民办高校规范化管理

民办高校规范化管理（精选12篇）

民办高校规范化管理 第1篇

关键词：高校,采购,规范化

建立在符合外部法律、法规和内部实际情况基础上, 能够克服各个环节风险的现代化的高效管理体系, 被越来越多的政府、企业、社会机构所认可。高校作为社会的重要组成部分, 不能孤立在社会之外, 高校采购工作同样需要规范化管理。高校所具有的特殊职能及机构特点, 也决定了高校采购管理有别于其他行业, 对高校采购特点的分析, 查找各个环节中的管理危险点, 建立完善的管理制度, 借助科技手段和专业人才, 将为高校采购管理的规范化创造条件。

1 高校物资采购的特点

高校采购管理具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。客观条件决定了高校的采购管理工作有别于其他行业部门, 具有鲜明的行业特色, 这为高校采购管理工作提出了更高的要求[1]。高校采购管理的具体特点包括以下几个方面:

(1) 高校承担着教学、科研等多重任务, 决定了高校的采购管理具有多面性。科研类物资专业性强, 多伴有研发设计, 竞争范围小, 采购范围、采购数量很难形成规模, 采购涉及面窄。教学类物资大部分为基础应用, 对设备的可靠性、通用性要求很高, 采购数量巨大, 采购涉及面广。

(2) 高校为非盈利部门, 主要依靠政府投资、社会共建等渠道获得资金。虽然近些年政府、社会对教育、科研工作的投入不断加大, 但高校所能支配的资金有限, 如何充分利用有效资金, 发挥其应有的作用, 将是高校物资采购管理的首要任务。

(3) 相对于社会企业, 高校行政机构复杂, 组织结构层次多, 多数高校存在多个管理部门共同参与采购管理, 或按照不同职能范围分别进行管理, 缺少统一的协调管理部门。物资采购是具有较高技术要求的市场行为, 需要具有一定专业背景的专职人员。高校采购管理部门缺乏具有专业背景的人员, 而作为设备使用人员的广大教职工, 更是缺少采购相关知识。

2 高校物资采购的基本流程

高校物资采购可划分为四个相互衔接、相辅相成的基本阶段。

2.1 计划制订

申请财政性资金之前, 需要制订资金执行计划, 具体由项目负责方根据部门科研、教学需要, 制订相关申请项目执行计划。

在计划制订过程中, 由于项目执行计划申报时间集中, 多数高校采用先分散后集中申报的方式。项目执行计划集中汇总后, 由管理部门审核, 形成统一意见后, 上报决策层进行最终审议。在高校项目计划制订阶段, 需要经过多层审核, 但最终的执行计划仍可能存在预算不合理、执行进度不明确等情况。

2.2 资金分配

高校财政性资金有统一的分配规划, 一般由统一的部门进行管理, 总体负责学校资金分配。具体项目由各院系按照本部门的实际需求进行申报, 申请资金支持, 经过管理部门申报立项后, 确定资金来源及分配比例。

近几年, 高校可支配资金迅速增加, 相关的机构和机制却没有健全, 出现了行政机构复杂, 组织结构层次多的问题, 多数高校存在多个管理部门共同负责项目的审批立项, 缺少统一的协调管理部门, 有限的资金不能发挥关键作用。同时, 高校对资金使用情况没有相应的跟踪和评价机制, 重投入轻使用。多部门管理和申报容易产生管理间隙, 影响项目的实施效果。

2.3 采购执行

物资采购阶段为高校采购管理中的重要一环。高校相应采购管理部门根据不同的采购规模, 采用不同的采购模式。

目前, 大多数高校采用多样的采购方式, 具体包括项目执行方自购、项目执行定向采购、管理部门组织校内招标采购、管理部门联合上级管理部门进行校外招标采购。不同的采购方式, 需要办理不同的流程, 学校的介入方式也不同。采购流程不规范、个别采购项目学校介入不够、采购伴有随意性、不能按照相关规定履行程序等现象普遍存在, 可能造成项目执行不受学校控制[2,3]。

2.4 验收建档

物资采购完成后, 将涉及物资的验收、建档、保管等一系列后续工作。这个阶段是在按需采购的同时, 保证采购的物资得到妥善管理并能发挥其应有的作用的重要环节。

但由于高校采购途径、签订的合同条款不同, 设备验收形式、验收办法不同, 该阶段的管理方式不尽相同, 但都可能存在对验收建档等工作重视不够的问题, 使得验收过程流于形式, 不能真正发挥该阶段的监督作用。

3 采购管理的风险节点

高校物资采购管理体系中心, 可划分为三个不同部分:项目执行方、采购管理方、校级决策层。三方相互依托、有机结合, 共同完成高校的采购管理工作。物资采购管理体系中心在具体工作环节中, 都可能出现问题。

3.1 执行方职责范围内的风险节点

执行方作为采购项目的具体操作者, 需要全程参与整个采购项目执行过程, 出现问题的几率最高。应有相应的配套管理措施, 采购管理工作的执行, 不能仅靠执行方的道德和自律维系。

(1) 计划制订阶段。由于高校采购设备的专业性、特殊性, 决定了执行方的计划制订方案具有一定的权威性, 在后续的审核及批复阶段通过的概率比较大。在采购管理方、决策层没有充分介入的前提下, 在计划制订过程中, 可能存在计划不合理、计划与需要不符等情况, 不能满足实际需要。与此同时, 受现行政策规定限制, 项目采购计划不能实时变更, 这将在项目后续执行过程中产生不良影响, 造成国有资产的浪费。

(2) 资金申请阶段。各执行方在没有统筹规划的背景下, 容易导致资金划分不清, 形成多个利益小团体。如果执行方根据小团体利益, 盲目追求小而全的物资配置, 不从实际出发, 最大限度地申请经费, 很可能出现物资大量闲置的问题, 造成在学校范围内的资金重复投入或浪费。

(3) 采购执行阶段。如果缺乏严格的制度约束, 执行方的权限将被无限放大, 出现多种问题。若执行方采购流程不规范, 有意无意使采购项目规避学校的监控, 仅仅以完成采购项目为目标, 将造成严重的国有资产流失。执行方本身对采购工作不够重视或者缺少必要的专业知识, 在采购项目执行过程中容易受限于供应商, 不能掌握主动权;如果执行方不能很好地权衡性价比, 将造成资金的浪费;不良社会环境对执行方也会造成影响, 容易在采购过程中出现不正当行为, 使高校利益受损。

(4) 采购项目后期的协议签订、验收、建档等工作是重要的延续, 许多工作需要依靠项目执行方开展。采购目的和要求都是通过协议来实现, 执行方缺少必要的商务知识和重视程度, 都可能造成不利于高校的条款出现, 高校的基本利益很难得到保证;按照已签订的协议, 购置的物资到校后需要验收, 执行方需要保证供应方按照技术要求交付货物的同时, 提供物资能够发挥其作用的必要条件。执行方重视不够或不掌握产品的基本参数及性能, 将造成验收流于形式, 不能及时发现其存在的问题。

3.2 管理方职责范围内的风险节点

管理方作为高校采购工作的管理和间接参与者, 需要在全校范围内对采购工作进行管理和规范, 具体包括相关管理办法的制度、各种操作流程的规范、协助和服务执行方完成采购项目。管理方将是风险防控工作的基础, 出现问题的波及面将是最大的。

(1) 采购管理制度及操作流程规范是管理方的首要任务, 不全面的采购管理制度和不合理的操作流程, 容易产生管理间隙, 严重影响高校采购工作的顺利开展, 甚至产生阻碍作用。没有完善的管理制度和操作流程, 高校采购管理无从谈起。

(2) 管理方必须面对的问题, 是采购项目管理程度和介入方式, 由于高校的采购管理具有多面性, 科研类物资专业性强, 多伴有研发设计, 需要一定的专业背景, 这造成管理方在采购项目计划的制订、资金分配等阶段的参与问题, 过多干涉项目计划的制订, 或对项目不能提出可行性建议, 都会造成项目计划不合理或执行难度高。同时在资金分配等涉及项目执行方利益的阶段, 如果管理方不能从高校利益出发, 在全校范围进行统筹规划, 合理分配资金, 也会间接造成大量资金的浪费。在采购过程中, 管理方为执行方提供方便的同时, 不能坚守原则, 将会放任各种问题的出现。在采购后续工作中, 管理方如果不能发挥审核作用, 为执行方提供必要的商务支持, 高校的基本利益将很难得到保证。

(3) 管理方是高校物资采购的组织者, 当采购项目执行过程中出现违规操作甚至违法行为时, 需要管理方具有一定的处理能力和秉公办事的决心, 这是维护学校利益的最后屏障。

3.3 决策层职责范围内的风险节点

作为高校采购管理的决策层, 是整个管理体系和管理思路的缔造者, 出现问题将是危害性最大的。决策层的管理思路与本校实际情况和相关法律法规匹配度, 将是各项工作开展的基础, 直接影响高校采购管理工作。在具体项目执行过程中, 对于执行方和管理方的组织和协调也是决策层的重要任务, 高校采购管理工作需要校级决策层具有一定的领导智慧。

4 能够采取的具体措施

加强高校采购规范化管理可以从制度建设、科技手段、人才培养等方面着手[4,5]。

4.1 制度建设

完善的管理制度和规范的操作流程是高校采购管理的基础, 是采购管理工作的根本。具体措施包括:审批和复议机制、配合和制约机制、绩效和评价机制。

(1) 根据学校实际情况, 建立项目计划两级审批和复议制度, 由执行方利用自身技术背景并结合实际需求, 提出采购项目计划, 由学校管理方审核, 对于大型、重点项目需要相关领域专家论证后, 由校级决策层审核。在项目执行过程中, 结合实际情况对项目计划进行评估, 根据执行方的反馈意见, 通过管理方对计划进行适当调整, 保证设备采购计划的合理性、有效性。

(2) 针对采购项目执行中出现的各类问题, 建立执行方和管理方之间相互协作、制约的监督机制, 能够有效避免采购问题的出现。加强项目执行方与管理方的协作关系, 建立平等协作、相互监督的工作关系, 有利于采购工作的顺利开展。简化操作流程, 为项目执行提供方便的同时, 能够有效消除管理方和执行方之间的隔阂。根据实际情况, 推动项目信息公开, 打破执行方的封闭式采购环境, 由管理方引导执行方进行公开采购, 保证学校在采购过程中的优势地位。在采购后期延续工作中, 由执行方、管理方、供应方三方共同参与, 由管理方为执行方提供必要的商务支持, 方便采购协议的签订, 维护学校的合法权益, 实现三方的相互监督和制约。

(3) 建立绩效和评价机制, 对项目的计划制定、购置操作、验收维护等进行综合评价, 并列入后续项目立项依据, 打破以往项目被动执行的状况。建立一套完整的评价指标体系, 由项目执行方、管理方和决策层共同组织绩效评价, 对项目的各项投入产出进行衡量, 测算各项目的投入产出比, 对于执行顺利的项目给予奖励, 提高执行方和管理方的积极性的同时, 引入忧患意识, 增加违规操作成本。

4.2 科技手段

利用科技手段, 可以将采购项目的执行流程化和制度化, 方便采购管理减低内耗成本。现在成型的科技管理手段包括:项目的申报和审批系统、采购的管理系统、物资资产管理系统等。项目执行方和管理方都能从烦琐的操作中解脱出来, 提高采购管理效率。还可以利用数据收集和分析手段, 建立供方数据库、专家数据库、项目执行数据库等基础数据库, 对项目执行情况、专家的技术背景、供方的信用记录等信息进行统计, 为后续的采购管理工作提供重要依据。

4.3 人才培养

完善的制度、先进的管理手段都离不开人的执行, 加强人员队伍建设, 提高项目执行方及管理方的人员素质, 培养具有专业背景同时熟悉商务知识的复合型管理人才, 才是提高高校采购管理的关键所在。结合学校实际情况, 对管理方进行改革, 建立新型的管理模式, 通过管理方帮助执行方对现有管理人员进行培训, 使其成长为熟悉相关法律法规并具有一定的商务知识的管理人才, 是高校培养高级采购管理人员的有效途径。利用这些兼职执行方管理人员和管理方全职人员, 组建成全校范围的采购管理团队, 将多方管理力量整合起来, 可有效发挥制度和科技辅助手段的作用, 保证高校采购管理工作有序、高效开展。

5 结束语

高校物资采购管理工作具有较强的行业特点, 但高校采购工作也应得到重视, 并不能只靠管理者的道德和自律来维系。要通过管理制度的完善、科技手段的配合、复合型人才的培养, 构建完整的高校采购管理工作监管体系, 将规范、高效有机结合, 为高校的教学、科研工作顺利开展创造条件。

参考文献

[1]张家栋, 李士明.高校仪器设备采购特点分析及应对建议[J].实验技术与管理, 2012 (11) :1-3.

[2]鞠宝华, 王存放.竞争性谈判采购方式在现代医院医疗器械采购中的应用[J].中国当代医药, 2013 (2) :169-170.

[3]苏纯娣.创新采购模式降低采购成本[J].铁路采购与物流, 2012 (12) :35-36.

[4]尹立苹, 李彦启, 曹智贤.高校政府采购人员素质与采购效益研讨[J].实验科学与技术, 2012 (6) :161-163.

高校科研档案内涵及规范化管理论文 第2篇

目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。

3.2实现科研档案管理信息化

档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。[1]

3.3提高科研人员归档意识

在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。[2]强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的.重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。[3]

3.4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性

针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。

参考文献:

[1]李俊霖.高校科研档案管理信息化的研究[J].技术与创新管理.，11(32).

[2]陈亚利.地方高校科研档案管理存在的问题及对策[DB/OL].

对高校合同规范化管理的探讨 第3篇

一、 高校合同管理中存在的问题

（一）合同签订主体混乱，缺乏合同管理机构

高校合同管理涉及的多个部门，如基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工等）牵涉到基建处与后勤管理处；资产出租出借、对外投资牵涉到后勤管理处；物资设备采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购牵涉到资产设备处；教材和图书资料（含电子图书资源）采购牵涉到图书馆；合作办学牵涉到招生就业管理处；教科研的横向课题牵涉到教科处；校企合作牵涉到各系部等等，造成谁都能以部门名义对外签合同，一旦出现合同纠纷，谁都不承担责任，谁都负不起责任，最后由学校承担责任，同时多部门对外签合同，往往给合同的收集、归档管理造成了难度，给学校财务管理带来了风险和损失。如我校仅中国移动的捐赠合同就分别与学工处、团委、招就处、后勤与产业处、信息中心签订六个不同内容的合同，十分混乱，缺乏合同管理的主体，给学校的利益带来了损失。

（二）合同缺乏流程管理，内部牵制不到位

合同管理是全过程的系统性行为，合同的管理分为制度、流程、表格、文本、档案几个方面的管理，流程管理又分为合同准备阶段管理、合同签约管理、合同履约管理、合同履约后管理。合同从订立前常出现对对方单位资质和履约能力审查不够；合同签署中出现合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签，重大金额没有经过律师对合同主要条款的审核等；合同签订后出现没有部门能监督合同的履行情况，如合同是否按时完成，完成的质量如何，是否有合同纠纷发生等；合同履行结束后，没有主管部门将合同全部收集归档、妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料等等，结果给学校造成不必要的财务风险、税务风险以及法律纠纷等。

（三）合同文本混乱，缺乏规范化的格式文本

很多高校由于缺乏合同管理主體机构，合同大多由各合同承办部门签订，合同的格式五花八门，专业性差，往往忽视违约责任、争议解决等条款的约定，导致最终给学校带来利益损失。如有些合同仅限于口头搞“君子协议”，不签订书面合同；有的即使是书面合同，也不注意合同中的一些主要条款的约定及违约处理的约定；更有甚者为了便于应付管理部门的审查,对于同一个项目,往往还要签订 “正规合同” 和“私下合同”两份,“正规合同”形式正规,内容合法,但双方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完备,实际上属于不平等合同,会给高校的利益带来很大损失,并容易造成合同纠纷。

二、高校合同管理规范化的具体措施。

（一）加强法制观念，重视合同管理人员的培养

1、高校领导应充分重视学校的合同管理，加强对合同的宣传和教育力度，强化全校教职工的合同意识和法制观念，举办关于《合同法》、《专利法》、《科技合同法》、《商标法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规讲座，使教职员工能够熟练地使用这些法律法规，这样就能支持和理解合同管理工作，自觉遵守规章制度。

2、合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作，因此对合同管理人员的选择和培养显得尤为的重要。学校可以根据实际情况，定期或不定期组织合同管理人员进行合同相关法律法规知识的专业培训和职业道德培训。通过培训使合同管理人员掌握合同订立与管理的技巧，培养其职业素养，促使高校合同管理人员的业务水平不断提高，保证合同的签订质量。

（二）建立健全合同管理制度体系建设

1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校对各类合同的签订、履行和管理工作的规范，是全面推进依法治校，切实维护学校合法权益内部合同管理的基本准则。在制度中对合同管理的机构以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、变更、纠纷、责任等每一个工作环节均做出明确规定，明确对于涉及经济内容的合同，达到规定金额的项目必须经过正常的招投标程序后，才能进入合同签订程序，规范签订主体，严禁以职能部门或院系名义对外签订合同。

2、要建立与合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不够的，还必须对合同运行全过程的各个环节进行细致、深入的规定，使每个步骤的开展都有据可依，并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、资信调查制度和信用管理制度、合同授权委托书管理制度、合同履行及纠纷处理制度、合同基础事物管理制度包括合同专用章管理、合同台账登记、合同档案管理等。

（三）建立全过程流程管理和内部监督机制

1、合同准备阶段。首先签约前要对初次签约主体资格进行调查，所有合同在签订前需要重点调查合作方有无签约主体资格，了解其资质、履约能力、既往的履约信誉等。重大合同在签订前需要聘请专业人才进行详细的专项调查并制作调查报告。其次对有过合作关系的单位，平时要建立履约、信用档案，建立不良记录的信息管理制度，对列入不良记录名单的应限制其参与学校的相关经济活动，通过对客户的资信信息、资信档案、信用状况、信用等级进行严格的制度化管理，最大限度地控制客户的信用风险。

2、合同签署阶段。合同签订中首先规范合同文本。尽量采用国家相关部门统一印制的格式合同或合同示范文本，规范合同文本，有利于明确合同主体的责任和合同争议的解决，减少合同履约过程中的争议。其次规范合同审批流程。每项合同的签订应由承办部门提出，合同承办部门应就合同主要条款、可行性及风险进行全面审查，合同的审批流程分别经过财务处、纪检审计处、学院办公室等部门审核合同的相关条款，建立合同会签制。重大合同还需经学校法律顾问审阅，主要对合同文本进行合法性、规范性审查。实行合同会签审批流程，对每份合同的签订，层层把关，责任到位。再次规范法人授权委托制度。高校对外签订合同, 应由作为法定代表人的校长或其委托代理人进行。未经授权, 任何人不得以学校名义对外签约,杜绝职能部门或二级院系以本部门、本单位名义对外签约。

3、合同履行阶段。对合同实施动态化全程监控。首先合同签订后，合同承办部门应当对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理，发现问题及时处理。其次合同管理的核心内容就是抓好执行环节的财务控制，财务部门应该严格按照合同的条款办理结算手续，把好合同结算关，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。

4、合同履行后阶段。首先做好合同基础事物管理，进行日常的合同台账登记和合同档案的信息化管理，并及时进行合同评价分析。合同签署后，合同管理部门应及时将合同资料归档，妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料，实现合同档案的信息化管理，同时适时引进合同的软件化管理、使其能进行网络化审核，规范化的管理，也便于合同信息资料的收集、整理、存储、处理、分析和使用。其次纪检监督部门要检查合同管理制度的执行情况，每年对合同进行年检，检查合同的签订和履行情况。通过检查可以发现问题，分析寻找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取针对性的措施，保证合同的正确履行，提高合同的履行率，避免和减少合同纠纷。

合同的规范化管理，实际上是把经济监督关口前移，用合同管理的方式去规范、约束经济行为，避免了经济活动中由于缺乏法制观念给学校造成的不必要损失，由于校内各职能部门全方位的参与，形成了监督的机制，增强了经济活动的透明度，有效地抑制了腐败行为，加强了党的廉政建设。学校应当把依法治校与加强学校管理、提高学校竞争力和维护学校自身合法权益有机结合起来。建立和完善合同管理，加强法制教育，提高法律意识，是高校完善合同管理，依法治校的必然产物。

参考文献：

[1]程秋梅.论法治视域下高校经济合同管理.教育财会研究.2009(4).

高校科研经费管理失范与规范化 第4篇

一、失范与失控:高校科研经费管理现状分析

(一)认识偏颇:科研经费管理观念误区

由于当前科研课题的数量及经费额度已成为衡量高校综合实力和学术水平的重要依据,某种程度上决定高校的“排名”,也是高校创收的重要来源之一。因此,许多高校都将争取到的科研经费实行高比例的资金配比,同时也导致了对其经费使用情况的疏于管理。在科研经费日常管理中,错误的认为科研经费是教师自己真取来的,项目负责人花自己的钱其他人无权过问,课题负责人也认为“我的项目我做主”,与其他人没有关系。但从根本上讲,无能哪种性质的的科研经费都是学校收入,而不是科研人员自己的私有财产,均应纳入学校统一管理,统一核算,都必须接收相关法律法规、财经纪律和校内科研经费管理制度的约束。

(二)职责错位:科研经费管理体制缺陷

目前,大部分高校科研项目管理由科研部门负责,经费管理由财务部门负责,经费使用由课题负责人负责。这种各自为政的管理体制,造成项目全过程缺乏综合管理和监督,部门管理相互脱节。科研项目立项后,科研管理部门只提取管理费,通常不跟踪经费使用的合理性及有效性;财务部门由于不熟悉科研工作,对科研经费的筹集、使用、耗费等全过程缺乏了解,对经费使用是否与项目进度一致,是否属于合理开支无法做出正确的职业判断,只能停留在按图索骥的简单会计处理层面上,不能通过项目进程来控制经费使用;课题负责人对科研经费有绝对控制权,经常会出现科研经费支出的无序性和随意性,截留、违规的现象。

(三)疏忽核算:科研经费管理成本漏洞

一直以来,高校科研经费的成本核算管理意识较为薄弱。对科研项目中的成本要素不能可靠计量,合理分配。高校项目负责人大部分属于教学科研型,其工资、津贴都在学校的人员经费中统一列支,学校的公共资源如图书馆、实验室等无偿为科研课题组提供所需的资源,大部分科研仪器设备的更新、水电费等与学校教育事业支出一起核算。事业经费与科研经费的成本相互渗透,彼此牵连,财务部门根本没有力量对本校所有科研项目发生的直接费用和间接费用进行细致的收集整理,更谈不上按项目受益程度分配到每一科研项目中,导致科研项目研究成本不清,学校事业经费开支不实,会计信息失真。

(四)资金流失:

从有关部门对高校科研经费使用情况的调查结果看,高校对科研经费形成的资产监督相当薄弱,审计部门未能充分发挥监督作用,致使科研资金和资产流失严重。如有的科研人员将争取到的横向科研经费挂靠外单位,逃避上缴管理费,避开学校对资金的管理;有的将已进入学校的科研资金以合作、测试等方式转移到校外;有的以与实际不符的票据报销,套取现金,如大量的招待费、复印费、交通费等;有的科研资金不进入学校,却利用学校的实验室、仪器设备、实验材料进行实验,造成学校资产流失;有的科研人员为了增加科研经费数量,签订合同时将委托方需提供的设备经费也转入学校,再以硬件费转出,造成合同硬件设备比重过大,加大合同风险;高校对一些科研成果、专利技术等无形资产没有及时人账,价值确认也不合理,以上都造成了资产的浪费、流失和失控。

(五)决算延时:科研经费管理监督失控

目前,高校科研项目结余经费管理方面存在的主要问题是结题不结账。部分科研项目结束后,剩余的资金长期挂在账上用于不属于该项目的其他支出,使得高校无法及时完成项目经费决算。尽管教育部和科技主管部门为此曾专门下达文件,力图纠正,但收效至微,结题不结账的现象仍然普遍存在。对已完成的科研项目,在验收时只重视技术和成果的验收,却很少顾及经费使用的绩效考核,这严重影响了科研经费使用的价值体现,是科研经费绩效的巨大损耗。

二、构建良性机制:高校科研经费管理规范化

(一)健全制度:高校科研经费管理行为规范

高等学校要针对当前科研经费使用和管理中出现的问题,根据国家有关规定,结合学校实际情况,建立一套科学、可操作性强,行之有效的科研经费管理办法和制度。对于纵向项目,严格按照2005年11月16日国家科技部下发的《关于严肃财经纪律,规范国家科技计划课题经费使用和加强监督的通知》精神,严格执行国家有关法律、法规和上级部门的财务管理制度,监督和控制不合理开支;对横向项目,高校要着眼充分发挥其活动空间大的作用,立足于推动高校参与市场竞争,使其最大限度地发挥加大学校创收能力的效能;对于学校资助的项目,其经费的使用应制订较为严格的管理办法,其政策的掌握应界于纵向项目和横向项目之间。只有建立健全科研经费管理制度,才能规范科研经费管理的全过程。

(二)优化人力:高校科研经费管理工作基础

根据高校科研经费管理工作的性质和特点,提高科研经费人力资源素质至关重要。一是,高校财务人员应熟练掌握科研经费管理相关政策、法规、强化自身理论水平和业务技能;二是,对科研工作要有所了解,可以借助社会上科研机构和专家的力量增强科研管理的能力,弥补自身专业技术力量的不足;三是,要有较好的计算机应用能力、数据分析能力,高效益、高速度地服务科研、服务教学。通过完善制度建设、增加部门沟通、搭建信息平台等诸多管理举措,夯实经费管理基础,与科研管理部门、项目负责人有效沟通、交流、共同搞好科研项目管理工作,营造良好科研工作环境。

(三)信息互通:高校科研经费管理技术革新

当今社会是一个信息化的时代,高校科研经费管理在管理方式与手段上,也应与时俱进。建立有效的信息网络平台,构建以科技部门和财务部门为主管,资产管理部门、审计和行政监察部门参与的管理监督信息系统。各职能部门可以通过该系统实现数据共享,达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透,有效地解决科研经费管理监督各环节部门衔接不够、沟通不畅以及监督不到位的问题。高校通过校园网、局域网等信息平台,加强科研经费管理,进一步完善“校园一卡通”功能,使每一位教职员工的基本信息,经费卡信息,经费来源、开支、结余和工资收入等基本情况,达到资源共享,科研管理部门、财务部门、审计等职能部门,在合理的授权范围内主管部门可通过“一卡通”系统对重点科研经费使用情况进行监督管理。

(四)利益激励:高校科研经费管理长效机制

高校是促进科学技术进步的重要生力军,是高新技术产业的重要孵化器。因此,高校一要从政策上加大对在科研工作中做出突出贡献的科研人员的奖励力度,为他们提供优良的内外部环境。在科研收入的分配制度上,以充分调动科研人员积极性为主,同时兼顾学校、二级学院、科研人员三者之间的利益关系。并且要建立合理的科研评价指标体系,在对科研人员的科研贡献制定评价标准时,除了经济指标外,还应综合考虑是否给高校带来人力资源的积累、是否提高了学校的知名度、是否增加了学校科技创新和产业创新素质、是否提高了学校可持续发展能力等。另外学校可考虑建立科研基金,为科研成果的转化提供资金支持,促进有实用价值而无资金支持的项目进一步实验、开发研究、市场推广等,努力实现向产业化转化,这些项目的收益按一定比例返还基金,逐渐形成良性循环,促进科技成果和科技创新,尽快实现产业化,取得科技转让收入。

(五)监督约束:高校科研经费管理效能保障

高等学校要加强对科研经费的监督和检查,根据财政部制定的有关内部会计控制规范,建立健全科研经费使用和管理的监督约束机制,对科研项目负责人使用科研经费实施有效监督,做到手续完备,账目清楚,核算准确,监督有力,确保科研项目资金安全并合理使用;要采取有效措施,防止弄虚作假、截留、挪用、挤占科研经费等违反财经纪律的行为;对科研经费使用中的违规行为,应追究有关人员的责任;防止科研资金和资产流失,对高校科研形成的无形资产应纳入学校财务管理体制,促进国有资产的保值和增值。

(六)绩效考核:高校科研经费管理终极目标

科研成果的效益是经费提供者最为关注的问题,也是衡量科研工作成效的重要标志,它不单包括经济效益,还包括技术效益和社会效益。高校要逐步建立客观、公正的科研绩效考核制度,完善科研项目的绩效考评机制,考核科研成果是否达到预期的目标,科研技术是否及时转化,取得的社会效益和经济效益如何。因此,针对科研项目结题不结账的行为,高校应制定校内科研经费结账管理办法,明确课题结账时间和结余经费的用途。科研项目结束或通过验收后,学校科研管理部门应及时通知财务部门已结题课题的有关信息,对无正当理由逾期不办结账手续的科研项目,学校有权按照校内管理办法予以结账,从管理过程上减少科研经费的损耗,杜绝科研资产流失的现象。

参考文献

[1]张建英、白锡环:《高校科研经费管理中的问题及对策》,《山西农业大学学报》2004年第1期。

[2]吴通苗:《高校科研经费管理存在的问题及改进对策》,《浙江教育财会》2006年第1期。

规范管理民办幼儿园的议案 第5篇

加强组织领导，加大扶持力度，积极推动民办学前教育健康发展。建议政府及相关部门进一步提高对发展学前教育事业、规范管理民办幼儿园工作重要性的`认识，加强组织领导和工作协调，认真贯彻落实民办教育法律法规和相关政策，坚持规范管理与鼓励扶持并重，依法履行职责，加大投入力度，制定扶持政策，完善配套措施，积极引导社会组织和个人开办面向不同需求群体的各级各类幼儿园，为广大适龄幼儿提供覆盖面更广、普惠性更强、质量更高的教育服务，办好人民满意的学前教育事业。

科学统筹规划，严格落实政策，不断扩大各级各类学前教育资源。要根据城镇化发展要求、城乡总体规划和适龄儿童入园需求，科学规划、合理设置各级各类学前教育资源，严格落实城镇5000人以上人口的住宅小区配套建设幼儿园的规定，支持引导房地产开发企业将配套幼儿园办成普惠性民办幼儿园或交由政府开办公办幼儿园。启动实施第三期学前三年教育行动计划（～），进一步扩大公办幼儿园和优质学前教育资源覆盖面。

坚持分类指导，依法依规管理，积极稳妥做好无证园整顿治理工作。要建立健全教育、民政、公安、消防、食药监等部门联合执法监管机制，严格准入门槛，规范审批程序，消除监管盲区，加大对无证民办幼儿园的日常监管和随机抽查力度。要制订无证民办幼儿园分类治理整顿工作方案，新增注册一批合格幼儿园，规范提升一批办园时间较长、得到群众认可、条件基本达标的幼儿园，依法取缔一批不合格幼儿园，严禁违法新建无证幼儿园，稳妥有序推进无证幼儿园治理整顿工作。

关于高校评估档案管理规范化的思考 第6篇

档案材料的完整性和真实性程度直接影响到评估结论的准确性。作为各项工作过程中形成的原始记录——档案材料，是学校工作成就办学特色的载体，是专家组了解学校工作的重要渠道，客观地反映了每一项工作的基本面貌，成为开展评估工作的基础和重要凭证。

1.档案是高校评估工作的基础。高校档案是高校从事教育、教学、行政管理等各项活动中形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、声像等不同门类和载体原始记录。高校教育评估是根据一定的教育目标和标准通过系统地搜集学校教学的主要信息，对学校办学水平和教育质量进行客观全面的估价。为了保证学校评估工作的客观真实，在高校进行各项工作评估时必须充分依赖于档案。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，才能形成对一个单位客观全面的估价。

2.高校档案是高校教育评估的重要凭证。接受评估的高校，一个普遍的做法就是：以馆藏档案资料为基础，根据评估的要求对档案资料进行必要的补充、加工和整理，按照评估指标体系的要求陈列在一起，使之成为学校各科教学工作的缩影，以全面系统地反映学校本科教育工作情况，充分发挥了档案在高校本科教学评估工作中的重要的凭证价值。本科教学评估指标体系内容全面、内涵深刻，因此准备专家评估材料是一项艰巨的任务，要做好这项工作没有档案的支撑是不可想象的，已经通过评估的高校都是凭借档案而使评估工作得以顺利进行的。

3.高校评估对档案管理的影响。在高校评估中，由于档案工作没有直接纳入评估指标体系中，而且在评估检查过程中，评估组往往不直接查阅按《高校档案管理规范》进行收集、整理出来的原始档案材料，而是直接查阅按评估指标体系搜集、复印、汇编的背景材料。

二、教学评估中档案管理存在的普遍问题

开展高校本科教学评估是高等教育内在规律的要求，是国家对高校进行宏观管理的手段。而教学档案是高校迎评工作的基本和依据，在高校本科教学评估中作用越来越大。从迎评工作实践来看，作为本科教学评估重要原始凭证和重要资料的教学档案，面临着许多问题有待优化与规范。

1.档案材料不齐全。在评估过程中，我们发现有部分教学档案材料在形成过程中，由于不注意平时的积累和保管，造成一些很重要的材料不齐全完整。如某专业或课程的申报材料，往往只有申报的文件通知，唯独缺少最重要的申报过程材料。评估工作的重点是检查近三年的教学工作，有些材料缺乏连续性（除客观原因外）。原因是管理人员的频繁更换，没有及时做好档案归档工作，使一部分材料人为流失。学生试卷、实验报告等没有教师的批改痕迹，还存在材料丢失现象等。

2.档案材料不规范。如部分归档表格格式和内容不统一；一些职能部门形成的需要归档的文件，没有填写日期和加盖单位公章；有些材料的纸张大小和字体格式不统一，不符合材料归档的要求；有些材料中提到的数据，前后不一致；交叉部门上报的数据没有统一口径，导致数据失真，直接影响评估结果。

3.教学档案管理手段比较落后。虽然国家档案局已经在全国推行了《归档文件整理规则》，即文件级管理，部分高校已经相继实施了。但是教学档案不仅仅局限于文件类，还包括学籍档案、学位档案、试卷等专门档案，由于没有形成统一的整理标准和管理规范，目前部分学校仍处于落后的手工管理阶段。教学档案管理手段的滞后，严重影响了评估档案的有效利用。

三、高校评估给高校档案工作带来的启示

1.加强队伍建设，培养档案人才要不断加强对高校专、兼职档案管理人员的培训工作，开办新技术培训班，学习内容不仅包括档案方面的知识，也应有相关的科技知识以及网络知识、多媒体数据库管理等方面的知识，还要有关于高校评估档案管理的内容。可以通过培养、招聘高素质、应用型、技术型、复合型人才，加强档案工作的专业技术力量，尽快解决高校档案人员的知识老化、现代技术手段缺乏的问题，把高校档案管理人员培养成一专多能、适应高校评估需要的复合型人才。

2.加大投入力度，改善办馆条件。高校要加大资金、物力投入力度，不断改善馆舍条件，适当添置计算机、复印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机等现代技术设备，满足高校评估对档案馆硬件方面的要求。

3.实行目标管理，完善考核机制。要把高校评估工作纳入高校档案部门的目标管理，建立目标管理考核机制，明确任务，责任明晰。一是要满足评估需要，体现竞争机制，因岗择人，竞争上岗，择优录用；二是要提倡创新机制，充分调动和发挥高校档案人员的积极性和创造性；三是要落实奖惩机制，制订相应的考评和奖惩方案，签定责任状，确保高校评估取得优异成绩。

4.优化校级档案，完善院系级档案。国家教育部决定每五年进行一轮高校本专科教学评估。这就要求高校的档案部门纵观全局，宏观把握，在优化院级一级档案的同时，更要进一步完善院系的二级档案。按照国家教育部高校评估要求，结合学院工作实际对档案部门归档范围进行适当调整，扩大院系二级档案归档材料内容。档案部门更要做好院系档案材料管理的监督指导工作。

5.加快信息化建设，实施网络化管理。高校评估工作的网络信息化管理势在必行，这就要求高校档案管理部门跟上信息化、网络化发展的时代步伐，转变思想观念，调整工作思路，使档案工作从实物管理向知识管理转变，使档案承载的信息从静态向动态转变，使高校档案部门的服务方式从封闭、被动向开放、主动转变。高校档案人员要掌握计算机技术和网络技术并能熟练应用，使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息单位，加快实现高校档案工作的信息化和数字化，不断提高高校档案管理工作的效率，加快高校档案工作的发展，为高校评估工作的信息化、网络化提前做好准备。

高校教学管理工作规范化探讨 第7篇

一、树立科学管理理念, 做好常规管理工作

教学管理的各个环节都处于动态的变化中, 随时会出现新的情况, 为确保常规管理规范有序, 充分发挥教学管理的监控职能, 建立规范化的操作程序, 构成管理程序化的运作机制, 必须建立常规管理工作流程。

1.制定科学的教学计划

教学计划, 是课程设置的整体规划, 是实现人才培养目标的总设计图, 反映了高校人才培养目标规格与质量。它规定不同课程类型相互结构的方式, 也规定了不同课程在管理学习方式的要求及其所占比例, 具体规定了学校应设置的学科、课程开设的顺序及课时分配, 并对学期、学年、假期进行划分。因此, 要正确处理好必修课与选修课、基础课与专业课、理论课与实践课、专业教育课与文化素质教育课的关系, 按照“加强基础、拓宽专业、培养能力、提高素质”的基本原则, 组织制定各专业的教学计划。在制定教学计划时。

2.合理编制课表

课程表的编排是落实教学大纲、运行教学计划的总调度, 是学校建立稳定教学秩序, 提高教学质量的基本保障。从事编排课表的教务工作人员都知道, 编排课表工作量大, 难度高, 很费时间和精力, 需要极大的耐心。如何充分地挖掘利用现有的人力、物力、财力, 合理组织教学过程的时间、空间、信息等教育管理资源, 科学地组织安排教学、合理地协调配置课程, 使各项教学活动、管理工作规范有序地运转, 建立和谐稳定的教学秩序, 提高教学质量, 是教务管理人员必须考虑和解决的问题。合理的课程表既可使学生学习时间得到合理利用, 又能对提高教学效率与质量、稳定教学秩序起到一定的促进与保证作用。课程表是师生开展教学活动的依据, 同时也是反映教学管理水平和效率的标志。因此, 必须采用科学的方法搞好课程表的编制与审定工作, 确保在开学之前将课表发放到每个班级和每位教师。

3.加强学籍管理

学籍管理是一项任务繁重且政策性很强的工作。学籍管理是高校教学管理工作的一项重要内容, 是学校依据教育主管部门颁布的有关法规并结合实际制定的实施细则和规章制度, 是保证高校正常教学秩序、形成良好学风、教风和校风的重要保障。高校应转变思想, 健全和严格学籍管理和审批制度, 推行先进的学籍管理手段, 建立一套良好的学籍管理信息系统, 加强学籍管理人员队伍建设, 提高管理人员的素质, 并加强学籍档案的开发利用和服务功能, 真正建立有利于人才成长的管理制度。

4.注重教学检查与评估

教学检查是指依据一定的教学管理目标与教学规范要求, 对具体的教学情况和教学效果进行相应的考察, 鉴定和评价其教学目标的实现情况, 以便采取相应的措施更好地改进教学的管理活动。教学评估是指依据一定的教学目标与教学规范标准, 通过对学校的教与学等教学情况的系统检测与考核, 评定其教学效果与教学目标的实现程度, 并做出相应的价值判断以期改进的过程。进行经常性的教学质量检查和随机抽查或集中检查, 是稳定教学秩序、提高教学质量的有力保证。教学检查的内容涉及方方面面, 如教学文件的完整性, 各门课程教师的落实情况, 教材课前到位率, 实验实习环节安排, 教学设施与手段的配置, 教师课堂教学质量、学生上课出勤率、毕业设计情况等等。要建立健全一系列教学评估制度与办法, 包括专业评估、课程评估、课堂教学质量评估、毕业论文评估、学生综合素质评估、教研室教学评估, 等等。通过教学检查与评估, 找出教学中存在的主要问题及相应对策, 制定整改的方案和措施, 把“以评促建, 以评促改, 以评促管, 评建结合, 重在建设”落在实处。

5.强化考试管理

考试管理是高校教学管理的一个重要环节, 学校的考风好坏是关系到学校学风建设、教学质量和办学成败的头等大事。考试作为教学工作的一个重要环节, 是检验教学效果和评价教学质量的重要手段, 也是促进学生学习和教师教学改革的重要方法, 为全面检查教学情况和教学管理决策提供了科学依据。抓考试管理, 要从以下方面入手:严格考试过程的管理:要制定从命题、试卷印刷、监考到评卷的一系列考试管理规章制度;要加强考风建设和考场管理, 加大监考力度;要对作弊学生进行严肃处理, 增强以人为本思想教育方式的有效性, 建设良好考风;强化考后管理;建立科学合理的考试评估体系。

二、明确各部门职责, 完善教学管理机制

教学管理工作量大、面广, 要求全员参与, 过程控制, 即让所有参与为教学服务的人员参加, 同时接受管理, 教学管理人员不能单纯从自己工作的角度出发, 而必须从系统的角度全面考虑, 加强与其他子系统间的分工协作, 保证信息的一致性、准确性。要明确各部门的职责, 杜绝推诿的现象, 唯有如此, 才能逐渐完善教学管理机制。首先要制订相应政策, 明确职责与权利;其次应有较完善的监督和评价机制, 提高各部门的工作积极性, 使方针政策得到落实。

三、加强校园网络管理, 以提高工作效率

KOA系统在高校的教学管理工作中是不可或缺的工作方式和服务手段, 其发展与应用是顺应时代潮流, 使高校教学管理工作实现现代化、规范化成为可能。学校的日常工作可使用校园网络系统进行管理, 学校可以统一对学生选课、学生课表查询、教师教学日历填写、教师课表查询、学习成绩录入、教材建设、学生对教师的评价、毕业论文的撰写与评分以及毕业审核等进行管理, 网络管理可大大方便教学管理人员、教师以及学生, 规范教学管理, 提高服务质量。学校应该注意培养教学管理人员使用计算机网络管理系统的技能, 不断完善和改进网络管理系统, 更好地发挥系统的服务功能。作为高校教学管理人员, 只有不断地提高自身素质, 熟练掌握KOA系统, 掌握各种办公自动化管理技能, 才能提高工作质量和工作效率, 加快教学管理现代化的进程。

摘要：教学管理工作是高等学校教育管理的一项核心内容, 教学管理水平是确保教学工作高质高效的关键因素。教学管理工作规范化, 是建立稳定的教学秩序和良好的教学运行机制的保证, 是提高高校教学质量和办学效益, 保证高校人才培养方案实现的基础。

关键词：高校,教学管理,教学质量

参考文献

[1]王春先.高校现代教务管理探析[J].教育与职业, 2009, (30) :36-37.

[2]贾春瑶.高校教学管理的创新[J].当代教育论坛, 2005, (23) :18-19.

[3]高林琴.创新高校教学管理工作的若干思考[J].西昌学院学报 (自然科学版) , 2009, 23 (6) .

[4]施爱平, 姜银方.新形势下高校教务管理工作浅析[J].江苏高教, 2003, (2) :70-72.

[5]陈琴.论高校教务管理的规范化[J].重庆职业技术学院学报, 2007, 16 (4) :23-24.

[6]随新玉.建立健全教学质量监控机制全面提高教学质量[J].中国高教研究, 2008, (1) .

[7]肖渭淳, 朱欣华.高校教学管理存在的问题与对策[J].中国成人教育, 2005, (7) :85-86.

[8]方和平, 胡雪红.新形势下加强高校教学管理的方法与途径[J].理工高教研究, 2007, 26 (4) :77-79.

[9]李小北, 李天燕.优化教学管理与提高人才培养质量[J].中国高等教育, 2008, (2) :43-44.

高校合同类档案规范化管理探索 第8篇

关键词：高校,合同档案,规范管理

合同是法人之间为实现一定的经济目的, 明确协议双方各自的权利、义务、应负的具体责任而签订的具有法律效力的文件, 是法人间解决纠纷、维护权益的有效凭证, 是重要的民生档案。高校合同类档案是实现依法治校、维护学校管理秩序、建设和谐校园的重要依据性材料。随着我国高等教育改革的深化和发展, 高校越来越多地参与到社会经济活动中去, 高校各单位与社会有关单位、部门的经济往来越来越多, 签订的经济 (技术) 合同也越来越多, 范围越来越广, 对合同类档案管理的规范性要求越来越高。而目前, 在高校档案工作规范中, 对合同类档案的管理缺乏明确的分类和统一的管理要求, 合同类档案成为高校档案管理中的薄弱环节。

一、高校建立合同类档案的必要性

高校在教学、科研、基建、设备、后勤管理、国际合作和人事、学生管理中都会形成各种各样的合同类档案。合同或协议由于牵涉单位重大利益, 必须作为重要档案保存。在计划经济时代, 高等学校几乎不存在合同档案。近十多年来, 随着我国市场经济的发展和教育事业的改革和发展, 越来越多的高等学校走出象牙塔, 充分利用学校在科技、人才方面的优势, 参与到我国经济建设中去, 与各企事业单位有着越来越多的经济往来, 并且数量越来越多, 种类及范围越来越广, 主要原因在于:

1.高等学校担负着教学、科研、推广三项职能, 在市场经济条件下, 随着教育改革的发展, 几乎每一项职能都牵涉到经济行为, 并产生合同档案。包括为充分发挥大学科技优势促进地方经济发展而签订的各类合同协议和依托大学教育资源优势为地方培养人才而签订的各类合同协议, 如合作办学、对外培训、科研项目申报、成果推广、技术转让、产品开发都会产生经济关系, 形成经济利益, 必须由合同规范。

2.高校的教育经费来源于多渠道, 既包括国家或省、市拨款, 也包括学校创收和其他渠道自筹。近年来, 自筹经费占总经费的比例越来越大, 以学校为法人成立的校办产业、进行的科技开发越来越多。同时, 为了加快发展, 有些高校还与银行建立长期的合作关系, 借贷合同、协议, 延续的时间大多较长。由于有些借贷或合同有效期长、而学校法人却存在换届变动情况, 更须妥善保存。合同要有双方具有履行法人权力和行为当事人签字, 并加盖双方具有法人资格的单位印章。即使以后单位法人因换届而出现变化, 单位仍必须履行。

3.随着高等教育的快速发展, 很多高校成倍地扩大规模, 出现了土地置换, 土地开发、对外土地合作利用形成的合同, 此外, 大量的基本建设、设备及图书资料购置也形成不少的合同。

因此, 高校合同类档案的数量越来越多, 成为本单位档案的重要组成部分, 是维护学校合法权益的重要的法律凭证, 必须作为重要档案资料, 进行收集整理, 统一保管, 以便利用, 为学校的发展和建设服务。

二、高校合同类档案的特点与形成情况

高校合同类档案具有涉及部门多、内容杂的特点, 其形成部门几乎涉及学校所有的业务管理部门。依据高校合同类档案的形成情况, 可将其分为以下几类: (1) 联合、合作办学合同。学校或各院系在合作办学方面形成的合同、协议, 包括研究生、本科及继续教育等层次联合办学合同、二级学院合作办学合同等。 (2) 科技类合同。科技类合同包括纵向合同和横向合同。纵向合同是学校承担各级各类纵向科技任务而签订的合同 (含计划任务书) ;横向合同是学校与外单位或个人合作进行的科技开发、技术成果或专利转让、技术咨询或技术服务等形成的合同, 具体包含科研课题合同、协议书, 成果转让合同、协议书, 科研成果合作开发合同、协议书。此外, 还包括以科研成果、科研技术为依托, 高校与地方合作建设生产基地的协议书或发展某一行业的协议书, 校企合作意向书, 合同和校名、校徽等无形资产使用的合同等材料。 (3) 基建、后勤类合同。基建工程承包合同、施工协议书、招投标文件;网络建设合同;安全、监控设施建设合同;设施修建、维护、市政、绿化类工程合同;校园环境管理合同。 (4) 设备、家具类合同。设备、家具、软件订购 (含招投标材料) 、安装合同;图书订购合同、协议书等。 (5) 财会类合同。银行与学校的合作协议、借贷款合同。 (6) 合作交流类合同。国际交流合作协议、国际合作科研合同。 (7) 对外经营、开发类合同。学校在土地置换、土地开发及合作建房方面的合同、协议;国有土地使用权出让或出租、房屋拆迁等合同;校外物业管理、房屋或其他经营性租赁合同;教学科研基地农业生产经营、承包合同, 校办产业合同等。 (8) 教工、学生管理类合同。教职工人事管理如人才引进、人才租赁及本校人员出国留学协议等合同;学生管理如借贷款方面形成的合同。

三、高校合同类档案的收集和管理

1.高校合同类档案的收集。高校合同类档案由于由不同部门、不同人员订立, 如果没有一个统一的收集途径, 任其保管在当事人手中, 时长日久或因人员更替便很容易出现流失现象, 难以做到收集齐全, 甚至造成以后利用的不便。只有着眼全局, 制定具体的收集范围, 规范收集渠道, 采取随时收集的方法, 才能做到不遗漏, 防止归档不全。学校是统一的法人单位, 各职能部门与外单位签订合同, 必须由校长统一签署、校办统一签章。按我校近几年的经验, 以学校名义签订的合同在经过一定的审批程序后, 需经校办印章管理人员加盖学校印章, 故可具体由学校印章管理人员负责合同档案的收集工作, 印章管理人员用章时只要严格做好登记和执行保留存档手续, 定期归档就可达到要求。合同量较多的高校, 可考虑在学校办公室设立专门的合同管理岗, 具体负责学校各类合同的审核收集和归档, 从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证。

一份经济合同档案, 双方当事人经过要约、承诺、签字、盖章、公证生效后, 并不意味着办理完结, 还需要定期检查合同的履行情况, 有时需要修订、补充或更改。此外, 合同期长短也不尽相同, 短的三五年, 长的十几年甚至达几十年。因此, 在实际的工作过程中, 合同档案收集人员应当与有关业务部门进行合作, 明确合同档案的具体内容, 了解合同的履行情况, 并随情况的变化不断进行修订和补充, 保证合同档案的齐全完整。对某些重要合同档案, 除合同正本外, 还应包括合同订立过程中形成的建议书、可行性研究报告、资信调查材料、意向书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文电、会议记录、续签合同及合同履行过程形成的当事人之间有关合同内容的意思表达信件, 催告函件等, 保证不遗漏与合同有关的档案材料, 使其能够准确、有力地反映当事人的合法权益, 反映经济活动全过程。此外, 归档的合同文件材料必须是原件。学校合同一般要求一式四份原件, 以便双方当事人各存一份, 双方单位各存一份。合同文本一经签字、盖章、公证后即应收集。合同类档案一般可与其他文书档案一样, 按年度由负责收集的人员于第二年初将上一年形成的合同整理、移交至档案部门。

2.高校合同类档案的管理。高校档案人员在对合同类档案立卷时, 应区分不同情况, 采取不同方式管理不同门类档案。 (1) 保持成套性。对科技类、基建类合同档案, 为保证材料成套性, 一般以项目立卷, 如科研合同应与相应科研项目的其他课题申报材料、实验记录、总结鉴定、报奖和推广应用材料等一起存放, 基建合同应与相应基建项目的报建、招投标、施工、竣工验收等材料一起存放。对某些无明显针对某一项目的基建合同, 则与其他合同类档案一起立卷。 (2) 单独成类。对大量的通过学校签订的高校管理中出现的合同、协议, 可以将其作为行政类档案中独立一小类的方式管理, 按笔者所在高校的经验, 将其作为XZ (行政类档案一级类目) 中的XZ19 (行政类档案二级类目) 小类管理, 例如2008年形成的合同类档案, 则其档号采用2008-XZ19-1, 其中1为流水号。由于合同伴随着经济行为, 对某些合同范围内的财务往来而形成的独有的财会文件材料, 为方便利用, 也应与合同档案放在一起管理。

高校合同类档案的利用, 除了一般的提供利用外, 对一些持续时间长、金额巨大、经过多次续签的项目合同的管理, 为了方便利用, 可把合同类档案分项目做成专题目录, 或将其有关材料汇编成册, 提供相关领导了解情况, 防止高校因领导人员变更而造成损失或纠纷。

参考文献

[1]王园.谈高校技术合同管理问题[J].教育科学文摘, 2008 (2) .

高校科研档案规范化管理的实施 第9篇

1 高校科研档案管理存在的问题

1.1 科研档案管理制度不健全

有些高校没有健全的科研档案管理制度, 科研档案归档管理缺少行之有效的制约手段, 致使高校科研档案归档管理工作处于失控状态, 档案部门、科研业务主管部门、科研档案形成单位之间管理权限不明确, 有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取原件, 不予归还, 造成科研成果载体的高校科研档案不能系统完整归档, 处于分散凌乱的状态。另外, 要求归档的资料必须是原件, 由于没有相关的制度制约, 很多教师不配合, 档案管理人员因无章可循、无法可依, 只好听之任之。

1.2 高校科研人员缺乏科研档案管理意识

高校科研档案是档案管理人员与科研工作人员共同的活动结果。科研人员是科研档案的主体, 科研档案的形成, 是科研人员对科研过程及成果的总结。科研档案的形成需要科研人员的配合, 对需归档的科研材料进行整理, 以材料提交的方式提供给科研档案管理人员。一份完整的科研档案包含科研管理的综合指导性材料;科研过程的记录、实验数据等各种载体材料;科研总结、鉴定及推广阶段的申报、审批、应用等相关材料。这些科研活动中的材料, 共同构成一个科研项目的全部档案。然而, 多数科研人员重视科研项目的申请、立项、科研实践及科研成果的发表与奖励, 轻视过程中档案资料的积累、归档。目前仍有一些科研人员缺乏档案管理意识, 不愿将科研材料上交档案管理部门归档;还有一些科研人员对科研成果能否得到有效保护存在顾虑, 只提供部分复印件, 使科研资料的管理处于失控状态。这造成归档的科研材料残缺不全。

2 高校科研档案规范化管理的具体实施

2.1 建立健全管理制度, 实现有效管理

根据国家档案法及相关规定、办法的要求, 建立健全科研档案管理的规章制度, 包括文件材料的归档范围、保管期限, 档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度, 并对科研档案实行统一管理, 明确学校科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任。因为科研档案对科研申报有借鉴作用, 能为科研工作及决策者提供重要的信息, 因此要明确科研人员和档案管理部门的职责, 建立健全档案管理制度, 推行档案工作标准化、规范化管理。重要的是科研管理部门应按国家有关规定切实把科研档案管理纳入科研管理制度之中, 与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。对科研档案材料的积累, 从项目一开始就要保证科研材料的完整、准确, 在课题立项时应做好记录、收集、归档工作, 明确文件材料的归档要求, 实行科研档案工作与科研活动同步管理, 对于文件材料形成情况实行全程跟踪管理。

2.2 完善制度, 实行规范化管理

制定科技档案管理制度, 以规范科研档案管理。规定全校科技档案资料由学校科研管理部门和综合档案室集中统一管理, 共同保护好科研档案。科研管理部门向综合档案室移交档案时, 必须遵守规定, 履行接收程序, 保证归属信息明确。

2.2.1 完善存档措施

对在研课题应设立独立档案盒。根据课题档案成套性、阶段性的特点, 每个在研课题设立临时的独立档案盒, 存放于学校科研管理部门, 档案内容应包括申请书、合同书、课题执行情况汇报、结题报告等资料。科研管理部门随时将阶段性收集的文件材料归入临时档案盒, 进行预立卷, 并按级别、任务来源、立项年份存放于档案柜, 使档案资料便于查找。另外, 因科研成果鉴定资料、科研成果奖励资料、著作等过于厚重, 论文、立项批文、结题批文等资料分散的特点, 可将其分类存放于文件柜内。

2.2.2 规范借阅制度

档案资料借阅频繁, 容易造成资料的损坏和丢失。科研管理部门的科研档案按规定不能无序借出, 如果课题负责人因为档案资料管理不善, 借阅课题资料时, 需填写“课题档案管理不良记录表”“课题档案借阅表”等相关表格, 避免档案资料频繁借出造成不必要的损坏, 保证科研档案管理工作的有序性。课题档案资料除单位存档外, 课题负责人还需保留一份, 如课题立项批文、课题申请书、合同书、结题报告、成果鉴定证书、成果奖励证书等, 课题负责人收到资料后要签名确认, 明确管理好自己负责课题档案的责任, 使课题负责人养成良好的档案管理习惯, 做到科研档案管理人人有责。

2.2.3 做好科研档案的移交工作

建立档案接收、整理、移交制度, 科研管理部门负责接收、整理科研活动全过程档案, 每年定期将需长期或永久保存的科研档案移交综合档案室保管, 保证科研档案管理的规范性。在档案移交时, 要填写移交清单, 以保证移交材料顺利交接。科研档案移交清单应注明课题基本信息, 如课题负责人所在科室、课题负责人姓名、课题任务来源、课题名称、课题研究起止时间等, 以便档案接收人初步了解课题基本情况;然后分类注明需要移交的资料, 如课题资料、成果鉴定资料、成果报奖资料等, 使移交资料清晰明了。接收人对移交档案审核验收符合存档要求后, 移交人和接收人在移交清单上签名, 并注明移交时问。移交清单一式两份, 各持一份备案, 以便科研管理部门日后查询。

浅谈高校非税收入规范化管理 第10篇

(一)政府非税收入的概念

政府非税收入是指除税收以外,由各级政府、国家机关、事业单位、代行政府职能的社会团体及其他组织依法利用政府权力、政府信誉、国家资源、国有资产或提供特定公共服务、准公共服务取得并用于满足社会公共需要或准公共需要的财政资金,包括:行政事业性收费、政府性基金、国有资源有偿使用收入、国有资产有偿使用收入、国有资本经营收益、彩票公益金、罚没收入、捐赠收入、产生的利息收入等。

(二)高校非税收入的内涵界定及管理范围

高校非税收入是政府非税收入的一个重要组成部分,占高校收入的二分之一。随着政府非税收入改革及收支两条线管理的进一步深化,随着社会、经济的发展和高校规模的不断扩大,行政事业性收费已成了高校发展的主要资金来源。无论从高校自身经济建设的角度,还是从理顺整个政府非税收入体系方面,加强高校非税收入的核算和管理成了高校财务工作的一个重要环节。

高校的多数收费行为都属于政府非税收入的管理范筹,属于上缴非税收入。目前,高校非税收入主要包括本专科学费、住宿费,硕、博士培养费、短期培训费、英语四、六级考试报名费、计算机等级考试报名费等。

二、高校非税收入的核算及财务管理

随着政府非税收入改革和收支两条线管理的进一步深化,全面、准确、及时地做好非税收入的核算和管理成了高等学校财务工作的一个重要组成部分。高校非税收入管理主要包括学费、住宿费和考试报名费财务管理、票据管理等。

(一)高校学费、住宿费收入的财务管理

对于占高校收入相当高比例的学费、住宿费来说,目前高校财务部门分别是通过学生收费系统收取、财务帐务系统入帐、财政非税收入上缴系统上缴来进行财务管理的。财务部门配备了专门会计人员负责学生收费工作。通过学生收费系统,采用现金、银行卡扣款、POS机刷卡、银行直连,网上银行、微信等收费方式收取学费住宿费,然后由会计人员凭银行收款回单与收费系统收费报表实时核对,核对无误后,再通过财务帐务系统“应缴财政专户”科目,制作会计凭证,上缴时,通过财政非税收入上缴系统集中汇缴到财政专户。财政部门根据上缴金额,一次或分次将高校已上缴的学费、住宿费返还给高校,高校收到返还款后入帐为“教育事业收入”。

(二)高校考试报名费收入的财务管理

高校考试报名费主要有大学英语四、六级、计算机等级考试、专升本考试、成人高考等。具体的考务工作是由教务部门、招生办及继续教育学院具体负责的,包括考试报名费收取及汇缴财务部门、开具收据、学生报名信息统计等。财务部门收到考试报名费收入后、负责将考试报名费收入按照部门和项目进行账务处理,并通过财政非税收入上缴系统将考试报名费收入集中汇缴到财政专户,财政部门根据上缴金额返还给高校,高校收到返还款后入帐为“其他收入”。

(三)高校收入的票据管理

高校在教学科研和社会服务中取得各种各样的收入,由于其属性不同,需要开具不同的票据,实施不同的预算管理,采用不同的会计核算科目。高校非税收入统一使用经省财政厅监审的政府非税收入收款票据。按照《陕西省政府非税收入管理暂行办法》规定,缴纳政府非税收入可采取直接缴款和集中汇缴两种方式,目前各省属高校非税收入上缴均采用集中汇缴方式缴纳非税入。

高校将本单位各类非税收入收费项目、收费标准等经省教育厅审核后报省财政厅批准,并预置陕西省非税收入收缴管理系统。学校将每年非税收入纳入部门预算,年度中按照各类收费项目及标准先自行收取并开具省财政经厅统一监制的“陕西省政府非税收入收款票据”,入账时列入“应缴财政”科目。学校上缴非税收入时,登录“陕西省非税收入收缴管理系统”,录入需上缴的非税收入信息,生成“陕西省政府非税收入一般解款单”,将非税收入资金转入省财政厅指定财政专户“陕西省非税收入待解缴科目”。非税收入返还时,学校填制“预算外资金用款计划”,经省财政厅审核批准后,将上缴资金返还至学校基本账户。学校将该笔返还资金做收入后即可按照预算正常使用。

三、高校非税收入财务管理中容易出现的问题

目前高校非税收入管理工作取得一定成绩,同时在非税收入管理方面上也存在一些问题,具体表现如下:

(一)非税收入概念模糊,缺乏指导性

目前很多高校并未真正建立起一套科学完善的非税收入管理体系,对非税收入管理仍然建立在原先的预算外资金管理基础之上,对于当前的非税收入管理并不适用,这是因为高校非税收入的概念以及管理范围等都与现行的预算外资金管理规定不一致,我们不能把预算外资金管理与政府性非税收入管理进行简单的概念互换,这就导致了现今高校非税收入管理工作出现了一些管理漏洞。

(二)高校收费多头管理,缺乏沟通协调

高校接受财政、物价、税务、教育行政主管及相关收费行业主管等部门的管理,但缺乏统一的规范,各管理机构之间沟通不足,致使高校部分非税收入不规范。

(三)现行高校收费中,既有行政事业性收费,也有服务性收费

行政事业性收费由行业主管部门进行申报,财政、物价部门联合审批,服务性收费则由物价局单独审批。有些根据法律法规或国务院规定开展的属于行政事业性收费的强制性培训,如危化品、煤矿安全生产培训,其申报收费主体为行业主管部门,但是收费主体又是高校,行业主管部门不去财政及物价部门进行收费项目及标准的审批,但又要求具有相应培训资质的高校开展培训,导致高校收费无依据。

(四)服务性收费项目繁杂,物价部门进行备案有难度

高校为在校学生提供由学生自愿选择的服务可收取相应的服务性费用,服务性收费由学校按照非营利和适当补偿成本的原则确定具体标准,报省物价局、教育厅备案。但是,随着社会的发展,高校各类服务性收费的收费项目越来越多、收费标准越来越烦杂,及时一一到省物价局、教育厅备案存在较大难度。

(五)学费、住宿费以外非税收入入账问题

根据财政部门的规定,高校的非税收入只有学费和住宿费上交后是全额返还的,学费和住宿费以外的非税收入如:利息收入和资产出租、出借等收入上缴后不返还,财政会将除学费和住宿费以外的收入统筹使用。但这部分非税收入即使返还入账就存在问题了,年终决算时,学校只能把这部分收入计入事业收入,而不能计入其他收入。

四、完善高校非税收入的核算及财务管理工作的建议

(一)配备专职人员,加强岗位培训和业务水平

高校非税收入的财务管理,政策性强、业务量大、面对的学生广、涉及的环节和部门较多,这不但要求财务人员要具有全心全意为广大教职工服务的意识,还要有对政策较强的理解把握能力,工作中要具有高度的责任心,还要有足够的细心和耐心。因此,在配备高校非税收入的收费、上缴、入帐、对帐等岗位的财务人员时,要专人专职,要选用理论水平和业务水平较高,能胜任的人员。工作中还要加强岗位培训,使其掌握新的规章制度,提高业务素质,与时俱进,增强处理复杂问题的能力,。

(二)建立高校非税收入的数据台账登记制度

在集中收取学费、住宿费等收入以后,每上缴财政一笔收入,就应根据收费期间、收费方式、收费项目、上缴金额、集中汇缴缴款书号码等信息登记台账。在财政返还时,做好返还日期、返还金额的台账登记记工作,上缴同返还的记录相对比,计算出财政未返还金额。也会准确快速地确认出返还中应记入本专科学费、应记入成教学生的学费、应记入住宿费金额等等项目收入,从而进行收入的入帐处理。建立台账登记制度,可避免漏缴和重复上缴,准确地提供高校非税收入的相关信息,提高工作效率。

(三)加强高校内部控制,对高校非税收入的日常管理经常进行检查和监督

高校非税收入在高校收入中占比重比较大,收费问题十分敏感,收费项目多样,收费工作繁琐,也容易出现差错,发生舞弊现象。这就必须加强非税收入的财务管理中内部控制,对收费、上缴、返还、入帐等各环节要经常检查和监督,形成常态,随时发现问题,及时处理问题。同时,高校应该改变传统的非税收入管理模式,更新理念,正确认识政府非税收入管理要求,实现非税收入规范化管理,力求实质性突破,科学理财,依法办事,处理好税费关系,积推进政府非税收入改革。

参考文献

[1]高红梅.政府非税收入改革对高校的影响及其对策[J].教育财会.

[2]钱自强.高校非税收入会计核算的探讨[J].职业圈,2007(23).

[3]刘金杰.关于高校非税收入规范化管理的思考[J].会计之友,2007(11).

[4]高红梅.政府非税收入改革对高校的影响及其对策[J].教育财会研究,2006(6).

民办高校规范化管理 第11篇

【关键词】信息网络 高校 档案管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2012）02C-

0185-02

信息网络不断融入高校档案服务管理工作中，逐渐使档案管理和档案资源进入信息网络的高速公路。笔者结合自身工作经验，围绕信息网络在高校档案规范化管理中对档案的收集、管理、利用工作所起的作用展开分析，以供同仁交流探讨。

一、利用信息网络科学地收集和管理档案

高校档案管理信息网络化是高校档案管理工作的发展趋势，是一个涉面广、要求高、投入多、难度大的系统工程。档案资源记录了高校发展的历史轨迹，同时又服务于高校的教学、科研、管理工作，因此档案资源的重要价值和历史意义毋庸置疑，如何让高校档案管理工作和服务手段跟上信息网络技术发展的步伐，便有着重大的意义。

（一）信息网络可以创新管理、培训的模式。高等院校是知识传承、学术研究、科技发展的前沿和领军，在获得信息和传播知识方面有着得天独厚的优势。高校档案管理信息化网络化的建设为高校教学、科研及管理工作提供了更先进的技术手段和应用平台。在计算机时代到来的初期，档案管理工作引入了计算机技术，但只是应用于档案目录的分类管理和打印工作，仅局限于单机处理或局域网内部的目录检索和存储，尚未实现真正意义上的网络化管理，这种低科技含量的管理模式导致档案管理系统错误率较高，数据库较混乱，缺乏对数字化档案的应用，查询提取也不太方便。同时，兼职档案人员的专业培训和工作的布置也沿用原始的工作方法，既不科学也不人性化。人员变动大、专业性差造成档案管理的混乱和工作效率的低下。同时，笔者所在学校有新老校区之分，各校区距离远、路程长，对各二级学院、系的兼职档案员的培训和工作指导也消耗大量的时间、人力和物力。近几年来，四川音乐学院不断从工作中探寻和摸索，建立起一套网络管理的新模式，采用广为应用的网络信息通信方式，利用各种信息网络的平台，以档案馆为核心，将各部门、院、系兼职档案员作为基本“单位”，运用信息网络建立起沟通的桥梁，向各个“单位”发出“指令”，确保档案馆对各兼职档案员有效的“指挥”和“控制”，通过网络完成工作布置、培训、协助等档案管理工作。四川音乐学院着重从最基础的管理工作抓起，档案资料收集的源头主要在兼职档案员，各部门院系的兼职档案员手里都掌握本部门的办公、行政、教学、艺术等文件的第一手资料，同时也是这些文件的草拟、发布或者经手人，管好他们，就等于掌握了档案收集的第一步。于是四川音乐学院制定了一系列有针对性的措施，并拟定了制度，将各部门书记和兼职档案员作为第一责任人，将责任具体落实到人头，做到统一领导、统一机构、统一制度。

同时，四川音乐学院还利用校内的OA办公系统发布通知等文件，将任务落到实处，提高兼职档案员的紧迫感，加强他们的责任意识；通过网络即时通信工具建立信息员联络群，并利用电子邮件、手机、座机等通信方式，直接与兼职档案员联系沟通，发布文件、管理培训、远程控制等，让档案管理模式有效地利用信息网络这种快捷的平台，把档案管理工作从低效率的基础管理模式逐步引入信息化、网络化、规范化、现代化的管理模式。

（二）档案收集可以通过快捷、高效的信息网络实现。为了发挥档案在高校发展中的重要价值，加大高校档案馆的信息化网络化建设，四川音乐学院及时更新设备，大力投入，完善软硬件，为档案管理提供良好的软件平台。如利用档案网络化管理软件，让档案的收集管理工作由各部门兼职档案员通过网络来完成。对本部门档案的收集、整理和录入工作，既提高了各兼职档案员的业务素质，也加强了其管理工作的责任心。

在具体的操作过程中，档案系统管理员单独为各部门院系建立用户账户，为各部门兼职档案员各自授权，使各部门之间相互独立、互不干扰。各兼职档案员用指定的用户名和密码通过网络登陆的管理系统操作平台，在管理员的授权范围内进行录入、编辑、上传、下载、打印等规范操作。档案系统管理员则实时对各部门的录入工作进行管理和监督，并有权限进行修改等操作，实时控制和管理档案的录入操作，在录入归档的过程中第一时间发现问题、纠正问题。最后，通过对移交到馆的档案资料进行再次核对检查，提高了归档的实效性、准确性，降低了错误的几率，提高了工作效率。

（三）利用信息网络数字化科技存储档案。档案资源管理的信息化网络化包含了计算机辅助管理和文件电子化管理的概念。对传统档案可以采用计算机辅助管理的方式进行，改变传统保护档案的模式，利用网络媒体、数字存储、扫描等技术，将原始的纸质文件、胶片、照片、录音带、录像带等落后介质上的信息资料转换成微机可识别和处理的数字信息格式，存储到微机的存储器中，如利用扫描仪将各种照片档案或纸质档案数字化输入计算机管理软件，这样更有利于保护档案的原载体，同时实现本机或网络的快速检索，通过信息网络远程共享档案资源数字信息，提高档案资料的利用率，让更多的档案用户能通过网络直接利用档案资源。对新兴的电子档案则可运用更多新的技术手段、新的管理模式，将数字签名、数字印章等技术运用到电子档案管理中。档案资源的网络化数字化建设综合了各种新兴的数字技术手段，使高校档案馆提前做好建立数字化档案馆的基础工作，硬件平台的飞速发展预示着未来建立数字化虚拟档案馆已经不再遥远，信息网络化成为高校档案工作必然的发展方向。

二、利用信息网络技术科学地利用档案

高校档案馆通过信息网络这个开放的平台，将存储于本馆计算机网络系统中的档案资源数据库有计划地开放开发，让全国甚至全球的任何一个计算机终端都可以通过互联网访问和共享这些数据库资源，这对于利用和开发档案资源有着极其重要的意义。同时，这也有利于分散于各地的高校档案馆利用网络加强档案资源的交流，通过信息网络的共享交换数据，取长补短，增进认识，提高工作效率，充分利用信息网络技术的优势为国家节约资金，使档案管理工作进入良性循环之中。

（一）在信息网络新技术条件下查阅档案。要加快档案的信息化建设，就要努力做好档案的保管和利用工作，更科学地发挥档案的功能。高校档案信息资源利用信息网路这个强有力的平台实现了各类网上信息的共享和利用，只要能联入互联网，经过授权的用户，都可以提交查阅申请，在查阅授权范围内可查阅各类文件、图片、视频等电子化的档案文件，同时档案管理者通过网络开展档案的展示，让用户较为集中系统地获得信息和线索，这种新技术条件下的查阅利用方式，充分利用了计算机硬件海量资源存储的能力，运用信息网络的强大检索功能实现方便、快捷高效的查询。

例如，四川音乐学院采用形式多样的借阅、查阅方式，通过档案管理系统查询、电话查询、网络通信工具查询、扫描传送文件内容等服务方式进行借阅、查阅；通过网络通信工具或电话查档的部门，经过档案馆使用网络视频或手机、座机电话等进行安全确认之后，将电子文件或扫描件通过网络通信工具传送给对方兼职档案员，之后上门完善查阅手续等，提高了办事效率，增加了档案的利用效果。

采用创新科学技术，在信息网络中利用档案管理系统的检索、查阅、借阅功能，对档案管理系统中的各类电子文档资源进行快速的题目检索、全文检索或者模糊检索。通过多种有效形式进行档案资源的检索、借阅、查阅管理，大大提高了办事效率，充分发挥了信息技术下档案资源数字化的价值。让档案管理工作实现资源数字化，管理信息化，传输网络化，服务多样化，资源共享化，为基础查询提供最方便、最快捷的途径，提供更高效便捷的查询方式。

（二）利用网络新技术开发利用档案资源。档案资源的共享化即运用信息技术开发利用档案信息资源，依靠信息网络技术做好档案的开发和利用工作。档案资源的网络信息化既能维护原档案资源的真实性，又为档案资料信息的存储和保护提供了一种新的形式。档案资源的网络信息化即以网络信息技术为运用基础，以档案规范化管理为主导，以实现档案资源共享为目的，利用数字化的手段和网络化的技术方式，将零散的档案资源进行转换、存储、整合、共享，为高校教、学、研、管和决策工作提供丰富优质的信息服务，大力推动高校档案工作的信息化网络化进程。档案网络化信息化建设的最终目标是建立数字化档案馆，利用档案资料数字信息数据库，以及档案资料信息发布管理系统和良好的网络平台与硬件支持，即可实现数字化档案馆管理平台；数字化档案馆在高校档案网络化信息化建设中，有着极其重要的作用，既能提高高校档案资源的开发利用，又能加大高校档案资源的共享力度，利用档案资源网络化的远程传输能力，实现档案资源为社会服务的功能。档案资源的开发要在确保部分保密档案的安全以及维护国家和集体利益的前提下尽可能地利用档案信息资源。四川音乐学院也逐步加大对档案资源开放开发的力度，并逐步通过档案信息网络发布平台系统向全社会开放，真正做到信息资源共享，为档案史料学科的编研工作提供大量丰富、有价值、快捷的信息资源，将档案资料的价值最大化。

综上，档案管理工作进入网络化、信息化是必然的发展方向，高校档案管理的系统化、规范化，为档案管理信息网络的创建提供了基础，应加大力度开发利用网络资源，制定科学有效的措施，有计划、有步骤地利用好信息网络，拓展服务领域，不断完善档案工作管理体制和服务机制，科学地做好档案收集和保管，科学地进行利用和发布；研究用户需求，做到有目的的服务，扩大信息网络对档案工作的影响，使档案创造出更多的价值。

【参考文献】

［1］于洁.构建高校档案信息网络系统的思考［J］.档案时空，2005（4）

［2］李华.高校档案信息网络与资源共享［J］.哈尔滨市经济管理干部学院学报，2001（2）

（责编 苏 洋）

浅谈高校人事档案的规范化管理 第12篇

1. 加大宣传力度, 强化人事档案管理意识。

第一, 要使学校领导提高对人事档案的认识, 把人事档案管理工作提到议事日程, 充分重视和支持人事档案管理工作。第二, 要使管理人员顺应新形势, 与时俱进, 更新观念, 强化责任心, 进一步提高业务知识和管理水平, 使人事档案管理为教职员工服务, 为高校的人才资源储备和学校发展服务。第三, 要使教职员工充分认识到人事档案的重要性。随着人事关系的变化, 人们对人事档案的作用逐渐淡化, 档案意识较为淡薄。各级单位人事档案管理部门要加强对人事档案工作的宣传, 使人们认识到人事档案管理和开发利用是社会发展的必然需要, 与个人的切身利益有密切联系。

2. 完善人事档案管理制度, 依法治档。

高校人事档案工作繁琐复杂, 要保证高校人事档案工作的高质量, 必须健全管理制度, 严格遵守《档案法》, 围绕中组部、国家人事部颁布的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等对人事档案工作的要求, 结合本校工作实际, 在人事档案材料的收集、接收、审核、整理、传递、保管、查借阅等环节做出明确而严格的规定, 做到依法治档、依法管档, 真正实现人事档案管理的规范化、制度化。

3. 加强干部人事档案的收集、审核工作, 确保归档材料齐全、规范。

第一, 收集人事档案材料要做到及时、真实、完整、规范。充分拓宽收集渠道, 采取重点收集和普遍收集相结合和定向、定时、定内容等多种收集方法, 将个人德、能、勤、绩和社会活动等各方面形成的材料及时地收集齐全。第二, 依据相关法律法规, 结合形成材料的历史条件和材料的主要内容、用途及其保存价值, 严格审核, 材料数量要精选, 填写文字要清楚, 内容要真实, 没有涂改造假现象和模棱两可的语言, 材料手续要规范完备, 载体和记录材料符合档案保护要求, 力求做到随办、随收、随审、随归, 取之有据, 舍之有理。第三, 建立及时检查制度。要强化人事档案队伍力量, 不仅对新形成的档案规范整理归档, 对原有的档案也要经常检查, 发现问题及时解决, 使人事档案进一步规范化、科学化。

4. 进一步规范整理工作, 保持人事档案的原始性和完整性。

案卷整理规范与否, 直接影响人事档案的质量。整理时要做到严格审核, 准确分类, 排列有序, 目录清楚, 标题简练准确, 装订整齐。对重复多余的不归档材料, 要填写《剔除档案材料登记表》, 不得擅自归档或销毁。凡不符合归档要求、手续不完备的材料, 必须返案需长久保存, 档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水和复写纸书写, 不得使用复印件。在档案材料的分类、排序、裱糊、页码、装钉等环节, 要严格按照《干部档案整理工作细则》要求, 保持高校人事档案材料的原始性和完整性。

5. 树立现代管理新理念, 落实人事档案知情权。

高校人事档案管理应树立现代管理理念, 破除人事档案的神秘感, 给予本人对人事档案的知情权。本人了解档案内容, 一方面可及时发现档案中存在的问题, 及时补充完善;另一方面个人在填写档案材料时就会认真细致, 力求规范, 为人事档案的真实性、规范性打好基础。为了维护人事档案的真实性和权威性, 高校人事档案管理部门要加强和完善人事档案查阅监督机制, 个人查阅本人档案时必须持“本人人事档案审批表”, 审批手续完备方可查阅, 除管理人员外还必须派两名相关人员参与监督, 并签字, 杜绝涂改伪造现象。另外, 还可划分好本人查阅人事档案的范围, 做好保密工作, 对一些暂时不宜本人查阅的内容禁止查阅。

6. 改善软硬件条件, 加快人事档案信息化进程。

第一, 为了延长档案寿命, 应把人事档案管理经费列入财务预算, 逐步改善人事档案工作条件。可为人事档案管理部门提供办公室、库房和阅档室, 配置档案柜、空调、温湿器、防盗设施、消防设备、防虫药、白炽灯等, 严格按照库房管理的“八防”要求, 对档案实行科学规范的管理。第二, 为适应信息化的要求, 深层次开发利用档案信息资源, 高校人事档案管理要加快信息化建设。要冲破传统陈旧的管理模式, 改进陈旧的人事档案管理手段, 利用先进的技术设备, 如计算机、打印机、缩微复印设备、扫描仪等, 对人事档案的内容进行输入和输出, 建立人事档案全文数据库, 实施动态管理, 使人事档案信息的检索、查询、统计、分析更加快速便捷。为确保电子档案的安全可靠, 还要建立级别相应的安全机制, 从而快速准确地为人才开发和学校建设服务, 尽快实现高校人事档案管理信息化。

7. 增强管理者的责任心, 保障人事档案的完整性和规范性。

人事档案管理虽有一套完整的制度, 但在现实执行中缺少监督机制, 因此, 必须提高人事档案管理人员的责任心, 树立良好的职业道德, 从教职员工切身利益出发, 熟练掌握人事档案管理知识, 收集、整理、保管好人事档案。同时, 人事档案管理部门要建立人事档案定期审核机制, 管理人员要对所管档案进行定期审核检查, 做到及时发现问题及时解决, 维护人事档案的完整性和规范性。

参考文献

[1].钱慧君.关于人事档案管理工作的几点思考[J].中国档案, 2009.5