传播和利用。只有当整个社会通过档案工作为工作、生活和科研活动提供优质信息资源服务的时候,档案工作地位的提高和档案工作的最终目的才能得以实现。

摘要：本文从档案意识着笔,结合高校档案工作实际,论述了社会档案意识对档案工作及其社会地位的重大影响。在此基础上,阐述了如何强化社会档案意识,不断提高档案工作社会地位,最终达到推动档案事业健康发展的目的。

青年档案工作者的意识 第2篇

关键词：档案管理 信息安全 人员素质

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（b）-0222-01

现代档案管理工作需要以信息安全为基础，档案管理者自身的素质对于档案管理的未来发展、当前工作、理论研究都具有较大的帮助。因此，为了能够让档案信息建设速度加快，促进档案事业的健康、稳定、持续发展，需要对档案信息安全管理体系进行完善。

1 信息安全素质

信息安全素质指的是社会成员所具备的信息安全素质。在档案信息管理领域里，该项素质就是指档案管理者对于网络环境中的电子文件信息安全意识、能力。

2 档案管理工作者信息安全素质现状

2.1 信息化管理意识欠缺

当今社会，科学技术发展的日新月异，特别是计算机，网络技术在档案领域的广泛应用，使得档案管理的方法和手段也随之发生了根本性的改变，从传统的纸质档案管理向纸质档案及电子档案管理并重的新模式迈进，并向网络化管理方向发展，思想观念的陈旧使部分档案工作者满足于传统的档案管理方式，即使装备了现代信息设备，也仅仅将其视为对传统工作方式的补充。部分档案管理者对于档案信息化的认识比较浅，不能够将电子文件作为我国的一项战略信息资源，不能够对档案信息网络安全有较深的意识，在自己的日常工作中就不能够去有意识的进行预防，积极的应对，这是导致信息化管理意识比较缓慢的主要原因。

2.2 信息化管理专业基础知识相对薄弱

信息技术的日新月异，已经掌握的技能方法如果不及时更新就会很快过时。档案工作者不是信息技术专业人员，信息安全意识的缺乏使他们虽然意识到自身信息安全技能的不足，但由于缺乏强制性的提升专业水平的制度要求和定期的培训机制，使他们的信息安全能力与实际工作要求的差距越来越大。对于老的档案管理者虽然掌握了档案管理知识，但是缺乏信息技术能力，不少掌握信息技术的年轻档案工作者有的虽然掌握信息技术，但是又缺乏档案管理知识，而有的年轻的档案管理者由于在待遇、职称、前景等问题上的偏差认识而主动改行从事其他工作，使得整体信息技术水平偏低的档案部门更加缺乏掌握信息技术的人才。

2.3 信息化管理制度不健全

目前，我国还未全面实施档案工作者从业资格制度等准入制度，因此缺乏对新进的档案工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的的限制。这使得各级档案部门在选拔培养档案干部时只能由主管机关、主管领导来掌握调入人员的各项素质要求，而缺乏明确的专业指向性。对于已经从事档案工作时间较长的老同志，他们的年龄、专业和其他原因造成其自身现代信息技术能力比较欠缺，相对来讲他们的信息安全素质就更加明显不足。同时档案工作者技术职级晋升的各项考试中，缺乏有关信息安全技能方面的考核内容，因此部分人事管理部门缺乏提高和激发档案工作者自身信息安全素质的主动性的激励机制。

3 提高档案工作者信息安全素质的对策

3.1 提升档案管理者的工作敏锐性，增加责任感

信息化时代大环境下，有很多的新领域和载体出现，在档案界引起了一些改变，同时也是提升了对档案管理人员的素质要求，我们要对档案管理工作的基础性有一个比较深刻的认识，将工作的重点置于服务和管理上，通过转变工作的着力点来提升管理能力和服务效率，改善观念，将档案管理的综合功能较好的发挥出来，对现有的领域进行拓展，变更服务模式，迎合现代档案需求，不断的开创进取，让档案管理可以为经济发展和社会发展提供帮助。

3.2 提升档案管理人员的专业素质和水平

为档案工作者进行信息安全素质培养。对新入的档案工作者以及現有的档案管理者进行培训，针对他们的不同薄弱环节进行加强，增加档案管理知识，提升档案管理水平。根据不同岗位来进行任务的分配，根据档案人员自身的差异性来编排培训时间和内容，对培训结果进行考核。

档案工作者在具备了一定的信息安全技术之后，需要对自己所需要承担的社会责任以及义务有明确的认识，能够知法、懂法、遵法，自觉的对违法行为进行监督管理，对知识产权和隐私给予保障，使用信息安全技术来提升档案管理效率和安全性。

3.3 对档案信息管理制度进行强化

现在我国已经存在一些信息安全标准以及相关规定，可是这些规定尚处于初期，并不完善，存在很多的问题，还有很多的内容需要在探索中完善，这些标准和规定中涉及到档案信息管理者的信息安全素质的要求和内容，这也就导致了实际的问题还无法获得解决，因此无法将我国档案管理者信息安全素质差的现状给扭转过来。因此需要将档案信息管理制度进行强化，对现有的内容和标准进行完善，对档案管理工作者进行标准制定，结合当前的档案管理工作，选用优秀的档案管理人员，引入优秀的档案管理人才，提升档案队伍的整体水平。还有就是对档案管理工作者的专业技术职务进行考核，将信息素质作为考核的项目之一，督促档案工作者能够自主的进行档案信息管理内容的学习，根据岗位差异来具体的调整制度，方便其执行。

4 结语

现代社会的信息化程度越来越高，计算机网络是档案信息管理的基础，因此电子文件对于我国的信息发展而言是非常重要的，具有战略地位。档案工作人员的信息安全素质和电子文件的安全之间具有直接的联系，影响比较大。目前档案工作者需要面对的问题很多，通过对档案管理方法的改变来提升管理水平，提升档案工作人员的信息安全素质，这是我们为档案信息管理发展所提供的一个保障方法，档案工作者需要对自己肩负的责任负责，让档案管理更加的安全、科学，让档案管理可以跟随社会发展的脚步，能够为社会的发展提供帮助，满足社会对档案的需求。

参考文献

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力.企业家天地（下半月版），2011（5）：145.

[2]鞠传信.浅谈档案工作人员的基本素质.山东档案，2010（6）：46.

青年档案工作者的意识 第3篇

档案作为记载历史传承文明和社会发展以备后人资鉴的原始凭证, 这种信息资源在当今社会也在作为一种重要的生产资料和无形资产, , 在国家和地区的竞争中发挥着越来越大的作用。在全球信息化的今天, 信息资源真正的可以使一个国家的崛起完成在一瞬之间。正所谓“冰冻三尺非一日之寒”, 没有长期的档案积累, 这些事是无法完成的。而且在随着我国改革开放的不断深入, 我国已逐渐从人治型, 内向型, 控制型的人事档案模式向信息化管理模式转变。所以在当今社会, 作为“社会的新脊梁”的青年工作者们, 我们必须要做好档案的统计与整理。而经济、科技高速发展的现在人们的生活生产水平的提高给传统档案工作带来了新的难度与挑战, 在人事档案与其他档案信息化的今天, 档案工作更是给新一辈的青年工作者提出了新的要求。

档案的“两个体系”, 即建立覆盖人民群众的档案体系, 在党的十七大要求把党政工作的立脚点放到关注民生, 档案工作就要求建立以方便人民群众的档案利用的体系, 并提出了要“以人为本”重视民生。杨冬权局长基于这样的历史条件下提出了“两个体系”, 并同时说明了档案工作两个体系要以人为本, 要为社会中最大多数的人提供他们需要的档案服务。“两个体系”的建立也是在对新一代青年工作者的提示和激励, 在面对困难面前, 青年工作者既要在本职工作, 也要在以人为本, 从人事档案出发的角度来发挥自己的职能优势, 使得工作更加“便民利史”。

1、“两个体系”的建立的具体内容与重大实践

在全社会都在以人为本、关注民生的今天, 档案工作还是远离广大人民群众, 所以档案工作上的“两个体系”应运而生。“两个体系”是要建立覆盖人民群众的档案资源体系以及方便人民群众档案利用的体系。收集、管理、利用好档案一直作为青年工作者在工作中的社会责任, 而我们更不能把这种体系理解成只是“收集保管”和“提供利用”的简单词语。虽然在青年工作者的工作中我们确实在围绕这基础上, 极大的提高了档案工作的服务效率。但在赢得社会声誉的同时, 作为青年工作者, 我们不仅要把工作着眼于民生这个基础方向, 也要使新一辈的青年工作者能够有拥有更好的服务于档案工作的动力。

在以往的档案中我们只注重重点人物的档案区分和细化记载, 在另一大部分人的档案中好多东西被省略, 在现在涉及到人的档案, 一定要做到“人是最重要的, 有人的档案才是最真实、最有价值的”。在档案工作中我们要把“重事轻人”转化为“重人轻事”, 并要把这种新观念、新思想运用到档案收集和管理上面。要把以往重视机关团体、重点人物的档案模式, 集中到个人、普通人身上。要有“人民最大”和“群众至上”的档案理念。在一些实际的民生问题上, 加大对百姓档案的投入, 使得人民群众在最完善的档案下对自己的医疗、就业、退休方面都做到“有据可依, 有据可查”。

2、要抓紧修改、制定相关法律法规

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分, 通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看, 人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外, 档案还有一些衍生职能, 如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料。

所以, 合理运用档案的条例的修改, 在保证最广大人民群众根本利益的同时, 发展全民档案建设。如果从根本上就把普通人排斥于档案编辑之外, 我们的档案资源就覆盖不到广大群众, 就谈不上什么“档案的价值”。

在修改法律法规这方面我们不仅要改善对于档案的法律规定, 更要从各级档案馆入手。对于档案进馆方面, 我们要尽快修改我们档案的进馆范围。在修改的同时更能体现出企业建设中对员工的重视, 真正的在企业文化、企业管理中体现人人平等的原则。所以在相关法律法规中不符合“以人为本”、“两个体系”的相关条款都要申请或和有关部门联系逐条修改。

二、建立服务民生的档案体系

民生问题关系到社会和谐发展的大局, 注重民生、保障民生、改善民生是社会和谐发展的关键。我们要把档案管理与民生发展更为密切的联系到一起, 让档案馆不仅仅成为一个“储藏室”更应该是一个爱国主义教育基地、政府信息查阅中心以及电子档文件中心。在进一步加大档案馆的建设的同时, 我们在相关配套法律法规的改进, 使联系民生成为“两个体系”发展的核心。档案资源是不可再生性资源, 要严格落实各项安全管理制度, 加强安全防范意识, 不论在档案的保管还是利用等各个方面都要保证档案的安全。把好“利用关”, 真切的使人民群众形象生动的认识到民生档案的作用, 例如“民生档案是弱势群体的“护身符”, 可以保留低保档案、残疾人档案以及就业档案等;在土地承包档案、房产档案上成为老百姓的“定心丸”;是干部与群众间的“润滑剂”;是在各方面化解矛盾的“减震器”, 所以作为青年工作者要熟悉档案管理业务, 制定好各类检索工具, 编制好各类编研资料, 切实保证档案利用者快速全面查阅所需资料。

三、创新工作手段, 改进服务模式

在一些省市的“民情调查”的过程中, 大家对此项改革一致好评。在基层, 基层领导积极配合和热烈。这证明在建立档案工作科学服务发展的现在, 这种主动的服务形式与建立“两个体系形成了有效的抓手, 会在发挥档案特长, 扩大档案工作影响方面彰显显著作用。而在民生档案中有着普通老百姓切身利益紧密相关, 涉及到社会各个阶层的广大人民群众, 民生档案的主要利用对象是老百姓。全部内容都是直接而不是间接地与广大人民群众发生联系的, 它直接关系到了广大人民群众的日常生活。可以作为重要的凭证材料, 为普通老百姓解决日常的切身利益问题, 对他们来说, 是非常的需要和实用的特点。

所以对于民生工作的便民性, 我们可以运用现代网络技术将信息传达及采集传送加以运用, 高速的信息传递会让整改方案能够更快的传达于基层, 用信息技术在基层建立健全庞大的信息采集库, 这样我们就能更精准的对档案进行采集分类, 也对百姓了解档案工作提供了便利。档案馆的工作人员在其间不仅要进行组织协调, 更要在实际工作中下基层, 对技术、方法方面进行指导, 使档案工作更贴近人民进行。

四、档案工作者的素质建设

作为一个系统性的学科, 档案学对于青年工作者必须要拥有良好的素质和职业精神。要具有爱岗敬业的精神。德业兼修, 在工作中不仅要有极为有效的工作能力还要有较强的职业道德。以服务为先, 业务第一的工作态度, 切实提高做好业务工作的本领。

五、总结

档案工作是关系到人类发展社会发展的工作, 中国的档案工作我们不仅要树立以国家综合档案馆为核心来建立“覆盖人民群众的档案资源体系”的思想。而且更要正确理解树立“覆盖人民群众的档案资源体系”是一个动态概念的思想的科学事实。在对档案馆内关于民生的档案的整理, 还要对未进馆的档案进行加工, 档案工作任重而道远。我们要有时代责任感, 在随着我国档案事业向前迈向一大步的同时, 我们必须知道, 青年档案工作者只有紧跟时代发展, 围绕“两个体系”建立, 加强学习、团结协作、踏实工作、勤奋敬业, 把工作落实于民生, 落实于基础, 只有这样才能实现自己的人生价值, 得到社会的承认和肯定。

摘要：对于我国档案管理工作实践的新趋势和新总结, 传统档案工作面临着新的挑战, 并对青年工作者提出了新的要求。伴着我国政府执政为民和以人为本的在社会实践中的深入贯彻, 档案工作越发的需要更加切近人民群众和关注人民群众, 这也成为了新时期摆在我们青年档案工作者面前的一项重要关于自身素质及工作新方法的新的课题。

关键词：两个体系,档案,青年档案工作者

参考文献

[1]《中国档案报》2008年11月17日.第一版

[2]尹爱华.建立档案资源体系和档案利用体系.《黑龙江档案》.2009年1月

[3]冯长宝.关于民生档案资源建设及利用的几点思考.《重庆档案》.2011年11期

[4]况由志.发挥档案文化功能, 服务群众文化需求, 建设西部档案强市.重庆档案信息网

青年档案工作者的意识 第4篇

一、海外档案工作的人员配置与机构设置

1. 档案人员配置方面的情况。

在海外工程项目中, 档案人员配置多为三种情况:一是不设档案工作岗位;二是在立项后指派兼职档案人员;三是指派专职档案人员。很多公司都已经认识到档案工作的重要性了, 但是他们绝大多数都为其海外工程指派兼职档案人员而没有指派专职档案人员。这是为什么呢?经过走访, 笔者了解到:这些公司的专职档案人员数量有限, 只有可数的两三个, 所以不可能让他们长期驻外。针对这种情况, 笔者给这些公司提这样一个建议:在海外工程项目确定后, 事先为该项目指定一到两名兼职档案人员 (可以是纯翻译或者是翻译与技术人员的结合) , 然后请公司专业档案人员对他们进行培训, 待到出国时让该专职档案人员也随同一起出国。到达国外后, 专兼职档案人员一起进行建档工作, 兼职档案人员抓紧时间学习与实践, 专职档案人员则要给予他们耐心的辅导, 等档案工作的各个环节都走上正轨了, 专职档案人员就可以回国了, 而余下的档案工作就由兼职档案人员接着进行 (专职档案人员留驻国外时间除特殊情况外, 一般不超过两个月) 。在专职档案人员回国后仍需继续保持与兼职档案人员的联系, 以便随时提供帮助。在工程结束后, 档案人员要及时总结经验和互相学习, 这样既可做好档案工作, 又可以解决专职档案人员数量有限的问题。随着经手的项目数量不断增多, 兼职档案人员的工作经验与能力会不断提升, 最终使公司的海外工程项目档案工作质量整体提升一个台阶。

然而, 无论公司采用哪种方式解决其驻外档案工作人员选派问题都需注意以下几点: (1) 海外工程项目档案工作必须事先有所准备, 不能临时抱佛脚; (2) 单一专业人员不可能在完全独立的情况下胜任整个工程项目的档案工作, 所以各专业的人员都要积极参与并相互合作; (3) 驻外档案工作人员不能“单飞”。驻外期间, 国内总公司档案部门既要与他们多交流多联系并配合解决问题外, 还要给予他们工作一定的自由, 而不能管得太死。海外工程项目档案工作要“因地制宜”地灵活面对和处理各种突发事件, 也要坚持该坚持的原则; (4) 积极总结经验。档案人员在工程进行中与结束后都要定期与相关部门人员进行沟通与交流并不断总结经验, 将它们汇总起来与大家共享, 逐步形成一套高效的规则, 并在实践中不断检验、修正、扩充, 以做到“与时俱进”。

2. 档案工作机构的设置情况。

我们先看看这个案例:某大型电气公司海外工程项目部的档案工作分别由三个内设机构共同负责:合同部专管合同类档案, 综合办专管行政、资质类档案和往来文件, 技术部则管理所有的科技档案。公司原想这样管理就不会混乱了, 却不料带来了很多的问题。 (1) 管理方面的问题: (1) 档案产生于不同部门, 又由不同部门进行收集, 并分散保管, 这就使档案的完整性和实体安全得不到保证; (2) 由于多个档案工作部门同时存在且相互往来不频繁从而导致分散于不同部门的档案在编制档号等工作中经常出现重复等诸多问题; (3) 总公司档案部门与这些项目档案机构进行联系、监督指导工作时也因其分散性而降低了效率; (4) 在档案进行最终的验收与移交前各部门还需要联合起来处理档案“分散”工作所带来的档案“统合”问题。 (2) 提供利用方面的问题: (1) 利用者如果需要跨部门调阅档案要请综合办出面协调, 这使得档案利用出现了多余的环节; (2) 由于档案的分散保管, 利用者在查阅档案时出现了不知向哪个部门进行查找的“迷途”现象; (3) 档案管理的分散与查用环节的复杂降低了档案的查用率、查全率和查准率。 (3) 加重了公司和海外工程项目部的负担:项目部中多个部门都设置了重复职能的岗位从而降低了工作效率。

针对上述问题, 笔者的建议是:精简机构、优化人员、明确责任。除了特大型或特殊类型海外工程项目外 (其档案部门可以由一个专门管理科技档案和一个专门管理非科技档案的两个机构组成;或其他特殊组成方式) , 其他类型的海外工程项目部均只设一个档案部门就够了;从事档案工作的人员必须是培训合格的专 (兼) 职档案人员, 拥有过硬的业务能力和负责任的思想;对每个档案人员的工作职责与内容要明确, 工作的各个环节都要有专人负责;建立明确的赏罚制度。这样既有利于档案的实体管理和利用, 又提高了档案工作的效率, 还为公司节省人财物力, 确保了工程的顺利进行。

二、海外档案工作的专业设备配置

很多海外项目部在办公用品配置方面没有给予足够的重视:他们选用了性能不稳定的油墨和笔纸, 在工程结束档案验收时才发现这些档案要么已经褪色、被擦花、字迹或图形出现模糊或浸油等现象, 这对档案的长期保存极为不利, 所以一定要选用可靠的办公用品。

档案收集起来后不能随意堆放 (我某工程公司海外项目部将其档案收集并堆放于办公室地上的几个大纸箱里, 待工程竣工清理搬运这些档案时才发现垫底的档案已经严重受潮并粘连在一起很难分开, 而且性能不稳定的油墨也将一张张的档案彼此印花了, 连堆放于箱底的录像带也长了霉) , 而要为它们配备专门的防磁文件柜进行有序化的存放并努力达到档案“八防”的要求, 尤其要注意档案的内容信息和物理载体的保护。我某进出口公司驻外办公室工作人员由于档案意识薄弱而致使档案失密。她将国内总公司发来的原材料供应商和价格成本单放到办公室桌面上阅读而未及时收捡, 被来访外方人员中的翻译人员看到从而探得我方的谈判实力, 使公司在随后的谈判中处于极被动的地位。物理载体的保护:我某机械安装公司驻阿曼项目部对其安装的设备试机现场进行了拍摄并以录像带的形式保存下来存放于一个普通的铁质文件柜中, 然而该文件柜后居然堆放了几个大型电机, 这些电机内部都有大型的磁铁块, 这就使得铁质文件柜受到了磁感应, 磁感应又施加到这些以磁带为载体的录像带上, 最后这批录像带全被磁化了, 造成不可挽回的损失。

有条件的公司可以购买专业档案设备, 待工程结束后就地卖掉或者运送回国或者再发往公司驻其他国家的工程项目部供其使用。对于条件不宽裕的公司, 在配置了档案保管的基本设备后档案人员可以发挥能动性并结合当地条件“因地制宜”地创制一些简易的保存工具, 并对成功的经验进行总结与推广。我某公司驻非援外工程部遭遇了雨季, 当地空气湿度很大且买不到相应的干湿设备, 然而这些档案人员很细心, 他们发现当地人在雨季保存衣物使其不发霉的方法是将当地一种植物的果子烤干后研磨成粉并放入衣物中。这些档案人员发现这种粉具有很强的吸水性, 于是他们就如法炮制了一些, 再将它们用纸包好后置于文件柜中并对这些粉末进行定期更换。雨季过后, 他们的档案保持了干燥, 保存状态良好。这既解决了档案保存的问题又节约了成本。

在海外工程项目中, 我们常常运用现代化通信设备和网络来进行信息的收发和处理。与本国公司交流还好, 但与外方交流 (电子文件、图纸、资料等) 时, 就有一个值得我们注意的问题———软件。不同的国家使用的软件往往是不同的, 这就涉及软件的转换, 不同版本、字体、图形的支持问题。数字化交流如果没有相关的软件支持就会出现问题, 存档就更不可能了。所以, 在项目部出国前, 公司相关部门应通过多方渠道了解项目驻在国软件使用的情况并事先做好准备。在使用计算机设备时, 要注意及时安装杀毒软件、定期对它升级与查杀病毒。对重要的文件要及时备份并设置密码。当工程发生纠纷时档案是最直接有力的证据, 所以档案的真实与完整是相当重要的, 特别是电子文件元数据的保存尤其重要。

三、海外档案工作相关制度的建立健全

在国外, 工程人员将面对与国内不同的政治、经济与文化环境等。为了适应这些特点, 我们的档案工作制度也必须做一些适当的调整。首先, 国内总公司需要建立健全一套统一的、完整的、高效的、覆盖国内外工程的档案工作制度并在全公司推行;同时又要考虑到海外工程的特殊性, 不能对其档案工作搞“一刀切”, 而要根据国内外的不同情况再结合公司与项目的自身特点来进行灵活的调整。比如:海外工程项目档案中一些技术类、资质类和合同类档案会被频繁调阅或被修改, 在这种情况下就不宜把它们在短时间内都带回国而可以考虑延长它们滞留海外的时间。为了确保档案的安全我们不得不实行档案异地管理, 那么针对重要合同或图纸, 我们可以请求合作方与我们多制作几份, 现场保有两份其余带回国内;或者是制作档案复制件, 请合作方对该复制件与原件的一致性进行确认并给予书面证明后再将此证明与复制件一并带回国。

在档案工作中, 项目人员既要坚持基本的原则又要对突发的情况进行灵活处理, 比如:工程急需我方资质证明或授权书 (这类资料的借出往往需要项目部领导批准) 而项目领导又不能及时联系上的时候, 档案人员可以在确保利用人员身份和利用理由充足的条件下, 在完成借用手续后可以将这些重要档案有条件的借出 (复制件优先, 然而特别紧急的情况下可以借出原件, 然而其携带与使用都要由档案人员手持) , 并随时做好它们的跟踪监督与催还工作并及时向领导报告。但是涉及公司、工程、人员等核心机密的档案, 就必须坚持原则:没有齐全合法的手续和领导的批准, 拒不借阅。项目部相关领导也应带头自觉遵守这些制度。

海外档案工作可以考虑建立相关的责任制度并将责任落实到个人:可以尝试将档案工作纳入项目领导的工作范畴并建立相应的奖励与问责制。对于前方人员的调离, 档案人员要主动及时地采取措施帮助他们完成手里的档案移交并及时进行接收与处理。对项目部新来的人员要抓紧时间进行培训以增强他们的档案意识。

海外工程项目档案的完整性、安全性与效用性直接关系到我们的利益并反映出档案意识的强弱, 所以我们必须加强档案意识建设, 使海外工程项目档案为公司与社会的发展作出应有的贡献。

摘要：改革开放以来, 我国已有越来越多的企业跨出国门参与各种各样的国际建设工程。本文就我国建设工程类企业在海外工程项目档案工作中出现的一些问题进行探讨与分析, 再提出一些解决办法, 并从中反观档案意识的重要性。

关键词：海外项目工程,档案管理,档案意识

参考文献

[1]田巧玲.如何做好油田境外项目档案工作[J].档案管理, 2009 (5) .

青年档案工作者的意识 第5篇

关键词：出国学习交流,高校青年教师,意识形态工作,问题,对策

高校教师承担着学生思想政治教育和专业知识传授的双重任务,是高校意识形态工作上传下达的“重要衔接”,从而也是影响高校学生政治思想状况的最主要的群体。改革开放以来,我国高校教师队伍国际化步伐逐步推进,出国学习成为高校教师尤其是青年教师拓宽学术视野、提高业务素质、提升竞争力的有效途径。近年来,出国学习交流的机会更多,人数更多———越来越多的青年教师通过多种项目的资助,到国外从事合作研究、攻读学位、讲学、工作、参加国际学术会议等。以青年教师为主体、以西方国家为主要去向、人数日益增多的出国学习交流,客观上为高校意识形态工作带来了复杂境遇,提出了新的要求。因此,认真探究当前高校青年教师意识形态工作存在的问题及其成因,进而探求解决问题的有效路径显得尤为迫切。

一、当前高校青年教师意识形态工作中的问题

(一)一些青年教师自身意识形态观念淡薄,对西方意识形态渗透辨别不清、缺乏警惕

目前的高校青年教师主体成长于改革开放新的历史时期。其中大多数具有较高的政治觉悟和师德修养及较强的业务能力。但在市场经济趋利原则的负面影响下,一些青年教师形成了明显的功利主义倾向和强烈的自我成就欲望,忽视了国家意识、社会责任感的养成。一些青年教师受西方意识形态渗透的影响,出现了淡化政治的严重倾向,并对党的意识形态教育产生抵触心理。他们非常重视自身的业务发展,却不注重提高马克思主义理论素养,也缺乏对国情、社情和民情的深刻了解,因此在一些重大政治原则问题上的认识比较模糊,政治信仰迷茫、理想信念缺失。

这些青年教师出国后,在被西方的物质产品、文化产品、生活方式、遗址公园等吸引时,往往意识不到它们作为西方意识形态物质载体或符号而存在的基本事实。在与国外同行的学术交流中,当研究内容涉及中国方面时,对方有可能出现基于不了解或意识形态偏见而运用不恰当的研究方法得出不符合实际的研究观点时,有些青年教师由于缺乏必要的政治敏感性和国家意识、责任意识,对之要么囫囵吞枣、随声附和,要么心知肚明却一笑而过,从而在事实上放弃了针对中国问题理直气壮地运用中国话语阐释中国立场的正当权利,削弱了学术交流的主动性和实效性。一些意识形态观念淡薄的青年教师在出国选择接受外方资助后往往拿着国外经费“吹西风”。由于西方意识形态渗透的高度隐蔽性和长期以来我国意识形态教育的过度显性化,很多出国青年教师误认为意识形态教育是中国的“专利”,其他国家根本没有意识形态教育。而这恰恰显示出西方国家对我国青年教师进行意识形态渗透在一定范围内已获成效。这无疑对我国高校青年教师意识形态工作提出了严峻挑战。

(二)高校在青年教师培养及出国遴选上重业务素质而轻思想政治素质;部分青年教师在国外的不当言论不利于国际社会正确了解中国

各高校在对青年教师“如何培养”的问题上,不同程度地出现了“重业务素质、轻思想政治素质”的片面倾向。在职称晋升、年终考核、出国遴选等重要环节上,高校对青年教师的科研论文及项目的数量与级别、教学工作量等业务素质方面有着详尽而较高的要求,但对青年教师的思想政治素质的要求一直较为笼统模糊,思想政治素质考核流于形式,在青年教师思想政治工作制度建设方面也缺少相应的规划、机制及措施等。这主要是由于,一些高校把思想政治教育的对象仅仅锁定为在校大学生,忽视了对青年教师的教育。这不仅引发了一些青年教师对政治与业务关系认识上产生 “重业务之实,轻政治之虚”的误区,而且还造成了新形势下高校青年教师意识形态工作的整体滞后性。由于出国青年教师置身于西方意识形态渗透的最为便利的场景中,影响其政治思想状况的变量由此增加。对西方意识形态渗透的有效抵制从根本上有赖于青年教师较高的思想政治素质。这种较高的思想政治素质很难掩饰,也不可能速成,它需要长期自觉的精细化培育。由于对青年教师意识形态工作重要性认识不足,相关常态化工作长期不到位,思想政治素质要求形同虚设。一些高校实际上采取了单纯用业务素质来遴选出国青年教师的不恰当做法,使一些政治素质不高的青年教师得以无障碍出国。与此同时,由于我国高校还普遍缺乏对出国期间青年教师思想政治状况的有效监督和反馈机制,出国期间高校对青年教师的意识形态工作实际上处于“离场”状态,这也使部分青年教师在国外容易放松对自身言行的思想政治要求,有意或无意地产生损害国家形象和民族利益的言行。这种言行本身又加深了国外对中国的既有误解,并给西方国家对我国进行意识形态攻击提供了口实。

(三)高校在课堂教学管理上重教学秩序而忽视教学言论纪律,容易使一些高校青年教师随意将肤浅、非理性的出国感受与学生交流,进而对大学生主流意识形态认同形成较强冲击

高校青年教师与学生接触机会较多,且在年龄、心理、认知等方面较为接近,容易与学生产生思想共鸣,其言行举止对学生思想行为的影响更为直接和深刻。这就决定了高校青年教师的思想政治素质和道德情操对学生的健康成长具有极其重要的示范引导作用。因此,高校青年教师的思想政治素质关系高校意识形态工作的成败。出国青年教师归国后都很愿意将自己的出国感受同学生在课上或课下交流、分享,此做法对开阔学生视野、引发学生思考、促进教学相长有着非常重要的作用,值得提倡。当然,这种积极作用的发挥有个先决条件,即教师的出国感受必须能够相对客观地反映事物的本来面貌,有利于学生健康发展。但是,一些出国青年教师其实并不能全面、深入、客观地了解、体验国外状况。而另一方面,由于青年教师的国外生活体验本身是最直观的、具有超强吸引力和感染力的现身说法,学生对之往往表现出强烈的认知需求和较高的认同度。由于很多高校存在教学管理上重教学秩序而忽视教学言论纪律的倾向,在这种情况下,如果青年教师不能以马克思主义的科学世界观和方法论正确认识中国社会转型期的矛盾和问题的话,很容易在课堂上把中国当成负面典型案例库,把大学讲台当作情绪宣泄的平台。而这种肤浅的出国感受无疑向思想尚不成熟的学生传递了不良情绪和崇洋媚外思想,不利于学生积极向上人格和社会责任感的培育,并引发其对我国社会主义制度、发展道路、价值观念产生质疑。

二、加强高校青年教师意识形态工作的对策

“当前高校意识形态工作面临的最根本的问题就是如何赢得青年。”[1]赢得青年教师是赢得青年的重中之重。在当前出国学习交流人数大增的新形势下,青年教师意识形态工作已经成为新形势下高校意识形态工作中尤其应当引起重视并亟待解决的突出问题之一。

(一)充分认识高校青年教师意识形态工作的极端重要性和现实紧迫性

由于认识不到位,有些高校党委在青年教师的引进和培养中只看业务素质,不抓思想、不管言论,对意识形态问题绕着走,从而在事实上造成了当前高校青年教师意识形态工作应对乏力的消极被动局面。为此,各高校党委一定要树立战略思维,善于从贯彻落实好《关于进一步加强和改进新形势下高校宣传思想工作的意见》(教党[2013]12号),办好中国特色社会主义大学进而实现中华民族复兴的根本要求出发,紧密结合经济全球化条件下出国学习人数大增的特点,从战略层面认真审视和反思以往的工作,始终把加强和改进青年教师意识形态工作摆在重要位置。

(二)以高校党委自身建设为突破口强化高校意识形态工作的领导权

要做好高校意识形态工作,各高校党委必须注重加强自身建设。首先,高校党委应大力加强工作队伍建设,成员要带头自觉地坚持学习中国特色社会主义理论、社会主义市场经济的基本知识和相关方针、政策、法律法规以及现代科学技术和管理知识等。其次,高校党委应强化政治责任和领导责任。对政治原则问题一定要立场坚定、旗帜鲜明、敢抓敢管。不断完善工作机制,建立意识形态责任制,成员分工要明确,对分管工作要敢于负责。同时,党委成员既要切实履行职责,又要关心全局工作,积极参与集体领导,实行决策的民主化和科学化,营造思想政治工作的良好氛围。最后,高校党委应切实转变工作作风,带头廉洁自律,增强公仆意识,以学校工作作风的转变促进师德师风的转变,把重视青年教师意识形态工作切实付诸行动。

(三)以培育和造就青年马克思主义者为抓手,创新青年教师的常态化思想政治教育引导机制

通过举办岗前培训班、党校宣讲会、座谈会、党员学习交流会等形式,有计划地定期组织青年教师学习马克思主义理论,了解党的路线、方针、政策以及近期有影响的国内外重大事件,帮助他们提高理论水平,增强其光荣感和使命感以及辨别与抵制资产阶级自由化等各种错误思潮的能力。对青年教师进行思想政治教育的过程中,要注意营造轻松、愉悦、平等、宽容的良好学习氛围,尊重和发挥青年教师的主体性作用,围绕青年教师最关心的思想疑点和难点问题展开讨论,以激发他们学习政治理论的兴趣,调动他们参与政治活动的积极性和主动性。同时,“理论和实践相结合是高校意识形态教育的关键”[2],因此,高校要积极创造条件,鼓励青年教师自己走出校门,广泛开展学习考察、调查研究、挂职锻炼等多种形式的实践活动,在实践中强化对中国特色社会主义道路、制度和理论体系的理解与认同。也可以通过业务学习和生活体验的相互交流以及“一对一”的导师指导,提高青年教师对复杂社会现象的判断能力,积极引导他们理性认识转型期中国社会存在的矛盾和问题。此外,高校还应为青年教师的工作、成长创造良好条件,给予他们业务上的扶持帮助和生活上的关心照顾,主动为青年教师搭建良好的成长发展平台,从而增强青年教师对中国特色社会主义的情感认同。

(四)从出国人数大增的新态势对高校意识形态工作的客观要求出发,建立健全高校青年教师意识形态管理机制

各高校应当本着管好导向、管好阵地、管好队伍的要求,以建立健全高校青年教师意识形态管理机制为基点,尽快提出解决当前青年教师意识形态工作问题的具体应对措施,强化意识形态工作的主动性和针对性。首先,高校要及时调整“唯科研”的实际用人、评人体制,严格把好青年教师队伍政治素质关。这就要求高校切实把思想政治素质列为青年教师人员引进、职称评聘、年终考核及出国遴选的首要指标,对工作中有错误思想倾向的青年教师要及时进行教育,对于拒不接受教育的应当予以处理,并通过依法解除聘用合同等方式确保从思想上、组织上、制度上全面整顿、清理、纯洁高校的青年教师队伍。其次,高校党委要经常分析意识形态领域的新形势,加强对出国青年教师思想动态的信息掌握和分析,建立一套完整的青年教师群体的舆情收集、整理、分析和报告机制,及时发现倾向性、苗头性的问题,以增强意识形态工作的实效性。再次,一些高校应尽快反思和纠正不考虑研究领域、专业对口性及对方学校资质对教师科研助力的大小、教师个人意愿及个人家庭生活困难等多方因素而硬性将出国留学经历与教师晋升职称挂钩的做法。实践证明,这种“一刀切”的做法缺乏人性化、科学性,极具功利化和盲目性、片面性,在很大程度上造成了教育资金及人员成本的浪费。高校应在青年教师根据个人情况自觉、自愿且确实“出能有获”的前提下鼓励青年教师出国进修。对未出国进修的青年教师应平等对待,尊重其在国内的科研活动与成果,投入资金为之创设良好的科研条件。最后,高校要加强阵地建设,不断完善思想宣传阵地的管理流程和工作机制,为出国青年教师思想政治素质的养成与提升创造有利条件。要健全课堂教学管理体系。同时,还要加强思想政治教育网络平台建设,扩大网络主流舆论阵地,健全高校网络信息管理系统建设机制和高校网络信息应急机制,强化高校哲学社会科学成果发布管理体制,建立高校出版质量监督检查体系等。

参考文献

[1]袁贵仁.把握大势着眼大事努力做好新形势下高校宣传思想工作[J].求是,2015,(3):17-19.

青年档案工作者的意识 第6篇

一、强化文秘“档案意识”是做好办公室档案工作的基础

所谓“档案意识”, 一般是指人们对档案及档案工作的认识和看法。档案意识直接作用并指导档案工作实践, 在办公室文秘工作中, 文秘人员对档案的认识、对自身工作之于档案管理工作的关系的认识在档案工作中起到不容忽视的作用。

从工作流程上看, 文秘人员的“档案意识”是形成档案的重要来源。一般来说, 办公室文秘负责起草单位的文件、领导讲话稿等综合性材料, 记录会议内容, 收集整理调查研究材料, 而在工作中产生的文件、领导讲话稿、会议记录、调研材料等文献是档案的重要来源, 也就是说办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象。办公室文秘的每项工作终结, 正是档案工作的开始, 比如一份文件写的清晰明了、生动实际, 才会有力推动工作, 经过领导核准签发能生效, 最后加盖公章就成为正式文件, 作为档案保存也就有了查考价值, 在文秘工作的一系列流程中, 文秘“档案意识”的强弱对档案工作的效率和效果产生直接影响, “档案意识”强的文秘在工作中会注意收集整理文书材料, 确保材料的完整和齐全, 这在一定程度上可以提高档案工作效率, 促进档案工作的开展。反之, “档案意识弱”的文秘, 工作中容易忽视文书材料的整理和保存, 就会延缓或者阻碍档案工作的开展。

从意义角度讲, 文秘人员的“档案意识”直接影响到档案的利用效果。前面说过, 办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象, 这也决定办公室文秘的“档案意识”有无及强弱直接影响到档案工作, 特别是档案利用工作。前面说过, 如果办公室文秘有较强的“档案意识”, 那么他在工作中就会下意识的及时收集基础性材料, 同时做到安全保管, 确保材料齐全, 为日后的档案工作提供了前提条件。与此同时, 办公室文秘的档案意识还会促使他们在起草文件、调查研究工作中充分利用已有档案, 促进工作的有效开展。相反, 如果办公室文秘“档案意识”缺乏后者意识薄弱, 那么不仅无法利用档案开展工作, 还将直接影响到档案的收集、立卷和归档等具体工作。

二、当前办公室文秘“档案意识”薄弱的原因剖析

(一) 缺乏专业素养

很多办公室文秘并非“科班出身”, 在从事工作之前没有接触过档案相关知识, 甚至很多人在工作一段时间之后, 也不了解档案收集管理等专业知识, 具体表现在:一是不能正确认识档案的含义, 也就是不知道档案是什么, 这就使得他们在工作中无法判断哪些材料具有价值能够成为档案, 具体表现为, 很多办公室文秘在起草文件时不注重保存形成的历史材料及一些领导批示的意见, 使得日后的档案工作无法收集齐全的资料;二是不了解档案的具体功能, 对于档案的作用特别是参考作用没有足够的认识, 这对办公室文秘来说无疑是一大缺憾, 因为档案作为反映过去工作情况的真实凭证, 反映了前人的经验和成果, 善于利用档案的记载是办公室文秘开展工作、提高业务水平的重要途径;三是不熟悉实际的操作方法及技巧。没有理论背景, 自然无法指导实际操作。

(二) 对档案工作的重视不够

如上所述, 很多单位的办公室文秘都没有充分认识到档案管理工作在业务工作和管理工作中的重要作用, 普遍对档案工作的重视程度不高, 具体表现为大部分时间和精力都用于起草文件、处理公文、机要、保密工作, 没有全身心投入文书档案管理工作, 具体工作中归档意识不强, 不能配合单位档案室做好档案的归档和管理工作, 造成了工作环节中诸如文件材料缺失、归档材料不规范不完成的问题。

(三) 档案工作现实情况不容乐观

目前, 许多地方档案管理工作水平相对低下。因为, 很多人不了解档案工作, 认为档案与自己的关系不大, 也认识不到档案工作的重要性和必要性, 甚至有人认为档案可有可无, 这直接导致收集、整理、保管等档案工作水平不高, 使档案的开发利用效果有限, 档案不能发挥有效作用, 自然不能引起人们对档案工作的重视。

三、办公室文秘“档案意识”培养的实现路径解析

(一) 加强专业学习, 培养专业素养

加强专业学习提高专业素养, 是增强办公室文秘档案意识的重要途径。一是要深入学习档案法规和档案知识, 如《档案法》、《档案实施办法》、《档案工作实务》 等专业书籍, 加强业务学习。特别是要结合工作实际, 掌握档案理论中与办公室工作密切相关的内容。二是要加强对档案工作重要意义认识的学习, 充分认识到档案工作是重要的科学文化事业, 对上至国家、下到每一个人都有重要的作用和意义, 以此加强工作责任感和事业心。三是要不断调整知识结构和能力结构, 根据档案理论的更新与发展, 更新业务知识和技术水平。

(二) 强化业务实践, 不断总结经验

对办公室文秘来说, 仅仅具备专业的档案知识是不够的, 还需要在具体工作中大量实践、反复操作, 将专业理论应用于具体的档案工作实践中, 不断积累在工作中遇到的各种情况, 总结经验教训, 才能进一步的熟悉档案工作, 进而在工作中自觉主动地形成、收集、整理和立卷归档相关文件材料, 不断提高办公室文书档案管理工作。

(三) 提高档案利用, 强化服务意识

在管理文书档案的工作中, 办公室文秘应该树立“服务第一”的思想, 全身心为单位的业务和管理工作服务。要深入了解并掌握领导和同时对档案信息的需求, 最大限度地开发好信息资源, 更好的发挥文书档案在工作中的功能和作用, 以工作实效提高档案利用效率, 不断推广档案在各个领域中的应用, 不断提高人们对档案的重视程度。

(四) 加大宣传力度, 增强全员共识

青年档案工作者的意识 第7篇

关键词：办公室文秘,档案意识,档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

(一)办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。

办公室文秘人员是文档资料主要的整理者,会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的,而这些资料都是档案文件的重要内容,因此,办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料,并及时归类入档,形成完整的档案资料,而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集,造成档案资料的缺失。

(二)办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。

档案室对历史资料与文档的收集,其最核心的功能还是日后的使用价值,而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面,若文秘人员“档案意识”较弱,必然不能保证档案资料的完整性,对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面,文秘人员的“档案意识”较弱,还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用,如文件的起草等,影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题:

(一)办公室文秘自身专业素养较差。

很多办公室文秘人员都不是科班出身,对于档案管理不了解,工作中也没有经过相关的系统培训,专业素养薄弱。具体表现在两个方面:一是不了解档案管理的重要性,在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料,不明白档案收集和整理的意义,导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法,完全靠自己的经验来开展档案管理工作,导致档案管理中问题重重。

(二)办公室文秘人员忽略档案管理工作。

很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视,把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上,归档意识不强,不能有效配合单位档案做好文档的归档工作,导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状,本文提出了强化其“档案意识”的策略,主要分为三个方面:

(一)加强办公室文秘的培训教育。

加强专业培训,不断提升文秘人员的专业素养,是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训,不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面:一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训,特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来,提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习,重点让文秘人员认识到档案管理的功能,意识到档案管理的重要价值,从而从内心中重视档案管理工作,提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习,提升文秘人员的档案管理水平。同时,单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时,要重视人才的专业对口程度,在选拔中要加入档案管理方面内容的考察,从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

(二)加强档案管理操作实践。

档案管理工作是一项实践性很强的工作,仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的,必须要在实际工作中大量实践,不断总结经验和教训,才能提升档案管理水平,在实践过程中提升“档案意识”。因此,办公室文秘人员要不断加强档案管理实践,在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档,形成自觉性的意识,提升档案管理水平和“档案意识”。

(三)强化档案资料的利用导向。

档案资料最大的价值是其可利用性,因此,要在档案管理中强化档案资料的利用导向,以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求,并以此最大限度地去开发和储存档案资料,提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之,档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容,办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段,办公室文秘档案管理工作中存在一些问题,主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此,要不断加强办公室文秘的培训和教育,并加强操作实践,理论与实践相结合。同时,要强化档案资料的利用导向,通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”,以提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]张雁泉.文秘工作中电子档案的管理与规范[J].兰台世界,2008,(16):36-37.

[2]高姗.关于加强文秘人员档案意识的建议[J].黑龙江科技信息,2013,(5):125.

青年档案工作者的意识 第8篇

一、领导重视营造档案工作氛围

要在学校发展过程中充分发挥档案工作的重要作用, 首先要营造一种处处强调档案, 人人重视档案工作的良好氛围, 才能使档案工作深入人心。比如定期举办档案知识讲座、重要档案展览、树立档案管理典型等, 不断提高学校档案管理水平, 形成学校重视档案管理的良好氛围。笔者的学校就很重视这一点, 为了营造重视档案工作的良好氛围, 彰显档案工作的重要作用, 不断加强校园德育建设, 挖掘学校文化内涵, 以优秀的文化熏陶人、感染人、影响人, 校领导对学校的创始人——尹昌龄老先生的档案进行了详细搜集、整理, 建成了尹昌龄先生档案专用展室。这些档案资料来之不易, 十分珍贵, 对学校的教育教学工作具有重要意义。特别是搜集整理这些档案资料的过程, 在我校营造出了重视档案工作的良好氛围。工作人员经过几番调查、翻阅资料, 几次远赴四川尹老先生故居, 从他的子孙口中了解了尹老先生生平鲜为人知的一些珍贵资料, 尤其是尹老先生为官治学、为人处事方面的良好口碑让人肃然起敬, 这些都对学校的办学理念和教育教学工作启示深刻。经过进一步梳理, 学校整理汇编了《尹昌龄研究》一书, 并召开了尹老先生研讨会, 邀请各界名流、尹老先生家人齐聚一堂, 畅谈尹老先生办学的艰辛、学校的未来发展, 最后, 学校把所有的相关档案资料都存放在尹昌龄先生档案专用展室。步入展室, 翻阅这些档案资料, 广大师生心生敬仰, 深受鼓舞, 也对学校未来的发展充满信心。通过这些形式, 不仅形成了学校重视档案工作的良好氛围, 于无形中也增强了全校师生搞好教育教学工作的动力。

二、处室协调重抓档案工作落实

有了学校良好的氛围, 学校的中层处室在具体工作中, 应强化教师的档案意识, 重抓档案工作的落实, 积极创造条件为促进教师日常教育教学工作打好基础。如:教务处, 应从教学日常工作的要求出发, 做好档案资料收集的准备工作。在学期初、末, 催缴教学工作计划、工作总结, 并且按照一定的类别整理, 以备查阅;各年级应把教师在教学中各个环节形成的资料, 尽可能的收集起来, 通过这些资料, 一方面体现教师在以前教育教学过程中所取得的成绩, 付出的努力, 另一方面, 方便教师在以后教育教学工作中查阅、借鉴、提高;其它相关处室也要分别归类做好建档工作, 特别是处室中的档案室要负起主要责任, 要定期催要归档的文件, 以防遗忘、丢失, 造成档案的不全面, 不详实。每年的三月是“归档月”。在归档月之前, 各年级、处室要积极回收发出的报表、文件, 保证教师、处室、学校档案的完整性。对于临时归入档案室的文件, 也应对其进行归类, 一般按照行政、党委归两大类, 再在此基础上按照学校发文、上级来文二次归类。有时为了方便查阅, 也对重要的文件进行独立归类等等, 通过处室对档案工作的详细落实, 使档案工作更好的为教师服务, 为学校服务、为教学一线服务, 全面促进学校教育教学工作。

三、个人把握强化档案工作意识

除了学校和处室重视外, 作为学校档案工作的主体和最大受益者——教师除完成日常的教育教学任务、提高自身修养外, 更要有档案意识, 因为档案是记录个人教育教学工作过程、业绩的一个重要证物, 是学校、社会了解教师的重要手段。教师教学中处处产生档案, 小到因备课形成的教案, 它就是一个值得保存的主要档案, 它是教师心血的凝结。还有, 课后的一些教学感想、教学反思, 形成的小资料、小档案, 做好这部分档案, 就会在下次备课时省时、省力, 即提高工作效率, 又少走弯路。大到教育教学计划、总结, 教学中的心得、体会等, 做好这部分档案, 对教师后面的教育教学工作有很大的借鉴和帮助作用。所以, 教师在平常教育教学工作中形成的档案资料要随处发现, 随时整理, 就会受益无穷。所谓不积小流无以成江海, 不及跬步无以至千里, 如若每个教师都自觉的养成了档案意识, 学校的发展也会随之加快。