文档管理人员范文（精选9篇）
文档管理人员 第1篇
1 政治素养
1.1 政治品德素养
文档管理人员的政治态度、政治品质和思想作风。文档管理人员需在政治上与党中央保持高度一致热爱文档事业。
1.2 职业道德素养
职业道德是在一定职业活动中应该遵守的具有一定职业特征的思想原则和行为准则。具体而言包括五个方面的内容,一是忠于职守,它是阶级性与职业性的统一,是不同时期,不同国家对文档工作者的一条共同要求;二是埋头奉献。文档工作的性质决定文档工作者不能站在时候活动的前沿,没有很多抛头露面的机会。他们的工作很繁忙、很琐碎、很需要耐心,投入了很多却又常常无法得到人们的理解,只能是默默的奉献着;三是尊重领导。这是一条非常通用的准则,同样适合文档管理工作;四是严守机密。这是一条非常重要的观念。国家机关、企事业单位和个人都会有很多不想让公众知悉的秘密,如商业机密,这些信息影响重大。由于工作的需要文档工作者有很多机会与这些内容接触,考虑到泄密的严重程度,文档工作者必须严守机密。五是求实细致。文档管理中,前期工作对后期工作影响很大,做起来必须一步一个脚印,要严谨有序、有始有终,绝不可应付差事。
2 知识结构
知识结构指一个人所掌握的知识广度、深度及其比例和融合状况。无论从事任何工作,都需要有其相应的知识结构。就文档工作而言,信息化的时代背景增加了人们对文档管理人员知识结构的关注程度。适应网络时代文档管理的变革,最重要的是文档管理人员的知识结构。合理的知识结构是每一个文档管理人员所必须的条件。
2.1 文档管理知识
做好档案管理工作,为本部门、本单位的中心工作服务,是档案工作人员的根本任务。做好档案管理工作,是为了保证档案在中心工作中发挥作用,成为宣传教育的素材,成为历史的凭证,成为科学研究的原始资料,其重要性是不言而喻的。文档管理者必须掌握一定的文档管理技能,熟悉工作的各个环节,这样在工作中才能驾轻就熟,得心应手。
2.2 文档工作意识
这种工作意识是做好本职工作的专业思想基础。工作者本身要深刻认识文档工作的的重要性,文档信息蕴含着巨大的价值。用真正的热情去做好自己的工作。同时也要保持严肃性有强烈的责任感。
2.3 熟悉文档方面的法律法规和章则制度
如《中华人民共和国档案法》《档案分类法》《档案主题词表》等等。
2.4 档案理论知识
《档案管理学》《科技档案管理学》《学》《档案学概论》《档案保护学》《档案文献编篡学》。
2.5 业务知识
这方面主要与从事的行业有关,需依具体情况而定,如科技档案管理需要掌握与文档相关的科技知识,基建档案管理需要一些建筑方面的知识等等。
2.6 计算机知识
网络时代文档管理人员掌握电脑操作是文档信息现代化管理的最基本要求,除掌握现代信息处理技术和计算机操作技能、办公自动化文档处理以及互联网络基本技术以外,还应了解网络功能,熟悉各种网络检索工具,懂得专题联机和光盘数据库的检索等计算机和网络知识。尤其是网络环境下文档损毁因素的增加及文档新载体不断丰富和涌现,文档保护技术在文档管理过程中的地位更加突出,如何保护文档的原始和真实性的功能是今后也是未来,我们的文档管理人员必须攻克的课题。
2.7 英语知识
网络时代,导致全球信息交流范围扩大,档案管理国际化,由于网上信息资源9 0%都是英文资源,要在网上了解国际最新信息,下载学科最前沿资料,没有扎实的外语知识是不可能做到的。掌握英语已成为当前档案人员必备的一种业务素质,在筛选、挖掘、过滤、开发和组织网上信息时才能得心应手,进一步为档案用户提供优质高效的深层服务。还可以在未来网络资源十分丰富、网络信息服务相对完备的情况下,更好地利用国外先进的管理技术和管理方法,这无疑是实现在网络环境下档案管理的一大捷径,使自己立于不败之地,使我们的档案事业得以发扬光大。
3 其它素养
3.1 表达能力
可以从两个层面去理解,即语言表达能力和书面表达能力。语言表达主要是满足交流和业务活动的需要,书面表达能力,就以档案编研工作为例吧!虽说档案材料无需改动,但是有时写序言时对编者的文字功底是个不小的考验。
3.2 交流、沟通、协调能力
(1)服从领导安排,贯彻领导意图,听从领导调度。(2)要主动和相关主管部门沟通、联系,勤问、勤走,及时、准确、大量地获取信息。(3)在单位内部,与其他部门之间要积极配合工作,协调关系,互帮互助,团结协作。(4)内部工作合理布局安排,既有明确分工又有共同合作,精诚团结,要完善工作责任制,不断加强业务学习和培训,进一步提高办公室全体人员的政治、业务素质和工作能力,搞好团结,增强凝聚力,调动一切积极因素,充分发挥的整体功能,营造众人拾柴火焰高的工作氛围。(5)与其他单位要积极沟通配合,通力协作。(6)多渠道地、全方位地面向社会企事业单位进行项目推广,寻求经费资助、共同研发,技术转化、转让等横向合作,赢得更高的经济效益和社会声誉。(7)与同类部门要经常交流,互相学习,善于借鉴他人的长处弥补自己的短处,争取有所提高。
3.3 服务意识
论机关文秘人员修养与文档管理 第2篇
一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件
文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。
要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。
二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者
由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。
文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。
作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性
综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。
党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。
为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。
历代文档人员变迁的思考 第3篇
一
据现有文献记载,中国古代文书档案工作起源于五帝时期,从事这一工作的人员统称为史官。许慎《说文解字》说:“史,记事者也。”由此可知,“史”是帝王身边记事的人,因而谓之“史官”。在殷商甲骨中发现的有关“史”、“大史”、“卿史”等官名,即是为帝王掌管祭祀的巫、史。董作宾《甲骨文字沿革例》亦提到,甲骨文中的“贞人”就是占卜的人,即为商王预测吉凶祸福的巫,也是商王身边的史官,分管记录国务活动、发布商王命令、主持祭祀、预测吉凶、传达上帝旨意、负责信息沟通的工作[1]。由于当时社会生产力低下,人类征服自然的能力比较低,商王笃信神权,达到“每日必卜,每事必卜”的程度,神权政治得以高度发展。史官不仅是文化的垄断者,在很大程度上还掌握着国家的军政大权。商周时期的王室执政之官、诸侯执政之官、古之六卿等“大小官员及职事之名,多由史出,则史之位尊地要可知矣。”[2]
在当时作为文书工作的两大载体:一是作为文书物质基础的文字符号,如甲骨文;二是文书的信息对象的信息资源,已经出现并不断发展完善。考古发掘表明,如果没有专人进行有意识的制作和保管,如此大规模的、有秩序的、集中的甲骨储藏是不可能的,因为殷商甲骨档案绝大部分集中于南安阳西北的小屯村周围,可以断定那里是商王朝都城的宗庙和陵墓所在地。殷商的文书档案工作,已有初具规模的文书案卷整理和归档程序,《尚书·多士》篇亦曾记载“惟殷先人,有册有典”,足见当时的文书材料已较为完整。
周代史官中,负责记录和典藏君王重要言论和事迹的文书、档案人员依然占有重要的地位,并已有较明确的分职。据《周礼?春官宗伯》载,史官的分职有太史、小史、内史、冯相氏保章氏、外史等。其中“内史”的职责中有“执国法及国令之贰,以考政事,以逆会计。王制禄,则赞为之,以方出之。赏赐亦如之。内史掌书王命,遂贰之。从中可以得知商代的史官尚没有明确的分类,而在周代史官有较细致的分工,并形成了一定的组织统率关系。[3]
春秋战国是一个大变革、大发展的时代。各国政治、经济、文化的不断发展,史官队伍发生巨大的变化:一部分的史官积极投身于社会变革之中,成为了士,活跃于各国政治舞台上,为统治者出谋策划;一部分史官在当时诸国新兴的官僚体制中,作为记注政事、起草文书、典守档案的专职官员,各国的名称各不相同,主要名称有“左徒”、“司秘书”等;还有一部分史官由于战乱或对于社会现实的不满,被迫流落在民间,从事私人讲学,在一定程度上促进百家争鸣的发展。这一时期,就从专门化的角度而言,有史官的记述,却未见史官署的记载,[4]战国时期的左徒,司秘书之职,有官无署,没有机构,秦国建有“书府”,是隶属于史官的文书档案库,不是全面负责文书工作的专门机构,可视为中国文书工作的发端。“道家者流,盖出史官,历记成败兴亡之事。”[5]作为文档人员的史官通过自身在国家政治生活中拥有“顾问型“的独特角色,拥有着很高的社会政治地位,把握着文化的发展,在某种程度上来说他们是中国最早的知识分子群体,对于中国古代文化的最初构建以及中华民族中精神文化心理的构建起到巨大的作用。
二
公元前221年,秦始皇统一六国,建立第一个封建君主专制国家———秦朝,在秦帝国的权力体系之中,始终有两大重要的组成部分:一、至高无上的皇权;二、为维护皇权体系而确立的官僚体系。[6]秦始皇创立了一些新生的文种,他规定了皇帝自称为“朕”,以及颁布文告称之为“制”或“诏”,并制定了一系列尊君抑臣的朝仪和文书措施。在“书同文”运动中,李斯以六国文字创立了小篆,但小篆书写不方便,为便于书写,秦代的程邈在此基础上创立隶书,隶书之后在汉代演化为楷书,文档人员在文字的演变中功不可没。在秦确立的官僚体系中,官僚有四类:第一类是军功官僚,第二类是事功官僚,主要为游士阶层,第三类为文法吏,多为掌管文书、律法、图籍的官员,主要是一种技能性官吏;第四类为方士和博士,为求仙和学官之人。秦代实行“以法为教,以吏为师”的基本国策,走一条重吏轻儒的法家政治路线,文吏熟悉典籍、精通律法、有相当的文字素养,在秦代官僚制度建立之初,是庞大的帝国施行行政管理的过程中大量需要的人才,相对于博士类的学官,文吏的地位还是比较高的。[7]汉代的文档人员的地位,总体上略低于秦代。地方各级官署设置的总管文书、档案工作的主簿,据《后汉书·百官志五》载:“盖曹椽之流耳。”西汉初,官吏两者是等同的概念,之后政治变化,特别社会分工引起了两者的明显分界。更重要的原因是统治者指导思想的变化。西汉初,随着文吏的腐败和道德低下等问题的突出,一些儒学人士对此提出了尖锐的批评。如贾谊指出:“俗吏之政务,在于刀笔筐箧,而不知大体。”因此,从汉武帝开始,统治者开始调整官僚队伍的结构,在军吏、文吏为主的格局中,吸收儒生参政,使原有的官僚构成发生了根本性的变化,出现了“公卿大夫士吏彬彬多文学之士”的现象。随着儒学独尊地位的确立,入仕的具体途径也开始全方位向儒生倾斜。儒生重德,富于理想;文吏重法,唯君令听之,对于统治者都是不可缺少的。元、成以降,儒风大盛,社会风气愈加转向对儒学的尊崇,文书、档案人员受到一定的鄙视。事实上,直到东汉初年,仍然相当重视文吏,有“科用累能,故文吏在前,儒生在后,是从朝廷之所谓也”的说法。可以说,终两汉之朝,基本上是儒生与文吏并行不悖。[8]秦汉时期官与吏已经有了一定的分野,但尚不明显,南北朝开始,这种分野日趋严格。“老吏抱案死”这句民谚一方面说明魏晋时期的政务日趋纷繁,文书量大大增加;一方面也说明吏员终身从事低级的事务性工作,无缘升迁,是对当时文书、档案人员卑微地位的形象写照。文吏地位的下降,与此时期以门第高下为选官标准的门阀制度的盛行有关,高门世族可为高官,吏员出身卑微,只能担任吏职。
三
唐宋时期是古代中国封建社会繁荣期,也是制度文化逐步完善、观念文化高度发展的时期。虽是文档工作的成熟时期,文档人员地位却再次下降,其直接原因是国家机构的的日益完善和官吏分工的进一步细化。在中央三省六部的庞大国家行政体制需要更多的文书、档案人员,同时职官体系内的分工也更专门化。比之秦汉而言,史官是记注和保管兼职的,之后记注史官和保管文档的官员逐渐分职,记注史官演变成专掌史任的著作郎,负责官修史书,从此使得文档官员的职掌更加单一化,更具专业化,但是社会地位就越发低下了。文档人员从官阶的变化来看,以门下“令史”为例,据《唐六典·甲库令史》载:“西汉以来,令史皆有品秩,至隋开皇初始降为流外行署。”其中“皆有品秩”指的是“流内官”,即九品之内官员,官阶较高“;流外行署”则是流外官,指的是不入流的小官,官阶较低。官阶的变化是地位变迁的一个标志,它说明官与吏的分界已经明确化了。[9]科举制度的确立加剧了这一时期文档人员地位的下降。隋朝诞生的科举考试,到唐代已成为知识分子阶层仕进的主要途径,科举考试打破了魏晋以来以门阀为入仕标准的传统,为大批中下层知识分子跻身仕途创建了一种在封建社会最为公平的人才选拔制度,其进步意义显而易见,但就它对文档人员地位的影响而言,却是负面的。因为科举考试以儒家思想为正宗,这样就将儒家思想全面推进到社会各个层面。儒者重德尚文,以天下为己任,有利于文化发展的一面,但是,儒者在思想意识上轻视具体事务,孔子说过:“君子器”,即君子应该是志向远大的复合型人才,不应该是只有一种技能的“器才”,故抄录、保管文书、档案的知识技能不被重视,文书、律法、治理庶务被视为雕虫小技。而且从考试资格而言,为吏者不得参加科举,经考试铨选,只能成为官职较低的流内官,仕途暗淡。
四
文档人员在元代是比较特殊的,其社会地位陡然提高,文档人员不仅不为一般人所鄙视,反而为元人所羡慕。当时有俗语叫做:“一官二吏,九儒十丐”,吏的地位相当高,仅次于官,而儒生则接近社会最底层的乞丐。在元代,文档人员被称为首领官(元朝廷各机构掾属经历、知事、主事等通称首领官),各级文书、档案人员的主管官员首领官有相当大的权力,可辅佐长官共决政务,这是秦汉以来汉族官僚体制中没有的。出现这种情况,首先是蒙古贵族实行严格的民族等级治理,作为元代的统治阶层的蒙古、色目贵族,文化素质普遍偏低,甚至目不识丁,大小事务基本上都要依靠汉人吏员来处理,由此形成官吏相通、不分贵贱的现象。其次,元代不重科举制度。元统治者规定,所有入仕者一律要通过吏职的锻炼才能升入较高的官职,儒生也要充吏才能做官,正如时人所说:“由儒而吏,由吏拜官,则兼周、汉之任人。”此种现象与隋唐以降儒生直接读书做官的现象相差甚远,倒有点向周、汉时的选官制度回归。而且吏员在任职期满后,如无过错,便可以从吏职升为官职,这就是元代的吏员出职制度[10]。明朝建立后,明代统治者利用程朱理学维护自身统治,规定八股取士的科举制度。使得科举取士成为唯一的仕途,导致官、吏分立更为严重,包括文档人员在内的文吏阶层入仕基本成为禁绝,文档人员只能从事一些文件存储工作,其职能进一步单一化。而同为少数民族统治的满清政权,在公元1644年满清入关后,为了适应对当时中国的统治,推行汉化政策,在对待文书档案人员的问题上,清承明制,而不承元制,使得文档人员失去翻身的机会。清代有关法律规定,文吏任职5年期满,只能退役,而且他们没有薪俸,只有一点补助,难以养家糊口,其地位降至政府机构的最下层,与皂隶、马快、门下等衙役几乎同等。文献中把他们称作“吏役”、“胥役”、“书役”等,文档人员彻底沦为了社会的底层,但由于地方官员能力不行,更多的时候依靠于文档人员,从而形成“清与胥吏共天下”的局面,形成地方幕友和书吏的两大支柱。
五
辛亥革命的爆发标志着中国帝制的结束,共和时代的来临。政治上的巨大变迁深刻影响了当时中国的文档事业。虽然南京民国临时政府存在时间极短,并未建立专门的文档机构,但兼管文档案工作的机构有了比较细致的分工,部分人员专做文档工作[11]。故,较之以往,民国初期的文档人员地位和职能有了明显的提高。文档人员再次成为国家机构的重要组成部分。然而,随后的北洋军阀统治时期,由于军阀混战,政局动荡,国家政权组织形式不断改变。而与之相适应的文书档案机构多有变化,文档人员的相关设置和职能变化往往随着掌权人员的实际地位和权力变化而变化。这一阶段,文档案部门被视为冷曹衙门,地方文档部门大多还留用晚清书吏,把持着文档工作,造成全国兴起了打倒“卷阀”的呼声。
民国文档事业真正起步于20世纪30年代,此时国民党政府确立了在中国的统治,其政府各部陆续建立了一大批专门的文档部门,相关机构都设有秘书处,设秘书长一名,秘书若干人,负责撰拟文件,保管、收发文书,典守印信,翻译等文书工作[12],文档人员的分工进一步细化。国民政府针对之前文档工作的许多弊端(如行文混乱,公文处理混乱等),开展了“提高行政效率运动”,其中在文档工作方面便是“文书档案改革运动”。1933年,国民党内政次长甘乃光发起“文书档案改革运动”,吸引了一大批知名人士投身于文档研究的热潮之中。徐望之、许同莘、程连宽等便是其中的杰出代表。这一热潮直接推动了文书学、档案学学科的诞生和兴盛。
国民政府对文档人员的关注,一方面是注意改善文档人员的相关待遇,另一方面就是推行专门的档案职业教育。1934年,私立武昌文华图书馆学专科学校设立特别教席。档案职业的出现改变了传统的师授徒的旧式教育,打破了封建书吏“卷阀”把持文档、垄断要挟、操纵文档的局面。中国几千年文档人员的“方法秘不示人”的弊端被解决[12],相关文档工作逐步走向公开,有利于提高文档人员的知识技能和工作效率。民国文档人员已不仅仅是纯粹意义上保管文件档案的人员,而更多的是高级知识分子和政界人士参加的研究热潮。因此,民国时期是中国文档人员逐步规范化和正规化的开始,亦是中国文档案事业走向现代化的起步。
六
1949年新中国建立后,我国的文档案事业迎来了新的发展。最早的时候,文档工作处于分散不正规的状态,文档人员侧重于文书实体的管理,政府的秘书部门设置了较为原始的档案工作机构,配备兼职和少数人员[13]。面对专业文档人员缺乏的现状,中央和地方都陆续开办了一些列的干部培训班。1952年中国人民大学创办的档案专修班(1953年扩大为专修科)成为全国专门培训档案干部的基地,1955年扩大为历史档案系,成为全国第一个高等学校档案专业教育机构。当时全国各地都重视文档工作,纷纷选拔出自己最好的干部去参加培训,文档人员本身拥有很高的业务素质、以及一定的文化水平,在当时为人们所推崇,成为了“铁饭碗”的象征。1954年,设立了国家档案馆,加强了全国档案工作的组织和领导,揭开了建立国家规模文档事业的序幕。1959年,党政档案统一管理,改变了以往不同管理体系所造成的不便,使得文档人员能够更好发挥自己的才能。在十年文化大革命中,反革命集团撤消各级档案行政管理机关,使得文档事业管理处于瘫痪混乱的状态。许多文档专业人员被迫调离工作岗位,1969年1月,全国集中统一管理档案事业的领导机关国家档案局被撤消,全部工作人员都下放劳动。各省、自治区、直辖市的档案管理局及地县档案事业管理处科也先后或被撤销或被降低级别而改名,人员也被下放,遭受不公正的待遇。
改革开放以来,国家重视文档事业,为适应社会经济建设的需要,推行了改革,通过一些措施来提高文档人员的待遇。特别在1985-1993年将相关文档部门划入政府序列,文档人员享受政府公务员的待遇。当下文档人员范围主要包括秘书人员、文书人员、档案人员,其职能相比过去有所延伸。在社会上有部分人误认为文档人员干的是清闲差事,以及认为文档人员没有前途。其主要在于商品经济日益发展的今天,有相当一部分人从经济价值尺度考量对待文档工作,但更为深思就在于我们文档人员自身所存在的问题以及文档工作建设过程的缺陷。主要在以下几个方面:首先,文档部门缺乏相应有效激励机制,由于缺乏有效激励机制,存在“干多干少一个样、干与不干差不多”的现象,导致部分文档人员缺乏上进心。此外,文档人员待遇较差的现象依然存在。政治上,文档人员有待升迁的机会较少;经济上,文档管理部门福利待遇比别的部门较低,学习上,文档人员外出参观机会较少,获知外界信息的渠道狭窄。目前各级、各部门、企事业各单位都设立了文档管理部门,文档管理人员较多,有一个庞大的档案管理队伍。但接受过正规院校教育的不多,相关文档专业毕业的学生只占一个部分。多数属于自学成才,其知识也就有折扣了,影响了档案队伍的整体素质。第三、部分文档人员观念陈旧,仍把档案定位于传统的管管查查死资料上,没有用档案是信息资源的新观念来看待档案,没有形成主动为社会提供有效服务和超前服务的理念,没有拓宽原有档案的利用价值。知识结构更新滞后。没有注重创新知识结构,缺乏自主学习的积极性,理论知识与管理技能不能满足现代档案管理工作的需要。第四,档案管理手段缺乏创新,仍以手工管理为主,甚至有部分文档人员还不会运用计算机处理档案信息资源。
科技的发展,文档人员办公方式发生了巨大的变化。办公室自动化(office automation)应用计算机或数据处理系统来自动处理日常的办公工作的措施,称为办公室自动化。它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如,广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,把计算机与缩微技术、通讯技术等有机结合起来,实现档案管理自动化。
办公自动化改变以往文档人员的工作方式,改变了以往繁重琐碎的手工劳动,提高劳动效率,节省时间,减轻了工作负担。利用办公自动化建立检索文档,极大地提高文档的查找速度,有效提高查全率和查准率,节约利用者查阅文档的时间,提高服务质量。利用计算机和现代通讯设备,将使文档信息的处理、传递的时间大大缩短,文档工作机构从保管史料的基地,发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。办公自动化的运用有利于防火、犯湿、犯虫蛀,保护了文档的安全,保障了文档的卫生。
我们可以预见在在不久将来,随着人们对文档工作的重视,文档人员的地位也将会发生变化。
七
随着历史的不断发展,在文档工作自身不断发展和完善的同时,与之相适应的文档人员也经历一系列的变迁,经历了一个“马鞍形”的变化过程,并且其地位逐步下降,但其工作又是常设性和重要的,形成了一个巨大反差的矛盾。所得出的结论有:
一是社会大分工的必然趋势。历朝历代的官僚体系的不断发展、统治机构的不断完善以及具体工作职能分工的日趋细密。汉代官吏分野的日趋森严,唐宋以来机构的不断完善,明清时期的思想绝对控制,使得文书、档案人员的职掌越来越单一化,以后逐步走向下坡路,由“国家顾问”演变成为中国社会底层的“书吏”、不为重视;
二是自西汉武帝时期推行“罢黜百家、独尊儒术”的方针以来,确立了儒学在中国历史传统文化中的绝对地位,而后世的一些学者为了迎合统治者的需要,不断曲解儒学,使得儒学中有重理论、轻实践的消极性凸显出来,“形而上者谓之道,形而下者谓之器”,形成以“劳心者为高,劳力者为苦”、不治生产的思维定势。文档工作作为实用性强、操作性高的学问和工作,儒家将其归为“技巧”,使文档工作不被重视;
三是科举制度的不利影响。科举制为中国选拔了大量人才,但其后果是大量的人才都去读书、通过考试来做官,使得人才被固定在“读书-考试-做官”牢笼中,使得很少有人去从事实践性的工作,优秀人才的断层、流失是文档工作变迁的重要原因,加之文档人员的政治地位和经济待遇都不高,文档工作难有吸引力;
四是古代文档工作制度本身存在着不足,主要体现在垄断排斥性。“官无封建而吏有封建”,古代文档人员主要通过一种家传、师承的关系,相互学习技艺,将其传承。家族式的垄断使得文档工作成为某个家族的“产业”,各家族之间缺乏交流和互动,封闭性使得文档工作在社会发展过程中不能很好的发展起来。中国古代的文档工作及古代自然科学虽然留下许多让后人为之惊叹的杰出成果,却并没有形成类似于西方的那样独立的学派,也没有形成相关的知识理论体系。同时,封建王朝更替战争频繁,使得前代的大量文档及宝贵资料在战火中被毁,因而缺乏一个很好的连续性;
五是政治制度的因素。中国的封建制度创立于秦、发展在汉代,繁荣于隋唐时期、之后在辽宋夏金元继续不断发展,在明清时期封建君主专制体制的确立并走向一个巅峰。从皇帝和官僚体系的权力博弈关系看,一方面,他需要一支庞大的官僚队伍为他处理各种政务,另一方面,他又不能容忍官僚的权力扩大、地位提高,以免对皇权构成威胁,这种矛盾在皇权和相权之间的体现尤为明显。因此,随着君主专制制度的加强,直接服务于皇权的文书、档案人员的地位越来越低。从秦汉到明清,君臣关系大致经历了“从共存到共治,降而为奴”’的过程,作为臣子,文书、档案人员的地位变迁印证了这一点。
六是新的时代赋予文档人员新的使命。文档是人类历史和文化的重要见证。不仅潜藏着“过去”,记录着“现在”,并昭示“未来”的发展方向。现代社会是信息化时代,掌握信息成为在未来社会中胜出的关键性因素,已成为赢得成功的重要载体和媒介。在信息转化为财富的过程中,文档人员在其中扮演着重要的角色:文档工作机构要由其人员来设置:文档工作管理体制要由人来设计;现代化科学技术要由人来掌握;相关管理的职责要由人来履行;文档工作的政策、法令、规章、制度要由相关人员来制订和执行等。文档工作需要高素质和政治可靠的人材担任。
参考文献
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文档管理人员 第4篇
健全不安全行为的管理机制，通过观察及预警，及时发现问题，采取措施予以制止或纠正不安全行为，降低不安全行为的发生率。针对新上岗、经常出错、喜欢冒险等容易出现不安全行为的员工，各单位要制定作业任务观察计划，并按计划实施。由单位的管理人员按照规程、任务工序对观察对象的作业全过程进行观察。观察时要根据编制的观察表进行，确认作业过程中存在的不安全行为并详细记录。观察结束后，与作业人员进行沟通和交流，将观察结果进行分析和评价，提出控制措施和处理意见。班组要按拟定的控制措施进行分解落实，限期纠正，对于当时不能立即整改的，要采取有针对性的预防措施。在不安全行为管理例会上，对发生频率高、危险性高、涉及到多工种的不安全行为进行重点通报，明确不安全行为的纠正焦点，积极组织开展专项整治活动，及时扭转不安全行为频发的趋势。通过征集和民主讨论，掌握易于操作、切实有效的工作方法，不断改进不安全行为的管理工作。
三 员工不安全行为识别与研究 行为痕迹主要是看不安全行为发生后是否可追溯。有痕不安全行为的特点是：人员发生不安全行为在一定时间内会留下一定的行为痕迹；无痕不安全行为的特点是：只有在行为发生的过程中才能发现，而不会留下可追溯的痕迹。针对不安全行为痕迹的特点，对于无痕不安全行为的管理控制必须要加强现场的监督检查，加大对不安全行为的处罚打击力度。3 对于有痕不安全行为的管理，各级管理人员现场检查发现不安全的行为痕迹后，要立即通知当班职能科室、机关跟班人员到现场进行责任认定。职能科室、机关跟班人员到现场后，要及时联系责任区域带班队长到现场，根据现场不安全行为的痕迹，落实具体的责任人及责任区队。对于痕迹的认定存在技术难度的，要通知矿生产办、设备办等生产技术部门人员到现场进行认定。5 对于一般的不安全行为，按照不安全行为处罚条例给予责任人相应的处罚处理。对可能造成人身伤害事故及重大以上机电运输事故的不安全行为，组织进行责任追究落实，并下发通报进行处理。采掘、机、运、通各专业检查人员，必须对所管范围进行经常性抽查，及时准确进行不安全行为痕迹识别，对易发生事故地段要重点监督，对有不安全行为迹象的人员进行特别关注，反复提醒警告。对不安全行为的痕迹识别主要管理部门为安全办，要建立“三违”及事故管理台帐，划分不安全行为类别，通过对不安全行为的研究，找出不安全行为发生的规律，制定相应的控制管理措施。
四 员工不安全行为评审 安全办每月对各单位员工出现的不安全行为进行汇总，分析不安全行为发生的原因及规律，采取针对性的控制措施。2 通过每月召开的安全例会及每周安监处针对不安全行为情况的动态分析等管理审查，寻找工作上的差距，提出具体的纠正不安全行为的措施。3 每年底对不安全行为发生的原因进行研讨，找出不安全行为引发的心理状态，掌握发生的规律，为制定控制措施提供依据。安全办每年底对全矿不安全行为管理情况进行综合审查，对于管理制度、措施、检查考核等存在的不足之处，进行修订完善和改进。日常员工安全行为规范按照《员工岗位行为规范》执行，各级管理人员根据实际情况要不断进行补充完善。
五 员工不安全行为积分考核办法
为了激励员工自觉做出安全行为，对员工不安全行为实行扣分积分考核。1 扣分标准
员工基础安全分为10分。根据《员工主要不安全行为表现及其分类》，对各类不安全行为进行量化考核，每发生一人次可能导致特大风险的不安全行为扣5分；每发生一人次可能导致重大风险的不安全行为扣4分；每发生一人次可能导致中等风险的不安全行为扣3分；每发生一人次可能导致一般风险的不安全行为扣2分；每发生一人次可能导致低风险的不安全行为扣1分。2 扣分方式
按照扣分标准和不安全行为性质，对责任人进行累计扣分考核，动态监查。凡出现不安全行为，除罚款、待岗培训处理外，根据违章情况进行考核扣分。3 不同分值等级相应处罚标准
（1）对于扣1分的不安全行为，对责任人并处100元的罚款，对负有直接管理责任的管理人员罚款50元。(2)对于扣2分的不安全行为，对责任人并处200元的罚款，对负有直接管理责任的管理人员罚款100元。
(3)对于扣3分的不安全行为，对责任人并处300元的罚款，对负有直接管理责任的管理人员罚款200元。
(4)不安全行为扣分累计达到4分人员定为“一类不安全人员”，并处500元的罚款，停止工作，离岗培训7天，对负有直接管理责任的管理人员罚款300元。(5)不安全行为扣分累计达到5分人员定为“二类不安全人员”，并处800元的罚款，停止工作，离岗培训15天，对负有直接管理责任的管理人员罚款500元。
(6)不安全行为扣分累计达到6－9分人员定为“三类不安全人员”，对责任人并处1000元的罚款，停止工作，离岗培训30天。
(7)不安全行为扣分累计超过10分，上报公司人力资源部给予不安全行为人员开除留用或解除劳动合同处理。不安全行为扣分考核方法
(1)全矿不安全行为积分管理由安全办统一负责。安全办建立不安全行为人员档案，专人负责积分登记，每月公布一次扣分积分情况。
(2)计分情况同时记录在个人入井安全资格证的扣分记录内。对达到警戒线的个人立即进行强制培训。
(3)扣分结果与个人安全风险抵押挂钩，扣分达到3分、4分、5分的人员，在返还安全风险抵押时按10%、20%、30%的比例扣除，累计扣分在6—7分、8－9分区间的，在返还安全风险抵押时按50%、70%的比例扣除，如扣分累计超过10分（包括10分），扣除全部安全风险抵押金。
(4)连续一年未发生不安全行为的井下作业人员给予200元奖励，地面作业人员给予100元奖励；对于连续未发生不安全行为的井下作业人员每增加一年奖励金额递增200元，地面作业人员递增100元。
文档管理人员 第5篇
核电文档管理作为核电项目管理的一项重要内容, 对整个项目的安全、质量、进度、投资、技术、环境六大控制有着直接影响。辽宁红沿河核电有限公司 (简称“红沿河核电”) 结合项目控制需求, 建立并实行将文档工作纳入计划管理、纳入合同管理、纳入项目管理、纳入质保管理及纳入绩效考核“五纳入”的管控机制, 对核电项目文档实行全过程管理, 提升企业的文档管理质量及水平。
本文就红沿河核电文档工作的“五纳入”进行了具体分析与总结。
一、纳入计划管理
作为红沿河核电文档管理的归口部门, 信息文档处负责公司文档管理体系的建立与运作, “文档一体化”的统筹安排和全过程管控。通过将文档工作纳入计划管理, 跟踪落实, 保证各项工作的有序开展和稳步推进。
(一) 制定并落实文档工作五年规划和年度工作计划。为了对文档工作进行全面部署, 制定了《红沿河核电文档工作五年发展规划》, 为文档管理工作提供依据和指导, 并将五年规划分别落实到每年的工作计划中;将文档工作纳入工程建设的生产准备大纲和生产准备年度计划, 定期进行跟踪、评估, 保证计划的落实。通过执行信息文档处的月报和周例会制度, 定期检查各项工作完成情况, 并对下阶段工作任务进行部署。
(二) 编制公司各部门归档计划。为确保公司各部门在工程建设、生产运营管理等活动中产生的文件和记录及时、完整归档, 信息文档处每年年初即制定并发布文件材料归档计划, 严密跟踪执行。
(三) 制定项目文档移交计划。由于红沿河核电一期工程项目建设由业主辽宁红沿河核电有限公司委托中广核工程有限公司进行专业化管理, 因此, 业主公司与工程公司根据双方签订的文档移交总体计划和归档细则, 制定专项文档移交审查流程、移交计划, 对文档移交进度和质量进行控制;通过业主公司与工程公司每双周召开的文档协调会, 及时协调解决项目文档管理工作中遇到的问题, 保证项目文档移交工作的顺利推进。
(四) 编制文档业务工作各专项计划。为使文档管理工作更加规范、有序, 信息文档处根据每年的重点工作, 结合实际情况, 编制文档业务工作的各专项计划, 如文档管理程序编制升版计划、文档培训计划、文档培训教材的编写计划、文档工作流程和各类文件整理细则编写计划等, 并组织落实, 提高文档业务水平。
二、纳入合同管理
由于合同是合同项目各项工作的法律依据, 合同双方按合同条款的规定履行各自的责任。文档部门将文档管理纳入合同管理, 通过文档条款的介入, 明确了各承包商单位的文档管理责任, 为项目文件的规范化、标准化管理提供了保障, 也为竣工文档的顺利移交奠定了基础。
(一) 将项目文档管理要求纳入总委托合同。在项目合同谈判前期, 文档部门已会同各业务部门就项目总委托范围内的文档工作范围、要求、工作内容、组织、质量及文档移交等进行了沟通、商定, 通过合同谈判, 在项目总委托合同中对工程公司的文档管理工作加以明确。同时, 在合同中通过专门章节、专门条款对相关内容加以细化, 切实做到有法可依、有据可查、责任落实。
(二) 将文档管理要求固化到合同中。对由业主公司签订并执行的合同, 通过编制并使用标准化的合同模板, 文档管理要求被固化到合同正文或技术附件固定章节。在合同准备阶段, 就将文件交付的范围及时间、文件的介质及数量、文件提交的途径及质量要求等内容列入合同文本或技术规范书, 使文件提交及相关要求有据可查;采购过程中文档部门参与技术规范书或合同文本会签;在合同执行期, 文档部门参与合同管理, 监督承包商是否按合同规定提交文件;在合同结束时, 文档部门介入合同支付流程, 对合同范围内文档移交情况进行审查, 审查合格后才出具验收证书, 确保承包商按合同规定提交完整的、符合合同要求的文件。
三、纳入项目管理
业主公司明确核电项目文档管理要求, 将文件、档案形成的进度、质量控制纳入工程参建部门职责, 确保项目文档管理与工程建设同步规划和落实;文档移交纳入每台机组的移交接产范畴, 作为签署机组临时验收证书 (PAC) 和最终验收证书 (FAC) 的先决条件, 并纳入“3T” (TOM-维修移交、TOB-隔离移交、TOTO-临时运行移交) 和BHO (厂房/建筑物移交) 管理流程, 确保文档移交与实体移交同步进行。
四、纳入质保管理
质量保证体系是保证核电工程各项工作包括文档管理工作符合法规、规范和标准要求的有效手段。 文档管理程序作为管控制度, 一般包含了国家相关法律法规和行业标准的相关要求, 是明确和规范公司各业务部门或外部各承包商开展文档管理的最直接依据。将文档管理纳入质保管理, 通过监督检查文档制度的落实, 对文档工作的质量起到规范和约束作用。
(一) 将项目文档管理纳入质保管理体系。文件控制、记录管理作为质量工作的一项重要内容, 在项目各阶段质保大纲中均提出相应的要求和措施, 并通过文档部门、质量保证部门的审查、检查、监督、监查和管理部门审查等方式进行验证和评价, 确保文档管理制度的有效性和适用性, 并得到持续改进。同时, 将项目文档监督检查纳入公司质保体系, 对承包商的文档管理进行质保监查, 保证项目文档管理质量。
(二) 将部门文档检查纳入质保检查范畴。建立文档管理工作检查制度, 定期开展检查工作。文档管理部门每年制定公司内部的部门文档检查指导计划, 对公司每个部门至少进行一次文档管理检查, 对部门文档业务进行监督和指导, 及时协调解决有关问题。
五、纳入绩效考核
结合企业档案工作规范要求, 将文档工作与公司各部门和相关人员的绩效考核挂钩, 以保证文档工作的顺利开展。
(一) 将文档管理纳入信息文档处的绩效考核。信息文档处每年与公司分管领导签订年度绩效合约, 并将文档管理各项任务分解到处内每位员工, 与员工签订个人绩效合约, 每季度进行评估、考核。
(二) 将文档管理纳入公司各业务部门的绩效考核。公司各业务部门将文档管理指标纳入部门的绩效考核指标, 每年对“年度归档计划按期完成时间、归档文件质量一次合格率、部门文档检查问题整改按期关闭率”等文档管理指标进行评估、考核;各部门的兼职文档管理员, 将部门文档管理工作纳入其个人的绩效合约, 每季度进行考评。
通过任务的层层分解, 工作完成情况与部门和个人的绩效考核结果紧密挂钩, 文档工作的质量与水平得到极大提升。
综上, 红沿河核电通过文档工作“五纳入”方式进行管控, 加强了文档的前端控制、过程管理及结果验收, 覆盖文档的全生命周期管理, 真正做到了“文档一体化”管控, 从而确保公司文档管理工作的有序进行和持续改进, 提升文档管理质量及水平, 并为核电站的安全稳定运行提供保障。
参考文献
小型企业软件项目管理之文档管理 第6篇
1 项目文档的重要性
文档是软件项目开发应用的一部分, 存在于软件项目的整个生命周期之中, 没有正式文档的软件项目开发, 就不是标准规范的软件项目。文档Bug是软件缺陷的一种表现形式, 通常客户并不知道文档是否存在Bug, 如果按照带有缺陷的文档进行安装操作, 同样会造成不良的后果, 甚至带来损失, 在实际工作中因文档质量不高, 造成软件投产后出现系统宕机、延误生产的问题时有发生。因此, 文档的编制和管理在软件项目开发中占有突出的地位和相当大的工作量, 高质量、高效率地设计、编制、分发、管理和维护文档, 对于转让、变更、修正、扩充和使用文档, 对于提高软件项目的质量和客户满意度有着重要的现实意义。
2 文档管理的方式
在项目实施过程中, 由于项目实施的复杂性, 多方人员参加以及时间跨度长等因素, 所以有关需求、建议、解决方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化, 以便查阅和引用。这些文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善;与此同时, 它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。因此, 在文档管理的过程中, 需要把握住一些重要的原则和方法, 这样可以让我们的文档真正达到预期的目的。
2.1 文档模板的管理
面对项目中需要建立的各类纷繁复杂的文档, 如果各式各样, 每个人一个风格, 不论从美观性和可读性上都会有影响, 所以在文档管理中的过程中应建立一套文档的模板。
在建立文档模板时, 需要对一些格式进行要求, 需要将一些基本的要素固化到文档模板中, 确保文档需要的内容能够在文档中体现, 例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时, 要注意做好文档的分类, 各种分类有一个清晰的定义, 使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档, 需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板, 如果是使用信息系统方式进行模板管理, 最好能够在首页进行一个链接, 让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时, 需要含有一个共同类, 或者叫做公用类, 因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现, 也会有一些无法进行分类的文档, 这个时候就可以通过共同类进行管理。
对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者, 并做好版本管理。
2.2 文档目录的管理
为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档, 需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系, 主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。
在进行文档管理前, 需要对不同的文档建立一个分类, 建议不同的分类可以便于文档的查找, 也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理, 还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制, 因为文件夹管理的特殊性, 需要注意其权限管理的简洁化;如果是采用信息系统管理, 需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找, 文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。
对于文档, 需要建立一套索引机制, 这里之所以特别提出索引机制, 是因为在日常的文档使用中, 会发现一些很多类似的文档, 或者类似的内容说明, 由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异, 这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的, 这一点在项目管理过程中特别重要, 因为一个项目组往往会不时的发生一些变动, 后来人面对多个说法时很难知道什么是对的, 同时一些实际情况也会发生变动, 一些说法也需要进行修正, 而之前的一些文档也无法进行更正, 所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法, 这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。
2.3 文档的命名规范
各种文档, 如果名称多样, 或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便, 需要建立一套有效的命名规范体系。
对于文档的名称, 首先需要名称能够容易识别, 有些使用者不是很注意文档的名称, 经常直接用文件的默认名称, 或者就是一个自己的姓名、项目的名称等, 其他的使用者很难识别是什么类型的文档。
在文档的使用过程中, 可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字, 例如将要求将文档的类别放在文件名的头部, 对于月度性的文档, 规定头部必须放某年某月, 等等。
对于一些分不同版本的文档, 可以要求分不同的版本进行管理, 文件名称中注明版本号, 对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识, 这样可以明确其重要性和权威性。
这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰, 使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中, 也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递, 主要的目的在于能够唯一识别一个文档, 减少互相沟通的障碍。
2.4 文档的变更管理
文档在使用过程中发生变更是很常见的现象, 对于发生变更的文档, 需要通过手段加以约束, 最常用的方法就是版本的管理, 对于形成的文档及时进行归档保存。
文档发生变更时, 需要能够做到两点:第一, 文档有清晰的变更记录, 主要是针对变化的部分, 不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍;第二, 文档的最终版本要能方便的阅览, 如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。
在文档发生变更时, 需要能够通过必要的途径通知相关人, 例如通过邮件通知或者公告通知的方式, 避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档, 在实际操作环境中, ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴, 当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。
2.5 文档的审核制度
很多文档作为一种指导性文件, 需要有一定的严肃性和权威性, 因而对文档进行必要的审核是必须的。
文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时, 对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核, 可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项, 撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同, 对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同, 在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时, 文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。
总之, 信息系统的实施是一个负责的管理过程, 需要方方面面的管理工作配合到位, 文档在软件项目的开发过程中起到了关键的作用, 文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要, 从某种意义上来说, 文档是软件项目开发规范的体现和指南, 按照规范要求编制一整套文档的过程, 就是按照开发规范完成一个软件项目开发的过程。高质量的文档可以提高软件项目的质量, 有助于程序员编制程序, 有助于管理人员监督和管理软件的开发, 有助于用户更好地安装和使用软件系统, 有助于维护人员进行有效的修改和扩充。所以, 在软件项目的开发过程中, 要充分做好软件文档的编制和管理工作。作为小型企业, 在文档管理的过程中既要注意严肃性, 又要能兼顾灵活性, 要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流, 提高使用效率。
参考文献
[1]软件文档管理指南 (GB/T16680-1996) , 国家技术监督局, 中国标准出版社.
文档管理系统需求分析 第7篇
目前, 大多数文档管理系统在实现企业各部门日常文件管理的功能外, 还增设了很多新功能, 以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求, 例如功能强大的档案查询模块, 使管理者对日常文档的查找更加方便, 解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。采用现代化的文档管理系统满足了企业“无纸化”的办公要求, 实现了通过计算机对文档管理进行全程跟踪的目标。
文档管理系统的全面应用, 使企业克服了传统文档管理方法中存在的缺点, 提高了管理部门的日常办公效率, 增强了企业内部协同合作的能力。文档管理系统的应用, 在方便管理者有效管理文档的同时, 也大大提高了文档查找的效率, 进而提高了企业的综合效率。
1 文档管理系统的需求分析
根据市场需求, 要求文档管理系统需具有以下功能: (1) 处理大量复合型文档的数据信息; (2) 通过系统查看文档内容和属性; (3) 通过系统可以完成对文档一系列的日常操作, 保证系统的安全性和可靠性; (4) 由于操作人员的计算机操作能力普遍较低, 因此要求系统具有良好的人机交互界面; (5) 完全人性化设计, 无需专业人士指导, 即可操作本系统; (6) 系统具有数据备份和数据还原功能, 能够保证系统数据的安全性。
2 文档管理系统的主要功能
文档管理系统由以下几个功能模块组成 (见图1) : (1) 系统设置模块。该模块包括用户管理、口令修改和退出系统。 (2) 基本信息模块。该模块包括单位档案、文档类别两部分。 (3) 文档管理模块。该模块包括添加文档、修改文档、删除文档、文档浏览和查看文件属性五部分。 (4) 数据库管理模块。该模块包括数据库备份、数据库还原和日志管理三部分。
3 文档管理系统的设计目标
文档管理系统是根据中、小企业的实际需求开发的, 能够完全实现企业对制度文档的自动化管理, 通过本系统可以实现以下几个目标: (1) 系统运行稳定, 安全可靠; (2) 界面设计美观, 人机交互界面友好; (3) 信息查询灵活、方便、快捷、准确, 数据存储安全可靠; (4) 操作员可以随时修改自己的口令; (5) 对用户的输入数据, 系统能够进行严格的检验, 尽可能排除人为错误; (6) 数据保密性强, 为每个用户设置了相应的权限级别。
4 文档管理系统的开发环境
文档管理系统开发和运行环境如下:
系统开发平台:Visual C++6.0或C#;数据库管理系统软件:SQL Server 2000;系统运行平台:Windows XP/Windows 2000;分辨率:最佳效果1 024×768像素。
文档管理系统概念模型如图2所示。
5 结束语
综上所述, 文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。文档管理系统是企业经营管理中不可缺少的一部分。通过文档信息管理系统, 实现了文档管理自动化的目标, 提高了企业的办公效率。以上对目前企业文档管理系统的主要需求、功能模块、功能架构、设计目标和开发结构等进行了介绍, 以期为相关方面的研究提供一定的参考。
摘要：简述了目前企业文档管理系统的主要需求, 并对系统功能模块、功能架构、设计目标和开发结构等进行简单的介绍, 为文档管理系统的设计提供了参考方向。
关键词：文档管理系统,功能,设计目标,开发环境
参考文献
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高校教师个人电子文档管理 第8篇
1 教学教务及学生管理工作中, 使用电子文档的现状
经常会遇到这样的情况:每个学期一开始, 总要编辑很多的文档, 比如新学期的教学计划, 各种专业基础课、专业课、实习实训课的教案, 或者各种教务通知, 课程安排、教师教室安排, 又或者学生名单、宿舍管理文档等等, 纷乱繁杂。或许有读者会说, 现在有很多的软件可以帮助我们管理电子文档, 我们不用担心。可事实真的这样么?一般情况下软件是这样定义电子文档管理的, 电子文档管理系统是一种软件应用, 它可以使用户在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发的过程, 并能在组织范围内对其文档进行有效的监控。按照这种定义, 电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征, 对以数字化形式存在的各种类型文档资料进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。从其定义和主要功能上我们不难看出, 现阶段的利用软件系统来对电子文档进行管理主要是借助网络为基础, 当这些文档在网络上流转的时候的确可以方便高效。可当各种各样的文档我们下载到本地计算机的时候, 该怎么管理呢?这才是我们探讨的问题核心。
一般时候, 人们往往习惯于这么做, 把所需要的文档从网络上下载下来, 然后直接保存在桌面默认文件夹“我的文档”里面。这样做有两个好处, 一是方便下载, 因为“我的文档”通常是默认文件夹, 只需一路点击下一步就可以了, 很多电脑的初级使用者都会采用这样的操作;二是方便使用, 下载文档就是为了使用, 下载后直接就打开桌面“我的文档”使用自己需要的文档。这看上去似乎简便易行。可事实上真的能那么轻松么?一台新安装了系统的计算机完全可以这么做, 但随着时间的推移, 文档可能越来越多, 文档的文件名也可能是千奇百怪, 这里面自然也包括各种软件和网络上可以下载的任何东西, 而且据调查, 很多学校还没有条件实现每位教职工都配备一台属于自己使用的计算机, 绝大数时候一台计算机要多人共用。那么我们想想看, 假设五人共用一台电脑, 每人每天下在五个文档, 这不算多吧, 那么一个月以后, “我的文档”里面就会有多少东西, 这个时候你再去找你在某一天下载的某个文档的时候显然无法轻松自如。
而另一种并非从网络上面下载的情况, 就是我们自己编写的文档, 这种文档一般命名相对比较清楚, 存放的时候也一般不会存放在默认文件夹“我的文档”里面。但这种情况时常会出现另外一个问题, 即文档更新。大家应该都很清楚, 我们在编辑一个文件的时候时常需要修改, 按照我们一般的习惯, 每次修改后都会覆盖掉原始的文档, 以保证我们文件的最新、最具时效性。可这样也有它的弊端, 文档的修改一般是因为不符合某些要求, 可这些要求也会时不时地发生变化, 可能今天费很大力气修改好的东西, 到了明天又需要全盘否定再改回去。这样就浪费了大量的时间和精力。尤其是作为高校教师, 教学所要用的文档可能时时都在变化, 再者说赶上教学评估之类的大型检查评定, 我们往往需要某个特定时间段的特定文档, 那么如果都是采用覆盖修改的方法, 那么很多原始资料恐怕就很难再找回来了。因此, 必须要有一些切实可用的科学管理电子文档的方法, 来为高校教师的教学和管理工作助力。
2 科学管理电子文档的方法
可以采用这样的做法, 首先应该对一台新的计算机进行合理的规划。就如上文我们提到的五人共用一台电脑的情况, 这种情形在一般的单位是很常见的, 我们可以把硬盘分成若干个分区, 为每一个分区按照使用者的习惯分别命名, 尽可能使每位使用者有属于自己专用的分区, 这样做首先可以从逻辑上把每位使用者的各种文件区分开来, 同时也最大程度的预防了我们习惯于把文档存放在系统默认文件夹里却由于系统损坏后所造成的文档损失, 因为这些损失有时候是无法弥补的。那么我们可以采用的方法是:我们会为默认安装系统的逻辑C盘命名为“系统”, 那么向后依次创建D盘、E盘、F盘等等, 并且分别将他们命名为“小杰堂 (D:) ”, “小苹的小筑 (E:) ”, “天堂之家 (F:) ”。这样简单好记的名字因为来源于每位使用者自己的喜好, 所以他们会非常的熟悉, 也就最方便他们存储文件和使用。当然对于一个办公室或者同一个工作小组, 一定会有一些文件是对大家都有用的, 如果每位使用者都在自己的磁盘分区上保存一模一样的文件, 这也造成了存储空间不必要的浪费。因为, 在这种情况下, 我们建议可以在对新电脑进行硬盘分区的时候, 最后保留一部分空间, 作为公共办公的文档区域, 在里面存放对大家来说都是有用的、或者可以让每位使用者都可以共享的文档。这样不仅避免了不必要的浪费, 更提高了办公的效率。
那么针对我们每个使用者而言, 在我们存放自己的文件在自己的空间里的时候, 为了提高我们自己的办事效率, 可以采用两种方法创建文件夹来存放文件, 一种是以时间来排序, 另一种是以类别来排序。按时间排序的话, 我们可以每天或者每隔几天创建一个以时间命名的文件夹, 在里面存放当天, 或者最近几天的所有文档, 这种方法最大的好处是我们可以非常方便的找到某个工作日我们所编制、下载或者使用过的所有文档, 也就很少会出现我们在电脑前看到某位同事抓耳挠腮的在电脑上查找着文件, 同时嘴里嘀咕着“唉呀, 我真的记不清是什么时候保存的了, 但我绝对存的有, ……”。不过这种方法也有不足的地方, 就是虽然在时间上所有的文档都井然有序, 不过具体到某个日期的时候, 我们会发现当天的各类型的文件都存放在一起, 里面可以包括文本、表格、声音、图像等等, 这也无形中给我们查找和使用这些文件造成不必要的麻烦, 那么自然也就有另外一种方法, 就是我们所说的第二种, 按照类别来存放文件。这种方法是首先为自己所常用的文件类型分别创建各自独立的文件夹, 而后但凡遇到同种类型的文件, 就按照其各自的类别将它们存放在各自的文件夹内。那我们也可以将两种方法结合起来使用, 比如:在按照类型将文件分别存放后, 再依次在对应文件夹内按照时间的顺序创建子文件夹来存放文件, 这样我们再查找文件就最大限度的提高了效率。
那么而后, 就是在具体文件的管理时, 虽然这些文件已经按照类别更按照时间存放在了对应的文件夹内, 可如果文件被我们创建的时候其名字我们不去注意, 等到我们要查找它们的时候却发现, 到处存放的都是些“新建文档1”、“新建文档2”……, 这个时候恐怕我们又要望电脑兴叹了。所以我们应该根据文件的主体给文件起一个简单而又好记忆的文件名, 比如“优秀团员推荐名单”, “假期值班表”等, 同时, 由于在高校的工作中, 有太多太多的文件是需要我们修改的, 那么我们更应该在给文件命名的时候加上相应的版本号, 或者时间标记, 如, 上述的两个文件可以命名为“优秀团员推荐名单 (第二版) ”, “假期值班表 (2006-06-16) ”等。这样的话就必将大大提高我们工作的效率。
当然, 在具体的工作中还有各种各样的技巧, 这些技巧也会因人习惯不同而有所差异, 我们可以在实践中去摸索属于自己的最佳实施方案。
摘要：通过对现阶段在各高校普遍存在的教师个人文档不规范管理的分析, 论证了不科学管理电子文档给教学及教务工作带来的不利。分析指出规范化文档管理的作用, 并提出了可行性建议。
关键词：电子文档,文档管理,高校教师
参考文献
[1]陈守义.健全能源资源节约激励机制[EB/OL]物资采购网, 2005-12-22.
谈电子文档的管理与利用 第9篇
一、抓好源头, 做好电子文件收集工作
电子文件是由二进制数字编码组成, 二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到归档有一段时间间隔, 在这一段时间内, 电子文件有被更改的可能。因此, 为保证归档电子文件的真实性, 电子文件的收集工作必须从电子文件形成阶段就开始贯穿于公文处理工作的整个过程, 并须严格了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程, 按有关规定和标准进行。电子文件的收集往往是在计算机网络系统上进行, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写更改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。电子文件的收集应由形成部门集中管理, 不得由个人分散保管。对于网络系统, 应建立收集数据库, 或在电子文件数据库中将对应在收集范围的电子文件注明标识。
二、夯实基础, 做好电子文件的整理与归档工作
1. 电子文件的整理。
一是排序、标引工作, 就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位, 其质量好坏, 将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中, 可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据, 影响电子文件的真实性。二是分类、登记工作。首先, 对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的, 对这些电子文件进行分门别类管理, 就要进行科学的分类。要按门类划分要求, 结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案, 对电子文件进行划分, 并给每份电子文件一个固定的唯一的号码, 从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次, 是对电子文件进行登记。
2. 电子文件的归档。
(1) 确定电子文件的归档范围, 这是归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键。 (2) 明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档 (称阶段归档) , 可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量、寿命等问题, 一般以不超过2～3个月为宜。 (3) 归档份数。一般拷贝两套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套, 必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可靠性。 (4) 对电子文件归档的要求, 主要是真实、完整, 达到档案的功能价值。要做到这一点, 首先, 遵从归档各阶段的规定、标准, 如积累、鉴定等环节的规定、标准。其次, 准确说明配套的软、硬件环境。第三, 归档电子文件格式尽可能地采用通用标准。 (5) 归档方法。一是将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光载体介质上。二是压缩归档, 采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。三是备份系统归档, 一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 也可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
三、保证安全, 做好电子档案利用中的监督管理工作
1. 电子档案提供利用的方法。
对档案部门来说, 电子档案提供利用, 一般有三种方法, 即提供拷贝、通信传输、直接利用。 (1) 提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 有利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可以向这些用户提供打印件或缩微品。 (2) 通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料, 可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 (3) 直接利用。是利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑, 在档案部门的网络上直接查询的一种方法。这种方法的可能性, 取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2. 电子档案利用中的控制与管理。