企业档案的利用与开发

企业档案的利用与开发（精选12篇）

企业档案的利用与开发 第1篇

一、档案利用工作意义重大

建立和发展档案事业, 保存档案的目的都是为了提供利用。档案利用工作的如何, 是评价档案工作好坏的重要尺度, 对整个档案工作有着带动和检验的作用, 也是对档案工作最有效最实际的宣传。通过为利用者提供大量的档案、资料, 解决他们的所需, 提高了利用工作的效率, 使人们认识到档案工作是整个社会事业不可少的一部分, 从而对档案工作的开展给予支持。

档案工作信息反馈是多渠道的, 信息及时准确地反馈是发挥信息作用行之有效的手段。工作中可以对档案的利用效果进行汇编, 建立档案利用效果登记制度, 通过宣传, 加大档案管理在企业的知名度, 做好事后调查, 争取利用者主动上门汇报利用结果, 使档案工作的成绩得到各部门的认可。

各级领导在工作中离不开利用档案, 领导决策的科学性、准确性、连续性都有赖于利用档案。用档案所发挥的社会效益和经济效益, 来取得领导对档案工作的重视和支持, 提高人们对档案工作的社会意识, 使更多的人了解和支持档案工作。

二、适应市场经济搞好档案利用工作

随着市场经济的发展, 档案工作由监督指导方式向咨询服务方式转变, 档案利用工作也随之发生变化。通常我们谈到利用工作时, 往往是从档案工作者的业务角度考虑居多, 即:满足来者需求, 至于没有来借的人, 究竟有何需要, 如何提供利用才会产生最佳效果, 便很少加以研究。改变这种状态, 必须把档案由静态转变为动态, 从被动利用转化为主动提供, 改变现有档案管理现状, 加大自身利用档案材料的力度, 在搞好档案基础工作同时, 坚持开展档案编研工作, 使利用者不到档案馆也能看到自己所需要的档案材料。

档案事业能不能发展, 有没有生命力, 不仅取决于社会对它的需要, 而且取决于它能不能很好地提供利用。因此, 加快档案信息开发的同时, 多方位适应新形势的要求闻听信息, 预先查找, 主动上门是档案工作者必备素质, 也是为利用者迅速解决问题的有效方法。

就现在档案馆对档案二次信息开发来看大都停留在检索、编目及档案利用统计等方面, 然而就档案二次信息的价值来看, 却有着广阔的应用前景。档案馆档案数据库的建立基本上实现了对档案的自动检索与编目, 这不是建立该系统的最终目的, 档案信息系统的最终目的, 应是实现档案利用的信息更加系统、更加有目的性, 这就是档案利用的三次信息利用, 要实现这一目的, 关键在于对档案二次信息的开发。

三、做好基础工作, 提高利用效率

要做好利用工作, 必须从基础工作做起, 在抓好案卷本身的质量同时, 也要抓好材料齐全完整, 使档案的内容与形式相辅相成。在平时提供利用工作中, 常遇到利用者急需文件而找不到的情况, 原因是以前没归档, 等到利用时方想起归档的重要性。工作中我们建立了案卷目录、卷内目录以及机读目录, 通过智能检索可以迅速调出这一文件。但是, 工作中有一部分人特别是某些领导, 只记得文件的某些内容、大概意思, 至于文件的年代、题名等一概不知, 还有一些人是要近些年某项工作的系统数据, 这就给查找工作带来了一定的难度。平时我们的工作只侧重于保管和为他人提供利用, 对馆藏了解不深, 档案的著录工作还在浅层次上。因此档案馆的这些基础工作有待于加强, 决不能认为只要开展利用工作, 基础工作就可以自动发展起来, 应该把工作的侧重点放在积极开展利用工作上, 同时抓好基础工作的建设, 提高管理水平。

要实现这一目的, 就要对现有档案馆的数据库的二次信息进一步开发。即:对二次信息的图表中依照递归细分的原则细分出多种信息。如:某时期档案的全宗分类统计, 开发出反映全宗的不同保管期限的卷数及分类情况;某主题词在各个全宗的分布情况;某全宗的年度档案量等等。这些都是在著录基础工作上进行的二次信息开发, 并且通过计算机进行的。这些二次信息可以有效地揭示档案的内部关系, 为档案开发和接收做好统计调查工作, 提高了档案的利用效率。

再有, 对档案的整理编目并不是最终的目的, 而应对一些重点档案信息内容进行深层次加工。即对档案内容深入研究, 按照一定题目将档案信息加工编辑成新的可用信息, 通过编研、提炼、浓缩, 编辑出新的具有更大价值的信息, 为企业创新、各项管理提供利用依据。编研分为三个层次, 浅层次为数据、原文等基本内容不变的汇编;二次编研为按需分类、索引、文摘等, 可以通过计算机进行的二次信息的开发;三次编研属深层次编研, 即按课题进行综合编写, 有专题报告, 可行性方案论证、预测等等, 可以向档案利用者提供准确、系统、密集和优质的档案信息服务。

四、开展咨询与情报搜集, 拓宽开发利用档案新途径

咨询服务工作是开发利用档案信息资源的一个重要方式, 为社会利用档案创造了一个便利条件。开展档案利用工作中, 来档案馆利用档案的人, 特别是编史修志的同志, 他们带着亟待解决的疑难问题来档案馆查询, 他们对馆藏材料的内容、成分、档案管理的原则和方法不够了解, 对需要查阅的档案大都不清楚作者、年度, 不知从何入手。而档案馆工作人员对档案熟悉, 通过咨询服务工作, 不仅对档案信息资源开发利用起到了积极促进作用。

咨询服务工作的开展, 有力地提高了业务人员水平, 每个参加咨询工作的档案人员, 要经常根据变化的不同的咨询题目去查找各类档案, 查找过程就是一个专题材料集中的过程, 每一个专题的完成, 不仅使档案人员进一步了解和掌握馆藏档案的内容, 同时锻炼了实际工作能力。但是现实的咨询服务多数还是体现为被动式服务, 而从企业长远发展来看, 生产技术的更新, 管理决策的制定, 都需要档案的信息带有前瞻性, 特别是市场经济条件下的社会, 竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。企业掌握了正确的市场信息就能超前对手, 占领市场。档案的利用工作如要适应这种市场需求, 就必须实现档案与情报一体化, 档案馆要及时了解各方面的情报信息, 开发出深层次的档案信息, 充分体现档案部门的价值与地位, 更加有效地为企业服务。即在档案信息深层次开发中, 充分利用情报并将其与档案信息的开发有机结合, 使档案部门针对企业生产、科研, 在检索、筛选国内外大量技术信息的基础上, 结合本企业生产能力, 按专题分期汇编给决策人, 使档案利用工作由被动变主动。因此, 档案咨询与情报搜集两方面工作相结合, 互为促进, 共同发展, 有效地发挥档案信息深层次加工的良好作用。情报为档案信息的开发拓展了思路, 弥补了档案信息在深层次开发中对经济、技术、市场预测方面的不足, 尤其是决策人迫切需要对未来中长期经济环境技术发展有一个科学的预测, 对客观经济活动规律具有长远的认识, 其中包括对国内外市场情况的发展、变化的预测, 用户心理、习惯、生活条件和购买力状况的预测, 产品销售后使用效果的预测, 销售地区政治、经济情况变化的预测, 资金、价格和利润情况等预测。所有的预测无不是从占有大量准确的情报信息开始的, 而对情报分析、加工、评价过程中, 又不能脱离开自身实际, 这个实际就是以档案记载的两者的结合, 而得出一个更加实际的信息, 使档案更加有效地为企业领导决策服务。

五、抓好档案管理者绩效, 提高档案管理水平

档案管理是企业基础管理工作之一, 如果这个环节薄弱, 将导致企业成本管理中的“跑、冒、滴、漏”等现象产生, 发生不必要的损失。如果一个企业在档案管理中都有优秀的绩效, 那么, 这个企业必将在当今激烈竞争的环境中立于不败之地。如何引导并管理好优秀的绩效?首先要定期座谈。企业的档案工作者欲求成果和绩效, 必须定期抽出时间共同商讨, 来发掘企业尚未开拓的机会, 发现尚未察觉的危机, 研究档案信息紧贴企业的需要, 不断提高企业创新活力。其次, 要重视贡献。只有重视贡献, 才能看到整体的绩效, 才是人才发展的动力, 对贡献的承诺就是对绩效的承诺。因此, 每一个档案工作者必先自问:“我对企业真的尽了最大的贡献吗?”第三是用人之长。档案管理不仅仅是管理好档案, 还要建立一支过硬的队伍, 那就要运 (下转第48页) (上接第53页) 用好每个人的长处, 人之长处是企业创新的机会。重视一个人的长处, 是要所用之人能有绩效, 因此要问:“他贡献了什么?”而不是只盯住他的缺点。但是, 也要注意所用之人的弱点要不至于影响其工作成就, 这是在用人绩效上优化档案工作队伍。档案管理水平还可以从此服务的质量上得以体现, 因此档案工作是一项服务性的工作, 服务质量是构成档案部门形象的实质性要素, 尤其是在当今市场经济中, 就更应该充分利用保管档案资料的优势, 为企业的经济建设和精神文明建设提供优质服务, 通过良好的服务来塑造自己良好的形象。如果档案工作者通过管理档案的职位, 运用档案信息的知识来影响企业的经营成果, 时刻牢记自己的目标、标准与贡献, 即:有成果, 有价值实现, 那么这个企业的形象与绩效才能永葆优秀。而一个优秀的企业档案工作也必将纳入法制轨道, 依法治档, 用法律的手段规范企业管理的每项工作, 这也是企业档案管理水平提高的重要标志。

六、培养档案工作人员的情报意识充分发挥档案的作用

由于档案利用工作代表整个档案工作的成果, 为利用者直接服务, 要做好档案利用工作不仅档案要齐全, 方法要科学, 还要培养档案工作人员的情报意识, 挖掘档案的有效价值, 这是做好利用工作的关键。首先树立情报意识, 情报的意识来自竞争意识。档案人员必须有意识地去培养竞争意识, 必须有总揽全局的气魄, 并着眼于市场经济的大环境, 尽可能多地获取竞争对手的情况, 熟悉家底, 了解客观需求, 有效地将外部信息与档案信息相结合, 开发出深层次的档案信息资源。其次, 要不断提高档案人员的知识水平, 因为档案信息开发与建设中, 参与人员水平和素质不同, 得到的结果也不同, 档案人员应具备搜寻、加工、传递和吸收利用情报和信息的潜在能力, 而这种能力最先表现在知识的储备, 与本企业有关的新技术的知识上, 如果不具备这样的素质, 情报也就成为过眼云烟。加强对档案信息开发人员业务能力和知识水平的培训, 使之应具备编目能力, 编研能力, 馆藏熟悉能力, 信息的主动服务能力等, 注重复合型人才的培养与引进, 特别是当今高新技术的广泛应用, 随之产生的电子文件以及电子档案管理系统, 都为企业档案信息资源开发与利用提出了新的课题。因此, 专业队伍的构成相当重要。

电力企业档案开发和利用论文 第2篇

一、电力企业档案开发与利用的重要性

随着经济的发展,档案信息利用已经越来越被大家所关注。在企业的档案工作中,档案的开发与利用是我们工作的重点,做好了档案的开发与利用,才能为企业发展提供更加精准有效的信息。我们不仅仅要重视档案的现实价值,同时也要看到档案的历史价值,我们可以通过查阅档案,了解一个企业的发展历史和兴衰荣辱,为企业的发展决策提供最有力的参考。

二、电力企业档案开发利用中存在的问题

(一)存档意识薄弱,资料不全

由于对档案意识的淡薄,企业的部分档案工作者对档案管理工作并没有足够的认识和了解,比如对企业的一些重要资料和文件无法做到及时的归档或者随意归置,从而导致企业出现资料毁损和流失的情况。不规范的档案管理,常常会造成所需查找的资料不全或者是找不到的现状从而使得档案无法充分发挥出作用。另外,由于受传统模式的影响,在对电力企业的一些工程项目进行资料收集和整理时,容易忽略对声像之类的资料的收集,偏重于文字资料的采集,跟不上时代潮流,使得档案资料显得死板。

(二)管理制度欠缺,利用率低

档案管理是需要建立严密而科学的管理制度的,但是由于部分电力企业管理者对档案独特价值的忽视,只是将档案简单的看作是记录资料的载体,档案管理制度不够健全,从而导致档案的收集、保管、借阅和安全等很多方面都没有保障,比如借阅档案比较随意,不办理相关手续,导致档案丢失;档案管理人员随意更改档案资料或外泄公司机密,给公司造成损失。另外.很多企业虽然有对档案进行管理,但是并没有充分发挥出档案的价值,只是重收藏轻利用,导致利用率低下,并没有为企业的运营提供科学的决策。

(三)人员配备不足,素质不高

目前来看,企业档案工作者的人员配备不足,而且工作人员素质参差不齐,很多都不是专业的,总体业务素质不高,学历较低的,责任心不够强的兼而有之。在档案管理工作的理论知识和实践操作能力方面都比较欠缺,业务能力低。另外,由于档案管理工作的薪资待遇普遍低于职位,严重打击了工作人员的工作积极性,导致人员变动频繁,不利于档案的管理。

三、加强电力企业档案开发利用的策略

(一)丰富馆藏,重视归档

要让企业档案能够最大限度的为企业的发展和决策提供服务,就必须要有丰富多样,种类齐全的档案资料作为保障。所以我们要有目的的拓宽渠道,扩大某些项目的归档范围,不断丰富馆藏,收集能够满足各方面利用需求的信息。同时应优化归档资料的种类和数量,选择有价值的真实可靠的资料入馆,保证所收藏资料的完整性和有用性。除此之外,对收集到的档案资料不可随意乱放,应及时整理归档,避免档案资料的丢失。

(二)完善档案管理和利用系统

建立完善的档案管理系统,收集的档案应统一集中管理,同时配备管理信息系统的设备,建立有效的检索信息系统,把档案资源建成一个综合的信息库,对保存的档案资料的存放位置、数量以及种类等录入系统,进行信息系统化的管理。

同时要做好宣传工作,增强大家对企业档案的利用意识,这样当问题出现或者有需要利用档案的`时候,大家自然会想到到档案馆去查找档案资料,从而提高了档案的利用效率。作为企业管理制度,更要高度重视档案的作用,加强对档案的开发利用工作,比如可以安排专业的分析团队对公司的档案数据资料进行分析,提出适合自己电力企业发展的方针政策,为企业的发展和决策提供参考。

(三)提高档管人员综合素质

档案管理人员的业务素质关系到档案资料的安全和完整性,但是随着社会经济和科技的发展,传统的单一的档案管理知识已经不能满足时代的需要,所以我们要重视对档案管理人员知识和技能培训,提高档管人员的专业技能,优化档案管理人员结构,拓宽工作人员的知识而,不断学习新的技术和知识以适应档案管理最新发展的需要。增强对档管部门的重视,建立科学的激励机制,充分调动工作人员的工作积极性,增强档管人员的责任意识和服务意识,使其能够认清自己的职责所在,保证档案资料的完好和安全,更好的为公司发展服务。

四、结束语

企业档案的利用与开发 第3篇

【关键词】信息化；档案管理；重要性

当今世界已步入了信息时代，信息化革命的浪潮以不可阻挡之势席卷全球，信息资源开发利用水平的高低已成为衡量一个国家强盛程度的重要标志。作为国家信息资源的组成部分——档案信息资源顺应历史潮流，积极置身于社会主义市场经济主战场。因此，档案信息资源日益受到国家的高度重视，大力开发利用档案信息资源势在必行，前途光明。

1.档案信息资源开发利用的必要性

开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重要途径，是档案工作自我完善的主要内容。档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务大局、服务社会、服务人民。只有这样，才能真正创造出最佳的效益。

（1）开发利用档案信息资源是充分发挥其价值和作用的重要手段。档案信息是整个社会信息资源的一部分，它潜在的价值只有通过开发利用才能显现出来。通过快速的信息交流，满足社会各界日益增长的对档案信息的需求，实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享，已经成为当前信息环境下档案信息资源开发利用的发展趋势。档案信息资源的合理开发利用，对于推动全社会的管理和建设、社会政治和经济的发展、社会和经济效益的提高，无疑具有重要的现实意义。

（2）开发利用档案信息资源有利于社会和经济的可持续发展。档案信息资源开发利用是档案工作向信息化产业迈进的关键环节，是国家信息化建设过程中不可或缺的重要组成部分。档案信息资源的有效开发利用，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源的利用效率。尤其是在经济全球化的今天，只有不断提高档案信息的占有率、开发利用率，才能在社会主义市场经济建设中占领制高点，掌握主动权，永远立于不败之地，从而提高我国在国际上的经济实力和竞争能力。

（3）开发利用档案信息资源是促进社会主义精神文明建设的需要。大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要步骤。档案作为各项历史活动的记录，是开展政治教育的重要内容，利用档案中的生动素材进行各项专题教育可以收到预想不到的效果。

（4）开发利用档案信息资源可以缩小与发达国家信息产业的差距。我国信息资源利用效益落后于发达国家，与档案信息资源开发利用程度不够有关，档案信息资源作为国家信息资源链条中的重要一环，其开发利用必须提到重要的议事日程。

（5）开发利用档案信息资源能够推动档案馆服务功能的拓展。面对信息化社会，档案馆传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。

2.档案信息资源开发利用存在的问题与成因

尽管开发档案信息资源的重要性得到了普遍认可，但我国目前在档案信息资源开发利用方面仍然存在着不可忽视的问题，主要表现在：

2.1基础工作薄弱，影响了档案信息资源的质量

（1）档案馆服务功能不完善。档案现代化管理水平低，服务设施设备简陋，保管条件恶劣，加上主动宣传不够，社会认知程度不高，档案馆自然难以成为社会利用档案资料的中心。（2）馆藏档案结构单一。据有关资料介绍，现在许多档案馆馆藏结构单调，门类不全，文书档案所占比例偏大，科技、专业、声像档案所占比例偏小；建国后建立的档案占大多数，历史档案数量较少。这样的馆藏结构，使档案内容相对贫乏，对利用者缺乏吸引力，开发利用的范围变窄。（3）档案特色不明显。与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少，致使服务缺乏针对性。（4）案卷质量不高。长期以来，档案利用服务以提供原件为主，本身就损坏了档案。档案库房达不到“九防”标准，档案受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免，严重威胁着档案资料的安全。

2.2编研工作滞后，限制了档案信息资源开发的层次

（1）编研材料内容单一，存在着重文书、轻科技的现象。（2）编研材料档次低。一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言，有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料数量和速度的水平上，造成编研工作与现实脱节，导致编研成果利用率下降。（3）重历史事件、轻经济现象的编研成果普遍存在。（4）编研人员素质差。在档案编研实践工作中，造成编研成果档次低的主要原因是档案编研人员缺乏业务素质，当然编研人员数量少也给档案编研工作带来了困难。

2.3利用工作水平低下，制约了档案信息资源价值的发挥

（1）提供利用方式单调。现有的服务方式落后，提供档案信息的手段被动，按时开馆、等客上门等陈旧的利用方法，限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间，挫伤了利用者主动利用档案信息的积极性。（2）档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案至今无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，当然也就创造不出更多更好的效益。

上述问题的存在，造成了现有档案信息资源得不到充分的开发利用，无法取得良好效果。究其原因，主要有以下三点：

（1）思想观念陈旧。因受档案系统长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者对新形势的发展缺乏清醒的认识，不同程度地缺乏市场经济意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，依旧把管好档案作为档案工作的重点，认为只要按时接收，按时开放，提供凭据就行了。对于如何开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与政治、物质和精神文明建设不相协调。认识上的狭隘、落后，必然导致工作进展的迟缓，在有些地方档案信息资源开发利用几乎仍为零。

（2）基础建设落后。一些档案馆用于开发利用的业务基础建设，远远不能适应时代发展的要求。一是人、财、物难解决，主要表现为机构不健全，人员不到位，经费不保障。二是教育培训制度不完善，致使档案人员专业知识匮乏，开发能力低下。不思进取，缺乏责任心、使命感和奉献实干精神。三是档案信息收集的渠道不畅通。四是归档的文件材料不完整等。从档案信息资源开发利用的实践看，没有完善的业务基础建设，档案信息资源开发利用工作举步维艰，势必成为无源之水，无本之木。

（3）档案需求者素质偏低。由于受多种因素的影响，许多档案需求者的档案意识、利用档案信息的技能和基础知识等严重缺乏，不仅不能形成较高层次的档案信息需求，有的甚至连最基本的档案信息利用都不懂或不会。

电厂企业档案的开发与利用分析 第4篇

在我国的电厂企业中, 档案包含的信息量大而丰富, 使档案管理工作具有工作量大、管理复杂等的特点。这使得对电厂企业的档案开发和利用工作面临诸多考验。而要实现电厂企业的快速、健康发展, 加强档案的开发和利用是重要基础。

二、电厂企业档案开发利用的意义

(一) 符合国家信息化建设要求。

档案中记载了与电厂相关的工作活动, 包括交流技术、政策落实、经验教训总结、成果分析、领导班子资料等。而随着时代的发展, 已进入信息化社会, 传统的档案服务方式表现出很大的局限性。为挖掘出更多的信息资源, 增强档案的服务功能, 促使企业进一步加快档案管理的信息化建设, 这无疑符合我国的信息化建设要求。

(二) 有利于促进电厂企业可持续发展。

电厂企业档案是企业生产经营活动的原始凭证和记录, 涉及面广、内容和类别多、信息容量大, 是企业成长历程的真实反映。这些信息资源对电厂的生产经营活动将会产生持续作用和影响。加强对档案的开发利用, 能挖掘出其涵盖的丰富知识信息和科技资源, 这无疑有利于电厂企业的可持续发展。

(三) 有利于缩小与发达国家信息产业的差距。

当前各国的经济往来愈加密切, 并已进入经济全球化的时代, 各国各企业间的竞争态势更加激烈。对于现代企业而言, 要想在激烈的市场竞争中求得生存和发展, 努力加快自身的信息化建设, 提高工作效率是关键点之一。而企业档案是各种信息和知识的集合体, 其具有的开发利用价值极高。为提高档案的开发利用价值, 最佳的途径就是对档案的信息资源进行整理和归纳, 并进行有效管理。剔除无用的信息, 保存有价值的信息。这种信息资源的管理方式能提高档案信息的开发利用率, 增强我国的国际竞争力和经济实力, 从而缩小与发达国家信息产业的差距。

(四) 进一步夯实企业档案信息量。

随着信息化的不断发展, 在很大程度上促进了企业档案建设的规范化和标准化发展。当前, 电厂企业都已建立起档案管理网络平台。若利用好这些档案信息软件, 能大大提升档案建设和管理的效率。而加强档案的开发利用, 能从中挖掘出更多隐含的信息量, 提升信息资源的价值, 反过来又能进一步夯实企业档案的信息量。

三、电厂企业档案开发与利用策略

(一) 建立专门的档案管理机构。

受传统观念和行为方式的影响, 一些电厂企业对档案认识不足, 未建立起专门的档案管理机构, 只安排兼职人员进行管理。这导致档案的信息再开发和利用不足, 档案的价值大打折扣。为提高电厂企业档案开发和利用的效率, 企业应改变陈旧的档案管理观念, 在重视档案收藏的同时, 也注重档案的开发利用。为此, 可建立起专门的档案管理机构, 并安排专门的管理人员进行管理。档案管理机构负有保存好档案的职责。此外, 还应做好上级机关与下属基层之间的协调工作。在实际的工作中, 应对企业的发展动态和规划以及市场需求情况有所了解, 以进行针对性的档案信息开发研究, 提高档案的利用效率。

(二) 加强培训, 提高档案工作人员的综合素质。

档案工作人员是档案开发利用的主要人员, 其素质的高低直接影响档案开发利用的效率。为此, 应对档案工作人员加大培训力度, 提高其综合素质。首先, 为提高档案工作的服务性, 需对档案人员加强职业道德教育, 并培养其社会公关和社交能力。其次, 为适应信息化时代的发展要求, 对档案人员加强计算机应用技能的培训, 并在培训后进行实际操作考核。最后, 组织学习新技术、新理论, 努力实现向多样复合型的转变。

(三) 加强对企业档案的管理。

有效的档案管理是提高档案开发和利用效率的重要保证。而分析档案管理缺乏规范性和权威性的主要原因之一是缺乏完善的档案管理机制。因此, 有必要完善档案管理的相关制度, 包括对职责分工、管理体系、奖惩、组织领导等方面进行明确规定, 对文件的交接验收、竣工文件编制、立卷归档、材料的归档范围、收集、分类等作出具体的规定要求。同时, 督促档案人员严格执行国家相关档案管理文件, 如《归档文件整理规则》《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等, 并将档案工作纳入电厂发展规划和年度工作计划, 纳入各部门领导和有关人员的岗位职责制, 纳入工程建设与有关单位签订的合同、协议中。

(四) 加快档案管理的信息化建设。

档案管理的信息化是时代赋予的使命和任务, 加快档案管理的信息化建设, 有助于实现档案信息资源的有效利用和合理配置, 最终有利于档案信息资源的进一步开发和利用。要提高档案管理的信息化建设, 应加强电子文档的归档管理。遵循电厂技术档案工程图纸和设备资料多而杂的特点, 在档案不同载体之间的数字化转换过程中, 严格按照保密法和档案管理的相关要求, 逐步做好永长期档案的数字化工作。同时, 对电子文件的归档、鉴定等工作加强管理, 充分保证其完整性和真实性。

四、结语

总之, 加强档案的开发和利用对于电厂企业而言具有重要意义。电厂企业应十分重视档案的管理工作, 提高档案开发和利用的效率。

参考文献

[1]刘永凤.浅谈电厂企业档案的开发与利用[J].办公室业务, 2013 (07) :70.

[2]王丽新.试论电力企业档案的开发与利用[J].赤子, 2014 (17) :188.

[3]柳宏伟.浅析企业档案信息资源的开发与利用[J].才智, 2013 (13) :299.

企业档案的利用与开发 第5篇

全国污染源普查档案信息资料的开发与利用

摘要：污染源普查作为一项重大的国情调查,是全面掌握我国环境状况的重要手段,是污染治理和环境监管等一系列环境保护工作的`基础,建立健全污染源普查档案,合理开发与利用污染源普查档案信息资料,有利于改善环境质量,促进经济结构调整,实施污染减排,构建和谐社会.但更重要的运用现代化的方法实现科学管理,才是做好污染源普查档案信息资料开发利用的前提和关键所在.作 者：李里 Li Li 作者单位：徐州市环境监测中心站,江苏,徐州,221006期 刊：中国资源综合利用 Journal：CHINA RESOURCES COMPREHENSIVE UTILIZATION年，卷(期)：,28(5)分类号：X830.3关键词：普查档案 开发 利用 服务

企业档案的利用与开发 第6篇

摘 要：作为国家电网公司大型供电企业的天津滨海供电公司，以档案管理工作AAA级评估复验为契机，夯实档案开发利用相关工作，为更好地服务公司争当“两个排头兵”发展目标提供坚强可靠的档案资源支撑。文章通过对国网天津滨海供电公司档案管理现状及存在的问题进行相关的分析，指出了档案资源在开发利用工作中存在的不足之处，并就如何做好档案资源开发利用工作提出相关的建议。

关键词：供电企业；档案整编；资源开发

中图分类号：F271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）24-0045-02

1 概 述

随着我国综合国力，国际竞争力的迅猛发展，供电企业在快速发展的同时，基础管理依然存在诸多薄弱环节。作为企业日常生产经营过程中的全部活动记录、展现企业文化建设的重要组成部分，档案工作必须与企业发展保持“同频共振”，为企业规范化管理提供强有力的档案资源服务[2]。

档案资源开发利用，是指档案室将收集到的档案资料，按照不同的需求、目的和要求进行不同方式、不同深度的整理和加工，并以各种信息载体的方式提供给公司使用。通过档案资源开发利用，将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，为公司各项工作提供可靠的档案信息资源，为公司争当“两个排头兵”发展目标提供有力的支撑。

虽然，公司在档案资源开发利用上取得了一定的成效，但是在充分发挥档案信息资源的價值作用方面还存在一些困难亟需解决。因此，为充分发挥档案信息资源的价值作用，提升公司档案管理水平，更好地服务公司争当“两个排头兵”发展目标，对大型供电企业档案信息资源开发利用进行思考与探究显得尤为必要。

2 国网天津滨海供电公司档案管理现状

国网天津滨海供电公司（以下简称“滨海公司”），是国家电网公司28家大型重点供电企业之一，主要担负着为滨海新区经济社会发展提供电力保障的任务，并于2013年12月顺利通过天津市档案局“AAA”级评估复验。

按照国网天津市电力公司办公室和档案馆的统一要求，滨海公司认真贯彻执行档案管理的各项规章制度，实现了对科技、文书、会计、声像、照片、实物档案集中存放、统一管理。同时，档案室做到了办公、阅览、荣誉、库房四分开，各种设备设施齐全，保障了公司档案材料的收集、整理、开发利用等业务工作的流程化和标准化管理，为档案存放、管理和借阅提供了支撑保障。

当前，滨海公司关于档案信息资源的开发及利用类型多种多样，可以从以下几方面进一步了解：

①编撰专题材料，是指由档案管理员对初始档案相关信息进行揣摩，并进一步提取其精华部分，最终形成编撰的成果。编研成果包括《全宗指南》、《档案库房存放索引》、《大事记》、《组织机构沿革》、《历任公司领导及中层干部名录》、《变电站资料汇编》、《配电网规划与效果分析》等。档案专题编研成果不仅可以大幅度地节约使用档案者的时间，而且也提高了档案的利用效率，并且有助于档案的长期保存。

②传统意义上的档案服务方式，档案室的日常工作即是为档案使用者提供相应的服务，如借阅档案及查阅档案。

③建立网站，通过国网天津市电力公司协同办公系统档案管理模块为档案使用者提供相关的档案资料及信息。作为获取档案信息的新方式，随着协同办公系统的深化应用，这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。

④提供佐证材料，在公司依法治企专项检查中，通过调阅公司总经理办公会和党委会会议归档资料，有力佐证了公司“三重一大”集体决策制度的贯彻落实情况；在公司土地权属清理完善工作中，通过调阅公司更名的文书档案、土地使用证、房屋所有权证等归档资料，理清了公司的发展历程和机构沿革，摸清了公司土地资产家底，提供了极具说服力的土地权属佐证资料，为土地权属清理工作提供了有力支持，档案工作的价值得到了充分体现。

整体上看，滨海公司档案工作是朝着健康的方向发展，档案室能够积极开发和利用档案信息资源，并取得了比较明显的经济效益。但是，公司在充分发挥档案信息资源的价值作用方面仍存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。

3 档案信息开发利用工作中的不足

滨海公司在档案信息资源开发利用的形式较多，档案工作也在有条不紊的进行中实现逐步提升，并且在开发和利用档案信息资源上取得了显著地经济效益。但是，公司在充分发挥档案信息资源的价值作用方面仍存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。

3.1 档案信息开发观念陈旧落后

传统意义上，档案室可以说是企业信息资源管理中心，它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善，包含了丰富的企业信息资源，反映了生产经营发展脉络，体现了企业深厚的文化底蕴。然而，当前“大数据”背景下，档案室在存储及传播档案相关方面的资源信息时，其发挥的作用已日渐甚微。基于国网公司“三集五大”体系建设的完成、公司运营监测中心的建立以及协同办公系统的深化应用，传统意义上的档案室已不再发挥相应的作用，如今，在信息获取上出现了新的局面，如所有者拥有的信息的呈现出多元化趋势，信息开发进程进一步智能化，信息的传输不再是单一方面的，而是呈网状辐射，呈网络化。这种局面的出现，对公司档案室的生存和发展构成了越来越大的威胁。因此，传统的档案信息开发观念（如事后再分析开发、实体开发模式），已成为新形势下高效开发利用公司档案信息资源的桎梏。

3.2 档案专兼职人员综合素质不高

滨海公司档案人员不断兼职化，自身素质和业务能力难以满足新形势下企业档案管理的需要。

然而，信息化强调以人为本，公司档案人员的综合素质在很大程度上决定着信息服务水平和质量，提高信息服务水平和质量的关键，在于有一支从事企业档案开发专业知识，精通计算机与网络技术并能进行软件系统维护的人才队伍，从目前情况看，档案专业人员队伍素质参差不齐，缺乏能开展信息咨询、网络检索、信息分析、市场调研的高素质信息服务人员，影响了信息开发与服务的质量与水平[4]。

3.3 档案的开发利用方式急需改革

在滨海公司快速发展的过程中，公司领导高度重视档案管理工作，将之与其他重要工作紧密结合，做到同步并进、依法治档，公司档案工作也顺利通过了天津市档案局“AAA”级评估复验。但评估复验后，并没有进一步加强对档案的规范化及标准化方面的积极性建设，因此，先前建立的基础业务没有得到进一步的运用与加强，最终造成档案信息的利用效率偏低，主要表现在：档案利用率的降低，服务维度的缩小，使用者的人员范围狭窄，主要集中在是运检部、营销部、调控中心、建设部的相关技术操作人员；利用方式的单一，并且仍以借阅、复制等传统的利用方式为主，很少借助协同办公系统档案管理模块实现数字资源的有效利用；编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象，信息的衰减是任何编研工作都具有的普遍问题，这一方面是由于编研成果自身信息量就小于档案原件，另一方面则是受限于编研工作者的水平和素质；档案有偿利用的步子迈得不大，有待于进一步探索这条新路子。

4 做好档案开发利用工作的几点建议

为充分发挥公司档案信息资源的重要作用，提升公司档案管理水平，更好地服務公司争当“两个排头兵”发展目标，笔者认为应做好以下几个方面。

4.1 充分利用协同办公信息网络

档案室作为档案信息汇集、交流的中心，应该紧跟公司协同办公系统升级步伐，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索的能力，从而进一步提升效率。在安全保障条件下，为了进一步实现档案信息的共享模式，档案室可以适当开放档案信息资源，使其成为一个开放的信息系统，进一步打破原有的封闭性的传统模式。

4.2 开发馆藏资源、提升使用效率

开发档案信息要做到有的放失。档案室要进行档案信息资源的开发及利用工作，必须做到对于公司未来得发展需求进行相对准确的预测，并且要明确领导的关注点。

加强档案编撰工作。随着公司快速、高效的发展，对于档案信息的需求也需要及时、快速准确，这就要求档案室提供的档案资料进一步细化，不仅需要原始的档案资料，还要根据使用者的需求，提供不同层次的资料信息。

档案检索体系有待进一步完善，最大限度地呈现档案的相关信息。对档案进行管理及利用，不可缺少的方法之一便是档案检索工具，它是查找档案信息的手段与工具。它可以充分展示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案室只有充分利用多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。

4.3 加强对档案的宣传工作，提升全体员工意识

档案信息资源的开发利用不是一蹴而就的，需要各部门积极参与进来，这样才能使工作有效开展。为了提升全体员工对于档案信息资源的利用意识，可以从以下几方面进行多形式的宣传工作：

①举办相应的档案展览活动；

②将宣传资料印刷成册发放到员工手里；

③开展档案信息咨询以及相关的报道等一些宣传工作。

通过相关的宣传及教育活动的开展，广大员工必定会慢慢了解档案记忆档案所涉及到的工作，并且随着对档案室包含的馆藏内容记忆如何使用档案等知识的熟悉，可以有目的的利用档案进行文献检索及查阅工作。扩大档案工作的影响，宣传档案在服务公司各项工作中的价值作用，为档案信息开发利用创造良好的外部环境。

4.4 全面提升档案管理人员的综合素质

作为一名合格的档案人员，其最主要的角色应该是充当信息中介，即为信息和用户之间搭起一座沟通的桥梁。作为21世纪的档案工作人员，身上肩负的责任也不容小觑，主要有以下几点：

第一，要具备强烈的责任感，雄壮的事业心，高尚的使命感，三者缺一不可，这是档案工作者在档案工作中不可缺少的支撑动力；

第二，作为一名合格的档案管理者，熟练的技术操作技能不可或缺，只有掌握了相应的技术，才能更好地为公众提供方便的服务；

第三，良好的文化素养也是其工作当中必不可少的一项能力，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为一名内涵更加丰富的档案管理杂家。

4.5 要加大档案工作的服务创新力度

档案室要根据公司不同时期的工作重点，加强与其他部门的联系，走出“孤独”，了解各部门、各专业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。

参考文献：

[1] 杨秀艳，易瑾超.企业档案工作标准化体系建设研究[J].兰台世界，2014，

（17）.

[2] 靳启颖.信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].成都：

浅析企业档案信息资源的开发与利用 第7篇

关键词：企业档案信息资源,开发,利用

一、开发与利用企业档案信息资源的重要性概述

企业档案信息资源的开发与利用是同经济发展客观要求的相适应, 企业本身属于一个微观经济实体, 其信息化程度在很大程度上决定了其在市场竞争中的地位。企业档案信息资源的开发与利用, 能够为企业领导正确决策、企业科研生产、企业营销决策提供准确、可靠的依据, 节省大量人力、物力、财力的同时, 为企业直接或间接地创造更大的社会效益和经济效益。

二、当前企业档案信息资源开发与利用中存在的问题

(一) 缺乏认识

在现实中, 人们对档案信息资源的重要性缺乏认识, 认为其既不能给企业带来经济效益, 也不能创造科技成果, 且从企业领导层到企业档案管理人员, 对档案信息资源中所蕴藏的价值均缺乏一个真正的认识。

(二) 基础工作不完善, 档案信息缺乏丰富性

档案管理机制不健全, 缺乏专门机构的设立, 不足的档案人员配备;过少的经费投入, 造成不完备的基础设施;缺乏相应的制度规章来为档案管理工作的开展提供依据和保障。此外, 获取档案信息的渠道窄, 档案信息的收集范围不广, 不全面, 内容缺乏丰富性, 造成企业村档案信息资源难以适应企业多方面的发展需求。

(三) 滞后的档案编研, 偏低的人员素质

总之, 质量差、层次低、利用价值小、实用性不强的档案信息档案编研成果, 使得企业档案信息资源的利用率十分有限。同时, 档案人员综合素质偏低, 在业务能力与政治水平上欠缺, 未全面掌握现代化管理技术等, 也在很大程度上影响着企业档案信息资源开发与利用工作的开展。

三、企业档案信息资源开发与利用的优化对策分析

第一, 明确企业档案信息资源开发与利用的重要地位。首先, 企业档案人员应当立足本职, 破除轻利用、重管理的思想, 勇于改革创新, 这是做好该工作的前提;其次, 分管企业档案工作的领导, 应对该工作高度重视起来, 在人力、财力、物力方面给予倾斜, 使档案信息的开发与利用在高标准、高起点的基础上顺利进行。一般档案信息资源开发系统以实现企业档案各信息管理业务为主要目标, 使用户进入系统实现文档的申请、进出库、购置设备合同、管理等功能, 成为一套功能强大、操作简便而又实用的档案管理系统, 包括基础信息管理、购置管理、合同管理、财务管理、出入库系统、资产管理、系统管理、人事调休等管理八大模块管理功能, 借助计算机数据处理严密可靠的特有机制.改善企业档案管理人员的工作强度, 提高工作质量, 成为不可或缺的管理工具。为了保证系统的安全, 我们采用了集中式存储、分布式应用的总体架构, 所用数据以集中存储的方式存放在网络中心的数据库服务器中, 各部门通过网络对数据进行存取, 需要办理的各种手续也通过网络以办公自动化的方式完成, 系统以严格的授权机制控制各类用户的操作范围, 例如各部门只能对本部门的数据进行存取, 本部门的用户又依权限的不同而分为浏览级、录入级、审批级、维护级等用户群, 管理部门的用户虽然有对全局信息的查询统计、维护、审批等权限, 但却不能自行修改各部门的基础信息等等。系统在登录时会自动记录客户端的登录ID, 用户名、时间、操作等信息, 将其保存在一个日志文件里。

第二, 积极开展档案宣传教育活动。宣传与教育是企业档案工作的关键内容, 应当视作一项长期、关键的工作来抓, 通过采用闭路电视、广播、板报、集中培训等多种形式, 来对企业档案信息资源开发与利用的意义作广泛、深入的宣传, 来促进企业领导与职工档案意识的不断增强, 从而为档案信息的开发与利用营造良好的环境氛围。

第三, 企业应注重对档案信息资源的深层次开发与利用。只有当档案信息资料的利用价值得到体现时, 档案工作才会得到应有的重视。如企业档案中有经济建设方面的资料, 其是对企业具体政策、成就和经验的记载, 通过对这类档案信息的深层次开发与研究, 总结出研究成果, 来为企业领导的决策提供依据, 使其真正作用于企业的经济发展。

第四, 对企业中形成的不同载体、专业的档案信息应进行全面的筛选与管理, 尽可能做到信息数量充足, 结构合理, 内容丰富, 质量优化, 以促进档案信息利用率的进一步提高;档案编研人员在不断完善自身素质的同时, 还应同企业生产特点、发展战略、需求定位、实际需要相结合, 来编制出一套具有实际效用、质量高的材料;此外, 档案部分还应积极引入现代科学技术, 尤其是现代缩微技术和计算机技术, 来进行专题性的档案信息研究与编撰。

结语

企业档案信息资源的开发与利用是企业档案管理的重要内容, 企业应当给予高度重视和必要支持, 来确保其有效开展, 从而为企业创造更多的效益。

参考文献

[1]闻翼平.对企业档案信息资源开发利用的认识[J].浙江档案.2011 (6)

[2]赵九轩.论企业档案信息资源开发利用的问题与对策[J].管理研究.2012 (2)

[3]黄东华.浅谈开发利用企业档案信息资源的重要性[J].一重技术.2010 (11)

企业档案信息的开发利用与管理研究 第8篇

一、不断加强企业档案的收集工作, 以此确保企业归档资料的完整性

从本质上来说, 企业档案的收集与归档工作是企业档案进行日常管理与业务建设的根本, 也是基础。也就是说, 只有确保企业档案各项资料数据的收集归档工作的完整性, 整个企业档案的管理与利用才能够有依据可循。具体而言, 需要做到以下几个方面内容。

(一) 相关工作人员需要认识到, 要想使企业档案的收集与归档工作所涉及的资料全面且完整, 光收集本单位、本企业的内部经营管理档案资料是远远不够的。只有将与企业相关的各种控股公司、下属公司、合资公司的相关经营管理材料均纳入企业档案的收集与归档工作范畴, 才能够从收集对象上确保企业档案资料的完整性与全面性。

(二) 企业档案资料的收集需要着重关注那些与企业日常经营销售、投资融资项目以及商品注册材料等相关的信息与资料, 并认识到这些信息与资料在企业经营管理中所起到的凭证性作用, 使档案收集与归纳的档案资料能够覆盖到企业各项经济活动与业务往来中的方方面面。

(三) 企业档案的收集与归档工作还需要体现着重性原则, 将收集的重点与中心放在能够体现企业生产经营特性, 例如生产品牌、商标以及建设制度等方面, 使企业档案能够具备企业独有的经营特性, 在全面覆盖的基础上有针对性的突出关注重点, 从而更好的为企业经济活动服务。

(四) 企业需要认识到, 档案收集与归纳的工作并不仅仅是企业兼职档案人员或是档案管理部门的工作, 而是企业全体员工的工作任务。企业管理人员需要认识到只有动员企业全体员工尤其是技术岗位工作人员, 将企业档案的资料收集工作融入到日常工作活动当中, 尽量避免由岗位人员流动造成的部分档案资源流失问题, 做到随时收集、随时归档, 才能够确保企业档案所需各种资料与数据的收集及归档的及时性与完整性。

二、以各种先进技术手段逐步实现企业档案资源的信息化

在现代科学技术不断进步与计算机网络技术飞速发展的推动作用下, 各种计算机应用技术与网络通信技术开始在现代化企业建设与管理工作中得以应用与推广, 这对于企业档案的管理与利用工作而言更是如此。这也就意味着传统模式下企业档案的管理与利用工作已无法与这种先进的技术手段相适应, 作出一定的改革与调整也正是企业档案资源信息化得以实现的必然选择。

首先, 相关工作人员需要在传统管理与利用模式的基础上, 利用计算机网络的延伸性与覆盖性将网络涉及辖区内的多个企业档案管理实体有机集合在一起, 最终形成一个围绕企业各项生产经营活动所开展的企业档案管理与利用系统;其次, 企业档案管理与利用系统需要及时对储存在系统内部的各项档案资料与信息进行整理、加工与转化, 并形成数据形式的档案信息, 以此加快企业信息化建设的进程;最后, 在全球经济一体化进程不断加剧与剧烈市场竞争的推动作用下, 企业的档案管理与利用系统网络可以再企业网络并联的基础上, 逐步升级并实现与国际区域范围内互联网网络的交流及互动, 以此实现企业档案所归集的各项信息资源能够最大限度的共享与开发, 最终实现在档案信息化基础之上的企业全面发展。

三、深化企业档案信息资源的开发程度, 不断提高其服务化水平

企业档案信息资源作为对企业在现代经济社会发展全过程的系统概况, 不仅是对企业各项经济活动与业务往来情况的说明, 更是对企业在经济背景下发展综合实力的概括。企业各级管理人员需要认识到企业档案信息资源不仅具备上述信息化职能, 同样能够在企业生产经营过程中发挥管理与利用的服务化职能。要想实现这一职能, 笔者认为需要在企业档案的日常管理与利用中做好以下几个方面的工作。

(一) 企业档案管理人员需要从企业档案的管理与利用思想上作出一定的转变。传统模式下被动式的企业档案管理与利用工作已无法适应现代化企业对企业档案现代化与服务化的需求。这使得企业档案相关工作人员需要建立起以企业生产经营为中心的档案管理及利用思想。在日常工作活动中深入到企业生产经营活动的第一线, 定时对企业各种发展规划与战略思想进行调查与分析, 以此实现企业档案管理的规范性与利用的针对性。

(二) 企业档案管理相关工作人员需要认识到对企业档案各项数据信息的二次处理不能单单是对这些信息资料进行的统计与整理, 现代化的企业要想使企业档案管理工作获得长足的发展与进步, 就需要重视起档案综合资料的编纂工作, 深入挖掘企业当前档案管理及应用系统中的专业性信息, 并结合企业档案的实际需求所编纂的综合性材料进行合理统计与整理, 以此满足企业在不同发展阶段对各种专业性综合材料的需求。与此同时, 企业档案管理利用的编研选题工作需要始终围绕着企业在长远性发展战略下生产科研的基本需求, 并对企业在一定时期内所取得的有关科研、设备以及经营加工成果单独进行档案管理, 以方便查阅, 从而更好的落实企业档案管理与利用的服务性职能。

四、建立相应制度, 加强档案利用监督

在档案管理利用中, 根据不同的利用对象和不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监护。档案利用规章制度, 一般有查阅、外借、复制等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使之提供档案利用工作有章可循, 在开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。在此基础上, 正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守企业机密是每个员工应尽的义务, 更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常工作中, 档案管理人员要高度重视档案保密, 尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策提供服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。

五、做好档案开放中的保密工作, 准确判定档案的开放与控制使用范围

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。一是做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。二是做好档案的解密工作。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值。

总之, 伴随着现代科学技术的发展与经济社会不断进步, 人民日益增长的物质与精神文化需要对新时期的企业档案工作提出了更为严格的要求。本文对如何在当前市场经济形势下能够做好并不断优化企业档案的管理与利用工作的各种手段进行了较为详细的说明, 希望对今后相关研究工作的开展提供一定的意见与建议。

参考文献

[1]高晶.浅议中国网络图书情报工作中存在的问题及对策[J].学理论., 2008 (22) .

[2]王晓璐.西部高校怎样更好实现计算机与物理实验的整合[J].贵州民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2005 (03) .

[3]郑帅位.关于西部普通高校应对教育信息化的思考[J].中国科技信息, 2008 (16) .

企业档案的利用与开发 第9篇

一、当前企业档案信息资源开发利用存在的问题

(一) 企业档案信息资源的开发力度不够。

企业档案部门对于信息资源的开发, 主要侧重于档案材料的借阅上, 并没有将档案信息资源进行更深的挖掘。很多企业档案的管理人员对企业的发展需求不是非常了解, 也没有对信息资源开发进行规划, 有的企业甚至没有对档案资源开展相关的编研, 这很不利于企业的进一步发展。

(二) 没有建立统一的档案信息资源库。

很多企业在企业档案管理方面, 不够规范和科学, 在需要查阅档案信息的时候, 查找的速度慢, 没有效率可言。这主要是由于企业没有对档案资源进行科学的管理, 没有建立统一的信息资源库, 也没有科学的检索系统。这严重地影响着企业对于档案资源的开发利用。

(三) 缺乏专业的档案信息人才。

企业在档案信息资源开发和利用上, 存在着一个严重的问题就是缺乏专业的档案信息人才, 人才的欠缺, 严重影响着档案信息资源的开发利用。在一个企业中, 没有专业的档案人才, 就不会具有先进的档案信息资源开发的理念, 也不具备档案信息资源开发的专业技能, 进而严重地阻碍了企业的发展。另外从目前企业档案部门来看, 档案信息开发人员无论是在观念、意识, 还是在经验、能力以及知识结构等方面都还存在一定欠缺, 尤其是在知识素养、信息意识和分析、判断能力上急需充实和提高。

二、解决企业档案资源开发利用问题的措施

档案管理工作的最终目的就是有效利用, 给企业带来更大的利益, 这也是对档案工作质量的一个考评。要做好档案信息资源开发利用工作, 必须加强改革, 就上述总结的几点问题, 笔者提出以下建议。

(一) 进一步加强档案信息资源开发力度。

企业应该对档案信息资源进行多层次的开发, 使企业的档案信息、情报能够最大限度地被利用。企业的相关部门应该高度地重视企业档案资源的开发利用, 以便为企业的档案信息资源建设奠定良好的基础。在现代企业的发展中, 存在着激烈的市场竞争, 而且市场竞争是一种风险竞争, 存在着优胜劣汰。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是, 由于最初“重藏轻用, 以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在, 笔者认为档案部门可以借鉴一些服务行业的做法, 开展优质服务、规范服务、承诺服务, 改良服务态度, 提高查全率、查准率, 使利用者高兴而来, 满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的, 即要“一切为了用户”。以档案用户为中心, 积极开展各种深层次的档案信息服务。同时为提高档案信息资源的利用率, 应当适时建立档案信息利用制度, 依据行业发展、技术革新以及企业发展的需要开展档案编研工作, 有计划地编研一些适应形势发展的信息资料。

(二) 建立统一的档案数据库。

没有现代化的技术、设备和手段应用于档案信息资源的开发利用, 就根本谈不上科学开发和合理利用档案信息资源。企业要想进一步强化档案信息资源的开发和利用, 还应该建立统一的档案数据库, 企业应该利用现代化的技术建立统一的档案数据库。对检索查询、整理编目、系统维护和实体管理等方面建立统一的管理标准, 系统应该根据检索内容, 进行有用性和使用情况统计, 建立自己的一套文件使用信息库。将企业的档案应用软件自成一体。企业应该应用先进的设备和先进的技术, 选择安全可靠的数据平台。在应用系统的选择上, 可以应用一些能够读取标准的数据库和具有多媒体功能的语言平台, 进而将企业档案信息资源数据库的建设与常规的档案管理工作进行有机的结合, 确保整个企业档案资源数据库的实用性。

(三) 进一步加强队伍建设。

只有不断提高档案人员的综合素质, 才能使档案信息资源开发利用工作更优质、高效地开展。由于档案信息资源自身的特点, 需要高科技的人才进行技术上的支持, 这也对企业档案信息资源的开发和利用提出了更高的要求。第一, 从事档案管理的工作人员, 要解放思想, 更新观念, 勇于改革, 善于创新, 明确档案信息开发利用的好坏是衡量档案工作优劣的尺度和标志。破除“重管轻用”的观点, 每位档案工作者都必须热爱工作, 克服消极落后的思想认识, 爱岗敬业, 锐意进取。第二, 档案人员也应树立超前意识, 立足于出成果, 出精品。第三, 加强信息技术学习, 努力造就新型档案专业人才。重视现代信息技术的规范化, 积极推进计算机系统管理, 培养一批既懂得技术又精通档案业务的管理人员。第四, 在薪资待遇上给予适当的扶持, 在管理上建立各种各样的激励机制, 以增强企业档案人员的活力。进而形成最佳的企业档案数字化人才队伍结构。

参考文献

[1] .魏少华.聂天娇.做好档案编研工作的几点思考[J].学理论, 2009.9

[2] .蒋成兰.科技档案信息资源开发中存在的问题及对策[J].安徽警官职业学院学报, 2005.5

浅谈企业档案信息资源的开发与利用 第10篇

档案工作是一项服务性很强的工作, 随着企业的不断地发展壮大, 对档案信息利用工作的要求越来越高, 要破除落后保守的“重藏轻用”思想的束缚, 积极开展档案信息开发利用, 根据不同的利用需求, 有针对性地提供档案。要认真研究档案利用工作所面临的新情况新特点, 在观念更新的同时, 解决好信息利用工作中的新问题。

随着企业改革有序的推动和管理理念的不断成熟, 企业档案的利用价值越来越显示出其重大作用。企业档案的作用、价值和地位是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而逐渐提高的, 现代化的企业档案信息资源开发制度已成为促进企业和谐发展不可缺少的因素。

1 系统介绍

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源, 服务各项建设, 档案信息利用工作是达到这一目的的直接途径, 所以, 档案信息利用工作是档案业务工作的中心环节, 在整个档案工作中占有极为重要的地位, 主要表现在:

1.1 档案信息的开发与利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节

档案工作者通过提供档案与利用者发生直接关系, 要充分发挥档案的作用, 满足不同利用者的需求, 扩大档案工作的影响。事实证明, 利用工作开展的好的档案部门, 工作有生气、有活力, 会得到领导的重视, 就会获得自身发展的良好条件。

从档案信息利用的对象来看, 利用者的情况千差万别, 利用需求也带有自身的特点, 而且随着企业的不断发展, 利用需求也在不断地变化, 我们要研究利用需求在很大程度上是为了了解信息利用的发展变化规律, 能够做出比较科学的预测[1], 从而更好地为开展利用工作创造条件;从档案工作的发展来看, 进一步加强档案利用工作, 是搞活档案工作的重要手段, 也是今后一个时期的重点。

1.2 做好档案信息利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤

我们从日常的档案工作中不能发现, 通过档案信息利用工作能够比较客观地发现档案工作其他业务环节中存在的问题和不足, 例如在整个项目档案的归档过程中, 前期资料的收集是否齐全, 整理的是否规律, 归档的是否合理, 档案鉴定是否科学, [2]检索工具是否适用等等。同时, 随着档案信息利用工作的不断发展, 会对其他业务工作提出许多新的要求, 在信息利用工作的带动和促进下, 这些工作都会得到相应的发展。

1.3 促进档案工作由被动变主动, 做好做活信息服务

档案工作是一项服务性工作, 只有通过积极主动优质的服务, 把死材料变成活材料, 才能使档案工作变被动为主动, 而且档案信息利用工作也是做活档案工作的关键环节, 利用工作有了灵活性, 能够很好地满足各个方面的需求, 能够吸引社会各方对档案工作的关注, 就会使整个档案事业充满活力。

反过来讲, 如果档案的信息服务没有和信息利用者的“交流”, 自然不可能呈现出鲜活生动的局面;如果没有和信息利用者“沟通”, 自然不可能激发起更广泛领域的关注, 更不可能持续地发生作用[3]。因此, 在档案工作提供信息服务的过程中, 更应该特别注意供需互动、双向沟通、做到“需要什么提供什么”、“开发什么引导什么”, 深入分析, 挖掘潜在的档案信息需求, 提供“超前服务”。

1.4 运用管理科学原理与方法实现信息化的目的

开辟档案信息网络, 一方面可以减少档案管理实际空间利用的矛盾, 另一方面也方便了信息利用者, 节约了时间成本和精力成本, 可以预见, 随着网络、通信技术的发展, 网络将是未来信息开放的主要媒介[4]。

1.4.1 资源共享, 避免重复建设

把公司的内部网络与档案管理信息系统建立相关公开信息的链接就可以共享资源, 在节约资源的同时, 把信息公开职能逐渐迁移到档案管理信息网络中, 让档案信息利用者形成一种意识, 有利于档案管理其他资源的开发利用。

1.4.2 技术共享, 有利取长补短

档案信息管理系统建设需要必要地技术人员的大力支持, 但相对于整个公司来说, 档案信息管理技术又相对弱小, 但就信息的存数量来说, 档案部门又明显占优势。鉴于此档案管理部门可以借助公司“借”技术建设、维护档案管理万盏, 公司也可以充分利用档案管理信息资源优势, 把过去的、现在的与公司利益有关的权威信息提供给利用者。

1.4.3 人才共享, 加快知识更新

档案管理部门公开档案信息资料的质量好坏取决于信息公开人员综合素质的高低, 这对档案管理工作人员的思想观念、知识结构、知识存量、应用技能都提出了严峻的挑战。因此, 加强以复合型人才为标准的档案工作人员知识更新、电子计算机应用技能等方面的培训, 提高档案工作人员的整体综合素质是发展档案管理网络共享必须解决的重要问题。

1.5 档案信息利用工作是档案工作的中心任务, 要同时做好事后跟踪服务制度

在工程项目建设的过程中, 档案工作贯穿始终, 包括档案的收集、整理、鉴定、统计、保管等工作, 在很大程度上是为信息利用工作提供基础和条件, 只有档案信息利用才能真正把档案工作与工程项目建设紧密的联系起来, 使档案的价值才得以实现。

档案信息利用给需求者提供了大量的有用数据, 但事后跟踪也是非常重要的一个环节, 随着信息数字化的开发, 档案信息服务更应该建立以人为本和数字化时代特征的服务模式和沟通渠道[5], 如建立信息服务反馈窗口、个性化案卷、电子远程阅览、根据利用者的需要可开通绿色通道等多元化信息服务理念, 再加上全程“无缝隙”流程管理的实施, 积极主动与档案利用者交流、沟通所需, 这样, 档案信息服务会更加生机勃勃的开展下去。

综上所述, 要增强档案信息利用的实效性, 交互性就要建立双向沟通机制, 想利用者之所想, 做利用者之所用, 在制定可行性开发先导机制的同时, 把好档案信息服务的质量、主动服务的理念、及事后跟踪服务的制度从而树立起档案信息的权威性, 打造档案信息服务的品牌更好的为利用者服务。

2 结论

企业推进档案信息资源的开发目的主要体现在围绕现代企业科学管理要求, 对企业档案技术、经济资源进行科学整合和优化配置, 建设成为企业的信息资源中心, 实现管理理念、管理模式、管理方式、组织形式、管理制度的创新, 实行规范与创新相结合, 这些充分认识到企业档案工作趋于完善、知识经济和信息经济快速发展的新形势下的重要地位和作用, 促使企业领导把企业档案工作纳入现代企业管理创新的重点内容来抓, 并加强企业档案工作人员、各级经营管理人员对档案管理重要性的教育, 使之形成共识, 摆正位置, 领导重视, 广泛参与, 落实责任, 齐抓共管, 充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用, 更好地为企业发展和提高经营管理水平服务。

参考文献

[1]聂云霞.信息公开环境中信息服务之对策思考[J].档案学通讯, 2007 (6) :37-39.

[2]李金峰.档案利用信息反馈工作的问题与对策探讨[J].档案学通讯, 2007 (3) :27-29.

[3]周毅.档案信息化中的信息技术外包策略[J].档案学研究, 2004 (1) :54-56.

[4]徐拥军.企业档案知识管理模式:基于双向视角的研究[M].中国档案出版社, 2009:33.

影响档案开发利用与发展的因素分析 第11篇

摘要：笔者通过自身多年的工作经验，针对档案开发利用与发展因素进行了深入的探讨分析，并具体阐释影响档案开发利用的几点因素，从而提出相关有效的解决对策，促使我国档案事业的可持续发展。

关键词：档案；开发；利用；发展；因素

一、引言

近些年来我国档案事业取得了飞跃式的发展与进步，人们也逐渐对档案管理工作有了全新的认识，我国各行各业也逐渐意识到档案管理的重要性，纷纷加强了对档案管理的建设力度，但是，就目前我国档案发展现状来看，其中仍旧存在一些问题，由于档案开发利用在发展过程中受到以往传统档案管理模式的影响，导致很多重要的档案资源无法被有效的开发和利用，大大降低了档案资源的利用率。因此，本文就对影响档案开发利用与发展的因素进行研究讨论，并得出以下相关结论，以供参考。

二、影响档案开发利用发展因素的分析

1.档案编纂工作

可以说，档案的编篡工作是实现档案资源开发利用的重要举措，其对于档案开发利用的持续发展有着关键性的影响与作用。在最早期的档案发展过程中，就是以档案编篡学为出发点的，这种实践性的活动在我国古代社会中就得到了十分广泛的应用，并经过时代长久的变迁，逐渐形成了一个相对为完整的演变过程。我国古代多个历史学家也整理出了大量宝贵的档案编纂物，直到进入现代社会发展过程中，随着档案管理体系的不断创新变革，档案编纂学也取得了翻天覆地的变化，大档案学的研究对象从单一逐渐变化为了多样性。从此，档案编纂学也正式被档案部门所建立，并形成了相对完善的档案编纂学理论。通常情况下，档案编纂工作主要是围绕着档案馆中的历史资料而开展的，其常用的编纂过程也是同通过借助检索工具、历史文献材料等实现。而在我国传统的档案编纂学工作中，大部分的档案管理人员都是站在历史文献的角度上来考虑档案开发利用问题，这是当时档案发展过程中非常普遍的一种现象，但是，这种情况也随着档案资源不断的丰富而发生变化，档案的开发范围，及时档案利用者也在不断扩大。这也促使档案开发与档案编纂呈现了不同的特性，档案开发的研究对象相比档案编纂研究对象来说，范围更为广泛。

2.信息资源管理理论

信息资源管理理论的兴起得益于20世纪中期信息论以及信息技术的发展。美国作为信息资源管理的先行者，在“二战”结束后的一段时间里为了满足政府内因文件激增而产生的文件存放、快速检索、查找和利用的需要率先提出了在政府内部实行信息资源管理。逐渐地，政府和企业由于对信息的高效管理带来的行政效率提高以及经济增长使信息资源成为物质、能量之后当代社会的第三大支柱性资源。

信息资源管理理论得到空前发展对于档案学的影响产生了较大的冲击力。档案界对于档案、档案管理的认识逐渐从档案实体转移到档案信息资源的角度上来。从档案学的学科建设来看，无论是国内还是国外逐渐都将档案学从历史学科的门类下搬离至信息资源管理的研究领域，这种学科属性的转变自然地将信息资源管理的诸多理论、方法和技术运用到档案管理中。档案信息的开发利用也逐渐提高到一个新的层次，档案开发内容从较为单一的历史文献加工研究扩充到涵盖多种档案信息类型的开发，在理论研究过程中无论是广义还是狭义的档案信息资源开发都将其作为档案信息管理的必要过程，信息资源管理更加突出了档案开发利用的普遍性、公众性和效益性。从档案信息资源角度对档案信息进行整理、组织、加工、利用，加强了档案作为重要信息资源的价值属性，而档案自身的原始性、凭证性特征又使信息资源开发利用的价值得到提升，档案资源的社会和经济效益随着凝结在档案开发过程中的智力劳动和利用结果得到了体现。

3.知识管理理论

知识管理产生的目的是为了透过对于信息的进一步提炼，将隐性、显性知识有效地整合和配置起来，增加企业的智力资本为支持机构内部进一步良好运转而服务。抛开实际应用来看，知识管理与档案信息资源管理都是对信息进行深层次加工的过程，知识管理可以使档案开发利用的归宿得到进一步明确——挖掘档案信息中的知识。档案管理从实体管理、信息管理进一步延伸到对于知识的组织、挖掘和获取，档案开发的任务、目的发生了转变。“档案作为知识管理中知识资产的组成部分，在历经信息管理到知识管理的过程中，档案自形成起，其所固有的价值始终处于不变的地位，但是其使用价值不断调整以适应知识管理。在理论升华与实践改革过程中，档案价值呈现出新的特征。”档案自身的知识属性可以很好地契合知识管理的理念，知识管理重视价值增值过程，而档案的深层次加工同样是为了提高档案资源的多元价值，将信息进一步凝结为知识以获得更高的价值回报。回归到现实应用中，档案开发的结果从普遍利用扩展到企业、政府内部的信息获取，为支持预测、决策等利用服务。档案开发利用结果在或多或少地实践着知识管理的过程，知识管理理论将档案开发利用的价值增值过程放大，促使档案开发利用的理论研究有所丰富。

三、我国当前档案开发利用的发展趋势

1.档案开发利用主体和对象的变化

信息技术和网络技术的发展使信息产生的便捷性、性与日俱增，同时信息的数量、速度也在以惊人的速度发展，信息的来源覆盖着任何有人参与的信息网络。档案信息的管理趋势从某种程度上已经超过了传统意义上档案馆的管理范围，档案管理已经从社会团体延伸到个人管理阶段，各种信息存储设备、通讯软件和各种网络社区交流平台的使用使人们时刻都在创造着属于自己的档案信息，这一部分信息的管理和开发利用是个人信息管理的重要组成部分。

2.档案利用需求的多样性

在当今经济社会的发展过程中，人们对于档案信息需求越来越多，对于档案整理资料质量也越来越严格，人们开始想要了解到档案与档案之间的相互联系。特点是对于一个企业或是领域的发展来说，档案开发利用起到的作用也十分明显，从而促使档案的开发利用逐渐朝着知识性的方向而发展。

在现代档案开发利用过程中和，一些重要的历史档案已经被公开，人们可以在影视资料，报纸书刊等平台中更加了解这些档案地主要内容。并且，通过将这些历史性的档案资源通过一种娱乐、轻松地宣传方式，不仅能完全复原历史真相，还可以将教育与娱乐相互融合在一起，从而激发人们对于档案资源的好奇心。与此同时，一些被大众所熟知的历史档案在经过解密以后，利用这种公共媒体进行宣传，更能够加深人们的印象，并成为人们休闲娱乐中的一部分，这对于档案开发利用的发展起到了很多的推动作用。

3.3.4档案开发提供利用方式的转变

时代在变，但是档案开发提供利用的服务宗旨没有变，以最大限度实现信息共享是信息服务领域的共同追求。当下网络平台的普及以及通讯软件、社交网络和社交媒体的广泛应用，使人们的信息获取渠道和信息交流方式发生了巨大的变化。档案信息的获得在社会信息流通中一直处于较为边缘化和被动的状态，在公众越来越多借助新型媒体获取信息的今天，档案提供利用的服务方式需要和社会发展的信息交流方式同步。

四、结束语

综上所述，可以得知，档案开发利用对于档案事业的可持续发展有着至关重要的影响与意义，需要受到档案管理部门的高度重视，加强做好档案开发利用工作，对影响档案开发利用的因素进行调查分析，从而采取相对应的改善对策，确保档案开发利用工作的顺利开展，进一步提高我国档案管理水平，促进档案事业长期稳定的发展。

参考文献：

[1]任越，曹玉，乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（3）：38～41.

企业档案的利用与开发 第12篇

企业档案是企业在长期生产经营活动中形成的有价值的历史记录, 反映了企业整个历史发展过程, 在维护企业经济利益、推动企业建设发展方面都具有积极意义。随着信息时代的到来, 企业档案的重要性日益凸显, 如何通过对档案资源的有效开发利用来使档案资源的价值得到最大化的发挥, 是目前企业档案工作人员要研究的关键问题。只有做好了企业档案的开发利用工作, 企业的档案资料才能富有生机与活力, 进而更好的为企业的发展以及社会经济建设服务。目前, 企业在进行档案开发利用的过程中还存在一些问题, 需要企业予以重视, 并采取有效的措施予以改进, 从而使企业档案资源的价值得到开发。

1 企业档案开发利用的重要性

1.1 为企业管理决策提供可靠依据

对于企业来说, 正确的管理决策是企业实现可持续发展的关键。企业领导在做经营管理决策的过程中需要大量的信息资源作为依据, 其中档案就是一项重要的内容。领导可以通过档案资料了解企业发生过的重大事件, 从中获取成功的经验和失败的教训, 然后根据企业发展的实际情况扬长避短, 准确把握经济市场发展的趋向, 进而做出适合企业发展、符合市场经济运作规律的经营管理决策, 为企业的可持续发展提供支持和保障。

1.2 为企业的文化建设服务

企业档案不仅是重要的信息资源, 更是一种文化资源, 对于企业文化建设具有辅助作用。在长期的经营发展过程中, 企业的管理思想、经营理念、行为规范等经过不断的发展变化以档案的形式被记录下来, 成为了企业宝贵的无形资产, 为企业文化建设提供了大量的历史参考文献, 对企业文化建设起着宣传推广和支持作用。对于发展历史较长的企业来说, 档案更是一种文化竞争力的表现, 合理的开发利用档案资源, 能够助力企业对内的文化建设和对外的宣传推广, 有助于企业树立良好的社会形象。

1.3 提升企业核心竞争力的保障

企业的发展是以经济利益为根本目标的, 档案管理工作要满足企业内在、本质的需求。企业档案利用的形式大多是围绕企业招投标、科技开发、设施改造等外向型经济活动, 能够帮助企业有效提升资质信誉, 化解经营发展过程中可能面临的危机, 使得档案以知识载体的形式为企业后期的发展建设服务。由此可见, 对企业档案进行开发利用, 有助于提升企业的核心竞争力。

2 企业档案开发利用中存在的问题

2.1 档案开发服务意识淡薄

长期以来, 企业都将工作重心放在了提升经济效益上, 对于档案管理这种基础的管理工作没有提起重视, 档案资源开发利用不到位, 相关工作人员缺乏必要的档案开发服务意识。由于档案价值的滞后性, 大多数企业管理人员都没有意识到档案开发利用的重要性, 而且对档案开发利用的途径不甚了解, 导致档案资源不能被充分利用。究其原因, 第一是因为部分企业没有建立专门的档案管理组织机构, 或者将档案管理工作交给人事部门来做, 导致档案开发利用科学性不足。第二是由于领导的不重视使得档案工作人员也就失去了工作的积极性, 对档案的开发利用工作不上心, 不自觉, 档案管理工作缺乏科学性, 导致档案资源的开发利用得不到保障, 利用效率低下。第三是部分人员认为档案属于个人私有物品, 将档案据为己有, 造成档案部门在进行档案开发利用过程中面临障碍, 不利于档案开发效率的提高。

2.2 档案工作人员综合素质不高, 不能有效地对档案进行开发

在很多企业当中档案管理都是由办公室或者人事部门负责的, 而这些部门的工作人员往往缺乏专业的档案管理利用知识, 不了解档案资源对于企业发展的重要价值, 也没有掌握档案开发利用的基本方法, 因而导致企业档案开发利用工作被闲置, 档案的价值得不到开发, 档案管理工作的整体效率也有所下降。

2.3 档案管理工作缺乏科学性和规范性

虽然目前我国已经制定了档案管理相关的规范、条例, 但是在企业当中往往得不到有效的实施, 很多企业档案管理工作还面临着科学性和规范性不足的问题, 档案相关的管理制度落实不到位。而且随着信息时代的到来, 很多企业没有意识到档案信息化管理对于档案资源开发利用的重要意义, 没有实现企业档案的现代化管理, 相关的设施设备建设不足, 进一步阻碍了档案开发利用工作的开展。

3 加强企业档案开发利用的对策

3.1 树立档案信息意识

根据目前企业整体档案意识不足的现状, 需要企业及时更新观念, 充分认识到档案开发利用对企业发展的重要意义。档案工作作为信息产业的重要内容, 在信息收集、传播、开发、利用等方面都起着关键作用。知识经济时代的到来使得信息逐渐成为企业提升核心竞争力的一个关键因素, 社会信息市场的形成也使得信息资源开发成为了必然的发展趋势。企业为了顺应这一发展趋势, 必须从整体上树立档案信息意识, 注重档案价值的开发, 提高档案资源的利用效率, 从而创造出更大的经济效益与社会效益。同时企业本身还要依靠档案信息来强化经营管理, 提高全体人员的档案意识, 使档案信息资源真正成为企业建设的财富, 为企业所共享。

3.2 提高档案工作人员的综合素质

针对目前企业档案管理工作规范性不足, 缺乏专业的档案管理部门和人员的现状, 首先需要企业从思想上提高认识, 将档案开发利用当做一项日常任务来抓, 并坚持科学的原则。企业要建立必要的档案管理部门, 并配备足够数量的档案管理工作人员, 要求其具备必要的档案管理、档案开发利用专业知识以及现代化档案管理操作技能。加强对档案工作人员的教育培训, 强化其责任意识, 能够做好档案开发利用工作, 并将相关的工作报告及数据信息提供给企业领导作为重要的决策参考。档案工作人员还必须掌握专业的档案开发利用的基本方法和手段, 提高工作的自觉性, 最大限度的挖掘企业档案资源的价值。

3.3 提高企业档案现代化管理水平, 促进档案开发利用

为了切实提高企业档案开发利用的效率, 企业要在认识到档案工作重要性的基础上加强相关的基础设施建设和改进, 提高企业档案现代化管理水平, 促进档案开发利用工作的有效开展。比如企业可以配备档案现代化管理所需的计算机、扫描仪、打印机等;构建档案管理信息系统, 档案管理部门的技术人员要根据企业的实际情况编制实用的档案检索工具, 方便相关人员查阅和使用档案资料。加强企业档案信息资源建设, 对档案信息资源进行分类整合, 企业还可以开发相应的应用软件, 建立企业档案信息资源服务平台, 方便大众使用档案信息资源, 实现档案资源的最大共享。做好档案资源的存储备份工作, 为利用者复制档案创造方便的条件, 使企业档案的价值得到最大限度的开发, 同时也能为档案使用者提供最为优质的服务。

3.4 建立档案利用信息反馈机制

目前大部分企业档案资源利用效率都不高, 其中一个很大的原因就是缺乏一套科学的档案利用信息反馈机制, 档案开发人员不能及时的了解档案利用的实际情况, 也就不能很好的改进档案管理与工作。对此, 企业首先要健全档案利用统计工作, 不仅仅限于对企业档案利用的人次、卷次进行统计, 还要做好人员、部门、使用意图等进行登记调查, 并做好统计整理和分析工作, 以方便档案管理与开发工作的改进。其次, 为了提高企业档案开发利用的效率, 提升档案信息服务质量, 企业档案工作人员也可以主动的走访调查、与有关部门一起搞问卷调查活动等, 以了解档案使用者对档案信息的实际需求, 以及在档案使用过程中出现的问题, 然后采取有效措施加以改进, 使企业档案能够在企业生产建设、经营管理等活动中发挥应有的效用。

4 结束语

综上所述, 企业档案的开发利用对于优化企业管理决策、加强企业文化建设、提升企业核心竞争力等方面都具有辅助作用, 针对目前企业档案开发利用过程中存在的人员档案意识薄弱、档案工作人员综合素质不高、档案管理科学性和规范性不足的问题, 需要企业及相关工作人员采取有效措施加以解决, 企业要从整体上树立档案意识, 提高档案工作人员的综合素质, 提高企业档案现代化管理水平, 促进档案开发利用, 还要建立必要的企业档案利用信息反馈机制, 使企业档案的价值也得到最大限度的挖掘, 同时企业档案的利用效率也达到最大化。

摘要：档案是企业经营发展过程中留下的珍贵历史资料, 在企业发展建设过程中起着重要的作用。在新时期, 企业越来越注重对档案资源的开发利用。本文首先对企业档案开发利用的重要性进行了分析, 然后针对目前企业档案开发利用中存在的问题提出了几点建议和对策, 希望能为相关部门和人员提供借鉴和参考。

关键词：企业档案,开发利用,问题,对策

参考文献

[1]祝晓琴.企业档案开发利用的问题及对策研究[J].办公室业务, 2014 (23) :180.